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GUIDE UTILISATEUR

ENVOYEZ ET RECEVEZ VOS FAX ET SMS PAR EMAIL

2

SOMMAIRE

1 INTRODUCTION 3

2 ENVOYER UN FAX PAR E-MAIL 4

3 ENVOYER UN FAX A PARTIR DE LrsquoIMPRIMANTE FAXBOX 7

4 ENVOYER UN FAX A PARTIR DE LrsquoESPACE CLIENT 9

5 ENVOYER UN FAX VIA UN COPIEUR MULTIFONCTIONS (MFP) 10

6 LES ACCUSES DE REMISE 11

7 RECEVOIR UN FAX 12

8 FAX MAILING 13

9 FONCTIONNALITES AVANCEES LES OPTIONS DrsquoENVOI 16

10 ENVOYER UN SMS 17

11 A QUOI SERT LrsquoESPACE CLIENT 18

3

1 Introduction

Pour utiliser FaxBox vous devez disposer drsquoune connexion Internet et pouvoir

envoyer des messages agrave des destinataires qui ne font pas partie de votre socieacuteteacute

Envoyer un Fax

Avec FaxBox vous envoyez et recevez vos Fax par email tout simplement Vous

nrsquoavez rien agrave installer ni mateacuteriel ni logiciel Vous disposez drsquoun vrai numeacutero de

Fax avec lrsquoindicatif reacutegional de votre choix

UTILISATEUR Fax 01 23 45 67 89 Email dupontsocietecom

EMAIL

FAX

4

2 Envoyer un Fax par e-mail

21 Faxer agrave partir drsquoOutlook (messagerie MS Exchange)

Envoyer un Fax en 5 eacutetapes

Creacuteez un nouveau message

Saisissez un objet et votre message

ils apparaicirctront sur la page de garde

Vous pouvez joindre des fichiers

bureautiques ou PDF Les piegraveces jointes

seront converties en pages Fax

Saisissez ou recherchez le numeacutero du

destinataire

Meacutethode 1 saisir une syntaxe

Saisissez le ndeg de Fax du

destinataire dans le champ laquo Agrave raquo

agrave lrsquoaide de lrsquoune des syntaxes suivantes

- Syntaxe classique numero[RTEFAX_DOMAIN] (ex

0497234401[RTEFAX_DOMAIN])

- Syntaxe simplifieacutee [faxnumero] (ex [fax0497234401])

- Syntaxe avanceacutee il est possible drsquoenrichir la syntaxe comme suit

laquo stedestinatairenumero[RTEFAX_DOMAIN]raquo (ex

RTEMmeDupont0497234401[RTEFAX_DOMAIN])

Cette syntaxe permet de renseigner la page de garde avec les champs laquo socieacuteteacute raquo et

laquo destinataire raquo

Meacutethode 2 utilisation des carnets drsquoadresses

Recherchez le numeacutero de Fax du destinataire dans les carnets drsquoadresses Outlook

(champ teacuteleacutecopie bureau) et seacutelectionnez-le il apparaicirct directement dans le champ

laquo Agrave raquo

Cliquez sur laquo Envoyer raquo pour faire partir le Fax

2

SOMMAIRE

1 INTRODUCTION 3

2 ENVOYER UN FAX PAR E-MAIL 4

3 ENVOYER UN FAX A PARTIR DE LrsquoIMPRIMANTE FAXBOX 7

4 ENVOYER UN FAX A PARTIR DE LrsquoESPACE CLIENT 9

5 ENVOYER UN FAX VIA UN COPIEUR MULTIFONCTIONS (MFP) 10

6 LES ACCUSES DE REMISE 11

7 RECEVOIR UN FAX 12

8 FAX MAILING 13

9 FONCTIONNALITES AVANCEES LES OPTIONS DrsquoENVOI 16

10 ENVOYER UN SMS 17

11 A QUOI SERT LrsquoESPACE CLIENT 18

3

1 Introduction

Pour utiliser FaxBox vous devez disposer drsquoune connexion Internet et pouvoir

envoyer des messages agrave des destinataires qui ne font pas partie de votre socieacuteteacute

Envoyer un Fax

Avec FaxBox vous envoyez et recevez vos Fax par email tout simplement Vous

nrsquoavez rien agrave installer ni mateacuteriel ni logiciel Vous disposez drsquoun vrai numeacutero de

Fax avec lrsquoindicatif reacutegional de votre choix

UTILISATEUR Fax 01 23 45 67 89 Email dupontsocietecom

EMAIL

FAX

4

2 Envoyer un Fax par e-mail

21 Faxer agrave partir drsquoOutlook (messagerie MS Exchange)

Envoyer un Fax en 5 eacutetapes

Creacuteez un nouveau message

Saisissez un objet et votre message

ils apparaicirctront sur la page de garde

Vous pouvez joindre des fichiers

bureautiques ou PDF Les piegraveces jointes

seront converties en pages Fax

Saisissez ou recherchez le numeacutero du

destinataire

Meacutethode 1 saisir une syntaxe

Saisissez le ndeg de Fax du

destinataire dans le champ laquo Agrave raquo

agrave lrsquoaide de lrsquoune des syntaxes suivantes

- Syntaxe classique numero[RTEFAX_DOMAIN] (ex

0497234401[RTEFAX_DOMAIN])

