instructions de support client vetesys - vetemoby … · 2012. 1. 11. · table des matières table...

INSTRUCTIONS DE SUPPORT CLIENT

VETESYS - VETEMOBY

Version 10/01/2012

Table des matières

TABLE DES MATIÈRES ..........................................................................................................................................2

A. Comment faire pour… ............................................................................................................................................................. 31. Support Client .................................................................................................................................................................... 3a. Déposer les données du client sur le serveur ........................................................................................................................ 3b. Prendre contrôle distant sur le PC du client ......................................................................................................................... 32. Site Vetesys.be ................................................................................................................................................................... 3a. Ajouter un utilisateur pour l’espace client et le forum .......................................................................................................... 3a. Répondre au mail « Mot de passe oublié par … » ................................................................................................................ 33. VeteBackup ....................................................................................................................................................................... 3a. Ajouter un compte client pour VeteBackup ......................................................................................................................... 34. VeteMoby .......................................................................................................................................................................... 3a. Installer Vetemoby-Aries sur votre PocketPC/Palm ............................................................................................................. 35. ????? .................................................................................................................................................................................. 3a. ?????? ................................................................................................................................................................................ 3

B. Migration de données clients d’un autre programme vers Vetesys ......................................................................................... 41. Importation Cinnaber vers Vetesys ...................................................................................................................................... 42. Importation Veto vers Vetesys .......................................................................................................................................... 113. Importation Vetsoft vers Vetesys ...................................................................................................................................... 154. Importation EasyVet vers Vetesys ..................................................................................................................................... 225. Importation Epivet vers Vetesys ........................................................................................................................................ 28

C. Inventaire technique des fichiers Vetesys & Vetemoby ......................................................................................................... 331. Les fichiers pour faire fonctionner Vetesys ........................................................................................................................ 332. Les fichiers utilitaires pour Vetesys ................................................................................................................................... 333. Les fichiers pour installer Vetemoby sur le PDA ............................................................................................................... 334. Les fichiers pour dialoguer entre le PC e le PDA ............................................................................................................... 335. Les fichiers utilitaires pour Vetemoby ............................................................................................................................... 34

D. Messages d’erreurs Vetesys et résolutions ............................................................................................................................. 351. Le masque >999.999.999,999< n’est pas autorisé ou est incorrect ...................................................................................... 352. Erreur 39, Répertoire \HSF non trouvé .............................................................................................................................. 353. Erreur de lancement du programme suivant : /A zoom=… ................................................................................................. 354. identificateur inconnu ....................................................................................................................................................... 355. L’incident détecté est vraisemblablement du à un problème physique ................................................................................. 356. Erreur 50, Le fichier ne correspond pas à sa description ..................................................................................................... 367. Exception.code=131222 ................................................................................................................................................... 368. Date invalide pendant DateVersChaine/DateToString ........................................................................................................ 369. Attention : votre licence a expiré le JJ/MM/AAAA ............................................................................................................ 3610. Impossible de créer le fichier destination, le fichier est peut-être en lecture seule .............................................................. 3611. « Cette fiche existe déjà dans votre base de données…Hdoublon() in … » ........................................................................ 3712. Erreur à la ligne n°2 de la procédure 'b_opstar.PRO' : identificateur inconnu(M) .............................................................. 3713. ????????????????????????? ............................................................................................................................................ 3814. ????????????????????????? ............................................................................................................................................ 3815. ????????????????????????? ............................................................................................................................................ 3816. ????????????????????????? ............................................................................................................................................ 3817. ????????????????????????? ............................................................................................................................................ 3818. ????????????????????????? ............................................................................................................................................ 3819. ????????????????????????? ............................................................................................................................................ 3820. ????????????????????????? ............................................................................................................................................ 38

A. Comment faire pour…

1.

a.

Support Client

Déposer les données du client sur le serveur

????????????

b.

Prendre contrôle distant sur le PC du client

????????????

2.

a.

Site Vetesys.be

Ajouter un utilisateur pour l’espace client et le forum

????????????

a.

Répondre au mail « Mot de passe oublié par … »

????????????

3.

a.

VeteBackup

Ajouter un compte client pour VeteBackup

4.

a.

VeteMoby

Installer Vetemoby-Aries sur votre PocketPC/Palm

5.

a.

?????

??????

B. Migration de données clients d’un autre programme vers Vetesys

1. Importation Cinnaber vers Vetesys

a.

Préparer le Vetesys vide du client

Si vous faites la migration pour la première fois

1. Importer le fichier « VetesysImportBE.exe » situé sur le serveur internet de Vetesys, et exécuter le fichier, ce qui crée le dossier c:\VetesysImportBE

2. renommer le dossier vers (par exemple) c:\vetesysDupont. 3. N’oubliez pas de changer la variable REPINSTALLE= c:\vetesysDupont dans le fichier vetesys.ini. 4. Créez une icône sur votre bureau 5. Lancer le fichier c:\vetesysDupont\vetesys.exe, le mot de passe pour entrer dans ce Vetesys est la lettre

« D ». 6. Changer les coordonnées cabinet/clinique (options cab/clin) et du vétérinaire (fichiers – vétérinaires). 7. S’il y a plusieurs vétérinaires, les encoder dans Vetesys avant de lancer la migration, ce sera utile lors de

l’importation de l’historique. 8. Si le client gère son stock dans Cinnaber, activer le stock aussi dans Vetesys (options cab/clin).

Cette version vide ne contient aucune données clients, animaux, produits, actes, factures, historique. Par contre, elle contient bien les taux de tva, sexes animaux etc… donc pas besoin de remplir les listes dans « outils – modification de données ». Cette version a été spécialement préparée pour directement effectuer une migration.

Cela signifie que vous avez déjà une version de Vetesys pour ce client avec ses coordonnées. Dans ce cas, inutile de télécharger le fichier « VetesysImportBE.exe », il est préférable de repartir du Vetesys existant et de le vider pour refaire la migration. Pour ce faire :

Si ce n’est pas la 1ère migration pour ce client

1. « outils – modification données – traitement exceptionnels », click sur « détruire tout, recommencer à zéro,

ne garder aucune donnée », puis « GO », pas de soucis il garde la liste des vétés et les infos cab/clin 2. « outils – modification données – mises à jour périodiques », click sur « remplir toutes les listes » dans le

cadre inférieur, puis « GO » 3. Éventuellement vider la liste des « actes », si le vété veut repartir de sa liste personnelle contenue dans

Cinnaber 4. Effectuer une sauvegarde « le jour de semaine », cela pourra vous servir au cas où vous devez

recommencer la migration sur base d’un Vetesys vide.

b.

Se procurer les données du client

1. Se connecter au pc du client, chercher les fichiers de données, ils sont situés logiquement dans c:\cinnaber\data ou c:\program files\cinnaber\data

2. Créer un fichier .ZIP à partir du dossier c:\cinnaber\data, ça crée le fichier c:\cinnaber\data.zip 3. Exporter le fichier c:\cinnaber\data.zip sur notre serveur internet 4. Importer le fichier data.zip sur votre pc, décompressez-le dans le dossier c:\VetesysDupont\import, cela va

créer un dossier c:\VetesysDupont\import\data

c.

Transférer les fichiers Paradox vers Microsoft-Access

Les fichiers de données de Cinnaber sont de type Paradox, il faut donc les transférer vers Ms-Access. Pour cette étape, vous avez besoin du programme ABC Amber Paradox Converter (http://www.processtext.com/abcprdox.html), ainsi qu’une licence. Comme vous n’en disposez pas, demander à Eric de prendre le fichier data.zip sur le serveur et d’effectuer cette opération de transformation. Les étapes à réaliser par Eric pour la transformation sont les suivantes :

1. Ouvrir le programme « ABC Amber Paradox Converter », click sur bouton « Merge »,

sélectionner le dossier où se trouvent les fichiers Paradox, c:\VetesysDupont\import\data 2. Renseigner le nom d’un nouveau fichier Access dans lequel il va placer les

données (c:\vetesysDupont\setup\import\data\CinnaberDupont.mdb), puis « OK ». Vous risquez d’avoir le message ci-contre, ignorez-le.

3. Déposer le fichier CinnaberDupont.mdb sur le serveur internet 4. Avec le programme ABC Amber,

i. ouvrir la table « prestataires » et noter les numéros associés à chaque vétérinaire (colonne Nx). ii. Ouvrir la table « GrpCli », et noter le numéro du groupe « clients grands animaux » (colonne NumGRP)

http://www.processtext.com/abcprdox.html�

Ensuite, procurez-vous le fichier Access produit par Eric

5. Importer le fichier CinnaberDupont.mdb et placez-le dans c:\vetesysDupont\setup\import\data 6. Procurez-vous aussi les numéros des vétérinaires, vous en aurez besoin lors de la migration des données.

d.

Créer un driver ODBC sur le fichier MS-Access

Cela permet à Vetesys d’accéder aux données contenues dans le fichier Microsoft Access.

1. « Démarrer – panneau de configuration », trouver l’icône ci-contre, selon les versions de Windows elle se trouve soit dans « Outils d’administration » soit directement présente dans menu principal.

2. Lancer ce programme. Si vous n’avez pas encore créé une ligne « CINNABER » dans la liste des drivers ODBC

:

3. click sur « ajouter », choisir « Microsoft Access Driver (*.mdb) », mettre « CINNABER » dans « Nom source de donnée » et « CINNABER DUPONT » dans « description » (cela vous servira bien après), click sur « sélectionner » et aller chercher le fichier MS-Access (c:\vetesysDupont\setup\import\data\CinnaberDupont.MDB), et confirmer pour enregistrer.

Si vous avez déjà créé une ligne « CINNABER » dans la liste des drivers ODBC

:

3. click sur « configurer », et effectuer les même opérations décrites ci-dessus.

e.

Migrer les clients

1. Dans Vetesys, « outils – modification données – importation de données », click sur « cinnaber » dans le cadre « étape n°1 », click sur « client, catégories de clients » dans le cadre « étape n°2 », click sur « GO » situé dans le cadre « étape n°2 ». Un 2ème écran s’ouvre. La zone « DSN » se remplir automatiquement, en fait elle renseigne le nom du driver ODBC que vous avez créé précédemment. Laissez les zones « utilisateur » et « mot de passe » vides. Normalement, rien à changer dans les le cadre « paramètres d’exportation ».

2. Click sur « réaliser la migration », la progression de la migration s’affiche dans le fond de la fenêtre.

3. N° du groupe clients « Grands Animaux »

groupe pour clients GA. Entrez le n° reçu à l’étape « c. » ci-dessus, entrez « 0 » si aucun.

: Au début de la migration client, vous pourriez recevoir la question ci-contre. En fait, Dans Cinnaber, les vétés mixtes distinguent les clients PA et GA via la notion de groupe, et comme le vété peut créer n’importe quel groupe comme il veut, Vetesys cherche le groupe « grands animaux » et tente de l’associer automatiquement aux fiches clients. S’il ne trouve pas ce groupe, Vetesys vous demande alors de fournir le n° de

1. A savoir sur les données migrées :

À payer2.

(fiche client) : info non fiable, non migrée Nom

3. : « nom + espace + prénom » placés dans « nom », en effet ce n’est pas distingué dans vetesys

Type client 4.

: voir 3. ci-dessus. Type facturation

5. : 4 si client PA, 3 si client GA.

Formule politesse6.

: mr, md, melle, Mr&Md sont migrés, les autres valeurs transformées vers (aucun) Autres données migrées

7.

: adr, cp, ville, pays, email, n° bureau est place dans « téléphone », fax dans fax, pas de notion de gsm, n° privé est placé dans « autres tel », Animal troupeau

: une fiche animal de type « troupeau » est automatiquement crée si client de type GA, le nom de l’animal est un point (« . »), et les coordonnées du client sont copiées dans coordonnées du troupeau et du responsable sanitaire (dans la fiche troupeau).

1. Opération à réaliser manuellement sur les données migrées :

Type client

2.

: vérifier qu’il est correct, et si pas, contacter Eric, car il va probablement falloir alors prévoir une exception ou extension dans le programme de la migration. Type facturation

: expliquer au client, et éventuellement le modifier via « outils – modif données (3/3) »

f.

Migrer les animaux

1. Dans Vetesys, « outils – modification données – importation de données », click sur « cinnaber » dans le cadre « étape n°1 », click sur « animaux, espèces et races » dans le cadre « étape n°2 », click sur « GO » situé dans le cadre « étape n°2 ».



Espèces

2.

: pas de code en 2 lettres dans Cinnaber, donc ils apparaissent sous forme de code alphanumérique en deux caractères sans réelle signification. Voir paragraphe suivant pour nettoyer tout cela. Sexe

i. « M », « M? » : mâle : ci-dessous la table de conversion

ii. « F », « F? », « V », « V? » : femelle (le « V », c’est pcq c’est à l’origine un programme NL) iii. « MK », « MC », « MS » : Mâle castré iv. « VK », « FC », « FS » : femelle stérilisée v. « H » : mâle (hongre) vi. Autres : inconnu

3. Pelage4.

: concept absent de Cinnaber, pas migré Autres données migrées

5. : nom, couleur (robe), puce, tatouage, passeport, date naissance, mort/vivant, remarque

Liste des robes

: par défaut la migration ajoute à la liste des robes de vetesys toutes les valeurs distinctes que l’on rencontre pendant la migration. Pour éviter cela, décochez la case « importer robes & pelages » dans écran « paramètres d’exportation ».


