République du Congo

MINISTERE DE LA SANTE, DES AFFAIRES SOCIALES

ET DE LA FAMILLE

Direction Générale de la Santé

MANUEL DE GESTION DES

MEDICAMENTS DANS LES CENTRES

DE SANTE INTEGRES

Avec l’appui de

1

La présente publication a été élaborée avec l’aide de l’Union Européenne. Le contenu de la

publication relève de la seule responsabilité de la République du Congo et ne peut en aucun

cas être considéré comme reflétant l’opinion de l’Union européenne.

Union européenne

2

Préface

L’accès aux médicaments essentiels constitue une des priorités de la Politique Nationale de

Santé et plus particulièrement de la Politique Pharmaceutique Nationale.

C’est ainsi qu’avec l’appui des partenaires, le Gouvernement a mis en place une centrale

d’achat des médicaments essentiels (COMEG) dont la mission est d’assurer

l’approvisionnement régulier des Circonscriptions Socio-Sanitaires (CSS) et hôpitaux de

deuxième référence en médicaments essentiels. Sur la base de l’évaluation des besoins

nationaux en médicaments réalisés chaque année, la COMEG devrait établir un plan

d’approvisionnement qui puisse assurer la présence constante des médicaments essentiels au

niveau des structures de prise en charge.

Les différentes évaluations menées dans le secteur pharmaceutique ont montré la mauvaise

tenue des outils de gestion avec pour conséquences, des ruptures de stocks en médicaments

parfois disponibles au niveau supérieur de la chaine des approvisionnements et aussi

quelques fois, des péremptions évitables.

Par ailleurs, le Gouvernement bénéficie de l’appui des partenaires, à travers des initiatives

bilatérales ou multilatérales qui visent à améliorer la disponibilité des médicaments.

Nombreux sont les partenaires qui font recours à des outils et procédures de gestion

spécifiques avec des résultats plus ou moins appréciables. Toutefois, la présence de multiples

outils de gestion, parfois pour une même catégorie de produits, est à l’origine de charges

supplémentaires de travail pour les gestionnaires des médicaments au niveau périphérique.

L’harmonisation des outils de gestion des médicaments dans les CSS et hôpitaux devrait

permettre de disposer d’outils uniques, qui puissent être utilisés pour l’ensemble des

produits médicaux, quelle que soit la catégorie, quel que soit le programme et quel que soit

le partenaire.

Ces outils de gestion harmonisés ont été regroupés sous forme de manuels de gestion à

utiliser par l’ensemble des structures sanitaires qui ont en charge la gestion des

médicaments. J’attache du prix à l’observation des instructions contenues dans ces manuels,

notamment en ce qui concerne le circuit et le rythme des approvisionnements, la tenue des

outils de gestion et les conditions de rangement des pharmacies.

Des supervisions devront être régulièrement menées pour s’assurer de la bonne utilisation

de ces outils.

Le Ministère de la santé, des affaires sociales et de la famille remercie tous les cadres qui ont

participé à l’élaboration de ces manuels et les incite à en être les premiers promoteurs.

Remerciements également à l’ensemble des partenaires qui ont participé à la validation des

dits manuels et particulièrement à l’OMS et à l’Union Européenne pour leur appui tant

technique que financier.

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4

Table des matières

Introduction 4 Chapitre 1 : Comment aménager le local de la pharmacie 5 Chapitre 2 : Comment ranger les produits pharmaceutiques 6 Chapitre 3 : Comment tenir les supports de gestion 10 Chapitre 4 : Comment passer une commande 17 Chapitre 5 : Comment réceptionner une commande 19 Chapitre 6 : Comment dispenser les médicaments 20 Chapitre 7 : Comment réaliser l’inventaire des stocks 24 Chapitre 8 : Le rapport d’activités de la pharmacie 26

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Introduction

Tous les centres de santé intégrés ont besoin de médicaments et d’autres produits pharmaceutiques. La gestion de ces produits nécessite un travail d’équipe et concerne tout le personnel : médecins, infirmiers et responsables des dépôts de médicaments. Ceci est également valable pour les postes de santé. Chaque agent de santé doit par conséquent savoir gérer correctement tous les stocks de l’établissement. Le Manuel de gestion des médicaments dans les CSI décrit toutes les activités majeures de la gestion des médicaments à ce niveau du système sanitaire, activités nécessaires au maintien d’un approvisionnement continu en médicaments. Chaque chapitre aborde les procédures standards recommandées pour réaliser ces activités. Ce manuel fait partie d’un ensemble de documents utilisés dans une approche intégrée de formation et de renforcement des capacités de gestion au niveau des CSI. Il sera aussi utilisé tant pour la gestion des médicaments issus du recouvrement des coûts que pour les initiatives de gratuité mises en œuvre dans les centres de santé intégrés.

