La révolution du travail collaboratif

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Edition 2003

Par Miguel MembradoCo-fondateur et Directeur Général de Mayetic

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Table des matières

1 L'Etat de l'Art (p4 à p8)

• La nouvelle donne du travail collaboratif

• Du groupware aux espaces de travail collaboratif

• De la messagerie aux espaces de travail collaboratif

• De la collaboration à la publication dynamique

• La solution mayeticVillage

2 Retour d'expérience concret de grands comptes et PME (p9 à p18)

• Fonctions principales des espaces de travail collaboratif

• Comment démarrer un espace de travail collaboratif

• Principaux usages

Jusqu'à la fin des années 90, le travail collaboratif était essentiellement représenté parles outils traditionnels de groupware, tels que Lotus Notes, Microsoft Exchange, NovellGroupWise, etc. Ces outils, implantés dans de très nombreuses entreprises, opèrent

selon le mode classique des systèmes d'information actuels, en tant que plates-formes dedéveloppement sur lesquelles des applications spécifiques de travail collaboratif sont bâties.Mettre en place de telles applications se révèle être, comme toute application informatique,une tâche ardue et contraignante, nécessitant l’élaboration de spécifications fonctionnellespuis la réalisation par des équipes informatiques, internes ou externes.

Pourtant le travail collaboratif devrait être un processus léger à utiliser, facile d'accès et d'u-sage, impliquant directement les hommes et les femmes qui doivent travailler ensemble ausein d'équipes. Un processus prenant en compte les actions courantes de ces personnes,afin de les aider à mieux collaborer ensemble.

Travaillant depuis maintenant plus de 10 ans dans ce domaine, nous avons pu constater toutau long de ce parcours les cinq faits majeurs suivants :

• 80 % des besoins exprimés dans les entreprises en termes de travail collaboratifsont fondamentalement les mêmes,

• Les utilisateurs ont besoin d'une réactivité immédiate face à l'utilisation d'outils col-laboratifs pour les accompagner dans leurs nouveaux projets,

• Seuls les grands comptes sont équipés de systèmes de groupware, les solutionsétant onéreuses et coûteuses à déployer alors que les besoins en termes de travailcollaboratif touchent toutes les populations professionnelles,

• La messagerie électronique s'est déployée ces dernières années dans tous les sec-teurs et est devenue l'outil de communication privilégié entre professionnels. À telpoint que la saturation des boîtes aux lettres est actuellement un véritable problèmepour la plupart des employés (et des services informatiques,...),

• À la fin des années 90, une nouvelle génération d'outils collaboratifs est apparue :les logiciels de gestion d'espaces de travail collaboratif accessibles en mode Web(collaborative workspaces, digital workplaces, etc).

Ces cinq points fondamentaux, pris dans leur ensemble, font qu'une (r)évolution fondamen-tale dans le domaine du travail collaboratif est en cours.

La face émergée de cette évolution est représentée par la notion d'espace de travail colla-boratif, qui révolutionne complètement l'approche collaborative, en la rendant générique(comme peut l'être un traitement de texte ou un client de messagerie) et directement acces-sible aux utilisateurs finaux. Cette révolution touche toutes les catégories socioprofession-nelles et toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, de la TPE à la multinationale. C'estce que nous allons voir en détail dans les paragraphes qui suivent, autour de deux grandsaxes : l'état de l'art et le retour d'expérience

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introduction

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1 - La nouvelle donne du travailcollaboratif

L’évolution en terme de solutions logiciellesdans le monde du travail collaboratif aabouti à une segmentation en trois grandesfamilles de produits :- Les outils de collaboration génériques- Les outils de collaboration intégrés- Les outils de collaboration spécialisésReprésentés dans le schéma ci-dessous.

Ces trois familles d’outils sont clairementcomplémentaires, et deviennent toutes peu àpeu indispensable à tout système d’informa-tion d’entreprise.

- Les outils de collaboration spécialiséssont les acteurs majeurs et historiques dumarché. Nous allons voir dans le chapitresuivant quel est leur positionnement exact.

- Les outils de collaboration intégrés sonttoutes briques collaboratives qui sont peu àpeu ajoutées à des solutions elles-mêmenon collaboratives, telles que les portails, lesERP, les outils de CRM, etc… C’est une ten-dance lourde de l’industrie logicielle que d’in-tégrer des fonctionnalités collaborativespour pouvoir se positionner clairement sur cemarché.

- Les outils de collaboration génériquessont ceux qui nous intéressent essentielle-ment dans ce livre blanc, car ils vont consti-tuer 80% des applications collaboratives dufutur. Ils représentent cette nouvelle généra-tion d’outils qui vont devenir aussi indispen-sables dans notre travail quotidien que lesont devenus le traitement de texte, letableau ou la messagerie électronique.

2 - Du groupware aux espaces de travailcollaboratif

Historiquement, la notion de groupware estliée aux outils fondateurs de ce domaine, et,bien entendu, au premier d'entre tous, LotusNotes. Ces outils correspondent, à partquelques applications de base comme lamessagerie ou le forum traditionnellementlivrées en standard, à des plates-formes dedéveloppement plus ou moins complexes,mais nécessitant toujours la mise en œuvred'un projet informatique pour développer lesapplications nécessaires.Les espaces de travail collaboratif vont sedistinguer des outils de groupware par desdifférences majeures :

- Le self-service - Créer un espace de tra-vail collaboratif doit être à la portée de toutepersonne autorisée, sans aucune connais-sance informatique, et réalisé en quelquesminutes, voire secondes. Rien que cettenotion est en soi révolutionnaire ! Plusbesoin d'une équipe informatique le jour oùun nouveau projet démarre et qu'on souhai-te l'outiller de manière collaborative. Le chefde projet instancie lui-même l'espace et peutimmédiatement commencer à travailler avecses collègues, sans aucun autre intermédiai-re. Les équipes informatiques ne disparais-sent pas pour autant, mais elles ont pourtâche stratégique de garantir la qualité deservice, la couverture fonctionnelle, la dispo-nibilité 24h/24, 7j/7 de l'outil, etc. Elles sontlibérées du processus de création de l'espa-ce de travail, de son organisation et de lagestion de ses membres. Elles peuvent ainsimieux se concentrer sur leur réelle valeurajoutée.

- Le prêt à l'emploi - Une fois l'espace detravail créé, l'ensemble des outils nécessai-res au travail collaboratif doit être disponibleau gestionnaire et aux utilisateurs, toujourssans connaissance informatique particulière.Ces espaces de travail collaboratif doiventêtre prêts à l'emploi tout comme un logicielde traitement de texte ou un logiciel de mes-sagerie est directement utilisable par l'utilisa-teur. L'ensemble des fonctions collaborativesest ainsi mis à disposition directe desutilisateurs.

1 L'état de l'art

- L'accès 100% Web - L'espace de travailcollaboratif devant permettre à toutes lespersonnes (internes ou externes à l'entrepri-se) travaillant ensemble sur un projet de col-laborer sans aucune contrainte d'outil, il estobligatoire de donner un accès universel auxespaces de travail. Le seul moyen est l'accès100% Web, c'est-à-dire à partir d'un naviga-teur internet. Il n'y a alors plus de problèmede compatibilité entre clients propriétairescomme dans les outils classiques de group-ware.