Codes espèces

2.

: fusionner les codes de Cinnaber avec ceux de Vetesys. Pour cela, aller dans écran « espèces & races », et modifier par ex le code « 01 » par « CN », vetesys vous demande si vous voulez vraiment fusionner les deux codes espèces, ce qui ajoute les races de l’espèce « 01 » aux races de l’espèce « CN », et adapte l’espèce pour les fiches animaux concernées. Durée de l’opération : rapide Libellé espèces

3.

: Il n’y a pas non plus de libellé « féminin » dans Cinnaber, il faut donc après migration les ajouter, c’est uniquement nécessaire si le vété imprime le courrier rappels vaccins. Fiches doubles

g. : Eventuellement nettoyer les fiches doubles dans la liste des robes

Migrer les consultations

1. Dans Vetesys, « outils – modification données – importation de données », click sur « cinnaber » dans le cadre « étape n°1 », click sur « consultations » dans le cadre « étape n°2 », click sur « GO » situé dans le cadre « étape n°2 ».

2. Click sur « réaliser la migration », la progression de la migration s’affiche dans le fond de la fenêtre. 3. Correspondance des vétérinaires CinnaberVetesys : Au fil de la migration, vous recevrez la question

« Veuillez associer le prestataire n° 3 () » à un Vétérinaire dans Vetesys ». En fait, comme il n’y aucun moyen de lier les vétérinaires entre les deux programmes, c’est à vous de le faire. Pour cela, appuyez vous sur les infos reçues à l’étape c. ci-dessus. Bien entendu, l’intérêt ici est d’associer les consultations aux bons vétérinaires et ainsi garder un historique de qualité.

1. Date consult : si la date dans Cinnaber n’est pas valide, on met la date du 1/1/1901 A savoir sur les données migrées :

2. Déjà facturé: placé sur « oui » pendant la migration 3. Autres données migrées : diagnostic, traitement 4. Si vétérinaire rural : il faut savoir que dans Cinnaber on ne crée pas de visite, on crée directement des

bordereaux (migrés uniquement vers des notes d’honoraires dans Vetesys) destinés à la facturation, donc normal qu’il y ait peu de consultations après migration.

h.

Migrer les vaccins et rappels vaccins

1. Dans Vetesys, « outils – modification données – importation de données », click sur « cinnaber » dans le cadre « étape n°1 », click sur « vaccins et rappels vaccins » dans le cadre « étape n°2 », click sur « GO » situé dans le cadre « étape n°2 ».



Produits et Maladies

2.

: Cinnaber utilise les noms de maladie pour stocker l’historique des vaccins et rappels vaccins, mais les maladies ne sont pas liées à des produits comme dans vetesys. Donc, lors de la migration, Vetesys crée un produit vaccin fictif en plaçant le nom la maladie dans le nom du produit, et associe la maladie de même nom à ce produit (onglet « complément »), fournisseur « inconnu », catégorie « VAC » ou « Vaccins Cinnaber », « admin » coché, « vendu décoché », « vaccin » et « rappel vaccin » cochés, fréquence de rappel en nombre de mois (stockée en nombre de jour dans Cinnaber, Vetesys traduit en nombre de mois). Produits parqués

3.

: ces produits fictifs créés lors de la migration sont automatiquement parqués par Vetesys, càd qu’il place le caractère « ° » devant le nom, pour éviter que ce produit soit utilisé par le vété dans le futur, car il est sensé utiliser les vraies fiches produits vaccins (ex : VANGUARD) qu’il aura chargé de son fournisseur, ou qu’il aura déjà encodé dans Cinnaber et migré dans Vetesys. Statut « rappels vaccins de l’animal »

4.

: Lors de la migration, pour chaque animal, Vetesys recalcule le statut actuel des rappels vaccins, càd qu’il supprime les anciens rappels si un vaccin pour la même maladie a été réalisé par après. Rappels vaccins

: lors de la migration, ils sont tous considérés « imprimés », à ajuster donc par après (voir paragraphe suivant).

Opération à réaliser manuellement sur les données migrées :

1. Maladies

Attention, cette opération peut prendre beaucoup de temps, cela dépend du nombre de vaccins et rappels présents dans la base de données.

: on se retrouve après migration avec des éventuelles maladies en double avec des libellés un peu différents, ou aussi avec deux maladies ensembles du style « typhus/coriza ». Il faut faire en sorte qu’il n’y ait qu’une seule occurrence de chaque maladie dans la liste des maladies de Vetesys. C’est important, cette opération vous assure que les futurs rappels que va encoder le vété vont bien annuler les anciens rappels car liés à une même maladie.

Pour effectuer cette opération, placez-vous sur le produit en question (portant le nom de la maladie), et: dans la fiche produit, par ex « °Vaccin rage benelux » (ne pas oublier de mettre le caractère « ° » devant le nom lors de votre recherche), aller dans liste des maladies couvertes par ce produit (onglet « compléments »), enlever de la liste la maladie à supprimer ( « rage benelux ») et ajouter la même maladie mais celle que vous allez garder dans la liste des maladies de Vetesys (« rage »). Enregistrer la fiche, alors Vetesys va parcourir tous les vaccins pour la maladie « rage benelux », et la remplacer par « rage ».

2. Rappels à imprimer

: après migration, tous les rappels sont considérés « imprimés ». Il faut donc demander au vété jusque quand il a déjà imprimé ses lettres de rappels, et sur base de cette date, aller dans « récapitulatif – rappels vaccins », sélectionner les rappels ultérieurs à cette date (donc de cette date jusqu’au 31/12/2099), et utiliser sur le bouton « imprimé à imprimer».

i.

Migrer les produits

1. Dans Vetesys, « outils – modification données – importation de données », click sur « cinnaber » dans le cadre « étape n°1 », click sur « produits, catégories de produits » dans le cadre « étape n°2 », click sur « GO » situé dans le cadre « étape n°2 ».



Fournisseurs

2.

: sont créés pendant la migration si manquants, les données migrées sont : nom, adresse, tel, fax, compte bancaire, n° tva, nom et tel de la personne de contact, l’adresse email est placée dans la zone « remarque » puisque pas prévue dans Vetesys. (Eric : prévoir adresse email dans fiche fournisseur) Prix de vente et tva

3.

: tout les prix sont migrés en prix imposés, car les coefficients stockés dans Cinnaber sont inutilisables. Le taux de tva est fixé à 6% vendu et 21% administré, car concepts absents dans Cinnaber. Par conséquent, les prix sont inutilisables dans Vetesys après migration. Voir paragraphe suivant pour instructions. Unités de vente

4.

: le concept de diviseur et de présentation sont présents dans Cinnaber, donc importés par Vetesys, mais la présentation1 (la plus grande, par ex « flacon ») est souvent vide, la présentation2 (la plus petite, par ex « ml ») est généralement remplie. A vérifier et compléter donc après migration. S’il s’agit d’un produit avec deux conditionnements (ml et flacon par ex). Admin/livré (oui/non)

5.

: comme ce concept est absent dans Cinnaber, les cases à cocher (à côté des coefficients) sont cochées de la manière suivante : Vetesys décoche les deux cases « vendu – ml » et « admin – flacon », cela pour assister l’encodage des consults/visites (clic sur « vendu » présente « flacon », clic sur « admin » présente « ml », le tout automatiquement). Stock activé (oui/non)

6. : stock activé dans Vetesys si activé dans Cinnaber ou si le « max » est non nul.

N° de lot

7.

: une entrée est créée dans Vetesys pour chaque n° de lot présent dans le stock de Cinnaber, avec la quantité restante. La date d’entrée n’étant pas présente dans Cinnaber, elle peut être vide après migration, car Vetesys utilise la date de création du record, qui peut être vide dans Cinnaber. Ma Liste (oui/non)

8. : migré, mais pas vraiment certain que cette info est correcte, à vérifier avec le vétérinaire

Autres données migrées

9.

: référence fournisseur, n° code à barre, min/max stock, Catégories produits, prix d’achat fournisseur Concepts présents dans Cinnaber mais non migrés

10.

: délais d’attente, à cause de la manière avec laquelle c’est géré dans Cinnaber, un vrai foutoir, l’information n’est pas assez fiable. Concepts absents dans Cinnaber, donc non migrés : préfixe, contraint par DAF (oui/non), vaccin/rappel (oui/non), PDA (oui/non), 2ème et 3ème fournisseurs.


Ma liste (oui/non)2.

: à vérifier avec le vétérinaire, car pas très sur de l’endroit où c’est stocké dans Cinnaber Stock activé (oui/non)

3.

: à vérifier avec le vétérinaire, puisque cette information est sensible pour le fonctionnement de Vetesys. S’il n’y pas de stock présent, le vété ne pourra pas encoder sa consult/visite. Unités de vente

4.

: à vérifier avec le vétérinaire, remplir l’unité la plus grande (par ex « flacon ») car très souvent vide, raccourcir le texte de l’unité si trop long (ex : changer « tablette » par « tabl »), ajouter le texte de l’unité la plus petite si elle ne contient qu’un nombre (par ex « 1 » migré vers « x1 » dans Vetesys, à adapter vers « x1ml » manuellement). Prix de vente

i. Cocher la case « PV = PA * coeff » dans toutes les fiches (outils – modif données (2/3))

: Vetesys migre les prix Cinnaber vers des « prix imposés » dans Vetesys, mais ils ne sont pas utilisables étant donné le foutoir coefficients dans Cinnaber. Pour que le vété puisse utiliser Vetesys pour encoder ses ventes, il faut donc procéder comme suit :

ii. Effectuer la mise à jour tarifs du fournisseur

Si les références produits fournisseur ne sont pas présentes dans la liste des produits, il est fortement recommandé de :

i. supprimer la liste des produits importés de Cinnaber ii. recharger la liste sur base du fichier tarif du fournisseur

Si le vétérinaire gérait son stock avec Cinnaber, alors une alternative est de fusionner sa liste de produits avec celle de son fournisseur pour placer les références fournisseurs dans sa liste. Cela lui évitera de refaire un inventaire et de le ré-encoder dans Vetesys.

5. Préfixe6.

: associer des préfixes pour une recherche plus rapide (concept absent dans Cinnaber) 2ème fournisseur

7.

: ajouter si nécessaire (concept absent dans Cinnaber), via « fusionner ma liste avec celle d’un fournisseur ». Admin/livré (oui/non)

: décocher les cases pour les cas de figure impossible (évite les erreurs d’encodage)

Complément d’information sur la migration des prix de vente De Cinnaber vers Vetesys

Exemple : ECOMECTIN 1% INJ 200ML Valeurs stockées dans la BDD : - PA htva (prix achat) 32,88 - Coeff vendu 1,37 - Coeff admin 1,52 - PV htva vendu (prix vente) 42,50 - PV htva admin (prix vente) 47,1509 Donc, ils déduisent le TVAC sur base du HTVA * coeff, puis arrondissent à deux décimales, mais ne stockent pas cette valeur dans la BDD, elle est juste affichée à l'écran - PV tvac vendu = 32,88 * 1,37 = 45,0456 = 45,05 - PV tvac admin = 32,88 * 1,52 = 49,9776 = 49,98 Ensuite, Cinnaber déduit à nouveau le PV htva en repartant du PV tvac arrondi à 2 décimales, et en supposant que tout est à 6% de tva (vendu et admin) - PV htva vendu = 42,50 (en effet, 42,50 + 6% = 45,05) - PV htva admin = 47,1509 (en effet, 47,1509 + 6% = 49,98) Donc, en passant chez Vetesys, ce sujet doit absolument être adressé avec le vété, car on va devoir avec lui : 1. redéfinir les deux coefficients admin et vendu, puisque Vetesys n'inclut pas le %age de tva dans le coefficient. 2. cocher la case "PV=PA * Coeff" pour tous les produits. En effet, lors de la migration Vetesys place le prix de vente tvac dans les cases "prix imposé", puisque coefficients Cinnaber non utilisables) 3. effectuer une màj tarif sur base du fichier fournisseur pour qu'il ait des nouveaux prix valables, et actualisés ...et si le vété n'a pas les références fournisseur produits, soit utiliser module "fusionner avec liste produits d'un fournisseur", soit vider la liste et remplir sur la base du fichier tarif du fournisseur. Pour info, lors de la migration, Vetesys place 6% de tva en vendu et 21% de tva en admin (en sachant que vetesys va utiliser 6% admin s'il s'agit d'un client éleveur).

j.

Migrer les actes

1. Dans Vetesys, « outils – modification données – importation de données », click sur « Cinnaber » dans le cadre « étape n°1 », click sur « prestations, catégories de prestations » dans le cadre « étape n°2 », click sur « GO » situé dans le cadre « étape n°2 ».



Données migrées2.

: préfixe, libellé, prix htva, taux tva Données non migrées

k.

: produits associés à un acte

Migrer le facturier (de ventes et d’achats)

1. Dans Vetesys, « outils – modification données – importation de données », click sur « Cinnaber » dans le cadre « étape n°1 », click sur « documents financiers et paiements » dans le cadre « étape n°2 », click sur « GO » situé dans le cadre « étape n°2 ».



Ventes et achats2.

