la refonte du portail internet de maurepas ajustements au quotidien pour redéfinir la trajectoire...
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La refonte du portail internet de Maurepas
D’un site statique
A un portail 2.0
Ajustements au quotidien pour redéfinir la trajectoire
Coûts
DélaisQualité16 mois
4 sept2010
Un contexte
• Un site statique• Peu d’interactivité• Une communication trop lente
Des enjeux• Moderniser la relation aux usagers• Etre en adéquation avec notre politique de développement durable, => la dématérialisation• Dans les nouvelles pratiques au niveau organisationnel et humain
Les objectifs de la MOA • Offrir plus de services personnalisés aux administrés• Mettre en place des outils de communication bidirectionnels• Contribuer à l’instantanéité de l’information
Des contraintes•Un budget 30 000 euros•L’échéance septembre 2010 / projet sur 16 mois•Refonte du portail en parallèle de la mise en place d’un intranet•Conduite du projet en parallèle des fonctions « traditionnelles »
Des risques (Tableau de la gestion des risques)• Interopérabilité des différents systèmes ( dématérialisation)• Les délais => Nombreux intervenants et prestataires => Retards• Risques juridiques (CNIL, Droit d’auteur, Responsabilité de l’hébergeur Web 2.0)• De profonds bouleversements dans les méthodes de travail => Nécessité d’une conduite du changement !
La cible• Les administrés• Les partenaires économiques et sociaux • Les autres portails
Nécessite le travail en mode projet
Une multiplicité d’acteurs à coordonner sur 16 mois
Moyens organisationnels et fonctionnels
Groupe technique
GPTECHPour réaliser les tests
Comité techniqueCOTECH
Les référents, agents métier, 17 servicesAudit, remontée des informations,Futurs contributeurs du portail
internet et intranet
Articulation nécessaire
Chef de ProjetIntranet
Comité de Pilotage
COPILValide, Approuve
Chef de Projet internet /
Dématérialisation
Directrice Générale
Allocation des RH
Comité de direction
CODIRSuit les étapesAlloue les RH
Retransmission
Proposition de scénarios Priorités et choix:
Des actions Des modules Des Téléservices
Ecriture du CCTPChef de ProjetPilote, Mobilise
Recense les besoins
COTECH Référents
MaurepasiensAudités sur l’EPN
De l’audit indispensable au CCTP
InformationCODIR
Validation
Plus de 100 Fiches ProjetsRemplies par les référents1. 30% des rubriques satisfaisantes2. 40% à faire évoluer3. 30% à créer
Expriment leurs besoins
COPILChoix du scénario
Un MAPA : Pourquoi ?Préciser les attentesDemander des renseignementsNégociations possibles
Reformulation
Référents:suivi du portail en front office sur la plate-forme de test
CommunicationVisuels et textes
Validations
Maquettage / Développement Développement des modules Intégration des modules Mapping Début d’intégration visuels et textes
Dématérialisation de procédures
administrativesBilletterie et
télépaiement
Reto
urs
Retours
Retours
CdP Coordonne
Pilote, Suit, Echange
La réalisation / Développement
RetoursInformation
Suivi navigation
Création
Comité de Pilotage
Valide
AFNICwww.maurepas.fr
Intégration des contenus, tests et mise en production
GP technique Testent
Agents traitants Testent
COTECHIntègrent
Prestataires
Chef de ProjetCentralise, Suit, Estime, Anticipe
Dématérialisation de procédures administratives
MaurepasiensNaviguent
Intégration
Tests
Corrections
Vérifications
Débogages, Corrections, Modifications, Améliorations
Comité de PilotageValide
la mise en lignePour le 4 septembre
Reste des questions à se poser :Un temps élevé par visite n’entraîne pas nécessairement la qualité de visite…Un nombre élevé de visites n’est pas significatif : les internautes sont-ils revenus et combien de fois ?
Evaluation quantitative
Fréquentation, Nb Pages vues, Temps passé sur le portail …Référentiel => Ancien Portail sur les mêmes périodes
Après 4 semaines de mise en ligne du portail, 46% des publics de l’extranetse sont connectés pour modifier ou ajouter des informations sur leur page.
17 offres d’emploi ont été déposées via le formulaire proposé par l’espace emploi.
Les démarches en ligne ont été utilisés près de 1000 fois au cours des 4 premières semaines.
L’information proposée vous a t’elle été utile ?Cet article vous a-t-il paru pertinent ?L’information recherchée a-t-elle été facile d’accès ?Mais aussi la nature des questions arrivées par courriel
Evaluation qualitative (ex: sondage « à chaud »)
Evaluation globale du portail…
75% < 5 jours
A noter : Le délai de cinq jours a été défini par les agents managers des services concernés comme l’indice qualité du traitement d’un téléservice.
Les questions que l’on doit alors se poser :
Comment se fait-il qu’une information majeure soit souvent oubliée ?
L’outil est il suffisamment clair ?
Existe-il une difficulté à revenir sur son compte déjà créé (Login, mot de passe, bouton modifier…) ?
Les administrés consultent t’ils leur boîte courriel tous les jours ?...
…Evaluation du compte citoyen
Evolutions
Merci de votre attention
Le Service Web Traitement agent
Progiciels : Etat civil, Scolaire, Jeunesse, Conservatoire
Demandes variées
Etat civil ScolaireJeunesse Conservatoire
Le public (Citoyens)=> Création d’un compte famille
Renseignements sur les membres de la famille (ou un individu)
Inscription(s) à 1 ou plusieurs services
Pièces justificatives différentes suivant le service demandé
Envoi de la ou des
demande(s)
Demande(s) traitée(s)Accusé de réception,
d’absence de justificatif, ou
d’enregistrement de la demande
Envoi automatique
Espace Sécurisé
…
Le citoyen peut suivre les étapes et l’avancée de sa demande
Carte d’identité
Quotient familial
Livret de famille