Répartition des tâches MFGNU 2016Board :

SG : Invite les écoles Tient un rôle diplomatique, en constant contact avec les conseillers des différentes écoles Actualise les formulaires et divers documents du site internet (changement de date, de noms, sujets, tableau

état-major, comités…), Répartit les délégations entre les lycées et établit les tableaux des positions affectées à chaque lycée vérifie et actualise le site web, supervise la réalisation des badges, pancartes, certificats de participation par le responsable conception

graphique, Actualise le livret du délégué, Supervise la réalisation de l’affiche par le dessinateur choisi Supervise le travail des deux SGA, responsable soirée, responsable conception graphique, dessinateur et du

responsable vidéo, Prépare l’agenda des réunions du bureau et en fait le compte-rendu sur le groupe Board MFGNU Communique les informations sur la page Facebook MFGNU Organise le planning, la répartition, définition et la communication des taches de toute son équipe pendant les

différents temps de la conférence (installation des salles, accueil des délégations, démarrage des comités…)

Pendant la conférence :

Supervise le travail de toute son équipe (cf rôle) Se met à la disposition des conseillers extérieurs pour toute question En contact constant avec la direction du lycée pour gérer tous les aspects logistique (salle, matériel, internet…) Joignable sur son téléphone à tout moment Gestion des pauses, repas avec le SGAI Supervise le responsable des messagers et le suivi des photocopies

Après la conférence

Se tient à disposition pour réaliser des articles de communication divers notamment sur la page Facebook Participe à la constitution de la nouvelle équipe

PAG et VPAG (tâches à répartir ultérieurement)Avant la conférence

Définit les comités et les sujets avec ses adjoints, le SG et les conseillers MUN (rédaction pour chaqe sujet de quelques lignes explicatives et indication de quatre ou cinq liens)

Rédige la lettre d’invitation Forme et pilote l’EM dans son travail de rédaction des rapports puis d’animation des comités Suit le bon respect des délais de remise des rapports, organise et suit leur relecture (par les PAGA et les

conseillers MUN) Relit une partie des rapports (en vérifiant le fond et la forme) Assure leur publication au format PDF sur le site Web en lien avec le SG Organise les cérémonies (synopsis, places des délégation/comités dans les salles de conférence)

Actualise le guide EM

Pendant la conférence

Dirige les cérémonies et l’AG Contrôle les résolutions et coordonne avec la directrice de la conférence le panneau de contrôle, Samedi : collecte les clauses des résolutions votées par les comités et met en forme les résolutions communes

pour l’AG Anime les réunions briefing et débriefing de L’EM le matin et le soir

Après la conférence

Collecte les résolutions passées et met en forme un livret des résolutions Se tient à disposition pour réaliser des articles de communication divers Participe à la constitution de la nouvelle équipe

SGAExterne et collaborateur hébergement Avant la conférence :

Collecte les formulaires d’inscription aux activités MUN des élèves de l’END avec enquête hébergement (penser à demander la présence d’animaux domestiques) avec l’aide du collaborateur hébergement

Reprends la base de données sur les élèves de Grenoble et améliore éventuellement la structure de la base (attention : colonne séparée nom et prénoms, mise en forme homogène…)

A partir de la base de données, faire des tableaux simplifiés (noms, positions, comité, école) Met en forme les tableaux de renseignement à compléter par les lycées extérieurs en lien avec le SG Complète la base de données avec les élèves étrangers Gère la répartition de l’hébergement des élèves (attention : respect critères répartition (sexe, allergie, âge,

comité ?) avec l’aide du collaborateur hébergement Réalise les extraits de tableaux à envoyer aux lycées hébergés et lycées hébergeurs Pilote la commande de cadeaux pour l’État-major, le board, les conseillers MUN et les meilleurs délégués

(choix, couleur…)(pull, bonnet ou écharpe)

Pendant la conférence :