- L'accès off line - A partir du moment où leseul client est le client léger, nécessitant pardéfinition une connexion à l'Internet ou à unintranet, la possibilité de travailler en modedéconnecté doit néanmoins être offerte. Eneffet un espace de travail collaboratif deve-nant le réceptacle de toutes les informationsliées à un projet, il est indispensable que lesacteurs de ce projet puissent accéder à leursinformations, y compris s'ils ne sont pasconnectés au réseau (déplacement en trainpar exemple).

Lorsqu'on analyse l'ensemble des entrepri-ses déjà équipées d'outils de groupwareclassiques, on constate que 80% des appli-cations utilisées au quotidien sont desapplications fonctionnellement couvertespar les espaces de travail collaboratif.20% restent des applications complexes,nécessitant des développements spécifiquesautour des plates-formes de développementgroupware traditionnelles.

Si au lieu d'utiliser leurs outils de groupwareactuels, les entreprises utilisaient un systè-me d'espace de travail collaboratif, non seu-lement elles couvriraient à bien moindre coûtla presque totalité de leurs besoins, maiselles pourraient également faire profiter leursutilisateurs de tous les avantages cités ci-dessus, et donc fournir un véritable outil deproductivité collaborative directement mis àleur disposition. Une véritable révolutiondans les entreprises !

3 - De la messagerie aux espaces detravail collaboratif

La messagerie électronique est devenuedans la très grande majorité des entreprisesle seul outil de collaboration utilisé par lesemployés ! Mais la messagerie n'est pas unoutil de collaboration, c'est un outil de com-munication. Et pourtant, chacun a l'habituded'envoyer par e-mail les fichiers Word ouExcel qu'il souhaite partager, de classer tou-tes les informations relatives à un projet dansdes dossiers personnels de son client demessagerie, etc.- Que se passe-t-il le jour où un nouveaumembre du projet arrive et qu'il faut lui com-muniquer l'ensemble des informations sur leprojet ? - Que se passe-t-il lorsqu'on recherche ladernière version d'un document et qu'il enexiste plusieurs classées dans sa message-rie, sans même être sûr de détenir soi-mêmecette dernière version ?- Qu'en est-il de l'espace de stockage réelle-ment utilisé par toutes ces duplications à l'in-fini de l'ensemble de ces informations et deces documents ?

Force est de constater que la messagerien'est plus adaptée à l'usage implicite qu'enfont les entreprises ! Ce qui explique le degréde saturation extrême auquel est arrivée laplupart des boîtes aux lettres.A défaut d'un véritable outil de collaborationcomplémentaire à la messagerie existantdans leur système d'information, l'ensembledes entreprises et des utilisateurs n'ont pasd'autre choix que d'utiliser la messageriepour collaborer.Pourtant, il existe de nouveaux outils de ges-tion d'espace de travail collaboratif. Autantles logiciels classiques de groupware, bienqu'ils soient parfaitement conçus pour cela,ont eu du mal à résoudre ces problèmes depar leur complexité de déploiement, autantces nouveaux outils sont parfaitement adap-tés, à tel point qu'ils deviennent troisièmecouche générique du système d'information,celle qui va permettre de réellement

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collaborer et désengorger la messagerie.C'est à ce niveau que nous prenons cons-cience de la nature de cette nouvelle géné-ration d'outils collaboratifs : elle est géné-rique, tout comme le sont les outils de mes-sagerie ou de bureautique. En effet, qu'est-ce qui distingue un logiciel de traitement detexte d'un autre ? Un tableur d'un autre ? Unclient de messagerie d'un autre ? Presquerien ! 95% ou plus des fonctionnalités offer-tes (ou des fonctionnalités utilisées) sont lesmêmes, les différences étant plutôt au niveaude l'interface, du prix ou de l'interconnexionavec d'autres systèmes.Il en va de même pour les fonctionnalitésoffertes par cette nouvelle génération d'outilscollaboratifs. Les fonctionnalités offertes sontgénériques, indépendantes des outils eux-mêmes. Une personne qui a appris à utiliserun de ces outils pourra sans problème en uti-liser un autre, car les concepts fondamentauxde la collaboration auront été acquis et serontdirectement reproductibles dans le nouveloutil. Cette notion est réellement fondamen-tale, car elle va permettre de capitaliser surl'utilisation des outils de collaboration et per-mettre également de prévoir une expansiondans les entreprises tout aussi rapide quecelle que l'on peut avoir avec un traitement detexte ou un client de messagerie.

Les concepts étant généraux, l'appropriationse faisant directement par les utilisateurs, leproblème de la saturation des boîtes aux let-tres sensibilisant déjà ces mêmes utilisa-teurs, plus aucune barrière ne vient empê-cher l'adhésion aux outils génériques de tra-vail collaboratif.

Citons quelques exemples de fonctionsgénériques :la gestion de documents (création, modifica-tion, suppression, publication), la gestion deversions (historique de modification), la co-édition, la limitation des droits, la gestion deprocessus de workflow, la création de sous-espaces de travail privés, la gestion finedes droits d'accès, la création et l'utilisationde formulaires électroniques, etc.

La messagerie reprend alors son rôle decommunication, c'est-à-dire qu'elle est, bienentendu, toujours utilisée, mais uniquementpour notifier des événements survenus dansla couche collaborative. Tel document est misà jour par telle personne, cette dernière pour-ra alors notifier l'ensemble de ces collabora-teurs de la disponibilité de cette mise à jour.Cette notification se fait par messagerie, lemessage ne contenant qu'un lien vers ledocument lui-même (stocké dans l'espace detravail collaboratif) et un éventuel commen-taire succinct. Les avantages sont multiples.Un seul exemple suffit pour l'illustrer parfaite-ment : si la personne est absente, et qu'avantson retour le document est modifié, elle auradirectement directement accès à la nouvelleversion, sans aucune possibilité d'erreur.

4 - De la collaboration à la publicationdynamique

Comme le montre la figure 1, l'outil de colla-boration est en interaction aussi bien avec lamessagerie qu'avec la bureautique. La cou-che bureautique sert à produire l'information,sur laquelle il va falloir collaborer pour la met-tre en forme ou la valider, avant qu'elle soitnotifiée via la messagerie. Une personne col-laborant de cette façon va se retrouver trèsrapidement face à un besoin évident : publierson information à destination de ceux qui ontbesoin de la consulter.Or, il n'est pas possible d'imposer à toutesles personnes avec qui on travaille de possé-der les mêmes outils bureautiques ou lesmêmes applicatifs d'entreprise, il faut pouvoirpublier l'information dans des formats LLii

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Figure 1

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standard, indépendants des formats d'origi-ne. En complément immédiat des fonctionna-lités purement collaboratives apparaissentdonc les besoins de publication de docu-ments au sein même des espaces de travailcollaboratif. La chaîne complète de traite-ment collaboratif est ainsi prise en compte enun seul outil unique : de la création à la publi-cation dans l'intranet ou dans l'extranet, enpassant par la révision et la validation de cesdocuments.

