BTS Assistant de Gestion PME-PMI

1re et 2e années

Ent raînementà l ’Épre u ve U42

Nathalie BOCQUET

PREMIÈRE PARTIE - TD de communication écrite Présentation de l’épreuve de communication écrite internet et externe

au BTS Assistant de Gestion PME-PMI ………………………………………………………………… 5 TD1 - Les jardins de la Fontonne ………………………………………………………………… 9 TD2 - Le Fourni de Bertille ………………………………………………………………………… 13 TD3 - Le Fourni de Bertille ………………………………………………………………………… 17 TD4 - Cidres Chollet ………………………………………………………………………………… 21 TD5 - Décors d’aujourd’hui ………………………………………………………………………… 23 TD6 - Ski Shuss réservations ……………………………………………………………………… 29 TD7 - Ski Shuss réservations ……………………………………………………………………… 37 TD8 - La Campoline ………………………………………………………………………………… 45 TD9 - Nethyg+ ………………………………………………………………………………………… 49

DEUXIÈME PARTIE - Situations de communication orale Présentation de l’épreuve de communication oral

au BTS Assistant de Gestion PME-PMI ………………………………………………………… 53 Situation 1 - SARL GROSJEAN ……………………………………………………………………… 59 Situation 2 - Entreprise Scierie MONTMORY & Fils ………………………………………… 63

TROISIÈME PARTIE - Contextes des cas de communication écrite Contexte n° 1 - SARL KIDS&BABY ………………………………………………………………… 69 Contexte n° 2 - SPA ÉCRIN D’ÉMERAUDE ……………………………………………………… 75 Contexte n° 3 - La société DÉLICAVESN’ ……………………………………………………… 79 Contexte n° 4 - LA CAMPOLINE …………………………………………………………………… 87 Contexte n° 5 - UN MOMENT POUR L …………………………………………………………… 91

FICHES OUTILS Fiches outils 1 - La consolidation sur Excel ………………………………………………… 93 Fiches outils 2 - Word : le publipostage ………………………………………………………… 95 Fiches outils 3 - Les requêtes sous Access …………………………………………………… 99 Fiches outils 4 - Access : le formulaire ………………………………………………………… 101 Fiches outils 5 - Procédure pour la réalisation d’un formulaire

sous Google Applications …………………………………………………… 103

BTS Assistant de Gestion PME-PMIEnt raînement à l ’épre u ve U42

Sommaire

Couverture : Fotolia © FotolEdhar - p. 9 Fotolia © Maksim Samasiuk p. 10 Fotolia © Shmel - p. 13 Fotolia - p. 21 Fotolia © Ingrid - p. 23 Fotolia © Phi&Lo - p. 29 Fotolia © Salome - p. 41 Fotolia © Dominique VERNIER - p. 45 Fotolia © picamaniac - p. 49 Fotolia © Oleksiy Mark - p. 59 Fotolia © pict rider - p. 63 Fotolia © Ariane Citron - p. 75 Fotolia © pixarno - p. 75 Fotolia © Konstantin Sutyagin - p. 79 Fotolia © pict rider - p. 79 Fotolia © alain wacquier - p. 91 Fotolia © Alexander Potapov

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TD de communication écrite 5

Présentation de l’épreuve de communication écrite interne et externe

au BTS Assistant de Gestion PME-PMIL’épreuve se déroule : soit en contrôle en cours de Formation (CCF) pour les étudiants des Sections de Techniciens Supérieurs

(STS) issus de la formation initiale, soit en épreuve ponctuelle pour les candidats de la formation continue, en apprentissage, candidats libres

ou en contrat de professionnalisation.

Elle prend appui sur un dossier créé par le candidat tout au long de sa formation.

