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MANUELS ATO Guide de rédaction pour les Aéro-clubs

Version 2.0 du 15 Mars 2013

© Copyright 2013 – Fédération Française Aéronautique

Table des matières

I. POURQUOI CE GUIDE ? ..................................................................................................................... 4

II. PRINCIPES GENERAUX – PAGE TYPE - ACRONYMES ........................................................................... 4

III. TRAME DE BASE DU MANUEL ATO ................................................................................................ 6

a. Manuel d’Organisation ..................................................................................................................... 6

b. Manuel d’exploitation ...................................................................................................................... 6

c. Manuel de formation........................................................................................................................ 8

d. Manuel de système de gestion de la sécurité .................................................................................... 8

IV. GUIDE DE REDACTION POUR CHAQUE CHAPITRE .......................................................................... 9

a. Manuel d’Organisation ..................................................................................................................... 9 1. Formulaire de candidature .................................................................................................................................................................. 9 2. Forme juridique de l’organisme ......................................................................................................................................................... 9 3. Plans des locaux ........................................................................................................................................................................................ 9 4. Attestation sur l’honneur ...................................................................................................................................................................... 9

b. Manuel d’exploitation .................................................................................................................... 10

A GENERALITES .................................................................................................................................. 10 1. Description et contrôle du manuel ................................................................................................................................................ 10 2. Organisation............................................................................................................................................................................................ 10 3. Responsabilités – Dirigeants ............................................................................................................................................................ 11 4. Discipline................................................................................................................................................................................................... 12 5. Contrôle et supervision de l’exploitation..................................................................................................................................... 12 6. Préparation du programme des vols ............................................................................................................................................ 13 7. Autorité – Tâches et Responsabilités du Commandant de bord ....................................................................................... 13 8. Emport de passagers ........................................................................................................................................................................... 14 9. Documentation avion .......................................................................................................................................................................... 14 10. Archivage des documents ............................................................................................................................................................. 15 11. Enregistrement des licences et qualifications des pilotes .............................................................................................. 16 12. Echéances médicales et qualifications ................................................................................................................................... 16 13. Limitations temps de vol et périodes d’activité pour les FI ....................................................................................... 16 14. Limitation temps de vol et périodes d’activité pour les stagiaires ............................................................................. 17 15. Carnets de vol des pilotes ............................................................................................................................................................. 17 16. Planning des vols.............................................................................................................................................................................. 17 17. Sécurité des vols ............................................................................................................................................................................... 17

B TECHNIQUE D’UTILISATION ............................................................................................................ 18 1. Description des avions................................................................................................................................................ 18 2. Manuels d’utilisation des avions ............................................................................................................................ 18 3. Procédures d’urgence et de secours ..................................................................................................................... 19 4. Utilisation des aides de radionavigation............................................................................................................ 19 5. Tolérances techniques ............................................................................................................................................... 19

C NAVIGATION .................................................................................................................................. 20 1. Performances en route ............................................................................................................................................... 20 2. Planification du vol...................................................................................................................................................... 21 3. Masse et centrage......................................................................................................................................................... 21 4. Minima météorologiques opérationnels pour les FI ..................................................................................... 22 5. Minima météorologiques pour les stagiaires ................................................................................................... 22 6. Aérodromes utilisés pour la formation – Zones de travail ......................................................................... 22


D. FORMATION ................................................................................................................................... 23 1. Recrutement – Evaluation et suivi des instructeurs ...................................................................................... 23 2. Entraînement initial des FI ...................................................................................................................................... 23 3. Entraînement périodique des FI pour maintenir leurs compétences .................................................... 23 4. Standardisation de la formation des FI .............................................................................................................. 23 5. Maintien des compétences des pilotes ................................................................................................................. 24 6. Contrôles des compétences....................................................................................................................................... 24 7. Evaluation continue du personnel de l’ATO ...................................................................................................... 24

c. Manuel de formation...................................................................................................................... 25

d. Manuel du Système de Gestion de la Sécurité ................................................................................ 26 1. Préambule ....................................................................................................................................................................... 26 2. Organisation générale ............................................................................................................................................... 26 3. Actions et management ............................................................................................................................................. 27 4. Moyens retenus.............................................................................................................................................................. 30 5. Contrôles de conformité ............................................................................................................................................ 31 6. Annexes ............................................................................................................................................................................. 32

Copyright 2013 – Fédération Française Aéronautique Toute copie, reproduction ou représentation intégrale ou partielle sans autorisation écrite de la Fédération Française Aéronautique est illicite et constitue une contrefaçon punie de trois ans d’emprisonnement et de 300 000€ d’amende

(article L335-2 et s. du code de la propriété intellectuelle).


I. POURQUOI CE GUIDE ? Depuis la mise en application de la réglementation JAR FCL, les aéro-clubs ont pu former des pilotes après avoir déclaré cette activité auprès de l’administration. A compter du 8 avril 2013, pour former des pilotes d’avions LAPL(A) et au plus tard le 08 avril 2015 pour le PPL(A), il sera nécessaire d’être un organisme de formation ATO (Approved Training Organisation). L’obtention de cet agrément nécessitera la définition écrite des mesures retenues par chaque organisme pour l’exploitation, la formation et la gestion de la sécurité. Ce document regroupe les trois manuels imposés par la Réglementation Aircrew (Règlement Européen EU 1178/2011 – PART ORA), c’est à dire les manuels d’exploitation, de formation et de gestion de la sécurité. L’administration examinera les Manuels ATO proposés par l’aéro-club, afin de l’approuver ATO. Cet ATO pourra ensuite former en vue de la délivrance de licences PART- FCL. La FFA, afin de faciliter la tâche des aéro-clubs, a élaboré un guide de rédaction, qui pourra être utilisée comme référence. Ce guide a été élaboré en coopération avec la DSAC et l’ENAC. Ce guide sera appelé à évoluer en fonction des évolutions réglementaires imposées par l’EASA. Dans tous les cas, les documents préparés par un aéro-club pourront évoluer également dans ce cadre.

II. PRINCIPES GENERAUX – PAGE TYPE - ACRONYMES Le guide présente l’ensemble des dispositions qui doivent, si elles sont pertinentes, être retenues pour accéder à l’approbation ATO. Chaque structure, en fonction de sa taille et de son activité reprendra tous les chapitres définis ci-dessous (trame de base du manuel ATO) sans exception, en respectant la numérotation associée. Cependant, un chapitre peut ne pas concerner l’activité de l’Aéro-club. Dans ce cas, il suffira de mentionner « non concerné » dans le chapitre correspondant. Au delà des dispositions présentées, les clubs pourront insérer toutes dispositions complémentaires qu’ils mettent en place afin d’optimiser la qualité des formations qu’ils dispensent. Les annexes présentent différents documents de type « modèle » qui peuvent être utilisés comme guide, mais devront être adaptés à la structure qui formulera la demande d’ATO.


PAGE TYPE Dans la partie « Guide de rédaction », seront présentées pour chaque rubrique :

1. Les exigences minimales requises sous la forme suivante :

Ce chapitre doit présenter les règles d’altitudes de survol en vigueur

2. Un commentaire des rédacteurs si nécessaire sous la forme suivante :

2.2 Altitudes de sécurité : Une présentation imagée permet de rappeler ces règles.

ACRONYMES UTILISES DANS CE GUIDE ATO = Organisme de formation approuvé (Approved training organisation) F I = Instructeur de vol avion (Flight Instructor) G I = Instructeur sol (cours théoriques) (Ground Instructor) D R = Dirigeant Responsable H T = Responsable Pédagogique (Head of Training)


III. TRAME DE BASE DU MANUEL ATO

a. Manuel d’Organisation 1- Formulaire de candidature pour l’agrément ATO 2- Forme juridique de l’association 3- Plan des locaux

4- Attestation sur l’honneur

b. Manuel d’exploitation A GENERALITES 1 - Description et contrôle du manuel 1-1 : Introduction 1-2 : Système d’amendement et de révision 2 - Organisation 2-1 : Structure de l’ATO 2-2 : Activité de l’ATO 3- Responsabilités - Dirigeants 3-1 : Dirigeants de l’ATO 3-2 : Responsabilités et tâches de l’encadrement opérationnel 4 - Discipline : 4-1 : Obligations des membres 4-2 : Traitement des écarts au Règlement Intérieur 5- Contrôle et supervision de l’exploitation 5-1 : Contrôle de l’exploitation 6- Préparation du programme des vols 6-1 : Planification 6-2 : Visites de maintenance 7- Autorité, tâches et responsabilités du CDB 8- Emport de passagers 8-1 : Définition 8-2 : Vols locaux à titre onéreux 9- Documentation avion 9-1 : Définition 9-2 : Organisation de la mise à jour 10- Archivage des documents 10-1 : Dossiers de formation 10-2 : Dossiers pilotes 11- Enregistrement des licences et qualifications des pilotes 12- Echéances : médicales et qualifications


13- Limitations temps de vol et périodes d’activité pour les FI 13-1 : Programmes de vol 13-2 : FI salariés 13-3 : Repos périodique des FI 14- Limitations temps de vol et périodes d’activité des stagiaires 14-1 : Temps de vol 14-2 : Repos périodique des stagiaires 15- Carnets de vol des pilotes 16- Planning des vols 17- Sécurité des vols B – TECHNIQUE D’UTILISATION