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Chapitre 1 : Comment aménager le local de pharmacie Les médicaments et autres produits pharmaceutiques, sont des produits délicats et sensibles. Il faut en prendre soin, faute de quoi ils pourraient se détériorer. En cas de détérioration, ces médicaments peuvent perdre leur efficacité et provoquer des effets inattendus chez les patients. Par conséquent, les produits en stock doivent toujours être entreposés dans un local réservé à cet usage. Votre centre de santé doit comporter une pièce fermant à clé, en bon état et bien aménagée. Cette pièce sera votre local de pharmacie. Elle doit être séparée du lieu où sont dispensés les médicaments. Vous devez conserver tous les produits dans ce local et ne prendre (sortir) pour la dispensation que les quantités nécessaires. S’il n’existe pas dans votre formation sanitaire de local pour aménager la pharmacie, vous devez utiliser un placard ou une armoire avec des étagères, qui ferme à clé et qui sera votre «pharmacie».

1. Limitez l’accès du local de la pharmacie. Seul le responsable du stock ou le chef de centre, et éventuellement un autre membre du personnel, doivent y avoir accès.

Fermer à clé la pharmacie permet de contrôler les mouvements du stock. Cela permet aussi d’éviter la disparition des médicaments et autres produits.

2. Maintenez votre local dans de bonnes conditions de conservation La chaleur dégrade les médicaments, notamment les liquides, pommades et suppositoires. Certains médicaments sensibles à la lumière, tels que les produits injectables sont très rapidement détériorés par celle-ci.. Les comprimés et gélules absorbent facilement l’humidité ambiante, ce qui les détériore.

3. Conservez tous les médicaments dans leur emballage, récipient ou boîte

d’origine. Pour la conservation, suivez les instructions inscrites sur les étiquettes.

4. Assurez une bonne aération de la pièce en ouvrant portes et fenêtres lorsque quelqu’un travaille dans le local.

Soyez vigilant à la chaleur que génèrent les réfrigérateurs placés dans la même pièce. Ceci peut provoquer une élévation de la température ambiante. Si votre local de stockage est petit et si le réfrigérateur augmente la température, mettez le à un autre endroit et assurez-vous qu’il ferme à clé. Si vous disposez d’un ventilateur ou d’un climatiseur, utilisez-le dans la journée. Surveillez les élévations de température avec un thermomètre.

5. Contrôlez la luminosité dans le local.

Si la lumière entre par les fenêtres, évitez l’exposition directe du stock : peignez les vitres en blanc ou installez des rideaux.

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6. Evitez les dégâts liés à l’eau et contrôlez l’humidité.

7. Evitez l’intrusion d’animaux nuisibles. Les rats, les cafards, les fourmis, les chauves-souris et les guêpes sont les animaux et insectes nuisibles courants. Les substances renversées sur le sol peuvent les attirer. Retirez les flacons cassés et nettoyez les produits renversés immédiatement. Posez un grillage fin pour empêcher les insectes d’entrer.

8. N’introduisez pas d’aliment dans le local de stockage.

9. Gardez votre local propre et rangé.

Il est plus facile de trouver un article dans un endroit propre et rangé. Les produits stockés y restent en bon état et prêts à l’emploi.

Nettoyez le plancher, dépoussiérez les étagères et essuyez les murs régulièrement. La poussière contribue à la détérioration des produits et gêne la lecture des étiquettes. Les produits répandus sur le sol et les bris de flacons favorisent l’accumulation de poussière.

10. Entreposez les produits sur des étagères.

Prévoyez un tabouret ou un escabeau pour rendre accessibles les étagères du haut.

MAINTENIR VOTRE LOCAL DE PHARMACIE PROPRE ET RANGE

FACILITE LA GESTION DES PRODUITS

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Chapitre 2 : Comment ranger les produits pharmaceutiques Toute personne travaillant dans la pharmacie doit avoir accès aux produits et être capable de les trouver facilement d’où :

• tous les produits doivent toujours être conservés dans leur emballage d’origine.

• les produits doivent être rangés par forme galénique (injectables, comprimés…), sous dénomination commerciale et par ordre alphabétique.

• les produits ayant la durée de conservation la plus courte (date de péremption proche ou stock ancien) doivent être placés devant ceux dont la durée de conservation est la plus longue (date de péremption éloignée ou stock récent).C’est le principe de PREMIER EXPIRE PREMIER SORTI.

EXEMPLE : RANGER LES MEDICAMENTS SIMILAIRES

ENSEMBLE Dans la pharmacie du CSI d’IGNIE, il y a des comprimés de paracétamol à 500 mg et une suspension buvable paracétamol à 125 mg/5 ml. Les deux produits sont à usage interne. L’agent de santé range les comprimés avec les autres comprimés et gélules, et la suspension buvable avec les autres préparations liquides à usage interne.

Si vous disposez d’au moins trois étagères, rangez vos produits de la manière suivante :

ETAGERES DU HAUT

Rangez les formes solides (comprimés, gélules, sachets de SRO). Utilisez des récipients hermétiques. Si l’étagère du haut est proche du plafond ou hors de portée, utilisez-la pour les produits qui ne sont PAS sensibles à la chaleur et qui ne sont PAS utilisés régulièrement.

