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Projet d’assainissement du port d’Esquimalt Comment élaborer un plan de gestion de projet efficace 1

Élaboration d'un plan de gestion de projet efficace : Projet d'assainissement du port d'Esquimalt (PAPE)

Auteurs et présentateurs : Mike Bodman, ministère de la Défense nationale Andrew Smith, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada Scott Irwin, Construction de Défense Canada Leroy Banack, F&M Management Ltd. Derek Ormerod, Anchor QEA, LLC.

Le 27 avril 2016


Projet d’assainissement du port d’Esquimalt – Survol


•  Objet du projet : Définir et mettre en œuvre les mesures d’assainissement et de gestion des risques nécessaires pour mitiger les risques des sédiments qui ont été contaminés dans le passé.

•  Financement du projet : Plan d'action pour les sites contaminés fédéraux.

•  Éléments moteurs du projet –  25 produits chimiques préoccupants –  Les contaminants détectés entraînent des risques pour la

santé humaine et l’environnement –  Le port d'Esquimalt est un site contaminé fédéral de

classe 1 au passif comptabilisé de plus de 180 millions de dollars


Projet d’assainissement du port d’Esquimalt Comment élaborer un plan de gestion de projet efficace 4 Distribution des contaminants

>2x NET

>6x PEL

4

Cale sèche d’Esquimalt (CSE)

A et B

C

Y CP

D

F/G

Niveau d’exposition tolérable

Thetis Cove et Plumper Bay


Portée du projet 5

CSE

A et B

C

Y CP

D

F/G Étape III Risque géré

Étape II 3 sites importants restaurés

Étape I Jetés A et B

A et B

C

Y CP

Thetis Cove et Plumper Bay


•  Budget et calendrier du projet : Plus de 150 millions de dollars; date d'achèvement prévue : 2020

•  État du projet : Dessins de l’assainissement à quatre sites importants; dragage en cours en collaboration avec le projet de réfection des jetées A et B

•  Plan de gestion du projet (PGP) : Compte tenu de la complexité et du court échéancier, l'élaboration d'un PGP utile et solide constituait une étape importante pour assurer la bonne gestion du projet et un suivi efficace



•  Politiques du gouvernement du Canada : S'harmoniser aux politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor et du ministère de la Défense nationale sur la gestion des projets

•  Exhaustif : Répertoire unique pour tous le matériel lié à la gestion du PAPE

•  Établissement d'outils pratiques : Mise en œuvre et descriptions techniques des processus clés de gestion de projet

•  Documentation : Justifier par des documents les procédures liées au projet et fournir un registre détaillé des processus de gestion du PAPE

•  Assurer les priorités : Veiller à ce que les objectifs indiqués dans l'arrêté de projet soient au premier plan tout au long du cycle de vie du projet

•  Communications : Faire en sorte que le langage soit compréhensif pour tous et que les voies de communication soient évidentes

Élaboration du PGP du PAPE : Objectifs


Élaboration du PGP du PAPE : Cadres SNGP

Système national de gestion de projet

DAPDirective d’approbation des projets de la

Défense nationale

SCTPolitique sur la gestion des projets

(d'après le Guide PMBOK)Référentiel des connaissances en gestion de

projet


PGP PAPE : Composantes principales du projet Le PGP PAPE décrit les principaux outils et processus liés à la gestion de la portée, du calendrier et du budget

Portée

Coût Calendrier

PGP


PGP PAPE : Outils de suivi

Champ d’ac*vité du projet

Id SRT de la tâche Ou*l de suivi

Fréquence de présenta*on

Fréquence des examens

Communica)on externe J-‐11

Feuille de suivi des ac)vités des

intervenants externes Au besoin Équipe principale de

ges)on du projet

Ges)on des RH J-‐5 Structure organisa)onnelle Annuellement Annuellement

Rendement et calendrier J-3 Rapport sur les écarts

dans les délais Hebdomadaire Hebdomadaire


Gestion de la portée Structure détaillée de répartition du travail - Phase de définition

