La refonte du portail de Maurepas

D’un site statique

A un portail 2.0Ajustements

Coûts

DélaisQualité16 mois

Analyse préalable

La nécessité du mode projet ?

Un audit indispensable

Le CCTP

Appel d’offre : un MAPA -> CAO

La réalisation / Développement

Transfert de compétence / formation

Tests et intégration des contenus

La mise en production

Evaluation

Evolution

Le contexte•Un site statique•Peu d’interactivité•Une communication trop lente

Les enjeux•Moderniser la relation aux usagers•Etre en adéquation avec notre politique de développement durable, d’où la dématérialisation• Initier de nouvelles pratiques au niveau organisationnel et humain

Les objectifs de la MOA : Innovations et changements importants•Offrir plus de services personnalisés aux administrés•Mettre en place des outils de communication bidirectionnels•Contribuer à l’instantanéité de l’information

Les contraintes•Les ressources humaines importantes / Multiplicité des directions concernées 190J/H•Un budget 30 000 euros•L’échéance septembre 2010 / projet sur 16 mois•Refonte du portail en parallèle de la mise en place d’un intranet•Conduite du projet en parallèle des fonctions « traditionnelles »

Les risques• Interopérabilité des différents systèmes•Les délais => Nombreux intervenants et prestataires => Anticipation•Budget trop juste pour les objectifs fixés•Profonds bouleversements => Conduite du changement

La cible•Les administrés•Les partenaires économiques et sociaux •Les autres portails

Analyse préalable

La transversalité, les risques et la multiplicité des acteurs, a nécessité de travailler en mode projet

Une multiplicité d’acteurs

Un macro planning sur 16 mois

190 J/H

Comité de directionCODIR

Allocation des ressources humaines

Moyens organisationnels et fonctionnels

Groupe techniqueGPTECH

Pour réaliser les tests

Comité techniqueCOTECH

Les référents agents métier,Audit, Remontée des informations,Futurs contributeurs du portail internet et intranet

Articulation nécessaire

Chef de ProjetIntranet

Comité de PilotageCOPIL

Chef de Projet internet /

Dématérialisation

Direction Générale

Chaque référent est animateur des réunions

dans son service

IdéesRemarques

PropositionsDemandesNécessités

Audit

Chef de Projet

Groupe techniqueGPTECHWebmasterEt contributeurs des mini sitesGraphiste

Comité de référentsCOTECH

17 référents (1/service)

Maurepasiens

7

De l’Audit au CCTP

Proposition de scénariosPriorité et choix:

Des actions Des modules Des démarches à dématérialiser

Comité de Pilotage

Ecriture du CCTPChef de Projet

CODIR

Réunion présentation

fiches

Fiches projets

remplies

Confirmation des attentes

Validation des fiches

Plus de 100 Fiches ProjetsRemplies par les référents1. 30% des rubriques satisfaisantes2. 40% à faire évoluer3. 30% à créer

COTECH Référents

Maurepasiens

Marché A Procédure Adaptée -> CAO

Un MAPA : Pourquoi ?Sous le seuil 193 K€Préciser les attentesDemander des renseignementsNégociations possibles

CAO Choix du prestataire

Chef de ProjetEtude des réponses

Synthèse

Prestataire retenu

Lettres motivées de refus

La réalisation / Développement

COPIL

Référents, suivi du portail en front office

CommunicationVisuels et textes

AVISRetours

AFNICwww.maurepas.fr

Maquettage / Développement Développement des modules Intégration des modules Mapping Début d’intégration visuels et textes

Dématérialisation de procédures administrativesBilletterie et

télépaiement

Reto

urs

Retours

Retours

CdP Coordonne

P

DC

A

Pour pouvoir refaire les différentes formations

Transfert de compétence / Formation

Prestataire

Agents traitants des services Web

GP technique Pour pouvoir maîtriser l’outil et réaliser les tests

COTECHLes référents qui seront les

contributeurs du portail internet et intranet

Administrateurs des portail

internet/intranetServices Web

Dématérialisation de procédures administratives

Sous contributeurs et contributeurs mini portails Nouveaux agents

Tests et intégration des contenus

Comité de Pilotage

GP techniqueAgents traitants

COTECH

Prestataire

CdP Centralisation

Dématérialisation de procédures administratives

DébogagesCorrections

Maurepasiens

Intégration

TestsCorrections

Vérifications

Migration sur le serveur de production le 3 septembre

La mise en production

Comité de Pilotage CdP

Ouverture public le 4 septembre

Agents traitants des services Web

RéférentsContributeurs

NouveauPrestataire

Communication

Envoi des codes extranet J-4

AncienPrestataire

Pointeur DNS

Evaluation en général

Un temps élevé par visite n’entraîne pas nécessairement la qualité de visite…Un taux de rebond élevé sur une page peut vouloir dire que l’information est pertinente…Des pages peu visitées, peuvent être syndiquées…ouL’information proposée, n’est-elle pas assez pertinente, amenant les internautes à limiter leurs visites ?Un nombre élevé de visites n’est pas significatif : les internautes sont-ils revenus et combien de fois ?

Evaluation quantitative Reste des questions à se poser :

Après 4 semaines de mise en ligne du portail, 46% des publics de l’extranetse sont connectés pour modifier ou ajouter des informations sur leur page.

17 offres d’emploi ont été déposées via le formulaire proposé par l’espace emploi.

La page des démarches en ligne a été utilisée 874 fois sur les 4 premières semaines.

Les petites annonces et le mini portail de l’emploi extrêmement consultés.

Vous a-t-il été aisé de trouver l’information recherchée ?L’information proposée vous a t’elle été utile ?L’information proposée est-elle pertinente ?Cet article vous a-t-il paru pertinent ?

Evaluation qualitative (ex: sondage « à chaud »)

Evaluation des démarches en ligne

A noter : Le délai de cinq jours a été défini par les agents managers des services concernés comme l’indice qualité d’un traitement d’une démarche administrative.

Les questions que l’on doit alors se poser :L’outil est il suffisamment clair ?Comment se fait-il qu’une information majeure soit souvent oubliée ?Le message renvoyé informant que le compte ne peut être validé, est-il parlant ?Existe-il une difficulté à revenir sur son compte déjà créé (code, mot de passe, bouton modifier…) ?Les administrés consultent t’ils leur boîte courriel tous les jours ?

Accessibilité

Augmenter les démarches

dématérialisées

Multiplier les connections avec

les logiciels métiers

Généraliser le télépaiement

Développer le FTTH

Label Ville internet

Evolution

Merci de votre attention

Le Service Web Traitement agent

Progiciels : Etat civil, Scolaire, Jeunesse, Conservatoire

Demandes variées

Etat civil ScolaireJeunesse Conservatoire

Le public (Citoyens)=> Création d’un compte famille

Renseignements sur les membres de la famille (ou un individu)

Inscription(s) à 1 ou plusieurs services

Pièces justificatives différentes suivant le service demandé

Envoi de la ou des

demande(s)

Demande(s) traitée(s)Accusé de réception,

d’absence de justificatif, ou

d’enregistrement de la demande

Envoi automatique

Espace Sécurisé

…

Le citoyen peut suivre les étapes et l’avancée de sa demande

Carte d’identité

Quotient familial

Livret de famille