ETAGERES DU MILIEU

Rangez les formes liquides, y compris les produits injectables et les pommades. Ne rangez PAS de formes solides sur l’étagère située en dessous : une fuite de liquide pourrait les endommager

ETAGERES DU BAS Rangez les autres articles tels que le matériel chirurgical, les fournitures de laboratoire, les préservatifs et les étiquettes

Rappel : ne RIEN entreposer directement sur le sol.

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1. Retirez de la pharmacie les médicaments périmés et ceux de mauvaise qualité.

Les médicaments et produits pharmaceutiques de mauvaise qualité ou détériorés présentent autant de risques que les produits périmés. Les différents types de médicaments, tels que les liquides, comprimés ou produits injectables, subissent différents types de dégradation. Les produits périmés, de mauvaise qualité ou détériorés ne doivent pas être utilisés. Ils doivent être retournés à la pharmacie de la CSS

2. Vérifiez que le conditionnement n’a pas été ouvert. A l’ouverture d’une boite, identifiez d’éventuels changements de couleur ou d’aspect du produit.

3. Identifiez les produits en surstock et ceux qui ne sont plus utilisés dans votre CSI.

Quand la consommation mensuelle est faible par rapport à la quantité disponible en stock, les produits risquent de ne pas pouvoir être utilisés avant la date de péremption. Avant que la date de péremption ne soit atteinte, retournez ces produits à la pharmacie de la CSS après les avoir enregistré.

4. Conservez une trace du retrait des produits. Veillez à enregistrer systématiquement tous les produits détériorés ou de mauvaise qualité que vous retirez du stock. Notez sur la fiche de stock la date, le nom du témoin et ce qu’il est advenu des produits.

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INDICATEURS DE PROBLEMES DE QUALITE OU DE DETERIORATION

(Les produits présentant des problèmes de qualité ou des signes de détérioration doivent être retournés à la pharmacie de la CSS)

CONDITIONNEMENT, vérifiez : • Conditionnement cassé ou déchiré (flacons, bouteilles, boîtes, etc.) : ETIQUETTES, vérifiez : • Etiquettes manquantes, incomplètes ou illisibles LIQUIDES, vérifiez : • Changement de couleur • Turbidité (aspect trouble) • Présence d’un sédiment • Rupture de la capsule sur les flacons, • Ampoules, bouteilles ou flacons fêlés • Présence d’humidité ou de moisissures dans l’emballage PRODUITS EN LATEX, vérifiez : • Secs • Friables, cassants • Craquelés PRODUITS EN LATEX LUBRIFIE, vérifiez : • Emballage poisseux • Produit ou lubrifiant ayant changé de couleur • Emballage taché • Fuite du lubrifiant (emballage humide) CONDITIONNEMENT SOUS FEUILLE D’ALUMINIUM, vérifiez : • Perforations de l’emballage REACTIFS CHIMIQUES, vérifiez : • Changement de couleur

COMPRIMES (PILULES), vérifiez : • Changement de couleur • Comprimés désagrégés • Comprimés manquants (dans l’emballage plastique thermoformé) • Aspect poisseux (en particulier pour les comprimés enrobés) • Odeur inhabituelle GELULES, vérifiez : • Changement de couleur • Aspect poisseux • Gélules écrasées SOLUTIONS INJECTABLES, vérifiez : • Le liquide ne reforme pas une suspension après agitation PRODUITS STERILES (y compris DISPOSITIF IINTRA-UTERIN), vérifiez : • Emballage déchiré ou fendu • Parties manquantes • Parties cassées ou tordues • Humidité à l’intérieur de l’emballage • Emballage taché TUBES, vérifiez : • Tubes poisseux • Contenu qui fuit • Perforations ou trous dans le tube

ORGANISER VOTRE LOCAL DE PHARMACIE

FACILITE VOTRE TRAVAIL DE GESTION!

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Chapitre 3 : Comment tenir les supports de gestion Il est important d’enregistrer avec précision tous les médicaments et autres produits pharmaceutiques en stock. Ceci permet de suivre les mouvements d’entrée et de sortie des produits, mais aussi de savoir :

� quels sont les produits disponibles dans le stock � quelle est la quantité de chaque produit dans le stock � quelles sont les consommations régulières � quand et en quelle quantité commander un produit.

Les principaux outils de gestion des médicaments au CSI sont :

I. Le registre de consultations Ce registre est disponible au point de dispensation. Utilisez-le pour retracer les mouvements du produit. Notez à quel moment et de quelle manière le produit est utilisé. Le registre de consultation doit être rempli chaque jour. Il comporte les informations ci-après :

� Le numéro d’ordre � La date � Les renseignements sur le malade (nom, prénom, âge, sexe) � Le symptôme dominant � Le diagnostic � La prescription (désignation, dosage, forme) � La posologie � La quantité en unité thérapeutique � Les observations éventuelles

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Modèle de Registre de consultations