- Syntaxe simplifieacutee [faxnumero] (ex [fax0497234401])

- Syntaxe avanceacutee il est possible drsquoenrichir la syntaxe comme suit

laquo stedestinatairenumero[RTEFAX_DOMAIN]raquo (ex

RTEMmeDupont0497234401[RTEFAX_DOMAIN])

Cette syntaxe permet de renseigner la page de garde avec les champs laquo socieacuteteacute raquo et

laquo destinataire raquo

Meacutethode 2 utilisation des carnets drsquoadresses

Recherchez le numeacutero de Fax du destinataire dans les carnets drsquoadresses Outlook

(champ teacuteleacutecopie bureau) et seacutelectionnez-le il apparaicirct directement dans le champ

laquo Agrave raquo

Cliquez sur laquo Envoyer raquo pour faire partir le Fax

3

1 Introduction

Pour utiliser FaxBox vous devez disposer drsquoune connexion Internet et pouvoir

envoyer des messages agrave des destinataires qui ne font pas partie de votre socieacuteteacute

Envoyer un Fax

Avec FaxBox vous envoyez et recevez vos Fax par email tout simplement Vous

nrsquoavez rien agrave installer ni mateacuteriel ni logiciel Vous disposez drsquoun vrai numeacutero de

Fax avec lrsquoindicatif reacutegional de votre choix

UTILISATEUR Fax 01 23 45 67 89 Email dupontsocietecom

EMAIL

FAX

4

2 Envoyer un Fax par e-mail

21 Faxer agrave partir drsquoOutlook (messagerie MS Exchange)

Envoyer un Fax en 5 eacutetapes

Creacuteez un nouveau message

Saisissez un objet et votre message

ils apparaicirctront sur la page de garde

Vous pouvez joindre des fichiers

bureautiques ou PDF Les piegraveces jointes

seront converties en pages Fax

Saisissez ou recherchez le numeacutero du

destinataire

Meacutethode 1 saisir une syntaxe

Saisissez le ndeg de Fax du

destinataire dans le champ laquo Agrave raquo

agrave lrsquoaide de lrsquoune des syntaxes suivantes

- Syntaxe classique numero[RTEFAX_DOMAIN] (ex

0497234401[RTEFAX_DOMAIN])

- Syntaxe simplifieacutee [faxnumero] (ex [fax0497234401])

- Syntaxe avanceacutee il est possible drsquoenrichir la syntaxe comme suit

laquo stedestinatairenumero[RTEFAX_DOMAIN]raquo (ex

RTEMmeDupont0497234401[RTEFAX_DOMAIN])

Cette syntaxe permet de renseigner la page de garde avec les champs laquo socieacuteteacute raquo et

laquo destinataire raquo

Meacutethode 2 utilisation des carnets drsquoadresses

Recherchez le numeacutero de Fax du destinataire dans les carnets drsquoadresses Outlook

(champ teacuteleacutecopie bureau) et seacutelectionnez-le il apparaicirct directement dans le champ

laquo Agrave raquo

Cliquez sur laquo Envoyer raquo pour faire partir le Fax

4

2 Envoyer un Fax par e-mail

21 Faxer agrave partir drsquoOutlook (messagerie MS Exchange)

Envoyer un Fax en 5 eacutetapes

Creacuteez un nouveau message

Saisissez un objet et votre message

ils apparaicirctront sur la page de garde

Vous pouvez joindre des fichiers

bureautiques ou PDF Les piegraveces jointes

seront converties en pages Fax

Saisissez ou recherchez le numeacutero du

destinataire

Meacutethode 1 saisir une syntaxe

Saisissez le ndeg de Fax du

destinataire dans le champ laquo Agrave raquo

agrave lrsquoaide de lrsquoune des syntaxes suivantes

- Syntaxe classique numero[RTEFAX_DOMAIN] (ex

0497234401[RTEFAX_DOMAIN])

- Syntaxe simplifieacutee [faxnumero] (ex [fax0497234401])

- Syntaxe avanceacutee il est possible drsquoenrichir la syntaxe comme suit

laquo stedestinatairenumero[RTEFAX_DOMAIN]raquo (ex

RTEMmeDupont0497234401[RTEFAX_DOMAIN])

Cette syntaxe permet de renseigner la page de garde avec les champs laquo socieacuteteacute raquo et

laquo destinataire raquo

Meacutethode 2 utilisation des carnets drsquoadresses

Recherchez le numeacutero de Fax du destinataire dans les carnets drsquoadresses Outlook

(champ teacuteleacutecopie bureau) et seacutelectionnez-le il apparaicirct directement dans le champ

laquo Agrave raquo

Cliquez sur laquo Envoyer raquo pour faire partir le Fax

5

22 Faxer agrave partir de Lotus Notes (messagerie Domino)

Envoyer un Fax en 5 eacutetapes

Creacuteez un nouveau meacutemo

Saisissez un objet et votre message ils apparaicirctront sur la page de garde

Vous pouvez joindre des fichiers bureautiques ou PDF Les piegraveces jointes seront converties en pages

Fax

Saisissez ou recherchez le numeacutero du destinataire

Meacutethode 1 saisir une syntaxe

Saisissez le ndeg de Fax du destinataire dans le champ laquo Agrave raquo agrave lrsquoaide de lrsquoune des syntaxes

suivantes

- Syntaxe classique numero[RTEFAX_DOMAIN] (ex 0497234401[RTEFAX_DOMAIN])