Ces fonctions de publication sont de deuxnatures :- Publication dynamique d'information -L'information qu'un auteur veut publierauprès de ses lecteurs doit pouvoir êtrepubliée de manière dynamique dans lemême environnement de travail que celuidans lequel il a produit l'information, demanière collaborative ou non. C'est l'aboutis-sement naturel de sa chaîne de traitement.L'obliger à utiliser d'autres outils serait inco-hérent et romprait la productivité induite parles outils collaboratifs. Tout espace de travailcollaboratif se doit donc d'être doté d'un envi-ronnement de publication d'information per-mettant, comme dans tout site Web, à n'im-porte quel auteur de publier efficacement l'in-formation qu'il a produite, quel que soit lelogiciel qu'il utilise pour cela. C'est le reste del'intranet (ou extranet) qui vient pointer versles espaces de publication, pas le contraire.- Consultation générique d'information -De même que l'auteur doit être en mesure depublier son information de manière totale-ment dynamique, les lecteurs destinatairesde cette information doivent pouvoir laconsulter de manière générique, sans avoirbesoin de posséder le logiciel ayant servi à lacréer. Cette notion fondamentale est la seulepermettant l'universalité de gestion desespaces de travail collaboratif, dont l'objectifpremier est de permettre à toute personneparticipant à une activité commune, d'accé-der aux informations consolidées, et celaquels que soient son environnement de tra-vail, son contexte, son appartenance à uneorganisation, etc.

Plusieurs technologies sont actuellementdisponibles pour cela : la conversionHTML/XML à la volée, l'utilisation de vision-neuses d'application (limitation dans les for-mats d'origine), l'utilisation d'Acrobat (publica-tion de toute origine) ou de Vikao (création etpublication de toute origine), permettant lagestion partielle ou totale de la publication desdocuments à l'intérieur des pages publiéesdans les espaces de travail collaboratif.

5 - La solution mayeticVillage

Avec une approche originale, Mayetic adéveloppé le produit d’espaces de travail col-laboratif et de publication le plus complet dumarché à l'heure actuelle, mayeticVillage.Création de documents à la volée ; gestionde versions ; canaux d’informations ; conver-

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sion de documents Office en HTML ; conver-sion de tout document issu d’applicationsd’entreprises en Vikao ; modules d'adminis-tration des espaces ; statistiques ; salles pri-vées ; etc… sont quelques exemples desnombreuses fonctionnalités offertes par leproduit.

Depuis trois années, Mayetic prouve ainsi àtravers l’expérience mayeticVillage que lemarché est mûr à l’appropriation des outilsde travail collaboratif de nouvelle génération.

Un des axes majeures permettant de démon-trer cela est la déclinaison de mayeticVillageen tant que service sur le Web,mayeticVillage.net, où il est possible à cha-cun d'aller créer des espaces de travail colla-boratifs 100% fonctionnels et totalement gra-

tuits, à usage illimité et sans publicité. Il estpossible de s’en servir soit pour expérimen-ter ces nouveaux concepts, soit réellementpour son travail quotidien. En moins de 3 ans,c’est plus de 100.000 utilisateurs dans 97pays qui utilisent la solution quotidienne-ment, mayeticVillage.net étant devenu le lea-der mondial des espaces de travail collabo-ratifs sur le Web.

L’autre axe majeur est l’implantation de plusen plus importante de mayeticVillage chezles grands comptes français et internatio-naux. Avec des références aussi prestigieu-ses que le Cegetel, Club Médterranée,FNAC, France 3, Mairie de Paris, l'OMS,OMD Europe, Pinault Printemps Redoute,PricewaterhouseCoopers, Schneider, etc.

L'ensemble des concepts décrits dans celivre blanc représente l'état de l'art en matiè-re de travail collaboratif. Ces fonctionnalitéspermettent d'apporter à tout système d'infor-mation la dimension collaborative, en faisanten sorte que chaque utilisateur, quelles quesoient sa fonction et sa compétence, puissese l’approprier lui-même.

C'est ce fait-là qui crée la rupture fonction-nelle avec l'ancienne génération d'outils.Nous le voyons tous les jours à travers notreexpérience : à chaque nouvelle installationde ces architectures chez nos clients, nousavons l'impression de les libérer !

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Nous allons maintenant décrire commentsont utilisés ces outils par les entreprises quiles ont déployés, car comme toute nouvellegénération d’outils, la plupart des utilisateursou des décideurs ne connaissant pas leurportée fonctionnelle, ils ne peuvent pasdéceler de manière précise quels en sont lesimpacts exacts. Il est donc nécessaire dedonner des exemples concrets afin d’aidertous les utilisateurs, quelle que soit leur fonc-tion, à modifier leurs usages pour tirer lemeilleur profit de ces nouvelles technologiesdans le cadre de leur propre organisation dutravail. Ce n’est qu’à partir du moment où lesfonctionnalités et les usages sont identifiés etmaîtrisés que les espaces de travail collabo-ratif apportent les éléments fondamentauxpour lesquels ils ont été conçus : des degrésde liberté supplémentaire dans le travail quo-tidien de chacun d’entre-nous.

Comparons ce processus à celui de l’arrivéede la messagerie.Avant la messagerie, les outils de communi-cation existant nous semblaient performants: le courrier papier, le téléphone, le fax, etquelques autres moins répandus. Au premierabord, la messagerie pouvait être, en pas-sant d’un extrême à l’autre (les deux se sontvus), soit considérée comme superflue, soitconsidérée comme devant remplacer tousles autres moyens de communication.Quelques années plus tard, il est évident quela messagerie est d’une part un moyen decommunication supplémentaire n’ayant pasremplacé les autres moyens de communica-tion, et d’autre part une fonction qui donne àses utilisateurs un degré de liberté supplé-mentaire : pouvoir envoyer instantanémentune information ou un document n’importeoù dans le monde, à un ou plusieurs destina-taires, sans avoir besoin que ces destinatai-res soient présents à l’autre bout de la chaî-ne. Cet exemple illustre bien l’importance etl’impact qu’offrent certaines nouvelles tech-nologies à l’heure actuelle. Tout comme la

messagerie ou la bureautique en son temps,les espaces de travail collaboratif ne vont pasremplacer les organisations ni les outils exis-tants, ils vont contribuer à créer des espacesde liberté supplémentaire dans le traitementdes informations et documents que nousmanipulons tous les jours.Nous allons aborder ces aspects sous troisangles :• Les différentes fonctionnalités couvertes

par les espaces de travail collaboratif,• Le processus de création et de gestion d’un

espace de travail collaboratif,• Les différentes familles d’usage qu’en font

les entreprises et les organisations.

1 - Fonctions principales des espaces

• Fonctions asynchronesLes fonctionnalités asynchrones sont cellesqui ne nécessitent pas la présence simulta-née des différents interlocuteurs pour pou-voir collaborer.- Création d’espaces en self-service - Lapossibilité pour tous de créer un espace detravail collaboratif dès qu’ils en ressentent lebesoin, à partir d’un simple formulaire web.Le créateur en devient le gestionnaire.Certaines entreprises mettent néanmoins enplace des circuits de validation pour la créa-tion de ces espaces de travail.- Interface 100 % Web - Indispensable pourgarantir l’universalité d’accès aux informa-tions, en tout temps et en tout lieu.- Gestion des membres et des droits d’ac-cès - Des droits de lecteur, auteur et ges-tionnaire peuvent être associés à n’importequel membre invité dans l’espace. Les droitsd’accès peuvent être affectés à tous lesniveaux des espaces de travail, sur les docu-ments eux-mêmes si nécessaire, afin d’enétendre ou restreindre les droits qui auraientpu être affectés par défaut. Un droit d’accès "anonyme " ou " public " doit également exis-ter au cas où on souhaiterait rendre public,sans authentification nécessaire, un certainnombre de documents.- Création de documents en ligne - La plu-part des documents doivent pouvoir être créésdirectement dans les espaces de travail, sanspasser par le gestionnaire de fichiers.

