Transposition Didactique

La communication crite professionnelle Nahla Bentahir2014/2015

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Objectifs du coursPermettre aux lves doptimiser leur communication grce un crit de qualit.

Acqurir des mthodes pour rdiger de manire claire et concise.

Matriser les diffrents types dcrits professionnels.

Plan du coursIntroduction

Dfinition de lcrit professionnel et ses caractristiques

Les techniques rdactionnelles

Typologie des documents professionnels

Introduction

Dans une situation de communication orale lmetteur et le destinataire communiquent en temps rel

La communication crite est presque toujours diffre

Le rcepteur lit le message sans lmetteur et sil ne le comprend pas, il ne peut pas y avoir explication en temps rel mais en temps diffr

Il en rsulte quon ne peut pas crire comme on parle

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Absence du mtalangage

Le message crit nest accompagn daucun signe extrieur, seuls les mots donnent un sens au message

Limportance du mot est donc suprieure aux autres types de communication. Il doit tre juste et prcis

Dfinition

Lcrit professionnel est tout document crit, destin la communication dinformations entre acteurs, partenaires dun systme de production

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Quelques exemples dcrits professionnels

La lettre professionnelle/ AdministrativeLe compte-renduLe procs-verbalLe-mailLa synthseLa note, ...

Rle de lcrit professionnel

Lcrit professionnel sert de vecteur pour soutenir une information destine : la suggestion au conseil la ngociation la rsolution de problme larchivage,

Rle de lcrit professionnel

Lcrit professionnel doit donc tre de qualit pour atteindre ses buts, raliser ses objectifset produire leffet escompt

Quelle que soit sa nature, il doit convaincre par la qualit de son contenuet de sa forme

Les Techniques Rdactionnelles

Ne pas multiplier les objets

Tenir compte du destinataire (qui na pas forcement connaissance de laffaire)

Adopter un plan pertinent (le plan aide choisir et hirarchiser les informations)

LA COMMUNICATION dans ladministration est base sur lECRIT Selon des normes et des usages spcifiques

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Le Fond du message Le plan doit tre organis en trois temps :

LintroductionLe dveloppementLa conclusion

Introduction

Elle prpare et met en place le message en rappelant lobjet de la correspondance

Le dveloppement

Il explique lobjectif du message Les ides sont hirarchises de faon logique et chronologiqueElles doivent tre dcrites de faon claire et comprhensibleUtiliser la mthode QQOQCPC (qui limine les oublis): Qui, Quand, O, Quoi, Comment, Pourquoi et Combien

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La conclusion

Elle met fin au message

Elle fait apparatre la dcision prise ou la solution adopte

La forme du message Tout message crit doit permettre didentifier rapidement :

lmetteur le destinataireLa date de crationLe lieu de crationLobjet (la cause)

Clart des paragraphes Enchanez vos ides grce des paragraphes claires :

Lcriture doit tre claire, prcise et directe Un paragraphe doit contenir une seul ide clUtilisez des mots de liaison et des formules de transitionSautez une ligne aprs chaque paragraphe

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Concision et prcision Rdigez des phrases courtes et fluides

Choisissez un vocabulaire prcis, concret et positif

Utilisez des mots simples connus du lecteurEvitez les termes techniquesChassez les verbes polysmiques faire et avoir

La langue et le ton Corrigez la langue franaise et liminez les fautes dorthographe

Trouver le ton juste

vitez le ton affectifExprimez-vous avec finesse

Ponctuation et Mise en page Ponctuez correctement

Soignez la mise en pageArez votre prsentationIntroduisez des lments visuels (tableaux, schmas, graphiques, ...)Veuillez au choix des couleurs, au nombre de police et la taille des caractres

Formules positivesUtilisez des formules positivesTraduisez vos formules ngatives en formules positives

Limitez la redondance et vitez la rptition

Caractristiques du langageLes caractristiques du langage administratif :

Responsabilit (Je)Neutralit et ObjectivitClart et concisionRespect de la hirarchie (S/c)Courtoisie et politesse

Les principes de ladministration Le principe hirarchique Le principe de neutralit Le principe de responsabilit

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Typologie des documents professionnelsLa lettre professionnelle/ AdministrativeLe compte-renduLe procs-verbalLe-mailLa synthseLa note, ...