: les deux facturiers de vente et d’achats sont migrés, avec paiements et versements. Bordereaux / factures de vente : Dans Cinnaber, les visites « grands animaux » sont encodées sous la forme de bordereaux avant d’être consolidées en facture périodiques. Lors de la migration, s’il reste des bordereaux non encore facturés, ils sont transformés en notes d’honoraires. Bien que dans Vetesys il soit possible de consolider ces notes d’honoraires en factures, Il est quand même recommandé de procéder à la facture périodique avant de

migrer les données. Dans Cinnaber, les consult « petits animaux » sont facturées sous forme de bordereaux, donc importés en notes d’honoraires dans Vetesys, non numérotées puisque le concept de n° souche est absent dans Cinnaber.

3. Détails facture de vente

4.

: les lignes de détail sont importées dans des lignes de texte libre dans Vetesys, elles sont regroupées par date et précédées par une ligne « Le jj/mm/aaaa ». Le n° de lot et l’identité animal (n° boucle) sont renseignés entre parenthèses sur cette ligne de détail, par ex « (Lot=12F56, IdentAnimal=17532367) ». Paiements

5. : importés aussi, comprend la date, le montant, le mode de paiement, le vétérinaire qui a perçu

Factures d’achats 6.

: importées, une ligne de détail par ligne de détail dans Cinnaber, Plan comptable

7.

: importé, les codes d’imputation propres à Cinnaber (non présents dans Vétésys) sont stockés dans la classe « IMPORT CINNABER ». Comptes bancaires

8. : importés

Champ remarque

: Vetesys place « import Cinnaber » dans le champ remarque du document importé.


Validation

: puisque l’on migre toute la facturation et les paiements dans Vetesys, Il est impératif que le vété vérifie si le transfert s’est bien réalisé, en comparant l’impression du le journal des ventes des deux programmes. De plus, il est crucial de vérifier le solde des clients, et de l’adapter si nécessaire, sinon le vété ne pourra pas utiliser le module de rappels de factures clients dans Vetesys.

l.

Installer le Vetesys migré chez le vété

L’objectif est ici de créer un fichier ZIP à partir du dossier c:\VetesysDupont, de le décompresser chez le client et de créer une icône sur son bureau pour pouvoir lancer le programme chez le client.

1. Créer le fichier ZIP : sur votre PC, clic sur le dossier c:\VetesysDupont pour le sélectionner, clic droit pour ouvrir

menu contextuel, clic sur « envoyer vers… » puis clic sur « dossier compressé ». Le fichier « c:\VetesysDupont.zip » est alors créé. Attention

: si vous ne faites rien, le fichier .MDB sera aussi inclus dans le fichier .ZIP, ce qui peut parfois être très lourd (taille du fichier ZIP). Pour l’éviter, il faudra déplacer le fichier .MDB ailleurs sur votre disque dur avant de créer le fichier ZIP.

2. Envoyer le fichier « c:\VetesysDupont.zip » sur le serveur internet

: soit en utilisant le bouton « exporter » de l’espace client sur notre site internet vetesys.be, soit en utilisant un outil FTP pour copier le fichier au bon endroit. Si vous passez par l’espace client du site internet, vous pouvez utiliser soit votre propre code, soit le code du client, soit aussi le code « vetesys.im », password « im », c’est un compte créé spécifiquement pour le transfert des fichiers d’importation. Vous êtes libre de choisir.

3. Installer Vetesys chez le client : se connecter au PC du client, importer le fichier « VetesysDupont.zip » en utilisant le bouton « importer » de l’espace client sur notre site internet vetesys.be (attention aux minuscules et majuscules dans le nom du fichier). Attention-1 : il est impératif de placer le fichier « VetesysDupont.zip » sur C:\ et pas ailleurs. En effet, le fichier ZIP va décompresser tous les fichiers dans un nouveau sous-dossier VetesysDupont qui va être créé là où le fichier ZIP se trouve. Par exemple : si vous placez le fichier ZIP dans « mes documents », le sous-dossier VetesysDupont sera créé comme sous-dossier de « mes documents », ce qui n’est pas faire bien sur. Attention-2

: Avant de décompresser le fichier ZIP sur le PC du client, assurez-vous bien que le client n’a pas encodé plein de données dans son Vetesys, car après décompression, tous les fichiers seront écrasés par les ceux du fichier ZIP. C’est juste pour être sur, je vous parle de vécu ici, bien sur.

4. Créer un icône de lancement sur le bureau du client

: clic droit sur le bureau, clic sur « nouveau » puis « raccourci », clic sur « parcourir », aller chercher le fichier « c:\VetesysDupont\Vetesys.exe », ensuite clic sur « suivant » et « terminer ». L’icône devrait apparaître sur le bureau.

m.

Le client doit valider la migration

Il est impératif que le client valide le résultat de la migration. C’est pour cela qu’il faut lui demander de comparer les données importantes entre les deux programmes : clients, animaux, historique, vaccins & rappels, factures etc.

2. Importation Veto vers Vetesys

Pour Veto, on procède en 2 étapes. La première consiste à extraire les données de Veto et de créer des fichiers TXT qui serviront ensuite à la 2ème étape qui consiste à importer les fichiers TXT dans Vetesys.

a.




2. renommer le dossier vers (par exemple) c:\vetesysDupont. 3. N’oubliez pas de changer la variable REPINSTALLE= c:\vetesysDupont dans le fichier vetesys.ini. 4. Créez une icône sur votre bureau qui lance le programme c:\vetesysDupont\vetesys.exe 5. Lancer le fichier c:\vetesysDupont\vetesys.exe, le mot de passe pour entrer dans ce Vetesys est la lettre


l’importation de l’historique. 8. Si le client gère son stock dans Veto, activer le stock aussi dans Vetesys (options cab/clin).







Veto, en allant dans « outils – modification données – mises à jour périodiques », click sur « vider liste des prestations» dans le cadre inférieur, puis « GO »

4. Effectuer une sauvegarde « jour de semaine » en sortant de Vetesys, cela pourra vous servir au cas où vous devez recommencer la migration sur base d’un Vetesys vide.

b.


1. Se connecter au pc du client, chercher les fichiers de données, ils sont situés logiquement dans c:\veto ou c:\program files\veto

2. Créer un dossier c:\Veto2vetesys, et y copier les fichiers du dossier c:\veto dedans, seulement les fichiers, en excluant les sous-dossiers (sinon vous allez vous retrouver avec +600Mb de fichiers). A l’intérieur de ce dossier, vous avez besoin de prendre les fichiers importants pour réaliser la migration, à savoir :

- Le fichier Veto.wdd : description de la base de données - Les fichiers de données (*.FIC) et les fichiers mémo (*.MMO) - Les fichiers index (.NDX)

3. Créer un fichier .ZIP à partir du dossier c:\Veto2vetesys, ça crée le fichier c:\Veto2vetesys.zip 4. Exporter le fichier c:\Veto2vetesys.zip sur notre serveur internet 5. Importer le fichier Veto2vetesys.zip sur votre pc, décompressez-le dans le dossier c:\VetesysDupont\import,

cela va créer un dossier c:\VetesysDupont\import\Veto2vetesys

c.

Etape 1 : Exporter les données de Veto vers des fichiers TXT

1. Dans Vetesys, « outils – modification données – importation de données », click sur « veto » dans le cadre « étape n°1 », click sur « GO » situé dans le cadre « étape n°1 ». Un 2ème écran s’ouvre (voir ci-contre). Le 1er répertoire

Le

à renseigner, celui du haut, c’est celui qui contient les fichiers de données de veto, donc dans notre exemple c:\VetesysDupont\setup\import\Veto2Vetesys.

2ème répertoire est initialisé par défaut, c:\VetesysDupont\setup\import.

2. Cliquer sur le bouton « réaliser l’extraction », Si le message « Erreur à la ligne n° 7 de la procédure

Verif_Message.PRO » s‘affiche, cliquez sur « OK », Vetesys continuera le traitement. Les fichiers TXT à importer dans l’étape-2 sont alors remplis et déposés par Vetesys dans le dossier c:\VetesysDupont\setup\import. A la fin de l’extraction, Vetesys sort automatiquement du programme.

d.

Etape 2 : Importer les fichiers TXT dans Vetesys

1. Retourner dans Vetesys, retourner dans « outils – modification données – importation de données »

2. Cochez « veto » dans le cadre « étape n°1 », cochez la case « client, catégories de clients » dans le cadre « étape n°2 », puis click sur « GO » situé dans le cadre « étape n°2 », et confirmez à la question qui suit.

3. L’importation se lance, et le progrès est visible

à l’écran.

Données « clients » migrées

: coordonnées client, indicateur petit/gros, tel/fax/gsm/autres n° de tel, code langue, courrier rappel (oui/non), remarque, email, n° tva, reste à payer

4. Cochez la case « animaux » dans le cadre « étape n°2 », puis click sur « GO » situé dans le cadre « étape

n°2 ». Données « animal » migrées

: indicateur petit/gros, nom, courrier rappel (oui/non), pédigrée, décédé (oui/non), robe, pelage, tatouage, puce, poids idéal, date naissance, espèce, race, sexe, signes particuliers, n° passeport

5. Cochez la case « consultations » dans le cadre « étape n°2 », puis click sur « GO » situé dans le cadre « étape n°2 ».

6. Correspondance des vétérinaires VetsoftVetesys : Au fil de la migration, vous recevrez la question « Veuillez associer le prestataire …. à un Vétérinaire dans Vetesys ». En fait, comme il n’y aucun moyen de lier les vétérinaires entre les deux programmes, c’est à vous de le faire. Pour cela, appuyez vous sur les infos reçues à l’étape c. ci-dessus. Bien entendu, l’intérêt ici est d’associer les consultations aux bons vétérinaires et ainsi garder un historique de qualité.

Données « visites/consultations » migrées-

: Données textuelles

-

:le mot-clé et le commentaire de la consultation sont placés dans la zone « diagnostic », les comptes-rendus de rendez-vous sont aussi placés dans ajoutés à la zone diagnostic. Les autres zones comme anamnèse, examen et traitement sont migrées séparément. Déjà facturé

- : les consultations/visites sont considérées déjà facturées

Traitements répétitifs

: principalement utilisés pour rappels vaccins, ils sont importés comme vaccins dans la fiche de l’animal, mais non lié à la consultation. Par contre, ils sont liés à un produit qui est créé pendant l’importation et dont le nom porte le nom du vaccin. Ainsi, si on le veut, on peut changer de maladie et Vetesys recalcule automatiquement le statut rappels de tous les animaux.

7. Cochez la case « vaccins et rappels vaccins » dans le cadre « étape n°2 », puis click sur « GO » situé dans le cadre « étape n°2 ».

Données non migrées :

liste des produits, stock produits, commandes et réception produits, registre des entrées, registre des sorties, tarif des actes, analyses labos, factures de vente et d’achat, rendez-vous agenda.

Et si le vété le demande quand même ?

Alors on en parle pour voir ce qu’on peut faire, mais jusqu’ici, aucune vété venant de ce programme n’a émis le souhait d’importer ces données.

e.

Après la migration : opérations manuelles

Après migration, il faut - Parquer les produits que vetesys a créé pour enregistrer les vaccins (outils-modif données), cela

évitera au vété de mélanger ces produits fictifs avec la liste des vrais produits qu’il va charger dans Vetesys.

- Remplacer la maladie dans chaque fiche produit par les maladies qui sont dans la liste initiale de Vetesys (ex: "carre-parvo-lepto" par les 3 maladies séparées), vetesys régénère alors tous les vaccins, ca risque de prendre du temps. Au pire, le faire faire par le vété lui-même, pourquoi pas.

f.










8. Créer un icône de lancement sur le bureau du client : clic droit sur le bureau, clic sur « nouveau » puis « raccourci », clic sur « parcourir », aller chercher le fichier « c:\VetesysDupont\Vetesys.exe », ensuite clic sur « suivant » et « terminer ». L’icône devrait apparaître sur le bureau.

g.



3. Importation Vetsoft vers Vetesys

h.






l’importation de l’historique. 8. Si le client gère son stock dans Cinnaber, activer le stock aussi dans Vetesys (options cab/clin).







Cinnaber 4. Effectuer une sauvegarde « le jour de semaine », cela pourra vous servir au cas où vous devez


i.


1. Se connecter au pc du client, chercher le fichier « VETDATA.MDB », c’est un fichier MS-Access, je ne sais plus trop où il est généralement situé, faire une recherche sur le disque. S’il y en a plusieurs, faire attention de prendre la version la plus récente, en toute logique datée du jour ou de la veille.

2. Créer un fichier .ZIP à partir du fichier « VETDATA.MDB », plus rapide pour le transfert sur le site, donc ça crée le fichier VETDATA.ZIP.

3. Exporter le fichier VETDATA.ZIP sur notre serveur internet 4. Importer le fichier VETDATA.ZIP sur votre pc, décompressez-le dans le dossier c:\VetesysDupont\import,

cela va créer un fichier c:\VetesysDupont\import\ VETDATA.MDB

j.




2. Lancer ce programme. Si vous n’avez pas encore créé une ligne « VETSOFT » dans la liste des drivers ODBC

:

3. click sur « ajouter », choisir « Microsoft Access Driver (*.mdb) », mettre « VETSOFT » dans « Nom source de donnée » et « VETSOFT DUPONT » dans « description » (cela vous servira bien après), click sur « sélectionner » et aller chercher le fichier MS-Access (c:\vetesysDupont\setup\import\VETDATA.MDB), et confirmer pour enregistrer.

Si vous avez déjà créé une ligne « VETSOFT » dans la liste des drivers ODBC

:


k.

Migrer les clients et animaux

Dans cette migration, le transfert « clients » réalise aussi le transfert des animaux.