2 Retour d'expérienceconcret de grands compteset PME

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- Modification et suppression de docu-ments en ligne - Les documents doiventpouvoir être modifiés et supprimés en ligne.- Classification des documents - Des dos-siers doivent pouvoir être créés pour y stoc-ker les différentes pages d’informations oules documents correspondant aux mêmesthématiques.- Sous-espaces de travail privés -Fondamental, il s’agit de créer des sous-espaces de travail avec des droits propres,pour refléter au mieux l’organisation intrin-sèque des projets.- Partage de fichiers - N’importe quel fichierexistant doit pouvoir être importé et mis àdisposition par tout utilisateur ayant accès àl’espace et possédant les droits nécessaires.- Publication de documents Office enHTML - Fonctionnalité primordiale pour pou-voir faire en sorte que les espaces de travaildeviennent également des espaces de publi-cation. La conversion en HTML doit êtreautomatique, faite à la volée après sauvegar-de du document de travail Office. Le formatoriginal du document Office doit, bien enten-du, être conservé pour modification éventuel-le par l’auteur, la version de consultationétant la version HTML.- Publication de toute application d’entre-prise aux formats Acrobat ou Vikao - Lapublication de documents Acrobat doit, bienentendu, être disponible également, avecaffichage du document Acrobat directementdans la page. Le format Vikao servira, lui, àpermettre de gérer n’importe quelle applica-tion d’entreprise, à la fois en modification eten publication, avec conversion à la volée dudocument d’origine au format Vikao, toutcomme les documents Office peuvent l’êtreen HTML.- Agenda partagé et tâches - Un (ou plu-sieurs) agenda(s) ainsi que des gestionnai-res de tâches doivent être disponibles dansles espaces de travail. Ils ne viennent pas sesubstituer à ceux qui sont utilisés dans l’en-treprise autour de la messagerie. Ce sont lesagendas et les tâches de l’espace. Il fautpouvoir les synchroniser avec son agendapersonnel, mais ils peuvent aussi contenirdes données tout à fait génériques, collecti-ves aux membres d’un espace ou propres

aux membres d’un sous-espace de travail.Les tâches doivent pouvoir être affectées àun membre ou à un groupe de membres.- Notifications par mail - Indispensablepour le bon suivi des espaces de travail. Unutilisateur devient rapidement membre d’uncertain nombre d’espaces de travail et il n’estpas possible d’aller vérifier en permanencece qui se passe dans ces espaces. Il fautdonc avoir des mécanismes de notificationautomatique (journalier ou hebdomadaire) etmanuelle (l’auteur met à jour un document etnotifie un ensemble de membres de cettemodification). Des messages sont envoyésavec un éventuel commentaire et surtout, unlien vers le ou les documents en question.L’avantage de ces notifications est double :1/ Prévenir des modifications dans un lieuunique, la messagerie.2/ Une fois lues, les notifications peuvent êtredétruites puisque les données sont conser-vées dans les espaces de travail. C’est doncun moyen radical de gestion de boîtes auxlettres vite désengorgées de messages dontles contenus doivent être archivés.- Importation de fichiers HTML (html,flash, vidéos audio, etc.) - C’est la possibi-lité d’importer directement des fichiers HTMLou certains types d’objets web (flash, jpeg,gif, etc.). Ces fichiers sont en fait encapsuléstels quels dans l’espace et donc restitués àl’affichage tels quels également, ce qui per-met de leur associer des comportementsdynamiques qui seront exécutés au momentde l’affichage. C’est la première ouverturepour des personnes connaissant, par exem-ple, la programmation java script de créerdes pages d’informations avec un comporte-ment spécifique.- Gestion de versions de documents - Atout moment il doit être possible de créer unenouvelle version d’un document tout enconservant l’ancienne version. Chaque ver-sion possède un identifiant unique et lesanciennes versions restent toujours disponi-bles.- Gestion de formulaires - Cet outil sert àcréer des pages d’information structurées enfonction d’un certain nombre de champs défi-nis par le gestionnaire de l’espace de travail.Ces formulaires serviront à saisir des don- LLii

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nées dans des formats bien précis et pour-ront être associés à des circuits de valida-tion.- Circuits de validation (gestion de flux) -La possibilité de créer des circuits de valida-tion est indispensable, en particulier pour lagestion de données particulières. Les circuitsde validation doivent être à plusieurs niveauxet permettre également le déplacement auto-matique de données dans des dossiers diffé-rents, en fonction de l’état des documents.- Mise en œuvre de sondages -Indispensable dans un espace de travail, lapossibilité d’évaluer en quelques heures laposition d’un groupe de membres sur unsujet donné.- Suivi des usages - Ce sont les statistiquesd’utilisation des espaces de travail. Commedans tout système à forte interaction, il estnécessaire à tout moment que les gestion-naires eux-mêmes sachent quasi en tempsréel ce qui se passe dans leurs espaces detravail, quelles sont les pages d’informationles plus ou les moins utilisées, etc.- Moteur de recherche - La capacité deretrouver n’importe quelle information à par-tir d’un certain nombre de mots. Les fichiersdoivent également pouvoir faire partie dupérimètre de recherche.- Plan de site - Possibilité de visualiser en unseul coup d’œil l’ensemble de l’arborescencedes dossiers et/ou des sous-espaces de tra-vail créés. Extrêmement utile dans les grandsespaces de travail.- Travail en mode déconnecté -Indispensable pour travailler sans êtreconnecté au réseau, tout en préservant soninterface web d’accès aux espaces, avecsynchronisation des données dès recon-nexion au réseau.- Canaux d’informations - Afin d’intégrerdans les espaces de travail des canaux d’in-formations externes à ces espaces. Cela per-met de créer des micros portails contextuelset de fluidifier la circulation de l’informationau sein du système global, en fonctiondes thématiques de chacun des espaces detravail.

- Intégration aux portails d’entreprise - Al'inverse, il est nécessaire d’intégrer l’infras-tructure des espaces de travail au sein den’importe quel portail d’entreprise existant,en présentant d’une part la liste des espacesdisponibles pour une personne, et d’autrepart des fils de news de nouveautés de tel outel espace de travail important, toujours enfonction des droits d’accès, bien sûr.- Intégration aux mécanismes d’authenti-fication unique - Indispensable pour circulerlibrement aussi bien au sein des différentesapplications qui constituent le système d’in-formation que dans les espaces de travailcollaboratif eux-mêmes. Il faut donc pouvoirs’intégrer à n’importe quel système de SSO(Single Sign-On).- Plate-forme de développement - Si aufinal ces systèmes sont créés pour être prêtsà l’emploi par n’importe quel utilisateur etsans aucune connaissance informatique, ilreste nécessaire que ces systèmes restentouverts à des développements spécifiques. Ilfaut donc qu’une puissante plate-forme dedéveloppement soit disponible afin d’étendreles capacités de ces systèmes en y ajoutanttout besoin spécifique lorsque ce seranécessaire.

• Fonctions synchronesLes fonctionnalités synchrones sont cellespermettant aux différents interlocuteurssimultanément présents derrière leur systè-me, et quel que soit le nombre, d’échangeren temps réel des informations.- Messagerie instantanée - Bien que craintpar la plupart des entreprises, il s’agit dumodule le plus indispensable à l’heureactuelle car il est le socle des autres fonc-tions synchrones. Venue du grand public quil’a déjà massivement adoptée, la messagerieinstantanée a dans l’entreprise une imagesulfureuse de bavardages inutiles. Or toutesles expériences montrent que c’est un super-be outil de communication qui contribue àfournir aux utilisateurs des degrés de libertésupplémentaires dans leur travail. La messa-gerie instantanée est capable également decréer un sentiment de proximité très fort ausein d’équipes dont les membres sont géo-graphiquement séparés.