Compétences évaluées :L’épreuve vise à évaluer les compétences et attitudes professionnelles et les savoirs associés des points suivants du référentiel de certification :

Communication écrite :Tâche T81.1 : Création et modélisation de documentsTâche T81.2 : Rédaction et diffusion des documents écrits en langue nationale ou étrangèreTâche T81.4 : Facilitation des échanges internes

Communication orale :Tâche T81.3 : Communication orale interpersonnelle et de groupe en langue nationale et étrangèreTâche T82.1 : Accueil en face à face, au téléphone et via les médias d’information

I - Candidat en formation initiale1) Constitution du dossier

Le dossier comprend 4 fiches récapitulatives des travaux de communication écrite et 3 fiches de présentation des situations de communication orale (cf. fiches descriptives fournies).

Le candidat doit effectuer une série de 4 travaux de communication écrite présentant chacun un ensemble de tâches liées à la communication.

L’ensemble de ces travaux doit couvrir les tâches de communication écrite ci-dessus et démontrer les aptitudes du candidat en termes : - d’analyse d’une situation de communication professionnelle, - de conception de modèles de documents papier ou électroniques, - de rédaction et de mise en forme de documents, - de maîtrise des outils bureautiques dans le champ de communication.

Concernant la communication orale, l’étudiant(e) présente 3 fiches de communication orale élaborées à partir des situations vécues ou observées lors de 10 demi-journées d’immersion professionnelle ou des stages réalisés au cours de sa formation. Les situations de communication présentées doivent être suffisamment diversifiées (accueil, communication interpersonnelle, communication de groupe). Elles peuvent être vécues ou observées (le candidat veillera à présenter au moins deux situations vécues sur les 3 situations proposées).

2) Évaluation

L’évaluation finale se déroule en deux temps :

Situation d’évaluation 1 : communication écrite et technologie de la communication.

Cette épreuve d’une durée de 20 mn à l’oral est précédée d’un temps de préparation de 20 mn. Durant cette épreuve, le candidat présente son dossier composé des 4 séries de travaux préparés durant sa formation. Ces travaux doivent mettre en œuvre les fonctionnalités avancées du traitement de texte, du tableur ou d’un SGBDR dans les fonctions de communication. Le candidat peut également utiliser un logiciel de PAO (Présentation Assistée par Ordinateur).Exemples de fonctionnalités avancées : publipostage, graphiques, formulaires, présentation assistée par ordinateur, outils de messagerie.Le jury choisit l’une des 4 séries de travaux et élabore un scénario d’interrogation afin d’apprécier les compétences professionnelles du candidat en matière de communication écrite et de maîtrise des logiciels bureautiques.Le candidat prépare le scénario durant le temps de préparation.

6 TD de communication écrite

L’épreuve se déroule ensuite en deux temps : - Dans un premier temps, lors d’un exposé structuré, le candidat présente le contexte professionnel de ses

travaux, l’environnement technologique des travaux réalisés et sa démarche pour répondre au besoin de communication exprimé dans le scénario.

- En second lieu, le jury conduit un entretien permettant d’approfondir l’exposé du candidat et vérifie sa maî-trise des outils informatiques.

Au besoin, la commission peut étendre l’interrogation à une autre fiche.

Situation d’évaluation 2 : communication orale professionnelle

Épreuve d’une durée de 20 mn maximum avec une préparation de 20 minutes.Déroulement de l’épreuve : le jury dispose du dossier du candidat avant la date de l’interrogation. Il choisit l’une des trois situations de communication orale vécues ou observées par le candidat et bâtit un scénario d’interrogation en modifiant quelques paramètres. Les situations présentées prennent appui sur les activités dans la compétence d’un assistant de gestion.Attention : seuls certains paramètres sont modifiés par rapport à la situation initiale, le jury ne propose pas de nouvelle situation de communication orale.Le candidat dispose de 20 minutes de préparation pour réfléchir au scénario proposé.Lors de l’interrogation, le candidat présente sa situation initiale de communication et présente la situation découlant du scénario proposé, durant une première phase d’une durée maximale de 5 minutes.Deuxième phase (15 minutes maximum) : il s’ensuit une simulation de la situation de communication orale proposée par la commission, puis un entretien au cours duquel le candidat démontre sa capacité d’analyser et d’évaluer une relation de communication.