1 - Description des avions 2 - Manuels d’utilisation des avions 2-1 : Check-list 2-2 : Limitations 2-3 : Maintenance et carnet de route 3 - Procédures d’urgence et de secours 4 - Utilisation des aides de radionavigation 5 - Tolérances techniques C – NAVIGATION

1 - Performances en route : 1-1 : Réglementation 1-2 : Décollage 1-3 : Croisière 1-4 : Descente et atterrissage 2 - Planification du vol: 2-1 : Emport de carburant 2-2 : Altitudes de sécurité 2-3 : Equipement de navigation 3 - Masse et centrage 4 - Minima météorologiques opérationnels pour les FI 5 - Minima météorologiques opérationnels pour les stagiaires (vol solo) 6 - Aérodromes utilisés pour la formation – Zones de travail D - FORMATION

1- Recrutement, évaluation et suivi des instructeurs 2- Entraînement initial des FI


3 - Entraînement périodique des FI pour maintenir leurs compétences 4 - Standardisation de la formation des FI 5 - Maintien des compétences des pilotes 6 - Contrôle des compétences 7 - Evaluation continue du personnel de l’ATO

c. Manuel de formation Trois documents viennent d’être élaborés par l’ENAC. La FFA travaille à l’adaptation de certaines dispositions

pédagogiques. Ils seront mis ensuite à disposition des clubs et feront partie intégrante du manuel d’opérations.

d. Manuel de système de gestion de la sécurité 1- Préambule 1-1 Mise à jour des documents 2- Organisation générale et locale 2-1 Adhésion au système fédéral 2-2 Convention avec le Comité Régional Aéronautique 2-3 Organisation au sein du club 3- Actions et management 3-1 Acte d’engagement du président 3-2 Définition d’une politique générale & Programme d’actions 3-3 Bilan initial 3-4 Plan d’actions - Présentation des mesures 3-5 Mesure de performances et indicateurs 3-6 Recueil et exploitation des dysfonctionnements 3-7 Promotion de la prévention et du système 4- Moyens retenus 4-1 Moyens humains liés au système fédéral 4-2 Moyens humains de l’association 4-3 Moyens techniques 5- Contrôles de conformité 5-1 Revue de conformité 5-2 Audits de l’autorité 6- Annexes 6-1 Fiche de notification de dysfonctionnement 6-2 Grille de suivi interne 6-3 Grille Aérodiagnostic SGS 6-4 Trame de plan d’actions


IV.GUIDE DE REDACTION POUR CHAQUE CHAPITRE

a. Manuel d’Organisation

1. Formulaire de candidature

Le formulaire de candidature ATO est disponible auprès de la DSAC et sera renseigné dans le cadre d’une demande initiale ATO.

Le formulaire vous sera transmis très prochainement et sera téléchargeable sur le site internet de la DGAC.

2. Forme juridique de l’organisme Dans le cadre d’une association régie par la Loi de 1901, une copie du récépissé d’enregistrement de la demande en Préfecture sera produite pour attester de la forme juridique.

Les statuts seront annexés à un des manuels. Il pourra être fait référence aux statuts dans un autre manuel sans les reproduire à nouveau. De plus, cette présentation en annexe vaudra remise aux membres de l’ATO qui disposeront des manuels.

3. Plans des locaux Il est nécessaire de présenter les locaux où l’ATO est implanté, et où la formation est dispensée. Un croquis simple remplacera avantageusement une description.

Le plan n’a pas à être très précis, mais doit permettre de comprendre ou sont réalisées les prestations de formation, et réunions présentées dans les manuels, et si le nombre est compatible avec l’importance de l’ATO.

4. Attestation sur l’honneur Le président doit attester que les comptes de l’association sont correctement gérés, et que les moyens requis pour garantir un bon niveau de sécurité pourront être dégagés.

Un exemple d’attestation sur l’honneur précisera d’une part que la gestion de l’association à but non lucratif est assurée selon les modalités définies dans les statuts, ainsi que le contrôle de conformité (vérificateur aux comptes) et, d’autre part, que les moyens requis pour garantir un bon niveau de sécurité pourront être dégagés.


b. Manuel d’exploitation

A GENERALITES

1. Description et contrôle du manuel

1.1 Introduction Un aéro-club souhaite, pour continuer à former des pilotes selon le Règlement AIRCREW, être approuvé. Il doit donc formaliser son intention de constituer une ATO, conformément au règlement européen EU (1178/2011) en utilisant le formulaire de candidature ci-avant, et constituer un document présentant les dispositions prévues pour dispenser une formation de manière complète et structurée. Le document constitué à cette fin est le Manuel ATO, qui regroupera les manuels d’Exploitation, de Formation et du Système de Gestion de la Sécurité. Il sera spécifique au club demandeur, mais devra respecter une trame définie par la réglementation. Le présent guide rappelle cette trame, et présente une façon de traiter chaque chapitre. Remarque : Plusieurs aéro-clubs, notamment sur un même terrain peuvent constituer une seule ATO. Dans ce cas, l’identité juridique (personne morale) ou demandeur de la certification ATO devra être clairement déterminée.

1.2 Système d’amendement et de révision Un système d’amendement et de révision doit être défini afin de gérer ces amendements, et de permettre aux utilisateurs et à l’autorité de disposer de la dernière version des Manuels. Remarque : L’ATO doit obtenir une autorisation préalable de l’Autorité pour les modifications de la certification ATO à caractère majeur, listées au GM1 ORA.GEN.130 (a). Les modifications qui ne demandent aucune autorisation préalable de l’Autorité seront notifiées suivant une cadence déterminée par l’ATO. Le changement de Président devra être notifié dans les 15 jours suivant l’assemblée générale.

1.2 Système d’amendement et de révision : Le manuel étant peu épais, une réédition globale du document à chaque modification (sachant qu’il peut être édité sous format informatique) est possible.

2. Organisation

2.1 Structure de l’ATO Présentation du type de structure et des principes de fonctionnement arrêtés. Présentation également de l’ATO objet du manuel, en considérant cette organisation comme faisant partie intégrante du club.

2.1 Structure de l’ATO : La présentation de l’organisation générale doit permettre de présenter, outre l’activité pratiquée, le mode de fonctionnement, notamment en cas de structure associative. Il est important dans ce cas que les éléments présentés soit parfaitement en accord avec les dispositions statutaires qui régissent l’association. Le Manuel ATO peut faire renvoi au Règlement Intérieur du Club en le citant ou en l’annexant. Quelle est la documentation nécessaire ? Il est conseillé de joindre en annexe les Statuts complets et le Règlement Intérieur.


2.2 Activités de l’ATO Présentation des activités de l’ATO notamment : Formation LAPL – PPL…

3. Responsabilités – Dirigeants

3.1 Dirigeants de l’ATO Présentation des personnes en charge d’exercer les responsabilités liées au chapitre précédent, notamment les responsabilités statutaires. Il conviendra de nommer au minimum le Dirigeant Responsable (qui est le Président) le responsable SGS, ainsi que le responsable du contrôle de conformité réglementaire (qui peut être le Dirigeant Responsable).

3.1 Dirigeants de l’ATO : Les noms et fonctions des personnes en charge des postes statutaires doivent être précisés. Les adjoints, s’ils existent, peuvent être intégrés dans l’organigramme. Il peut être judicieux de présenter les fonctions sans noms, et de préciser les noms des personnes dans une annexe spécifique afin de faciliter la mise à jour. Quelle est la documentation nécessaire ? L’organigramme de la structure quand il existe peut être inclus dans ce volet, et remplace toute énumération.

3.2 Responsabilités et tâches de l’encadrement opérationnel

Présentation des tâches et responsabilités des personnes exerçant des fonctions d’encadrement au sein de la structure. L’ATO peut faire appel à des prestataires extérieurs pour certaines prestations (FI indépendants..). Dans ce cas la convention qui régit cette prestation devra préciser les responsabilités associées à cet accord. La responsabilité principale du Dirigeant Responsable est de veiller au maintien en conformité de la structure. Cette disposition devra être rappelée. Une liste des acteurs de l’ATO (DR, HT, FI, GI, Responsable SGS, responsable de la conformité règlementaire) devra être établie, annexée et maintenue à jour. Les cumuls de mandats sont prévus par la réglementation.

3.2 Responsabilités et tâches de l’encadrement opérationnel : Le dirigeant responsable devra s’assurer du bon fonctionnement de l’ATO et du bon respect des manuels approuvés. Les tâches générales affectées à chaque personne de l’encadrement dit opérationnel doivent être définies. Le niveau de structuration sera certainement fonction de la taille de l’ATO et de ses méthodes de travail. Rappels :

Une même personne peut assurer l’ensemble des fonctions requises par les Règlements

Tous les intervenants impliqués dans l’ATO doivent respecter les dispositions prévues dans le Manuel d’Opérations

Attention : Le Responsable Pédagogique doit nécessairement être (ou avoir été) un FI(A). Quelle est la documentation nécessaire ? Lorsque des définitions de fonction existent, elles peuvent utilement être jointes au présent chapitre. Une modification de la liste des acteurs est considérée comme modification majeure.


4. Discipline

4.1 Obligations des membres L’adhésion à l’aéro-club génère des obligations et des devoirs. Le « passage par l’ATO » nécessite de plus le respect de dispositions présentées dans les manuels d’exploitation et du système de gestion de la sécurité. Ces obligations peuvent être complétées par des obligations spécifiques liées à la formation. Il convient d’en présenter les principes.

