info express - Édition de juillet 2009vol. 14 numÉro 2 juillet 2009 page 3 info express offices...

VOL. 14 NUMVOL. 14 NUMÉÉRO 2RO 2 JUILLET 2009JUILLET 2009

SECTION 1 p. 1-2-3-4LES DERNIÈRES NOUVELLES…

Modalités de paiement du montant forfaitaire de 1 000 $ aux directeurs d’offices d’habitation à temps partiel

Renouvellement des assurances

Virus A(H1N1) – Plan d’urgence

Nouvelle utilisation de la réserve «développement communautaire et social»

Un nouvel Info Express

Formulaire révisé - Nomination des représentants socio-économique

Taxes sur les services offerts par les centres de services

SECTION 2 p. 5RAPPEL

Production de la déclaration de revenus des sociétés

Code de déontologie

Échelle salariales

INFO EXPRESSINFO EXPRESSOFFICES D’HABITATION

SECTION 1 — LES DERNIÈRES NOUVELLES...

SOMMAIRE

Site Internet de la SHQ : www.habitation.gouv.qc.caSite Extranet des offices d’habitation : www.habitation.gouv.qc.ca/org

MODALITÉS DE PAIEMENT DU MONTANT FORFAITAIRE DE1 000 $ AUX DIRECTEURS D’OFFICES D’HABITATION À TEMPS PARTIEL

L’INFO EXPRESS est la voix officielle de la Société d’habitation du Québec. Elle est produite par la Direction de la modernisation et du suivi des conventions1054, Louis-Alexandre-Taschereau4e étage, Aile Saint-AmableQuébec G1R 5E7

Vous avez des commentaires ou des sujets à nous suggérer? Écrivez-nous : [email protected]

Cet article fait suite à l'annonce de madame Nathalie Normandeau, alors ministre des Affaires municipales, des Régions et de l'Occupation du territoire, et à la lettre de la Société d'habitation du Québec signée par son président-directeur général, monsieur Robert Madore. Cette lettre portait sur la possibilité offerte aux conseils d'administration (C.A.) des offices d'habitation (OH) d'octroyer, pour l'année en cours, une somme d'au plus 1 000 $ au directeur à temps partiel de chacun des offices d’habitation relevant de leur responsabilité.

Tout d'abord, nous vous rappelons qu'il revient au C.A. de décider de la somme à accorder au directeur de l'OH. Cependant, cette somme imposable ne pourra dépasser 1 000 $. La part de l'employeur sera quant à elle ajoutée à la somme accordée par le C. A. Cette dépense devra être inscrite au poste 61 749 intitulé « Autres dépenses ».

De plus, le C. A. a la responsabilité de gérer cette allocation en tenant compte du mouvement de son personnel jusqu'au 31 décembre 2009. Par conséquent, si le C. A. décide d'offrir en un seul versement la somme accordée au directeur et que ce dernier quitte ses fonctions au cours de l'année, le nouveau directeur ne pourra bénéficier d'aucune somme supplémentaire.

Veuillez noter que les directeurs ayant le statut de temps plein ne pourront pas bénéficier de ce montant même si certains directeurs s'occupent d'un ou de plusieurs OH à temps partiel. Par contre, les directeurs qui gèrent plusieurs OH à temps partiel et qui ne sont pas considérés comme directeurs à temps plein pourront recevoir la somme de 1 000 $ ou moins accordée par le C. A. de chaque OH concerné. Par exemple, un directeur à temps partiel qui s'occupe de deux offices d'habitation pourra se voir octroyer un maximum de 1 000 $ par chaque conseil d'administration (excluant la part de l'employeur), donc une somme totale maximale de 2 000 $.

Pour toute autre information, veuillez communiquer avec votre conseiller en gestion.

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RENOUVELLEMENT DES ASSURANCES

À la suite d’un appel d’offres public, la Société d'habitation du Québec (SHQ) a retenu les services du cabinet de courtage ESSORAssurances Placements Conseils inc.

Les polices d’assurance ont donc été renouvelées avec l’aide de ce courtier, et ce, pour une année à compter du 30 juin 2009 jusqu’au 30 juin 2010.

L’appel d’offres a également permis d’obtenir auprès de la compagnie INTACT Assurance, auparavant ING, une réduction de la prime d’assurance responsabilité civile générale et complémentaire de l’ordre de 5 %.