- Syntaxe avanceacutee il est possible drsquoenrichir la syntaxe comme suit

laquo stedestinatairenumero[RTEFAX_DOMAIN] raquo Cette syntaxe permet de renseigner la page de

garde avec les champs laquo socieacuteteacute raquo et laquo destinataire raquo

Meacutethode 2 rechercher une adresse Fax

Cliquez sur laquo Adresses Fax raquo et recherchez le numeacutero de Fax du destinataire dans les carnets

drsquoadresses Notes Seacutelectionnez-le il apparaicirct directement dans le champ laquo Fax agrave raquo

Cliquez sur laquo Envoyer raquo pour faire partir le Fax

0123456789[RTEFAX_DO

MAIN]

6

23 Faxer agrave partir drsquoOutlook Express (messagerie SMTP)

Envoyer un Fax en 5 eacutetapes

Creacuteez un nouveau message

Saisissez votre message il apparaicirctra sur la page

de garde

Vous pouvez joindre des fichiers bureautiques ou

PDF Les piegraveces jointes seront converties en pages

Fax

Saisissez ou recherchez le numeacutero du

destinataire

Meacutethode 1 saisir une syntaxe

Saisissez le ndeg de Fax du destinataire dans le champ laquo Agrave raquo agrave lrsquoaide de lrsquoune des syntaxes

suivantes

- Syntaxe classique numero[RTEFAX_DOMAIN] (ex 0497234401[RTEFAX_DOMAIN])

- Syntaxe avanceacutee il est possible drsquoenrichir la syntaxe comme suit

laquo stedestinatairenumero[RTEFAX_DOMAIN] raquo

Cette syntaxe permet de renseigner la page de garde avec les champs laquo socieacuteteacute raquo et

laquo destinataire raquo

Meacutethode 2 rechercher une adresse Fax

Creacuteez des contacts laquo Fax raquo et recherchez directement lrsquoadresse Fax de votre correspondant

dans vos carnets drsquoadresses (Voir deacutetail ci-dessous)

Cliquez sur laquo Envoyer raquo pour faire partir le Fax

Carnets drsquoadresses

Pour chaque contact agrave qui vous souhaitez

envoyer des teacuteleacutecopies par email creacuteez un

2egraveme contact que vous nommerez laquo contact

Fax raquo et associez lui une adresse email de

type Fax (numero[RTEFAX_DOMAIN])

Ainsi vous nrsquoaurez plus agrave saisir la syntaxe

complegravete agrave chaque envoi

7

3 Envoyer un Fax agrave partir de lrsquoimprimante FaxBox

31 Trouver lrsquoimprimante FaxBox

Lrsquoimprimante FaxBox appeleacutee eacutegalement

imprimante virtuelle ou pilote drsquoimpression est

teacuteleacutechargeable en ligne

Connectez-vous sur le site [RTEFAX_URL] puis

cliquez sur laquo Teacuteleacutecharger limprimante Faxbox raquo

32 A quoi sert lrsquoimprimante FaxBox

Rappel des fonctions principales de lrsquoimprimante FaxBox

Conversion locale de tous les documents Windows agrave partir drsquoapplications disposant de la fonction laquo imprimer raquo

Creacuteation de Fax mailings professionnels

Recherche seacutemantique du numeacutero de Fax du destinataire dans le corps du document agrave faxer par reconnaissance drsquoune adresse email ou drsquoun mot cleacute (numerofax[RTEFAX_DOMAIN] ou Mot-

Cleacute numerofax)

Fonction panier permettant drsquoenvoyer en une seule communication Fax tout ou partie de documents varieacutes

Accegraves simple aux options drsquoenvoi (SecureFaxcopy CertiFax

copy approbation preacutevisualisation envoi

diffeacutereacute changement de compte de facturation choix de la page de garde)

8

33 Faxer via lrsquoimprimante FaxBox

Lrsquoimprimante FaxBox permet de faxer directement un document agrave partir drsquoune application bureautique

(Word Excel PDF) ou drsquoune application meacutetier (Gestion commerciale comptabiliteacute ERP)

Envoyer un Fax en 4 eacutetapes

Faites laquo fichier imprimer raquo agrave partir de votre application Windows et seacutelectionnez

lrsquoimprimante FaxBox

Saisissez directement le

numeacutero dans le champ

laquo Numeacutero de Fax raquo ou

seacutelectionnez les

destinataires dans le carnet

drsquoadresses de la

messagerie

Saisissez un objet et un

message (optionnel) ils

seront inseacutereacutes sur la page

de garde

Cliquez sur laquo Envoyer raquo

pour faire partir le Fax

Que devient mon Fax

Les Fax envoyeacutes agrave partir de lrsquoimprimante virtuelle sont visibles dans votre espace client ou

extranet onglet laquo Fax envoyeacutes raquo (Voir chapitre 11)

9

4 Envoyer un Fax agrave partir de lrsquoespace client

Envoyer un Fax en 5 eacutetapes

Connectez-vous sur lrsquoespace client FaxBox [RTEFAX_URL]

Cliquez sur le bouton laquo Faxer raquo

Saisissez les informations demandeacutees dans le formulaire ndeg de Fax et nom du

destinataire objet message et choisissez vos options drsquoenvoi (envoi immeacutediat ou diffeacutereacute avec ou sans page de garde)

