Nouvelles pratiques d’impression

Présentation, 6 octobre 2011

Projet IMAGE

Impression Multifonction À Gestion Écologique

• Le Projet IMAGE propose le développement d’une nouvelle offre de services d’impression, de photocopies, de numérisation et de télécopies, intégrée à un modèle de gestion performant et centralisé.

• À la fine pointe de la technologie, ce projet suscitera de nouvelles pratiques d’impression et contribuera à réduire notre empreinte écologique.

• L’implantation d’un nouveau parc d’équipement permettra de réduire la consommation du papier et des coûts qui y sont reliés.

La nouvelle vision de l’impression

Le Service des entreprises auxiliaires, en partenariat avec le SITel, mène le projet de remplacement et d’amélioration de la flotte de photocopieurs, imprimantes, numériseurs et télécopieurs.

Cette démarche a pour but de mieux aligner les solutions offertes avec les besoins de la communauté universitaire, dans un contexte de forte convergence des technologies, de demande croissante de contrôle et de diminution des coûts qui y sont associés, tout en contribuant aux objectifs de développement durable de l’université.

Il s’agit d’un projet innovateur par son approche : processus d’amélioration et d’optimisation dès la première phase – une première parmi les universités québécoises –. Le déploiement sera effectué en deux phases subséquentes :

1- Personnel administratif et de soutien + impression payante;2- Personnel enseignant, Chaires et Centres de recherche.

1. Projet IMAGE

2. Analyse des besoins: mandat Lexmark

Printemps 2009

Prise d’inventaire d’un échantillon de 15 services administratifs, soit environ 30% de l’université. Répertorier les données brutes de la situation actuelle du parc d’impression et services connexes, fournir une synthèse des données.

Prise d’inventaire de la totalité des équipements « impression payante », soit 68 copieurs, 8 imprimantes et tous les équipements présents dans 6 laboratoires informatiques excluant l’atelier de production et les centres de services de Repro-UQAM.

Les livrables :

• L’état du parc, via un inventaire physique de l’échantillon; • Les résultats de sondages auprès du secteur administratif et académique, ainsi qu’auprès des étudiants;• Le sommaire de rencontres effectuées auprès du personnel administratif et académique.

2.1 Analyse - Constats

• Sur équipé

• Équipement désuet

• Équipement sous-utilisé

• Empreinte écologique à réduire

• Coûts globaux non connus

Parc d’équipements désuet: moyenne d’âge des équipements est de 7,8 ans.

• Moyenne d’âge visée: 5 ans• Retirer toutes les imprimantes de 5 ans et plus en transférant le

volume sur des MFD ou des imprimantes plus performantes.

Ratio employé(e)s/équipement: 1,15 employé(e) par équipement (imprimantes, photocopieurs, télécopieurs, numériseurs)

• Faible taux d’utilisation des équipements:l’équivalent d’une moyenne de 3,5 minutes par jour (tous équipements confondus); versus un taux d’utilisation optimisé de 24 à 45 minutes

• Taux d’utilisation moyen des imprimantes 73 impressions/jour• Taux d’utilisation moyen des photocopieurs 261 impressions/jour

L’impression recto-verso peu utilisée; technologie désuète (19% des équipements ont la capacité du R/V; utilisé 8%)

25% des équipements sont des imprimantes personnelles

Gestion décentralisée:• aucune information sur les coûts globaux (on connaît seulement les coûts des photocopies);• aucune information sur les volumes, la répartition et les types de travaux.

Ratio employé(es)/équipement visé dès la première année: 3,7

•Cible minimale dès la première année: tripler le taux moyen d’utilisation

• Utilisation efficace des appareils par la réduction des impressions et le déploiement responsable et équitable des équipements

100% des nouveaux équipements configurés par défaut recto-verso(projet défi papier)

Réduire le nombre d’imprimantes personnelles de 30% dès la première année; objectif final 70%

Gestion intégrée et centralisée de tout le parc d’équipements:• gestion effectuée intégralement par le service REPRO;• contrôle des coûts et réduction du nombre d’impressions par une rétro facturation par utilisation sur tout type d’appareil réseau neuf ou déjà en place.

3. Situation actuelle et situation visée

4. Avantages du projet

• 0ffre de nouveaux services: numérisation (avantage pour le projet SIGA3), impression couleur;

• Amélioration des services d’impression: rapidité, qualité, flexibilité, traçabilité;

• Gestion intégrée et centralisée de toute la flotte par Repro-UQAM;

• Optimisation constante sur toute la durée du contrat: meilleure intégration des changements technologiques;

• Centre d’assistance unique pour tous les types d'appels de service et de demandes de support technique.

Volet Services

Volet Coûts

• Contrôle et diminution des coûts;• Rentabilité du projet dès la première année

par :o L’optimisation du parc d’équipements;o La réduction du nombre d’impressions;o La réduction de la consommation de

papier par impression recto-verso;o La réduction des coûts de télécopie

(serveur de fax; fax to email).• Nouveaux revenus générés par des

équipements répondant aux nouveaux besoins identifiés chez la clientèle étudiante: numérisation, impression couleur, impression à distance, etc.

Volet Sécurité

Ce projet permettra également, par la consolidation et la reconfiguration du parc d’impression, de sécuriser davantage les imprimantes de l’UQAM qui sont présentement vulnérables face à l’Internet et au réseau interne de l’UQAM.

Volet Environnemental

• Défi papier: responsabilisation de l’utilisateur; recto-verso utilisé par défaut; numérisation; télécopies reçues en mode numérique (ARBRE DÉCISIONNEL);

• Réduction de la consommation d’énergie (appareils Energy Star);

• Récupération totale des cartouches d’encre vides.

5. Étapes à venir

Cartographies des équipements:

Preuves de concept: SITel/SEA

Présentation des offres de services

Déploiement et formation pour les utilisateurs

Processus d’amélioration tout au long du projet

1

2

3

4

5

6. Échéancier

7. Tarification

Coût proposé•Coût par page monochrome sur imprimante:

•0,06$ pour les 1 500 premières;•0,049$ pour les suivantes.

•Coût par page monochrome sur MFP: 0,049$;•Coût par page couleur: 0,20$;•Coût par page en numérisation:0,005$;

• Le coût par page comprend la location, l’encre et la maintenance;

• Un seul coût pour l’ensemble des formats (lettre, légal, tabloïd);•Exclus: le papier;•Note: un crédit pour les imprimantes de moins de 5 ans sera alloué.

Service• Temps de réponse/Service (suite à votre appel de service):

• Appareils multifonctions: 4 heures ouvrables;• Imprimantes réseaux: prochain jour ouvrable.

Conclusion

Visiter notre site Internet au

www.image.uqam.ca

Présentation des offres de services

Dépôt du cas d'affaire à l'unité

Évaluation de l'offre déposée(situation actuelle vs proposée)

Entente de services