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MANUEL ATO

Guide de rédaction pour les associations de la FFVV

Version 02 du 25 mars 2014

sur 34 © Copyright 2014 – Fédération Française de Vol à Voile

Table des matières

I. POURQUOI CE GUIDE ? ................................................................................................. 4

II. PRINCIPES GENERAUX – PAGE TYPE - ACRONYMES ....................................................... 4 - 5

III. TRAME DE BASE DU MANUEL ATO ................................................................................ 6

a. Manuel d’organisation .............................................................................................. 6

b. Manuel d’exploitation .............................................................................................. 7

c. Manuel de formation ................................................................................................ 8

d. Manuel de système de gestion de la sécurité ............................................................ 8

IV. GUIDE DE REDACTION POUR CHAQUE CHAPITRE ............................................................ 9

a. Manuel d’Organisation ............................................................................................. 9

1. Formulaire de candidature ........................................................................................................................... 9 2. Forme juridique de l’organisme .................................................................................................................. 9 3. Plans des locaux .................................................................................................................................................. 9 4. Attestation sur l’honneur ............................................................................................................................... 9

b. Manuel d’exploitation ............................................................................................... 10

A - GENERALITES ...................................................................................................... 10

1. Description et contrôle du manuel ...................................................................................................... 10 2. Organisation .................................................................................................................................................. 10 3. Responsabilités – Dirigeants .................................................................................................................. 11 4. Discipline ......................................................................................................................................................... 12 5. Contrôle et supervision de l’exploitation .......................................................................................... 12 6. Préparation du programme des vols .................................................................................................. 13 7. Autorité – Tâches et Responsabilités du Commandant de bord ............................................ 13 8. Emport de passagers .................................................................................................................................. 14 9. Documentation aéronef ............................................................................................................................ 14 10. Archivage des documents ...................................................................................................................... 15 11. Enregistrement des licences et qualifications des pilotes ...................................................... 15 12. Echéances médicales et qualifications ............................................................................................ 16 13. Limitations temps de vol et périodes d’activité pour les FI ................................................... 16 14. Limitation temps de vol et périodes d’activité pour les stagiaires .................................... 16 15. Carnets de vol des pilotes ...................................................................................................................... 17 16. Planning des vols ....................................................................................................................................... 17 17. Sécurité des vols ........................................................................................................................................ 17

18. Qualifications additionnelles ............................................................................................................... 17 B - TECHNIQUE D’UTILISATION ................................................................................. 18

1. Description des aéronefs .......................................................................................................................... 18 2. Manuels d’utilisation des aéronefs ...................................................................................................... 18 3. Procédures d’urgence et de secours .................................................................................................... 19 4. Utilisation des aides de radionavigation .......................................................................................... 19 5. Tolérances techniques ............................................................................................................................... 20

C - NAVIGATION ....................................................................................................... 20

1. Performances en route .............................................................................................................................. 20 2. Planification du vol ..................................................................................................................................... 21 3. Masse et centrage ........................................................................................................................................ 21 4. Minimas météorologiques opérationnels pour les FI ................................................................. 22 5. Minimas météorologiques pour les stagiaires .............................................................................. 22 6. Aérodromes utilisés pour la formation – Zones de travail ....................................................... 22


D - FORMATION ....................................................................................................... 22

1. Recrutement – Evaluation et suivi des instructeurs .................................................................... 22 2. Entraînement initial des FI ..................................................................................................................... 23 3. Entraînement périodique des FI pour maintenir leurs compétences ................................. 23 4. Standardisation de la formation des FI ............................................................................................ 23 5. Maintien des compétences des pilotes ............................................................................................... 23 6. Contrôles des compétences ..................................................................................................................... 24 7. Evaluation continue du personnel de l’ATO .................................................................................... 24

c. Manuel de formation .................................................................................................. 24

d. Manuel du Système de Gestion de la Sécurité ............................................................. 24

1. Préambule ....................................................................................................................................................... 24 2. Philosophie du SGS ...................................................................................................................................... 24 3. Politique de la sécurité .............................................................................................................................. 25-27 4. Analyse et gestion des risques ............................................................................................................... 27 5. Surveillance du dispositif ........................................................................................................................ 28-31 6. Annexes ............................................................................................................................................................ 32-34

Copyright 2013-2014 – Fédération Française de Vol à Voile

Ce manuel est réalisé par la Fédération Française de Vol à Voile avec la participation de la Fédération

Française Aéronautique.

Toute copie, reproduction ou représentation intégrale ou partielle sans autorisation écrite de la

Fédération Française de Vol à Voile est illicite et constitue une contrefaçon punie de trois ans

d’emprisonnement et de 300 000 € d’amende (article L335-2 et s. du code de la propriété intellectuelle).


I. POURQUOI CE GUIDE ?

A compter du 8 avril 2015, pour former des pilotes de planeur SPL ou LAPL(S), il sera nécessaire d’être un organisme de formation ATO (Approved Training Organisation). L’obtention de cet agrément nécessitera la définition écrite des mesures retenues par chaque organisme pour l’exploitation, la formation et la gestion de la sécurité. Ce document regroupe les trois manuels imposés par la Réglementation Aircrew (Règlement Européen EU 1178/2011 – PART ORA), c’est à dire les manuels d’exploitation, de formation et de gestion de la sécurité. L’administration examinera les Manuels ATO proposés par l’association, afin de l’approuver ATO. Cet ATO pourra ensuite former en vue de la délivrance de licences PART- FCL. La FFVV, afin de faciliter la tâche des centres de Vol à Voile, a élaboré un guide de rédaction qui sera utilisé comme référence. Ce guide a été élaboré avec la DSAC. Ce guide sera appelé à évoluer en fonction des évolutions réglementaires imposées par l’EASA. Dans tous les cas, les documents préparés par une association pourront évoluer également dans ce cadre.

II. PRINCIPES GENERAUX – PAGE TYPE - ACRONYMES

Le guide présente l’ensemble des dispositions qui doivent, si elles sont pertinentes, être retenues pour accéder à l’approbation ATO. Chaque structure, en fonction de sa taille et de son activité, reprendra tous les chapitres définis ci-dessous (trame de base du manuel ATO) sans exception, en respectant la numérotation associée. Cependant, un chapitre peut ne pas concerner l’activité de l’association. Dans ce cas, il suffira de mentionner « non concerné » dans le chapitre correspondant. Au delà des dispositions présentées, les clubs pourront insérer toutes dispositions complémentaires qu’ils mettent en place afin d’optimiser la qualité des formations qu’ils dispensent. Les annexes présentent différents documents de type « modèle » qui peuvent être utilisés comme guide, mais devront être adaptés à la structure qui formulera la demande d’ATO.


PAGE TYPE Dans la partie « Guide de rédaction », seront présentés pour chaque rubrique :

1. Les exigences minimales requises sous la forme suivante :

Ce chapitre doit présenter la gestion du local

2. Un commentaire des rédacteurs si nécessaire sous la forme suivante :

2.2 Altitudes en fonction de l’éloignement finesse 10 et finesse 20 : une présentation imagée permet de rappeler ces règles.

3. Référence de documentation :

Quelle est la documentation nécessaire ?

ACRONYMES UTILISES DANS CE GUIDE

(A) Aéroplane - Aéronef -

(S) Sailplane - Planeur -

ATO Approved Training Organisation - Organisme de formation approuvé -

CBT Competency Based Training - Formation basée sur les compétences

CRVV Comité Régional Vol à Voile

DR Dirigeant Responsable

FFVV Fédération Française de Vol à Voile

FI(S) Flight Instructor (Sailplane) - Instructeur de vol planeur -

FIE(S) Flight Instructor Examiner(Sailplane) - Examinateur d’instructeur de vol (planeur) -

FE(S) Flight Examinator (Sailplane) - Examinateur de vol planeur -

G I Ground Instructor - Instructeur sol (cours théoriques) -

HT Head of Training - Responsible Pédagogique (RP)

LAPL Light Aircraft Pilot Licence - Licence de pilote d’aéronef léger -

SPL Sailplane Pilot Licence - Licence de pilote de planeur -

SGS Système de Gestion de la Sécurité

REX Retour d’EXpérience

Club Association

RSC Responsable de la Surveillance de Conformité

RSGS Responsable du Système de Gestion de la Sécurité

Stagiaire Élève pilote

PIC Pilot In Command - Pilote Commandant de bord (CDB)-

TMG Touring Motor Glider - Motoplaneur -


III. TRAME DE BASE DU MANUEL ATO

a. Manuel d’Organisation

1 - Formulaire de candidature pour l’approbation ATO 2 - Forme juridique de l’association (loi 1901) 3 - Plan des locaux 4 - Attestation sur l’honneur du Président de l’association

b. Manuel d’exploitation

A - GENERALITES 1 - Description et contrôle du manuel

1-1 : Introduction 1-2 : Système d’amendements et de révisions

2 - Organisation 2-1 : Structure de l’ATO 2-2 : Activité de l’ATO

3- Responsabilités - Dirigeants 3-1 : Dirigeants de l’ATO 3-2 : Responsabilités et tâches de l’encadrement opérationnel