Semaine Nom de la tâche Durée Début Fin

Début de la phase de défini*on 0 jour 2015-‐05-‐08 2015-‐05-‐08 M-‐1 Collecte et évalua)on des données sur la recontamina)on des eaux pluviales 35 jours 2015-‐05-‐11 2015-‐06-‐26 M-‐2 Groundwater Recontamina)on Data Gathering and Evalua)on 35 jours 2015-‐05-‐11 2015-‐06-‐26 M-‐3 Updated Harbour-‐wide Recontamina)on Poten)al 100 jours 2015-‐06-‐29 2015-‐11-‐13 K-‐5 Structural Dive Survey (C JeTy -‐ Marine Railway) 40 jours 2015-‐05-‐11 2015-‐07-‐03 K-‐6 Bathy surveys (incl. structure loca)on verifica)on) 60 jours 2015-‐05-‐11 2015-‐07-‐31 K-‐1 Supplemental geotech -‐ barge based -‐ 5 Sites 60 jours 2015-‐05-‐11 2015-‐07-‐31 K-‐2 Upland based drill program 60 jours 2015-‐05-‐11 2015-‐07-‐31 K-‐3 Rip Rap survey 60 jours 2015-‐05-‐11 2015-‐07-‐31 K-‐4 Structural Reconnaissance Survey (4 Sites: C/ML, Y, D, F/G Je`es) 40 jours 2015-‐05-‐11 2015-‐07-‐03 L-‐4 Structural review/analysis 120 jours 2015-‐10-‐06 2016-‐03-‐21 L-‐5 Geotech Analysis (5 Sites) 100 jours 2015-‐11-‐03 2016-‐03-‐21 K-‐9 Design Level Coring for Dredge Prism Design (C JeTy) 121 jours 2015-‐05-‐11 2015-‐10-‐26 K-‐10 Design Level Coring for Dredge Prism Design (Y JeTy) 100 jours 2015-‐05-‐11 2015-‐09-‐25 K-‐11 Design Level Coring for Dredge Prism Design (Lang Cove) 100 jours 2015-‐05-‐11 2015-‐09-‐25 K-‐12 Design Level Coring for Dredge Prism Design (D JeTy) 121 jours 2015-‐05-‐11 2015-‐10-‐26 K-‐13 Design Level Coring for Dredge Prism Design (F/G JeTy) 121 jours 2015-‐05-‐11 2015-‐10-‐26 K-‐15 Hazard Survey Documenta)on (Debris/UXO etc.) -‐ 5 Sites 60 jours 2015-‐05-‐11 2015-‐07-‐31 O-‐3 Archaeological Impact Assessment (AIA) 200 jours 2015-‐05-‐11 2016-‐02-‐12 K-‐7 Remaining Jet Probe 40 jours 2015-‐05-‐11 2015-‐07-‐03 K-‐8 Jet Probe Post Processing 30 jours 2015-‐07-‐06 2015-‐08-‐14 K-‐14 Geochron/Natural Recovery Evalua)on 100 jours 2015-‐05-‐11 2015-‐09-‐25 O-‐1 Environmental Assessment (Significant Adverse Effects) 60 jours 2015-‐12-‐21 2016-‐03-‐11 O-‐7 Habitat Compensa)on Plan Updates 60 jours 2015-‐05-‐11 2015-‐07-‐31 Q-‐1 Ecological Risk Assessment (Includes P-‐6) 366 days 2014-‐12-‐01 2016-‐04-‐25 Q-‐2 Human Health Risk Assessment (Included P-‐6) 267 days 2015-‐05-‐11 2016-‐05-‐17 R-‐1 Basemap Maintenance 200 jours 2015-‐08-‐03 2016-‐05-‐06 L-‐2 Updated Dredge Prism -‐ for Substan)ve Cost 60 jours 2015-‐12-‐01 2016-‐02-‐22 L-‐3 Updated Capping Design 80 jours 2016-‐02-‐23 2016-‐06-‐13 L-‐1 Updated Residuals Analysis (New Data) 60 jours 2016-‐02-‐23 2016-‐05-‐16 L-‐7 Preliminary Spec (3 Sites) 40 jours 2016-‐06-‐14 2016-‐08-‐08 L-‐13 Draj Construc)on Quality Assurance Plan (CQAP) 35 jours 2016-‐11-‐08 2016-‐12-‐26 L-‐15 Preliminary Construc)on Plan 30 jours 2016-‐09-‐06 2016-‐10-‐17 P-‐10 DND Review of Prelim Construc)on Plan 20 jours 2016-‐10-‐18 2016-‐11-‐14 N-‐4 Ini)al RAP/RMPs (5 Sites) 60 jours 2015-‐10-‐27 2016-‐01-‐18 O-‐5A Draj EMIP 40 jours 2016-‐11-‐01 2016-‐12-‐26 P-‐11 DND Review: EMIP and CQAP 20 jours 2016-‐12-‐27 2017-‐01-‐23 O-‐5B Final Environmental Management Implementa)on Plan (EMIP) 20 jours 2017-‐01-‐24 2017-‐02-‐20 N-‐5 Finalize RAP/RMPs 50 jours 2017-‐01-‐24 2017-‐04-‐03 L-‐6 Updated Draj Basis of Design Report (BODR; 5 Sites) 140 jours 2016-‐01-‐26 2016-‐08-‐08 O-‐4 Environmental Management Plan (EMP) and WQMP 120 jours 2016-‐02-‐23 2016-‐08-‐08 L-‐9 Preliminary Construc)on Cost Es)mate (60 % design) 30 jours 2016-‐06-‐28 2016-‐08-‐08 L-‐8 Preliminary Engineering Drawings (60 % design) 60 jours 2016-‐05-‐17 2016-‐08-‐08 L-‐10 Finalize Transport & Disposal Op)on 90 jours 2016-‐02-‐09 2016-‐06-‐13 P-‐9 DND 60 % Design Review / BODR Review 20 jours 2016-‐08-‐09 2016-‐09-‐05 L-‐11 Final Structural Assessment 50 jours 2016-‐09-‐06 2016-‐11-‐14 L-‐12 Final Geotechnical evalua)on 50 jours 2016-‐09-‐06 2016-‐11-‐14 L-‐16 Finalize Project Construc)on Plan 40 jours 2016-‐11-‐15 2017-‐01-‐09 L-‐18 Final Basis of Design Report (BODR) 25 jours 2017-‐03-‐14 2017-‐04-‐17