4.1 Obligations des membres : Lorsque le règlement intérieur précise ces obligations et devoirs, il peut être pris en référence, et complété si besoin par des éléments spécifiques liés à la création de l’ATO, notamment la nécessité pour chaque membre de respecter les dispositions présentées dans les manuels qui lui sont remis. Quelle est la documentation nécessaire ? Certains éléments prévus à l’affichage par exemple peuvent être cités dans le Manuel d’Exploitation.

4.2 Traitement des écarts au Règlement Intérieur Se référer au chapitre du Règlement Intérieur traitant des aspects disciplinaires. Attention : Le traitement des écarts liés à la sécurité sera spécifiquement développé dans le chapitre SGS.

5. Contrôle et supervision de l’exploitation

5.1 Contrôle de l’exploitation L’ATO doit nommer un responsable du contrôle de conformité réglementaire qui devra être accepté par l’Autorité. Ce dernier doit prendre des mesures pour contrôler que l’exploitation se déroule conformément aux dispositions décrites dans les manuels et aux exigences réglementaires. L’organisation de ces contrôles doit être présentée. De même doit être précisé ce qui sera fait en cas de contrôle annoncé de et par l’autorité : Le responsable du contrôle de conformité effectuera un contrôle interne en préparation de l’inspection de l’Autorité. L’aéro-club est soumis sur le territoire national aux contrôles des agents civils et militaires de l’état, ainsi que des personnels des entreprises agissant pour le compte et sous le contrôle de l’administration, aspect qui ne nécessite pas de développement spécifique.

5.1 Contrôle de l’exploitation : L’ATO doit présenter les dispositions retenues afin de faire en sorte que le fonctionnement soit conforme aux écrits. Les écarts identifiés (voir chapitre précédent) devront faire l’objet d’un traitement dont les principes seront définis (qui fait quoi), en distinguant ceux qui nécessiteront un amendement, ou ceux qui tiennent du réajustement. Quelle est la documentation nécessaire ? L’utilisation d’Aérodiagnostic Présidents, Aérodiagnostic FI et d’Aérodiagnostic SGS avant un contrôle de l’Autorité est une bonne pratique.Ces outils de type Excel sont disponibles sur l’Espace Dirigeants de la FFA. L’abonnement (gratuit) à la clé USB FI FFA permet d’assurer la veille réglementaire notamment par la mise à jour trimestrielle de celle-ci via une newsletter expédiée par la Fédération Française Aéronautique.


6. Préparation du programme des vols

6.1 Planification Ce chapitre doit présenter les mesures retenues afin qu’au sein de l’ATO les personnes en cours de formation et leurs instructeurs de vol puissent disposer de l’avion correspondant à la leçon pendant la durée prévue dans le programme. Une marge raisonnable doit être ajoutée avant et après le créneau pour permettre une mise en œuvre satisfaisante.

6.1 Planification : Seules seront abordés dans le Manuel ATO les dispositions et moyens prévus par l’aéro-club afin de faciliter la planification des vols. On retiendra notamment :

Les systèmes permettant de réserver les avions

Les méthodes permettant d’informer les utilisateurs en cas d’indisponibilité. Quelle est la documentation nécessaire ? Tout support présentant simplement comment sont planifiés les vols pourra être joint. Recommandation : Le système de planification des vols, et le système de vérification des titres aéronautiques des pilotes peuvent être communs.

6.2 Visites de maintenance Présentation de l’organisation mise en œuvre afin de réaliser effectivement les visites requises et de permettre la planification des vols sur des avions aptes aux vols. Les moyens permettant aux membres de l’ATO et aux stagiaires de savoir si les visites ont été réalisées seront également présentés.

6.2 Visites de maintenance : Si le système de réservation permet d’être informé de l’aptitude au vol de l’avion lors de la leçon planifiée, il suffit d’y faire référence. Attention, nous sommes dans la planification. Il semble souhaitable de rappeler qu’avant tout vol, les documents de l’avion devront être consultés pour vérifier l’aptitude au vol de l’avion. Quelle est la forme nécessaire ? Tout document interne précisant les modalités d’organisation des visites de maintenance peut utilement être joint.

7. Autorité – Tâches et Responsabilités du Commandant de bord Ce chapitre doit permettre de définir : A qui incombe la fonction de commandant de bord durant toutes les phases d’instruction, réalisées au sein de l’ATO.

7 Autorité – Tâches et responsabilités du commandant de bord : Si des dispositions spécifiques sont prises au sein de l’ATO dans ce domaine, sans contrevenir aux dispositions réglementaires, elles devront être précisées dans ce chapitre. Quelle est la documentation nécessaire ? Il n’est pas demandé de réécrire les dispositions réglementaires, mais leur référence peut être rappelée.


8. Emport de passagers

8.1 Définition Un passager est une personne se trouvant à bord de l’avion, et ne prenant pas part à la conduite du vol. Le statut de passager peut donc concerner des personnes faisant partie on non de l’ATO, ou de l’aéro-club. Ce statut doit être clairement défini avant chaque vol. Cette définition incombe au commandant de bord. Les conditions d’entraînement du CDB pour l’emport de passagers peuvent être rappelées.

8.1 Définition : Si des dispositions spécifiques sont arrêtées en complément des dispositions réglementaires, par exemple liées à certains avions, à certains types de vol ou à certaines plates- formes, elles doivent être précisées. Les restrictions spécifiques dont pourrait décider l’ATO pour tout emport de passagers doivent être présentées. Quelle est la documentation nécessaire ? Ici aussi, tout extrait du règlement intérieur, ou de documents spécifiques peut alléger la rédaction du Manuel d’Opérations.

8.2 Vols locaux à titre onéreux Doivent être rappelées les conditions de réalisation de : Vols locaux à titre onéreux (Baptêmes de l’air, vols de découverte) : agrément des pilotes et texte de référence (article D 510-7 du Code de l’Aviation Civile)

8.2 Vols locaux à titre onéreux (Baptêmes de l’air) : Bien qu’il ne s’agisse pas d’une activité essentielle de l’ATO, il est préférables d’y faire références dans le Manuel d’Exploitation. Il conviendra notamment de faire apparaître clairement :

Quels emports de passagers à titre onéreux peuvent être réalisés

Dans quelles conditions, et avec quelles limites Le club ayant choisi de ne pas réaliser tout ou partie de ces emports devra simplement le préciser.

9. Documentation avion

9.1 Introduction Ce chapitre doit présenter les dispositions retenues pour que le commandant de bord et l’élève pilote puissent disposer de la documentation de l’avion afin d’en vérifier la validité et de l’exploiter. Il est nécessaire de rappeler quels papiers doivent « réglementairement » être emmenés en vol, et quels papiers spécifiques à l’ATO doivent également être pris.

9.1 Introduction : La liste des documents relatifs au présent chapitre facilitera la compréhension. Les modalités pratiques de mise à dispositions seront développées La conduite à tenir en cas d’absence de tout ou partie de ces documents peut utilement être rappelée. Quelle est la documentation nécessaire ? Si un document d’accompagnement est joint à « la mallette » de l’avion, il peut être actualisé et répondre aux attentes de ce chapitre. Le guide du pilote VFR FFA précise les documents nécessaires, et peut être annexé au présent manuel. Dans ce cas, ce chapitre sera renvoyé à l’annexe adéquate.


9.2 Organisation de la mise à jour Pour chaque document qui nécessite une mise à jour (il est souhaitable de les rappeler), le manuel ATO doit définir les mesures arrêtées pour effectuer cette mise à jour. Doivent notamment être précisés : Quel responsable en a la charge Qui remplit si besoin ces documents, notamment le carnet de route

9.2 Organisation de la mise à jour : La présentation la plus concrète et pratique sera la plus performante : Qui met à jour chacun des documents ? A quelle fréquence ? Quelle trace conserve-t-on de cette mise à jour ? Ou est conservée la documentation et sous quelle forme (papier, électronique…) ?

10. Archivage des documents

10.1 Dossiers de formation Le dossier de formation de l’élève doit comporter une partie administrative et le livret de progression de l’élève. Le livret de progression doit être régulièrement renseigné par l’instructeur à l’issue des débriefings.

10.1 Dossiers de formation : Les conditions de tenue à jour du livret de progression doivent être précisées. Il conviendra de faire en sorte que ce livret soit à disposition de l’ATO pendant toute la progression, et intègre le dossier de l’élève y compris en fin de formation afin d’être archivé pendant au moins trois ans. Il est également nécessaire que l’élève puisse à tout moment le consulter, ou disposer d’une copie à jour, par exemple sous format numérique. Remarque : L’original du Livret de Progression reste la propriété de l’ATO, particulièrement en cas de départ de l’élève. Une copie du livret sera toutefois remise à ce dernier.

10.2 Dossiers pilotes Un dossier doit être constitué pour chaque pilote. Il est en général créé au début de la formation (le préciser). Il est conservé par l’ATO, et complété chaque fois que le pilote est à nouveau en relation avec l’ATO du club, par exemple lors de formations complémentaires, de remises à niveau. Les principaux éléments constituant ce dossier doivent être définis, cette liste ne pouvant pas être limitative. Les conditions d’archivage doivent être définies.