4 - Discipline 4-1 : Obligations des membres 4-2 : Traitement des écarts au Règlement Intérieur

5 - Contrôle et supervision de l’exploitation 5-1 : Contrôle de l’exploitation

6 - Préparation du programme des vols 6-1 : Planification 6-2 : Visites de maintenance

7 - Autorité, tâches et responsabilités du CDB 8 - Emport de passagers

8-1 : Définition 8-2 : Vols de découverte

9 - Documentation aéronef 9-1 : Introduction 9-2 : Organisation de la mise à jour

10 - Archivage des documents 10-1 : Dossiers de formation

11 - Enregistrement des licences et qualifications des pilotes 12 - Echéances : médicales et qualifications 13 - Limitations temps de vol et périodes d’activité pour les FI

13-1 : Programmes de vol 13-2 : FI salariés 13-3 : Repos périodique des FI

14 - Limitations temps de vol et périodes d’activité des stagiaires 14-1 : Temps de vol 14-2 : Repos périodique des stagiaires

15 - Carnets de vol des pilotes 16 - Planning des vols 17 - Sécurité des vols 18 - Qualifications additionnelles


B - TECHNIQUE D’UTILISATION 1 - Description des aéronefs 2 - Manuels d’utilisation des aéronefs

2-1 : Check-list (CRIS, VERDO, TVBCR, …) 2-2 : Limitations 2-3 : Maintenance et carnet de route

3 - Procédures d’urgence et de secours 4 - Utilisation de la radio et des aides de radionavigation 5 - Tolérances techniques

C - NAVIGATION

1 - Performances en route : 1-1 : Réglementation 1-2 : Décollage 1-3 : Croisière 1-4 : Descente et atterrissage

2 - Planification du vol : 2-1 : Emport de carburant 2-2 : Altitudes de sécurité

3 - Masse et centrage 4 - Minima météorologiques opérationnels pour les FI 5 - Minima météorologiques opérationnels pour les stagiaires (vol solo) 6 - Aérodromes utilisés pour la formation – Zones de travail

D - FORMATION

1 - Recrutement, évaluation et suivi des instructeurs 2 - Entraînement initial des FI 3 - Standardisation de la formation des FI 4 - Contrôle des compétences 5 - Evaluation continue du personnel de l’ATO

c. Manuel de formation

Le manuel de formation comprend trois documents qui feront partie intégrante du manuel d’opérations :

1 Le programme de formation 2 Le guide de l’instructeur 3 Le livret stagiaire


d. Manuel de système de gestion de la sécurité

1. Préambule a. Organisation documentaire

2. Philosophie du SGS 3. Politique de sécurité

a. Organisation générale b. Adhésion au système fédéral c. Promotion de la sécurité d. Organisation au sein de l’association e. Adaptation des statuts f. La commission de sécurité de l’association g. Acte d’engagement du Dirigeant Responsable h. Le Responsable SGS

4 : Analyse et gestion des risques

5. Surveillance du dispositif a. Utilisation de véli-Diagnostic - Bilan initiale et périodique

b. Plan d’action – Présentation des mesures c. Mesures de performance et indicateurs d. Recueil et exploitation des dysfonctionnements e. Information du conseil d’administration f. Promotion du SGS g. Moyens retenus h. Veille réglementaire i. Le Retour d’Expérience (REX) j. Moyens techniques k. Contrôles interne, Revus de conformités l. Audit par l’autorité

6. Annexes a. engagement de la FFVV b. engagement du Dirigeant Responsable c. Matrice des risques d. Analyse et gestion du risque


IV. GUIDE DE REDACTION POUR CHAQUE CHAPITRE

a. Manuel d’Organisation 1. Formulaire de candidature

Le formulaire de candidature ATO est disponible auprès de la DSAC et sera renseigné dans le cadre d’une demande initiale ATO.

Le formulaire est téléchargeable sur le site internet de : - la DGAC : création d’un organisme de formation puis choisir l’activité

http://www.developpement-durable.gouv.fr/-Formation-organismes-formulaires-.html - la FFVV : http://www.formation.ffvv.org/ato/

2. Forme juridique de l’organisme

Dans le cadre d’une association régie par la Loi de 1901, une copie du récépissé d’enregistrement de la demande en Préfecture sera produite pour attester de la forme juridique.

Les statuts seront annexés à un des manuels. Il pourra être fait référence aux statuts dans un autre manuel sans les reproduire à nouveau. De plus, cette présentation en annexe vaudra remise aux membres de l’ATO qui disposeront des manuels.

3. Plans des locaux

Il est nécessaire de présenter les locaux où l’ATO est implanté, et où la formation est dispensée. Un croquis simple remplacera avantageusement une description.

Le plan n’a pas à être très précis, mais doit permettre de comprendre où sont réalisées les prestations de formation, et réunions présentées dans les manuels, et si le nombre est compatible avec l’importance de l’ATO. Pour les associations ne disposant pas de locaux propres, les lister en nommant les propriétaires.

4. Attestation sur l’honneur

Le Président doit attester que les comptes de l’association sont correctement gérés, et que les moyens requis pour garantir un bon niveau de sécurité pourront être dégagés.

Un exemple d’attestation sur l’honneur précisera d’une part que la gestion de l’association à but non lucratif est assurée selon les modalités définies dans les statuts, ainsi que le contrôle de conformité et, d’autre part, que les moyens requis pour garantir un bon niveau de sécurité pourront être dégagés.


b. Manuel d’exploitation

A - GENERALITES 1. Description et contrôle du manuel

1.1 Introduction Une association souhaite, pour continuer à former des pilotes selon le Règlement AIRCREW, être approuvée. Elle doit donc formaliser son intention de constituer une ATO, conformément au règlement européen EU (1178/2011) en utilisant le formulaire de candidature ci-avant, et constituer un document présentant les dispositions prévues pour dispenser une formation de manière complète et structurée. Le document constitué à cette fin est le Manuel ATO, qui regroupera les manuels d’Exploitation, de Formation et du Système de Gestion de la Sécurité. Il sera spécifique au club demandeur, mais devra respecter une trame définie par la réglementation. Le présent guide rappelle cette trame, et présente une façon de traiter chaque chapitre. Remarque : Plusieurs associations, notamment sur un même terrain, peuvent constituer une seule ATO. Dans ce cas, l’identité juridique (personne morale) ou demandeur de la certification ATO devra être

clairement déterminée. Il peut en être de même pour une association mixte avion / planeur.

1.2 Système d’amendement et de révision

Un système d’amendement et de révision doit être défini afin de gérer ces amendements, et de permettre aux utilisateurs et à l’autorité de disposer de la dernière version des Manuels. Remarque : L’ATO doit obtenir une autorisation préalable de l’Autorité pour les modifications de la certification ATO à caractère majeur, listées au GM1 ORA.GEN.130 (a). Les modifications qui ne demandent aucune autorisation préalable de l’Autorité seront notifiées suivant une cadence déterminée par l’ATO. Le changement de Président devra être notifié dans les 15 jours suivant l’assemblée générale.

1.2 Système d’amendement et de révision : Le manuel sera réédité globalement à chaque modification avec un nouveau numéro d’édition (sachant qu’il sera édité sous format informatique). Tout changement fera l’objet d’une désignation par un trait dans la marge à gauche.

2. Organisation 2.1 Structure de l’ATO

Présentation du type de structure et des principes de fonctionnement arrêtés. Présentation également de l’ATO objet du manuel, en considérant cette organisation comme faisant partie intégrante du club. 2.1 Structure de l’ATO : La présentation de l’organisation générale doit permettre de présenter, outre l’activité pratiquée, le mode de fonctionnement, dans la structure associative. Il est important dans ce cas que les éléments présentés soient parfaitement en accord avec les dispositions statutaires qui régissent l’association. Le Manuel ATO peut faire renvoi au Règlement Intérieur du Club en le citant ou en l’annexant.


Il est conseillé de joindre en annexe les Statuts complets et le Règlement Intérieur.