1. Dans Vetesys, « outils – modification données – importation de données », click sur « vetsoft » dans le cadre « étape n°1 », click sur « client, catégories de clients » dans le cadre « étape n°2 », click sur « GO » situé dans le cadre « étape n°2 ». Un 2ème écran s’ouvre. La zone « DSN » se remplit automatiquement, en fait elle renseigne le nom du driver ODBC que vous avez créé précédemment. Laissez les zones « utilisateur » et « mot de passe » vides. Normalement, rien à changer dans les le cadre « paramètres d’exportation ».

2. L’écran des paramètres d’exportation doit bien être utilisé comme suit :

i. Type client par défautii.

: choisir « particulier » ou « éleveurs » selon le profil du vétérinaire Eleveur si début nom =

iii.

: dans Vetsoft, les vétés mixtes précèdent généralement le nom de leurs clients ruraux par une lettre. Si c’est le cas de votre vété, alors entrez dans cette zone la ou les lettres utilisées. Ainsi, Vetesys va détecter lui-même s’il s’agit d’un « éleveur » ou pas. Type facturation client

iv.

: concept inexistant dans Vetsoft, donc faire un choix, généralement « nh » si la plupart des clients dont particuliers et « 3 » si la plupart sont éleveur Liste des robes

: par défaut la migration ajoute à la liste des robes de vetesys toutes les valeurs distinctes que l’on rencontre dans les fiches animaux pendant la migration. Pour éviter cela, décochez la case « importer robes & pelages » dans écran « paramètres d’exportation ».


4. Les vaccins rages

: Dans Vetsoft, il n’y a aucun moyen de déterminer si un vaccin et de type rage ou pas. C’est important dans Vetesys. Par conséquent, répondez aux questions successives que vous pose Vetesys, voir exemple ci-contre

5. Les clients en double

: un test est effectué par Vetesys pour détecter les éventuels clients en double (mêmes nom et code postal). Ceci avait été prévu à l’époque quand je pensais encore que le client pourrait effectuer sa migration lui-même. Cela lui aurait permit de corriger les problèmes de qualité de données pendant la migration. Mais comme c’est nous qui effectuons la migration, je recommande de cocher la case « Ne plus me poser la question » et de cliquer sur le bouton « Non » pour ne pas fusionner les deux fiches clients.

A savoir sur les données « clients » migrées :

Vetesys transfère d’abord le concept « adresses » de Vetsoft, c’est une liste où le vété encode les contacts qui ne sont pas des clients. A savoir sur ces données migrées :

1. Formule politesse2.

: rempli par « (aucun) », concept pas présent dans Vetsoft Type client

3. : forcé à « petits animaux », concept pas présent dans Vetsoft au niveau des « adresses »

Type facturation4.

: rempli selon ce qui a été renseigné dans l’écran des paramètres de la migration Autres données migrées

5. : adr, cp, ville, pays, téléphone, fax, gsm, remarque, catégorie client, n° tva

Animal troupeau

: une fiche animal de type « troupeau » est automatiquement crée si client de type GA, le nom de l’animal est un point (« . »), et les coordonnées du client sont copiées dans coordonnées du troupeau et du responsable sanitaire (dans la fiche troupeau).

Vetesys transfère ensuite les fiches « clients » classiques. A savoir sur ces données migrées :

1. Formule politesse

2.

: mr, md, melle sont migrés, « famille » est transformé en « Mr & Md », les autres valeurs transformées vers (aucun) Type client

3. : rempli selon ce qui a été renseigné dans l’écran des paramètres de la migration

Type facturation4.

: rempli selon ce qui a été renseigné dans l’écran des paramètres de la migration Autres données migrées

5. : adr, cp, ville, pays, téléphone, fax, gsm, remarque, catégorie client, n° tva

Nom

: « nom + espace + prénom » placés dans « nom », en effet ce n’est pas distingué dans vetesys

Opération à réaliser manuellement sur les données « clients » migrées :

1. Type client 2.

: si vété mixte, vérifier et adapter cas par cas si nécessaire le type client des fiches éleveur. Type facturation

: si vété mixte, vérifier et éventuellement le modifier pour les clients éleveurs via « outils – modif données (3/3) »

A savoir sur les données « animaux » migrées :

1. Type animal

2.

: concept absent dans Vetosoft, donc tous les animaux d’une fiche client « éleveur » recevront le type « troupeau ». Si Vetesys trouve « TROUPEAU » dans le nom de l’animal, Vetesys forcera le type de l’animal à « troupeau ». Pour un vété mixte, il est donc utile de demander au vété de modifier le nom des fiches troupeau dans Vetsoft avant la migration. Adresse Troupeau

3. : est copiée de la fiche client vers la fiche troupeau, le n° de troupeau est vide.

Espèces

4.

: Dans Vetsoft, l’espèce est codée sur une lettre. Vetesys ajoute « ? » à droite de la lettre pour construire le code espèce en 2 lettre dans Vetesys, et met « ?? » si vide dans Vetsoft. Voir paragraphe suivant pour remettre de l’ordre dans tout ça. Sexe

i. « M » : mâle : ci-dessous la table de conversion

ii. « F », « V » :: femelle (le « V », c’est pcq c’est à l’origine un programme NL) iii. « MK », « MC » : Mâle castré iv. « VK », « FC », « FS » : femelle stérilisée v. Autres : inconnu

5. Autres données migrées : nom, pelage, couleur (robe), race, puce, tatouage, date naissance, mort/vivant, remarque. Attention : passeport n’est pas migré, absent de Vetsoft.

6. Liste des robes


Opération à réaliser manuellement sur les données « animaux » migrées :

1. Codes espèces

2.

: fusionner les codes de Cinnaber avec ceux de Vetesys. Pour cela, aller dans écran « espèces & races », et modifier par ex le code « K ? » par « CT », vetesys vous demande si vous voulez vraiment fusionner les deux codes espèces, ce qui ajoute les races de l’espèce « K ? » aux races de l’espèce « CT », et adapte l’espèce pour les fiches animaux concernées. Durée de l’opération : rapide Libellé espèces

3.

: Il n’y a pas non plus de libellé « féminin » dans Vetsoft, il faut donc après migration les ajouter, c’est uniquement nécessaire si le vété imprime le courrier rappels vaccins. Fiches doubles

: Eventuellement nettoyer les fiches doubles dans la liste des robes

l.

Migrer les consultations, vaccins & rappels, et notes d’honoraires

Dans Vetsoft, l’historique client est composé - d’une part de « visites », éventuellement facturées sous forme de souche - d’autre part de « factures » proprement dites, non nécessairement liées à des visites

Dans la migration Vetsoft, la partie « consultations » transfère en une fois tout l’historique du client et des animaux du client, et donc comprend les consultations/visites et les n-h liées, les factures, les paiements, les vaccins et rappels de vaccins.

1. Dans Vetesys, « outils – modification données – importation de données », click sur « vetsoft » dans le cadre « étape n°1 », click sur « consultations » dans le cadre « étape n°2 », click sur « GO » situé dans le cadre « étape n°2 ».

2. Click sur « réaliser la migration », la progression de la migration s’affiche dans le fond de la fenêtre. 3. Correspondance des vétérinaires VetsoftVetesys : Au fil de la migration, vous recevrez la question

« Veuillez associer le prestataire …. à un Vétérinaire dans Vetesys ». En fait, comme il n’y aucun moyen de lier les vétérinaires entre les deux programmes, c’est à vous de le faire. Pour cela, appuyez vous sur les infos reçues à l’étape c. ci-dessus. Bien entendu, l’intérêt ici est d’associer les consultations aux bons vétérinaires et ainsi garder un historique de qualité.

A savoir sur les données « historique » migrées :

1. Détail « actes prestés » et « produits admin et vendus »

2.

: les lignes de détail sont créées dans l’onglet « interventions » de l’écran « consultations » mais aussi dans l’écran « N-H et factures ». Vetesys crée donc les fiches actes et les fiches produits. Le %age de tva des actes et des produits créés est mis arbitrairement à 6% si client éleveur et 21% si client particulier, et le prix de vente est mis à zéro. Pour les produits, le coefficient par défaut est attribué. Les données de guidance de chaque produit/acte sont aussi transférées si remplies dans Vetsoft. Si un n° de lot est rencontré, Vetesys crée une entrée dans le registre d’entrées et lie la ligne de détail produit à la ligne du registre d’entrées produits. Si vétérinaire rural

: il faut savoir que dans Vetsoft on ne crée pas de visite, on crée directement des bordereaux (migrés uniquement vers des notes d’honoraires dans Vetesys) destinés à la facturation, donc normal qu’il y ait peu de consultations après migration.

A savoir sur les données « vaccins et rappels vaccins » migrées :

1. Produits et Maladies

2.

: Cinnaber utilise les noms de maladie pour stocker l’historique des vaccins et rappels vaccins, mais les maladies ne sont pas liées à des produits comme dans vetesys. Donc, lors de la migration, Vetesys crée un produit vaccin fictif en plaçant le nom la maladie dans le nom du produit, et associe la maladie de même nom à ce produit (onglet « complément »), fournisseur « ? », catégorie « ? », « admin » coché, « vendu décoché », « vaccin » et « rappel vaccin » cochés, fréquence de rappel en nombre de mois (stockée en nombre de jour dans Cinnaber, Vetesys traduit en nombre de mois). Statut « rappels vaccins de l’animal » : Lors de la migration, pour chaque animal, Vetesys recalcule le statut actuel des rappels vaccins, càd qu’il supprime les anciens rappels si un vaccin pour la même maladie a été réalisé par après.

3. Rappels vaccins

: lors de la migration, ils sont tous considérés « à imprimer », à ajuster donc par après (voir paragraphe suivant).

Opération à réaliser manuellement sur les données « vaccins et rappels vaccins » migrées :

1. Produits vaccins

2.

: les produits « vaccins » fictifs créés lors de la migration ne sont pas automatiquement parqués par Vetesys. Il faut donc aller dans « outils – modif données » pour les parquer. Pour rappel, « parquer » signifie que Vetesys place le caractère « ° » devant le nom, pour éviter que ce produit soit utilisé par le vété dans le futur, car il est sensé utiliser les vraies fiches produits vaccins (ex : VANGUARD) qu’il aura chargé de son fournisseur, ou qu’il aura déjà encodé dans Cinnaber et migré dans Vetesys. Maladies





: après migration, tous les rappels sont considérés « à imprimer ». Il faut donc demander au vété jusque quand il a déjà imprimé ses lettres de rappels, et sur base de cette date, aller dans « récapitulatif – rappels vaccins », sélectionner les rappels antérieurs à cette date (donc par ex du 01/01/1901 » jusque’à cette date), et utiliser sur le bouton « à imprimer imprimé ».

m.

Migrer les produits

1. Dans Vetesys, « outils – modification données – importation de données », click sur « vetsoft » dans le cadre « étape n°1 », click sur « produits, catégories de produits » dans le cadre « étape n°2 », click sur « GO » situé dans le cadre « étape n°2 ».


A savoir sur les données migrées :

1. Fournisseurs

2.

: sont créés pendant la migration si manquants, les données migrées sont : nom, adresse, tel, fax, compte bancaire, n° tva, compte bancaire, remarque. Prix de vente et tva

3.

: tout les prix sont migrés en PV=PA*coeff, le taux de tva est bien importé de Vetsoft. Néanmoins, après migration, les prix doivent être vérifiés avant d’être utilisables dans Vetesys. Voir paragraphe suivant pour instructions. 2ème et 3ème prix de vente

4.

: si le vété a défini des prix de ventes dégressifs selon la quantité achetée, Vetesys importe ces prix et leurs conditions dans l’onglet « autres tarifs » de l’écran produits. Unités de vente

5.

: le concept de déconditionnement est importé par Vetesys, mais la présentation1 (la plus grande, par ex « flacon ») peut être vide (Vétésys remplit alors par « ??? »), la présentation2 (la plus petite, par ex « ml ») est généralement remplie. A vérifier et compléter donc après migration s’il s’agit d’un produit avec deux conditionnements (ml et flacon par ex). Admin/livré (oui/non) : comme ce concept est absent dans Vetsoft, les cases à cocher (à côté des coefficients) sont toutes cochées, c.à.d. que on coche « admin - ml », « admin - flacon », « livré - ml » et « livré - flacon ». Remarque

6.

: A la demande du vété, Vetesys peut décocher les deux cases « vendu – ml » et « admin – flacon », cela pour assister l’encodage des consults/visites (clic sur « vendu » présente « flacon », clic sur « admin » présente « ml », le tout automatiquement). Stock activé (oui/non)

7.

: stock activé dans Vetesys si activé dans Vetsoft ou si le « max » est non nul dans Vetsoft. Registre des entrées : importé, avec n° lot, date péremption, prix d’achat, quantité reçue, et quantité restante si le stock du produit est activé. Remarque

8.

: Vetsoft enregistre séparément les entrées en stock (et leur quantités restantes) des n° de lot encore actifs (et leurs quantités restantes). S’il y a des n° de lot encore actifs qui n’ont pas de ligne au registre des entrées, Vetesys ajoute automatiquement une ligne d’entrée par n° de lot avec la quantité restante. Ces lignes supplémentaires au registre des entrées se distinguent des autres par le fait qu’elles n’ont pas de quantité reçue ni de prix d’achat, et que le fournisseur est inconnu (« ? »). Ma Liste (oui/non)

9. : migré, mais pas vraiment certain que cette info est correcte, à vérifier avec le vétérinaire

Délais d’attente : ils sont migrés dans Vetesys, mais uniquement sur l’espèce « BV », car Vetsoft ne signale pas l’espèce correspondant à ces délais d’attente.