10.2 Dossiers pilotes : Le pilote doit toujours pouvoir consulter son dossier. Pour la partie archivage, les dispositions relatives au livret de progression peuvent être reproduites si elles sont pertinentes. Les dossiers pilotes doivent également être archivés pendant trois ans, à l’issue de la dernière année d’adhésion à l’association.


11. Enregistrement des licences et qualifications des pilotes

L’ATO doit tenir un état des licences et qualifications détenues par les pilotes. La présentation de la méthode retenue doit permettre de comprendre comment l’Organisation s’assure que les pilotes sont titulaires des licences et qualifications requises lorsqu’ils utilisent un avion.

11 Enregistrement des licences et qualifications des pilotes : Pour des raisons de simplification, il semble préférable d’utiliser une méthode unique d’enregistrement pour les instructeurs, les pilotes brevetés et les pilotes en cours de formation, c’est à dire tous les membres actifs de l’association Quelle est la documentation nécessaire ? Si l’enregistrement est réalisé sous forme numérique, il suffit de citer les principes retenus, et les modalités de saisie et de contrôle. Un renvoi vers le logiciel de gestion informatique du club est suffisant.

12. Echéances médicales et qualifications

L’ATO doit disposer des informations relatives à la validité des aptitudes des pilotes, pour la partie médicale, et pour les qualifications. Le manuel ATO doit définir comment cette information est recueillie et rappelée au pilote.

12 Echéances médicales et qualifications : Les échéances relatives aux qualifications et à l’aptitude médicale de chaque pilote doivent être fiables, et actualisées. Les restrictions d’aptitude éventuelles doivent être connues de l’ATO. Les dispositions retenues par l’ATO doivent montrer comment ces objectifs sont atteints. Attention : Ce chapitre ne dispense pas les pilotes de leur obligation propre de maintien de la validité de leurs licences et qualifications.

Quelle est la documentation nécessaire ? Si les échéances sont enregistrées grâce à un logiciel spécifique, il suffit de présenter les fonctions utilisées, et les modalités de tenue à jour des renseignements

13. Limitations temps de vol et périodes d’activité pour les FI

13.1 Programme de vol Un renvoi au chapitre 6.1 est suffisant pour répondre à ce point

13.2 FI salariés Ce chapitre doit préciser les dispositions retenues afin que les temps de vol des FI salariés soient conformes à la réglementation en vigueur.

13.2 FI salariés : Ces éléments sont habituellement définis dans le contrat de travail des instructeurs salariés, dont les éléments relatifs au temps de vol peuvent être rappelés, et doivent être conformes aux dispositions légales.

13.3 Repos périodique des FI Le repos périodique des FI est : Pour les FI bénévoles, lié à leur disponibilité extra professionnelle, et ils en assurent la gestion. Pour les FI salariés, il doit être défini dans leur contrat de travail, auquel il sera fait référence pour traiter le présent chapitre.

13.3 Repos périodique des FI : Attention, un FI ne doit pas entreprendre un vol s’il ne se sent pas en état physique et mental de le faire. Ce point de bons sens peut être rappelé.


14. Limitation temps de vol et périodes d’activité pour les stagiaires

14.1 Temps de vol Pour les stagiaires, le programme de vol reste celui défini au chapitre 6.1. Il comporte les temps de vol en solo supervisé, qui son également repris dans le cursus de formation pratique. Les périodes d’activité sont en général celles souhaitées par les stagiaires en fonction de leurs disponibilités.

14.1 Temps de vol : Il est de la compétence du Responsable Pédagogique de décider du cumul possible des leçons pour un élève, en veillant à l’acceptabilité pédagogique.

14.2 Repos périodique Le repos périodique des stagiaires est lié à leur disponibilité personnelle. L’instructeur devra toutefois veiller à ce que les stagiaires n’entreprennent pas un vol, notamment en solo supervisé s’ils sont fatigués. Lors des vols de navigation, l’instructeur veillera également à équilibrer la répartition du temps de vol entre les stagiaires.

15. Carnets de vol des pilotes

Le manuel d’exploitation doit préciser : Quels carnets sont actuellement conformes Comment les carnets de vol sont ouverts Comment et par qui ils sont renseignés Comment ils doivent être conservés

15. Carnets de vol des pilotes : Les carnets de vol « bleus » ne sont plus conformes. Toutefois, il ne sera pas nécessaire de les remplacer tant qu’ils ne seront pas complets. Il faudra dans ce cas se référer à l’instruction en annexe ci-jointe. Ce carnet peut être numérique (à condition qu’il soit conforme au règlement Part-FCL). Attention : Il faut désormais que tous les nouveaux carnets de vols soient conformes au règlement Part-FCL.

16. Planning des vols

Se référer au chapitre 6.1

17. Sécurité des vols

Se reporter à la partie S G S


B TECHNIQUE D’UTILISATION

1. Description des avions

Le manuel doit présenter les avions utilisés au sein de l’ATO. Ce chapitre doit préciser la place de chaque avion ou de chaque type d’avion dans le déroulement des formations dispensées. Il doit également préciser les options retenues, notamment en matière d’équipements particuliers.

1. Description des avions : Les avions doivent être énumérés (Type, immatriculation, intitulé formation, et éventuelles particularités). Il est nécessaire de préciser pour chacun la vocation de la machine, et ses limites par rapport au cursus pédagogique en fonction de la spécification de la certification de la machine. Les possibilités d’utilisation exceptionnelle peuvent également être précisées (ex : l’avion de type xxx pourra être exceptionnellement utilisé pour les navigations en solo en cas d’indisponibilité de l’avion xxxx). Quelle est la documentation nécessaire ? Une photo du parc complétée par un tableau définissant les missions possibles pour chaque avion au sein de l’ATO faciliterait la compréhension.

2. Manuels d’utilisation des avions

2.1 Check list

Ce chapitre doit préciser comment chaque commandant de bord ou stagiaire doit utiliser une check list validée par l’ATO si elle existe. Si des équipements supplémentaires existent sur un avion, leurs conditions d’utilisation doivent également être traitées.

2.1 Check list : Si les check-list sont strictement celles réalisées par le constructeur de l’avion, il suffit de le préciser. Si l’ATO a réalisé ses check list, elles ne doivent en aucun cas être en opposition avec celles du constructeur, mais elles peuvent apporter des éléments complémentaires. Dans tous les cas, les modalités de réalisation, d’actualisation continue et de mise à disposition des pilotes doivent être précisées.

2.2 Limitations

Les limitations relatives aux avions sont définies par les constructeurs Elles figurent dans les manuels de vols au chapitre 3 « limitations » S’il n’existe pas de manuel de vol : Avion de collection – Avion orphelin L’ATO doit présenter le document utilisé en remplacement, et préciser comment ces limitations sont portées à la connaissance des commandants de bord et des stagiaires.

2.2 Limitations : En complément des limitations définies dans le manuel de vol, si l’ATO a retenu des limitations plus exigeantes, elles doivent être précisées. Quelle est la documentation nécessaire ? Le manuel de vol peut être simplement référencé. Si un document spécifique se substitue à celui-ci, il sera annexé au présent manuel.


2.3 Maintenance et carnet de route Les informations relatives à la maintenance sont portées sur le carnet de route. Elles permettent au pilote de savoir avec certitude si l’avion a fait l’objet des travaux de maintenance comme défini, et si l’atelier a indiqué que l’avion était apte au vol. Ce chapitre doit rappeler comment, pour chaque avion, le CDB peut s’assurer au travers des documents qui sont à sa disposition, que l’avion est apte au vol.

2.3 Maintenance et carnet de route : Il suffit simplement de rappeler comment, pour chaque avion, le pilote pourra comprendre, à la lecture du carnet de route, si l’avion est apte au vol. Si un moyen supplémentaire a été mis en place au sein de l’ATO (exemples : formes de vol approuvées, maintenance délocalisée …) il sera cité. Quelle est la documentation nécessaire ? Un document spécifique à l’ATO s’il existe peut être joint. Il devra rappeler qu’il ne se substitue pas aux documents réglementaires. Il serait bon de reprendre les exigences de report des évènements sur le carnet de route par le CDB.

3. Procédures d’urgence et de secours

Les procédures d’urgence et de secours liées directement aux avions doivent être rappelées en faisant référence aux données des constructeurs. Elles font généralement partie intégrante de la check list, et dans ce cas, il suffit de le préciser.

3 Procédures d’urgence et de secours : Les procédures spécifiques à l’ATO quand elles existent doivent être définies en précisant également les moyens prévus et le contrôle de ces moyens. Quelle est la documentation nécessaire ? Les procédures définies par les constructeurs seront simplement référencées

4. Utilisation des aides de radionavigation

Ce chapitre doit présenter les dispositions proposées afin d’utiliser au mieux les moyens de radionavigation. Il ne s’agit pas d’un cours, et seules les dispositions pratiques spécifiques peuvent être présentées.

4. Utilisation des aides de radionavigation : Ce chapitre précisera les dispositions concrètes retenues pour une exploitation optimisée des moyens de radionavigation lorsqu’ils sont redondants sur un appareil. Cette présentation permettra d’harmoniser les pratiques, et d’éviter certains réglages (ex : conservation de fréquences ou de plans de vol en mémoire sur certains instruments…..). Rappel : Les GPS portatifs ne sont pas utilisables en formation.