2.2 Activités de l’ATO

Présentation des activités de l’ATO notamment : Formation LAPL(S) – SPL … 2.2 Activités de l’ATO : LAPL(S), SPL, TMG(S), ainsi que les qualifications additionnelles : vol acrobatique planeur, remorquage de planeur par avion ou TMG ainsi que les différentes méthodes de lancement.


3. Responsabilités – Dirigeants 3.1 Dirigeants de l’ATO

Présentation des personnes en charge d’exercer les responsabilités liées au chapitre précédent, notamment les responsabilités statutaires. Il conviendra de nommer au minimum le Dirigeant Responsable (qui est le Président), le responsable SGS, le RP Responsable Pédagogique, ainsi que le responsable du contrôle de conformité réglementaire (qui peut être le Dirigeant Responsable).

3.1 Dirigeants de l’ATO : Les noms et fonctions des personnes en charge des postes statutaires doivent être précisés. Les adjoints, s’ils existent, peuvent être intégrés dans l’organigramme. Il peut être judicieux de présenter les fonctions sans nom, et de préciser le nom des personnes dans une annexe spécifique afin de faciliter la mise à jour. Le RP - Responsable Pédagogique - est désigné avec l’accord préalable de l’administration.


L’organigramme de la structure quand il existe peut être inclus dans ce volet, et remplace toute énumération.

3.2 Responsabilités et tâches de l’encadrement opérationnel

Présentation des tâches et responsabilités des personnes exerçant des fonctions d’encadrement au sein de la structure. L’ATO peut faire appel à des prestataires extérieurs pour certaines prestations (cadre technique, FI

n’appartenant pas à l’ATO..). Dans ce cas la convention qui régit cette prestation devra préciser les

responsabilités associées à cet accord. La responsabilité principale du Dirigeant Responsable est de veiller au maintien de la conformité de l’ATO. Cette disposition devra être rappelée. Une liste des acteurs de l’ATO (DR, RP, FI, GI, Responsable SGS, responsable de la conformité règlementaire) devra être établie, annexée et maintenue à jour. Les cumuls de mandats sont prévus par la réglementation.

3.2 Responsabilités et tâches de l’encadrement opérationnel : Le dirigeant responsable devra s’assurer du bon fonctionnement de l’ATO et du respect des manuels approuvés. Les tâches générales affectées à chaque personne de l’encadrement dit opérationnel doivent être définies. Le niveau de structuration sera certainement fonction de la taille de l’ATO et de ses méthodes de travail. Rappel :

o Tous les intervenants impliqués dans l’ATO doivent respecter les dispositions prévues dans le Manuel d’Opérations.

Attention : Le Responsable Pédagogique doit nécessairement être ou avoir été un instructeur Planeur ou Vol à Voile.



Lorsque des définitions de fonction existent, elles peuvent utilement être jointes au présent chapitre. Une modification de la liste des acteurs est considérée comme modification majeure.

4. Discipline 4.1 Obligations des membres

L’adhésion à l’association génère des obligations et des devoirs. La mise en place de l’ATO nécessite de plus le respect de dispositions présentées dans les manuels d’exploitation et du système de gestion de la sécurité. Ces obligations peuvent être complétées par des obligations spécifiques liées à la formation. Il convient d’en présenter les principes. 4.1 Obligations des membres : lorsque le règlement intérieur précise ces obligations et devoirs, il peut être pris en référence, et complété si besoin par des éléments spécifiques liés à la création de l’ATO, notamment la nécessité pour chaque membre de respecter les dispositions présentées dans les manuels qui lui sont remis.


Certains éléments prévus à l’affichage par exemple peuvent être cités dans le Manuel d’Exploitation, ou des parties pertinentes du règlement intérieur.

4.2 Traitement des écarts au règlement intérieur

Se référer au chapitre du règlement intérieur traitant des aspects disciplinaires. Attention : Le traitement des écarts liés à la sécurité sera spécifiquement développé dans le chapitre SGS.

4.2 Traitement des écarts au règlement intérieur : sera géré par une commission de discipline

5. Contrôle et supervision de l’exploitation 5.1 Contrôle de l’exploitation

L’ATO doit nommer un responsable de la surveillance de conformité qui devra être accepté par l’Autorité. Ce dernier doit prendre des mesures pour contrôler que l’exploitation se déroule conformément aux dispositions décrites dans les manuels et aux exigences réglementaires. L’organisation de ces contrôles doit être présentée. Le responsable de la surveillance de conformité effectuera des audits internes sur une base régulière qu’il devra définir. De même, doit être précisé ce qui sera fait lors d’audits de l’Autorité. 5.1 Contrôle de l’exploitation : l’ATO doit présenter les dispositions retenues afin de faire en sorte que le fonctionnement soit conforme aux écrits. Les écarts identifiés devront faire l’objet d’un plan d’action ou sera définis (qui fait quoi), en distinguant ceux qui nécessiteront un amendement, ou ceux qui tiennent du réajustement.

Quelle est la documentation nécessaire ? L’utilisation de Vélidiagnostique avant un contrôle de l’Autorité est une bonne pratique.

Ces outils sont disponibles sur le logiciel de gestion de l’ATO (GESATO). Ce logiciel permettra d’assurer la veille réglementaire. La mise à jour est effectuée par la

Fédération Française de Vol à Voile.


6. Préparation du programme des vols 6.1 Planification

Ce chapitre doit présenter les mesures retenues afin qu’au sein de l’ATO les personnes en cours de formation et leurs instructeurs de vol puissent disposer de l’aéronef correspondant à la leçon pendant la durée prévue dans le programme. 6.1 Planification : Seuls seront abordés dans le Manuel ATO les dispositions et moyens prévus par le club afin de faciliter la planification des vols. On retiendra notamment :

o Les systèmes permettant de planifier la venue des pilotes ou stagiaires (GIVAV), o A chaque journée de vol, un briefing en matinée permet d’organiser la répartition des

machines pour les pilotes, stagiaires et instructeurs. Quelle est la documentation nécessaire ?

Tout support présentant simplement comment sont planifiés les vols pourra être joint. Recommandation : Le système de planification des vols, et le système de vérification des titres

aéronautiques des pilotes peuvent être communs (GIVAV).

6.2 Visites de maintenance

Présentation de l’organisation mise en œuvre afin de réaliser effectivement les visites requises et de permettre la planification des vols sur des aéronefs aptes aux vols. Les moyens permettant aux membres de l’ATO et aux stagiaires de savoir si les visites ont été réalisées seront également présentés. 6.2 Visites de maintenance : si un système de suivi et d’information technique permet d’être informé de l’aptitude au vol de l’aéronef lors de la leçon planifiée, il suffit d’y faire référence (GIVAV ou OSRT du G-NAV). Seuls les aéronefs aptes au vol seront présentés à la répartition. Attention, nous sommes dans la planification. Il semble souhaitable de rappeler qu’avant tout

vol, les documents de l’aéronef, notamment le carnet de route, devront être consultés pour vérifier l’aptitude au vol de l’aéronef.

7. Autorité – Tâches et Responsabilités du Commandant de bord (PIC)

Ce chapitre doit permettre de définir : A qui incombe la fonction de commandant de bord durant toutes les phases d’instruction, réalisées au sein de l’ATO.

7. Autorité – Tâches et responsabilités du commandant de bord : si des dispositions spécifiques sont prises au sein de l’ATO dans ce domaine, sans contrevenir aux dispositions réglementaires, elles devront être précisées dans ce chapitre.


Il n’est pas demandé de réécrire les dispositions réglementaires, mais leur référence peut être rappelée.


8. Emport de passagers 8.1 Définition

Sans Objet

8.2 Vols de découverte

Sans Objet

9. Documentation aéronef 9.1 Introduction

Ce chapitre doit présenter les dispositions retenues pour que le Commandant de bord et l’élève pilote puissent disposer de la documentation de l’aéronef afin d’en vérifier la validité et de l’exploiter. Il est nécessaire de rappeler quels papiers doivent « réglementairement » être emmenés en vol, et quels papiers spécifiques à l’ATO doivent également être pris. 9.1 Introduction : la liste des documents sera fournis sous forme de tableau afin de faciliter la compréhension. Les modalités pratiques de mise à dispositions seront développées. La conduite à tenir en cas d’absence de tout ou partie de ces documents peut utilement être rappelée.

Quelle est la documentation nécessaire ? Le carnet de route avec CI, CDN, CEN, LSA, fiche de pesée, attestation d’assurance RC de l’aéronef

et Certificat de Nuisance pour les motorisés.