Date N°

d'ordre Nom et prénom âge sexe

Symptôme

dominant/Diagnostic

Prescription (désignation,

dosage, forme) Posologie

Quantité

dispensée en

UT

Observations

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II. La fiche journalière La fiche journalière est l’élément de base pour la gestion de stock dans les centres de santé. Elle récapitule les mouvements journaliers de chaque médicament. Elle constitue un outil de base pour le réapprovisionnement en médicaments du centre de santé. Elle est remplie chaque jour en fin de journée sur la base des données du registre de consultations Cette fiche est disponible au point de dispensation. Utilisez-la pour retracer les mouvements des produits. La fiche journalière comporte les informations ci-après :

� Le nom de la CSS � Le nom CSI � Le mois � Le numéro d’ordre � La désignation (nom du produit, dosage, forme) � La quantité en stock au début du mois � La quantité journalière reçue (durant un mois) � La quantité journalière sortie (durant un mois) � La quantité en stock à la fin du mois � Les observations éventuelles

Ces informations permettent aussi le remplissage de la fiche de consommation mensuelle qui est une synthèse des mouvements de stock tout au long du mois. La fiche mensuelle permet de calculer la consommation moyenne mensuelle (CMM) de chaque médicament. Elle va permettre l’estimation des besoins mensuels, trimestriels et annuels du centre de santé. Elle doit être mise à jour chaque fin du mois à partir de la fiche de consommation journalière. Elle constitue un élément important de suivi des consommations lors des supervisions.

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Modèle de Fiche de consommations journalières

Direction Départementale de la Santé de ………………………

CSS de ……………………

CSI………………………

Mois de …………………………………………………………….

Dotation Sorties Stock

fin Observation

N° Désignation Stock début

S1 S2 S3 S4 Total 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Total

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Modèle Fiche de consommations mensuelles

Direction Départementale de la Santé de ……………………….

CSS de ……………………

CSI ………………………

N° Désignation Stock début

Janv Fev Mars Avril Mai Juin Juil Aout Sept Oct Nov Déc Total Stock

fin Observations

.

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III. Le bon de commande/livraison Le bon de commande/livraison exprime les besoins de la formation sanitaire pour un réapprovisionnement. Il est utilisé pour les commandes des médicaments essentiels, les consommables médicaux et les outils de gestion. Il a été conçu de façon à établir une relation entre le stock existant, le calendrier d’approvisionnement, la consommation moyenne mensuelle, la consommation de la période depuis le dernier approvisionnement et la quantité à commander. Le bon de commande / livraison devient ainsi l’outil d’information sur la consommation des produits le plus accessible du système logistique. Il est adressé à la pharmacie de la CSS en deux exemplaires dont l’un est retourné à la pharmacie du CSI après exécution de la commande. Il est indispensable de remplir l’ensemble des colonnes pour un suivi des commandes. Les bons de commande sont examinés à chaque visite de supervision. Le remplissage de toutes les colonnes permet aussi aux structures sanitaires de mieux estimer leurs besoins et à la CSS d’apprécier les quantités commandées. Le bon de commande / livraison comporte les informations ci-après :

� Le nom de la CSS � Le nom du CSI � Le numéro de la commande � La date de la commande � Le numéro d’ordre � La désignation (nom du produit, dosage, forme) � Le conditionnement � La quantité en stock � La consommation moyenne mensuelle � Le facteur de réapprovisionnement � Le stock minimum � Le stock maximum � La quantité commandée (en unité thérapeutique) � La quantité livrée (en unité thérapeutique) � Le prix unitaire � Le prix total � La date de péremption � Les observations éventuelles � La signature du chef de centre de santé � La signature du représentant du COSA � La signature du pharmacien de la CSS

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BON DE COMMANDE/LIVRAISON

CSS DE:…………………………………

CSI DE: -…………………………………

CDE N°:…………………………………

DATE:

N° DESIGNATION (Dosage,

forme)

CONDITION

NEMENT QSTOCK CMM FR STOCK min STOCK maxi

Qté cdée

en UT

Qté livrée

en UT P U PT

DATE DE

PEREMPTION

OBSERVA

TIONS

Signature du chef de centre Signature du Représentant du COSA Signature du pharmacien de la CSS

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Chapitre 4 : Comment passer une commande Une gestion des stocks efficace signifie que les produits sont disponibles pour les patients qui en ont besoin. Les produits sont d’autant plus susceptibles d’être disponibles si vous commandez régulièrement les quantités requises. En général, le calcul des quantités de produits à commander doit être basé sur les quantités de produits utilisées ou leur consommation antérieure. Il est important de connaître la quantité de produits nécessaires dans votre CSI afin :

� d’éviter les ruptures de stock (produits dont le stock est épuisé), � d’éviter le surstockage (excédent de produits en stock), � d’éviter le gaspillage (perte ou mauvaise gestion des produits), � de pouvoir proposer des services de santé fiables, y compris des médicaments,

à votre communauté.

Pour passer une commande :

1. Calculez la consommation moyenne mensuelle de chaque produit en stock. La consommation mensuelle d’un produit est le nombre d’unités que votre CSI utilise pendant un mois. La consommation peut augmenter ou diminuer selon les mois. Par conséquent, la consommation moyenne mensuelle (CMM) est la quantité qui est calculée pour être consommée pendant un mois.

