inext café #03 - automatiser ses processus métier avec sharepoint et nintex

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Automatiser ses processus

métier avec SharePoint

et

Par :

Alexandre DAVID – Architecte SharePoint iNext

Felix Gremlich – Territory Manager Central Europe Nintex

Date : 13/05/2014

Evènements 2014

Mobilité avec SharePoint le 28 janvier

Migration SharePoint avec Metalogix le 25 Février

Automatiser ses processus métier avec SharePoint et Nintex le 13 Mai

Intégrer sa charte graphique dans SharePoint 2013

Réseau Social d’Entreprise

Fédération des taches Exchange, Project Server, SharePoint

DRP & SharePoint

Architecture hybride : Office 365 et SharePoint « on premise »

Modèles d’application et outils de développement

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AGENDA

iNext1

SharePoint 2013 Workflows2

3 Demo

4 Nintex Forms & Workflows

5 Demo

«Pure Player» Microsoft nos spécialistes Fonctionnels, Architectes et

Développeurs vous accompagnent dans toutes les étapes de votre projet.

Equipes certifiées et spécialisées

Expertise technique reconnue

Conception, architecture,

prototypage, réalisation, formation

Graphisme / Ergonomie

Tierce Maintenance Applicative

Audit et performance applicative

Notre Mission : Accompagner nos clients dans

l’identification et la mise en œuvre des solutions

Microsoft par des prestations de la plus haute

qualité

iNext est le centre

d’expertise applicative

Microsoft du Groupe

ilem

175 collaborateurs à

travers le monde

Qui sommes-nous ?


Nos compétences


AGENDA

iNext1


3 Demo


5 Demo

Un workflow correspond à une série de tâches qui produisent un résultat.

Une récente étude de Gartner place le workflow en 1ère place des cas

d’usages autour de SharePoint.

En Mai 2013, 32% des DSI envisagent d’investir autour du BPM au cour

des 2 prochaines années.

Le workflow


Le workflow améliore l’agilité, assure la

traçabilité et facilite la mise en conformité.

Les applications adressées sont aussi bien

métier, que transverses ou de gestion

documentaire.

Les usages

IT

• Processus internes

• Help desk

• Changement de service ou de solutions

• Entrée / sortie de personnel

• Nouveaux services

• Satisfaction utilisateur Finance

Ressources Humaines

IT


Finance, Administration

• Demandes de déplacement

• Demandes d’achat

• Gestion des contrats

• Gestion des notes de frais

• Gestion des factures

• Reporting

Ressources Humaines

• Demandes de congés

• Entrée / sortie de personnel

• Enquêtes internes

• Formation des employés

• Changement des règlements et procédures

• Processus de recrutement

Opérations / delivery

• Référencie qualité

• Processus d’approbation des produits

• Gestion des partenaires

• Suivi des commandes

• Planification du développement de nouveaux produits

Commerce et marketing

• Planification d’évènements / gestion de propositions

• Suivi des ventes

• Suivi des demandes client

• Changement de prix

• Activité de campagnes ou promotions

Support client

• Help desk

• Documentation produit

• Gestion des réclamations

• Recueil des feedbacks

Les workflows

SharePoint 2013

Nouvelle architecture qui repose sur Workflow Foundation 4.0

Workflow manager 1.0

Embarque le moteur de workflow SharePoint 2010

Évolution de la gestion et de la présentation des tâches (validation rapide)


Architecture

Les évènements de SharePoint sont routés vers Workflow Manager Client1.0 à l’aide de Service Bus. L’API REST est utilisée pour le retour versSharePoint.


Les workflows natifs

Ils sont tous de types SharePoint 2010 :

• Approbation – SharePoint 2010 : Envoie un document pourapprobation. Les approbateurs peuvent approuver ou rejeter ledocument, réattribuer la tâche d’approbation, ou requérir lamodification du document

• Approbation de destruction : Gère l’expiration et la rétention dedocuments en autorisant les membres à conserver ou supprimerles documents expirés.

• Approbation de publication : Envoie une page pourapprobation. Les approbateurs peuvent approuver ou rejeter lapage, réaffecter la tâche d’approbation ou demander desmodifications à la page.

• Recueillir les commentaires : Envoie un document en révision.Les réviseurs peuvent insérer des commentaires qui serontcompilés et envoyés au propriétaire du document à la fin du fluxde travail.

• Collecte des signatures : Rassemble les signaturesnécessaires pour achever un document Microsoft Office.

• Trois états : Ce flux de travail permet de suivre les élémentsd’une liste.