P-‐4 Procurement/Communica)on/Legal (Internal Review) 60 jours 2017-‐04-‐18 2017-‐07-‐10 L-‐20 Drawings, Specifica)ons, and Cost Es)mate (90 %): (3 Sites) 45 jours 2017-‐01-‐10 2017-‐03-‐13 L-‐19 Substan)ve Remedial Design: (5 sites) 90 jours 2016-‐11-‐15 2017-‐03-‐20 L-‐21 Removal Confidence Interval 20 jours 2017-‐02-‐21 2017-‐03-‐20 L-‐17 Substan)ve Cost Es)mate (construc)on es)mate) 20 jours 2017-‐03-‐21 2017-‐04-‐17 P-‐7 Cost Es)mate (External Review of L-‐17) 30 jours 2017-‐04-‐18 2017-‐05-‐29 N-‐9 NPMS and PAD Documenta)on 90 jours 2016-‐11-‐29 2017-‐04-‐04 P-‐5 PAD and NPMS Document Review (External Review of N-‐9) 40 jours 2017-‐04-‐04 2017-‐05-‐29 N-‐6 Project Risk Register Analysis and Risk Management Plan 60 jours 2017-‐03-‐07 2017-‐05-‐29 N-‐8 Analyse des risques rela)fs au calendrier 120 jours 2016-‐12-‐13 2017-‐05-‐29 N-‐1 Defini)on Submission Paper Work Complete 0 jour 2017-‐05-‐29 2017-‐05-‐29 N-‐12 Ini)ate FCSAP Closure Tool 40 jours 2017-‐04-‐04 2017-‐05-‐29 N-‐2 Plain language summary support 120 jours 2016-‐12-‐13 2017-‐05-‐29 N-‐3 First Na)ons Outreach and Public Involvement 120 jours 2016-‐12-‐13 2017-‐05-‐29 P-‐1 Engineering -‐ Geotechnical (External Review of L-‐12) 45 jours 2016-‐11-‐15 2017-‐01-‐16 P-‐2 Engineering -‐ Structural (External Review of L-‐11) 45 jours 2016-‐11-‐15 2017-‐01-‐16 P-‐3 Drawings, Specs, and BODR (External Review L-‐18 and L-‐20) 45 jours 2017-‐03-‐14 2017-‐05-‐15 N-‐11 Corporate Submission -‐ 2 157 jours 2017-‐05-‐30 2018-‐01-‐03 O-‐8 Habitat Compensa)on Design 120 jours 2016-‐11-‐01 2017-‐04-‐18 P-‐8 Habitat Compensa)on Design (External Review of O-‐8) 30 jours 2017-‐04-‐18 2017-‐05-‐29 L-‐22 Drawing, Specifica)ons, and Cost Es)mate (99 %): (3 sites) 55 jours 2017-‐05-‐30 2017-‐08-‐14 L-‐23 99 % Tender Docs 40 jours 2017-‐08-‐15 2017-‐10-‐09 O-‐6 Confirma)on Sampling Plan 60 jours 2017-‐02-‐28 2017-‐05-‐22 L-‐14 Final Construc)on Quality Assurance Plan (CQAP) 55 jours 2017-‐08-‐15 2017-‐10-‐30 Début de la phase d'instaura)on 0 jour 2018-‐01-‐03 