Voici donc la prime applicable par type d’assurance offerte, excluant la taxe de 9 % :

7,50 $ par tranche de 1 000 $ d'assurance

les biens des associations de locataires :

0,50 $ par logementla responsabilité civile pour les activités en HLM :

10,55 $ par logementla responsabilité civile générale et complémentaire :

Nous vous rappelons que ce formulaire doit être rempli afin d'informer l’assureur de tout dommage matériel ou corporel causé à un tiers en raison de l’état des lieux ou des équipements.

Notez que vous n’aurez plus à transmettre à la SHQ ce formulaire et les réclamations civiles, le cas échéant. En effet, ces documents devront désormais être acheminés directement au courtier ESSOR, lequel assurera le suivi complet des dossiers auprès de l’assureur INTACT Assurance.

Voici les coordonnées du cabinet de courtage :

ESSOR Assurances Placements Conseils inc.5600, boulevard des Galeries, bureau 600Québec (Québec) G2K 2H6Téléphone : 418 692-0660Sans frais : 1 877 773-8825Télécopieur : 418 692-0304Courriel : [email protected]

Chargé de projet : Monsieur Guy Laveau,courtier en assurance de dommages des entreprises

Outre le renouvellement des contrats d’assurance demandé par la SHQ, ESSOR est en mesure de vous offrir une expertise-conseil et des produits d’assurance pour combler les besoins particuliers de votre organisme.

Ainsi, nous annexons les coordonnées des gens de la succursale de Québec qui s’occupent du dossier de la SHQ. N’hésitez pas à communiquer avec eux!

N. B. Une modification à la directive du Manuel de gestion du logement social traitant de l’assurance responsabilité civile vous parviendra sous peu.

Par ailleurs, l’avenant de participation aux profits est maintenu et, encore cette année, vous aurez droit à une remise qui diminuera la prime. C’est donc dire que la prévention et une bonne gestion des sinistres, ça rapporte! Vous en êtes les principaux acteurs… Félicitations!

Vous recevrez dans les prochains jours une facture détaillée en provenance du courtier ESSOR.

Nous profitons de l'occasion pour joindre le formulaire « Avis de sinistre » incluant le nouveau logo de INTACT, disponible également sur le portail des partenaires et mandataires de la SHQ sous la rubrique Documents et formulaires.



Au moment d'écrire cet article, plus de 2 020 cas de personnes atteintes du virus A(H1N1), dont 12 sont décédées, avaient été confirmés au Québec. L'Organisation mondiale de la santé (OMS) a récemment porté le niveau d'alerte pandémique au maximum. D'après le site Web de l'OMS, cette phase se caractérise par une propagation interhumaine du virus dans au moins deux pays d’une région de l’OMS, et par des flambées à l’échelon communautaire dans au moins un pays d’une autre région de l’OMS.

Rappelons que de nouveaux virus pouvant se propager et provoquer une pandémie sont découverts régulièrement.

Pour toutes ces raisons, nous tenons à vous rappeler le rôle de prévention et de sensibilisation que doit jouer votre office d’habitation (OH). Dès qu'un risque se présente, nous vous suggérons de planifier des mesures en vue d'une éventuelle phase pandémique afin de préserver adéquatement la santé de votre personnel et de contrer les effets possibles de l'absentéisme sur le maintien des services essentiels offerts aux locataires. De plus, il faudra que chaque OH se penche sur l'élaboration d'un plan de relève et d'urgence en cas de pandémie. Vous pouvez vous tourner vers votre municipalité afin de pouvoir profiter de son expérience en la matière et ainsi établir les mêmes mesures d’urgence que celles de son propre plan d’action.

Rappelons que votre OH pourra jouer un rôle de prévention important auprès des locataires et du personnel afin de réduire les risques de pandémie dans les HLM.

Notre but principal n'est pas de créer une atmosphère de panique, mais plutôt de prévenir afin de ne pas être pris au dépourvu en cas d'urgence. La crise du verglas de 1998 illustre bien ce dicton : mieux vaut prévenir que guérir…

VIRUS A(H1N1) – PLAN D’URGENCE

UN NOUVEL INFO EXPRESS

NOUVELLE UTILISATION DE LA RÉSERVE

« DÉVELOPPEMENT COMMUNAUTAIRE ET SOCIAL »

2) Calcul de la contribution : Le calcul est identique à celui qui est décrit dans le Manuel de gestion du logement social;

3) Utilisation des sommes : Toutes les dépenses sont admissibles à l'exception de celles qui sont relatives à l'organisation d'activités communautaires et sociales et à des ajustements salariaux;

4) Application :- La contribution est applicable aux états financiers

2009; - L'utilisation de la réserve en date du 31 décembre

2008 est applicable au budget 2009.