La lettre administrativeCaractristiques dun courrier en forme administrative

Len-tte ou le timbre Le lieu et la date Les rfrences Lobjet Les pices jointes et la mention copie La signature

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Le compte renduDfinition

Le compte-rendu est un document professionnel qui rapporte objectivement des faits avrs, des activits, des propos changs lors d'une runion, lors d'une confrence

UtilitCe document restitue par crit les dcisions prises et les propos abords lors d'une runion; c'est un aide mmoire

Il est destin aux participants et toutes les personnes intresses par les conclusions du groupe (absents)

Il faut quil soit complet et explicite, court et facile lire

Fonctions

Le compte rendu assure trois fonctions:

InformeLaisse une trace Facilite le travail

Que doit-il comporter?Lordre du jour La date et le lieu La liste des participantsLes diffrentes tapes de la rflexionLes solutions retenues Le plan d'actions La date de la prochaine runion

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Caractristiques de rdactionLes pronoms personnels "je" et "nous" sont bannirLa voix passive est employeLe rdacteur ne s'exprime jamais en son nomLe rdacteur doit retranscrire avec neutralit, objectivit et fidlit les propos pris en note lors de la runion

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Caractristiques de prsentation

L'en-tte complet de l'entrepriseLa date de rdaction du compte-renduLe titreL'ordre du jourLe nom et la fonction des personnes prsentes et absentesLe nom, la fonction et la signature du rdacteur du compte-rendu

Caractristiques de prsentation : Certains lments doivent figurer sur le compte-rendu de runion : l'en-tte complet de l'entreprise, la date de rdaction du compte-rendu, le titre, l'ordre du jour, le nom et la fonction des personnes prsentes et absentes, la signature du rdacteur du compte-rendu, son nom et sa fonction29

ContenuUne phrase d'introduction indiquant l'heure de la runion et annonant l'ordre du jourLes diffrents thmes abords lors de la runionLe dveloppement doit exposer les faits et restituer les dbats dans un ordre chronologique

Bon savoir : utilisez un dictaphone pour enregistrer une runion en petit groupe. En complment de vos notes, il vous aidera restituer fidlement les points essentiels. Mais ne vous basez pas uniquement sur cet outil qui, s'il peut s'avrer trs pratique, peu aussi devenir difficile exploiter si les sujets de la runions sont trop diffus...

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ContenuLes changes entre les intervenants sont reformuls, synthtiss La conclusion o sont notes les dcisions prises ou les votesL'heure de fin de la runion est prciseLa date, l'heure et le lieu dune ventuelle prochaine runion

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Prise de notesImpossible de rdiger un compte rendu fidle sans prise de notesNotez les informations cls Ecrivez en style tlgraphique Employez des abrviations Restez objectif (votre opinion ne doit pas transparatre) Gardez votre plan de runion sous les yeux pour bien vous reprer

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A quoi sert la prise de notes?La faon de prendre des notes est propre chacunOn dveloppe sa faon de faire lusageMoyen de se concentrer lors dune runion Moyen de recueillir de linformation Moyen dapprofondir une question

SuggestionsLaisser une marge gauchecrire au recto uniquement Laisser des espaces entre les points importantsDcaler vers la droite selon limportancePaginer les feuillesDresser une table des matires

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Plan dactionLes dcisions requises lors de votre runion doivent y apparatre Votre plan d'actions servira traduire la stratgie adopte :Les objectifsLes tapes franchirLe planningLes difficults probablesLes aspects financiersLa rpartition des tches

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Relance pour mission venirCette partie sert renseigner les prochaines tapes :La date et le lieu de la runion suivanteLes points validerLa rpartition des tches entre les participants

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AstuceComment structurer votre compte rendu ? Utilisez l'ordre du jour comme plan gnralChaque point de ce dernier peut devenir une section de votre compte rendu

Le procs-verbal

Cest un acte crit qui relate officiellement ce qui a t discut et dcid au cours dune sance, dune runion

Son objectif est dtre un tmoin et de servir de rfrence dans lavenir

Le procs-verbal se distingue du compte rendu surtout par son caractre officiel

Note de synthseLa note de synthse consiste analyser un dossier et en prsenter de manire synthtique le contenuElle ncessite des qualits de rigueur :Respecter des contraintes de forme trs strictesFaire preuve d'une grande objectivit dans la restitution des ides du dossierSon avis sur le dossier ne doit jamais apparatre