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Deux grandes fonctions sont disponibles :1/ Chat - Capacité de dialoguer en directgrâce à des messages écrits.2/ Indicateur de présence - Possibilité de voirà tout instant si un interlocuteur est disponi-ble ou non derrière son ordinateur.L’indicateur de présence peut également êtreutilisé directement au sein des applications,en montrant à côté du nom de l’auteur d’unepage que l’on consulte, si l’auteur en ques-tion est actuellement ou non en ligne etdisponible. S’il est en ligne, on peut alors ent-rer en conversation avec lui.- Tableau blanc - Partage d’une zone viergeoù il est possible à plusieurs personnes deconsolider toute idée sous une forme textuel-le ou graphique.- Sondage en ligne - Possibilité de mettre enplace un sondage sur un thème bien précisen ayant immédiatement les résultats.- Partage d'application - Fondamental pourle travail collaboratif, c’est la seconde fonc-tionnalité la plus utilisée du collaboratif syn-chrone après la messagerie instantanée. Ilpermet à tout utilisateur de partager unefenêtre de son écran, voire son écran com-plet, avec tout autre personne ou groupe depersonnes. Il peut également donner lecontrôle à tout autre utilisateur, afin de per-mettre la co-édition d’un même document, leco-débogage d’applications informatiques,etc.- Voix - La possibilité d’utiliser la communi-cation vocale est très intéressante et fonc-tionne de mieux en mieux. En revanche, plusle nombre d’intervenants d’une audio-confé-rence est important moins la qualité estbonne, en fonction des capacités réseauxdisponibles.- Vidéo - Fortement dépendant des capaci-tés réseaux de l’entreprise, les vidéos confé-rences web ne sont pas très utilisées. Enoutre, l’expérience montre qu’il n’est pas trèsutile d’avoir accès à l’image des interlocu-teurs en continu, au bout de quelques minu-tes les intervenants ne regardant même plusl’image, préférant se concentrer sur le son etles données qu’ils manipulent.- Réunions virtuelles - Possibilité d’organi-ser des réunions virtuelles, tout comme onloue une salle en y invitant les différentes

personnes avec lesquelles on doit se réunir.Une fois la réunion fixée, aux date et heuredites la réunion s’ouvre et tout invité peut larejoindre en fonction de ses disponibilités.Cette fonction est très importante. La capaci-té d’organiser des réunions virtuelles permetde ne pas s’occuper des intervenants eux-mêmes, puisque ce sont eux qui vont venirrejoindre la réunion et non celui qui l’organi-se qui doit aller les chercher. Si l’un desmembres est en retard, il suffit qu’il seconnecte à la réunion à son arrivée pour endevenir immédiatement participant.- Enregistrement - C’est la dernière fonc-tionnalité du synchrone, celle qui permetd’enregistrer l’ensemble d’une réunion detravail synchrone, de l’archiver et de la redif-fuser par la suite. Tout y est enregistré, quece soit le chat, la voix, le partage d’applica-tion ou la vidéo. Indispensable pour des pri-ses de décision, l’établissement de compte-rendus plus précis, ou tout simplement pourpermettre à des personnes n’ayant pu parti-ciper à une réunion de consulter ce qui s’yest passé.L’ensemble des fonctions ci-dessus formel’excellence de ce que peuvent offrir les outilsde travail collaboratif modernes actuels, enself-service et prêts à l’emploi. Les produitssur le marché n’offrent pas forcément toutesces fonctionnalités, il faut donc être très vigi-lant pour bien choisir en fonction de sesbesoins réels.

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2 - Comment démarrer un espace

• Création de l'espace Le mode self-service permet à tout utilisateurde créer des espaces de travail. Deux philo-sophies sont ici possibles :- Soit tous les utilisateurs de l’entreprise peu-vent créer des espaces de travail,- Soit seulement une catégorie d’utilisateursest autorisée à créer les espaces de travail.Le premier cas est essentiellement pris encompte dans les entreprises où les espacesde travail sont considérés comme des outilsutilisés de manière ponctuelle dans des pro-jets de petites équipes ciblées et sans tropd’interaction avec le reste de l’entreprise. Ladurée de vie des espaces est alors plutôtcourte.Le second cas est celui choisi par les entre-prises qui déploient les espaces de travailcollaboratif pour l’ensemble de l’entreprise.Ils ressentent alors la nécessité de contrôlerles créations d’espaces de travail et ne lais-sent cette possibilité qu’à des catégories d’u-tilisateurs déterminés. Cela peut être, parexemple, une population de chefs de projets,ou tout simplement les administrateurs sys-tème. Il s’agit ici de rationaliser l’accès auxespaces de travail afin de pouvoir mieux enmaîtriser l’expansion.Dans ce dernier cas, apparaît également lanotion de workflow de création d’espace :l’espace de travail dont la demande de créa-tion se fait à travers un formulaire disponibleà partir de n’importe quel navigateur internet,ne sera pas créé en temps réel, mais en dif-féré, après validation par une tierce person-ne. Cette validation a pour objet, notamment,de vérifier si les informations fournies lors dela demande de création sont correctes, et/ousi un espace de travail ayant le même objetn’existe pas déjà.

Notons que très rapidement les entreprisesmettent en place différents modèles d’espa-ces de travail pouvant être choisis lors de lacréation d’un espace. Ce qui va permettre aucréateur d’aller plus vite dans la future struc-turation de son espace en ayant un certainnombre de ses éléments fondamentaux(groupes d’utilisateurs, dossiers, documents

de travail, formulaires par défaut, structureadaptée à une méthodologie interne, etc.)déjà prédéfinis. Dans tous les cas, l’espacede travail est créé et une notification automa-tique par messagerie électronique estenvoyée au créateur de l’espace qui endevient le premier gestionnaire. Sa missionconsiste alors à le structurer et à l’organiser.

• Création de groupes d'utilisateursLa deuxième tâche après la création del’espace de travail est de réfléchir aux diffé-rentes catégories d’utilisateurs qui vont êtreinvitées à l’utiliser et de créer leurs différentsgroupes reflétant ces divers usages. Cesgroupes sont à créer avant même le choixdes membres. Ils vont pouvoir servir immé-diatement à l’affectation de droits particuliersà certains documents ou aux futurs sous-espaces de travail, toujours sans donneraccès aux futurs membres. Notre recomman-dation : ne jamais déroger à cette règle, carmême si un espace n’est pas fait pour durer,le fait de ne pas avoir créé de groupes pré-alables se ressent très rapidement dans lagestion quotidienne.