Quelle est la documentation nécessaire ? Les procédures internes à l’ATO quand elles existent peuvent permettre de répondre à ce chapitre.

5. Tolérances techniques

Une liste minimale d’équipement n’est en général pas prévue pour les avions légers. Ce paragraphe pourra toutefois faire référence aux exigences en matière d’équipement de l’arrêté de 1991.


C NAVIGATION

1. Performances en route

1.1 Réglementation

Rappel des mesures retenues pour que les performances des avions soient obtenues en respectant les dispositions réglementaires, notamment : Mesures retenues pour respecter les données des manuels de vol Dispositions spécifiques en cas d’absence de manuel de vol (documents équivalents)

1.1 Réglementation : Le manuel d’Opérations doit rappeler les mesures prises pour que le pilote puisse accéder aux dispositions permettant de respecter les performances de l’avion dans un cadre réglementaire. Il est judicieux de rappeler que l’arrêté du 24 juillet 1991 reprend l’essentiel des dispositions.

1.2 Décollage

Le manuel de vol ayant été cité, ce thème pourra rappeler les principes de détermination des longueurs de piste, et les facteurs de correction en fonction des conditions du jour (contaminaition etc…)

1.2 Décollage : En cas de limitations spécifiques par l’ATO, il conviendra de les expliciter en en précisant les objectifs et limites. Quelle est la documentation nécessaire ? Tout renvoi à un document aide mémoire proposé par l’ATO et/ou tout document interne à l’ATO définissant des limitations spécifiques.

1.3 Croisière

Renvoi au manuel de vol

1.3 Croisière : En cas de limitations spécifiques par l’ATO, il conviendra de les expliciter en en précisant les objectifs et limites. Quelle est la documentation nécessaire ? Tout document interne à l’ATO définissant des limitations spécifiques.

1.4 Descente et atterrissage Référence au manuel de vol, en attirant à nouveau l’attention sur l’état des pistes et la prise en compte des conditions du jour (contamination etc…) et la prise en compte de l’environnement.

1.4 Descente et atterrissage : En cas de limitations spécifiques par l’ATO, il conviendra de les expliciter en en précisant les objectifs et limites. Quelle est la documentation nécessaire ? Tout document interne à l’ATO définissant des limitations spécifiques.


2. Planification du vol

2.1 Emport de carburant

Ce chapitre doit présenter les règles d’emport de carburant au sein de l’ATO, en rappelant les dispositions réglementaires et en précisant les règles spécifiques (plus sécurisantes) retenues et les cas où elles doivent être appliquées.

2.1Emport de carburant : Dans tous les cas le CDB instructeur doit s’assurer du respect des règles. Quelle est la documentation nécessaire ? Le document interne, quand il existe, reprenant des règles spécifiques sera annexé.

2.2 Altitudes de sécurité

Ce chapitre doit présenter les règles d’altitudes de survol en vigueur.

2.2 Altitudes de sécurité : Une présentation imagée permet de rappeler ces règles. Quelle est la documentation nécessaire ? Le « mémo du pilote VFR FFA » peut être annexé à cette fin

2.3 Equipement de navigation

Ce chapitre doit rappeler l’adéquation entre l’équipement de l’aéronef et le type de vol projeté.

2.3 Equipement de navigation : Il est nécessaire de préciser les dispositions liées à la mise à jour.

3. Masse et centrage

Le vol n’est possible qu’en respectant les conditions de masse et de centrage définies dans le manuel de vol a tout moment, mais également par un bilan de limitation en fonction des conditions du jour, le calcul devant être réalisé à partir de la fiche de pesée de l’avion, et des courges de performance du manuel de vol. Ce point doit être rappelé par l’ATO dans le manuel d’exploitation. L’ATO peut choisir d’apporter des restrictions complémentaires lorsqu’elles permettent d’améliorer la sécurité et/ou la qualité de la formation. Elles devront dans ce cas être précisément définies dans le manuel.

3. Masse et centrage : L’ATO a pu définir des règles complémentaires, visant par exemple à moins fatiguer la cellule pendant les vols d’instruction. Dans ce cas, ces règles seront expressément explicitées. Quelle est la documentation nécessaire ? Le document reprenant les règles spécifiques s’il en existe pourra être annexé. Un exemple de calcul de Masse et centrage peut être joint.

4. Minima météorologiques opérationnels pour les FI

Les minimas météorologiques sont définis par la réglementation. L’ATO devra préciser si des minimas majorés sont retenus au sein de la structure.

4. Minima météorologiques opérationnels pour les FI : Le choix de minimas spécifiques, toujours en respect de la réglementation peut être lié au type de leçon réalisée, ou à l’avion (ex : vent traversier). Il sera alors nécessaire de le préciser. Quelle est la documentation nécessaire ? Le document interne traitant de ces minimas sera joint.

5. Minima météorologiques pour les stagiaires

L’ATO doit définir des minima météorologiques spécifiques garantissant un niveau de sécurité optimum pour les stagiaires.

5. Minima météorologiques pour les stagiaires : Les valeurs et conditions d’application de ces minimas doivent être clairement définies. En cas d’évolution météorologique non prévue, il sera possible de déroger aux minima spécifiques de l’ATO afin de permettre la poursuite du vol vers le terrain le plus proche. Quelle est la documentation nécessaire ? Le document interne traitant de ces minimas sera joint.

6. Aérodromes utilisés pour la formation – Zones de travail

La liste des aérodromes est à préciser. Si plusieurs zones de travail sont disponibles, une répartition devra être faite entre les différents instructeurs et stagiaires afin de limiter le risque de collision. L’inaccessibilité temporaire est également portée à la connaissance des pilotes (SIA). Il est possible que l’ATO ne souhaite pas utiliser certains aérodromes ou certains types d’aérodromes pour la formation en double commande ou les vols en solo supervisé. Le Manuel d’Opérations doit alors en faire état.

6. Aérodromes utilisés pour la formation – Zones de travail : Si des aérodromes ne sont pas retenus par l’ATO, pour des raisons techniques (qualités de pistes, importance du trafic générant de l’attente…) ou pédagogiques (longueurs de piste en fonction de la leçon…) ou encore d’environnement (risques de nuisances….), il est nécessaire de le préciser.


D. FORMATION

1. Recrutement – Evaluation et suivi des instructeurs

Le recrutement des instructeurs et leur suivi sont de la responsabilité de l’ATO. A cette fin, préciser : L’organisation du recrutement La mise en œuvre pour le suivi.

1. Recrutement – Evaluation et suivi des instructeurs : L’organisation définie à ce stade concerne uniquement l’activité de formation. Les éléments de caractère social, ou salarial par exemple n’ont pas à être développés ici. Il est nécessaires de rappeler les principes de base, tels que la vérification des tires aéronautiques, et l’évaluation par le HT, ou toute disposition équivalente, et constitution du dossier de l’instructeur.

2. Entraînement initial des FI

L’entrainement initial des FI ne fait pas l’objet de dispositions réglementaires spécifiques. Par contre cette rubrique concerne également ce qui sera fait pour qu’un FI entrant dans la structure puisse débuter sa mission, notamment la prise en main des avions, et l’organisation pratique de l’ATO et la doctrine de formation.

2. Entraînement initial des FI : Il convient de préciser ce qui sera concrètement fait, notamment au niveau de la prise en mains des avions (prise en mains en place instructeur, paramètres de l’école, secteurs de travail) de l’appropriation des supports et équipements spécifiques.

3. Entraînement périodique des FI pour maintenir leurs compétences

L’entrainement périodique des FI ne fait pas l’objet de dispositions réglementaires spécifiques. Toutefois, il est nécessaire de présenter les mesures retenues pour que l’instructeur maintienne ses compétences pour toutes les formations qu’il peut être amené à dispenser, et sur tous les avions qu’il peut être amené à utiliser.

3. Entraînement périodique des FI pour maintenir leurs compétences : Ce chapitre devra faire apparaître les dispositions pratiques retenues par exemple pour les cas suivants : Arrivée d’un nouveau type d’avion dans l’ATO Vols très espacés de l’instructeur sur un avion donné, ou pour une compétence donnée (par exemple : vol de nuit) Il peut être utile de préciser comment profiter au mieux de la préparation de renouvellements ou prorogations pour l’instructeur (SEP, instruction…).

4. Standardisation de la formation des FI

Il s’agit de la formation dispensée par les FI. Ce thème doit préciser ce qui est fait pour que les FI d’un même ATO procèdent de la même façon, et pour qu’ils mettent en œuvre les évolutions techniques et réglementaires nécessaires.

4. Standardisation de la formation des FI : Les dispositions présentées devront être pratiques, et démontrer une organisation appropriées afin d’assurer l’homogénéité des formations et l’actualisation permanente des compétences.


5. Maintien des compétences des pilotes

Les qualifications de tous les pilotes ont des validités limitées. Dans ce chapitre il faut faire apparaître comment procéder pour continuer à disposer de ces qualifications, en indiquant les procédures spécifiques à mettre en œuvre en cas d’entraînement insuffisant.

5 Maintien des compétences des pilotes : Il est nécessaire de présenter ici les dispositions arrêtées pour : Les vols de « reprise en mains » avec un FI s’ils s’avèrent nécessaires Les vols « d’une heure » requis pour le maintien de la SEP L’organisation de prorogations ou de renouvellements au sein de l’ATO si nécessaire. Les vols de renouvellement et de prorogation.