9.2 Organisation de la mise à jour

Pour chaque document qui nécessite une mise à jour (il est souhaitable de les rappeler), le manuel ATO doit définir les mesures arrêtées pour effectuer cette mise à jour. Doivent notamment être précisés : - quel responsable en a la charge ; - qui remplit si besoin ces documents, notamment le carnet de route. 9.2 Organisation de la mise à jour : la présentation la plus concrète et pratique sera la plus performante :

o Qui met à jour chacun des documents ? o A quelle fréquence ? o Quelle trace conserve-t-on de cette mise à jour ? Où est conservée la documentation et sous

quelle forme (papier, électronique …) ?


10. Archivage des documents 10.1 Dossiers de formation

Le dossier de formation de l’élève doit comporter une partie administrative et une fiche de progression. La fiche de progression doit être régulièrement renseignée par l’instructeur à l’issue des débriefings. 10.1 Dossiers de formation : les conditions de tenue à jour du livret de progression doivent être précisées. Il conviendra de faire en sorte que cette fiche soit à disposition de l’ATO pendant toute la progression et intègre le dossier de l’élève, y compris en fin de formation afin d’être archivée pendant au moins trois ans dans le logiciel (GESATO). Il est également nécessaire que l’élève puisse à tout moment le consulter, ou disposer d’une copie à jour, par exemple sous format numérique dans GESATO, avec un code d’accès.

11. Enregistrement des licences et qualifications des pilotes L’ATO doit tenir un état des licences et qualifications détenues par les pilotes. La présentation de la méthode retenue doit permettre de comprendre comment l’organisation s’assure que les pilotes sont titulaires des licences et qualifications requises et valides, lorsqu’ils utilisent un aéronef. 11. Enregistrement des licences et qualifications des pilotes : pour des raisons de simplification, il semble préférable d’utiliser une méthode unique d’enregistrement pour les instructeurs, les pilotes, et les pilotes en cours de formation, c’est à dire tous les membres actifs de l’association, GIVAV ou GESATO.

Quelle est la documentation nécessaire ? Si l’enregistrement est réalisé sous forme numérique, il suffit de citer les principes retenus, et les

modalités de saisie et de contrôle. Un renvoi vers le logiciel de gestion informatique du club est suffisant.

12. Echéances médicales et qualifications

L’ATO doit disposer des informations relatives à la validité des aptitudes des pilotes, pour la partie médicale ainsi que pour les qualifications. Le manuel ATO doit définir comment cette information est recueillie et rappelée au pilote. 12. Echéances médicales et qualifications : les échéances relatives aux qualifications et à l’aptitude médicale de chaque pilote doivent être fiables, et actualisées. Les restrictions d’aptitude éventuelles doivent être connues de l’ATO. Les dispositions retenues par l’ATO doivent montrer comment ces objectifs sont atteints. Attention : ce chapitre ne dispense pas les pilotes de leur obligation propre de maintien de la validité de leurs licences et qualifications.

Quelle est la documentation nécessaire ? Si les échéances sont enregistrées grâce à un logiciel spécifique, il suffit de présenter les

fonctions utilisées, et les modalités de tenue à jour des renseignements (GIVAV ou autre système, numérique ou papier).


13. Limitation temps de vol et périodes d’activité pour les FI 13.1 Programme de vol

Un renvoi au chapitre 6.1 est suffisant pour répondre à ce point.

13.2 FI salariés

Ce chapitre doit préciser les dispositions retenues afin que les temps de vol des FI salariés soient conformes à la réglementation en vigueur. 13.2 FI salariés : ces éléments sont habituellement définis dans le contrat de travail des instructeurs salariés, dont les éléments relatifs au temps de vol peuvent être rappelés, et doivent être conformes aux dispositions légales.

13.3 Repos périodique des FI

Le repos périodique des FI est : - pour les FI bénévoles, lié à leur disponibilité extra professionnelle, et ils en assurent la gestion. - pour les FI salariés, il doit être défini dans leur contrat de travail, auquel il sera fait référence pour

traiter le présent chapitre. 13.3 Repos périodique des FI : Attention, un FI ne doit pas entreprendre un vol s’il ne se sent pas en état physique et mental de le faire. Ce point de bon sens peut être rappelé ou citer une référence réglementaire.

14. Limitation temps de vol et périodes d’activité pour les stagiaires 14.1 Temps de vol

Pour les stagiaires, le programme de vol reste celui défini au chapitre 6.1. Il comporte les temps de vol en solo supervisé, qui sont également repris dans le cursus de formation pratique. Les périodes d’activité sont en général celles souhaitées par les stagiaires en fonction de leurs disponibilités.

14.1 Temps de vol : il est de la compétence du Responsable Pédagogique de décider du cumul possible des leçons pour un élève, en veillant à l’acceptabilité pédagogique.

14.2 Repos périodique

Le repos périodique des stagiaires est lié à leur disponibilité personnelle. L’instructeur devra toutefois veiller à ce que les stagiaires n’entreprennent pas un vol s’ils sont fatigués.

15. Carnets de vol des pilotes Le manuel d’exploitation doit préciser

� Quels carnets sont conformes � Comment les carnets de vol sont ouverts � Comment et par qui ils sont renseignés � Comment ils doivent être conservés par l’ATO pendant la période de formation.


15. Carnets de vol des pilotes : les carnets de vol « rose ou vert » ne sont plus conformes. Toutefois, il ne sera pas nécessaire de les remplacer tant qu’ils ne seront pas complets.

16. Planning des vols

Se référer au chapitre 6.1

17. Sécurité des vols

Se reporter à la partie S G S

18. Qualifications additionnelles

Le manuel d’exploitation doit préciser les différentes qualifications additionnelles qui sont délivrées par l’ATO. 18. Qualifications additionnelles : décrire les différentes formations en qualifications additionnelles dispensées par l’ATO

o Vol acrobatique planeur o Remorquage de planeurs par avion et ou TMG

Quelle est la documentation nécessaire ? Il est conseillé de joindre en annexe les documents de référence.

B - TECHNIQUE D’UTILISATION

1. Description des aéronefs

Le manuel doit présenter les aéronefs utilisés au sein de l’ATO. Ce chapitre doit préciser la place de chaque aéronef ou de chaque type d’aéronef dans le déroulement des formations dispensées. Il doit également préciser les options retenues, notamment en matière d’équipements particuliers.

1. Description des aéronefs en annexe : les aéronefs doivent être énumérés (type, immatriculation, intitulé formation, et éventuelles particularités). Il est nécessaire de préciser pour chacun la vocation de la machine, et ses limites par rapport au cursus pédagogique en fonction de la spécification de la certification de la machine. Les possibilités d’utilisation exceptionnelle peuvent également être précisées (ex : le planeur de type xxx pourra être exceptionnellement utilisé pour vols sur la campagne en solo en cas d’indisponibilité de xxxx).

Quelle est la documentation nécessaire ? Une photo du parc complétée par un tableau définissant les missions possibles pour chaque

aéronef au sein de l’ATO facilitera la compréhension.


2. Manuels d’utilisation des aéronefs

2.1 Check List (CRIS, VERDO, TVBCR….)

Ce chapitre doit préciser comment chaque Commandant de bord ou stagiaire doit utiliser une check-list validée par l’ATO, si elle existe. Si des équipements supplémentaires existent sur un aéronef, leurs conditions d’utilisation doivent également être traitées.

2.1 Check-list (CRIS, VERDO, TVBCR….) : si les check-lists sont strictement celles réalisées par le constructeur de l’aéronef, il suffit de le préciser. Si l’ATO a réalisé ses propres check-lists, elles ne doivent en aucun cas être en opposition avec celles du constructeur, mais elles peuvent apporter des éléments complémentaires. Dans tous les cas, les modalités de réalisation, d’actualisation continue et de mise à disposition des pilotes doivent être précisées.

2.2 Limitations

Les limitations relatives aux aéronefs sont définies par les constructeurs. Elles figurent dans les manuels de vols au chapitre 3 « Limitations ». S’il n’existe pas de manuel de vol : aéronef de collection – aéronef orphelin. L’ATO doit présenter le document utilisé en remplacement, et préciser comment ces limitations sont portées à la connaissance des Commandants de bord et des stagiaires. Si le manuel de vol est rédigé dans une langue différente du français, elle doit être comprise par le pilote ou stagiaire. L’ATO doit : - présenter une traduction de courtoisie compréhensible par le pilote ; - suivre les amendements du manuel original afin d’effectuer les mises à jour.

2.2 Limitations : en complément des limitations définies dans le manuel de vol, si l’ATO a retenu des limitations plus restrictives, elles doivent être précisées. Quelle est la documentation nécessaire ?

