le partage de la fonction rh expérience du conseil général 94 cref 2013 : auvergne philippe...
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Le Partage de la fonction RH
Expérience du Conseil général 94
CREF 2013 : Auvergne Philippe Gérard
Sommaire
1. Présentation du Val de Marne2. Genèse du projet de Partage de la Fonction RH3. Projet de réorganisation4. La mission5. Des préconisations et un plan d’actions6. Organisation retenue7. Mise en œuvre
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1. Le Val de Marne
Département de 1,3 million d’habitants
En petite couronne Peu étenduTrès urbainConseil général : environ 8 000 agents5 pôles, 28 directions
Direction des Ressources Humaines : 204 postes budgétaires autorisés
Direction de la Prévention et du
Soutien aux Agents :
50 postes budgétaires autorisés
Forte représentation syndicale au sein de la collectivité
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Direction de la
Prévention et du
Soutien aux
Agents
Direction des
Ressources
Humaines
1. Le Val de MarneOrganigramme du Conseil général
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2. Genèse du projet de Partage de la Fonction RH
Un projet impulsé par un nouveau DGS, une nouvelle équipe de direction à la DRH et porté par l’exécutif
Extrait de la note d’orientations politiques RH de la collectivité de 2005:« La gestion des ressources humaines est une fonction partagée: déconcentrée dans les directions et les services, animée par les services de la direction des ressources humaines et mise en cohérence par la direction générale dans le cadre des orientations de l’Exécutif. »
« Accompagner les directions et les services dans leur fonction d’encadrement des équipes et rapprocher la DRH des agents (en lien avec la charte de l’encadrement, le développement d’actions de communication,… »
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2. Genèse du projet de Partage de la Fonction RH
Le contexte :2 directions porteuses de la politique RH : la Direction des Ressources Humaines (DRH) et la Direction de la Prévention et du Soutien aux Agents (DPSA)Une organisation datant de plus de 20 ans construite sur une logique métier :
• Service carrière / paie• Service effectifs / formation• Service de gestion financière• Service de gestion des instances paritaires• Service social du personnelMais une expérimentation avec une cellule RH intégrée : cellule RH des
collèges
• La mise en place des centres de responsabilité au sein de la collectivité (enveloppe financière, postes attribués, etc)
• Un début de déconcentration RH avec la mise en place de correspondants RH dans certaines directions
• Acte II de la décentralisation avec des transferts de personnels massifs pour la collectivité :
environ 1000 agents TOS et plus de de 200 agents de la DDE
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2. Genèse du projet de partage de la Fonction RH
Directeur
Directeur adjoint
5 chargés de mission3 secrétaires
Gestion des
carrières83 agents
Effectifs et
Formation55 agents
Gestion Financière
11 agents
Gestion des Instances paritaires
6 agents
Cellule RH TOS
10 agents
Accueil
3 agents
DRHDRH DPSADPSA
Pôles
Centres de responsabilitésCentres de responsabilités
AgentsCRHCRH
Directeur
Domaine de Cherrioux
Maison des Syndicats
Service Social du Personnel
40 agents
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3. Un projet de réorganisation
Enjeu : évoluer vers une organisation mieux adaptée au partage de la fonction RH
Un engagement fort de la direction générale et de l’exécutif
Une étude pilotée par la direction des ressources humaines, avec l’appui d’un cabinet extérieur sur la base :
- d’une démarche apprenante, concertée, collective- d’une information permanente tout au long du projet
Des actions préalables à la conception de la nouvelle organisation :- une phase de diagnostic de la fonction RH - une analyse de la qualité des services rendus et des attentes
Des scénarii d’organisation
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3. Un projet de réorganisation
Initialisation des travaux et constitution en mode projet Des pilotes :
- Un directeur de projet : DGA du pôle ressources- Un chef de projet : moi-même- Un accompagnement par un cabinet
Des instances :- Un COPIL : la DG + directeur de projet + chef de projet + consultant- Un groupe de projet : consultant + chef de projet + chefs de services
RH et DPSA- Des groupes de travail thématiques
De la communication :- Méthode apprenante et participative avec de multiples réunions- Information régulière: agents DRH-DPSA = journal projet interne
agents de la collectivité = journal de suivi du projet.)
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4. La mission
Phase de diagnostic et analyse de la qualité des services rendus:
Mesure des écarts entre attentes et réalisations Interrogation de tous les acteurs des RH de la collectivité
Avis des bénéficiaires : questionnaires agents et encadrement des directions
Avis des professionnels RH : questionnaires agents de la DRH-DSPA et encadrement DRH-DSPA
Séminaires avec les directions sur le niveau de prestation attendu
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4. La mission
Retour de la phase de diagnostic
Les agents du CG 94 :- Des contacts bien identifiés mais une mauvaise information sur les activités
RH (sauf pour les prestations sociales)- Une qualité et un délai de réponse jugés plutôt satisfaisants à l’exception
de l’accompagnement des parcours professionnels
Les directions bénéficiaires :- Des procédures trop longues (notamment pour la formation et le recrutement) - Des attentes plus qualitatives en terme de prestations- Un système de rémunération opaque - Des avis incompréhensibles en médecine professionnelle
Les agents DRH-DSPA :- 75 % des agents jugent satisfaisant le service rendu - Les points faibles des services : manque de personnel et conditions de
travail - Outil informatique jugé négativement
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4. La mission
Retour de la phase de diagnostic (suite)
Des cadres DRH-DSPA :- Des difficultés à assurer le niveau de qualité requis (délais non
maîtrisés, liens insuffisamment régulés avec les directions, déficit d’information ressenti par tous)
- Un fonctionnement cloisonné des services avec des ruptures fortes dès lors que l’activité dépend de la contribution d’un autre service
- Des outils informatiques pénalisants mais besoin d’approfondir pour déterminer la part de responsabilité de chacun
- Des locaux inadaptés à l’organigramme
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5. Des préconisations et un plan d’actions
Des voies d’évolution
Un besoin évident de décloisonnement des activités et des services
Un enjeu de qualité de service public qui passe par :- La proximité - Une cohérence - Une anticipation des besoins - Une expertise renforcée sur toutes les fonctions RH
Des structures à taille humaine avec :- Une relation formalisée : contrat de partenariat- Une définition commune des niveaux de qualité et d’engagement réciproque- Une évaluation commune
• Une fiabilisation du SIRH et le développement d’outils de travail collaboratifs
• Une plus grande formation des différents acteurs RH et information.