• Organisation et structuration de l'espaceC’est la première tâche " contenu " du créa-teur de l’espace. Il faut structurer ce contenuafin que l’ensemble des futurs membrespuisse retrouver au mieux l’information. Cettestructuration est fondamentale. Elle ne se faitpas en fonction des aspirations du gestion-naire, mais en fonction des futurs utilisateursde l’espace de travail. Il faut se mettre à leurplace et envisager l’utilisation de l’espace detravail sous leur point de vue, très différent engénéral de celui du gestionnaire. Cette tâcheest ardue car le premier réflexe du gestion-naire est d’organiser son espace en fonctionde sa propre vision, qui est loin d’être parta-gée par l’ensemble des utilisateurs. Cettestructuration qui demande donc réflexion etpréparation, ne se fait pas en cinq minutes;de la qualité de ce travail dépend en grandepartie le succès immédiat de l’espace de tra-vail auprès de ses membres.En revanche, une fois créée, la structuren’est pas gravée dans le marbre et les ges-tionnaires se doivent de corriger les éven-

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tuelles erreurs qui apparaîtront au fur et àmesure, ou se doivent tout simplement defaire évoluer la structure si, à l’usage, elle serévèle inadaptée ou insuffisamment perfor-mante.Les grands éléments à mettre en œuvre :• Avoir une page d’accueil expliquant clai-rement l’usage de l’espace de travail, sesrègles, ses membres, un petit plan de sitestatique si nécessaire, et un rappel succinctdes différentes fonctions possibles pour lesnouveaux arrivants. Cette page d’accueilpeut être contextuelle, c'est-à-dire qu’il peut yen avoir plusieurs, qui s’affichent en fonctionde l’appartenance de la personne à un grou-pe d’utilisateurs ou à un autre.• Créer des dossiers afin de pouvoir classeret faire classer les futures informations oudocuments à la bonne place.• Créer des sous-espaces de travail quivont segmenter l’espace de travail en sous-espaces avec des droits particuliers. Si, parexemple, vous travaillez dans le cadre d’unextranet client, vous créerez immédiatementun sous-espace privé pour votre société,auquel ne pourra pas accéder votre clientafin de préserver la confidentialité de vosinformations propres. Vous affecterez tou-jours les droits d’accès nécessaires à desgroupes d’utilisateurs, jamais à des utilisa-teurs eux-mêmes, afin de pouvoir faire évo-

luer la structure de gestion des droits en netouchant qu’aux groupes eux-mêmes, sansêtre obligé de re-parcourir les sous-espacesde travail. Bien entendu, cette structure estrécursive puisque dans un sous-espace onpeut recréer des documents, des dossiers etd’autres sous-espaces de travail.

• Publication des documents de référenceChaque espace peut avoir un certainnombre de documents de référence, oupointer vers des documents de référencetransversaux stockés dans d’autres espacesde travail. Bien entendu, il est hors de ques-tion de faire de la redondance. Dans ce der-nier cas, il suffit de créer un lien vers cesdocuments, les personnes participant àl’espace de travail en cours d’organisationsauront ainsi que ces documents sont acces-sibles et font partie du projet. Des modèlesde documents peuvent également être mis àdisposition, comme des modèles de compte-rendu ou de contrôle-qualité ou tout autredocument de ce type.

• Invitation des membres et affectationdes droits

Une fois cette structure créée, il est tempsd’en inviter les membres avec qui vous par-tagerez les données de votre espace de tra-vail. Ces collaborateurs peuvent être aussi

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Aide

Nom de l’espace

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Nouveautés de l’espace Portail d’information personnalisé

Gestion des membres

Bouton d’action

Organisation du modèle standard de l'espace de travail mayeticVillage

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bien internes qu’externes à l’entreprise. Achacun il est possible d’associer des droitsd’accès différents, de simple lecteur à co-gestionnaire. Il faut également affecterchaque membre à l’un des groupes d’utilisa-teurs créés précédemment, ce qui leurdonne automatiquement d’autres droits plusou moins étendus, en particulier l’accès auxsous-espaces de travail. Ce qui est intéres-sant dans les espaces de travail, c’est qu’u-ne personne peut être simple lecteur auniveau principal de l’espace, mais aussi ges-tionnaire principal d’un sous-espace créé ausein de ce même espace, ou alors ne mêmepas connaître l’existence de tel autre sous-espace de travail tout simplement parce qu’iln’y a pas accès. La puissance de gestion desdroits, extrêmement étendue, se fait directe-ment par le ou les gestionnaires de l’espacede travail, sans aucune connaissance infor-matique particulière. Chaque utilisateur ainsiinvité dans l’espace se voit notifié par mes-sagerie son appartenance à l’espace et peutimmédiatement y accéder.

• Animation quotidienneVoilà, le plus difficile est fait, l’espace de tra-vail peut maintenant vivre de ses propresailes, alimenté par tous les auteurs invités ày participer. Mais comme on le voit très vite àl’usage, un rôle d’animation et de " sur-veillance " est indispensable en permanence;de la qualité de l’animation dépendent labonne tenue et la bonne impression des dif-férents membres de l’espace. Il faut donc enpermanence regarder si les auteurs classentleurs documents au bon endroit, s’il estnécessaire de restructurer certaines partiesde l’espace de travail (scinder un dossier endeux, par exemple, si une sous-classifications’est naturellement créée au bout d’un cer-tain temps), etc.

3 - Principaux usages

Nous allons profiter de l’expérience desentreprises utilisant mayeticVillage pour tra-cer une typologie d’usage pour les espacesde travail collaboratif. Comme c’est souventle cas avec les nouvelles technologies, il nesuffit pas de connaître la liste des fonction-nalités possibles d’une application pour

savoir quel usage en faire. Il est très courantde voir des logiciels déployés dans desentreprises totalement sous-utilisés pendantplusieurs années, non par négligence, maistout simplement par ignorance de ce qu’il estréellement possible de faire avec. Dans lecas des espaces de travail collaboratif, on seretrouve dans le même contexte. Que faireavec ces espaces de travail, comment les uti-liser, comment s’inscrivent-ils dans le travailquotidien de tout un chacun ?Notre retour d’expérience est qu’il ne suffitpas de connaître les 20 à 30 fonctionnalitésqui constituent cette application, mais qu’ilest plus important d’avoir et de donner desexemples d’utilisation concrets, parlants, quechacun pourra transposer dans son universde travail et adapter à son organisation.

Les espaces de travail collaboratif sont aussibien utilisés en intranet qu’en extranet, voirecomme service complémentaire d’un siteweb. Chacune des cinq grandes familles d’u-sage étudiées ci-dessous s’applique aussibien à l’intranet, à l’extranet qu’aux sites web.L’utilisation en intranet, objectif initial, estassez naturelle, les outils de travail collabo-ratif ayant pour vocation de s’étendre au seinde l’entreprise.En revanche, l’utilisation en extranet étaitmoins évidente, les outils classiques degroupware n’ayant jamais réussi à franchir cecap à cause de leurs spécificités et de leursdifficultés de déploiement. Or il se trouve queles espaces de travail collaboratif sont tout àfait adaptés aux besoins d’un extranet : rapi-des à déployer, ne nécessitent pas de com-pétence informatique particulière, disposantd’une gestion flexible des utilisateurs et desdroits d’accès, etc. Bref, c’est l’outil idéal pourla mise en place d’un extranet. D’où l’énorme

Les années de déploiement et d’utili-sation quotidiennes par nos clientsnous conduisent à distinguer cinqgrandes familles d’usage, répondantà des critères précis :• Espaces projets• Espaces de publication• Espaces temporaires• Espaces de connaissances• Espaces de formation

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succès des espaces de travail collaboratifpour bâtir en quelques jours une infrastructu-re extranet évoluée, ce que très peu d’entre-prises possèdent à l’heure actuelle.Un autre usage, plus rare, est la possibilitépour certains sites web de fournir un servicede création et d’utilisation d’espaces de tra-vail collaboratif à leurs internautes. En géné-ral ces sites web concernent des domainesparticuliers (Surgeonesis , site américaindédié aux chirurgiens, ou Arantis , agencerégionale NTIC de Poitou Charentes) et off-rent à leurs internautes la possibilité de secréer des espaces de travail afin de pouvoiréchanger entre eux, ou tout simplement faireconnaître ces nouvelles technologies pourleur permettre de les adopter. En fait, il n’y apas de limites à l’utilisation des espaces detravail. Dès lors que de l’information doit êtrepartagée, échangée, archivée, classée, etc.,les espaces de travail apportent une solutionpragmatique, actuellement unique sur lemarché.