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EtapesDcortiquer le dossier Etudier le dossierRaliser le relev d'ides Etablir un plan et rdiger une note de synthse trs structure

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Etude du dossierAnalyse du sujetRelever les mots cls et identifier le thmeDterminer les objectifs de la note de synthseSurvol du dossier pour relever les titres, sous-titres, rsums, passages mis en relief (encadrs, en gras, souligns, )

L'tude du dossierElle dbute par l'analyse du sujet. Il faut considrer notamment les mots cls et s'attacher identifier le thme en essayant galement, si possible, de dterminer, quels sont les objectifs de la note de synthse. Vient ensuite le survol du dossier o il faut seulement prendre en compte les titres, sous-titres, rsums d'articles (ou chapeaux), ainsi que les passages mis en relief (qu'ils soient encadrs, en gras, en italique ou souligns). Il faut parvenir :comprendre le sens gnral de chaque document;valuer l'adquation de chaque document avec l'intitul du sujet;dterminer un ordre de lecture des documents en fonction de leur nature et de leur importance.L'tude du dossier se poursuit par une analyse plus approfondie des textes. Celle-ci est slective: les passages ou documents n'ayant pas de rapport avec le sujet sont ignors. Il faut procder paragraphe par paragraphe et veiller faire la part entre l'essentiel et les lments secondaires.L'tude du dossier conduit un relev d'ides qui sera utilis plus tard pour tablir le plan de la note de synthse.

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Etude du dossierComprendre le sens gnral de chaque documentEvaluer l'adquation de chaque document avec l'intitul du sujetDterminer un ordre de lecture des documents en fonction de leur nature et de leur importance

Etude du dossierAnalyse plus approfondie et slectiveLes passages ou documents n'ayant pas de rapport avec le sujet sont ignorsProcder paragraphe par paragraphe et veiller faire la part entre l'essentiel et les lments secondairesL'tude du dossier conduit un relev d'ides qui sera utilis plus tard pour tablir le plan de la note de synthse

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Le mail

Comment le russir?

Bien remplir le champ objet (choisir un titre percutant)

Sachez vous prsenter

Restez concis (La concision et la clart sont de rigueur ds la rdaction de lobjet)

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Optez pour la transparence

vitez les abrviations (confondre e-mail et SMS)

Choisissez le bon ton

Soyez poli et courtois (les formules de politesse sont rduites au strict minimum (Bonjour, Cordialement)

Attention au style trop direct et familier et aux fautes dorthographes

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Le rapportCest un document interne. Il communique le rsultat dune tude, dune enqute et dbouche sur un avis motiv ou sur des solutions

Le rapport requiert des qualits de synthse, de prcision et de clart comparables celles de la note ou du compte-rendu

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Prsentation du documentOn retrouve les mentions habituelles des autres documents administratifs : timbre, date et lieu, objet, rfrence

Il est structur et prsente un plan logique avec une introduction, un dveloppement et une conclusion

Le rapport se termine souvent par une formule d'usage appelant la dcision du destinataire

Il arrive parfois que l'on trouve l'objet du rapport incorpor dans le titre

Exemple: si ces propositions recueillent votre agrment, je vous serais reconnaissant de bien vouloir me renvoyer le prsent rapport revtu de votre approbation

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Les qualits requises

Le rdacteur relatant des faits ou des ides doit d'abord s'efforcer de produire un document:Objectif (se fondant que sur des donnes vrifies)Complet (noubliant aucun aspect de la question traite) Synthtique (examinant les diffrentes donnes de la question) Efficace (rdigeant un document utile au destinataire )

Les qualits requises Le rapport doit reposer sur des faits prcis, des ides rationnelles et proposer des solutions recevables. Le rdacteur relatant des faits ou des ides doit d'abord s'efforcer de produire un document objectif: en ne se fondant que sur des donnes vrifies et tenues pour exactes (on n'affirme rien qu'on ne puisse justifier), complet: en n'omettant aucun aspect de la question traite, et synthtique: en examinant les diffrentes donnes de la question pour les prsenter sous la forme d'un ensemble cohrent.

