GUIDE POUR UNE KEYNOTE PRESENT PERFECT

Félicitation ! Vous avez pris la sage décision de devenirla reine/le roi de la scène, lors de votre prochaine keynote !

Vous avez décidé d’être génial(e), charismatique, de porter votre message haut et fort, tout en ayant des visuels qui déchirent ! (Vous vous dites : “Ils en font des tonnes...” non ?). Mais on vous promet qu’en suivant ce guide et en faisant confiance à l’équipe Present Perfect, vous allez RAYONNER le Jour-J.

Comment tout cela va-t-il se passer?Si vous avez déjà collaboré avec une agence de communication, vous connaissez la chanson. Vous êtes passé(e) pro dans la coordination avec des équipes externes, qui, soyons honnêtes, finissent par faire partie de la maison. Vous savez alors que souvent, une période d’adaptation est nécessaire pour avancer dans la même direction et à la même vitesse. Avec ce guide, nous réduisons cette période de flou artistique et vous expliquons comment tout va se passer.

nous ne vous forçons pas à foncer tête baissée, nous ne sommes pas des tortionnaires : si vous souhaitez changer quoi que ce soit, no problemo ! Mais avec notre expérience, depuis plusieurs années, notre façon de faire est devenue la meilleure (sans vouloir nous vanter).

1 – Réunion «contexte et condition»Lors de cette première étape, nous allons vous écouter, mettre de l’ordre dans vos idées, en développer certaines et en freiner d’autres. Vous ferez alors vos premiers pas vers ce qui sera une Keynote incroyable.Pour ce faire, une rencontre avec nos équipes est nécessaire pour établir :

Le lieu de l’évènement :• Sa taille ? Combien de personnes dans le public ?• La disposition de la scène ?

Durée de la prestation :• Combien de temps va durer votre keynote ?

Les orateurs :• Combien y aura-t-il d’orateurs ? Sur quels sujets ?

Pssst

Le filage :• Dans quel ordre vont intervenir les orateurs ?• Combien de temps ?

Équipement technique :• Le type d’écran de projection ? 16/9 ou autre ?• Quel type de projecteur ?• Quel genre de micros ? Micros mains, Madonna ? (NB : Les micros mains à la

Nikos, c’est une fausse bonne idée)• Quel est votre logiciel de prédilection pour les présentations ? PowerPoint,

Keynote ?• Avez-vous prévu d’utiliser un prompteur ? Lequel ?• Avez-vous prévu une personne pour faire défiler les slides ? Les orateurs s’en

occupent-ils eux-mêmes ?

Le public :• Combien de spectateurs ?• Qui sont-ils ? Quelles sont leurs attentes ?• Comment pourrions-nous les surprendre/les décevoir ?

Le budget :• Quel est le budget de votre évènement ?

un petit mot supplémentaire sur :

La technique :Avoir de beaux slides, c’est bien. Avoir la gestion technique qui va avec, c’est encore mieux ! En ce qui concerne la technique, voici notre idéal pour une Keynote du tonnerre :

• L’utilisation de Keynote pour la création des visuels.• Le graphiste de notre équipe, qui aura créé vos slides, sera la personne

présente en régie pour les faire défiler pour chaque orateur.• Les orateurs écrivent leurs propres textes.• Les textes sont montés dans des prompteurs qui seront placés de part et

d’autre de la scène ou du balcon.• Les micros ne sont pas des micros mains, mais des micros casques.

nous sommes familiers avec certaines réticences à investir dans un bon équipement technique et nous pouvons déjà vous dire que :

• Un stagiaire qui fait défiler un document Word sur scène n’est PAS l’équivalent d’un prompteur !

• Emprunter le projecteur home cinéma de votre voisin, c’est une fausse bonne idée pour réduire votre budget. L’embarras du résultat serait tel que vous allez souhaiter ne jamais avoir eu de voisin...Faites-nous confiance, prenez un projecteur professionnel et restez en bon terme avec votre voisin.

Pssst

Avant d’aller plus loin,

Durée de la prestation :Un TedTalk dure 18 minutes pour une bonne raison. Comme le disait Churchill, si Present Perfect revendique son féminisme, nous en ferons abstraction le temps de faire référence à sa célèbre citation :

« Un discours doit être comme la jupe d’une femme, assez long pour couvrir le sujet, assez court pour être intéressant ».