10. Appliquer remise fiche client11.

: concept présent dans Vetsoft, donc info oui/non migrée de Vetsoft Autres données migrées

12.

: préfixe (code de recherche rapide), référence fournisseur, n° code à barre, min/max stock, Catégories produits, prix d’achat fournisseur Concepts absents dans Vetsoft, donc non migrés : contraint par DAF (oui/non), vaccin/rappel (oui/non), PDA (oui/non), 2ème et 3ème fournisseurs.


1. Ma liste (oui/non)2.

: à vérifier avec le vétérinaire Stock activé (oui/non) et quantités en stock

3.

: à vérifier avec le vétérinaire, puisque cette information est sensible pour le fonctionnement de Vetesys. S’il n’y pas de stock présent, le vété ne pourra pas encoder sa consult/visite. Admin/livré (oui/non)

4. : décocher les cases pour les cas de figure impossible (évite les erreurs d’encodage)

Unités de vente

5.

: à vérifier avec le vétérinaire, remplir l’unité la plus grande (par ex « flacon ») si vide ( « ??? »), raccourcir le texte de l’unité si trop long (ex : changer « tablette » par « tabl »), ajouter le texte de l’unité la plus petite si elle ne contient qu’un nombre (par ex « 1 » à adapter vers « x1ml » manuellement). Prix de vente

6.

: à vérifier avec le vétérinaire pour que le vété puisse utiliser Vetesys directement après migration. 2ème fournisseur

n.

: ajouter si nécessaire (concept absent dans Vetsoft), via « fusionner ma liste avec celle d’un fournisseur ».

Migrer les actes

1. Dans Vetesys, « outils – modification données – importation de données », click sur « Vetsoft » dans le cadre « étape n°1 », click sur « prestations, catégories de prestations » dans le cadre « étape n°2 », click sur « GO » situé dans le cadre « étape n°2 ».



1. Données migrées2.

: préfixe, libellé, prix htva, taux tva, liste des produits associés à un acte Données non migrées

3. : aucune

Liste des produits associés à un acte

i.

: Vetesys attribue les valeurs suivantes par défaut car le concept est absent dans Vetsoft :

Administré ii.

: en général le cas Prix de vente

o.

: zéro euro, considéré faisant partie du forfait de l’acte

Migrer le facturier de ventes

1. Dans Vetesys, « outils – modification données – importation de données », click sur « Vetsoft » dans le cadre « étape n°1 », click sur « documents financiers et paiements » dans le cadre « étape n°2 », click sur « GO » situé dans le cadre « étape n°2 ».



1. Bordereaux / factures de vente

2.

: Dans Vetsoft, les visites « grands animaux » sont encodées sous la forme de bordereaux avant d’être consolidées en facture périodiques. Lors de la migration, s’il reste des bordereaux non encore facturés, ils sont transformés en notes d’honoraires. Bien que dans Vetesys il soit possible de consolider ces notes d’honoraires en factures, Il est quand même recommandé de procéder à la facture périodique avant de migrer les données. Dans Vetsoft, les consult « petits animaux » sont facturées sous forme de bordereaux, donc importés en notes d’honoraires dans Vetesys, non numérotées puisque le concept de n° souche est absent dans Vetsoft. Détails facture de vente

3.

: les lignes de détail sont importées dans des lignes de texte libre dans Vetesys, elles sont regroupées par date et précédées par une ligne « Le jj/mm/aaaa ». Paiements



: importées, une ligne de détail par ligne de détail dans Cinnaber, Champ remarque

: Vetesys place « import Vetsoft » dans le champ remarque du document importé.


1. Validation

2.

: puisque l’on migre toute la facturation et les paiements dans Vetesys, Il est impératif que le vété vérifie si le transfert s’est bien réalisé, en comparant l’impression du le journal des ventes des deux programmes. De plus, il est crucial de vérifier le solde des clients, et de l’adapter si nécessaire, sinon le vété ne pourra pas utiliser le module de rappels de factures clients dans Vetesys. Mettre à jour les compteurs de n° de facture : dans « outils – options cab/clin – cab/clin », ainsi la prochaine facture suivra la numérotation du dernier document importé de Easyvet.

p.












q.



4. Importation EasyVet vers Vetesys

a.






l’importation de l’historique. 8. Si le client gère son stock dans EasyVet, activer le stock aussi dans Vetesys (options cab/clin).







EasyVet 4. Effectuer une sauvegarde « le jour de semaine », cela pourra vous servir au cas où vous devez


b.


1. Se connecter au pc du client, chercher le fichier « Easyvetdat.mdb », c’est un fichier MS-Access, il est généralement situé dans un dossier nommé « ADC », faire une recherche sur le disque. S’il y en a plusieurs, faire attention de prendre la version la plus récente, en toute logique datée du jour ou de la veille.

2. Créer un fichier .ZIP à partir du fichier « Easyvetdat.mdb », plus rapide pour le transfert sur le site, donc ça crée le fichier Easyvetdat.ZIP.

3. Exporter le fichier Easyvetdat.ZIP sur notre serveur internet 4. Importer le fichier Easyvetdat.ZIP sur votre pc, décompressez-le dans le dossier c:\VetesysDupont\import,

cela va créer un fichier c:\VetesysDupont\import\ Easyvetdat.MDB

c.




2. Lancer ce programme. Si vous n’avez pas encore créé une ligne « EASYVET » dans la liste des drivers ODBC

:

3. click sur « ajouter », choisir « Microsoft Access Driver (*.mdb) », mettre « EASYVET » dans « Nom source de donnée » et « EASYVET DUPONT » dans « description » (cela vous servira bien après), click sur « sélectionner » et aller chercher le fichier MS-Access (c:\vetesysDupont\setup\import\ Easyvetdat.MDB), et confirmer pour enregistrer.

Si vous avez déjà créé une ligne « EASYVET » dans la liste des drivers ODBC

:


d.

Migrer les clients et animaux

Dans cette migration, le transfert « clients » réalise aussi le transfert des animaux.

1. Dans Vetesys, « outils – modification données – importation de données », click sur « EasyVet » dans le cadre « étape n°1 », click sur « client, catégories de clients » dans le cadre « étape n°2 », click sur « GO » situé dans le cadre « étape n°2 ». Un 2ème écran s’ouvre. La zone « DSN » se remplit automatiquement, en fait elle renseigne le nom du driver ODBC que vous avez créé précédemment. Laissez les zones « utilisateur » et « mot de passe » vides. Normalement, rien à changer dans les le cadre « paramètres d’exportation ».

2. L’écran des paramètres d’exportation doit bien être utilisé comme suit :

i. Type client par défautii.

: choisir « particulier » ou « éleveurs » selon le profil du vétérinaire Eleveur si début nom =

iii.

: les vétés mixtes précèdent généralement le nom de leurs clients ruraux par une lettre. Si c’est le cas de votre vété, alors entrez dans cette zone la ou les lettres utilisées. Ainsi, Vetesys va détecter lui-même s’il s’agit d’un « éleveur » ou pas. Type facturation client

iv.

: concept inexistant dans EasyVet, donc faire un choix, généralement « nh » si la plupart des clients dont particuliers et « 3 » si la plupart sont éleveur Liste des robes

: par défaut la migration ajoute à la liste des robes de vetesys toutes les valeurs distinctes que l’on rencontre dans les fiches animaux pendant la migration. Pour éviter cela, décochez la case « importer robes & pelages » dans écran « paramètres d’exportation ».


4. Les clients en double

: un test est effectué par Vetesys pour détecter les éventuels clients en double (mêmes nom et code postal). Ceci avait été prévu à l’époque quand je pensais encore que le client pourrait effectuer sa migration lui-même. Cela lui aurait permit de corriger les problèmes de qualité de données pendant la migration. Mais comme c’est nous qui effectuons la migration, je recommande de cocher la case « Ne plus me poser la question » et de cliquer sur le bouton « Non » pour ne pas fusionner les deux fiches clients.

A savoir sur les données « clients » migrées :

1. Nom2.

: « nom + espace + prénom » placés dans « nom », en effet ce n’est pas distingué dans vetesys Formule politesse

3. : mr, md, melle sont migrés, les autres valeurs transformées vers (aucun)

Type client 4.

: forcé à « petits animaux », concept pas présent dans EasyVet au niveau des « adresses » Type facturation

6. : rempli selon ce qui a été renseigné dans l’écran des paramètres de la migration


: adresse, code postal, ville, téléphone, gsm, bureau (placé dans autre tel), envoyer rappel (oui/non), langue (FR/NL).

Opération à réaliser manuellement sur les données « clients » migrées :

1. Type client 2.

: si vété mixte, vérifier et adapter cas par cas si nécessaire le type client des fiches éleveur. Type facturation

: si vété mixte, vérifier et éventuellement le modifier pour les clients éleveurs via « outils – modif données (3/3) »

A savoir sur les données « animaux » migrées :

1. Type animal2.

: concept absent dans EasyVet, donc tous les animaux recevront le type « petits animaux ». Espèces

3.

: Dans EasyVet, l’espèce est codée sur Plusieurs lettre, par exemple CHIEN, CHAT, etc. Vetesys qui a besoin de deux lettres, prend la 1ère et la dernier lettre de l’espèce stockée dans EasyVet pour composer son code en deux lettre, donc par ex CT pour CHAT, CN pour CHIEN, CL pour CHEVAL. Voir paragraphe suivant pour remettre de l’ordre dans tout ça. Sexe

i. « M » : mâle : ci-dessous la table de conversion

ii. « F » : femelle iii. « MS », « MC » : Mâle castré iv. « FS » : femelle stérilisée v. Autres : inconnu

4. Autres données migrées

5.

: nom, pelage, couleur (robe), race, puce, tatouage, date naissance, mort/vivant, remarque. Attention : passeport n’est pas migré, absent dans EasyVet. Liste des robes


Opération à réaliser manuellement sur les données « animaux » migrées :

1. Codes espèces

2.

: Si nécessaire, fusionner les codes de EasyVet avec ceux de Vetesys. Pour cela, aller dans écran « espèces & races », et modifier par ex le code « CL » par « CV », vetesys vous demande si vous voulez vraiment fusionner les deux codes espèces, ce qui ajoute les races de l’espèce « CL » aux races de l’espèce « CV », et adapte l’espèce pour les fiches animaux concernées. Durée de l’opération : rapide Libellé espèces

3.

: Il n’y a pas non plus de libellé « féminin » dans EasyVet (Chienne, chatte, etc), il faut donc après migration les ajouter en modifiant la fiche de l’espèce à modifier, c’est uniquement nécessaire si le vété imprime le courrier rappels vaccins. Fiches doubles

4. : Eventuellement nettoyer les fiches doubles dans la liste des robes

Sexes

: vérifier si il n’y a plus de M, F, MS, FS dans la liste des sexes (annexe-1), et les modifier s’il sont encore présents (en Mâle, Femelle, etc.)

e.

Migrer les consultations, vaccins & rappels, et notes d’honoraires

Dans la migration EasyVet, la partie « consultations » transfère en une fois tout l’historique du client et des animaux du client, et donc comprend les consultations/visites, les vaccins et rappels de vaccins.

1. Dans Vetesys, « outils – modification données – importation de données », click sur « EasyVet » dans le cadre « étape n°1 », click sur « consultations » dans le cadre « étape n°2 », click sur « GO » situé dans le cadre « étape n°2 ».

2. Click sur « réaliser la migration », la progression de la migration s’affiche dans le fond de la fenêtre. 3. Correspondance des vétérinaires EasyVetVetesys : Au fil de la migration, vous recevrez la question

« Veuillez associer le prestataire …. à un Vétérinaire dans Vetesys ». En fait, comme il n’y aucun moyen de lier les vétérinaires entre les deux programmes, c’est à vous de le faire. Pour cela, appuyez vous sur les infos reçues à l’étape c. ci-dessus. Bien entendu, l’intérêt ici est d’associer les consultations aux bons vétérinaires et ainsi garder un historique de qualité.

A savoir sur les données « historique » migrées :

1. Détail « produits admin et vendus »

2.

: les lignes de détail produits ne sont pas créées dans l’onglet « interventions » de l’écran « consultations ». Ces lignes de détail sont ajoutées sous la forme de texte dans la zone « Traitement » dans Vetesys, à raison d’une ligne par ligne de détail, avec quantité et libellé, Autres données migrées

: libellé visite, anamnèse, examen, diagnostic, traitement, température et poids, dans les cases distinctes de Vetesys.

A savoir sur les données « vaccins et rappels vaccins » migrées :

1. Produits et Maladies

2.

: EasyVet utilise les noms de maladie pour stocker l’historique des vaccins et rappels vaccins, mais les maladies ne sont pas liées à des produits comme dans vetesys. Donc, lors de la migration, Vetesys crée un produit vaccin fictif en plaçant le nom la maladie dans le nom du produit, et associe la maladie de même nom à ce produit (onglet « complément »), fournisseur « ? », catégorie « ? », « admin » coché, « vendu décoché », « vaccin » et « rappel vaccin » cochés, fréquence de rappel en nombre de mois (stockée en nombre de jour dans EasyVet, Vetesys traduit en nombre de mois). Statut « rappels vaccins de l’animal »

3.