COMMENT CALCULER UNE MOYENNE

• Prenez une liste de chiffres : 1, 5, 6

• Comptez le nombre de chiffres qu’il y a dans cette liste : 3 chiffres

• Additionnez les chiffres de la liste : 1 + 5 + 6 = 12

• Le résultat (la somme) est 12.

• Divisez la somme 12 par le nombre de chiffres 3 : 12 ÷ 3 = 4

• Le résultat 4 est la moyenne.

Calcul de la CMM

Comptez le nombre d’unités sorties par mois depuis que vous avez commencé à tenir des fiches de stock. Une période de 12 mois est adéquate pour calculer la CMM. La consommation varie selon les mois, en fonction de la fréquentation des patients et des variations saisonnières. La consommation dépend de la demande. Additionnez le nombre d’unités sorties au cours de chaque mois considéré. Divisez la somme par le nombre de mois considérés. Le résultat correspond à la consommation moyenne mensuelle. C’est la quantité habituellement consommée dans votre établissement pendant UN (1) mois. Si un chiffre de consommation moyenne mensuelle n’est pas un entier (un et demi, trois quart, etc.), il faut l’arrondir à l’entier le plus proche vers le haut pour éviter les ruptures de stock (trois quart devient un, un et demi devient deux). Des portions d’unité, par exemple un demi flacon d’Amoxicilline, ne peuvent être commandées. Il faut, par conséquent, toujours utiliser le chiffre rond le plus proche.

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Si vous utilisez pour la première fois des documents de gestion, calculez la consommation moyenne mensuelle après 3 mois puis recalculez-la après 6 mois, puis après 12 mois. Le calcul de la consommation moyenne mensuelle n’est pas valide si le produit a connu des ruptures de stock pendant les mois considérés (que ce soit au niveau de votre stock ou au niveau du stock de la CSS). Si vous êtes dans cette situation, calculez la consommation moyenne mensuelle uniquement pour les mois pendant lesquels le produit a été disponible. La mise à jour des comptes et des moyennes donne une idée précise de la consommation antérieure. Elle permet de mettre en évidence les augmentations ou diminutions de la consommation en fonction des saisons, des épidémies ou d’autres causes particulières à votre aire de santé.

2. Calculez le facteur de réapprovisionnement du CSI Le facteur de réapprovisionnement est le chiffre qui permet de calculer en quelle quantité chaque produit doit être commandé. Le facteur de réapprovisionnement correspond à l’intervalle entre deux approvisionnements en mois x 2. La fréquence d’approvisionnement des CSI est de (1) une fois par mois Le facteur de réapprovisionnement des CSI est donc de 2

3. Déterminer le stock minimum de chaque produit en stock.

Le STOCK MINIMUM est le stock seuil à ne pas atteindre sans avoir déclencher de commande pour éviter les ruptures. Il se détermine en multipliant la consommation moyenne mensuelle par le facteur de réapprovisionnement (2 pour les CSI)

STOCK MINIMUM = CMM x 2

4. Déterminez le stock maximum

Le STOCK MAXIMUM correspond au STOCK MINIMUM plus la consommation moyenne mensuelle

STOCK MAXIMUM = STOCK MINIMUM + CMM

5. Déterminer quelle quantité commander.

La quantité à commander est égale à la différence entre le STOCK MAXIMUM du produit et la quantité restante de ce produit dans le stock.

EXEMPLE : DETERMINER QUELLE QUANTITE COMMANDER

Le STOCK MINIMUM du Cotrimoxazole (sulfaméthoxazole + triméthoprime 100 + 20 mg) en comprimés pédiatriques est de 20 boîtes. LE STOCK MAXIMUM EST DE 40 boites

QUELLE QUANTITE COMMANDER :

Il y a 27 boîtes de Cotrimoxazole dans le stock :

• Le STOCK MAXIMUM de Cotrimoxazole est de 40 boites.

• Le STOCK RESTANT est de 27 boites.

• Calculez 40 – 27 = 13. Commandez 13 boîtes pour revenir au STOCK MAXIMUM DE 40.

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Chapitre 5 : Comment réceptionner une commande Les centres de santé intégrés sont approvisionnés par la pharmacie de la CSS. Les CSI vont chercher eux même leurs commandes à la pharmacie de la CSS. La personne chargée de récupérer les produits doit les contrôler au moment de la réception. La livraison doit correspondre à la commande. Cette personne doit vérifier, que les produits livrés ne sont ni périmés, ni proches de la péremption, ni avariés. Les livraisons non conformes doivent être signalées au pharmacien de la CSS. De retour au CSI :

1. Une commission de réception composée d’un représentant du comité de santé, du chef du centre et du gestionnaire de la pharmacie vérifient la conformité de la livraison.

2. Le gestionnaire de la pharmacie met à jour le registre des entrées qui tient lieu de procès-verbal de réception signé par toutes les parties.