Le manuel de vol peut être simplement référencé. Si un document spécifique se substitue à celui-ci, il sera annexé au présent manuel.

2.3 Maintenance et carnet de route Les informations relatives à la maintenance sont portées sur le carnet de route. Elles permettent au pilote de savoir avec certitude si l’aéronef a fait l’objet de travaux de maintenance comme défini, et si l’atelier a indiqué que l’aéronef était apte au vol. Ce chapitre doit rappeler comment, pour chaque aéronef, le PIC peut s’assurer au travers de documents qui sont à sa disposition, que l’aéronef est apte au vol. 2.3 Maintenance et carnet de route : il suffit simplement de rappeler comment, pour chaque aéronef, le pilote pourra comprendre, à la lecture du carnet de route, si l’aéronef est apte au vol. Si un moyen supplémentaire a été mis en place au sein de l’ATO (exemples : formes de vol approuvées, maintenance délocalisée …), il sera cité. Quelle est la documentation nécessaire ? Un document spécifique à l’ATO s’il existe peut être joint. Il devra rappeler qu’il ne se substitue

pas aux documents réglementaires. Il serait bon de reprendre les exigences de report des évènements sur le carnet de route par le CDB.


3. Procédures d’urgence et de secours Les procédures d’urgence et de secours liées directement aux aéronefs doivent être rappelées en faisant référence aux données constructeurs. Elles font généralement partie intégrante du manuel de vol. Sinon, il suffit de le préciser. Impossibilité de largage. 3. Procédures d’urgence et de secours : les procédures spécifiques à l’ATO, quand elles existent, doivent être définies en précisant également les moyens prévus et le contrôle de ces moyens. Quelle est la documentation nécessaire ?

Les procédures définies par les constructeurs seront simplement référencées.

4. Utilisation de la radio et des aides de radionavigation Ce chapitre doit présenter les dispositions proposées afin d’utiliser au mieux les moyens radios et de radionavigation. Il ne s’agit pas d’un cours, et seules les dispositions pratiques spécifiques peuvent être présentées. 4. Utilisation de la radio et des aides de radionavigation : ce chapitre précisera les dispositions concrètes retenues pour une exploitation optimisée des moyens lorsqu’ils sont redondants sur un appareil. Cette présentation permettra d’harmoniser les pratiques, et d’éviter certains réglages (ex : conservation de fréquences en mémoire sur certains postes, gestion des mémoires ...). Cette présentation permettra d’inclure l’utilisation des transpondeurs ainsi que des GPS. Quelle est la documentation nécessaire ?

Les procédures internes à l’ATO quand elles existent peuvent permettre de répondre à ce chapitre.

5. Tolérances techniques Une liste minimale d’équipement n’est en général pas prévue pour les aéronefs légers. Ce paragraphe pourra toutefois faire référence aux exigences en matière d’équipement de l’arrêté de 1991 ou du texte européen. 5. Tolérances techniques, déficiences admissibles : concernant l’équipement minimal, aucune déficience n’est admissible. Quelle est la documentation nécessaire ?

C - NAVIGATION

1. Performances en route 1.1 Réglementation

Rappel des mesures retenues pour que les performances des aéronefs soient obtenues en respectant les dispositions réglementaires, notamment les mesures retenues pour respecter les données des manuels de vol.


1.1 Réglementation : le Manuel d’Opérations doit rappeler les mesures prises pour que le pilote puisse accéder aux dispositions permettant de respecter les performances du planeur dans un cadre réglementaire. Il est judicieux de rappeler que l’arrêté du 24 juillet 1991 reprend l’essentiel des dispositions.

1.2 Décollage Le manuel de vol ayant été cité, ce thème pourra rappeler les principes de détermination des longueurs de piste, les facteurs de correction en fonction des conditions du jour (contamination, vent arrière, altitude, température, hauteur admissible de l’herbe, etc…). 1.2 Décollage : en cas de limitations spécifiques par l’ATO, il conviendra de les expliciter en précisant les objectifs, les limites des différents moyens de lancement remorquage, treuil…. Et de l’état de la piste (herbe haute…). Quelle est la documentation nécessaire ? Tout renvoi à un document aide mémoire proposé par l’ATO et/ou tout document interne à l’ATO définissant des limitations spécifiques.

1.3 Croisière Renvoi au manuel de vol 1.3 Croisière : en cas de limitations spécifiques par l’ATO, il conviendra de les expliciter en en précisant les objectifs et limites. Quelle est la documentation nécessaire ? Tout document interne à l’ATO définissant des limitations spécifiques.

1.4 Descente et atterrissage

Référence au manuel de vol, en attirant à nouveau l’attention sur l’état des pistes et la prise en compte des conditions du jour (contamination, vent arrière, altitude, température, hauteur admissible de l’herbe, etc…). et de l’environnement.

1.4 Descente et atterrissage : en cas de limitations spécifiques par l’ATO, il conviendra de les expliciter en en précisant les objectifs et limites.

Quelle est la documentation nécessaire ? Tout document interne à l’ATO définissant des limitations spécifiques.

2. Planification du vol 2.1 Emport de carburant

Ce chapitre doit présenter les règles d’emport de carburant au sein de l’ATO, en rappelant les dispositions réglementaires et en précisant les règles spécifiques (plus sécurisantes) retenues et les cas où elles doivent être appliquées.

2.1 Emport de carburant : dans tous les cas, le CDB doit s’assurer du respect des règles. Quelle est la documentation nécessaire ?

Le document interne, quand il existe, reprenant des règles spécifiques sera annexé.


2.2 Altitudes de sécurité

Ce chapitre doit présenter les règles d’altitudes de survol en vigueur.

2.2 Altitudes de sécurité : une présentation imagée permet de rappeler ces règles. Rappeler aussi les règles pour les planeurs en vol de pente et les vols d’instruction dans le cas des atterrissages en campagne. Quelle est la documentation nécessaire ? Faire appel au RDA chapitre 4.

3. Masse et centrage

Le vol n’est possible qu’en respectant les conditions de masse et de centrage définies dans le manuel de vol, le calcul devant être réalisé à partir de la fiche de pesée de l’aéronef. Ce point doit être rappelé par l’ATO dans le manuel d’exploitation. L’ATO peut choisir d’apporter des restrictions complémentaires lorsqu’elles permettent d’améliorer la sécurité et/ou la qualité de la formation. Elles devront dans ce cas être précisément définies dans le manuel.

3. Masse et centrage : l’ATO a pu définir des règles complémentaires, visant par exemple à moins fatiguer la cellule pendant les vols d’instruction, utilisation des waterballasts, atterrissage à la masse maximale autorisée. Dans ce cas, ces règles seront expressément explicitées. L’utilisation du logiciel de pesée planeur ou tout autre tableur Excel permettra le calcul de centrage et de masses.

Quelle est la documentation nécessaire ? Le document reprenant les règles spécifiques s’il en existe pourra être annexé. Un exemple de

calcul de masse et centrage peut être joint.

4. Minima météorologiques opérationnels pour les FI

Les minima météorologiques sont définis par la réglementation.

4. Minima météorologiques opérationnels pour les FI : le choix de minima spécifiques, toujours en respect de la réglementation, peut être lié au type de leçon réalisée, ou à l’aéronef (ex : vent traversier). Il sera alors nécessaire de le préciser.

Quelle est la documentation nécessaire ? Le document interne traitant de ces minimas sera joint.

5. Minima météorologiques pour les stagiaires

L’ATO doit définir des minima météorologiques spécifiques garantissant un niveau de sécurité optimum pour les stagiaires.

5. Minima météorologiques pour les stagiaires : les valeurs et conditions d’application de ces minima doivent être clairement définies.



6. Aérodromes utilisés pour la formation – Zones de travail

La liste des aérodromes est à préciser. L’inaccessibilité temporaire est également portée à la connaissance des pilotes (NOTAM). Il est possible que l’ATO ne souhaite pas utiliser certains aérodromes ou certains types d’aérodromes pour la formation en double commande ou les vols en solo supervisé. Le Manuel d’Opérations doit alors en faire état.

6. Aérodromes utilisés pour la formation – Zones de travail : si des aérodromes ne sont pas retenus par l’ATO, pour des raisons techniques (qualités de pistes, importance du trafic générant de l’attente, interdits aux planeurs, difficultés pour redécoller, …) ou pédagogiques (longueurs de piste en fonction de la leçon…) ou encore d’environnement (risques de nuisances….), il est nécessaire de le préciser. Des informations complémentaires pourront êtres données lors de la répartition des aéronefs.