2018-‐01-‐03 Implementa)on Tendering 90 jours 2018-‐01-‐04 2018-‐05-‐09 Jetée Y 200 jours 2018-‐05-‐10 2019-‐02-‐13 Lang Cove 60 jours 2019-‐02-‐14 2019-‐05-‐08 C-‐JeTy and ML Floats 200 jours 2019-‐05-‐09 2020-‐02-‐12 P-‐7 Cost Es)mate (External Review of L-‐17) 30 jours 2017-‐04-‐18 2017-‐05-‐29 N-‐9 NPMS and PAD Documenta)on 90 jours 2016-‐11-‐29 2017-‐04-‐04 P-‐5 PAD and NPMS Document Review (External Review of N-‐9) 40 jours 2017-‐04-‐04 2017-‐05-‐29 N-‐6 Project Risk Register Analysis and Risk Management Plan 60 jours 2017-‐03-‐07 2017-‐05-‐29 N-‐8 Schedule Risk Analysis 120 jours 2016-‐12-‐13 2017-‐05-‐29 N-‐1 Defini)on Submission Paper Work Complete 0 jour 2017-‐05-‐29 2017-‐05-‐29 N-‐12 Ini)ate FCSAP Closure Tool 40 jours 2017-‐04-‐04 2017-‐05-‐29 N-‐2 Plain language summary support 120 jours 2016-‐12-‐13 2017-‐05-‐29 N-‐3 First Na)ons Outreach and Public Involvement 120 jours 2016-‐12-‐13 2017-‐05-‐29 P-‐1 Engineering -‐ Geotechnical (External Review of L-‐12) 45 jours 2016-‐11-‐15 2017-‐01-‐16 P-‐2 Engineering -‐ Structural (External Review of L-‐11) 45 jours 2016-‐11-‐15 2017-‐01-‐16 P-‐3 Drawings, Specs, and BODR (External Review L-‐18 and L-‐20) 45 jours 2017-‐03-‐14 2017-‐05-‐15 N-‐11 Corporate Submission -‐ 2 157 jours 2017-‐05-‐30 2018-‐01-‐03 O-‐8 Habitat Compensa)on Design 120 jours 2016-‐11-‐01 2017-‐04-‐18 P-‐8 Habitat Compensa)on Design (External Review of O-‐8) 30 jours 2017-‐04-‐18 2017-‐05-‐29 L-‐22 Drawing, Specifica)ons, and Cost Es)mate (99 %): (3 sites) 55 jours 2017-‐05-‐30 2017-‐08-‐14 L-‐23 99 % Tender Docs 40 jours 2017-‐08-‐15 2017-‐10-‐09 O-‐6 Confirma)on Sampling Plan 60 jours 2017-‐02-‐28 2017-‐05-‐22 L-‐14 Final Construc)on Quality Assurance Plan (CQAP) 55 jours 2017-‐08-‐15 2017-‐10-‐30 Début de la phase d'instaura*on 0 jour 2018-‐01-‐03 2018-‐01-‐03 Implementa)on Tendering 90 jours 2018-‐01-‐04 2018-‐05-‐09 Jetée Y 200 jours 2018-‐05-‐10 2019-‐02-‐13 Lang Cove 60 jours 2019-‐02-‐14 2019-‐05-‐08 C-‐JeTy and ML Floats 200 jours 2019-‐05-‐09 2020-‐02-‐12