6. Contrôles des compétences

Ce chapitre doit présenter les dispositions retenues pour, à la fois maintenir à niveau, et également acquérir de nouvelles compétences telles que des variantes.

6. Contrôle des compétences : Les formations aux différences, et le maintien de ce type de compétence doit être présenté. De même les mesures prises pour la formation aux variantes nécessaires dans l’ATO doivent être présentées.

7. Evaluation continue du personnel de l’ATO

Au sein de l’ATO, une attention particulière doit être accordée au maintien de la qualité des actions réalisées par les différents acteurs, qu’ils soient salariés ou bénévoles. A cette fin le Responsable Pédagogique veillera à ce que les acteurs de l’ATO disposent des compétences requises pour l’exercice de leurs missions conformément au Manuel ATO.

7. Evaluation continue du personnel de l’ATO : Comment s’assure-t-on de façon continue, que chaque personne de l’ATO intervient avec le niveau de qualité requis. Les approches retenues doivent être présentées. Il peut s’agir d’audits simplifiés, d’évaluations croisées…


c. Manuel de formation

Trois documents vont constituer le manuel de formation : Le Guide d’évaluation élaboré par l’ENAC Le Dossier de Progression Les Procédures Pédagogiques après une adaptation aux spécificités des aéro-clubs. Le Manuel de Formation doit contenir les dispositions pour la formation théorique. Attention : Le programme de formation doit être approuvé par l’autorité. Si l’ATO choisit un programme différent de celui précité, il devra impérativement obtenir cette approbation.

Le manuel support retenu par l’ATO pour la formation au LAPL et au PPL doit être présenté.


d. Manuel du Système de Gestion de la Sécurité

1. Préambule

1.1 Mise à jour des documents

Lors d’une mise à jour du document, l’ATO informera ses adhérents et mettra à disposition le manuel ATO à jour par un moyen déterminé.

1.1 Mise à jour des documents Présenter uniquement les acronymes utilisés dans ce manuel, en pensant qu’ils sont à destination des membres de l’ATO. Il peut donc être utile de présenter leur signification en français et en anglais.

Méthode d’archivage Présentation du mode d’archivage, et de l’organisation mise en œuvre au sein de l’ATO pour garantir l’efficacité de cet archivage.

2. Organisation générale

2.1 Adhésion au système fédéral

La FFA a conçu une organisation globale dans laquelle elle est impliquée au plus haut niveau afin de contribuer à la réussite de la démarche SGS dans chacun des clubs quelle que soit leur taille. Cet engagement de la FFA est proposé en annexe 6 du présent guide. Chaque club qui choisit d’adhérer à cette organisation SGS doit le préciser explicitement, et présenter cet engagement

2.1 Adhésion au système fédéral La définition d’une stratégie permettant la réussite de la démarche SGS dans chaque club est lourde et peu propice à une réussite générale. Les travaux réalisés avec l’administration ont permis de proposer une conception reprenant les dispositions existantes au niveau fédéral, en les complétant, notamment par les relais régionaux, et les moyens de chaque association. Quelle est la documentation nécessaire ? L’acte d’engagement de la FFA apporte toutes les précisions sur ce thème. Il convient de le reproduire dans ce chapitre.

2.2 Convention avec le CRA

Dans le cadre de l’organisation générale proposée, chaque Comité Régional Aéronautique s’impliquera, notamment via son Correspondant Prévention/Sécurité. Chaque club officialisera ce partenariat en signant avec son CRA la convention présentée en annexe 5 du présent guide.

L’aide apportée par les Comités Régionaux Aéronautiques, qui disposeront notamment de Correspondants Prévention/Sécurité formés est destinée à faciliter le fonctionnement du SGS Quelle est la documentation nécessaire ? L’acte d’engagement du CR passant convention avec le club apporte toutes les précisions sur ce thème. Il convient de le reproduire dans ce chapitre.


2.3 Organisation au sein du club

La mise en place de la démarche SGS au sein de l’association dans le cadre défini par le manuel que le club va élaborer (et sur les bases proposées dans le présent guide) va nécessiter une « validation interne », notamment en recueillant l’aval du Conseil d’Administration sur les actions et moyens qui seront mis en œuvre, et sur les modalités d’informations et de suivi. Cette organisation doit être présentée.

2.3.1 Conseil d’administration du club : Dans les points dont il convient de préciser qu’ils ont fait l’objet d’un accord au sein du club on peut notamment retenir : La signature d’une convention avec le CRA L’acte d’engagement du président (défini ci-après) L’utilisation d’Aérodiagnostic (ou d’outils locaux) comme support d’évaluation initiale puis périodique La mise en place d’une commission de sécurité interne (composition et relations avec le Conseil d’Administration) La mise en œuvre et le suivi d’une Plan d’Actions Quelle est la documentation nécessaire ? Plusieurs SGS de clubs ont été joints à titre d’exemple au présent guide. Le chapitre « Organisation au sein de l’association » peut être utilisé comme base de rédaction. Le fonctionnement d’Aérodiagnostic sera explicité aux DSAC. Il conviendra, si l’ATO utilise des outils spécifiques, de préparer une note explicative à destination des DSAC.

Il conviendra de vérifier la compatibilité des statuts avec les dispositions retenues dans le cadre de la démarche. Cette conformité aux statuts, (après modification si nécessaire) sera précisée dans le manuel SGS.

2.3.2 Adaptation des statuts : La vérification de cette conformité permettra de garantir au sein du club la validité de la démarche.

Organisation de la structure SGS : Il s’agit de présenter le rôle de chacun des acteurs principaux dans cette démarche. Devront donc apparaître : Le dirigeant responsable Le responsable SGS Le responsable de la conformité réglementaire pour l’ensemble de l’ATO

2.3.3 Organisation de la structure SGS : Un organigramme très simple doit permettre de répondre à ce point. Attention à ne pas développer plus que requis, car cela alourdirait l’actualisation (obligatoire) du document. Remarque importante : Rien n’empêche une même personne d’occuper simultanément les trois fonctions. Rappel : Le responsable de la conformité doit être indépendant, sauf dans le cas ou le Dirigeant Responsable occupe cette fonction. Quelle est la documentation nécessaire ? Un organigramme simple.

3. Actions et management

3.1 Acte d’engagement du Président

Une démarche de ce type doit faire l’objet d’un engagement clair et affirmé du dirigeant responsable. Tous les axes forts doivent être repris. Cet engagement doit faire partie du dossier SGS


3.1 Acte d’engagement du président Un exemple d’acte d’engagement est annexé au présent guide. Il peut être utilisé après étude par le club. Il est toutefois nécessaire de veiller à ce que cet engagement reflète une démarche complète, et concrète. Quelle est la documentation nécessaire ? Un acte d’engagement qui peut être réalisé sur la base de celui présenté au chapitre 5.

3.2 Définition d’une politique générale et Programme d’actions La définition d’une politique générale peut être faite à travers un renvoi aux conventions signées par le club et à l’acte d’engagement précité. Une façon simple de présenter le programme d’actions du club est de reprendre chacun des engagements de l’acte d’engagement en explicitant les conditions réelles de mise en œuvre.

3.2 Définition d’une politique générale & Programme d’actions Attention : Les points présentés dans l’exemple d’acte d’engagement découlent d’objectifs ou d’étapes exigés par ce type de démarche. Il est possible de les faire évoluer, notamment pour profiter de dispositions existantes au sein du club, mais il semble difficile de les supprimer sans contrepartie. Quelle est la documentation nécessaire ? Un programme d’action court, précis et réaliste, qui peut être basé sur celui proposé dans les exemples de manuels joints à ce guide

3.3 Bilan initial

La mise en place d’un système de gestion de la sécurité commence obligatoirement par un « état des lieux ». Ce bilan initial est basé sur des questions que doit se poser le club sur son niveau de sécurité. La FFA a élaboré depuis plusieurs années un outil d’évaluation du niveau de prévention. Cet outil peut être utilisé pour réaliser le bilan initial requis.

3.3 Bilan initial La mise en œuvre de Aérodiagnostic, disponible sur le site de la FFA est certainement la façon la plus simple d’atteindre l’objectif de ce chapitre. Quelle est la documentation nécessaire ? Il suffit de faire référence à Aérodiagnostic comme moyen utilisé. Le questionnaire de Aérodiagnostic peut être éventuellement reproduit sans les réponses du club.

3.4 Plan d’actions – Présentation des mesures

Un plan d’actions doit être élaboré. C’est le document de référence du SGS. Il convient d’en présenter la trame dans le manuel, sans toutefois joindre le document renseigné, car ce document est évolutif, et la tenue à jour du manuel ne serait pas possible.

3.4 Plan d’actions – Présentation des mesures Une trame de plan d’actions est annexée au présent guide.

Quelle est la documentation nécessaire ? Il suffit de joindre la trame du plan d’actions telle que présentée au chapitre 6.


3.5 Mesure de performances et indicateurs

Les performances doivent être mesurées, et des indicateurs peuvent permettre d’identifier rapidement les axes de travail prioritaires. L’outil Aérodiagonostic assure automatiquement la mesure des performances, et des indicateurs de couleur sont générés par le système afin de marquer distinctement les zones critiques éventuelles.