D. FORMATION

1. Recrutement – Evaluation et suivi des instructeurs

Le recrutement des instructeurs et leur suivi sont de la responsabilité de l’ATO. A cette fin, préciser :

o l’organisation du recrutement o la mise en œuvre pour le suivi

1. Recrutement – Evaluation et suivi des instructeurs : l’organisation définie à ce stade concerne uniquement l’activité de formation. Les éléments à caractère social, ou salarial par exemple n’ont pas à être développés ici. Il est nécessaire de rappeler les principes de base, tels que la vérification des titres aéronautiques, et l’évaluation par le RP, ou toute disposition équivalente, et constitution du dossier de l’instructeur.

2. Entraînement initial des FI L’entrainement initial des FI ne fait pas l’objet de dispositions réglementaires spécifiques. Par contre, cette rubrique concerne également ce qui sera fait pour qu’un FI entrant dans la structure puisse débuter sa mission, notamment la prise en main des aéronefs, et l’organisation pratique de l’ATO ainsi que la doctrine de formation. 2. Entraînement initial des FI : il convient de préciser ce qui sera concrètement réalisé, notamment au niveau de la prise en main des planeurs (prise en main en place instructeur, méthodes de travail de l’ATO, secteurs de travail), et de l’appropriation des supports et équipements spécifiques.

3. Standardisation de la formation des FI Il s’agit de la formation dispensée par les FI. Ce thème doit préciser ce qui est fait pour que les FI d’un même ATO procèdent de la même façon, et pour qu’ils mettent en œuvre les évolutions techniques et réglementaires nécessaires. 3. Standardisation de la formation des FI : les dispositions présentées devront être pratiques, et démontrer une organisation appropriée afin d’assurer l’homogénéité des formations et l’actualisation permanente des compétences.


4. Contrôles des compétences Ce chapitre doit présenter les dispositions retenues pour, à la fois maintenir à niveau, et également acquérir de nouvelles compétences dans le cadre des formations. 4. Contrôle des compétences : le contenu du maintien de compétences doit être présenté ou faire référence au manuel de formation. Doivent également y figurer les mesures prises pour la formation aux différentes qualifications additionnelles et méthodes de lancement.

5. Evaluation continue du personnel de l’ATO Au sein de l’ATO, une attention particulière doit être accordée au maintien de la qualité des actions réalisées par les différents acteurs, qu’ils soient salariés ou bénévoles. A cette fin, le Responsable Pédagogique veillera à ce que les acteurs de l’ATO disposent des compétences requises pour l’exercice de leurs missions conformément au Manuel ATO. 5. Evaluation continue du personnel de l’ATO : Comment s’assure-t-on de façon continue, que chaque personne de l’ATO intervienne avec le niveau de qualification / compétences requis. Les approches retenues doivent être présentées. Il peut s’agir d’audits simplifiés, d’évaluations croisées…

c. Manuel de formation Quatre documents vont constituer le manuel de formation :

1 Le Manuel de Formation doit contenir les dispositions pour la formation théorique et pratique à la SPL ou à la LAPL(S) ainsi qu’aux différentes qualifications additionnelles et méthodes de lancement. Attention : Le programme de formation ne doit pas être personnalisé : si l’ATO choisit un programme différent de celui précité, il devra impérativement obtenir cette approbation.

2 Les guides de l’instructeur ainsi que le mémento 3 La fiche de progression pilote de planeur 4 Le guide pratique du pilote remorqueur

Le manuel support retenu par l’ATO pour la formation au LAPL (S) et au SPL doit être présenté.


d. Manuel du Système de Gestion de la Sécurité

1. Préambule

a) Organisation documentaire

Lors d’une mise à jour du document, l’association informera ses adhérents et mettra à disposition le manuel à jour par un moyen déterminé.

a. Organisation documentaire Présenter uniquement les acronymes et terminologies utilisés dans ce manuel, en pensant qu’ils sont à destination des membres de l’association. Il peut donc être utile de présenter leur signification en français et en anglais. Méthode d’archivage Présentation du mode d’archivage, et de l’organisation mise en œuvre au sein de l’ATO pour garantir l’efficacité de cet archivage.

2. Philosophie du SGS

Présenter la philosophie souhaitée 2. Philosophie du SGS Il est indispensable, pour améliorer la sécurité des vols de nos associations, de créer puis de développer une culture de sécurité qui collectivement et individuellement augmentera la distance avec l’accident. La réglementation AirCrew exige que l’ATO mette en place un système de gestion de la sécurité efficace. La FFVV a souhaité que ce système soit étendu à l’ensemble de l’association et ne se

limite pas uniquement à l’ATO. S’il est possible de normaliser le fonctionnement d’un planeur ou d’un avion, il n’est ni possible ni souhaitable de rechercher le même résultat avec les pilotes. Pour obtenir des comportements sûrs dans toutes les situations rencontrées, des études montrent, que ce résultat peut être atteint grâce à la mise en place à tous les niveaux de l’association d’une culture de sécurité. Le but est de faire en sorte que chacun, en piste, au hangar, en vol se sente personnellement responsable de l’impact sur la sécurité de chacun de ses choix, décisions, actions et comportements. Cette culture qui est la finalité recherchée ne pourra être mis en place que progressivement et en utilisant les outils suivants :

- Une politique de sécurité notamment par un engagement sans faille des dirigeants ; - Une analyse fine des risques doit être réalisée en prenant en compte la criticité et

l’occurrence ; - Des mesures d’atténuation doivent être identifiées et mises en œuvre ; - Un plan de communications permettant de toucher les pratiquants sera mis en place ; - Une surveillance du dispositif doit être mise en place et doit permettre de le piloter.

� Des indicateurs pertinents donneront de la visibilité aux dirigeants pour élaborer un plan d’action.

� Des contrôles internes périodiques permettront de mesurer l’efficacité des mesures adoptées. Les retours d’expérience seront utilisés pour affiner le plan d’action.



3. Politique de sécurité

a) Organisation générale a) Organisation générale Mise en place d’une organisation fédérale de la FFVV. Quelle est la documentation nécessaire ?

b) adhésion au système fédéral

La FFVV a conçu une organisation globale dans laquelle elle est impliquée au plus haut niveau afin de contribuer à la réussite de la démarche SGS dans chacun des clubs quelle que soit leur taille. Cet engagement de la FFVV est proposé en annexe 6 du présent guide. Chaque club qui choisit d’adhérer à cette organisation SGS doit le préciser explicitement, et présenter cet engagement sous la forme d’une signature du Dirigeant Responsable. 3.1 Adhésion au système fédéral La définition d’une stratégie permettant la réussite individuelle de la démarche SGS dans chaque association est lourde et peu propice à une réussite générale. Les travaux réalisés avec l’administration ont permis de proposer une conception reprenant les dispositions existantes au niveau fédéral, et les moyens de chaque association. Quelle est la documentation nécessaire ? L’acte d’engagement de la FFVV apporte toutes les précisions sur ce thème.

Il convient de le reproduire dans ce chapitre.

c) Promotion de la sécurité

Présenter les moyens mis en place pour la promotion de la sécurité c). Promotion de la sécurité Définir les moyens comme par exemple une campagne spécifique nationale menée par la FFVV. Quelle est la documentation nécessaire ? La FFVV fera 1 à 2 fois par an des campagnes spécifiques sur des sujets identifiés comme risques

d'accidents potentiels. Elle fournira aux RSGS des associations les supports nécessaires pour déployer ces actions auprès des pilotes de l'association'

d) Organisation au sein de l’association

La mise en place de la démarche SGS dans le cadre défini par le manuel que l’association va élaborer (et sur les bases proposées dans le présent guide) va nécessiter une « validation interne », notamment en recueillant l’aval du Conseil d’Administration sur les actions et moyens qui seront mis en œuvre, et sur les modalités d’informations et de suivi. Cette organisation doit être présentée. 3.2.1 Conseil d’administration de l’organisme : dans les points dont il convient de préciser qu’ils ont fait l’objet d’un accord au sein du club on peut notamment retenir :

o L’acte d’engagement du Dirigeant Responsable (défini ci-après)


o L’utilisation de Véli-diagnostic (ou d’outils locaux) comme support d’évaluation initiale puis périodique

o La mise en place d’une commission de sécurité interne (composition et relations avec le Conseil d’Administration)

o La mise en œuvre et le suivi d’un Plan d’Actions Quelle est la documentation nécessaire ?

