Mutualisation et Coopération dans le cadre de la conservation partagée

Archivage partagé

des périodiques

Une expérience réussie entre les universités

de la Communauté française de Belgique

Françoise Pasleau et Tristan Alleman

Prélude

La Belgique ?

Qu’est-ce que c’est ?

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La Belgique

C’est le Nord… du Nord !

C’est là !

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La Belgique (et les Belges)

Trois régions (liées au territoire) :Wallonie, Flandre, Bruxelles-Capitale

Compétences : Travaux publics, économie, tourisme, etc.

Trois communautés (liées auxpersonnes et aux langues) :Communautés française, néerlandophone et germanophone

Compétences : Enseignement, culture, jeunesse, sport, etc.

Témoignage

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Une initiative du CIUF

• Conseil Interuniversitaire de la Communauté française de Belgique (CfB)

• Commission Bibliothèques

• GT Conservation partagée des périodiques (GT-CPP)

- Depuis 2003

- 13 représentants / 9 institutions

- Multidisciplinaire

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Universités de la CfB

Académie Universitaire Wallonie-Bruxelles Université Libre de Bruxelles (ULB) Université de Mons (UMons)

• = Université de Mons-Hainaut (UMH) + Faculté polytechnique de Mons (FPMS)

Académie Universitaire de Louvain Université Catholique de Louvain (UCL) Facultés Universitaires Notre-Dame de la Paix (FUNDP) Facultés Universitaires Catholiques de Mons (FUCAM) Facultés Universitaires Saint Louis à Bruxelles (FUSL)

Académie Universitaire Wallonie-Europe Université de Liège (ULg) Faculté Universitaire des Sciences Agronomiques de Gembloux

(FUSAGx)

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Objectifs

Coordonner la gestion et la conservation des périodiques imprimés

Garantir la pérennité des collections et l'accès à l'information

Optimiser l'utilisation des moyens financiers, logistiques et humains

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Contexte

Augmentation constante du volume des publications scientifiques

Existence d'exemplaires multiples sur différents sites

Emergence des versions électroniques

Performance et généralisation des TIC

Collaboration accrue entre bibliothèques

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Chronologie

2003-2004

Rédaction d'une convention + ROI

Création d'une BD centrale

2005-2008

Analyse des revues d'abstracts

Constitution des collections de référence et

désignation des institutions d'accueil

Travail d'évaluation et de communication

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Convention interuniversitaire Mise en commun des fonds documentaires Cession des droits de propriété aux institutions

d'accueil Constitution de collections de référence

CR : Collection de conservation CC : Collection de consultation

Obligation de garantir les meilleures conditions de conservation et d'accès (sites d'accueil)

Liberté de conserver des doubles (ailleurs)

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Règlement d'ordre intérieur (ROI)

Privilégier le pragmatisme 1CR (ou CC) / revue d'abstracts 1 CC + 1CR / périodique scientifique Limiter les transferts de documents

Toujours consulter les partenaires

Garantir la qualité des collections et des services Conditions de conservation (sécurité) Services de prêt et d'échange (accès)

Relayer les décisions au sein des institutions

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Méthode de travail

Networking + Réunions trimestrielles E-mail Base de données centrale sur Internet

Représentants des universités au sein du GT-CPP Consultent, centralisent, analysent, décident,

répercutent et veillent au suivi des décisions

Implication de responsables locaux Informent leurs représentants sur l'état des

collections Orientent les décisions sur base de critères

scientifiques

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Base de données centrale

Site Web dynamique

Gestion des droits d'accès Délégation des tâches

Encodage des données par institution Titres Etats de collection Relevé des lacunes Etat physique des documents et des reliures

Visualisation des données

Bilan

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Décisions

Inventaire de 519 revues d'abstracts

Elimination de 56 titres

Constitution de 463 collections de références

Majorité de collections de conservation (CR)

Quelques cas isolés de titres en libre accès (CC)

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Bilan Qualité de l'ambiance de travail

Mobilisation de 0,1 à 0,3 ETP / université

Transferts (très) limités

Aucun recours à des ressources extérieures

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Bilan Gain d'espace sur l'ensemble des universités

En 2006 : 1.611m

En 2008 : 250m

Inégalités de répartition des collections de

référence entre institutions

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Bilan Epuisement, motivation en baisse

Base de données centrale

Visualisation synthétique des données

Redondance avec les catalogues

Absence de contrôle des suivis locaux

Etiquetage des collections de référence (logo CIUF)

Mise à jour des catalogues locaux

Perspectives

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Périodiques scientifiques

Test de conservation partagée sur 33 titres

21 collections de référence en double (CC+CR)

4 titres non retenus (manque d'intérêt)

4 unica (CC, sans CR associée)

4 collections mosaïques (fragmentées entre

différentes institutions d'accueil)

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Statistiques de prêts (ULg)

Année de Publication

Janvier 2010

n = 436

Février 2010

n = 433

Avant 1980 6 % 7,6 %

1980-1995 20,6 % 20,6 %

1996-2008 45,2 % 40,4 %

2009-2010 28,2 % 29,8 %

Périodiques de médecine (humaine et vétérinaire), psychologie, sciences

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Suite du travail

Mener 2 projets pilotes en parallèle Périodiques de médecine Périodiques de sciences économiques

Objectif : Dégager une méthodologie applicable dans le futur aux autres disciplines

Dédoubler l'équipe (obtenir un renfort en RH)

Systématiser les échanges entre les 2 groupes

Limiter le risque de dérive (divergence dans les méthodes de travail et de prise de décision)

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Questions pendantes

Comment choisir les titres à traiter ? En fonction des besoins immédiats ? Liste de titres prioritaires ? Critères de sélection ? Recensement systématique ? Limites ?

En fonction des années de publication (collections arrêtées; abonnements en cours)

En fonction des possibilités d'accès électroniques

Garder une ou deux collections de référence ? Modifier la BD centrale ou changer d'outil ?

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Un nouvel outil !

Interface néerlandophone inspirée de notre BD Accord avec les universités néerlandophones Duplication de l’interface en français

Liaison directe avec le catalogue collectif belge des périodiques (ANTILOPE)

Contraintes techniques nulles maintenance assurée par des professionnels

Visibilité immédiate pour l’ensemble du paysage universitaire belge

Connaissance précise des décisions de conservation prises dans les universités flamandes

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Conclusion générale

Acquisitions concertées = clé de succès

Consortia négociés par la BICfB depuis 2000

Bibliothèque interuniversitaire de la Communauté

française de Belgique, asbl

Acquisitions partagées ?

Garantir l'accès aux périodiques achetés hors

consortium et dont les abonnements risquent

d'être annulés en cas de restrictions financières

Avec la précieuse collaboration de :

Françoise Pasleau (ULg), Roxanne Coppin (UCL),

Thomas Destrée (ULB), Stéphanie Davister (FSAGx),

Thibaut Delbushaye (FUCAM), Nicolas Fairon (ULg), Alliette Leleux (FUSL), Michel Maas (ULg),

Sylviane Polchet (FUNDP),

Isabelle Vanden Eynde (UMH), Christine Vandevorst (FUNDP),

Luc Verdebout (ULB)

Merci de votre attention