3.5 Mesure de performances et indicateurs Il suffit d’écrire que mesures et indicateurs sont générés par Aérodiagnostic.

Quelle est la documentation nécessaire ? Il n’y a pas lieu dans ce cas de documenter ce point.

3.6 Recueil et exploitation des dysfonctionnements

Le recueil et l’exploitation des dysfonctionnements sont les piliers d’un système SGS. Il est nécessaire de présenter les principes retenus pour assurer sa promotion et son fonctionnement, notamment : La sensibilisation de tous les acteurs L’information de tous les adhérents Les modalités pratiques (Document utilisé) La possibilité d’anonymat et de confidentialité La non-sanction des auteurs L’organisation du suivi Traitement Analyse Mise en œuvre de mesures La communication sur les suites données

3.6 Recueil et exploitation des dysfonctionnements La sensibilisation fera certainement l’objet de plusieurs rappels. Il convient de citer les actions principales telles que l’intégration dans le livret d’accueil s’il existe, et son commentaire lors de l’adhésion. Les rappels par les formateurs peuvent également être cités. Les actions de promotion par le correspondant prévention/sécurité avec possibilité d’accompagnement font partie également de la promotion. Les formulaires peuvent être élaborés par le club. L’anonymat et la confidentialité doivent être prévus afin d’obtenir un maximum d’adhésion

Quelle est la documentation nécessaire ? La présentation d’un formulaire propre au club invitant à la rédaction de faits constituant pour le rédacteur un dysfonctionnement, ou l’utilisation de la fiche de notification de dysfonctionnement proposée en annexe 6.

3.7 Promotion de la prévention et du système

La promotion de la prévention des risques d’une façon générale, et la promotion de la démarche SGS sont indispensables. Elles peuvent être présentées suivant trois directions : L’information de tous les adhérents sur la démarche mise en œuvre L’information de tous les adhérents sur les actions de prévention définies et arrêtées L’information de tous les adhérents sur les indicateurs et les performances.


3.7 Promotion de la prévention et du système La mise à disposition de chacun du manuel SGS du club (sous forme numérique par exemple) semble une pratique très concrète pour le premier point. La communication interne via affichage, espace réservé aux membres sur le site du club… devrait permettre d’informer en temps réel chaque pilote La communication des indicateurs peut être faite lors de chaque bilan périodique (au moins annuellement).

4. Moyens retenus

4.1 Moyens humains liés au système fédéral

Les moyens associés au fonctionnement du SGS sont essentiels et doivent être définis. Bien que présentés au travers des conventions il convient de rappeler les principaux :

La commission sécurité de la FFA (interlocuteurs, outils mis à disposition et supports réalisés) Le CRA et son correspondant prévention/sécurité

Attention : Les précisions proposées ci-après découlent souvent d’obligations liées au SGS, par exemple la veille réglementaire. Veillez, si vous ne les retenez pas, à proposer des mesures au moins équivalentes.

4.1 Moyens humains liés au système fédéral : Il convient dans ce chapitre de réaliser une liste assez exhaustive des moyens, notamment pour la commission sécurité FFA : La mise à disposition de statistiques L’information sur des risques nouveaux dont elle pourrait avoir connaissance La mise à disposition de supports (affichettes, vidéos…) L’actualisation d’Aérodiagnostic La veille règlementaire assurée via la Newsletter liée à la Clé USB FI FFA L’utilisation possible du REX Les actions possibles du correspondant prévention/sécurité notamment :

Aide lors d’analyses de dysfonctionnement délicates Assistance lors de réunions de sensibilisation pour les adhérents Présentation d’outils et de supports nouveaux émanent de la FFA Présentation de dispositions réglementaires nouvelles en lien avec la prévention

Quelle est la documentation nécessaire ? Une liste de moyens doit permettre de traiter ce chapitre. La clé USB FI FFA peut être demandée à la FFA via l’adresse mail [email protected] ; elle est réservée aux Instructeurs et aux dirigeants d’associations.

4.2 Moyens humains de l’association

Les moyens spécifiques de l’association devraient être en particulier : La commission sécurité de l’ATO dont le rôle, les missions et les moyens sont définis dans le présent chapitre Le correspondant prévention/sécurité du club dont le rôle, les missions et les moyens sont définis dans le présent chapitre

4.2 Moyens humains de l’association Ces moyens ont été élaborés afin d’apporter une réponse adaptée à une exigence réglementaire et la volonté d’efficacité d’une action forte de prévention. Il peut être important de les expliciter dans ce chapitre afin de marquer l’adéquation de ces moyens.

Quelle est la documentation nécessaire ? Les rôles, missions et moyens de la commission sécurité de l’ATO et du correspondant prévention font l’objet de deux documents présentés au chapitre 5. Ils peuvent être repris et adaptés.

mailto:[email protected]


4.3 Moyens techniques

Le moyen technique de base proposé est Aérodiagnostic. C’est un outil conçu par la FFA pour l’évaluation du niveau de prévention, qui a la particularité, outre son efficacité en prévention, de répondre à nombre d’obligations réglementaires, notamment : - Il présente une liste de risques identifiés dans l’activité - Il permet une hiérarchisation des risques via les coefficients de pondération liés à chaque question - Il permet une identification des axes de travail prioritaires via le code couleur qu’il génère automatiquement - Il permet de réaliser un bilan initial - Il permet de réaliser des bilans périodiques (au moins annuellement) - Il permet de suivre l’évolution du niveau de prévention

4.3 Moyens techniques La reprise des points précités devrait permettre de montrer l’adéquation de ce moyen Quelle est la documentation nécessaire ? Il est possible d’annexer la liste de questions de Aérodiagnostic (ou simplement de préciser qu’il est disponible sur le site FFA et qu’il fait l’objet d’une actualisation régulière

5. Contrôles de conformité

5.1 Revue de conformité

Le texte prévoit qu’un suivi de la démarche soit réalisé au sein du club. Il est nécessaire de préciser sur quelles bases il sera réalisé, et par qui. Dans le cadre de la procédure de surveillance par l’Autorité, basée sur le risque, les réunions SGS feront l’objet d’un compte –rendu adressé à la DSAC/IR. Ce compte-rendu fait état du bilan des actions sécurité, des évènements notifiés et des actions à prendre par l’ATO suite à ces évènements.

5.1 Revue de conformité : Le suivi interne devra être réalisé à partir d’une grille choisie par le club. Le contenu doit permettre à la personne chargée du suivi de s’assurer que les dispositions définies dans le manuel SGS sont effectivement mises en œuvre. Le suivi interne sera réalisé par une personne compétente dans ce domaine. Il est possible dans les clubs ne disposant pas de cette personne, que ce soit le dirigeant responsable qui assure cette fonction. Il est également possible de demander l’aide du correspondant prévention/sécurité du CRA. Justification : L’avantage d’une revue de conformité interne permet de pouvoir corriger rapidement les écarts constatés. L’information de la DSAC est nécessaire afin de confirmer que la revue a été faite et que le SGS fonctionne normalement. Quelle est la documentation nécessaire ? Une grille est proposée en annexe 6. Le club peut la personnaliser, et la joindre au Manuel SGS

5.2 Audits par l’autorité Il convient de rappeler dans ce chapitre que l’autorité auditera les clubs et qu’afin de préparer cet audit, l’ATO mettra à disposition de l’auditeur les éléments permettant de justifier de la mise en œuvre effective des actions définies dans le manuel. Un contrôle interne de conformité sera réalisé avant cet audit.


6. Annexes

6.1 Fiche de notification de dysfonctionnement

Nom du club Relation de dysfonctionnement N°

Important : Cette fiche permet de rapporter un dysfonctionnement afin qu’il soit analysé par la

commission prévention/sécurité du club. Il s’agit d’une action de prévention visant à éviter que ce

type de dysfonctionnement se reproduise à l’identique, ou de façon similaire.

Le rédacteur de cette fiche peut se présenter, ou garder l’anonymat. Dans tous les cas, le rédacteur

de cette fiche ne pourra pas se voir infliger de sanctions internes à l’association.

Résumé du dysfonctionnement :

Date(s) de survenance :

Présentation chronologique des faits ayant (d’après le rédacteur) contribué à la survenance de ce

dysfonctionnement : (il ne s’agit en aucun cas d’interprétation mais d’éléments observés ou connus dont la

combinaison ou l’enchainement ont pu contribuer au dysfonctionnement) :

Dangers et/ou risques survenus, ou potentiels qui, d’après le rédacteur sont en rapport avec le ou les

dysfonctionnement(s) rapporté(s) :


Suites immédiates données (avant la rédaction et la communication du présent document) :

Rédigé le : Adressé au correspondant

prévention le :

Coordonnées

(facultatives) du rédacteur

Reçu par le

correspondant le :

6.2 Grille de suivi interne

SUIVI INTERNE Rubrique

Niveau de satisfaction

Suites nécessaires

Mise en œuvre du SGS Existence d’une structure SGS

Existence d’un manuel SGS

Approbation de ce manuel

Existence d’une structure opérationnelle

Définition des responsabilités des acteurs

Principes de fonctionnement Adhésion à l’engagement FFA

Convention avec le CRA

Compatibilité avec les statuts vérifiée

Conseil d’administration consulté

Engagement et politique Acte d’engagement du dirigeant responsable

Définition d’une politique de prévention

Evaluation et prise en compte des risques


Evaluation régulière des risques

Evaluation du niveau de prévention

Recueil et exploitation des dysfonctionnements Organisation du recueil des dysfonctionnements

Confidentialité

Actions de prévention Elaboration d’un plan d’actions

Mise en œuvre des actions

Actualisation du plan d’actions

Communication interne Communication sur le contenu du manuel

Communication sur le plan d’actions

Actualisation Actualisation régulière du manuel

Archivage

Suivi Organisation du suivi interne

6.3 Grilles Aérodiagnostic S G S

Ces grilles seront disponibles sur le site FFA dans l’espace dirigeants

6.4 Trame de plan d’actions

OBJECTIF ACTION Responsable DELAI RMK

Informer les membres de…….

