la convention unique - f-crin · modernisation de notre système de santé, article l.1122-1 du...

La Convention Unique

Marie LANG

pour Sylvie DEBLOIS

Responsable filière industrielle – CNCR

EHESP – novembre 2018

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Programme

1. Introduction

2. Contexte et enjeux des essais cliniques à promotion industrielle

3. Le dispositif «Contrat Unique/ convention unique hospitalière - CUH » 4. MERRI Qualité et performance de la recherche biomédicale à promotion industrielle 4. Conclusion 5. Quizz

Essais cliniques à promotion industrielle :

Contexte et enjeux

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• Les enquêtes du Leem (LEs Entreprises du Médicament) :

8 enquêtes réalisées depuis 2002 :

Etudes internationales de phases II et III avec participation de la France

• Permettent de mesurer l’évolution au cours du temps de l’attractivité de la France pour la recherche clinique à promotion industrielle :

Au niveau quantitatif (critères de performance)

Au niveau qualitatif (perception)

Au niveau des délais (administration hôpital)

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La mesure de l’attractivité de la recherche clinique à promotion industrielle en France

Besoin d’accélérer et de standardiser les mises en place des études cliniques

Objectifs :

Réduire les temps de négociation

Standardiser les documents conventionnels et les circuits administratifs

Un seul contrat par établissement de santé et un seul contrat par étude appliqué dans tous les

établissements

Création des « Contreparties financières » gérées par l’établissement (ou une structure tierce) au titre

de la qualité escomptée des données issues de la recherche biomédicale

Disparition du terme « honoraire » pour la prestation médicale d’investigation l’avis du CNOM n’est

plus nécessaire; Il est simplement informé par le promoteur.

Le dispositif « Convention unique »

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Constats

Le Dispositif «Convention unique»

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« Convention Unique » :

contractualisation et financement des recherches à finalité commerciale impliquant la personne humaine dans les établissements de santé, les maisons et les centres de santé selon un modèle

défini obligatoire

- Juin 2014 : Circulaire n°DGOS/PF4/2014/195/ du 17 juin 2014 relative à la mise en place de la Convention Unique pour les recherches biomédicales à promotion industrielle dans les EPS

- Pas de valeur juridique – Facultatifs pour les Etablissements privés

- 26 janvier 2016 : Mesure de simplification administrative et de transparence instaurée par la Loi de modernisation de notre système de santé, article L.1122-1 du code de la santé publique

- Novembre 2016 : Décret et arrêté relatifs à la convention unique pour la mise en œuvre des recherches à finalité commerciale impliquant la personne humaine dans les EPS, les maisons et les centres de santé

- Obligatoire pour tous les ES

- 1er août 2018 : Note d’information : N°DGOS/PF4/2018/191

Relative à l’utilisation de la convention unique

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Le dispositif juridique «Convention Unique»

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Le Dispositif «Convention unique »

Deux statuts d’établissements : coordonnateur (ou référent administratif) ou associé

Modèles de contrat prédéfini et non-modifiable : Un seul Contrat unique au sein de l’établissement Contrat unique pour tous les établissements de santé français pour un même essai clinique. Le modèle de contrat n’est pas modifiable par le promoteur – Arrêté ministériel Seules les annexes référencées dans la convention unique peuvent être utilisées, plusieurs fois si nécessaire (ex annexe 3)

Matrice de surcoûts harmonisée produite par le centre coordonnateur et non modifiable par les centres associés

Création d’un intéressement financier : contrepartie (au titre de qualité des données)

Définition d’un circuit administratif, de délais (d’instruction, de signature), de facturation,...

Mise en place d’une MERRI contrat Unique incitative à l’application du CU dès 2014 : Répartition selon indicateurs

Contrat Unique s’applique aux recherches à finalité commerciale, quel que soit le statut du promoteur – Catégories 1 et 2 entrent dans le champ du CU (Loi Jarde)

• Objectif de délai d’instruction du contrat établissement coordonnateur

45j pour l’instruction totale (Délai entre l’Accusé de Réception du dossier réputé complet pour l’instruction et la signature du contrat par toutes les parties)

sans prise en compte du délai d’instruction par le promoteur

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Le Dispositif « Convention unique »

Contrat coordonnateur & matrice de surcoûts s’appliquent à l’identique pour les établissements associés

Entreprise

Adresse en RAR, le courrier de mise en place avec : - Résumé en français - Protocole - Note d’information patient en français - Mandat de délégation CRO (le cas échéant) - Attestation d’assurance ou sa demande - Avis favorable CPP ou sa demande d’avis - Autorisation ANSM ou sa demande - Manuel du laboratoire centralisé - Proposition d’un projet de contrat suivant le modèle - Proposition d’une matrice de surcoût - Liste des acte en plus de la PEC courante du patient (suivant

référentiel HAS disponible)