Inseacuterez autant de piegraveces jointes que neacutecessaire agrave lrsquoaide du bouton laquo attacher raquo

Cliquez sur laquo Envoyer raquo crsquoest faxeacute

9

4 Envoyer un Fax agrave partir de lrsquoespace client

Envoyer un Fax en 5 eacutetapes

Connectez-vous sur lrsquoespace client FaxBox [RTEFAX_URL]

Cliquez sur le bouton laquo Faxer raquo

Saisissez les informations demandeacutees dans le formulaire ndeg de Fax et nom du

destinataire objet message et choisissez vos options drsquoenvoi (envoi immeacutediat ou diffeacutereacute avec ou sans page de garde)

Inseacuterez autant de piegraveces jointes que neacutecessaire agrave lrsquoaide du bouton laquo attacher raquo

Cliquez sur laquo Envoyer raquo crsquoest faxeacute

10

5 Envoyer un Fax via un copieur multifonctions (MFP)

Ce mode drsquoutilisation permet de transformer un MFP en machine Fax sans ligne teacuteleacutephonique

suppleacutementaire

Preacuterequis pour le MFP

Disposer de la fonction laquo Scan To Mail raquo Produire des documents au format PDF ou TIFF multipages

51 Envoyer un Fax

Envoyer un Fax en 3 eacutetapes

Glissez le document agrave faxer dans le MFP

Choisissez le ou les destinataire(s)

Meacutethode 1 avec la fonction lsquoScan to mailrsquo

Saisissez la syntaxe classique laquo numero[RTEFAX_DOMAIN] raquo (ex

0497234401[RTEFAX_DOMAIN]) ou la syntaxe avanceacutee

laquo stedestinatairenumero[RTEFAX_DOMAIN] raquo

(Les champs laquo socieacuteteacute raquo et laquo destinataires raquo seront automatiquement renseigneacutes sur la page de

garde)

Meacutethode 2 agrave partir du bouton Fax (ou eacutequivalent Kit serveur fax IFax eFax en fonction du constructeur) Si votre MFP dispose drsquoun bouton laquo Fax raquo seacutelectionnez-le et saisissez directement le numeacutero du

destinataire (ex 0497234401) Cette meacutethode vous eacutevite de saisir la syntaxe

laquo [RTEFAX_DOMAIN] raquo

Meacutethode 3 agrave partir des carnets drsquoadresses du MFP

Recherchez directement le numeacutero du destinataire dans les carnets drsquoadresses du MFP ou les

carnets drsquoadresses LDAP exploiteacutes par le MFP Cette meacutethode vous eacutevite drsquoavoir agrave taper le numeacutero

Appuyez sur le bouton laquo Action raquo (bouton vert) du copieur pour faire partir le Fax

Nota Si vous vous identifiez sur le MFP avant lrsquoenvoi vous pourrez suivre le trafic sur votre espace client et

vous recevrez lrsquoaccuseacute de remise directement dans votre boicircte email

11

6 Les accuseacutes de remise

Les accuseacutes de remise sont reccedilus dans votre messagerie quel que soit le mode drsquoenvoi(1)

Vous pouvez

eacutegalement voir si vos Fax ont bien eacuteteacute remis au destinataire dans votre espace client

Lrsquoicocircne verte indique que le Fax a eacuteteacute correctement transmis

Lrsquoicocircne rouge indique que le Fax nrsquoa pas eacuteteacute remis au destinataire et en explique la raison

(1) pour recevoir un AR suite agrave un envoi agrave partir drsquoun MFP il est neacutecessaire de vous identifier sur le MFP au

moment de lrsquoenvoi

12

7 Recevoir un Fax

Pour recevoir un Fax avec FaxBox vous devez disposer drsquoun numeacutero de teacuteleacutecopie personnel ou partageacute

(numeacutero SDA) Ce numeacutero est affecteacute par lrsquoadministrateur

71 Comment ccedila marche

Les teacuteleacutecopies sont geacuteneacuteralement reccedilues dans votre boicircte email Elles peuvent aussi ecirctre reccedilues dans un

Dossier Public Exchange ou dans une Bases Notes

Toutes les teacuteleacutecopies reccedilues sont eacutegalement consultables sur votre espace client (Voir chapitre 11)

72 Reacuteception dans la messagerie

Recevez vos Fax en 3 eacutetapes

Le Fax arrive sous forme drsquoun email qui a pour

objet laquo NumeacuteroFax a reccedilu un Fax de x page(s) raquo

Cliquez sur le message pour prendre

connaissance du Fax vous visualisez les 2 premiegraveres pages dans le corps de lrsquoemail

Ouvrez le PDF joint pour voir lrsquointeacutegraliteacute du Fax

UTILISATEUR Fax 01 23 45 67 89

Email dupontsocietecom

EMAIL

FAX

EacuteMETTEUR

13

8 Fax Mailing

81 Qursquoest-ce qursquoun Fax mailing

Un Fax mailing se caracteacuterise par lrsquoenvoi multiple drsquoun mecircme document personnaliseacute ou non vers une liste

de destinataires ET par la geacuteneacuteration drsquoun compte rendu unique stipulant agrave la fois la synthegravese du