• Espaces projetsL’application la plus classique des espacesde travail est celle qui permet à toute équiped’avoir à sa disposition un véritable espacede travail où elle peut gérer l’ensemble desinformations nécessaires à son projet. Cesinformations sont stockées en un lieu uniqueet peuvent être partagées avec l’ensembledes acteurs, internes ou externes à l’entre-prise, en affectant les bons droits d’accès enfonction du profil de celui qui se connecte.Des projets de toutes tailles peuvent êtregérés, puisque nous avons aussi bien desprojets de 2 comme de plus de 250 person-nes, gérés à partir d’un ou plusieurs espaces(une grande compagnie d’assurance se sertde l’outil mayeticVillage pour le suivi d’unprojet de refonte de son système d’informa-tion impliquant aussi bien la maîtrise d’œuv-re que la maîtrise d’ouvrage du projet). C’estsur ce type d’espaces de travail que la notionde sous-espace de travail privé devient capi-tale. Elle permet de refléter de manièreélectronique la même organisation que celled’un projet réel où il existe toujours des sousprojets pour lesquels l’information n’est pastoujours publique pour tous. C’est le cas, par

exemple, de projets impliquant plusieurssociétés différentes, où chaque société doitpouvoir à la fois gérer à la fois des informa-tions privées et des informations partagéespar les autres sociétés membres du projet.Seuls, ces espaces de travail collaboratif per-mettent une telle segmentation des données,en standard. Bien entendu, les projets peu-vent être de n’importe quelle nature : infor-matique, ressources humaines, marketing,R&D, etc. Des projets de gestion d’événe-ments (expositions, séminaires, congrès,etc.) profitent pleinement eux-aussi de cetype de solution, car ils ont enfin à leur por-tée un véritable outil de travail universel,accessible par tous et parfaitement sécurisé.Enfin, plus récemment, on constate que lesONG commencent à découvrir les avantagesde tels outils qui leur permettent de s’affran-chir de beaucoup de contraintes de commu-nication.

• Espaces de publicationLes espaces de publication viennent enseconde position dans la typologie des usa-ges les plus fréquents. Cela illustre parfaite-ment la nécessité, comme nous l’avonsdéveloppé précédemment, d’avoir des fonc-tionnalités de publication d’information grâceà des mécanismes de conversion HTML à lavolée à partir de documents Office, ou enco-re des fonctionnalités de publication directed’informations d’entreprises aux formatsAcrobat ou Vikao. A l’heure actuelle, seulesles solutions QuickPlace d’IBM (conversionhtml) et mayeticVillage de Mayetic (conver-sion html, Acrobat et Vikao) permettent d’im-plémenter ce type d’espaces de travail. Or,au vu du succès rencontré auprès des utili-sateurs, on constate qu’il s’agit d’un vraibesoin dans les entreprises : celui de publierfacilement de l’information, sans aucuneconnaissance informatique particulière.Un très bon exemple d’espace de publicationest accessible au public à travers le sitehttp://www.village-formation.com, extensionélectronique d’un livre sur le e-learning écritpar les fondateurs de la société KLR. Cetespace a été réalisé à partir d’un espace detravail mayeticVillage du logiciel de traite-ment de données Microsoft Word. Aucune

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connaissance informatique n’a été nécessai-re, ni HTML, ni FTP, ni quoi que ce soit d’au-tre. Ces espaces permettent non seulementde rendre la publication d’informationsaccessible à chacun, mais également demettre à disposition des informations beau-coup plus rapidement et de les mettre à joursans délai. La création de l’ensemble de cetespace, de toutes les parties publiques ainsique de tous les espaces privés, n’a pris quequelques jours aux personnes concernées.De nombreux intranets d’entreprises peuventainsi se retrouver désengorgés par la créa-tion de " micros sites " gérés par les publica-teurs d’information eux-mêmes, sans passerpar le goulet d’étranglement des webmastersou des webpublishers que connaît touteentreprise à l’heure actuelle. Bien évidem-ment, chacun de ces espaces peut à la foiscombiner la dimension publication et ladimension échange collaboratif, puisque tou-tes ces fonctions et ces familles d’usage sontcombinables à l’infini dans un même espaceen fonction des besoins.Relevons quelques exemples parmi les plusreprésentatifs :- Expositions virtuelles- Ressources humaines- Marketing- Catalogues produits- Rapports d’études- Plans qualité- Informations d’entreprise- Gestion des sites web de clubs et d’asso-

ciations- Etc.

• Espaces temporairesIl est très souvent nécessaire de travailler surdes thématiques n'entrant pas forcémentdans le cadre d’un projet formel. Il s’agit justed’échanger quelques informations ou docu-ments avec quelques personnes durant unlaps de temps plus ou moins long. Les don-nées échangées proviennent de sourcesdéjà bien formalisées et ne nécessitent pasde l’être à nouveau. On peut prendre unexemple simple, rencontré de plus en plussouvent : l’impossibilité d’envoyer à des des-tinataires des fichiers faisant plus de 1 ou 2Mo, tout simplement parce que leur messa-gerie d’entreprise ou leur messagerie gratui-te ne l’autorise pas. Comment faire pour queces destinataires reçoivent ces documents ?Les espaces de travail collaboratif apportentici une solution immédiate, consistant à créerun espace temporaire (30 secondes pour lecréer), y déposer le ou les fichiers concernés(30 autres secondes…), spécifier un coded’accès par sécurité, et envoyer par mail lelien aux destinataires concernés pour qu’ilspuissent télécharger les informations souhai-tées, sans problème de limite de volume. Lànon plus, aucune connaissance ni outil parti-culier n'est nécessaire (par défaut, seule unesolution de type FTP aurait été envisageable,nécessitant des logiciels adaptés et uneconnaissance de l’utilisation de ce type desolution supérieure au savoir de la majoritédes utilisateurs d’un ordinateur).Nous regroupons cette catégorie d’usagesous la dénomination " d’espaces temporai-res ", parce qu’ils viennent résoudre unensemble de problèmes ponctuels, endehors de projets bien formalisés, et qu’ilssont à durée de vie courte. Cet usage serépand de plus en plus car les utilisateurs,une fois formés à l’utilisation des espaces detravail, n’ont pas besoin de se reformer àd’autres outils, et vont tout naturellement uti-liser ces espaces pour ce type de besoins.

• Espaces de connaissancesLà nous entrons dans un type d’espacebeaucoup plus formel, puisqu’il interagit avecle domaine du knowledge management(KM). Si les espaces de travail collaboratif nesont pas un outil de KM en tant que tel, le

retour d’expérience montre qu’ils représen-tent une infrastructure logicielle de fond pourles processus de KM. On séparera classi-quement la gestion de communautés de lagestion des connaissances. Les espaces detravail collaboratif sont parfaitement appro-priés à la gestion de communautés, maiségalement très utiles pour la gestion deconnaissances. Dans le premier cas ils sesuffisent à eux-mêmes, dans le second cas,ils sont souvent couplés avec des outils plusspécialisés de KM.

