optimisez votre gestion de temps avec outlook · tout droit réservé objectifs • Éviter les...
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Tout droit réservé
OBJECTIFS
• Éviter les pièges de perte de temps liés aux courriels
• Gérez vos courriels professionnellement grâce à Outlook
• Comprendre l’impact des technologies sur votre
quotidien
• Découvrir des trucs simples pour diminuer les
interruptions au travail!
Tout droit réservé
Les pièges de perte de temps liés aux courriels
1. Oublis à répétition
2. Pertes de temps en recherche d’informations
3. Augmentation du stress lié au travail
4. Questionnements fréquents
5. Augmentation du sentiment d’urgence
6. Augmentation des interruptions
7. Dispersion
Tout droit réservé
L’impact des technologies sur le travail
Le multi-tâche est impossible… lorsque vos tâches requiert de la
concentration!
20% du temps d’un gestionnaire selon de récentes études est passé
à la gestion de ses courriels
Le courriel est lu par 70% des travailleurs en moins de 6 secondes
72% des gens regardent leurs courriels à l’extérieur des heures
d’affaires
Les employés qui utilisent un Blackberry travaillent 6 heures de plus
par semaine.
Tout droit réservé
Les trucs simples pour diminuer les
interruptions au travail
Désactiver la fonction d’alerte de réception des courriels
Vérifiez ses courriels deux fois par jour
Évitez d’effectuer du travail en mode multi-tâche
Faire un plan de travail et débuter la journée avec vos 2 priorités
Rassembler vos tâches de même nature pour les effectuer en bloc
Tout droit réservé
Avez-vous à effectuer une action sur ce courriel?
Réception
du
courriel
Action?
NON
Tout droit réservé
Est-ce un courriel important à conserver?
Réception
du
courriel
Action?
NON
Important?
Tout droit réservé
Alors jeter le courriel en question
Réception
du
courriel
Action?
NON
Important?
NON
JETER
Tout droit réservé
S’il est important ou vous avez un doute…
CLASSER !
Réception
du
courriel
Action?
NON
Important?
NON
JETER
OU
I
CLASSER
Tout droit réservé
Classer ses courriels
Moins de 7 à 8 dossiers de classement maximum!
Vous pouvez ajouter des sous-dossiers pour peaufiner le classement
NE PAS classer par nom… à moins que le nom soit le sujet
(exemple : dossier RH d’un employé)
NE PAS classer par date… (les tries et filtres feront ce travail)
Classer vos courriels reçus et envoyés dans la même arborescence
Utiliser l’archivage automatique pour envoyer vos courriel dans un
classement permanent (voir avec votre département de TI)
Tout droit réservé
Si le courriel vous requiert une action,
est-ce que cette action demande moins de 5 minutes?
Réception
du
courriel
Action? OUI
NON
Important?
NON
JETER
OU
I
CLASSER
5 minutes
et moins?
Tout droit réservé
Si oui, donc répondez sur le champ!
Réception
du
courriel
Action? OUI
NON
Important?
NON
JETER
OU
I
CLASSER
5 minutes
et moins? OUI RÉPONDEZ
Tout droit réservé
Si l’action ne peut être effectuée sur le champ et
que l’action est plus complexe…
Réception
du
courriel
Action? OUI
NON
Important?
NON
JETER
OU
I
CLASSER
5 minutes
et moins? OUI RÉPONDEZ
NO
N
Tâches
complexes?
Tout droit réservé
Transférer le courriel en tâche
Réception
du
courriel
Action? OUI
NON
Important?
NON
JETER
OU
I
CLASSER
5 minutes
et moins? OUI RÉPONDEZ
NO
N
Tâches
complexes? OUI
TRANSFÉRER
en tâche
Tout droit réservé
Mettre en suivi des tâches simples
Réception
du
courriel
Action? OUI 5 minutes
et moins?
NO
N
Tâches
complexes?
NON
Tout droit réservé
Mettre en suivi des tâches simples
Réception
du
courriel
Action? OUI
CLASSER
5 minutes
et moins?
NO
N
METTRE
EN SUIVI
Tâches
complexes?
NON
Tout droit réservé
Mettre en suivi des tâches simples
Mettre en suivi les courriels qui vous demandent un suivi simple
Mettre un rappel pour les suivis critiques dans le temps (avec alarme)
Vous pouvez également mettre un suivi sur des courriels envoyés
afin de s’assurer du suivi d’une demande ou faire une relance
Les suivis s’accumulent dans votre visuel de tâche sous l’onglet liste
des tâches
Tout droit réservé
Vous pouvez également mettre un suivi
sur vos courriels envoyés avant de les classer!!
Réception
du
courriel
Action? OUI
NON
Important?
OU
I
CLASSER
5 minutes
et moins? OUI RÉPONDEZ
mettre en suivi
si important
Tout droit réservé
En RÉSUMÉ…
comment vider votre boîte de réception
Réception
du
courriel
Action? OUI
NON
Important?
NON
JETER
OU
I
CLASSER
5 minutes
et moins? OUI RÉPONDEZ
NO
N
METTRE
EN SUIVI
Tâches
complexes?
NON
OUI TRANSFÉRER
en tâche
mettre en suivi
si important
Tout droit réservé
Intéressé à approfondir vos
connaissances?!!
Optimisez votre gestion du temps avec OUTLOOK
Durée : 1 jour
Dates : 13 septembre, 18 octobre, 15 novembre
Objectifs clés :
- Développer des aptitudes et du savoir-faire en gestion du temps
- Mettre en place un tableau de bord de gestion des tâches et suivis quotidiens
- Gestion avancée des tâches selon des concepts d’organisation de travail éprouvés
- Gérer les interruptions et prendre conscience de l'impact des technologies
- Apprendre à prioriser dans un univers technologique
Tout droit réservé
Intéressé à approfondir vos
connaissances?!!
EXPERT COURRIEL
Durée : 3 heures
Dates : 19 octobre
Objectifs clés :
• Connaître l’éthique de l’utilisation du courriel et des pièges à éviter
• Apprendre les techniques avancées de l’envoi et de la réception des courriels
• Diminuer l’impact négatif des interruptions dues au courriel
• Appliquer l'automatisation et la création de modèles pour vos courriels
Tout droit réservé
Intéressé à approfondir vos
connaissances?!!
Optimisez l’utilisation de votre téléphone intelligent
Durée : 3 heures
Dates : 4 Octobre
Objectifs clés :
• Acquérir une méthode de travail simple pour effectuer des suivis efficaces lors de déplacement
• Maitriser les éléments de travail dans le BlackBerry® ou iPhone® (tâches, calendrier et autres)
• Apprendre à bien gérer la boîte de réception du courriel sur le BlackBerry® ou iPhone®
• Interpréter et visualiser les tâches avec son appareil BlackBerry® ou iPhone®
• Découvrir certaines fonctions avancées de votre BlackBerry® ou iPhone®