Le rapporteur doit toujours viser l'efficacit, c'est--dire rdiger un document utile au destinataire. Dans la mesure du possible, il rpondra aux questions: qui? quoi? o? quand? comment? pour aboutir des propositions nettes et claires. Mme si le rapport implique gnralement une prise de position de la part du rdacteur, le destinataire doit pouvoir, sa lecture, se prononcer sans difficults sur une des solutions proposes.

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Compte rendu/procs-verbal/rapportCes trois crits se doivent, certes dapporter une information commune et de fournir le cas chant une preuve, mais un troisime objectif les diffrencie :tmoigner pour le compte rendu,attester pour le procs-verbal, tudier et proposer pour le rapport

La confusion est frquente entre compte rendu, procs verbal et rapportIl se diffrencie de la note qui expose toujours brivement des affaires courantes comme du compte-rendu et du procs-verbal qui se bornent dcrire ce qui s'est pass. Le rapport s'appuie sur des faits, vnements ou actions dcrits pour dgager certaines informations qui permettront au rdacteur de donner un avis motiv et de conseiller une action.

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Compte rendu/procs-verbal/rapportCes trois crits doiventapporter une information communefournir le cas chant une preuve

Ce qui les diffrencie :tmoigner pour le compte rendu,attester pour le procs-verbal, tudier et proposer pour le rapport

La confusion est frquente entre compte rendu, procs verbal et rapportIl se diffrencie de la note qui expose toujours brivement des affaires courantes comme du compte-rendu et du procs-verbal qui se bornent dcrire ce qui s'est pass. Le rapport s'appuie sur des faits, vnements ou actions dcrits pour dgager certaines informations qui permettront au rdacteur de donner un avis motiv et de conseiller une action.

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La note administrative

document administratif d'ordre interne

c'est--dire qui circule l'intrieur d'une mme unit administrative et qui traite d'une affaire courante.51

Son but

Son but est de clarifier une question ou de provoquer des instructions

Destine qui?

un suprieur hirarchique ou un autre service, soit pour rsumer des dossiers ou des documents, soit pour faire le point sur une question expliciter

un subordonn pour donner des indications sur un travail raliser

Prsentation du document

Les mentions habituelles figurent (timbre, objet, rfrence, date), seul le libell de la suscription change. Il comporte le mot NOTE suivi du destinataire qualifi par son titre

Formule de prsentation: Note l'attention de ...

La note ne comporte ni titre de civilit ni formule de politesse

Les diffrents types de notes

La note de service : Son but est d'informer tout ou partie du personnel d'une disposition officielle concernant l'organisation du service Elle est archive

La note dinformation: Utilis pour diffuser une information auprs dune ou plusieurs personnesElle nest pas archive

- la note de service est couramment utilise. Son but est d'informer tout ou partie du personnel d'une disposition officielle concernant l'organisation du service. FondLa note de service est utilise pour faire passer une information officielle auprs des destinataires qui sont souvent les membres dun service (do son nom). Cet crit sera archiv. Il devient un texte de rfrence au cours de la vie de lentreprise, Cest la raison pour laquelle il est numrot. (Au mme titre quune loi) Exemples : Une note de service qui indique les dates des congs pays, Une note de service qui indique les modalits dobtention dun acompte,Une note de service qui indique les nouveaux horaires de travail.

La note dinformation FondCe document est utilis pour diffuser une information auprs dune ou plusieurs personnes. la diffrence de la note de service, cette information na pas la mme importance, il nest pas forcment archiv. Exemples : Une note dinformation qui signale une rduction accorde par un magasin aux salaris.Une note dinformation qui signale lorganisation dun repas.

la note explicative reprend un sujet dj trait et y ajoute des explications. Elle sert donner au destinataire des prcisions qui lui permettront d'agir

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La note explicative reprend un sujet dj trait et y ajoute des explications

la note imprative, plus directe et plus sche que la note explicative, constate des erreurs ou des manquements

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Conclusion/rappelTous ces types de courriers obissent des rgles plus ou moins communesBrivet, clart et concision, sont les principales qualits dun crit professionnel

LA REGLE DORfaire comprendre au destinataire du courrier unmaximum de choses en lui prenant le minimum de temps