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Guide utilisateur « Votre espace Paie en ligne »

Document émis le 05/02/2015

Le Cabinet AlterEthic , marque d’Alteria Expertise & Conseils vous propose un service de traitement de la Paie et de Gestion du personnel adapté aux entreprises et aux associations ! Une solution clé en main pour une externalisation de la paie sur mesure : Saisir vos variables de paies en vue d’établir vos bulletins de paye dans le

suivi légal et conventionnel. Gérer vos DUCS et DADS. Accéder aux documents entreprise et salarié Accéder à liste des salariés, gérer les entrées et sorties de vos salariés

Table des matières

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Accéder à l’interface P3

Page d’accueil P4

Outils P6

Module Ma Paie P10

Module RH P16

Carnet de bord P23

Module DUCS P25

Module DADS P32

Documents Entreprise P35

Documents Salarié P36

Accéder à l’interface

Rendez-vous sur le site www.altertehic.com

Sur votre espace « Paie en ligne » Sélectionnez le bureau auquel vous êtes rattaché: Levallois-Perret ou Cergy ?

Saisissez votre identifiant et votre mot de passe habituels : Respectez les majuscules et les minuscules

Cliquez sur Connexion

3

Page d’accueil

Accéder rapidement aux

principales fonctions de

l’interface « Paie en ligne »

Le module Ma Paie

La zone Informations vous

renseigne sur les

prochaines évolutions du

site

Le module Déclaratif

permet la gestion des

DUCS et DADS

Le module Documents

donne accès aux

documents par entreprise et

par salarié

4

Page d’accueil > Eléments

Le nom et prénom de

l’utilisateur connecté sont en

haut à droite. Le pictogramme

permet la déconnexion

La barre de menu donne un

accès direct aux différents

modules

Sous la barre de menu, on

vous indique votre position sur

le site

La zone d’alerte vous

renseigne sur les informations

importantes

Grâce à ce rappel, vous savez

sur quelle entreprise vous

êtes connecté

5

Outils > filtrer, trier, rechercher

Pour filtrer les colonnes,

cliquez sur l’entête de la

colonne et sélectionnez les

valeurs de votre choix

Pour supprimer le filtre,

cliquez sur

Cliquez sur pour trier les

colonnes

Vous pouvez également

utiliser la recherche texte

Saisissez le texte et appuyez

sur « Entrée »

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Outils > Sélecteur

Au-dessus de la barre de menu,

cliquez dans la zone de saisie

du sélecteur « Dossier(s) en

cours

Si vous avez plusieurs

structures, saisissez le nom de

l’établissement ou

sélectionnez-le dans la liste

proposée

Renouveler l’opération pour

enrichir votre sélection

Cliquez sur le bouton

Votre sélection est maintenue

sur tous les modules

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Page d’accueil > Pavé Ma Paie

1. D’un seul coup d’œil, le pavé Ma Paie

vous renseigne sur l’avancement de

votre dossier

2. En cliquant sur la fonction « A saisir»

, vous visualisez la liste des dossiers

paie à saisir

3. Cliquez sur la fonction « A valider »

pour visualiser les dossiers en attente

de validation définitive par vos soins :

Surveillez bien cette zone afin de

vérifier que tous vos dossiers soient

bien validés.

4. Cliquez sur la fonction « En cours »

pour visualiser le suivi de traitement

du dossier .

5. Cliquez sur la fonction « Documents

disponibles » pour accéder aux

documents mis à votre disposition

pour la période, par salarié ou par

entreprise.

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Page d’accueil > Informations, Déclaratif et Documents

Le pavé « Information »

vous renseigne sur les

dernières évolutions du site

Le pavé « Déclaratif » vous

présente des raccourcis

vers les principales

fonctions du module

Le pavé « Documents »

vous donne un accès direct

aux documents relatifs à

l’entreprise ou à un salarié

en particulier

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Module Paie > Accueil

La page d’accueil du module

« Ma Paie » récapitule :

- la liste des dossiers

- le noms des établissements

(Si vous en avez plusieurs )

- la période en cours

- le statut des payes

- la date de modification du

statut

En cliquant sur le statut :

- « A saisir » vous accédez au

volet de sélection des salariés

pour la saisie des paies

- « A valider » vous accéder à la

page de validation des paies

- « Validé » vous accéder aux

dossiers en cours

- « Traité » vous accéder aux

documents disponibles pour

chaque dossier

La liste par établissement est

exportable sur Excel ou PDF

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Module Paie > Sélection des salariés