Fax mailing et donnant une information deacutetailleacutee par destinataire

Preacuterequis pour creacuteer un Fax mailing il est neacutecessaire de disposer drsquoun document bureautique et drsquoune

base de donneacutees CSV

Les Fax mailings geacuteneacutereacutes avec FaxBox sont de vrais Fax mailings professionnels avec lrsquoenvoi drsquoun BAT

(bon agrave tirer) agrave valider avant le routage effectif

VOTRE FAX

VOTRE FICHIER DESTINATAIRE

BAT

DESTINATAIRE

EMAIL

14

82 Comment envoyer un Fax mailing

821 Fax mailing personnaliseacute

Le Fax mailing personnaliseacute permet de personnaliser un document avec des donneacutees contenues dans la base (nom socieacuteteacute etc) Les variables agrave personnaliser doivent ecirctre preacuteceacutedeacutees du symbole $ et faire reacutefeacuterence aux en-tecirctes de colonne du fichier CSV A partir du document agrave faxer faire laquo fichier imprimer raquo seacutelectionner lrsquoimprimante FaxBox Les champs CSV sont automatiquement deacutetecteacutes et FaxBox propose la creacuteation drsquoun modegravele de mailing Le futur Fax mailing est alors preacutesenteacute dans un visualisateur Fax qui permet de deacuteplacer ou agrandir les champs des variables

Lorsque le modegravele est valideacute dans le visualisateur la boicircte de dialogue de lrsquoimprimante FaxBox apparaicirct Il suffit alors de renseigner les champs et de choisir les options drsquoenvoi Un BAT peut ecirctre envoyeacute avant lrsquoenvoi deacutefinitif du mailing Lrsquoapprobateur choisit alors de poursuivre ou de stopper lrsquoopeacuteration

Pour envoyer un Fax mailing personnaliseacute il est indispensable de respecter cette meacutethodologie Il est vivement deacuteconseilleacute drsquoutiliser la fonction publipostage de Word

15

822 Fax mailing SMTP

Le Fax mailing SMTP permet drsquoenvoyer un message non personnaliseacute (publiciteacute newsletter) agrave une base de

destinataires sans passer par lrsquoimprimante FaxBox

Envoyer un Fax mailing SMTP en 5 eacutetapes

Creacuteez un nouveau message

Saisissez lrsquoadresse rtefax[RTEFAX_DOMAIN] dans le champ destinataire

Inseacuterez au minimum 2 piegraveces jointes le document agrave envoyer (ex PDF) et la liste des destinataires

contenue dans un fichier CSV dont une des entecirctes de colonne se nomme obligatoirement laquo Fax raquo

Inseacuterez la syntaxe [DEFAULTS=NULL] dans lrsquoobjet du message afin de supprimer la page de

garde

Cliquez sur laquo Envoyer raquo crsquoest faxeacute

823 Fax mailing automatique

Lorsqursquoun Fax est adresseacute agrave 10 destinataires ou plus FaxBox convertit automatiquement les Fax en

Fax mailing

Cela permet de recevoir un unique compte rendu plutocirct que de multiples accuseacutes de reacuteception

12

7 Recevoir un Fax

Pour recevoir un Fax avec FaxBox vous devez disposer drsquoun numeacutero de teacuteleacutecopie personnel ou partageacute

(numeacutero SDA) Ce numeacutero est affecteacute par lrsquoadministrateur

71 Comment ccedila marche

Les teacuteleacutecopies sont geacuteneacuteralement reccedilues dans votre boicircte email Elles peuvent aussi ecirctre reccedilues dans un

Dossier Public Exchange ou dans une Bases Notes

Toutes les teacuteleacutecopies reccedilues sont eacutegalement consultables sur votre espace client (Voir chapitre 11)

72 Reacuteception dans la messagerie

Recevez vos Fax en 3 eacutetapes

Le Fax arrive sous forme drsquoun email qui a pour

objet laquo NumeacuteroFax a reccedilu un Fax de x page(s) raquo

Cliquez sur le message pour prendre

connaissance du Fax vous visualisez les 2 premiegraveres pages dans le corps de lrsquoemail

Ouvrez le PDF joint pour voir lrsquointeacutegraliteacute du Fax

UTILISATEUR Fax 01 23 45 67 89

Email dupontsocietecom

EMAIL

FAX

EacuteMETTEUR

13

8 Fax Mailing

81 Qursquoest-ce qursquoun Fax mailing

Un Fax mailing se caracteacuterise par lrsquoenvoi multiple drsquoun mecircme document personnaliseacute ou non vers une liste

de destinataires ET par la geacuteneacuteration drsquoun compte rendu unique stipulant agrave la fois la synthegravese du

Fax mailing et donnant une information deacutetailleacutee par destinataire

Preacuterequis pour creacuteer un Fax mailing il est neacutecessaire de disposer drsquoun document bureautique et drsquoune

base de donneacutees CSV

Les Fax mailings geacuteneacutereacutes avec FaxBox sont de vrais Fax mailings professionnels avec lrsquoenvoi drsquoun BAT