Opération à réaliser manuellement sur les données « vaccins et rappels vaccins » migrées :

1. Produits vaccins

2.

: les produits « vaccins » fictifs créés lors de la migration ne sont pas automatiquement parqués par Vetesys. Il faut donc aller dans « outils – modif données » pour les parquer. Pour rappel, « parquer » signifie que Vetesys place le caractère « ° » devant le nom, pour éviter que ce produit soit utilisé par le vété dans le futur, car il est sensé utiliser les vraies fiches produits vaccins (ex : VANGUARD) qu’il aura chargé de son fournisseur, ou qu’il aura déjà encodé dans EasyVet et migré dans Vetesys. Maladies




3. Rappels à imprimer : après migration, tous les rappels sont considérés « à imprimer ». Il faut donc demander au vété jusque quand il a déjà imprimé ses lettres de rappels, et sur base de cette date, aller dans

« récapitulatif – rappels vaccins », sélectionner les rappels antérieurs à cette date (donc par ex du 01/01/1901 » jusque’à cette date), et utiliser sur le bouton « à imprimer imprimé ».

f.

Migrer les produits

1. Dans Vetesys, « outils – modification données – importation de données », click sur « EasyVet » dans le cadre « étape n°1 », click sur « produits, catégories de produits » dans le cadre « étape n°2 », click sur « GO » situé dans le cadre « étape n°2 ».



Contrairement à d’autres logiciels vétérinaires, EasyVet n’est pas très évolué en matière de fiche médicament. Les seules données à importer à partir des deux fichiers « Médicaments » et « Matériel ». Il y a donc beaucoup de chance que la meilleure suggestion à faire au vétérinaire soit de vider sa liste de médicaments et la remplacer par celle de son fournisseur principal. De lui-même, Vetesys ne supprimera pas les produits liés aux vaccins, sinon tout l’historique vaccin/rappel disparaît.

1. Fournisseurs

2.

: sont créés pendant la migration si manquants, les données migrées sont : nom, adresse, tel, fax, compte bancaire, n° tva, compte bancaire, remarque. Prix de vente et tva

3.

: tout les prix sont migrés en PV=PA*coeff, le taux de tva est à zéro car concept absent de EasyVet. Unités de vente

4.

: le concept de déconditionnement est importé par Vetesys, à vérifier et compléter donc après migration s’il s’agit d’un produit avec deux conditionnements (ml et flacon par ex). Admin/livré (oui/non)

5.

: comme ce concept est absent dans EasyVet, les cases à cocher (à côté des coefficients) sont cochées de cette manière : on coche « admin - ml », « livré - ml » uniquement. Stock activé (oui/non)

6. : non activé.

Registre des entrées

7.

: importé, avec n° lot, date péremption, prix d’achat, quantité reçue, et quantité restante si le stock du produit est activé. Ma Liste (oui/non)

8. : non

Délais d’attente9.

: ne sont pas migrés dans Vetesys. Appliquer remise fiche client

10. : concept absent dans EasyVet

Code National/Référence Fournisseur

11.

: Dans chaque bade de données EasyVet, le code placé dans le champ « Référence Sobelvet » correspondait en fait au code national du produit. C’est pour cette raison que lors de la migration, Vetesys transfère ce code dans la zone Code National dans Vetesys. A vérifier. Autres données migrées

12. : n° code à barre (code national), prix d’achat fournisseur , vaccin/rappel (oui/non).

Préfixe Produit13.

(code de recherche rapide) : concept absent dans EasyVet. Catégories produits

14.

: concept absent dans EasyVet, donc on place ces produits dans la catégorie «IMPORT EASYVET» que Vetesys crée automatiquement. Concepts absents dans Vetsoft, donc non migrés : contraint par DAF (oui/non), , PDA (oui/non), 2ème et 3ème fournisseurs.


1. Admin/livré (oui/non)2.

: (dé)cocher les cases pour les cas de figure (im)possible (évite les erreurs d’encodage) Unités de vente

3.

: à vérifier avec le vétérinaire, remplir l’unité la plus grande (par ex « flacon ») si vide ( « ??? »), raccourcir le texte de l’unité si trop long (ex : changer « tablette » par « tabl »), ajouter le texte de l’unité la plus petite si elle ne contient qu’un nombre (par ex « 1 » à adapter vers « x1ml » manuellement). Prix de vente

4.

: à vérifier avec le vétérinaire pour que le vété puisse utiliser Vetesys directement après migration. 2ème fournisseur

g.

: ajouter si nécessaire (concept absent dans Vetsoft), via « fusionner ma liste avec celle d’un fournisseur ».

Migrer les actes

1. Dans Vetesys, « outils – modification données – importation de données », click sur « EasyVet » dans le cadre « étape n°1 », click sur « prestations, catégories de prestations » dans le cadre « étape n°2 », click sur « GO » situé dans le cadre « étape n°2 ».



1. Données migrées2.

: préfixe, libellé, prix htva, taux tva Catégories actes

: concept absent dans EasyVet, donc on place ces produits dans la catégorie «IMPORT EASYVET» que Vetesys crée automatiquement.

h.

Migrer le facturier de ventes

1. Dans Vetesys, « outils – modification données – importation de données », click sur « EasyVet » dans le cadre « étape n°1 », click sur « documents financiers et paiements » dans le cadre « étape n°2 », click sur « GO » situé dans le cadre « étape n°2 ».



Les documents sont importés d’EasyVet au départ de 2 tables : « factures » et « interventions », la 1ère produit les factures et la 2ème les souches (non numérotées) des consultations/visites.

1. Détails facture de vente

2.

: les lignes de détail sont importées dans des lignes de texte libre dans Vetesys, elles sont regroupées par date et précédées par une ligne « nom_animal, le jj/mm/aaaa ». Paiements



: non importées Champ remarque

: Vetesys place « import EasyVet » dans le champ remarque du document importé.


1. Validation

2.

: puisque l’on migre toute la facturation et les paiements dans Vetesys, Il est impératif que le vété vérifie si le transfert s’est bien réalisé, en comparant l’impression du journal des ventes des deux programmes. De plus, il est crucial de vérifier le solde des clients, et de l’adapter si nécessaire, sinon le vété ne pourra pas utiliser le module de rappels de factures clients dans Vetesys. Mettre à jour les compteurs de n° de facture

i.

: dans « outils – options cab/clin – cab/clin », ainsi la prochaine facture suivra la numérotation du dernier document importé de Easyvet.












j.



5. Importation Epivet vers Vetesys

a.





« D ». 6. Changer les coordonnées cabinet/clinique (options cab/clin) et du vétérinaire (fichiers – vétérinaires). 7. Changer le mot de passe pour entrer dans Vetesys. 8. S’il y a plusieurs vétérinaires, les encoder dans Vetesys avant de lancer la migration, ce sera utile lors de

l’importation de l’historique. 9. Si le client gère son stock dans Epivet, activer le stock aussi dans Vetesys (options cab/clin).







Epivet 4. Effectuer une sauvegarde « le jour de semaine », cela pourra vous servir au cas où vous devez


b.


1. Se connecter au pc du client, chercher le fichier de données EPIVET.IB ou EPIVET.GDB, il est situé logiquement dans 1° c:\winvete ou 2° c:\program files\winvete ou 3° \epiwind\soc001\serveur/. Si c’est le cas 3° et si plusieurs dossiers socXXX présents, alors bien demander quelle dossier il s’agit.

2. Créer un fichier .ZIP pour ce fichier 3. Exporter le fichier ZIP sur notre serveur internet, via « export » dans l’espace du client

c.

La transformation de la bdd Epivet vers Access doit être réalisée par Eric

Et oui, c’est dommage d’être un élément incontournable de la chaîne, mais avec Epivet, on ne sait pas faire autrement. La base de données Epivet est de type « Interbase », il faut donc un Firebird serveur activé, ainsi que le Tool FullConvert dont j’ai du acheter licence. ATTENTION

: IL FAUT COMMENCER PAR PRODUITS, ENSUITES ACTES, ENSUITE CLIENTS (et tout l’historique consult, vaccins & rappels), ET POUR FINIR LE FINANCIER.

d.

Migrer les produits

1. Dans Vetesys, « outils – modification données – importation de données », click sur « Epivet » dans le cadre « étape n°1 », click sur « produits, catégories de produits » dans le cadre « étape n°2 », click sur « GO » situé dans le cadre « étape n°2 ».



Fournisseurs : sont créés pendant la migration si manquants, les données migrées sont : nom, adresse, tel, fax, remarque.

2. Plusieurs fournisseurs par produits

3.

: dans Epivet, on peut associer un nombre illimité de fournisseurs à un produit. Vetesys prend les 3 premiers puisque Vetesys est limité à 3 fournisseurs différents max. Prix de Base

4.

: lors de la migration, stocke le prix d’achat dans le cadre de chaque fournisseur, et aussi prend le plus grand des 3 prix d’achat (si 3 fournisseurs) pour le placer dans la case prix de base, qui lui est utilisé pour calculer le prix de vente. Conditionnement secondaire

5.

: Dans Epivet, il y a en fait 2 fiches produit stockées, l’une étant liée à l’autre par un lien parent-enfant, le parent étant le conditionnement de base, l’enfant étant le conditionnement le plus petit, l’unité déconditionnée. Le nombre d’unités et le libellé de l’unité sont migrés, donc on a bien dans Vetesys 10 ml, « 10 » et « ml » étant bien distincts au départ dans Epivet. Après migration, ces fiches sont donc configurées « à la dose ». Mais attention, il se peut que le vété préfère que Vetesys que la fiche soit configurée « par dose et par unité achat" au lieu de "par dose". Si le vété le veut, copiez le fichier C:\VetesysImportBE\setup\Outils\MedicDoseVersDoseEtAchat.exe vers c:\ VetesysImportBE et exécutez le, ça prend quelques secondes. Comme dans Epivet il n'y a pas de libellé de l'unité d'achat, je mets « ??? », au vété à adapter vers « bte », « flacon », etc. Prix de vente et tva

6. : tout les prix sont migrés en prix de vente coefficient.

Admin/livré (oui/non)

7.

: comme ce concept est absent dans Epivet, les cases à cocher (à côté des coefficients) sont cochées de la manière suivante : Vetesys décoche les deux cases « vendu – ml » et « admin – flacon », cela pour assister l’encodage des consults/visites (clic sur « vendu » présente « flacon », clic sur « admin » présente « ml », le tout automatiquement). Stock activé (oui/non)

8. : stock activé dans Vetesys si activé dans Epivet ou si le « max » est non nul.

N° de lot

9.

: une entrée est créée dans Vetesys pour chaque n° de lot présent dans le stock de Epivet, avec la quantité restante. ATTENTION : La date d’entrée n’étant pas présente dans Epivet, elle est donc vide après migration. Registre des entrées

10.

: Etant donné que la date de réception (d’entrée) du produit est absente d’Epivet, on ne va pas pouvoir, après migration, imprimer le registre des entrées de date à date. Par contre, les lignes d’entrées sont bien là, on peut le voir dans « détail entrées » sur une fiche produit, mais il n’y a aucune date d’entrée. Ma Liste (oui/non)

11. : migré, correspond au concept « tarif » dans Epivet, à vérifier si correct avec le vétérinaire


12.

: référence fournisseur, n° code à barre (code national), min/max stock, catégories produits, prix d’achat fournisseur, gérer date péremption (oui/non, cela correspond au concept « tracer » dans Epivet), PDA (oui/non), registre (oui/non) Concepts présents dans Epivet mais non migrés

13. : aucune

Concepts absents dans Epivet, donc non migrés : date de réception produit, donc registre entrées pas complet


Stock activé (oui/non)

2.

: à vérifier avec le vétérinaire, puisque cette information est sensible pour le fonctionnement de Vetesys. S’il n’y pas de stock présent, le vété ne pourra pas encoder sa consult/visite. Unités de vente

3.

: raccourcir le texte de l’unité si trop long (ex : changer « tablette » par « tabl »), ajouter le texte de l’unité la plus petite si elle ne contient qu’un nombre (par ex « 1 » migré vers « x1 » dans Vetesys, à adapter vers « x1ml » manuellement), adapter « ??? » si on a exécuté le fichier exe après migration (voir plus haut) Prix de vente

4. : Vetesys migre les prix Epivet vers des « prix coefficient» dans Vetesys.

Référence fournisseur

iii. supprimer la liste des produits importés de Cinnaber

: Si les références produits fournisseur ne sont pas présentes dans la liste des produits, il est fortement recommandé de :

iv. recharger la liste sur base du fichier tarif du fournisseur Si le vétérinaire gérait son stock avec Epivet, alors une alternative est de fusionner sa liste de produits avec celle de son fournisseur pour placer les références fournisseurs dans sa liste. Cela lui évitera de refaire un inventaire et de le ré-encoder dans Vetesys.

5. Préfixe6.

: associer des préfixes pour une recherche plus rapide (concept absent dans Epivet) Admin/livré (oui/non)

: décocher les cases pour les cas de figure impossible (évite les erreurs d’encodage)

e.

Migrer les actes

1. Dans Vetesys, « outils – modification données – importation de données », click sur « Epivet » dans le cadre « étape n°1 », click sur « prestations, catégories de prestations » dans le cadre « étape n°2 », click sur « GO » situé dans le cadre « étape n°2 ».



Données migrées2.

: préfixe, libellé, prix htva, taux tva Données non migrées

f.