II - Candidat en formation continue ou en alternance1) Constitution du dossier

Le dossier est constitué par le candidat au cours de sa formation ; Il regroupe : - 3 fiches récapitulatives des situations de communication orales vécues et/ou observées (en privilégiant les

situations vécues) lors de son expérience professionnelle et qui relèvent de la compétence d’un assistant de gestion PME-PMI.

- 4 fiches descriptives des situations de communication écrites : ces quatre fiches prennent appui sur 4 séries de travaux de communication écrite, réalisés dans le cadre de la formation, du stage ou de l’expérience professionnelle du candidat. Elles doivent mettre en œuvre les fonctionnalités avancées des logiciels de traitement de texte, de tableur, de SGBDR. Le candidat peut également avoir recours à un logiciel de PAO (présentation assistée par ordinateur). Chaque série de travaux doit faire appel à au moins deux logiciels utilisés dans leurs fonctionnalités de communication.

En plus de ces fiches, le dossier doit comporter les attestations de stage ou les certificats de travail.

2) Évaluation

L’épreuve, d’une durée de 40 minutes, est précédée d’une préparation de 30 minutes.Déroulement : - Le jury d’interrogation informe le candidat, de façon écrite, de la situation de communication écrite et de

communication orale choisies. Il remet également un scénario de communication orale bâti sur la situation de communication orale présentée (en modifiant quelques paramètres) (voir ci-dessus pour les candidats en formation initiale).

- Durant la préparation le candidat analyse le scénario de communication orale et prépare son exposé.

L’épreuve se déroule en deux phases :

- Première phase : communication orale (20 minutes)Le candidat présente la situation initiale de communication et son analyse. Il présente ensuite le scénario proposé par la commission.Le scénario est ensuite simulé par un ou les deux membres du jury et le candidat. À l’issue de cette simulation, un entretien est mené par le jury au cours duquel le candidat analyse et évalue la relation de communication.

- Deuxième phase : communication écrite (20 minutes)Le candidat présente, dans un exposé structuré, la série de travaux choisie par la commission (10 minutes maximum) : au cours de cet exposé, le candidat veille à expliquer le contexte de réalisation des travaux, les fonctionnalités mobilisées et les productions réalisées. Il justifie ses choix d’outils de communication et l’environnement technologique mobilisé.Il s’ensuit un entretien (d’une durée maximale de 10 minutes) avec le jury pour préciser l’exposé du candidat et expliciter les fonctionnalités mises en œuvre.

TD de communication écrite 7

Première partie

TD de communication écrite

• TD1 : Les jardins de la Fontonne

• TD2 : Le Fournil de Bertille (1re partie)

• TD3 : Le Fournil de Bertille (2e partie)

• TD4 : Cidres Chollet

• TD5 : Décors d’aujourd’hui

• TD6 : Ski Schuss (1re partie)

• TD7 : Ski Schuss (2re partie)

• TD8 : La Campoline

• TD9 : Nethyg +

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TD de communication écrite

TD1Les jardins de la Fontonne

Jardins de la Fontonne16 chemin des Moyennes Bréguières06400 ANTIBESTel : 04 66 XX XX XXFax : 04 66 XX XX XXSite web : www.lesjardinsdelafontonne.comRCS : B 430 560 387 N° TVA : FR 06 430 560 387Code NAF : 8130ZSARL au capital de 28 760 €

« Les Jardins de la Fontonne » est une entreprise de paysagiste qui s’occupe de l’entretien et de la création de jardins et d’espaces verts.