Etablissement de Santé

Déclare la réception du dossier réputé complet pour l’instruction dans les 5j à compter de l’AR du dossier

Instruit le contrat et la matrice de surcoût avec l’investigateur référent et a 15j pour produire une

matrice de surcoûts

Accord de principe sur contrat et matrice de surcoûts

A 5j pour signer et transmettre les documents à l’entreprise

A 20j pour négocier avec l’entreprise

CU promoteur/centre coordonnateur

5j 15j 5j

Déclarer dossier réputé complet

pour l’instruction

Revoir le projet de convention et proposer une évaluation des surcouts

Signature de la convention après

accord des 2 parties

20j

De réception de la proposition envoi de l’évaluation des surcouts

25j

Négociation

45 jours d’instruction au total

• Objectif de délai d’instruction du contrat établissement associé

15j pour l’instruction

(AR dossier et signature du contrat)

sans prise en prise en compte du délai d’instruction par le promoteur

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Le Dispositif «Convention unique»

Entreprise

Adresse en RAR le courrier de mise en place avec : - Résumé en français - Protocole - Note d’information patient en français - Mandat de délégation CRO (le cas échéant) - Attestation d’assurance ou sa demande - Avis favorable CPP ou sa demande d’avis - Autorisation ANSM ou sa demande - Manuel du laboratoire centralisé - Liste des acte en plus de la PEC courante du patient (suivant référentiel

HAS disponible) - Proposition d’un projet de contrat suivant établissement coordonnateur - Matrice de surcoûts validée et signée par l’établissement coordonnateur

pour être dupliquée à l’identique

Etablissement de Santé

Déclare la réception du dossier réputé complet dans les 5j à compter de l’AR du dossier

A 10j pour signer et transmettre les documents à l’entreprise

Contrat coordonnateur & matrice de surcouts s’applique à l’identique pour les établissements associés

oCU promoteur/centre associé

Modifications substantielles

5j 10j

Déclarer dossier réputé complet

pour l’instruction

Accepter la matrice des surcouts

Signature de la convention

15j

De réception de la proposition envoi de l’évaluation des surcouts

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Aspects contractuels

Chaque essai clinique à promotion industrielle doit faire préalablement l’objet d’une convention entre le promoteur de l’essai et l’établissement de santé où il se réalise. Convention Hospitalière :

Accord écrit, daté et signé entre deux ou plusieurs personnes morales définissant :

• des dispositions relatives à la délégation et à la répartition des fonctions

• des obligations relatives à la réalisation de la recherche

• concernant les aspects financiers et la facturation

La convention unique est exclusive de tout autre contrat à titre onéreux conclu pour la recherche à finalité commerciale Convention Tripartite : Promoteur – ES – Structure tierce + visa PI L’utilisation et la mise en œuvre de la convention unique sont compatibles avec le respect du RGPD.

Matrice de calcul des coûts et surcoûts

• Coûts :

frais de mise en œuvre du protocole de la recherche non liés à la prise en charge médicale du patient ou du volontaire sain (tâche d’investigation nécessaire à la recherche, par exemple temps TEC, tâche administrative et logistique)

• Surcoûts :

frais supplémentaires liés à la prise en charge médicale du patient ou du volontaire sain, requis par la mise en œuvre du protocole (actes et examens en plus de la pratique habituelle issue des recommandations BPC validées par la HAS)

Aspects financiers : coûts et surcoûts

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Aspects financiers

Comment sont évalués les surcoûts ?

À partir du protocole complet et définitif de l’étude, du «flow chart»,…

Pour estimer le coût des actes réalisés en plus de ceux effectués dans le cadre de la pratique courante :

Consultations supplémentaires

- Temps supplémentaire en personnels

- Examens supplémentaires,…

En impliquant tous les services collaborant avec le centre d’investigation (service clinique, pharmacie, laboratoire de biologie, imagerie, ana-path

En utilisant les matrices et les MO harmonisées d’évaluation des surcoûts : www.cncr.fr

L’évaluation des surcoûts est formalisée dans une matrice de surcoûts, qui est une annexe de la convention établie entre l’établissement de santé et le promoteur

Matrice de calcul des coûts et surcoûts Matrice de calcul des coûts et surcoûts

Entreprise promoteur

CRO (le cas échéant)