Reporting

• SQL Server ReportingServices

• Excel Services• PerformancePoint

Services

Création, packaging et déploiement

• SharePoint Designer 2013• Visual Studio 2012

Conception

• Visio 2013

Les outils OOB liés aux workflow


Monitoring et tracking

• Workflow history list

Intégration de systèmes tiers

• Business ConnectivityServices

• Custom webpart / apps

AGENDA

iNext1


3 Demo


5 Demo

Scénario

Entrée / sortie d’employés

Workflow simple en 5 étapes :

• INIT par RH

• Approbation Manager

• Requête IT

• Requête Logistique (si attribution NATEL)

• FIN

Design sur Visio 2013

Création via SharePoint Designer 2013 et via Visual studio 2012

Comparaison avec Nintex


Bonnes pratiques

Documenter le processus dans son ensemble

Concevoir et tester son workflow

• Définir le début et la fin du processus

• Identifier les acteurs, les états et les étapes de transition

• Identifier les données requises pour piloter le processus ainsi que la manière dont elles vont être stockées (listes, bibliothèques, types de contenus, sources de données externes, etc.)

• Identifier les cas limites

• Visio est l’outil privilégié

Créer des workflows réutilisables

Créer de petits workflows, le plus simple possible

• Les workflows complexes sont plus difficiles à maintenir et à déboguer

Identifier le suivi et le reporting nécessaires

• Dans quel état est l’instance de mon workflow à un instant t

• Temps moyen pour compléter un workflow

• Identifier l’étape qui a la plus longue durée

• Identifier les utilisateurs qui prennent le plus de temps à valider les étapes


Visio 2013

workflows basés sur des étapes pouvant comprendre plusieurs actions et des transitions

Stockage et versionning des diagrammes sur SharePoint possible

Ajout de commentaires simples pour les reviewers (si visio services)

Outil de validation de l’intégrité de la structure du processus (possibilité d’ajout de règles personnalisées)

Connexion des formes Visio aux données provenant de sources tiers


SharePoint Designer 2013

Offre la possibilité de créer de nouveaux flux de travail :

• sur une liste ou une bibliothèque donnée

• réutilisable : avec très peu d’action disponibles car sans contexte

• sur un site donné

• importé depuis Visio 2013

Ces workflows peuvent ensuite être déployés sur le site en un clic et

être sauvegardés en tant que modèle



Designer Visuel amélioré

• Visio Designer a été intégré

• Switch entre designer visuel et texuel

• Propriétés éditables

Etapes et boucles

Appels à des webservices

Support du copier / coller / déplacé/ annuler / tout sélectionner

Éditeur d’email amélioré



Toutes les actions sont décrites ici : référence des actions de workflow SharePoint Designer 2013 MSDN


http://msdn.microsoft.com/library/jj164026(office.15)

Visual Studio 2012

CSOM / REST / Service BUS

On y retrouve des Workflows de type SharePoint 2010 (logo grisé) et des

workflows de type SharePoint 2013 (logo bleu).

• Flux de travail SharePoint 2013

• Activité personnalisée de flux de travail SharePoint 2013

• Flux de travail séquentiel SharePoint 2010

• Flux de travail de la machine a états SharePoint 2010

Le designer est très complet et permet d’implémenter, combiné avec les les

webservices, de nombreux cas d’utilisation


Visual Studio 2012


Permet de créer des workflowsdéfintion

Uniquement déclaratif

Logique business viadéveloppement de webservices etaction HTTPSend

Création d’activité personnaliséeutilisable dans SPDesigner

Package sous forme *.wsp(onpremise) ou *.app (hosted)

Type DynamicValue pour stockerdu JSON par exemple

Choisir son outil

Fonctions / requis SharePoint Designer 2013 Visual Studio 2012

Développement rapide Oui Oui

Réutilisation de workflow Oui Oui

Inclure un workflow dans une solution SharePoint ou App

Non Oui

Créer des actions personnalisées Non Oui

Ecrie du code personnalisé Non Non

Déploiement sur un serveur distant

Oui Oui

Publication en un clic Oui Oui

Déboguage Non Oui

Utiliser Visio 2013 Professionnel pour créer la logique

Oui Non


Limitations

Rapidement contraint de développer :

• Actions supplémentaires

• Toute la logique business via webservices

• IHM

• Reporting

• Expérience déconnectée

Limites sur les actions :

• Interaction avec des éléments du site courant uniquement (feature de scope web)

• Le type de contenu tâche doit hériter du type de contenu « tâche SharePoint 2013 »

• Modification des autorisations impossible

• « WriteToHistory » limité à 255 caractères

• SendEmail pour une tâche : Impossible d’ajouter un CC, Body limité

Mise à jour des workflow et des formulaires / gestion de l’historique

Penser à SharePoint en tant que plateforme de BPM, pas en tantqu’application de BPM