3. Il range immédiatement les produits. Ceci permet de maintenir la pharmacie constamment en ordre

4. Conservez la copie du bordereau de livraison dans un classeur .

MODELE DE REGISTRE DES ENTREES

DATE :

N° DE BON DE COMMANDE/ LIVRAISON:……………………………

N° Désignation Quantité reçue PU PT Observation

Le Chef de Centre Le Gestionnaire Le Représentant du COSA

TOUJOURS VERIFIER SOIGNEUSEMENT LES PRODUITS LIVRES

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Chapitre 6 : Comment dispenser les médicaments Dispenser un médicament à un patient consiste à : aller chercher, compter et emballer le médicament, et le délivrer au patient. Le dispensateur doit expliquer au patient de façon précise et claire comment prendre le médicament. C’est un point capital. Les médicaments ne sont efficaces que s’ils sont pris correctement. Ensuite, le dispensateur doit s’assurer que le patient a bien compris comment prendre le médicament. Le patient doit être en mesure d’expliquer au dispensateur comment il va prendre le médicament qu’il a reçu. Quand un médicament est dispensé à un patient, il est important que le patient reçoive :

� le bon médicament, � la quantité requise, � l’information requise pour prendre correctement le médicament.

Que devez vous savoir pour dispenser correctement les médicaments ?

� Comment préparer les médicaments et produits pharmaceutiques ; � Comment les délivrer aux patients

La préparation et la dispensation de médicaments sont deux activités distinctes. Effectuez la préparation dans la salle de stockage. Dispensez les médicaments dans la salle de dispensation. Ne dispensez PAS les médicaments directement à partir du local de stockage. Le lieu où s’effectue la dispensation peut être une salle, une partie d’une salle, un cabinet ou un chariot.

I. Pour préparer les médicaments et autres produits pharmaceutiques

1. Allez dans la pharmacie. Prenez les produits nécessaires. Posez-les sur un

plateau. Pour chacun des produits, estimez le nombre d’unités qui devraient suffire pour la journée ou la séance de dispensation. Pour cela, basez-vous sur la consommation antérieure. Enregistrez sur la fiche de consommation journalière chaque des produits qui sort de la pharmacie. Une fois que les produits ont été amenés dans la salle de dispensation, ne les ramenez PAS dans la pharmacie. Conservez-les dans la salle de dispensation.

2. Gardez-les produits en sécurité et rangés dans la salle de dispensation.

Assurez-vous que la salle de dispensation est sécurisée de la même manière que la pharmacie. Un membre du personnel doit toujours être présent dans la salle de dispensation. Ne laissez PAS la salle ouverte si aucun membre du personnel ne se trouve à l’intérieur.

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Rangez les produits de la même manière que dans la pharmacie, en tenant compte de leur voie d’administration et de leur forme pharmaceutique. Rangez chaque catégorie de produits par ordre alphabétique en tenant compte de leur nom générique. Utiliser le registre de sortie pour enregistrer les médicaments délivrés chaque jour.

II. Pour dispenser un médicament (ou un autre produit) à un patient

1. Vérifiez si la prescription est appropriée pour le patient. Passez en revue l’ordonnance. Trouvez le nom générique du médicament. Si vous ne parvenez pas à lire l’ordonnance ou si vous avez la moindre question sur la prescription, demandez des explications à la personne qui a rédigé l’ordonnance. Vérifiez que la prescription correspond à l’âge, au poids et au sexe du patient. Vérifiez également que la forme, le dosage et la posologie du médicament prescrit sont adéquats et que la prescription correspond aux directives de traitement.

2. Prenez le produit et vérifiez la date de péremption sur l’emballage. Certains médicaments se ressemblent et peuvent être facilement confondus les uns avec les autres. Lisez le nom générique inscrit sur l’étiquette. Vérifiez qu’il s’agit bien du médicament prescrit. Vérifiez que la forme, le dosage et le conditionnement sont conformes à la prescription. Vérifiez que le produit n’est pas périmé. Prenez également un sachet ou un flacon vide pour emballer les médicaments à remettre au patient.

3. Apposez une étiquette sur l’emballage des produits à remettre au patient.

Certains emballages sont munis d’étiquettes pré-imprimées. Certains n’en ont pas et vous devrez vous-même en apposer une. Ecrivez lisiblement sur l’étiquette : le nom du patient, la date, le nom du produit, la quantité dispensée et les instructions relatives à l’utilisation du médicament. Utilisez des pictogrammes ou des chiffres pour indiquer la dose. Associez également des instructions écrites. Les patients qui ne savent pas lire ont besoin d’images et peuvent connaître dans leur entourage des personnes capables de leur lire les instructions. Après avoir inscrit les instructions sur l’étiquette, attachez l’étiquette sur l’emballage vide. Il est important que l’étiquette soit lisible. Lorsqu’un patient revient avec une ancienne prescription, tout agent de santé doit être en mesure de la lire.