Le PGP décrit un système de gestion des tâches qui aide l'équipe de projet à gérer l'évolution des

tâches et des livrables intérimaires


Gestion du calendrier Calendrier principal détaillé et jalons du projet


Gestion des coûts Des outils détaillés de suivi du budget, comme la feuille de travail sur la gestion des coûts du PGP, permettent à l'équipe de suivre les coûts liés au projets (coûts proposés et marchés)

TotalDefinitionExpenditureAuthority $18,089,148

AvailableContingencyunderExpenditureAuthority $2,039,598

ContingencyApprovedforRelease $0

DNDTravelPortionofExpenditureAuthority $4,000

DNDExpenditureAuthorityAvailableforContracting $16,045,550

TotalPWGSCSSAValue $0

TotalDCCDND8'sValue $0

# # SSA/DND8costsperSCEOAfor

15/16persupplier

proposalContracted todate tobeinvoiced

DND8/SSSAvsCommitment

DND

J-8 DNDPMTravel(DefinitionPhase) DND DNDInternal

DNDTOTAL 0.00 0.00 0.00 $0.00 0.00 0.00 0.00

J-3 MasterProjectSchedule(DefinitionPhase)

J-4 InternalCommunicationPlan(DefinitionPhase)

J-5 ProjectOrganizationStructure(DefinitionPhase)

J-6 ProjectCoordinationMeetings(DefinitionPhase)


J-7 ReviewDocuments,Schedules,andotherProjectSupportWork(DefinitionPhase)


J-9 DCC/PWGSCManagementFees(DefinitionPhase)

SeniorProjectPlanning&ProcurmentManager

ProjectPlanning&ProcurmentManager

Planning&ProcurmentCoordinator

Planning&ProcurmentBusinessSupportClerk

MarineSurvey&Bathymetry

Design&EngineeringSupport

J-10 ProjectTechnicalSupport

J-11 ProjectManagementSupport

J-12 AdministrativeProjectSupport

N-10 TaskManagementSystemUpdates

M-3 UpdatedHarbour-wideRecontaminationPotential

K-6 Bathysurveys(incl.structurelocationverification)

?? Bathysurveys(FIELDWORK)

L-4 Structuralreview/analysis

L-5 GeotechAnalysis(5Sites)

K-15 HazardSurveyDocumentation(Debris/UXOetc.)-5Sites

K-8 JetProbePostProcessing

O-1 EnvironmentalAssessment(SignificantAdverseEffects)

O-7 HabitatCompensationPlanUpdates

L-24 MLFloatsRelocationPlan

K-14 Geochron/NaturalRecoveryEvaluation

L-2 UpdatedDredgePrism-forSubstantiveCost

N-4 InitialRAP/RMPs(5Sites)

New A/BJettyDesignSupport

New LiabilityEstimate(CostVerification)

N-3 FirstNationsOutreach&PublicEngagement

New DisposalOptionsAnalysis

N-9 NPMS&PADDocumentation

P-6 PeerReviewofDQERAReport

Q-1 EcologicalRiskAssessment -Reporting

Q-2 HumanHealthRiskAssessment (IncludedP-6)

New PMPrevisions

New PMPStartupandinitiation

AQFieldsupportTasks

PWGSCTOTAL 1,350,000.00 0.00 0.00 $0.00 0.00 0.00 1,350,000.00

J-1 SharePoint(DefinitionPhase)

J-2 DatabaseMaintenance(DefinitionPhase)





DCC/PWGSCManagementFees(DefinitionPhase)

SeniorProjectTechnicalManager

ProjectTechnicalManager

TechnicalCoordinator

TechnicalBusinessSupportClerk

K-5 StructuralDiveSurvey(CJetty-MarineRailway)

K-1 Supplementalgeotech-bargebased-5Sites

K-2 Uplandbaseddrillprogram

K-3 RipRapsurvey

K-4 StructuralReconnaissanceSurvey(4Sites:C/ML,Y,D,F/GJetties)

K-7 RemainingJetProbe

K-12 DesignLevelCoringforDredgePrismDesign(DJetty)

K-13 DesignLevelCoringforDredgePrismDesign(F/GJetty)