Recherche n° EudraCt ou Idrcb

nom de l'établissement

coordinateur ou associé

n° FINESS

Investigateur

Pôle / Unité

Nombre prévisionnel de patients pour le centre

Désignation des actes et prestations réalisés :

limite

d'occurrence coût ou

surcoût

montant

unitaire €

Nombre

d'items

par

patient ou

pour le

centre

Total des

frais pour

un patient

ou pour

le centre

€

Total pour

le nombre

des

patients

du centre

ou pour le

centre

€

Forfait frais fixes administratifs FORFAIT coût

Frais administratifs : Enregistrement de

la recherche, procédure d'élaboration

de la convention et de la matrice, suivi

financier et administratif de la

convention, y compris des avenants

Forfait appliqué par centre

d'investigation et non pas par

établissement, si plusieurs centres

d'investigation dans l 'établissement,

plusieurs forfaits sont facturés.

Facturé dès la signature de la

convention, même si la décision

d'annulation avant le démarrage est

imputable au promoteur (si la matrice a

déjà été élaborée)

par

établissementcoût

500€ pour le

centre

coordonnateur

200€ pour les

autres centres

1 0,00 €

FORFAITS

Matrice de calcul des coûts et surcoûts engagés pour la réalisation de

la recherche biomédicale à finalité commerciale

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Typologies d’études

Niveau 3

<2

2

3 et plus

X

X

X

X

X

* si requis par le protocole pour les essais DM

X

Niveau de Complexité de la recherche :

Niveau 1

Niveau 2

3 niveaux de "complexité" de recherche en fonction du nombre de croix

Définitions des différentes typologies de recherche

items :

> à 2 bras de traitement

Phase I/II ou Recherche pré-Marquage CE

Impliquant plus de 2 services et/ou Pôles

Médico-Techniques et/ou imagerie

couteuse en plus de la pharmacie et du

service de l'investigateur

Avec hospitalisation* (>4h) et/ou acte

réalisé avec asepsie (secteur stérile, bloc)

Réalisation de points multiples PK et/ou

PD et/ou screening moléculaire

Réalisation dans une spécialité de prise en

charge coûteuse

(Réanimation,Ophtalmologie, Soins

Intensifs, Soins palliatifs, Chirurgie, Brulés,

Greffes, Services d'urgence, cancérologie)

Implication d'un service de pédiatrie X

FORFAITS

Forfait frais fixes administratifs FORFAIT coût

Mise en place de la recherche : Présélection du centre, prise de connaissance du protocole et de ses exigences, études de faisabilité, contribution à l'élaboration de la matrice, réponse à des questionnaires pour vérifier la maitrise des BPC, réunion de mise en place. Forfait facturé même si aucun patient inclus, facturé dès la signature de la convention

par établissement coût

niveau 1 ou extension : 300€, niveau 2 : 450€,

niveau 3 : 600€ 0,00 €

forfaits logistiques

Forfait de frais logistique : téléphone, secrétariat pour prise de RV, bureautique, petit matériel, frais archivage des documents de l'étude et maintien de l'accès aux données. Participation aux frais de fonctionnement de l'hôpital (locaux, gestion des déchets, stérilisation...), participation à l'amortissement des investissements hospitaliers... (forfait applicable à tous les patients inclus au prorata des screening et des inclusions réalisés, quelque soit le nombre de visites effectuées, y compris si des visites et des actes supplémentaires sont réalisés sur la totalité de la durée de l'étude.

Forfait par patient et par visite

coût

par visite : 2€ niveau 1, 3€ niveau 2, 4€ niveau 3 +

1€/visite/patient si intervention personnels

exterieurs (hors monitoring promoteur,

CRO, ARC)

0,00 €

Qualification type de recherche V2

• La matrice doit être dupliquée à l’identique dans tous les établissements, maisons ou centres de santé participant à la recherche même si certaines structures tierces en réalisent certains.

• Dans le cas où la structure tierce réalise certains coûts et ou surcoûts, la ligne doit être mentionnée en annexe 2 avec la précision de sa réalisation par une structure tierce

Annexe 2 – Matrice des coûts et surcoûts

• Soit ES sous traite directement avec le prestataire extérieur. L’ ES prend alors en charge financièrement la réalisation de l’activité puis refacture au promoteur

• Soit le promoteur traite directement avec le prestataire extérieur réalisant l’activité donnant lieu au surcoût/coût. Dans ce cas un contrat à titre onéreux entre le prestataire et le promoteur peut être conclu. Le prestataire facturera directement au promoteur ces frais.

o Le surcoût/coût sera mentionné dans l’annexe 2 de la convention unique avec

la précision de sa réalisation par un prestataire extérieur

22/11/2018 CNCR - Bureau 15 mai 2018 20

Coûts et surcoûts réalisés en dehors d’un établissement de santé

• Modalités de facturation (annexe VI de l’instruction N° DGOS/PF4/2014/195) :

Frais fixes forfaitaires correspondant aux prestations de mise en place et de démarrage sont à la charge de l’Entreprise dès la signature du contrat, même en cas d’absence d’inclusion.