Le chapitre « Organisation au sein de l’association » peut être utilisé comme base de rédaction. Le fonctionnement de Véli-diagnostic sera explicité aux DSAC/IR. Il conviendra, si l’association

utilise des outils spécifiques, de préparer une note explicative à destination des DSAC/IR.

e) Adaptation des statuts

Il conviendra de vérifier la compatibilité des statuts avec les dispositions retenues dans le cadre de la démarche. Cette conformité aux statuts (après modification si nécessaire) sera précisée dans le manuel SGS.

e) Adaptation des statuts : La vérification de cette conformité permettra de garantir au sein du club la validité de la démarche. Quelle est la documentation nécessaire ? Généralement les statuts ne posent pas de problème concernant la démarche ATO.

f) La commission de sécurité de l’association Organisation de la structure SGS, la commission de sécurité : il s’agit de présenter le rôle de cette commission Devront donc apparaître :

o Le dirigeant responsable o Le responsable SGS o Le responsable de surveillance de la conformité pour l’ensemble de l’association

Devra être détailler les mission de la commission f) la commission de sécurité de l’association : Un organigramme très simple doit permettre de répondre à ce point. Attention à ne pas développer plus que requis, car cela alourdirait l’actualisation (obligatoire) du document. Rappel : le responsable de surveillance de la conformité doit être indépendant, sauf dans le cas où le Dirigeant Responsable occupe cette fonction. Le cumul de ces deux fonctions pour une même personne est à éviter afin de garantir une cohérence de fonctionnement de l’ATO. Les missions de la Commission sont les suivantes : - Effectuer une évaluation du niveau de prévention au minimum annuellement, en utilisant le

logiciel Véli-Diagnostic ; - Analyser les risques et proposer des mesures de mitigation ; - Recueillir et analyser les rapports de dysfonctionnements survenus ; - Proposer au Conseil d’Administration des mesures à prendre afin d’éviter le retour de ces

dysfonctionnements ; - Proposer des avenants et mises à jour du Manuel SGS dès lors que le besoin s'en fait sentir. - Transmettre ces avenants pour validation au conseil d'administration. - Transmettre à la FFVV, sous la forme REX, les dysfonctionnements analysés au sein de

l’association. Quelle est la documentation nécessaire ? Un organigramme simple.


g) Acte d’engagement du Dirigeant Responsable

Une démarche de ce type doit faire l’objet d’un engagement clair et affirmé du Dirigeant Responsable. Tous les axes forts doivent être repris. Cet engagement doit faire partie du dossier SGS g) Acte d’engagement du DR Un exemple d’acte d’engagement est annexé au présent guide. Il peut être utilisé après étude par l’association. Il est toutefois nécessaire de veiller à ce que cet engagement reflète une démarche complète et concrète. Quelle est la documentation nécessaire ?

Un acte d’engagement qui peut être réalisé sur la base de celui présenté en annexes. Il convient de le reproduire dans ce chapitre.

h) Le Responsable SGS

Une démarche de ce type doit faire l’objet d’un engagement clair et affirmé du Dirigeant Responsable. Tous les axes forts doivent être repris. Cet engagement doit faire partie du dossier SGS h) Le Responsable SGS : son rôle d’animateur est une réponse adaptée aux exigences réglementaire et à la volonté d’efficacité des actions forte de prévention. Il est important d’expliciter dans ce chapitre ses missions.

Quelle est la documentation nécessaire ? Les rôles, missions et moyens du responsable SGS .

4 : Analyse et gestion des risques

Les risques et occurrences doivent être analysés et mesurés

4 : Analyse et gestion des risques Il suffit d’une matrice des risques afin de les classer et de définir des mesures d’atténuation

Quelle est la documentation nécessaire ? Matrice des risques présentée en annexes.

Il convient de la reproduire dans ce chapitre. Il ne s'agit pas de faire un listing des risques exhaustifs, mais d'identifier les dix plus importants

selon la forme suivante (en tableau):

- Nature de l'évènement

- Nature du risque

- Code de couleur du risque

- Mesure de mitigation apportée Voir exemple en annexe


5. Surveillance du dispositif

a) Utilisation de véli-Diagnostic - Bilan initiale et périodique

Véli-diagnostic. C’est un outil conçu par la FFVV pour l’évaluation du niveau de prévention, qui a la particularité, outre son efficacité en prévention, de répondre à nombre d’obligations réglementaires, notamment : o il présente une liste de risques identifiés dans l’activité ; o il permet une hiérarchisation des risques via les coefficients de pondération établis par la FFVV ; o il permet une identification des axes de travail prioritaires via le code couleur qu’il génère

automatiquement ; o il permet de réaliser un bilan initial ; o il permet de réaliser des bilans périodiques (au moins annuellement) ; o il permet de suivre l’évolution du niveau de prévention.

a) Véli-diagnostic La reprise des points précités devrait permettre de montrer l’adéquation de ce moyen. Quelle est la documentation nécessaire ?

Préciser qu’il est disponible sur le site FFVV et qu’il fait l’objet d’une actualisation régulière. Si l'association ne souhaite pas utiliser le Véli-diagnostic il faut préciser clairement la méthode

utilisée pour l'élaboration du plan d'actions.

b) Plan d’action – Présentation des mesures

Un plan d’actions doit être élaboré. C’est le document de référence du SGS. Il convient d’en présenter la trame dans le manuel, sans toutefois joindre le document renseigné, car ce document est évolutif, et la tenue à jour du manuel ne serait pas possible.

b) Plan d’actions – Présentation des mesures Une trame de plan d’actions est annexée au présent guide.


Il suffit de joindre la trame du plan d’actions.

c) Mesures de performance et indicateurs

Les performances doivent être mesurées, et des indicateurs peuvent permettre d’identifier rapidement les axes de travail prioritaires. L’outil Véli-diagnostic assure automatiquement la mesure des performances, et des indicateurs de couleur sont générés par le système afin de marquer distinctement les zones critiques éventuelles.

c) Mesure de performances et indicateurs Il suffit d’écrire quelles mesures et indicateurs sont générés par Véli-diagnostic.

Là non plus il ne s'agit pas d'élaborer une grande quantité d'indicateurs mais suivre quelques indicateurs

pertinents qui apportent du sens à la démarche

Quelle est la documentation nécessaire ? Il n’y a pas lieu dans ce cas de documenter ce point.


d) Recueil et exploitation des dysfonctionnements

Le recueil et l’exploitation des dysfonctionnements sont des actions qui vont être mis en place au sein de l’association pour ce qui concerne tout événement impactant la sécurité des vols. Il est nécessaire de présenter les principes retenus pour assurer sa promotion et son fonctionnement, notamment :

o La sensibilisation de tous les acteurs o L’information de tous les adhérents o Les modalités pratiques (document utilisé) o La possibilité d’anonymat et de confidentialité o La non-sanction des auteurs o L’organisation du suivi

• Traitement • Analyse • Mise en œuvre de mesures

d) Recueil et exploitation des dysfonctionnements La sensibilisation fera certainement l’objet de plusieurs rappels. Il convient de citer les actions principales telles que l’intégration dans le livret d’accueil s’il existe, et son commentaire lors de l’adhésion. Les rappels par les formateurs peuvent également être cités. Les actions de promotion par le responsable SGS avec possibilité d’accompagnement font partie également de la promotion. Les formulaires peuvent être élaborés par l’ATO. L’anonymat et la confidentialité doivent être prévus afin d’obtenir un maximum d’adhésion.

Quelle est la documentation nécessaire ? La présentation d’un formulaire propre au club invitant à la rédaction de faits constituant pour

le rédacteur un dysfonctionnement, ou l’utilisation de la fiche de notification de dysfonctionnement proposée en annexe 6.

e) Information du conseil d’administration

Le bon fonctionnement du SGS passe par l’adhésion des élus de l’association. A cette fin, lors de chaque réunion du Conseil d’Administration, l’ordre du jour comprendra un chapitre sur la sécurité et les travaux du Système de Gestion de la Sécurité e) Information du conseil d’administration : Le bon fonctionnement du SGS passe par l’adhésion des élus de l’association. A cette fin, lors de chaque réunion du Conseil d’Administration, l’ordre du jour comprendra un chapitre sur la sécurité et les travaux du Système de Gestion de la Sécurité. Ce sujet sera formalisé dans le compte rendu du conseil d'administration. Le principal support utilisé sera le plan d’actions. Les mesures de prévention retenues seront portées à la connaissance des élus, le calendrier d'avancement et l’engagement financier y afférent seront votés par le Bureau. Quelle est la documentation nécessaire ?