Gère l’accueil des délégations (accueil à la gare, et organisation de l’accueil à l’externat (bagages dans la cafet’ + matching sous le préau) avec l’aide du collaborateur hébergement

Reste à disposition pour aider le SG

SGAInterneAvant la conférence :

Organise la répartition des comités dans les locaux de l’Externat, salle de pause (cafeteria)… et prévoit la signalisation

Organise la restauration et les pauses en contact avec la Sodexo (Mr Tourtet) Commande avec la directrice les écocup et assure la communication autour de la consigne des verres Coordonne les besoins matériels avec la vie scolaire (Mr Perrier) et Mr Sotizon : libération des salles le jeudi, le

ménage, les badges accès, borne Wi-fi… Recrute et forme les messagers en lien avec Mme Betford (professeure en 3eme) et fait valider les

candidatures par la vie scolaire et les professeurs principaux Vérification des stocks et rédaction d’un état des stocks (pancartes)

Prépare les commandes de matériel à faire par la directrice (estimation des quantités, recherche de nouveaux fournisseurs éventuellement) (cordons, drapeaux, papier badges, papier certificats, étiquettes, pochettes, stylos, bloc-notes, affiches,

Organise la préparation des pochettes, des bacs par comités dans les jours précédents Dirige l’installation des locaux le jeudi après midi

Pendant la conférence

Gère les messagers Gère les problèmes éventuels de logistique et de matériel Gère les photocopies Gère les pauses midi

Après la conférence

Assure le rangement du matériel, et le retour du matériel prêté par vie scolaire

Président et vice-président de la CIJ Le président réalisera ces tâches avec l’aide de son vice-président :

Choisissent le sujet Rédigent la lettre d’invitation Rédigent la doc de présentation du sujet Actualisent le livret CIJ Forment nouveaux juges et avocats Suivent le travail des avocats : mémorandum, stipulations

Responsable soirée + équipe installations diverses

Soirée

Prends contact avec le prestataire soirée (sunvalley) pour devis Estime les besoins de petit matériel pour la soirée et soumet les achats à faire à la directrice (cintres, porte

manteaux, tickets, bracelets fluo…) Conçoit les tickets soirée en lien avec le responsable conception graphique Organise le vestiaire (surveillance par roulement) Surveille le bon déroulement de la soirée (et reste en contact avec les conseillers MUN) Se porte garant des conditions nécessaires au bon déroulement (communique à l’amont sur les règles à

respecter, anticipe les débordements pendant la soirée en intervenant si nécessaire) et donne l’exemple Reste jusqu’à la fin de la soirée pour piloter le rangement de la salle

Autre

Aide à l’installation puis au rangement des salles de comité et de conférence sous la direction du SGAInterne et du SG (du jeudi au dimanche)

Recrute deux élèves (trois maximum) pour l’aider dans ces taches (certains pouvant être délégué par ailleurs) validés par le bureau

Responsable conception graphique Elabore les pancartes pays manquantes en relation avec le SGAI (stocks existants) et le SG (liste des pays

représentés) et prépare un fichier contenant les pancartes à imprimer ou réimprimer Elabore les badges (conception de la maquette, publipostage avec la base élève transmise par le SGAE) Aide le SG à actualiser le livret du délégué Aide le responsable soirée à réaliser le ticket soirée Prépare pour impression les certificats de participation (publipostage avec la base élève transmise par le SGAE) Aide éventuellement à finaliser le journal de l’équipe presse (logos divers)

Responsable vidéoAvant la conférence :

S’occupe de la réalisation de la vidéo thématique de la conférence sous les directives de la PAG

Pendant la conférence :

Dirige les photographes du club presse Réalise la vidéo de clôture de la conférence (bêtisier) Trie les photos avec l’aide du club presse (photographes) pour les publier sur la page Facebook

Après la conférence :

Réalise la vidéo bilan (interviews, images fortes, bilan…) à poster sur le site et la page Facebook

Presse Rédacteur en chef : Editeur en chef : Edition pré-MFGNU et calaméo