Cliquez sur le statut « A saisir » ou sur le nom de l’établissement

Le volet de sélection des salariés s’ouvre : - Sélectionnez tous les salariés, en cliquant sur - Sélectionnez un salarié, en cliquant sur la ligne - Sélectionnez plusieurs salariés en maintenant la touche « Ctrl » appuyée et cliquez sur chaque salarié à sélectionner. - Pour désélectionner un salarié, maintenez la touche «Ctrl » appuyée et cliquez sur la ligne correspondante

Pour commencer la saisie, cliquez sur «Saisir» puis cliquez sur «Oui»

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Module Paie > Déclaration des absences

Cliquez sur

Absences et congés

Choisissez le type

d’absence et la date de

l’absence

Le nombre de jours et

d’heures se calcule

automatiquement mais reste

modifiable manuellement

Cliquez sur pour rajouter

une absence ou un congé

Pour enregistrer votre saisie

de variables, cliquez sur

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Module Paie > Validation

La validation des paies d’un

dossier n’est possible qu’après

que toutes les paies du dossier

ont été enregistrées

Elles sont présentées de la

même façon que la saisie

Cliquez sur

pour valider les données et les

transmettre au gestionnaire

Cliquez sur

pour commencer la

modification des champs

Cliquez sur

pour enregistrer les

modifications puis cliquez sur

« oui » puis sur

pour finaliser

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Module RH > Accueil RH

Accédez au module RH

depuis la barre de menu

Ce tableau récapitule :

- l’effectif par établissement

- la répartition en fonction du

sexe et du contrat

En cliquant sur vous

pouvez déclarer une entrée de

salarié

En cliquant sur l’établissement

ou l’effectif, vous accédez à la

liste des salariés de

l’établissement

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Module RH > Liste des salariés

Ce tableau présente

l’ensemble des salariés

qui ont travaillé dans

l’établissement, présents

dans l’effectif ou non

En cliquant sur le nom ou le

prénom, vous accédez au

volet des informations

sociales du salarié

Cliquez sur le menu

« A valider » pour

visualiser les dossiers en

attente de validation

Le salarié

est en cours de création

Cliquez sur pour

déclarer la sortie du salarié

Cliquez sur pour

déclarer un retour salarié

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surligné en orange

Module RH > Volet informations sociales

Ce volet récapitule

l’ensemble des informations

sociales du salarié

Cliquez sur pour

accéder aux documents du

salarié

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Module RH > Entrée – DPAE 1/2

Après avoir cliqué sur

depuis l’accueil RH ou la

liste des salarié, saisissez

l’entrée du salarié

Demandez ou non

l’établissement de la DPAE

Les champs avec * sont

obligatoires

Cliquez sur pour avoir

plus d’information sur la

saisie du champ

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Module RH > Entrée – DPAE 2/2 et Retour

Une fois les informations

renseignées cliquez sur :

Afin d’enregistrer les données

saisies pour le nouveau salarié

en tant que brouillon

Cliquez sur

pour annuler la saisie, si

nécessaire

Cliquez sur

pour valider l’entrée du salarié et

demander la DPAE

Pour un retour de salarié, cliquez

sur depuis la liste des

salariés.

Les coordonnées du salarié

seront reprises pour son retour dans les effectifs.

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Module RH > Sortie STC 1/2

19

Après avoir cliqué sur

depuis la liste des salarié,

saisissez la sortie du salarié

Les champs signalés par *

sont obligatoires

Cliquez sur pour avoir

plus d’information sur la

saisie du champ

Module RH > Sortie STC 2/2

Choisissez ici les

documents à établir :

• Certificat de travail

• Reçu pour solde de tout

compte

Cliquez sur

pour annuler la saisie si

nécessaire

Cliquez sur

pour valider la sortie du

salarié et faire la demande

d’édition des documents de

sortie.

20

Carnet de bord 1/2

21

Accédez au carnet de bord

récapitulant l’ensemble de

vos actions, depuis la barre

de menu

Le carnet de bord permet de

visualisez toutes vos actions

effectuées sur l’interface de

paie en ligne

Pour filtrer les colonnes,

cliquez sur leur titre en tête

de colonne

Cliquez sur l’action

recherchée dans la colonne

« Type d’Action » pour

accéder au détail de

l’action.