(bon agrave tirer) agrave valider avant le routage effectif

VOTRE FAX

VOTRE FICHIER DESTINATAIRE

BAT

DESTINATAIRE

EMAIL

14

82 Comment envoyer un Fax mailing

821 Fax mailing personnaliseacute

Le Fax mailing personnaliseacute permet de personnaliser un document avec des donneacutees contenues dans la base (nom socieacuteteacute etc) Les variables agrave personnaliser doivent ecirctre preacuteceacutedeacutees du symbole $ et faire reacutefeacuterence aux en-tecirctes de colonne du fichier CSV A partir du document agrave faxer faire laquo fichier imprimer raquo seacutelectionner lrsquoimprimante FaxBox Les champs CSV sont automatiquement deacutetecteacutes et FaxBox propose la creacuteation drsquoun modegravele de mailing Le futur Fax mailing est alors preacutesenteacute dans un visualisateur Fax qui permet de deacuteplacer ou agrandir les champs des variables

Lorsque le modegravele est valideacute dans le visualisateur la boicircte de dialogue de lrsquoimprimante FaxBox apparaicirct Il suffit alors de renseigner les champs et de choisir les options drsquoenvoi Un BAT peut ecirctre envoyeacute avant lrsquoenvoi deacutefinitif du mailing Lrsquoapprobateur choisit alors de poursuivre ou de stopper lrsquoopeacuteration

Pour envoyer un Fax mailing personnaliseacute il est indispensable de respecter cette meacutethodologie Il est vivement deacuteconseilleacute drsquoutiliser la fonction publipostage de Word

15

822 Fax mailing SMTP

Le Fax mailing SMTP permet drsquoenvoyer un message non personnaliseacute (publiciteacute newsletter) agrave une base de

destinataires sans passer par lrsquoimprimante FaxBox

Envoyer un Fax mailing SMTP en 5 eacutetapes

Creacuteez un nouveau message

Saisissez lrsquoadresse rtefax[RTEFAX_DOMAIN] dans le champ destinataire

Inseacuterez au minimum 2 piegraveces jointes le document agrave envoyer (ex PDF) et la liste des destinataires

contenue dans un fichier CSV dont une des entecirctes de colonne se nomme obligatoirement laquo Fax raquo

Inseacuterez la syntaxe [DEFAULTS=NULL] dans lrsquoobjet du message afin de supprimer la page de

garde

Cliquez sur laquo Envoyer raquo crsquoest faxeacute

823 Fax mailing automatique

Lorsqursquoun Fax est adresseacute agrave 10 destinataires ou plus FaxBox convertit automatiquement les Fax en

Fax mailing

Cela permet de recevoir un unique compte rendu plutocirct que de multiples accuseacutes de reacuteception

13

8 Fax Mailing

81 Qursquoest-ce qursquoun Fax mailing

Un Fax mailing se caracteacuterise par lrsquoenvoi multiple drsquoun mecircme document personnaliseacute ou non vers une liste

de destinataires ET par la geacuteneacuteration drsquoun compte rendu unique stipulant agrave la fois la synthegravese du

Fax mailing et donnant une information deacutetailleacutee par destinataire

Preacuterequis pour creacuteer un Fax mailing il est neacutecessaire de disposer drsquoun document bureautique et drsquoune

base de donneacutees CSV

Les Fax mailings geacuteneacutereacutes avec FaxBox sont de vrais Fax mailings professionnels avec lrsquoenvoi drsquoun BAT

(bon agrave tirer) agrave valider avant le routage effectif

VOTRE FAX

VOTRE FICHIER DESTINATAIRE

BAT

DESTINATAIRE

EMAIL

14

82 Comment envoyer un Fax mailing

821 Fax mailing personnaliseacute

Le Fax mailing personnaliseacute permet de personnaliser un document avec des donneacutees contenues dans la base (nom socieacuteteacute etc) Les variables agrave personnaliser doivent ecirctre preacuteceacutedeacutees du symbole $ et faire reacutefeacuterence aux en-tecirctes de colonne du fichier CSV A partir du document agrave faxer faire laquo fichier imprimer raquo seacutelectionner lrsquoimprimante FaxBox Les champs CSV sont automatiquement deacutetecteacutes et FaxBox propose la creacuteation drsquoun modegravele de mailing Le futur Fax mailing est alors preacutesenteacute dans un visualisateur Fax qui permet de deacuteplacer ou agrandir les champs des variables

Lorsque le modegravele est valideacute dans le visualisateur la boicircte de dialogue de lrsquoimprimante FaxBox apparaicirct Il suffit alors de renseigner les champs et de choisir les options drsquoenvoi Un BAT peut ecirctre envoyeacute avant lrsquoenvoi deacutefinitif du mailing Lrsquoapprobateur choisit alors de poursuivre ou de stopper lrsquoopeacuteration

Pour envoyer un Fax mailing personnaliseacute il est indispensable de respecter cette meacutethodologie Il est vivement deacuteconseilleacute drsquoutiliser la fonction publipostage de Word

15

822 Fax mailing SMTP

Le Fax mailing SMTP permet drsquoenvoyer un message non personnaliseacute (publiciteacute newsletter) agrave une base de

destinataires sans passer par lrsquoimprimante FaxBox

Envoyer un Fax mailing SMTP en 5 eacutetapes

Creacuteez un nouveau message

Saisissez lrsquoadresse rtefax[RTEFAX_DOMAIN] dans le champ destinataire

Inseacuterez au minimum 2 piegraveces jointes le document agrave envoyer (ex PDF) et la liste des destinataires

contenue dans un fichier CSV dont une des entecirctes de colonne se nomme obligatoirement laquo Fax raquo