4. Ouvrez la boîte du médicament. Vérifiez la qualité de son contenu.

Une fois la boîte ouverte, vérifiez son contenu. Si les médicaments dégagent une odeur inhabituelle, ils peuvent être détériorés. Si les comprimés ou gélules sont fendus, cassés, réduits en poudre, ils sont endommagés. Si les gélules sont gonflées, de consistance molle ou agglutinées les unes aux

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autres, elles sont endommagées. Ne dispensez PAS de médicaments de mauvaise qualité aux patients. Eliminez convenablement ces médicaments.

5. Conditionner à l’avance la quantité nécessaire selon le traitement, en

évitant les contaminations. Le déconditionnement et reconditionnement sont des opérations qui nécessitent un minimum d’hygiène et d’organisation. Comptez les comprimés et gélules dans un plateau de comptage. Si vous n’avez pas de plateau, utilisez une feuille de papier ou un film radiographique usagé ou une surface propre recouverte de papier. Comptez les comprimés à l’aide d’une spatule propre. Ne les touchez PAS avec les mains, vous pourriez contaminer à la fois les médicaments et vos mains. N’utilisez PAS le même plateau pour compter les comprimés d’un autre médicament sans l’avoir nettoyé. Si vous comptez les comprimés sur une feuille de papier, utilisez à chaque fois une nouvelle feuille. Si vous réutilisez le même plateau ou la même feuille de papier, vous pouvez vous contaminer et contaminer les médicaments.

6. Placez dans l’emballage la quantité exacte de médicament destinée à être

rapporté chez lui par le patient. Placez le médicament dans son emballage étiqueté en utilisant le plateau et la spatule (ou le matériel nécessaire à la mesure des liquides). Ne mélangez pas plusieurs médicaments ou plusieurs prescriptions.

7. Remettez immédiatement les comprimés ou gélules en surplus dans leur

emballage d’origine. Si plusieurs médicaments ont été prescrits, fermez la boîte du médicament qui vient d’être préparé avant d’ouvrir celle du médicament suivant. Préparez l’ensemble des médicaments prescrits avant de les dispenser au patient.

8. Remettez le médicament emballé au patient. Apprenez-lui à prendre le

médicament. Expliquez au patient comment prendre le médicament (voir ci-dessous les étapes a à c). Si plusieurs médicaments ont été prescrits, dispensez les, un par un. a. Indiquez au patient le nom du médicament, sa forme (comprimé, sirop, etc.), son action et sa posologie. La posologie comprend :

� Quand prendre le médicament (par exemple, le matin) � Combien en prendre (par exemple, un comprimé) � Pendant combien de temps prendre le médicament (par exemple, 2 jours) � Comment prendre le médicament (par exemple, pendant le repas)

Vous pouvez afficher dans la salle de dispensation les instructions d’utilisation des médicaments les plus couramment utilisés notamment les antipaludiques. De cette manière, les agents de santé seront davantage susceptibles de donner aux patients des instructions identiques et correctes. De plus, pour les médicaments les plus fréquemment utilisés, vous pouvez envisager d’afficher des fiches d’instructions destinées aux patients afin qu’ils puissent les lire. Cela renforce votre message. b. Montrez au patient comment préparer la dose. Faites-le s’exercer.

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Si la dose prescrite est moins d’un comprimé entier, montrez au patient comment diviser le comprimé. S’il doit être mélangé à de la nourriture, montrez lui comment écraser le comprimé et le mélanger aux aliments. Si vous dispensez un sirop, montrez comment mesurer la quantité correcte. Utilisez le bouchon doseur du sirop ou montrez au patient quelle cuillère utiliser. Demandez au patient de s’exercer à mesurer la dose. Pour cela, utilisez le médicament déjà emballé et destiné à être rapporté chez lui par le patient. Quand vous êtes certain que le patient a compris comment préparer la dose, demandez-lui de prendre la première dose. c. Dites au patient de prendre la totalité des médicaments prescrits. Il arrive que le patient se sente mieux avant la fin du traitement prescrit. Expliquez au patient qu’il est nécessaire, même s’il se sent mieux, de poursuivre le traitement jusqu’à son terme pour éviter une rechute. Ceci est particulièrement vrai pour les traitements antipaludiques et antibiotiques car les bactéries et parasites peuvent persister dans l’organisme. Chaque fois que vous dispensez un médicament, assurez-vous que le patient a bien compris les instructions d’utilisation. Si le patient répond correctement, félicitez-le! Sinon, expliquez-lui de nouveau la posologie, jusqu’à ce qu’il soit capable de répondre correctement. Si la prescription comporte plusieurs médicaments, ne donnez qu’un médicament à la fois. Ne donnez le médicament suivant qu’après vous être assuré que le patient a bien compris comment prendre le premier.

9. Dites au patient de conserver ses médicaments et produits

pharmaceutiques dans un endroit sûr, hors de la portée des enfants. Expliquez au patient que les produits peuvent se détériorer et qu’ils doivent être conservés à la maison dans un endroit particulier. Cet endroit doit être frais, sombre et sec, et exempt d’insectes et animaux nuisibles. Indiquez au patient quels sont les endroits adéquats pour conserver les médicaments à la maison.