Cliquez sur le pictogramme

PDF pour créer un

document PDF

Carnet de bord 2/2

22

En cliquant sur l’action

recherchée dans la colonne

« Type d’Action » le volet

de détail s’ouvre

Il récapitule l’ensemble des

modifications effectuées

Module Ducs

Pour accéder à la totalité du

module Ducs, cliquez sur

Déclaratif puis sur Ducs

dans le menu déroulant

Vous pouvez également

cliquer sur les raccourcis

disponibles sur la page

d’accueil

23

Déclaratif > Ducs > Accueil

Visualisez l’ensemble des dossiers classés par numéro

Pour les classer par Raison sociale si vous avez plusieurs entreprises , cliquez sur

Dans la colonne période, la période de référence des documents

La colonne Documents renseigne sur la disponibilité des DUCS ou des bordereaux documents disponibles

documents non disponibles

pas de documents

EDI dossier inscrit EDI

inscrire le dossier en EDI

non éligible EDI

24

Déclaratif > Ducs > Accueil

Cliquez sur les chiffres pour voir

les autres résultats

Pour afficher plus de résultats

par page, utilisez le menu

déroulant

Le calendrier récapitule :

La date du jour

La date de la prochaine

échéance

En passant sur la date de la

prochaine échéance, le détail

s’affiche

Il est possible d’exporter toutes

les listes du site sur Excel et PDF

25

Déclaratif > Ducs > Liste des organismes

Visualisez les organismes,

types d’organismes et

numéro d’établissement de

chaque établissement si

vous avez plusieurs

entreprises.

Pour les classer et les filtrer,

cliquez sur l’entête de la

colonne

Cliquez sur l’organisme pour visualiser les coordonnées.

Il est possible d’exporter les

informations sur un tableau

au format Excel ou PDF en

cliquant sur le bouton en bas

à gauche « Exportation »

26

Déclaratif > Ducs > Liste des organismes

En cliquant sur le nom de

l’organisme, accédez aux

détails de l’organisme

Cliquez sur pour accéder

aux documents relatifs à cet

organisme

Cliquez sur pour fermer le

volet

27

Déclaratif > DUCS > Synthèse EDI

Cette page vous permet de visualiser les inscriptions aux différentes DUCS par établissement ainsi que leurs échéances.

Signifie que le dossier entreprise est inscrit pour la DUCS – EDI documents seront envoyés à l’organisme

Signifie que les documents ne seront pas envoyés à l’organisme car l’entreprise n’est pas inscrite pour le traitement DUCS – EDI

N/A signifie que l’organisme n’est pas éligible à l’EDI.

Cliquez sur le statut pour accéder au Détail EDI

28

Déclaratif > DUCS > Validation DUCS EDI

Cliquez sur Détails EDI

Dans la colonne Statut, cliquez

sur le statut A valider

Pour valider, visualisez les

informations et cliquez sur

Pour demander une

modification, cliquez sur

Cliquez sur Accéder aux

documents pour voir et

télécharger les DUCS

Le statut en cours de

modification, signifie la prise en

compte de votre demande

29

Déclaratif > DADS

Accédez aux DADS en cliquant sur

Déclaratif puis DADS dans la barre de

menu

Vous visualisez les DADS inscrites en

EDI

Dads à valider par le Cabinet

Consulter la DADS

Dads modifiée

30

Déclaratif > DADS > Validation

En cliquant sur

vous visualisez la DADS en

cours

Vous pouvez choisir de la

valider en cliquant sur :

Demander une modification en

cliquant sur :

Une fenêtre s’affiche pour

recueillir votre demande de

modification:

31

Déclaratif > DADS > Détails

En cliquant sur le numéro de dossier ou Détails vous accédez à la page suivante :

32

Sur cette page, vous

visualisez l’état d’avancement

de l’ensemble des DADS en

cours pour une société.

La colonne

vous renseigne sur l’étape en

cours pour chaque DADS.

Documents > Entreprise

Accédez aux documents entreprise

depuis la barre de menu ou le pavé

« Documents » de la page d’accueil

ou depuis les pages « Déclaratif »

Utilisez les filtres sur les différentes

colonnes en cliquant sur le titre de la

colonne

Triez les colonnes en utilisant les

Utilisez la recherche texte

Utilisez le calendrier à droite de

l’écran

33

Documents > Salarié

34

Accédez aux documents

salarié depuis la barre de

menu ou le pavé

« Documents » de la page

d’accueil ou depuis les pages

« RH » et « Paie »

Utilisez les filtres sur les

différentes colonnes en

cliquant sur le titre de la

colonne

Triez les colonnes en utilisant

les

Utilisez la recherche texte

Utilisez le calendrier à droite

de l’écran

Documents > Calendrier

Choisir l’année en cliquant sur les flèches à droite et à gauche

Cliquez sur le mois pour filtrer les documents sur une période

Pour afficher les documents d’un trimestre, cliquez sur le trimestre concerné

Pour afficher les documents de plusieurs mois consécutifs, cliquez sur le premier mois, maintenez la touche « Maj » appuyé, puis cliquez sur le dernier mois

Pour afficher les documents de plusieurs mois non consécutifs, cliquez sur le premier mois, maintenez la touche « Ctrl » appuyée et sélectionnez les autres mois concernés.

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