: produits associés à un acte

Migrer les clients

1. Avant migration, encodez bien la liste des vétés présents dans l’historique Epivet. Quand la migration tombe pour la 1ère fois sur un vété, il vous demande de l’associer à un vété de la liste dans Vetesys. C’est pas mal pou le vété de garder trace « qui a fait quoi ».

2. Dans Vetesys, « outils – modification données – importation de données », click sur « Epivet » dans le cadre « étape n°1 », click sur « client, catégories de clients » dans le cadre « étape n°2 », click sur « GO » situé dans le cadre « étape n°2 ».

ATTENTION : cela migre les clients, les animaux, les consults, vaccins & rappels vaccins en une seul étape, donc faire une copie de vos données après migration des produits.


À payer2.

(fiche client) : info non fiable, non migrée Nom

3. : « nom + espace + prénom » placés dans « nom », en effet ce n’est pas distingué dans vetesys

Type client

a. "STANDARD","CANINE","EQUINE","FAM5","AMIS" PA dans Vetesys

: Dans Epivet, pas de type client PA/GA, il y a le concept de « famille », mais on retouve pratiquement toujours les mêmes familles dans tous les bdd Epivet, à savoir

b. "RURALE","PORC" GA dans Vetesys c. Autres cas PA dans Vetesys d. Sans aucune famille « Médecin traitant » dans Vetesys, pour bien les distingue en « vert »

4. Langue

5.

: si vous recevez un message « CLIENT.LANGUE : valeur différente de FR,NL,DE,EN » alors me contacter, c’est que je dois prévoir un code supplémentaire dans la migration. Type facturation

6. : 4 càd Note Honoraire (je pourrais améliorer en faisant : 4 si PA, 3 si GA)

Formule politesse7.

: mr, md, melle, Mr&Md sont migrés, les autres valeurs transformées vers (aucun) Autres données migrées

: adr, cp, ville, pays, email, tel, fax, gsm, n° tva


Type facturation

: expliquer au client, et éventuellement le modifier via « outils – modif données (3/3) »

Les animaux


Type animal

2.

: BV","OV","AV" Troupeau, autres « Petits & Autres », les coordonnées du client sont copiées dans celles du troupeau Autres données migrées

: nom, couleur (robe), puce, tatouage, passeport, pédigrée, poids idéal, date naissance, mort/vivant avec date et comment sur décès, remarque, signe particulier


Codes espèces

2.

: fusionner les éventuels codes de Epivet qui seraient doubles avec ceux de Vetesys. Pour cela, aller dans écran « espèces & races », et modifier par ex le code « 01 » par « CN », vetesys vous demande si vous voulez vraiment fusionner les deux codes espèces, ce qui ajoute les races de l’espèce « 01 » aux races de l’espèce « CN », et adapte l’espèce pour les fiches animaux concernées. Durée de l’opération : rapide Libellé espèces

3.

: Il n’y a pas non plus de libellé « féminin » dans Epivet, il faut donc après migration les ajouter, c’est uniquement nécessaire si le vété imprime le courrier rappels vaccins. Fiches doubles

: Eventuellement nettoyer les fiches doubles dans la liste des robes

Les consultations


Déjà facturé2.

: placé sur « oui » pendant la migration Autres données migrées

3. : diagnostic, traitement, examen, anamnèse,

Si vétérinaire rural

4.

: il faut savoir que dans Epivet on ne crée généralement pas de visite, on crée directement des bordereaux (migrés uniquement vers des notes d’honoraires dans Vetesys) destinés à la facturation, donc normal qu’il y ait peu de consultations après migration. Détails de la consultation

5.

: Epivet est conçu de manière à permettre la migration de tout le détail actes, produits administrés/livrés tout en liant les lignes de détail aux fiches dans la liste des actes et produits. C’est comme si on les avait encodées dans Vetesys, la migration est donc de grande qualité. Registre des sorties

6.

: Grâce au point précédent, le registre des sorties est complet et peut être imprimé directement après migration, de date à date. Historique poids : ce concept existe dans Epivet, donc migré. Si la date du poids ne coïncide pas avec une consultation existante dans Vetesys, elle est crée dans Vetesys pour garder cet historique.

Les vaccins et rappels vaccins


1. Détail des consultations

2.

: tout vaccin administré est matérialisé dans Vetesys par une ligne de détail « produit administré » dans la consultation concernée. Ainsi, si on change les maladies, l’historique et l’état actuel « rappel vaccin » peut être recalculé par Vetesys. Produits et Maladies

3.

: Epivet utilise les noms de maladie pour stocker l’historique des vaccins et rappels vaccins, mais les maladies ne sont pas liées à des produits comme dans vetesys. Donc, lors de la migration, Vetesys crée un produit vaccin fictif en plaçant le nom la maladie dans le nom du produit, et associe la maladie de même nom à ce produit (onglet « complément »), fournisseur « ? », catégorie « ? » ou « IMPORT EPIVET», « admin » coché, « vendu décoché », « vaccin » et « rappel vaccin » cochés, fréquence de rappel en nombre de mois Produits Vaccins hors de ma liste

4.

: ces produits fictifs créés lors de la migration sont automatiquement placés par Vetesys hors de ma liste. Statut « rappels vaccins de l’animal »

5.




Maladies


: on se retrouve après migration avec des éventuelles maladies en double avec des libellés un peu différents, ou aussi avec deux maladies ensembles du style « typhus/choriza ». Il faut faire en sorte qu’il n’y ait qu’une seule occurrence de chaque maladie dans la liste des maladies de Vetesys. C’est important, cette opération vous assure que les futurs rappels que va encoder le vété vont bien annuler les anciens rappels car liés à une même maladie.

Pour effectuer cette opération, placez-vous sur le produit en question (portant le nom de la maladie), et: dans la fiche produit, par ex « Vaccin rage benelux », aller dans liste des maladies couvertes par ce produit (onglet « compléments »), enlever de la liste la maladie à supprimer ( « Vaccin rage benelux ») et ajouter la même maladie mais celle que vous allez garder dans la liste des maladies de Vetesys (« rage »). Enregistrer la fiche, alors Vetesys va parcourir tous les vaccins pour la maladie « Vaccin rage benelux », et la remplacer par « rage ».


: après migration, tous les rappels sont considérés « à imprimer ». Il faut donc demander au vété jusque quand il a déjà imprimé ses lettres de rappels, et sur base de cette date, aller dans « récapitulatif – rappels vaccins », sélectionner les rappels antérieurs à cette date (donc du 1/1/1990 jusqu’à cette date), et utiliser sur le bouton « à imprimer imprimé ».

g.

Migrer le financier

1. Dans Vetesys, « outils – modification données – importation de données », click sur « Epivet » dans le cadre « étape n°1 », click sur « documents financiers et paiements » dans le cadre « étape n°2 », click sur « GO » situé dans le cadre « étape n°2 ».



Ventes2.

: seul le facturier de vente est migré, avec paiements et versements. Bordereaux / factures de vente

3.

: Dans Epivet, les visites « grands animaux » sont encodées sous la forme de bordereaux avant d’être consolidées en facture périodiques. Lors de la migration, s’il reste des bordereaux non encore facturés, ils sont transformés en notes d’honoraires. Bien que dans Vetesys il soit possible de consolider ces notes d’honoraires en factures, Il est quand même recommandé de procéder à la facture périodique avant de migrer les données. Dans Epivet, les consult « petits animaux » sont facturées sous forme de bordereaux, donc importés en notes d’honoraires dans Vetesys, non numérotées puisque le concept de n° souche est absent dans Epivet. Détails facture de vente

4.

: Epivet est conçu de manière à permettre la migration de tout le détail actes, produits administrés/livrés tout en liant les lignes de détail aux fiches dans la liste des actes et produits. C’est comme si on les avait encodées dans Vetesys, la migration est donc de grande qualité. Registre des sorties

5.

: Grâce au point précédent, le registre des sorties est complet et peut être imprimé directement après migration, de date à date. Paiements


Comptes bancaires 7.

: importés Champ remarque

: Vetesys place « import Epivet : Doct=….. , Tvac=….» dans le champ remarque du document importé, pour que le vété puisse vérifier que le Tvac d’Epivet (dans la remarque) correspond bien à celui de Vetesys.


Validation : puisque l’on migre toute la facturation et les paiements dans Vetesys, Il est impératif que le vété vérifie si le transfert s’est bien réalisé, en comparant l’impression du le journal des ventes des deux programmes. De plus, il est crucial de vérifier le solde des clients, et de l’adapter si nécessaire, sinon le vété ne pourra pas utiliser le module de rappels de factures clients dans Vetesys.

h.












i.



C. Inventaire technique des fichiers Vetesys & Vetemoby 1. Les fichiers pour faire fonctionner Vetesys

Fichiers localisés dans dossier c:\vetesys de chaque pc où Vetesys est installé - vetesys.exe (exécutable de lancement) - vetesys.wdl (exécutable complet) - vetesys.ini (paramètres de configuration) - d-veto.wdd (définition base de données) - les fichiers Wd553***.dll (18 fichiers au total, compatible 32bits)

2.

Fichiers requis localisés dans dossier c:\vetesys de chaque pc où Vetesys est installé

Les fichiers utilitaires pour Vetesys

- wdmmo32.exe

-

: permet de faire une ré-indexation des mémos pour un fichier de la base de données Vetesys, version 32bits qui requiert les DLL Wd553xxx.dll TeamViewerQS_fr.exe

Fichiers facultatifs localisés dans dossier c:\vetesys de chaque pc où Vetesys est installé

: permet de lancer (manuellement pour au départ de Vetesys) l'outil de support à distance (au nom de Vetesys) sur le PC du client.

- wdchkmmo.exe

-

: permet de faire une ré-indexation des mémos pour un fichier de la base de données Vetesys, version 16bits qui requiert les DLL Wd551xxx.dll Remarque : les fichiers Wd551xxx.dll sont téléchargeables sur l'espace client du site (fichier wd551wdw.zip), mais peu utile puisque on utilise wdmmo32.exe wdmap.exe

: permet d'ouvrir un fichier de données (.FIC), pour le consulter/ré-indexer/etc...), optionnel puisque le vété n'est pas sensé utiliser ce genre d'outils. Remarque : le fichier wdmap.exe est téléchargeable sur l'espace client du site (fichier wdmap.exe), mais peu utile puisque jamais utilisé par client.

3. Les fichiers pour installer Vetemoby sur le PDA

Fichiers pour PALM localisés dans sous-dossier c\vetesys\setup\Palm

- CondReg.exe-

: pour installer le conduit HotSync, appellé auto par Vetesys pdt l'installation de vetemoby) RemCond.exe

-

: pour désinstaller le conduit HotSync, appelé auto par Vetesys pdt l'installation de vetemoby, RemCond puis CondReg) Setup.exe

- : programme appelé par Vetesys pour lancer l'installation des 3 PRC ci-dessous

VeTeMoby.PRC-

: exécutable, version client officielle VTMDemo.PRC

- : exécutable, version client démo

VTMAries.PRC

: exécutable, version Aries, celle contenant les clients/prospects ariesdata)

Fichiers pour Pocket-PC localisés dans un des sous-dossiers c:\vetesys\setup\PocketPC**** - Setup.exe-

: programme appelé par Vetesys pour lancer l'installation de Vetemoby SimplePrintBoyBridge.dll

-

: dll installé par Vetesys sur le PocketPC pour permettre l'impression du DAF au départ de Vetemoby CASLreg.exe

: utilitaire à exécuter manuellement sur le PocketPC pour donner accès en écriture sur la base de données Vetemoby

4. Les fichiers pour dialoguer entre le PC e le PDA

Pour le Palm, aucun utilitaire particulier n’est utilisé pour le transfert, c’est le programme HotSynch livré avec le Palm qui fait tout.

Pour le PocketPc, les fichiers sont localisés au départ dans C:\Vetesys\setup\PocketPCXXXXX, et recopiés par Vetesys dans c:\Vetesys lors de l’installation de Vetemoby.

Ces deux utilitaires sont utilisés lorsque le PC sur lequel Vetesys tourne est directement connecté au Pocket-PC - CASLcdi2ppc.exe

-

: pour transfert "aller" des données générées par Vetesys du PC local vers le pocketPC CASLppc2cdb.exe

- : pour transfert "retour" des données Vetemoby du pocketPC vers le PC local

CASLcn20.dll

: ?????????????????????????????????????????? (Eric à vérifier)

Ces deux utilitaires sont utilisés lorsque le PC sur lequel Vetesys tourne n’est pas connecté au Pocket-PC, càd en cas d’accès à distance, comme vous le faites pour accéder à Vetesys-Aries.

- PC2PDA.EXE

-

: utilitaire appelé par Vetesys pour transférer les fichiers de données Vetemoby du serveur situé à distance vers le PC local PDA2PC.EXE

: utilitaire appelé par Vetesys pour transférer les fichiers de données Vetemoby du PC local vers le serveur situé à distance

5. Les fichiers utilitaires pour Vetemoby

-

ConvertCDI2PDB.exe : fichier uniquement utile pour Eric pour tester le programme Vetemoby sur Windows directement. Cet utilitaire convertit les fichiers de données générées par Vetesys (fichiers .CDI) en fichiers .PDB, seul format accepté pour utilisation de Vetemoby sur Windows.

D. Messages d’erreurs Vetesys et résolutions

1.