Les Keynotes de 3, 4, 5 heures sont assez tentantes. Vous pourriez transmettre tant d’informations sur votre entreprise/produit ! Une autre fausse bonne idée, une perte de temps et d’argent. Apple, grand maître de la Keynote, propose souvent des prestations de moins de 2h. Bien que nous soyons ouverts à la possibilité de vous prendre plus d’argent, votre Keynote serait très lourde à digérer et personne ne se souviendrait de votre discours.

Budget :Évitons les mauvaises surprises et soyons directs. La prestation fournie par Present Perfect peut représenter entre 8 et 12% du budget total de votre événement, hors frais de vies (hébergement, transport, alimentation lors des déplacements).Liste non exhaustive de remarques de personnes voulant une Keynote géniale sans en payer le prix :• “Euh, pas besoin de 20 jours pour faire 300 slides… C’est possible de diviser par deux le budget graphisme ?”• “Les répétitions devraient faire partie du prix, ce n’est que quelques heures de votre temps. Vous pourriez nous montrer votre envie de travailler avec nous en nous l’offrant.”• “Et si vous faisiez une des présentations de la Keynote et si cela nous convient, nous en commanderons d’autres ?”• “Notre évènement va vous offrir une grande visibilité et de nombreuses retombées médiatiques, vous pourriez nous accorder une petite réduction.”

Voici le point de vue de Present Perfect sur ces sujets : MERCI, MAIS NON MERCI !

Un des avantages d’être une petite agence ? Nous choisissons nos clients... Ceux qui nous demandent de travailler gratuitement, nous ne travaillons pas avec eux… *Grinning emoji* Cela ne vous viendrait jamais à l’esprit de demander à votre avocat, votre comptable ou votre médecin de travailler gratuitement, alors avec Present Perfect c’est pareil. *kiss emoji*

Filage : Dans un but purement organisationnel, nous devons établir dès que possible l’ordre de passage des orateurs. C’est aussi simple que ça. :)

2 – Master Class : 4 heuresGrâce aux 4 heures de Master Class, vous allez réduire vos prises de tête et gagner du temps.Première chose à prendre en compte en travaillant avec Present Perfect pour votre Keynote, c’est que vous allez écrire vos discours, pas nous !

Il est difficile d’être fantastique sur scène sans écrire son propre discours. Monter sur scène, réciter le texte d’une autre, en proposant une super performance, c’est possible et ça s’appelle être actrice/teur. Grâce à ce schéma, vous saurez si vous devez écrire votre propre discours ou non : êtes-vous un(e) acteur/trice?

• OUI. Que faites-vous dans cette entreprise au lieu de jouer dans votre propre série Netflix ?

• OUI, mais seulement un(e) amateur/trice : si vous n’êtes pas, acteur/trice professionnel, vous ne devriez pas réciter les mots d’une autre. Écrivez votre présentation vous-même.

• OUI, mais être manager marketing c’est beaucoup plus sympa. Ok, vous êtes un(e) acteur/trice ! Vous pourriez réciter les mots d’une autre et être plutôt pas mal… mais vous êtes seulement manager et vous n’avez probablement pas d’assistante pour écrire votre discours à votre place = On dirait qu’il va falloir que vous écriviez votre texte tout(e) seul(e) #SorryNotSorry

• NON : vous devez écrire votre propre texte.

C’est à ce moment que Present Perfect va vous libérer des prises de têtes et vous faire gagner du temps. L’écriture d’un discours c’est délicat, vraiment !Nous avons tous appris à écrire des paragraphes avec intros, arguments et conclusions ainsi que les incontournables thèses, antithèses, synthèses. En utilisant ces méthodes vieilles comme le monde, nous pouvons vous assurer que votre discours sera ENNUYEUX.

En 4 heures, Present Perfect va vous apprendre comment :• Écrire un discours.• Utiliser la rhétorique et la métaphore pour attirer l’attention du public.• Comprendre et anticiper les freins et intérêts du public.• Exploiter l’arme secrète du discours charismatique : la question rhétorique.• Choisir le bon angle et la bonne accroche pour votre discours.• Apprendre le “Same but Different”.• Appliquer la “Sparkline©” Duarte (format des meilleurs discours de l’histoire).

Grâce à ces outils, le temps nécessaire à l’écriture du discours sera divisé par deux.