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5. Des préconisations et un plan d’actions
Plan d’actions
Mettre en place une démarche qualité sur les grandes fonctions RH10 processus RH + 2 DPSA identifiés :
• Constitution de groupes de travail mixtes: DRH/DPSA et directions bénéficiaires
Définition pour chacun des processus d’un niveau de service à atteindre et des conditions de réussite pour y parvenir :
- Validation d’objectifs qualité- Révision du mode opératoire- Répartition des contributions respectives (souple et adaptée à chaque direction)
1- Médecine préventive et professionnelle
2- Prévention des risques professionnels
3- Formation
4- Rémunération
5- Accompagnement des parcours professionnels
6- Information, communication
7- Organisation du travail
8- Recrutement
9- Gestion et prévisions RH
10- Gestion des carrières et des retraites
11- Mobilité
12- Relations sociales
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6. Organisation retenue
Les principes:
Une nouvelle organisation de la DRH/ DPSA et de la fonction RH au Département s’appuyant sur deux logiques :
- Une logique verticale : le partage de la fonction RH adapté à la taille et aux enjeux de chacune des directions opérationnelles
- Une logique horizontale : le rôle de garant et de régulateur de la DRH sur l’ensemble des processus RH
Ces deux logiques sont interdépendantes- Les contrats de partenariat définissent les indicateurs de qualité attendus des
différentes activités RH et les responsabilités respectives de la DRH et des directions opérationnelles
- Les processus constituent la garantie de la cohérence des activités RH dans le cadre de la politique RH départementale
6. Organisation retenue
Une logique verticale
SRH
Contrat de partenariatCarrière Paie
Recrutement
Formation
Mobilité interne
...
Direction opérationnelle
Directeur, chef de service
Correspondant RH
Adaptabilité du contrat suivant les attentes spécifiques (plus ou moins réalisé par la DRH et la direction opérationnelle)
Engagement réciproque et évaluation annuelle
Suppression des doublons et optimisation des effectifs RH
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6. Organisation retenue
Une logique horizontale
Carrière Paie
Recrutement
Formation
Mobilité interne
... Fonctions transversales Activités RH à forte expertise
Retraite et validation de service
Accidents de travail et maladie professionnelle
Gestion des allocations retour à l’emploi
Processus RH : des pilotes de processus dans les différents services RHGarants de la maîtrise des différences de partage de la fonction RH et du maintien d’une cohérence dans la politique RH.
SRH
... ... ... ...
SRH SRH SRH SRH
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6. Organisation retenue
– Fusion à terme de la DRH et de la DPSA
– Renforcement du rôle des CRH comme interlocuteur privilégié
– Formation des directeurs et des CRH
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6. Organisation retenue
Nouvel organigramme
Services RH (5)
Service
Mobilité Accompagnement individualisé des
parcours professionnels
Service Santé et
sécurité au travail
Psychologie du travail
MPPMission
Handicap
Service Ressources
Internes
Action sociale
Service des relations sociales
Responsable SRH + Adjoint
Équipe pluri disciplinaire
Responsable équipe
Mission Communication
Carrière
Paie
Recrutement
Mobilité interne SRH
Formation
Fonction transversale
Projets professionnels
Responsable Service
Reclassementprofessionnel
GPEC
Responsable service
Responsable Service
Secrétariat de direction
Responsable Service Responsable
Service
Centre de Ressources et formation
Direction RH
FORMATION
BUDGET
Comptabilité
SIRH
Analyse Juridique
Service Prévisions
RH
Service action
sociale et loisirs
Hygiène et sécuritéArchives
Classothèques
Loisirs
StagesEmplois
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7. Mise en œuvre de la nouvelle organisation
Le pourvoi des postes (identique à celui de 2007):- Entretien individuel avec les cadres- Fiches de choix pour l’ensemble des agents
84% des agents de la DRH ont obtenu leur premier choix de poste
9% leur deuxième choix
7 % leur troisième ou autre proposition
Le partage d’une culture commune :- 12 thèmes RH proposés
Les locaux :- Location d’espaces de travail supplémentaires - Déménagement des services « Santé au travail » et « Action sociale et loisirs» et
réaménagement des espaces
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7. Mise en œuvre de la nouvelle organisation
La Concertation
6 réunions du comité de pilotage10 réunions du comité de suivi3 présentations en CTP2 réunions d’échanges avec les organisations syndicales4 présentations en conférence de direction2 journées de travail avec les directions partenaires2 séminaires cadres de la DRH et du SSP8 réunions de concertation avec les agents DRH-SSP