K-14 Geochron/NaturalRecoveryEvaluation

R-1 BasemapMaintenance

P-13 RiskRegisterUpdate

New HazardSurveys(Debris/UXOetc.)-5Sites

LabSOA-RipRapTP(K-3)

LabSOA-DJetty(K-12)

LabSOA-F/GJetty(K-13)

DCCTOTAL 979,475.00 0.00 0.00 $0.00 0.00 0.00 799,475.00

TOTAL 2,329,475.00 0.00 0.00 $0.00 0.00 0.00 2,149,475.00

N/A

PWGS

C

$57,525.00

$445,475.00

$233,450.00

DCC

J-9

$180,000.00

$1,350,000.00

445,475.00

63,025.00

$63,025.00

233,450.00

Comments

$1,350,000

Deliverables

0.00

57,525.00

Système d’information de la gestion des ressources

de la Défense (SIGRD)


Communications Canal ascendant

Directeur de projet •  Communique avec la

haute direction

•  État du projet, enjeux, risques et attentes

•  Renforce l'appui de la haute direction

Canal descendant

Gestionnaire de projet

•  Communique avec l'équipe de projet

•  Portée, calendrier et coûts

•  Délègue les responsabilité

Canal latéral

Autorités de passation de marchés

•  Mobilisent et dirigent les consultants et les entrepreneurs

•  Assurent la gestion et le soutien technique

Canaux de communication internes

importants

Canal latéral

Gestionnaire des communications

•  Mobilise tout autre intervenant interne

•  Mobilise tous les intervenants internes


L’intégration de la qualité au PGP

signifie :

Gestion des risques

Gestion de la qualité

Rendement

Intégration du changement au PGP signifie :

Gestion de la portée

Gestion du changement

Gestion du calendrier

Gestion des coûts

Gestion des approvisionnements


Effets du PGP

•  L'élaboration et la mise en œuvre du PGP PAPE ont été des outils essentiels qui ont permis de faire avancer le projet de façon positive

•  Le PGP a aidé l'équipe à planifier, à documenter, à communiquer et à contrôler presque tous les aspects du projet, et ce, de manière efficace et efficiente

•  Le registre des risques du projet montre clairement les effets mesurables du PGP sur la gestion du PAPE


Effets du PGP : Registre des risques du projet (sous-ensemble)

Avant la mise en œuvre du PGP

Après la mise en œuvre du PGP

Titre du risque/résultat possible

Con

séqu

ence

Prob

abili

té

Gér

abili

té

Con

séqu

ence

pr

obab

le (%

)

Niveau de risque

Con

séqu

ence

Prob

abili

té

Gér

abili

té

Con

séqu

ence

pr

obab

le (%

)

Niveau de risque

Fusion de l'approche progressive au calendrier du processus d'approbation souhaité (processus d'approbation du MDN)

Élevé Élevé Moyen 0,32 % ÉLEVÉ

Moyen Moyen Moyen 0,15 % Moyen

L'équipe principale du projet manque de ressources humaines Très élevé Moyen Moyen 0,72 % TRÈS

ÉLEVÉ Élevé Moyen Élevé 0,14 % Moyen

Calendrier du projet retardé en raison de l'incapacité de conclure un marché par l'entremise des autorités contractantes (limites imposées sur les marchés)

Moyen Moyen Moyen 0,15 % MOYEN

Faible Faible Élevé 0,05 % Faible

Absence d'un calendrier validé en ce qui concerne la méthode du chemin critique

Moyen Faible Élevé 0,05 % FAIBLE

Retiré

Cohérence variable au sein des groupes de consultants du PAPE Moyen Moyen Élevé 0,10 % MOYEN


Manque de clarté en ce qui concerne les produits livrables (p. ex. estimation fondée)

Moyen Moyen Moyen 0,15 % MOYEN


Absence de projection du flux de trésorerie pour l'année financière Élevé Moyen Moyen 0,21 % MOYEN

Retiré


Clôture

Le PGP PAPE est un document évolutif; il sera sans cesse amélioré. On souhaite que d'autres équipes de projet, qu'il s'agisse de projets d'envergure ou de plus petits projets, le trouveront utile, et qu'il s'avérera un modèle pratique pour élaborer leurs propres PGP.


Questions et discussion