f) Promotion du SGS

La promotion de la prévention des risques d’une façon générale, et la promotion de la démarche SGS sont indispensables. Elles peuvent être présentées suivant trois directions :

o l’information de tous les adhérents sur la démarche mise en œuvre o l’information de tous les adhérents sur les actions de prévention définies et arrêtées o l’information de tous les adhérents sur les indicateurs et les performances

f) Promotion de la prévention et du système La mise à disposition de chacun du manuel SGS du club (sous forme numérique par exemple) semble une pratique très concrète pour le premier point. La communication interne via affichage, espace réservé aux membres sur le site du club ou par e-mail…, devrait permettre d’informer en temps réel chaque pilote La communication des indicateurs peut être faite lors de chaque bilan périodique (au moins semestriellement).

g) Moyens retenus

Les moyens associés au fonctionnement du SGS sont essentiels et doivent être définis. Bien que présentés au travers des conventions, il convient de rappeler les principaux : La commission sécurité de la FFVV (interlocuteurs, outils mis à disposition et supports réalisés) Attention : Les précisions proposées ci-après découlent souvent d’obligations liées au SGS. g) Moyens retenus liés au système fédéral : Il convient dans ce chapitre de réaliser une liste assez exhaustive des moyens, notamment pour la commission sécurité FFVV :

o La mise à disposition de statistiques o L’information sur des risques nouveaux dont elle pourrait avoir connaissance o La mise à disposition de supports (affichettes, vidéos…) o L’actualisation de Véli-diagnostic o L’utilisation des REX o Les actions possibles du responsable SGS:

• Aide lors d’analyses de dysfonctionnement délicates • Assistance lors de réunions de sensibilisation pour les adhérents • Présentation d’outils et de supports nouveaux émanent de la FFVV • Présentation de dispositions réglementaires nouvelles en lien avec la prévention

Quelle est la documentation nécessaire ? Une liste de moyens doit permettre de traiter ce chapitre. Le logiciel de gestion de l’ATO FFVV doit répondre aux besoins (GESATO).


h) Veille réglementaire La veille réglementaire sera assurée au niveau national par la FFVV. Veillez, si vous ne la retenez pas, à proposer des mesures au moins équivalentes. h) veille réglementaire, liés au système fédéral : Il convient dans ce chapitre de décrire votre système de veille si vous n’utilisez pas la veille fédéral

Quelle est la documentation nécessaire ? Le logiciel de gestion de l’ATO FFVV (GESATO) répond aux besoins.

i) Le Retour d’Expérience (REX) Le REX autre moyen, associés au fonctionnement du SGS est essentiels et doit être défini. La commission sécurité de la FFVV gère cet outil. i) Le REX, moyens retenus liés au système fédéral : Il convient dans ce chapitre de décrire son fonctionnement, au niveau rédaction et exploitation.

Quelle est la documentation nécessaire ? Le REX FFVV répond aux besoins.

j) Moyens techniques

Le moyen technique de base proposé est Véli-diagnostic. C’est un outil conçu par la FFVV est présenté en a) de ce chapitre

k) Contrôles interne, Revus de conformités Le texte prévoit qu’un suivi de la démarche soit réalisé au sein de l’ATO. Il est nécessaire de préciser sur quelles bases il sera réalisé, et par qui. Dans le cadre de la procédure de surveillance par l’Autorité, basée sur le risque, les réunions SGS feront l’objet d’un compte–rendu adressé à la DSAC/IR. Ce compte-rendu fait état du bilan des actions sécurité, des évènements notifiés et des actions à prendre par l’ATO suite à ces évènements.

k) Revue de conformité : le suivi interne devra être réalisé à partir d’une grille choisie par le club. Le contenu doit permettre à la personne chargée du suivi (le RSC) de s’assurer que les dispositions définies dans le manuel SGS sont effectivement mises en œuvre. Le suivi interne sera réalisé par une personne compétente dans ce domaine. Justification : l’avantage d’une revue de conformité interne permet de pouvoir corriger rapidement les écarts constatés. L’information de la DSAC est nécessaire afin de confirmer que la revue a été faite et que le SGS fonctionne normalement.


Une grille est proposée en annexe 6. L’ATO peut la personnaliser, et la joindre au Manuel SGS.

l) Audit par l’Autorité Il convient de rappeler dans ce chapitre que l’Autorité auditera l’ATO et qu’afin de préparer cet audit, l’ATO mettra à disposition de l’auditeur les éléments permettant de justifier de la mise en œuvre effective des actions définies dans le manuel. Un contrôle interne de conformité sera réalisé avant cet audit


6. Annexes

a) engagement de la FFVV La Fédération Française de Vol à Voile attache une attention prioritaire à la prévention des accidents et

incidents qui peuvent affecter les associations et leurs pilotes.

Par ailleurs, les clubs doivent définir et mettre en œuvre un système de gestion de la sécurité dans le

cadre de l’obtention de leur approbation ATO.

La mise en place du SGS est une réponse à la volonté de diminuer les accidents.

Considérant que la portée et l’efficacité de ces actions seraient largement accrues si elles s’inscrivaient

dans un système global, et afin d’améliorer au mieux la prévention, la FFVV a décidé d’organiser et

structurer au niveau national le système de gestion de la sécurité.

De nombreuses actions sont déjà réalisées (REX), et de nombreux moyens et outils sont actuellement

utilisés. Une stratégie générale va permettre d’utiliser les dispositions existantes en les complétant en

tant que de besoin afin d’obtenir un niveau de performance nettement supérieur à celui qu’on pourrait

attendre en cas de mise en place de SGS indépendants au sein de chaque association.

Les principales orientations sont :

- L’engagement de la FFVV à privilégier constamment l’amélioration de la sécurité

- La poursuite des travaux de la Commission Sécurité de la FFVV, à destination des associations

- La veille réglementaire est assuré par la FFVV via son site internet

- Le développement des actions de prévention au sein de chaque association, qui devra disposer

d’un responsable du système de gestion de la sécurité.

- La FFVV formera les RSGS et les accompagnera par des actions de suivi

- Des moyens complémentaires vont être créés ou actualisés, notamment des actions de formation

les plus larges possibles et la mise à disposition d’outils d’analyse et de communications.

La FFVV considérant que cette approche nouvelle sera une avancée majeure en prévention pour ses

adhérents, et pour le vol à voile en général, a décidé de s’engager au plus haut niveau afin de permettre

que tous les vols puissent être réalisés en toute sécurité.

Le Président de la Fédération Française Vol à Voile


b) engagement du Dirigeant Responsable L’Association attache la plus haute importance à la prévention des accidents et des incidents liés à la

pratique du vol à voile. Son Président s'engage sur ce qui suit :

- Dans le cadre de l’obtention de l’approbation ATO, l’association met en place un Système de

Gestion de la Sécurité. Ce système ne se limitera pas au périmètre de l’ATO mais englobera

l’ensemble de l’association ;

- Il affecte un membre compétent de l’aéro-club à la mission de prévention de la sécurité des

vols.(RSGS) ;

- Il permet au RSGS de participer aux journées de formation SGS organisées par la FFVV ;

- Il définit par écrit les missions de cette personne et les moyens mis à sa disposition;

- Il met en place une commission de sécurité interne; Il définit par écrit le rôle, le mode de

fonctionnement et les moyens de cette commission, notamment l’identification et l’analyse des

dysfonctionnements dans l'optique d'y apporter une réponse pérenne ;

- Il utilise initialement et périodiquement l'application Véli-diagnostic;

- Il élabore un plan de prévention sur la base des écarts identifiés;

- Il hiérarchise les actions de ce plan de prévention et réalise un suivi de ces actions, dont un état

sera fait à chaque réunion du Conseil d’Administration;

- Il collabore avec la commission sécurité de la FFVV notamment par l’utilisation du REX

- Il Instaure un climat de confiance qui incite les personnes à fournir des renseignements essentiels

liés à la sécurité, et qui établit une ligne de démarcation claire entre le comportement acceptable

et le comportement inacceptable..

Fait à . . . . . . . . . . . . . . . . . le . . /. . / . . . . .

Le Président : . . . . . . . . . . . . . . . .


c) Matrice des risques

Occurrence

Très élevée / Certaine

Occurrence

Elevée / Probable

Occurrence

Moyenne / Possible

Occurrence

Faible / Improbable

Occurrence

Nulle/ Rare

Gravité

Nulle

Gravité

Faible

Gravité

Moyen

Gravité

Elevée

Gravité

Très

élevée

d) Analyse et gestion des risques

Nature de l'évènement

Nature du risque Code de couleur

du risque

Mesure de mitigation apportée

Occurrence Gravité

Une aile qui tombe

au départ au treuil.

Moyenne / Possible Très élevée Rouge Respect de la procédure Formation : visualisation des vidéos (conscience du risque) connaissance des accidents et incidents survenus

manuel ato -...

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