Rédiger une note…… Afficher cette note sur…….. Adresser un mail à………

Le Président 30/04

Garantir l’immobilisation des avions lors de….

Mettre à disposition des pilotes les équipements requis pour …..

Le correspondant

Avant fin mai


6.4 Trame de plan d’actions : Les indications proposées dans cette grille ne sont que des exemples permettant d’aider à la compréhension. « RMK » signifie : Remarque

6.5 Engagement de la FFA

ENGAGEMENT DE LA FFA DANS UNE DEMARCHE GLOBALE DE SECURITE

La Fédération Française Aéronautique attache une attention prépondérante à la prévention des

accidents et incidents qui peuvent affecter les aéro-clubs et leurs pilotes.

Les aéro-clubs doivent définir et mettre en œuvre un système de gestion de la sécurité dans le

cadre de l’obtention de leur approbation ATO.

Considérant que la portée et l’efficacité de ces actions seraient largement accrues si elles

s’inscrivaient dans un système global, et afin d’améliorer au mieux la prévention, la FFA a décidé

d’organiser et structurer au niveau national le système de gestion de la sécurité.

De nombreuses actions sont déjà réalisées, et de nombreux moyens et outils sont actuellement

utilisés. Une stratégie générale va permettre d’utiliser les dispositions existantes en les

complétant en tant que besoin afin d’obtenir un niveau de performance nettement supérieur à celui

qu’on pourrait attendre en cas de mise en place de SGS indépendants au sein de chaque aéro-

club.

Les principales orientations sont :

L’engagement de la FFA à privilégier constamment l’amélioration de la sécurité

L’engagement des Comités Régionaux Aéronautiques, via une convention avec la FFA à aider

les aéro-clubs à améliorer leur niveau de sécurité

L’engagement de chaque aéro-club, via une convention avec le CRA, à mettre en œuvre les

dispositions permettant d’améliorer constamment leur niveau de sécurité.

La poursuite des travaux de la Commission Sécurité de la FFA, à destination des aéro-clubs

La veille réglementaire, assurée via la clé FI

Le développement des actions des correspondants Sécurité des CRA, en lien direct avec

les aéro-clubs

Le développement des actions de prévention au sein de chaque aéro-club, qui devra

disposer d’un correspondant spécifique.

Des moyens complémentaires vont être créés ou actualisés, notamment des actions de

formation des divers correspondants, et la mise à disposition d’outils d’analyse actualisés.

La Fédération Française Aéronautique, considérant que cette approche nouvelle sera une avancée

majeure en prévention pour ses adhérents, et pour l’aviation légère en général, a décidé de

s’engager au plus haut niveau afin de permettre que tous les vols puissent être réalisés en toute

sécurité.

Le Président de la Fédération Française Aéronautique


6.6 Engagement du Comité Régional

ENGAGEMENT DU COMITE REGIONAL AERONAUTIQUE

NORD PAS DE CALAIS

CONVENTION AVEC LES AERO-CLUBS

La Fédération Française Aéronautique a décidé de s’impliquer dans la mise en œuvre d’un système

de gestion de la sécurité au sein de chaque aéro-club.

Cet engagement nécessite l’aide de toutes les strates de la FFA, dont les CRA.

Dans ce cadre, le Comité Régional XXXXXXXXXXXXXXXXXXX s’engage à s’impliquer dans cette

stratégie afin de permettre l’amélioration constante du niveau de sécurité des vols réalisés au

sein de chacun des aéro-clubs régionaux.

A cette fin, le CRA apportera une aide aux clubs de sa région en :

Assurant la promotion de la prévention auprès de chacun des aéro-clubs de la région

Assurant la promotion de la prévention auprès de ses organismes de tutelle

Assurant un suivi des actions de prévention régionales lors de chacune de ses réunions

Disposant d’un correspondant de sécurité régional, dont la principale mission sera d’aider à

l’efficacité de la démarche auprès des clubs

Etablissant une convention avec chacun des aéro-clubs de la région

Informant régulièrement la FFA du déroulement de ces actions.

Fait à XXXXXXXX le

Le Président du Comité Régional Aéronautique

XXXXXXXXX

Le Président


6.7 Rôle Missions et Moyens du Correspondant Sécurité/Prévention

ROLE MISSIONS ET MOYENS DU CORRESPONDANT SECURITE - PREVENTION

Le Club xxxxx a décidé de créer la fonction de correspondant sécurité-prévention dans le cadre du

Système de Gestion de la Sécurité, qui fait partie intégrante de la structure A T O.

Rôle du correspondant : Le rôle du correspondant est spécifiquement un rôle d’animateur. Il doit donc contribuer de façon

continue à faciliter l’amélioration du niveau de prévention des accidents et incidents au sein de l’ATO, et

plus globalement au niveau de l’aéro-club.

Il devra rendre compte au moins mensuellement au président du déroulement de sa mission.

Missions du correspondant : Les missions du correspondant sont :

Contribuer à la mise en œuvre des actions retenues dans le plan de prévention élaboré sur la base

de Aérodiagnostic

Contribuer à l’actualisation constante des actions de prévention, notamment dans le cadre du

système global de sécurité

Susciter le retour d’informations de la part de tous les acteurs de l’ATO, cadres comme stagiaires,

et organiser leur analyse.

Contribuer à la promotion de la prévention, notamment par la diffusion des informations

pertinentes auprès des acteurs de l’ATO

Participer à l’analyse des dysfonctionnements au sein de la commission sécurité de l’ATO

Tenir à jour, et à disposition du bureau du club un état statistique et technique des accidents et

incidents survenus.

Toute mission spécifique que pourrait lui confier le président dans le cadre du SGS.

Moyens du correspondant : Le correspondant, pour l’exercice de ses missions, est directement rattaché au président

Il devra informer le président au plus tôt s’il estime ne pas disposer des moyens lui permettant

d’assurer ses missions

Il est destinataire de toutes les informations qui ont trait à la prévention

Il est destinataire via le HT des éléments de veille réglementaire obtenus par la clé FI.

Il peut demander tous les éléments lui permettant d’avoir la meilleure connaissance des actions en

cours ou passées au sein de l’ATO. En cas de difficultés, le président aidera à l’obtention de ces

informations.

Le correspondant est l’interlocuteur privilégié du HT pour les questions de prévention. Il doit être

informé par le HT de toute mise à jour du Manuel d’Opérations pouvant avoir un lien avec la sécurité.

Le correspondant est l’interlocuteur privilégié du correspondant sécurité du Comité Régional

Aéronautique, avec qui il est en lien direct.

Le correspondant est associé à l’élaboration et à l’actualisation du plan de prévention.

Le correspondant dispose des accès aux informations spécifiques, notamment aux espaces dédiés à

la prévention dans le domaine aéronautique.

Le correspondant prévention ne dispose d’aucun moyen coercitif, qui serait incompatible avec

sa mission d’animateur.


6.8 Acte d’engagement du Dirigeant Responsable

SYSTEME DE GESTION DE LA SECURITE

ENGAGEMENT DU PRESIDENT DU CLUB XXXXXXXX

Le Club XXXXXXXXXXX attache la plus haute importance à la prévention des accidents

et des incidents liés à la pratique du pilotage.

Dans le cadre de l’obtention de l’approbation ATO, le Club XXXX met en place un Système de

Gestion de la Sécurité.

Pour en faciliter la réussite, le Président du Club XXXXX s’engage à promouvoir la prévention

en douze étapes en :

Adhérant à la convention proposée par le Comité Régional Aéronautique

XXXXXXXXXXXX

Validant et diffusant le présent engagement

Affectant un membre compétent de l’aéro-club à la mission de promotion de la

prévention

Définissant par écrit les missions de cette personne et les moyens mis à sa disposition

Mettant en place une commission de prévention interne au Club XXXX

Définissant par écrit le rôle, le mode de fonctionnement et les moyens de cette

commission, notamment l’identification et l’analyse des dysfonctionnements

Mettant en œuvre Aérodiagnostic

Elaborant un plan de prévention sur la base des écarts identifiés, notamment grâce à

Aérodiagnostic

Mettant en œuvre les actions hiérarchisées de ce plan de prévention

En réalisant un suivi de ces actions, dont un état sera fait au moins lors de chaque

réunion du Conseil d’Administration

Collaborant régulièrement avec le correspondant prévention/sécurité du C R A

Collaborant avec la commission sécurité de la FFA, notamment par l’utilisation du

REX

Fait à XXXXXXle 5 Avril 2013

Le Président

XXXXXXXXXX

manuels ato - ffa-aero.fr ato version 2.0.pdf · g i = instructeur sol (cours théoriques) ......

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