Inseacuterez la syntaxe [DEFAULTS=NULL] dans lrsquoobjet du message afin de supprimer la page de

garde

Cliquez sur laquo Envoyer raquo crsquoest faxeacute

823 Fax mailing automatique

Lorsqursquoun Fax est adresseacute agrave 10 destinataires ou plus FaxBox convertit automatiquement les Fax en

Fax mailing

Cela permet de recevoir un unique compte rendu plutocirct que de multiples accuseacutes de reacuteception

14

82 Comment envoyer un Fax mailing

821 Fax mailing personnaliseacute

Le Fax mailing personnaliseacute permet de personnaliser un document avec des donneacutees contenues dans la base (nom socieacuteteacute etc) Les variables agrave personnaliser doivent ecirctre preacuteceacutedeacutees du symbole $ et faire reacutefeacuterence aux en-tecirctes de colonne du fichier CSV A partir du document agrave faxer faire laquo fichier imprimer raquo seacutelectionner lrsquoimprimante FaxBox Les champs CSV sont automatiquement deacutetecteacutes et FaxBox propose la creacuteation drsquoun modegravele de mailing Le futur Fax mailing est alors preacutesenteacute dans un visualisateur Fax qui permet de deacuteplacer ou agrandir les champs des variables

Lorsque le modegravele est valideacute dans le visualisateur la boicircte de dialogue de lrsquoimprimante FaxBox apparaicirct Il suffit alors de renseigner les champs et de choisir les options drsquoenvoi Un BAT peut ecirctre envoyeacute avant lrsquoenvoi deacutefinitif du mailing Lrsquoapprobateur choisit alors de poursuivre ou de stopper lrsquoopeacuteration

Pour envoyer un Fax mailing personnaliseacute il est indispensable de respecter cette meacutethodologie Il est vivement deacuteconseilleacute drsquoutiliser la fonction publipostage de Word

15

822 Fax mailing SMTP

Le Fax mailing SMTP permet drsquoenvoyer un message non personnaliseacute (publiciteacute newsletter) agrave une base de

destinataires sans passer par lrsquoimprimante FaxBox

Envoyer un Fax mailing SMTP en 5 eacutetapes

Creacuteez un nouveau message

Saisissez lrsquoadresse rtefax[RTEFAX_DOMAIN] dans le champ destinataire

Inseacuterez au minimum 2 piegraveces jointes le document agrave envoyer (ex PDF) et la liste des destinataires

contenue dans un fichier CSV dont une des entecirctes de colonne se nomme obligatoirement laquo Fax raquo

Inseacuterez la syntaxe [DEFAULTS=NULL] dans lrsquoobjet du message afin de supprimer la page de

garde

Cliquez sur laquo Envoyer raquo crsquoest faxeacute

823 Fax mailing automatique

Lorsqursquoun Fax est adresseacute agrave 10 destinataires ou plus FaxBox convertit automatiquement les Fax en

Fax mailing

Cela permet de recevoir un unique compte rendu plutocirct que de multiples accuseacutes de reacuteception

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822 Fax mailing SMTP

Le Fax mailing SMTP permet drsquoenvoyer un message non personnaliseacute (publiciteacute newsletter) agrave une base de

destinataires sans passer par lrsquoimprimante FaxBox

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Inseacuterez au minimum 2 piegraveces jointes le document agrave envoyer (ex PDF) et la liste des destinataires

contenue dans un fichier CSV dont une des entecirctes de colonne se nomme obligatoirement laquo Fax raquo

Inseacuterez la syntaxe [DEFAULTS=NULL] dans lrsquoobjet du message afin de supprimer la page de

garde

Cliquez sur laquo Envoyer raquo crsquoest faxeacute

823 Fax mailing automatique

Lorsqursquoun Fax est adresseacute agrave 10 destinataires ou plus FaxBox convertit automatiquement les Fax en

Fax mailing

Cela permet de recevoir un unique compte rendu plutocirct que de multiples accuseacutes de reacuteception

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9 Fonctionnaliteacutes avanceacutees les options drsquoenvoi

Accessibles agrave partir de lrsquoimprimante FaxBox elles offrent les fonctions suivantes

Choix de la peacuteriode drsquoenvoi

Approbation du Fax par un tiers avant envoi

SecureFaxcopyassure la confidentialiteacute

de la teacuteleacutecopie envoyeacutee Le contenu du Fax ne sera pas archiveacute sur le serveur et ne sera donc pas visible sur lrsquoExtranet de suivi

CertiFaxcopy permet drsquoenvoyer un

Fax recommandeacute qui conformeacutement agrave lrsquoarticle L110-3 du Code du Commerce constitue une preuve devant toute juridiction au mecircme titre qursquoun courrier recommandeacute Le Fax contient alors une page de garde suppleacutementaire qui indique clairement son caractegravere officiel

Nombre drsquoessais permet de deacutefinir le nombre drsquoessais souhaiteacute Cette valeur outrepasse les valeurs par deacutefaut de Faxbox

Accuseacute drsquoeacutemission Dans quel cas recevoir les accuseacutes drsquoeacutemission

Options du rapport drsquoeacutemission

Joindre le fichier permet de choisir de recevoir

uniquement les eacutechecs uniquement les succegraves tous les accuseacutes de remise ne jamais recevoir drsquoaccuseacute de remise