AGENDA

iNext1


3 Demo


5 Demo

Nintex

Leader mondial du workflow sur SharePoint / ROI Rapide

Plus de 1000 partenaires répartis sur 90 pays

ECM

Display Integration

Process

Analysis / Governance


Ajoute un designer de workflow à vos sites SharePoint

• Simple à utiliser (mode drag’n drop)

• Fonctionne dans la navigateur

• Déploiement très rapide

• Génère des workflows basés sur le moteur SharePoint 2010

• Propose plusieurs modèles par défaut

• Peut se connecter simplement à des système tiers (architectures hybrides etc.)


Visualisation graphique de l’état d’avancement du workflow

Fournit des webparts d’aggrégation de tâches

• Visualiser ses tâches en cours pour un utilisateur

Fournit des webparts de reporting

• Performance des approbateurs

• Workflows en erreur dans toute la ferme

Les actions peuvent être étendues et personnalisées

Possibilité de combiner avec Nintex Forms

Template d’envoi d’emails riches, délégation de tâche


Disponible dans le catalogued’applications office 365 :http://office.microsoft.com/en-us/store/nintex-workflow-for-office-365-WA104114857.aspx

Construit sur WorkflowManager

Connexion possible à denombreux services Cloud

Releases plus fréquentes

Nintex Forms est égalementdisponible en version Online

http://office.microsoft.com/en-us/store/nintex-workflow-for-office-365-WA104114857.aspx


Designer web de formulaires mis àdisposition

Permet de surcharger les formulaires deliste standards avec un des contrôlesplus riches

• Contrôle de saisie complexe

• Affichage et activation conditionnelle

• Champs particuliers

Possibilité de gérer le header et le footerde manière centralisée

Gestion du formulaire :

• Desktop

• Smartphone

• Mobile

• Tablette

Infopath vs Nintex

Forms

InfoPath Nintex Forms

Support des mobiles et des

tablettes

+ Intégration àNintex Workflow


Support des structures de données complexes

RoadMap Produit

InfoPath


InfoPath 2013 supporté pendant les 10 prochaines années mais plus d’innovations

Source : SPC2014


Gestion du mode déconnecté

Optimisé pour chaque plateforme

Temps réel

Gestion de la géolocalisation, desimages, vidéos etc.


De nombreuses actions supplémentaires dans le catalogue

Support de scénarios hybrides

Formulaires anonymes

Chiffrer son projet


SharePoint Server 2013Nintex Workflow,

Nintex Forms et Nintex Mobile

Tâche Charge j/h

Design / Conception 4

Sites / Listes / CT / groupes 2

Workflow 4 états global nouvel employé

4

Workflow 3 états requête IT 2

Workflow 2 états demande NATEL 2

Personnalisation 1 formulaire et 1 vue mobile

5

Webservices/ business logic 7

Reporting 5

Liste de tâche / autorisations / vue mobile

4

Packaging / Déploiement 1

TOTAL 32

Tâche Charge j/h

Design / Conception 4

Sites / Listes / CT / groupes 2

Workflow 4 états global nouvel employé

2

Workflow 3 états requête IT 1

Workflow 2 états demande NATEL 1

Personnalisation 1 formulaire et 1 vue mobile

1

Webservices/ business logic 0

Reporting 0

Liste de tâche / autorisations / vue mobile

0,5

Packaging / Déploiement 4

TOTAL 15,5

Conclusion


Automatiser ses processus métiers dans SharePoint valorise laplateforme et y amène des visiteurs

Les outils Microsoft permettent à eux seuls de construire des workflowsélaborés

Limites du produit OOB rapidement atteintes, il faut développer

Nintex permet de s’affranchir de nombreux développements avec sonpanel d’action très large

Courbe d’adoption du produit et ROI beaucoup plus rapides

Nintex Mobile et Nintex Forms offrent des fonctions mobilesindispensables dans le contexte actuel

Ressources

Point d’entrée workflow Technet

• http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/jj163986(v=office.15).aspx

Exemples de workflows SharePoint

• http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/jj164126.aspx

Les bonnes pratiques de développement de workflow

• http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/office/dn292551(v=office.15).aspx

Installer et configurer workflow Manager 1.0

• http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/jj163276.aspx


http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/jj163986(v=office.15).aspx

http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/jj164126.aspx

http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/office/dn292551(v=office.15).aspx

http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/jj163276.aspx

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1228 Plan-les-Ouates Genève / Suisse

+41 22 794 71 36

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