Règlement sur présentation d’un titre de recette (ou facture) de l’établissement de santé

Périodicité annuelle souhaitée (date anniversaire de la signature du contrat)

Sur la base des informations d’activité transmises par l’Entreprise

Paiement sous 45 jours

L’Entreprise s’engage à informer de la fin de la recherche la Direction de l’Etablissement et communique les informations nécessaires à la facturation finale

Facturation finale par l’Etablissement dans un délai de 12 mois à réception des informations nécessaires,

Solde versé après contrôle final par l’Entreprise des cahiers d’observation


• Les critères définissant une structure tierce

o Elle est désignée comme telle par le représentant légal de l’établissement, maison ou

centre de santé ;

o Elle dispose d’une gouvernance indépendante ;

o Elle utilise les fonds reçus à des fins de recherche

A titre d’exemple : fondation, GIE, association de service

• La participation de plusieurs structures tierces est possible dans le cadre de la convention unique

• Le directeur de l’établissement est décisionnaire sur le dispositif et choisit de

contractualiser ou non avec ce tiers sur un contrat unique

22/11/2018 CNCR - Bureau 15 mai 2018 22

STRUCTURE TIERCE

Comment compléter l’annexe 3 « contreparties » ?

• Tout d’abord, il faut comprendre que les contreparties ne sont plus liées aux inclusions mais à la qualité des données et qu’elles restent optionnelles. Elles peuvent être financières ou matérielles.

• L’article 1 décret du 16 novembre précise que « La convention peut prévoir que tout ou partie des contreparties mentionnées à l'alinéa précédent soient directement versées à une structure tierce distincte...«

• Chaque destinataire de Contrepartie doit faire l’objet d’une annexe 3. Si besoin, il est possible d’annexer plusieurs annexes 3 à la convention

• L’annexe 3 doit indiquer l’ensemble des éléments constituant la Contrepartie, qu’il s’agisse des éléments matériels ou financiers, en désignant la valeur exacte de chacun d’eux

• L’annexe 3 ne peut contenir des coûts et ou surcoûts (qui doivent être en annexe 2)

• L’annexe 3 peut indiquer les frais de coordination de la recherche par le centre coordonnateur

• Travail en cours sur règles d’usage de l’annexe 3 : concertation Leem/CNCR/Unicancer/DGOS

Annexe 3 – Comment la compléter

Comment assurer la sanctuarisation des contreparties ?

• Plusieurs modalités de gestion et de fléchage sont possibles :

o Versement à l’établissement de santé :

Compte propre (recette fléchée)

Compte de tiers

« Compte Recherche (UG, UF)

…

o Recours à une structure tierce :

Fondation hospitalière, Fonds de dotation de recherche, …

GIE, GCS, GIP, SATT

Associations de Recherche

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MERRI « Qualité et performance de la recherche biomédicale à promotion industrielle »

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Le recensement annuel des conventions uniques

Recensement réalisé depuis 2014

Cadre réglementaire : • Mission d’intérêt général (MIG) : qualité et performance de la recherche à promotion industrielle (13,4 millions d’€ en 2014, 20 millions d’€ en 2015, 2016, 2017)

• INSTRUCTION N° DGOS/PF4/2017/288 du 2 octobre 2017 relative au recensement de l’usage de la convention unique pour les recherches à finalité commerciale impliquant la personne humaine dans les établissements, maisons ou centres de santé

Objectif : mesurer l’impact de la convention unique, et notamment le délai de contractualisation entre le responsable légal du lieu de la recherche et le promoteur de l’étude commerciale.

2

Méthodologie du recensement

Tous établissements, maisons ou centres de santé pouvaient transmettre les conventions uniques signées, ainsi que leurs annexes, conformes aux modèles : • de l’instruction N°DGOS/PF4/2014/195 du 17 juin 2014, pour celles dont la proposition a été faite par le promoteur jusqu’au 17 novembre 2016 ; • de l’annexe de l’arrêté ministériel du 16 novembre 2016 fixant le modèle de convention unique, pour celles dont la proposition a été faite par le promoteur à partir du 18 novembre 2016.

Période recensée : 1er novembre 2016 au 31 octobre 2017.

