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La conduite de projet
Chapitre 3 : Découper pour estimer… pour planifier
I - Pourquoi découper ?
Un découpage précis du chemin à parcourir, et desdifférentes parties du produit à construire,permet une bonne identification et optimisation :
Des ressources.
Des délais.
Des charges et des coûts.
Un découpage bien élaboré contribue à améliorer :
L'estimation et la planification.
Le suivi.
Le chef de projet dispose alors :
De la liste des tâches à effectuer.
De la nature des produits à fabriquer.
Il peut alors, pour chaque tâche :
Estimer et suivre son déroulement.
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Chapitre 3 : Découper pour estimer… pour planifier
1. Aborder le projet en termes d'unité de fabrication
La liste des activités à gérer se déduit del'identification des éléments à fabriquer.
Le produit fini (découpé en une série deconstituants élémentaires) fournit :
La liste des tâches à exécuter lors dechacune des phases de l'élaboration duproduit.
Le problème essentiel est alors :
De découper le produit en une série de piècesélémentaires (Avec un processus de productionmaîtrisé).
2. Diminuer les risques de dérives
Les dérives en temps apparaissent inévitable maispas insurmontable.
Les principales causes sont : L'absence d'identification de certaines tâches. Imprécision concernant le déroulement de la
tâche (compléxité de la tâche, gestion d'autreprojet, …).
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4. Affecter des activités aux acteurs
La connaissance précise des tâches à effectuer,comme niveau de savoir et/ou savoir faire, offreau chef de projet une garantie de succès.
Il lui est alors possible :
D'identifier les ressources nécessaires.
De jouer sur les disponibilités de chacun.
De jouer sur les compétences.
Reste à choisir le bon ordonnancement.
II - Les difficultés rencontrées lors du découpage.
L'activité de découpage est en fait tes complexe àréaliser.
Il faut pour cela faire preuve de rigueur.
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1. Identifier la notion de tâche
Demander à un chef de projet de décrire lesgrandes phases d'un projet, il y parviendra.
Demander lui de définir, à l'intérieur des tâches :
La durée , le début, la fin, les résultatsproduits.
o Cela devient plus dure …
Demander lui également :
Des précisions sur le suivi de la phase.
La nature de la validation.
Les critères de contrôle qualité.
La réévaluation des travaux engagés.
o Les choses risquent de se compliquer.
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En fait, il faut être capable de :
Se fixer des bornes.
De mettre en place un dispositif de suivi.
Un dispositif d'évaluation qualité.
Cerner la liste des tâches et leur qualité deréalisation pour faire un bon découpage.
2. Recenser les lots
Un projet a pour but de produire une série deproduits finis intermédiaires ou définitifs :
livrés aux utilisateurs sous différentes formes.
La décomposition en résultats à produire dépendavant tout de la vue que peuvent avoir lesdifférents acteurs.
Faire un bon découpage en lots homogènes,facilement maîtrisable en terme de fabricationest une gageur pour bon nombre de concepteurs.
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III - Les critères de choix d'une méthode dedécoupage.
Afin de découper efficacement les tâches d'unprojet, le chef de projet doit disposer d'une sériede critères destinés à orienter son choix.
1. Prendre en compte l'aspect management du projet
Un autre aspect porte sur la conduite de projetet ses activités spécifiques.
Cette approche met en avant une série de tâchesspécifiques liées au management du projet comme:
L'établissement du planning.
Le suivi.
Le contrôle de l'avancement.
Qui fait quoi et à quel moment.
Ces approches identifient clairement :
Les débuts et les fins de phases.
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Le dispositif de la phase.
Les conditions de validation.
Elles constituent un cadre idéal pour établir desrelations contractuelles entre les diverspartenaires.
Un projet, se compose de trois ingrédientsinterdépendants :
Un ensemble d'éléments à « fabriquer ».
Une série d'activités nécessaires à leurfabrication.
Des ressources humaines pour exécuter cesactivités.
Toute technique de découpage se doit de prendreen compte ces trois aspects.
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Chapitre 3 : Découper pour estimer… pour planifier
Il est important de découper un projet en unesuite de travaux à effectuer.
Au sein de chaque phase, une série de travauxdestinés à garantir la qualité de la planificationet de l'estimation est déterminée.
Ne pas oublier de prendre en compte le facteurhumain :
Compétence de la personne à exécuter latâche.
Affecter la bonne personne à la bonne tâche.
Tenir compte des délais imposés :
Une bonne estimation de chaque tâche en tants'avère alors primordiale.
Ne pas passer sous silence des tâches quisemblent secondaires alors qu'elles ne le sontpas.
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I - Plannification : quelle est la nature duproblème ?
Il est important d'estimer face à l'importance desfrais de personnel dans les différents travauxcomposant un projet.
1. Pourquoi estimer ?
Beaucoup de personnes s'accordent à dire quec'est une phase qui a son importance, pour :
Cerner la durée du projet (préoccupationprincipale).
Déterminer les ressources humaines à mettreen œuvre (adéquation par rapport au projet).
Déterminer la faisabilité technique du projet(pour évaluer la pertinence du découpage).
Améliorer la productivité des services Etudes.
Pouvoir négocier.
Eviter les dérives de coûts
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2. Estimer quoi ?
Pour une même phase, le type de projet, commesa nature et son degré de maturité interviennentdans le contenu et les finalités de l'estimation :
Le commanditaire cherche à obtenir la plusgrande quantité de fonctionnalités de qualitéau moindre prix ans un temps minimum.
Pour cela, il faut estimer :o Des temps :
Mois/Homme ou Journée/Homme.o Des coûts :
Coûts de personnel, des outilslogiciels, des ressources machines.
o Des niveaux de qualité :
Estimation d'un commun accord avec lecommanditaire, le niveau de qualité àretenir afin d'en mesurer lesconséquences en termes de temps etde coûts sur la fabrication.
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o Des niveaux de productivité :
La productivité se définit comme lerapport entre la quantité de servicesfournis, le niveau de qualité requis, letemps imparti et le coût attendu.
II - Les actions à entreprendre.
La mise en œuvre d'une méthode d'estimationrequiert des points de passages obligés,indépendants de la technique retenue.
La présence d'un découpage en produits enactivités, ressources, constitue un préalableobligatoire.
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1. Choisir un cadre de référence à partir dudécoupage
L'énoncé du projet donne naissance à unestructuration en phases.
Chaque phase se caractérise par la productiond'un produit tangible prenant la forme d'undocument (cahier des charges)
C'est à partir de la liste détaillée de cesproductions que s'organise l'estimation.
Pour déterminer la quantité de produits à sortir,la recherche d'une unité d'œuvre s'avèreindispensable :
Choisir une unité d'œuvre : elle caractérise laquantité de produit à fabriquer et sertd'étalon de référence pour déterminer leniveau de productivité de l'outil de production.Bon nombre de méthodes existent sur lemarché.
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Déterminer la méthode de calcul : approcheempirique, experts, analogiques.
2. Utiliser un modèle d'estimation des temps et descouts
La mise au point de critères de productivité apermis au chef de projet de choisir ou deconstruire son modèle d'estimation.
Il reste à la faire vivre. Le premier travailconsiste à calculer la charge brute estimée puisl'effort réel à fournir :
Calculer la brute (petit projet = modeorganique / moyen projet = mode médian /grand projet = mode imbriqué).
Calculer le délai total (par rapport à lacharge nette du projet et son type).
Répartir la charge par phases (le temps n'estpas constant).