Format permet de deacutefinir

les fichiers que lrsquoon souhaite recevoir accuseacutes de remise etou Fax envoyeacutes le format dans lequel on souhaite les recevoir PDF ou TIFF

Duplicata par email Si on renseigne une adresse email ici alors lrsquoaccuseacute de remise sera dupliqueacute

sur cette adresse

Cette autre adresse email pouvant ecirctre personnelle ou partageacutee par plusieurs collaborateurs et permettant lrsquoutilisation drsquoun add-on (Ref FBCPRN) permettant lrsquoimpression automatique des accuseacutes de remise (et aussi des Fax reccedilus)

17

10 Envoyer un SMS

101 A partir de la messagerie

Envoyer un SMS en 4 clics

Creacuteez un nouveau message

Saisissez le numeacutero de GSM du

destinataire avec la syntaxe laquo numeroGSM[RTESMS_DOMAIN] raquo (ex 0697234401[RTESMS_DOMAIN])

Saisissez votre message il constitue le

texte du SMS Notez que lrsquoobjet nrsquoest pas transmis

Cliquez sur laquo Envoyer raquo

Nota 1 Les Accuseacutes de reacuteception arrivent directement dans votre boicircte email

Nota 2 Un SMS est limiteacute agrave 160 caractegraveres au-delagrave votre message sera deacutecoupeacute en plusieurs SMS

102 A partir de votre espace client

Envoyer un SMS en 5 clics

Connectez-vous sur votre espace client et positionnez-vous sur lrsquoonglet SMS

Cliquez sur le bouton laquo Nouveau raquo

Saisissez le numeacutero de GSM du destinataire

Saisissez votre message

Cliquez sur laquo Envoyer raquo

Nota Vous disposez drsquoun comptage des caractegraveres et

drsquoun historique des SMS envoyeacutes

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10 Envoyer un SMS

101 A partir de la messagerie

Envoyer un SMS en 4 clics

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Saisissez le numeacutero de GSM du

destinataire avec la syntaxe laquo numeroGSM[RTESMS_DOMAIN] raquo (ex 0697234401[RTESMS_DOMAIN])

Saisissez votre message il constitue le

texte du SMS Notez que lrsquoobjet nrsquoest pas transmis

Cliquez sur laquo Envoyer raquo

Nota 1 Les Accuseacutes de reacuteception arrivent directement dans votre boicircte email

Nota 2 Un SMS est limiteacute agrave 160 caractegraveres au-delagrave votre message sera deacutecoupeacute en plusieurs SMS

102 A partir de votre espace client

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Connectez-vous sur votre espace client et positionnez-vous sur lrsquoonglet SMS

Cliquez sur le bouton laquo Nouveau raquo

Saisissez le numeacutero de GSM du destinataire

Saisissez votre message

Cliquez sur laquo Envoyer raquo

Nota Vous disposez drsquoun comptage des caractegraveres et

drsquoun historique des SMS envoyeacutes

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11 A quoi sert lrsquoespace client

111 Connexion agrave lrsquoespace client

Lrsquoespace client est un espace priveacute et seacutecuriseacute reacuteserveacute aux clients du service FaxBox

Il utilise la technologie de cryptage SSL (domaine https)

afin de crypter vos donneacutees et de srsquoassurer qursquoaucun

tiers ne puisse y acceacuteder

Connectez-vous sur le site [RTEFAX_URL]

Votre nom drsquoutilisateur correspond agrave votre adresse email

Saisissez votre mot de passe puis cliquez sur le bouton

laquo connexion raquo

112 Visualisation et suivi du trafic

Les onglets laquo Fax reccedilus raquo et laquo Fax envoyeacutes raquo permettent de visualiser les historiques des Fax reccedilus et

eacutemis

Lrsquoonglet laquo SMS raquo permet de visualiser la liste des SMS envoyeacutes et reccedilu

Lrsquoonglet laquo Personnaliser raquo permet de personnaliser lrsquoaffichage en seacutelectionnant les champs que lrsquoon souhaite

voir apparaicirctre

19

113 Boutons drsquoaction

Les boutons drsquoaction permettent drsquoeffectuer un certain nombre drsquoactions sur les Fax listeacutes Pour

agir sur un ou plusieurs Fax il faut drsquoabord le(s) seacutelectionner en cochant la case agrave cocircteacute de la

teacuteleacutecopie

114 Boutons drsquoadministration

Les boutons drsquoadministration permettent drsquoacceacuteder agrave lrsquoespace drsquoadministration de la solution

Cet espace est reacuteserveacute aux administrateurs et neacutecessite des droits avanceacutes

115 En savoir plus sur lrsquoespace client et lrsquoadministration

Pour en savoir plus sur lrsquoespace client et sur lrsquoadministration de FaxBox consultez le Guide administrateur

Exporter

une seacutelection de fax ou

tous les fax

Renommer un ou

plusieurs fax

Attribuer le

fax agrave un utilisateur ou agrave un groupe

Reacuteexpeacutedier le(s) fax

seacutelectionneacute(s)

Visualiser le rapport

drsquoeacutemission

Pour

effectuer des tris sur les

listes de fax

Envoyer un fax

Administrer les utilisateurs

(reacuteserveacute admin)

Visualiser tous les

fax

Quitter lrsquoespace

client

Teacuteleacutecharger le guide

utilisateur

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Service Commercial +33 4 97 23 44 00 Support technique + 33 4 89 87 10 42

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