Les données collectées sont : 1. le nombre de conventions signées sur la période considérée ; 2. le temps d’instruction dit « hospitalier », soit le délai entre la date de réception par l’établissement, maison ou centre de santé (centre coordonnateur ou centre associé dans l’essai) du dossier recevable et la date de la dernière signature de la convention (en jours calendaires) ; 3. le numéro d’inscription au registre Clinical Trials, assurant la traçabilité de l’étude.

3

Résultats 2017

Total des conventions 2016 (en nb de conventions)

Total des conventions 2017 (en nb de conventions)

Part relative 2016

Part relative 2017

Délai 2016 (en jours)

Délai 2017 (en jours)

CHR/U 2342 2303 80,15% 76,33% 45,86 49,58

CH 167 227 5,72% 7,52% 29,39 30,46

SSA 31 15 1,06% 0,50% 64,32 76,93

CLCC 298 323 10,20% 10,71% 60,61 51,50

ESPIC 58 63 1,98% 2,09% 23,1 37

Clinique 26 86 0,89% 2,85% 22 45,20

Total 2922 3017 100,00% 100,00% 46,03 48,12

MEDIANE : 36,00 jours MOYENNE : 48,12 jours MOYENNE centre coordonnateur : 72,05 jours MOYENNE centre associé : 43,99 jours

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En 2017 : • + 3 % de conventions uniques recensées (ensemble des ES) • + 36 % de conventions uniques dans les CH

En 2017 : + 4,5 % d’augmentation de délai (ensemble des ES)

Comparaison 2016/ 2017

5

Analyses : • Année de transition avec mise en place des textes réglementaires • Implication importante des centres hospitaliers (+ 36 %) • Maitrise du délai de signature • Conservation des volumes de répartition

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Groupes de travail

GTRCI : Réunion plénière trimestrielle réunissant un représentant de chaque EPS,

membre du CNCR, responsable de la promotion industrielle afin d’harmoniser nos

procédures et aide à l’application et évolution de la convention unique (perspectives V3

de la CUH en 2019, réflexion signature électronique etc..)

Site web CNCR www.cncr.fr :

Convention Unique : Mode opératoire recensement CU – FAQ privatisée pour les

membres – Documents types

Autres services : Plateforme emploi – Annuaire CH …

GT pour les services prestataires EPS : GT Biologie – GT imagerie – GT pharmacie

Mise en ligne d’un Mode Opératoire sur le site du CNCR

Discussion avec SNITEM – LEEM –DGOS – AFCROs

Partenaires mesure 1-3 CSF (lancement notre-recherche-clinique.fr) et copilotage

CSIS-CNaPEC

http://www.cncr.fr/

http://www.cncr.fr/

http://www.cncr.fr/

http://www.cncr.fr/

http://www.cncr.fr/

Sylvie Deblois Responsable Filière Industrielle Comité National de Coordination de la Recherche (CNCR) [email protected] Coralie Bouvet Chef de projet Filière industrielle Comité National de Coordination de la Recherche (CNCR) [email protected] Marie Lang Directrice du CNCR [email protected]

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Conception du document & Contacts

mailto:[email protected]



Merci de votre attention

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ETRE INCOLLABLE SUR LE

CONTRAT UNIQUE?

Quels sont les objectifs du Contrat Unique?

Réduire les délais de signature des

conventions

Inclure les structures tierces

Augmenter les tarifs

Harmoniser les procédures

Un promoteur souhaite modifier un paragraphe de la convention,

comment faire?

Seul le promoteur peut modifier la

convention

Seule Agnès BUZYN accorde la

modification

Seul l’ établissement de santé peut

modifier la convention

Aucune modification n’est autorisée

Qui signe le Contrat Unique?

L’établissement de santé et le promoteur

L’investigateur

La structure tierce le cas échéant

Réponses A et B

Qui signe le Contrat Unique?

L’ ’établissement de santé et le promoteur

l’investigateur

la structure tierce le cas échéant

Réponses A et B

Laquelle de ces propositions n’est pas un critère d’éligibilité

pour une structure tierce?

Elle est désignée par le représentant légal

de l’EPS

Elle a sa propre gouvernance

Elle doit employer du personnel

Elle utilise les fonds reçus du promoteur

à des fins de recherche

Est il possible de conclure un contrat direct avec

l’investigateur pour le promoteur?

Uniquement pour rémunérer du temps de

personnel

Uniquement si le promoteur vous fait

profiter de la contre partie

Uniquement pour utilisation à des fins de

recherche

Dans aucun cas

ETRE INCOLLABLE SUR LE

CONTRAT UNIQUE?