LORS DE LA DISPENSATION D’UN MEDICAMENT

APPRENEZ AU PATIENT COMMENT PRENDRE LE MEDICAMENT ET VERIFIEZ QU’IL A COMPRIS LES INSTRUCTIONS!

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Chapitre 7 : Comment réaliser l’inventaire de stock L’inventaire physique est l’opération consistant à compter manuellement le nombre de produits de chaque type présents dans la pharmacie à un moment donné. Il permet de vérifier que les soldes de stocks enregistrés sur les fiches de consommations correspondent bien aux quantités de produits réellement disponibles

Au niveau du CSI les inventaires sont mensuels Les résultats de l’inventaire sont consignés dans la fiche d’inventaire La fiche d’inventaire aide le prestataire à constater et justifier les écarts éventuels, si possible en présence d’un témoin. Il permet également le suivi des dates de péremption des produits en stock. La fiche d’inventaire est à conserver au niveau de la pharmacie du CSI, Elle comprend les informations suivantes :

� La date de l’inventaire � Le numéro d’ordre � La désignation du produit � La quantité théorique (telle que mentionnée en stock restant dans la fiche de

consommation journalières) � La quantité physique (nombre de produits comptés au moment de l’inventaire) � L’écart (différence entre la quantité théorique et la quantité physique) � La date de péremption du produit � Les observations

Un espace est prévu pour noter les recommandations, les activités à entreprendre et les signatures de ceux qui ont participé à l’inventaire.

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Modèle de Fiche d’inventaire

Fiche d’inventaire

Date :

N° Désignation Quantité théorique

Quantité physique

Ecart Date de

péremption Observations

Recommandations

générales

Activités à entreprendre

Participants á l’inventaire

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Chapitre 8 : Le rapport d’activités de la pharmacie Le rapport d’activités de la pharmacie intègre celui du CSI. Il devrait contenir les éléments ci-après :

� montant des commandes recueilli à partir du bon de commande/livraison � quantité de médicaments commandés � Quantité des médicaments reçus � Quantité de médicaments consommés � Quantité des médicaments en rupture � valeur du stock obtenu à partir de l’inventaire

Le rapport d’activités est mensuel, rédigé par le chef de centre et envoyé au bureau de la CSS.

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Liste des cadres ayant participé à l’élaboration du manuel :

Jacques ONDZE, Direction des Pharmacies, des Laboratoires et du Médicament Jean Pierre MOSSESSABEKA, Direction des Pharmacies, des Laboratoires et du Médicament Jules BOUETE, Service de la Coordination de l’action sanitaire Charlotte MOEBO, Service de la Coordination de l’action sanitaire Jean Serges ASSEMENKOUM, Direction des Pharmacies, des Laboratoires et du Médicament Elisabeth DIBANTSA, Direction des Pharmacies, des Laboratoires et du Médicament Louis GAMBARA, Directeur Départemental de la santé des Plateaux Zéphirin MOUKO, Directeur Départemental de la santé de la Lekoumou Jean Michel BIAZO, Directeur Départemental de la santé du Kouilou René MALELA, Directeur Départemental de la santé du Pool Léon ESSOVIA, Directeur Départemental de la santé de la Likouala Rigobert MBOUKA, Directeur Départemental de la santé de la Cuvette Adolphe LOUMOUAMOU, Directeur Départemental de la santé de la Bouenza Mathias OTTA, Pharmacien, Direction départementale de la Santé de Brazzaville Jean LEBVOUA, Pharmacien, Direction départementale de la Santé de la Cuvette Destin MOSSIMBI, Pharmacien responsable de la gestion des stocks, COMEG Crépin AKENANDE, Pharmacien responsable des approvisionnements, COMEG Jacques OPANGO, Pharmacien, CSS Ouenzé Dieudonné LOUMOUAMOU, Médecin chef, CSS Makélékélé Lucien OBAMBI, Pharmacien, CSS Moungali Didier MOSSOMELE, Pharmacien, CSS Talangaï Yvonne NGOKOUBA, Pharmacienne chef, Hôpital de Talangaï Maixent APELE, Pharmacien, Hôpital de Talangaï Alphonse AWOUANDZA, Pharmacien, Direction départementale de la Santé de Pointe-Noire Marcel OLLION, Directeur Départemental de la santé de la Sangha Raphaël ISSOIBEKA, Médecin Chef, CSS de Talangaï Daniel OBISSI, Médecin Chef, CSS de Poto-Poto Jean Bruno MOKOKO, Pharmacien Chef, CHU Jean Marel IBENI, Direction départementale de la santé du Niari Boniface OKOUNGA, Inspection des pharmacies Jacques NDION-NGANDZIEN, Direction de la santé familiale MALONGA TSIEYA, Médecin Chef, CSS de Mfilou Raymond ETEMABEKA, Pharmacien, CSS Makélékélé Jacques POATY, Pharmacien, CHU Ray MANKELE, Conseiller aux médicaments essentiels, OMS.