L’entreprise propose également ses services pour l’élagage et l’abattage des arbres, les travaux de maçonnerie paysagère tels que la pose de palissades en bois, le terrassement et la démolition…

La SARL « Les jardins de la Fontonne » a été créée en 1997 par Patrick LEGRAND. Forte de son expérience et de sa présence depuis de nombreuses années pour la conception et l’entretien de nombreuses résidences sur la région Côte d’Azur, son nom est synonyme de sérieux et de qualité (sa qualification professionnelle QUALIPAYSAGE l’atteste). Elle a développé des compétences et un savoir-faire dans de nombreux domaines.

Son personnel qualifié, un matériel adapté à l’entretien ou à la réalisation de jardins de petite et moyenne envergure sont des atouts supplémentaires pour cette PME qui ne cesse de se développer.

La clientèle est composée de particuliers, d’entreprises, de collectivités et de syndics de copropriétés.

Les activités proposées sont :

Pelouse et gazon de placage Allées piétonnes ou carrossables (pavés,

enrobé, sable…) Terrasses (dalles béton, pierres naturelles,

bois…) Clôtures de tous types (bois, grillages,

béton…) Portails et portillons de style ou industriels Arrosage automatique et intégré Aménagement de Bassins Murets en pierre naturelle ou parpaings Montage d’abris de jardin Terrassements divers…

Tonte Taille d’arbustes ou de haies Binage et/ou bêchage des massifs Ramassage de feuilles Débroussaillage Traitements phytosanitaires et mise

en œuvre d’engrais Petit élagage, abattage et dessouchage

Compétences professionnelles mises en œuvre : Concevoir des modèles de documents dans le respect de la charte graphique (C811.2)

LA CRÉATION L’ENTRETIEN (intervention ponctuelle ou sous contrat)

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Stagiaire depuis peu dans le cadre de votre préparation du BTS Assistant de Gestion PME-PMI au sein de cette entreprise, Monsieur LEGRAND souhaite vous confier le dossier de la communication globale de l’entreprise.

En effet, Monsieur LEGRAND souhaite uniformiser les documents afin de donner une image cohérente de l’entreprise. À cette fin il vous charge des tâches suivantes : • création d’un logo, • création du papier à en-tête de l’entreprise sous forme de modèle.

Pour vous aider dans votre mission Monsieur LEGRAND vous a fourni le mémo suivant :

MÉMO

Pour le logo, je souhaite un graphisme simple et le nom de l’entreprise. La taille ne devra pas dépasser 4 cm par 4 cm (grand maximum). Le logo doit véhiculer une image de sérieux, mélange de tradition et de professionnalisme. À ce propos j’ai trouvé des indications sur la symbolique des couleurs et des formes, vous disposez de ce document.

Le papier à en-tête devra faire apparaître toutes les coordonnées légales en pied de page. Seules les coordonnées postales et téléphoniques seront en en-tête.

P. Legrand

TD de communication écrite 11

La symbolique des formes

FORME SYMBOLIQUE ASPECT NÉGATIF

Rond – CerclePerfection (figure égale en tout point), planète, infini, harmonie

Manque d’évolutivité et de rigueur

Carré Stabilité, sérieux, solidité et confiance Manque d’évolutivité

Rectangle (horizontal)

Grande stabilité, calme Monotonie, froideur

Rectangle (vertical)

Puissance, force Instabilité

Triangle Progression, évolution Agressivité

Triangle inversé

Instabilité, danger, régression

La symbolique des couleursRouge : dynamisme, aventure, passion, le rouge attire l’attention (risque d’agressivité)Bleu : confiance, calme, autorité, pouvoir, succès, sécurité et sérénitéOrange : créativité, énergie, jeunesseJaune : joie, curiosité, bonheur, positivité, chaleurVert : harmonie, environnement, nature, renouvellement, fraîcheur, tranquillitéViolet : calme et chaleur, raffinement, spiritualitéMarron : intensité, terre, naturel, sérieux, bois, simplicité

Le sens d’écritureUne écriture ou un graphisme qui s’oriente vers le haut est symbole d’avenir, d’ambition.Une écriture plongeante peut avoir des connotations négatives (manque de confiance, dépression).

Document - Symbolique des formes et des couleurs

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