Pour l'année budgétaire 2009 et les années subséquentes, voici les nouvelles règles d'application de la réserve « Développement communautaire et social » (DCS) :

1) S'il y a économie dans l'enveloppe Administration-conciergerie-entretien (ACE), l'organisme doit présenter sa contribution à la réserve dans ses états financiers, à défaut de quoi, la contribution sera perdue;

L’Info Express tourne une page et vous proposera bientôt une image repensée et un contenu facile à repérer. La Direction de la modernisation et du suivi des conventions ouvre la porte à vos suggestions et commentaires. Soyez assurés que nous traiterons toutes vos demandes pour que vous soit offert un produit à la hauteur de vos attentes et qui reflète vos intérêts. Veuillez communiquer toutes vos propositions à l’adresse suivante :[email protected]



TAXES SUR LES SERVICES OFFERTS PARLES CENTRES DE SERVICES

Vous trouverez sur le portail des offices d’habitation, dans la section Formulaires, à l’adresse indiquée ci-dessous, une version révisée du formulaire Recommandation pour la nomination d’un représentant socio-économique.

http://www.habitation.gouv.qc.ca/omh/doc_form/formulaires/index.html

NOMINATION DES REPRÉSENTANTS SOCIO-ÉCONOMIQUES

– FORMULAIRE RÉVISÉ –

L'ensemble des services rendus par les centres de services aux offices d’habitation sont considérés au sens de la Loi sur la taxe d’accise et de la Loi sur la taxe de vente du Québec comme étant des « fournitures effectuées pour une activité commerciale » et, par conséquent, doivent être taxés.



SECTION 2 - RAPPEL

Production de la déclaration de revenus des sociétés

Depuis 2007, le gouvernement fédéral exige que les offices d'habitation produisent la Déclaration de revenus des sociétés (formulaire T-2). À défaut de la produire, le remboursement de la TPS peut être retenu. Revenu Québec impose également la production de la Déclaration de revenus des sociétés (formulaire CO-17). Par conséquent, lors de la préparation de vos états financiers, il faut produire votre déclaration de revenus de société, soit le formulaire T-2 pour le gouvernement fédéral et le formulaire CO-17 pour le gouvernement provincial. Une version abrégée de ces formulaires peut aussi être utilisée, si celle-ci est disponible.

Code de déontologie des dirigeants et administrateurs d'un office d'habitation

Le Code de déontologie des dirigeants et administrateurs d'un office d'habitation est entré en vigueur le 1er septembre 2007. Celui-ci vise à favoriser la transparence des activités de gestion du conseil d'administration et à permettre d'éviter les conflits ou les apparences de conflits d'intérêts qui pourraient nuire à l'administration des offices d’habitation et à la saine gestion des fonds publics. Il s'agit d'une avancée majeure qui reconnaît clairement la portée du rôle des membres des conseils d'administration des offices d'habitation et de leurs dirigeants.

Rappelons brièvement que le Code de déontologie s'inspire de règles de fond et de procédure similaires à celles qui encadrent les administrateurs nommés conformément au Règlement sur l'éthique et la déontologie des administrateurs publics, auquel sont assujettis les administrateurs d'office d'habitation nommés par le ministre. En ce qui a trait aux administrateurs élus par les locataires et ceux nommés par les municipalités, ils sont soumis à l'application du Code de déontologie des dirigeants et administrateurs d'un office d'habitation.

En 2008, le Regroupement des offices d'habitation du Québec (ROHQ) a publié un document intitulé Code de déontologie des dirigeants et administrateurs d'un office d'habitation – Guide d'interprétation et de mise en œuvre à l'intention des dirigeants et administrateurs d'un office d'habitation. Il s'agit d'un outil de référence indispensable qui a été diffusé dans le réseau des offices d'habitation. Si vous n'avez pas reçu ce document ou si vous souhaitez vous en procurer un exemplaire supplémentaire et que vous êtes membre du ROHQ, vous pouvez le commander en ligne à l'adresse suivante : http://www.rohq.qc.ca.

Vous avez des questions sur les articles de cet Info Express? Vous pouvez communiquer avec votre conseiller en gestion.

Vous avez des questions sur les articles de cet Info Express? Vous pouvez communiquer avec votre conseiller en gestion.

Échelles salariales applicables aux employés des offices d’habitation

Le 1er avril 2009, les échelles salariales applicables aux employés des offices d'habitation ont été indexées de 2 %. Les mises à jour à joindre au Manuel de gestion du logement social vous seront acheminées sous peu.

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