C’est aussi l’occasion pour tous les orateurs de se retrouver une première fois tous ensemble en prévision de la Keynote.Suite à cela, ce qu’il reste à faire aux orateurs, c’est D’ÉCRIRE LEUR(S) DISCOUR(S), puisque l’étape suivante est la vérification des discours. Et une fois cette vérification faite, c’est le début de l’étape 3 !

3- Organisation et planificationPresent Perfect va vous fournir un planning détaillé qui contient :

• La date de la Master Class.• La date de l’approbation du “Look and feel” ainsi que la charte graphique

pour la Keynote.• La date de remise de tous les textes. Cette étape est très importante : SANS

TEXTE, PAS DE VISUEL ! Ce qui n’est en aucun cas une option ! Ce qui veut dire que le travail de graphisme prend du retard, que nos graphistes devront travailler tout le weekend/toute la nuit avant la Keynote et dormir au bureau (oui il nous est déjà arrivé de dormir au bureau #NOLIFE).Vos formateurs en écriture Present Perfect sont disponibles à tout moment, si vous avez besoin de revoir certaines parties de votre texte avec eux.

• Storyboard checkVos formateurs en écriture de discours vous proposeront des ébauches de slides. Certaines personnes aiment nous proposer les visuels auxquels ils pensent dans leur texte, d’autres nous laissent nous en occuper. C’est vous qui décidez. Mais les visuels doivent être validés avant d’être envoyés aux graphistes.

• Date pour laquelle Present Perfect aura terminé tous les visuelsEn supposant que vous nous aurez envoyé tous les visuels et éléments dont nous avons besoin de façon rapide et efficace.

• Dates et heures pour les formations en langage du corps et répétitionsCe qui inclut répétition générale, répétition technique et toutes les sessions de formation individuelle.

4- ExécutionDans cette quatrième étape, nous passons à la PRODUCTION.Ensemble, nous allons créer votre Keynote qui déchire !Les discours s’écrivent, les slides, les vidéos se créent et vous vous entraînez avec nos formateurs jusqu’à ce que vous soyez au top le Jour-J.Ce n’est jamais un chemin sans embûche, c’est pourquoi nous détaillons et définissons le chemin à prendre dans ce document afin de vous libérer du stress, de la panique et des surprises autant que possible.

Ceci étant dit, pendant cette avant-dernière étape, voici comment être contre-productif, entraver le processus, empêcher le bon déroulement de nos prestations, en d’autres mots COMMENT ÊTRE UN « BOULET ». But we still love you. Don’t worry. :)

• Ne pas respecter les deadlines de remise de texte(s)Un retard dans la remise des textes, fait un effet boule de neige et retarde TOUT le planning et la procédure, nous obligeant à travailler dans l’urgence pour rattraper le retard (souvent tard le soir et les weekends) = facturation hors devis, tarification weekends/urgence.

• Être un «serial modificateur»Constantes modifications = retard sur le planning et la procédure = facturation hors devis, tarification urgence/weekends. Present Perfect prévoit 2 allers/retours de modifications, afin de vous proposer de bons visuels en accord avec votre discours. Par souci d’efficacité, nous demandons de grouper les modifications dans un seul e-mail si possible.

• Ne pas être réactif sur les visuels/ne pas fournir de retours, de modifications dans les tempsFournir les visuels et sources à temps et/ou de bonne qualité est primordial à lacréation des slides.

• Ne pas respecter un rendez-vousPresent Perfect sait mieux que personne qu’il est compliqué de trouver du temps sur son planning, c’est pourquoi nous faisons de notre mieux pour nous adapter à vos disponibilités et que tout se passe à merveille. Tout peut arriver…mais sachez qu’il n’est pas possible de produire une performance de qualité si chaque coaching planifié est annulé/reporté.

5- Votre événementLe Jour-J et lors des répétitions, Present Perfect sera présent à vos côtés.Deux membres de notre équipe seront avec vous.

• Un graphiste : Il connaît parfaitement la prestation, les discours et les visuels, il sera votre « topper » dédié. Le « topper » est la personne dédiée au passage des slides lors de l’événement.

• Le coach : avec qui vous avez travaillé sur la prise de parole, sera présent pour s’assurer du bon déroulement de l’évènement, pour apporter un soutien moral aux orateurs, maintenir le niveau d’énergie au MAXIMUM et rebooster chaque orateur avant de monter sur scène.