• Espaces de formationLe dernier type d’espace rencontré de plusen plus régulièrement est celui des espacesde formation, qu'il s'agisse de formation clas-sique ou de type e-learning. Là aussi, lesespaces de travail collaboratif ne sont pas unoutil de formation ou d’e-learning en tant quetel, mais représentent de fait une infrastruc-ture complémentaire, voire nécessaire, àtous les projets de formation. Près de 23%des communautés créées sur le site webmayeticVillage.net proviennent du monde del’enseignement, tous secteurs confondus(collèges, universités, grandes écoles, cent-res de formation professionnelle, etc.). C’estdire l’impact que représentent de tels outilsdans les processus éducatifs. Ils sont, bienentendu, indispensables pour les cours endistantiel (sans présence physique des inter-venants). Toutefois, on constate avec surpri-se qu’ils sont également un support sanségal en présentiel. A partir de nos nombreu-ses expériences concrètes (conduites ausein d’établissements tels que l’ENSAM, lePôle Léonard de Vinci, HEC, ESSEC, etc.)nous avons pu dégager 3 axes d’utilisationainsi que des exemples d’applications parmiles plus courantes que nous vous livrons ci-dessous :- Apprenant - FormateurEn distantiel• Planning de cours en ligne, tableaux d’affi-

chage, dernières infos, etc.• Ressources pédagogiques en ligne (cours,

évaluations, études de cas, résumés,fiches, etc.)

• Notes de cours approfondies par le forma-teur

• Forums de discussion entre apprenants etformateurs

• QCM en ligne• Résultats d’examen• Animation et suivi d’ateliers hors classes• Remise à niveau d’apprenants ou de grou-

pes d’apprenantsEn présentiel• Utilisation des communautés comme sup-

port de cours pour les travaux dirigés• Prises de notes en temps réel par les élè-

ves (par mise à disposition des supports auformat PowerPoint)

• Navigation conjointe dans les ressourcesarchivées par la communauté (articles surinternet, favoris, résumés d’ouvrages, etc.)

• Travaux pratiques d’apprentissage à la col-laboration (très utile, les apprenants décou-vrant une nouvelle façon de travailler)

- Formateur - Formateur• Création de cours en mode collaboratif• Mutualisation de ressources pédagogiques(discussions autour de pratiques pédago-giques, structuration et formalisation pous-sées)• Les communautés deviennent le pivot ras-sembleur et donnent naturellement naissan-ce à la " classe virtuelle "• Coordination entre assistants et responsa-bles de cours• Coordination accrue entre formateurs parvisibilité transversale du contenu des cours• Bilans de cursus plus aisés en fin de coursou en fin d’année- Apprenant - Apprenant• Forum d’échange entre apprenants• Partage de favoris internet qualifiés• Travaux de groupe (préparation de dos-

siers, animation de thèmes, gestion d’ate-liers de recherches, etc.)

• Mise à disposition de notes d’étudiants• Possibilité de sous-espaces privés autogé-

rés pour travailler en dehors du contrôledes formateurs

• Création potentielle de ressources pédago-giques complémentaires par les appre-nants eux-mêmes.

Ces exemples d’usage dans le monde de laformation ne sont, bien sûr, pas exhaustifs,mais nous avons tenu à en donner les princi-paux afin de montrer comment un seul outilpeut modifier radicalement la façon de tra-vailler d’un domaine précis.

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conclusion

A propos de MayeticMayetic est un éditeur de logiciel spécialisé dans les solutions de travail collaboratif et de gestion de contenu, en archi-tectures intranet, extranet et internet. Son offre logicielle s'articule autour de MayeticVillage, son produit phare, demayeticPublisher et de Vikao. MayeticVillage, solution d'espaces de travail collaboratif prêt-à-l'emploi, est conçu pour répondre aux nouvelles exigencesdes organisations de travail modernes : la maîtrise de la structuration et de l'organisation d'espaces de travail virtuels permet-tant à tout groupe de personnes, internes ou externes à l'entreprise, de produire et de partager des informations et des docu-ments de manière structurée et collaborative. La gamme de produits mayeticVillage se décline en trois offres, pour s'adapter aux besoins et aux budgets de chaque orga-nisation, de la TPE aux grands-comptes : un site web gratuit (utilisé par plus de 100.000 membres répartis dans 97 pays), desoffres hébergées (sur serveurs mutualisés ou dédiés) et une offre Entreprise (sur les serveurs de l'entreprise). Parmi les clients, français et internationaux, de Mayetic, citons : Arantis, Cegetel, Club Méditerranée, CNP Assurances,FNAC, France 3, IGS, Mairie de Paris, Pinault-Printemps-Redoute, PriceWaterhouseCoopers, Schneider, Surgeonesis, Universityof Strathclyde - Glasgow, Videoteca Nacional Educativa y Cultural... Créée en 1996 par Bruno de Beauregard et Miguel Membrado, Mayetic a levé en novembre 2002 2,2 millions d'euros auprès deCDC Kineon. Mayetic est structurée autour d'une e-Organisation radicalement innovante, étant ainsi précurseur dans l'usage destechnologies qu'elle préconise."

On le constate à la lecture de ces exemples, grâce aux espaces de travail collaboratif il estmaintenant possible à chacun, sans aucune connaissance informatique particulière, c'est-à-direréellement à tout utilisateur d’un ordinateur dans n’importe quelle entreprise ou organisation, demettre lui-même en œuvre n’importe laquelle de ces applications.Il s'agit d'une évolution majeure dans le monde du travail collaboratif, ainsi que dans le mondedes systèmes d’information eux-mêmes. C’est pour cette raison que les espaces de travailcollaboratif vont se répandre dans l’ensemble des organisations et des entreprises dans les moiset années à venir, tout comme la bureautique, les réseaux ou la messagerie se sont eux-mêmesrépandus de manière universelle, du fait que leur usage est universel.Il est donc fondamental de connaître les tenants et aboutissants de ces nouvelles technologiesafin de les utiliser à la hauteur de leur capacité.

A l’heure actuelle, changer notre façon de travailler, être plus productif, perdre moins de temps,avoir des degrés de liberté supplémentaires dans notre travail quotidien est tout à fait possible.Les technologies collaboratives le permettent depuis plus de 3 ans. La difficulté pour évoluern’est donc pas technologique, les technologies étant là ! La vraie difficulté relève de laméconnaissance de ces technologies et de ce qu’il est possible d'en faire, ainsi que de lanécessité de faire évoluer les organisations humaines elles-mêmes pour en tirer véritablementprofit.Or il est plus difficile de faire évoluer une organisation que de mettre en place une nouvelletechnologie. Tout le pari réside dans la bonne volonté de chacun d'aller de l’avant et d'accepterd’investir un peu de temps pour franchir un palier qualitatif fondamental.

Le succès exponentiel de notre site gratuit mayeticVillage.net ainsi que celui de nos offresentreprises confirme de manière éclatante que ces outils sont réellement nécessaires à tous, etc’est le retour d’expérience unique qui en résulte que nous avons souhaité partager tout au longde ces lignes.

N’hésitez pas à vous mettre en situation d’usage pour vous initier à tous ces concepts.En espérant que cela pourra radicalement améliorer votre façon de travailler…

Mayetic 58 Avenue de Wagram 75017 Parisinfo@mayetic.com

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