Le masque >999.999.999,999< n’est pas autorisé ou est incorrect

Message d’erreur : voir titre Résolution

1. Symbole de groupement des chiffres : doit être le point (« . »)

: aller dans le panneau de configuration de Windows, double clic sur « options régionales », accéder aux paramètres sur les « nombres », trouver et clic sur le bouton « personnaliser » et vérifier les 2 paramètres suivants :

2. Symbole de décimales = doit être la virgule (« , »)

2.

Erreur 39, Répertoire \HSF non trouvé

Message d’erreur

: L'incident détecté est vraisemblablement du à un problème de droits d'accès ou de configuration, Erreur 39, Répertoire \HSF non trouvé.

Contexte n°1

: si cela se produit pendant la procédure de mise à jour de vetesys, le programme de mise à jour essaye de créer un fichier/dossier sur le disque c:\ mais n’y arrive pas.

Cause n°1 : l’utilisateur n’a pas de droit d’écriture sur le disque c:\, cela a été configuré ainsi par l’informaticien qui a protégé les données sensibles sur le disque c:\ ou se trouve les dossiers système et Windows. Pour confirmer que c’est bien la cause, simplement essayer de copier un fichier sur c:\, et de créer un dossier dans c:\, en utilisant le même utilisateur évidemment Solution : lancer la mise à jour en utilisant un utilisateur qui a des droits d’administrateur, consulter l’informaticien Remarque

: dans ce cas, il est recommandé, mettre un autre disque (autre que c:\) dans l’écran bleu du programme de mise à jour

Cause n°2 : l’antivirus peut être à l’origine du problème, empêchant la création de nouveaux fichiers considérés par l’antivirus comme potentiellement nuisibles. Solution

: désactiver l’antivirus pendant la mise à jour de vetesys, et réactiver après.

Contexte n°2

: si cela se produit pendant l’utilisation du programme vetesys, c’est probablement du à l’antivirus qui empêchant la création de nouveaux fichiers temporaires.

Solution

3.

: Me contacter car cas très rare.

Erreur de lancement du programme suivant : /A zoom=…

Message d’erreur

: Erreur de lancement du programme suivant : /A ‘’zoom=100=OpenActions’’ ‘’c:\Vetesys\ImagesSons\DOxxxxxx.pdf »

Résolution

4.

: renseigner dans « outils – options ordinateurs – programmes externes » où se trouve le programme de lecture des fichiers Acrobat, à savoir le programme « AcroRd32.exe ». Il se trouve habituellement dans « C:\Program Files\Adobe\Reader xxxx\Reader », avec xxxx le n° de version.

identificateur inconnu

Résolution

5.

: Si vous voyez « identificateur inconnu », c’est une erreur de programmation. Me la soumettre immédiatement.

L’incident détecté est vraisemblablement du à un problème physique

Résolution : en plusieurs étapes 1° Ré-indexation normale : réindexer les données en étant seul à utiliser Vetesys bien sur (outils – maintenance fichiers – ré-indexation normale). Si pas résolu après, faire 2°

2° Ré-indexation des mémos : demander au client de faire absolument un backup ou une copie du dossier Vetesys (c’est impératif), et réindexer les mémos en étant seul à utiliser Vetesys (outils – maintenance fichiers – ré-indexation des mémos). Si toujours pas résolu, passer à 3° 3° Déposer une copie des données du client sur le serveur

6.

: voir section n°1 de ce document, puis prévenir Eric pour analyse des données du client

Erreur 50, Le fichier ne correspond pas à sa description

Message d’erreur

: Ce message apparaît après avoir effectué une mise à jour. Il est provoqué par le fait que la version du programme (les fichiers vetesys.exe et vetesys.wdl) sont dans la nouvelle version, mais les fichiers de données (les fichiers .FIC) sont restés dans l’ancienne version, ou vice-versa.

Différentes causes sont possibles1. le client n’a pas fait la mise à jour d’abord sur le serveur mais d’abord sur un des PC du réseau.

:

2. Le client ou oublié de changer le nom du dossier dans l’écran « bleu » de la mise à jour, ce qui est nécessaire lorsque son Vetesys n’est pas installé dans le dossier c:\vetesys, mais par exemple sur un auyre drive que C:, ou lorsque le dossier s’appelle par exemple VetesysDupont (au lieu de Vetesys).

Résolution

Enfin, relancer la mise à jour et évitez ce qui a causé le problème auparavant.

: le plus simple, c’est de remettre tout dans l’état initial avant mise à jour et de refaire la mise à jour. Pour ce faire, allez dans le dossier « c:\VetesysTmp », chercher le dossier qui contient la sauvegarde effectuée automatiquement par le programme de mise à jour. Ce dossier se nomme « C:\VetesysTmp\UpgrBackup_AAAAMMJJ_HHMMSSMM », avec AAAA = année, MM = mois, JJ = jour, HH l’heure, MM = minutes, etc. Exemple : UpgrBackup_20090906_20234784, dossier de sauvegarde réalisé par la mise à jour exécutée le 6 juin 2009 à 20h23. Sélectionnez tous les fichiers contenus dans ce dossier, faire « copier », aller dans le dossier Vetesys du client (par ex C:\Vetesys), et faire « coller ». Relancez le programme et faire une ré-indexation normale. Relancez le programme, vérifiez que tout est ok, que les données sont bien présentes, voir la dernière consult créée, s’assurer avec le client qu’il s’agit bien de la dernière consultation créée.

7.

Exception.code=131222

Message d’erreur

: Attention, Erreur Vetesys détectée, Exception.code=131222, Mais le fichier impliqué est inattendu, il s’agit du fichier suivant : « XXXXXX »

Résolution

8.

: la plupart du temps, cette erreur survient après une mise à jour de Vetesys qui a posé problème. Voir la résolution décrite dans le message d’erreur « Erreur 50, Le ficher ne correspond pas à sa description ».

Date invalide pendant DateVersChaine/DateToString

Message d’erreur

: Vetesys, à de très nombreux endroits, transforme des dates du format JJ/MM/AAAA vers le format AAAAMMJJ et vice-versa. Lorsque la date entrée par le client n’est pas valide (par ex « date vide » ou « année 9999 »)n, Vetesys le détecte et préviens le client avant d’enregistrer la date dans la base de données. Il peut arriver que Vetesys ne détecte pas ce cas de figure, et laisse enregistrer une date non valide dans la base de données. Au prochain affichage de cette date, cette erreur peut alors survenir. Cela devrait rester assez rare.

Résolution

9.

: de toute façon, il faut corriger le programme Vetesys. Pour débloquer le client, essayer de voir de quelle date il s’agit, et essayer de la modifier. S’il n’y arrive pas, il va falloir alors faire une copie des données du client pour faire intervenir Eric, et ensuite renvoyer les données corrigées vers le PC du client.

Attention : votre licence a expiré le JJ/MM/AAAA

Message d’erreur

: Par défaut, Vetesys est installé en licence annuelle, càd que chaque année pendant 5 ans, ce message va apparaître, nous permettant de contrôler que le client a bien payé ses traites les 5 premières années d’utilisation. Une fois entièrement acheté, alors on fait passer la licence du client en licence définitive. Pour les clients qui achètent Vetesys en une fois, il vaut donc mieux directement faire passer sa licence en mode définitive. Si on l’oublie, ce message va apparaître un an plus tard, on s’excuse… on explique, et on résout le problème comme décrit ci-dessous.

Résolution

10.

: demander au client de quitter vetesys si pas fait, double clic sur le programme licencefi.exe qui se trouve dans C:\Vetesys, me demander le code en précisant qu’il s’agit d’une demande de licence définitive, ensuite faites entrer le code par le client. Pour vérifier, proposer au client d’aller voir dans « outils – options ordinateur », dans le 1er écran on voit bien qu’il est renseigné « sans limite » dans la case « Licence valide jusqu’au ». Le client est ainsi rassuré.

Impossible de créer le fichier destination, le fichier est peut-être en lecture seule

Message d’erreur : C:\VETESY~1\inst\Vetesys.exe => c:\Vetesys\Vetesys.exe, impossible de créer le fichier destination. Le fichier est peut-être en lecture seule ou déjà utilisé par une autre application.

Résolution

: Cela survient lors de la mise à jour de Vetesys, le programme de mise à jour n’arrive pas à remplacer l’ancien fichier programme par la nouvelle version, parce que quelqu’un d’autre est en train d’utiliser Vetesys à ce moment là. Il faut donc que tout le monde sorte de Vetesys. Si c’est le cas, et si le problème se reproduit, il faut alors rebooter le serveur, car c’est Windows qui continue à croire que le fichier vetesys.exe est toujours utilisé, même si ce n’est plus le cas.

11.

« Cette fiche existe déjà dans votre base de données…Hdoublon() in … »

Message d’erreurCette fiche existe déjà dans votre base de données. VéTésys va donc empêcher l'opération afin de guarantir l'intégrité de votre base de données. Cet évènement doit idéalement nous être communiqué. Veuillez nous contacter au 0476/87.85.13 Merci pour votre collaboration. hdoublon() in <nom> <-, already exists

:

Contexte

: Dans un fichier de la base de données, Vetesys essaye d’ajouter un nouveau record mais n’y arrive pas. En fait, un record a toujours un n° interne dans un fichier, et ici, le n° du record suivant renseigné dans le fichier existe déjà, et donc Vetesys n’arrive pas à le créer. Il y a donc une désynchronisation entre le compteur de records qui est stocké dans le fichier et le n° du dernier record du fichier.

Cause du problème

Ce problème résulte généralement d'une coupure de courant, ou de plantages réguliers de vetesys, donc pensez à poser la question, ce n'est pas normal. Ce problème n'existera plus dans la G2 fin d'année prochaine, en attendant.

Résolution

- Dans le dossier c:\vetesys, lancer le programme WDCHKMMO.EXE ou WDMMO32.EXE

: Il faut intervenir à distance ou faire copier les données sur le site pour y travailler vous-même. L’opération à réaliser est la suivante :

- Pour le 1er champ, clic sur le bouton à droite et sélectionner le fichier c:\Vetesys\D-veto.wdd - Pour le 2ème champ, sélectionner le fichier sur lequel le doute se pose. Le nom du fichier peut est directement

renseigné dans le message d’erreur. Si ce n’est pas le cas, envoyer SMS à Eric pour qu’il sonne et ensemble déduire le nom du fichier qui pourrait poser problème.

- Pour le 3ème champ, clic sur bouton à droite et sélectionner le fichier .FIC en question - Cocher la case « Conserver le fichier d’origine en le renommant , c’est une sécurité au cas où… - Clic sur « Reconstruire mémo »

Si dans le résultat affiché, l’outil demande si on veut adapter le compteur d’enregistrement, répondre par oui. Si dans le message affiché par l’outil, aucun problème n’est détecté, alors il faut choisir un autre fichier sur lequel le doute se pose, et exécuter à nouveau les opérations ci-dessus, jusqu’à obtenir la proposition d’adapter le compteur d’enregistrement comme expliqué ci-dessus.

12.

Erreur à la ligne n°2 de la procédure 'b_opstar.PRO' : identificateur inconnu(M)

Résolution

:

1° envoyer au client l’email type « datafix :identificateur inconnu »(voir dans vetesys-aries, client 4. Support , animal M.9. Emails types). Bien prendre connaissance des instructions que vous envoyez au client, car il risque d’avoir des difficultés à le faire tout seul. De plus, il vous demandera un code pour débloquer.

2°

le faire évoluer de version, cette erreur n’existe plus à partir de la v5

Attention b_optstar, c_duplform, d_printparam, e_gloss, f_nomper, g_rechpret, h_ficqur, i_trocall, j_getplit, k_quotefirm, l_bernquit,

: les procédures suivantes peuvent aussi produire une erreur similaire, et on résout de la même manière :

m_fortal, n_dermpir, o_djbeli, p_leispav, q_seipan, r_mapgev, s_tolman, t_nromap, u_clikdap

13.

?????????????????????????

Résolution

: ????????????????????????????????????

14.

?????????????????????????

Résolution

: ????????????????????????????????????

15.

?????????????????????????

Résolution

: ????????????????????????????????????

16.

?????????????????????????

Résolution

: ????????????????????????????????????

17.

?????????????????????????

Résolution

: ????????????????????????????????????

18.

?????????????????????????

Résolution

: ????????????????????????????????????

19.

?????????????????????????

Résolution

: ????????????????????????????????????

20.

?????????????????????????

Résolution

: ????????????????????????????????????

Ils formattent le disque dur d'un pc où tourne vetesys pour leur gestion d'agenda ils replacent le dossier vetesys due le c:, il lancent vetesys qui demande un code licence, jusque là ok on entre le code et hop, erreur à ce moment là, il faut demander le texte du message d'erreur, dans ce cas c'était : .... probablement du à un problème de droit d'accès etc ... DONC il n'arrive pas à écrire sur le disque 2 raisons habituelles: - le vete a recopié son vetesys d'un cd-rom : windows met le flag "lecture seule" lors de la copie sur le disque c: => solution = explorateur windows, sélectionner tous les fichiers dans c:\vetesys, clic droit, "propriétés", et décocher "lecture seule" - l'utilisateur n'a pas accès en écriture sur le disque c:, c'est bcp plus rare, on peut retrouver cela dans les grosses structures, où un informaticien "sérieux" place les dossiers systèmes sir le C: et interdit l'accès au C:? => solution = placer Vetesys sur le D: etc....

instructions de support client vetesys - vetemoby … · 2012. 1. 11. · table des matières table...

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