Service Académique des Missions et Déplacements

GUIDE D’UTILISATION

« PAS À PAS »

PERSONNEL POSSÉDANT UN ORDRE

DE MISSION PERMANENT

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Page accueil DT Ulysse

Cliquez sur MENU puis sélectionnez « FICHE PROFIL »

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Sélectionnez l’onglet « Voitures »

Cliquez sur « créer ». Attention, ne pas supprimer la ligne SNCF

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Remplissez tous les champs de cette fenêtre à l’aide de votre carte grise et de votre attestation d’assurance, SAUF la date de fin d’utilisation (cadre réservé au service gestionnaire). Cliquez ensuite sur « CONFIRMER ».

Une fois le véhicule saisi, cliquez sur « enregistrer » en bas à gauche. Ensuite, cliquez de nouveau sur « menu » et sélectionnez « ordre de mission ».

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Deux cas de figures : - soit vous n’avez aucun ordre de mission de créé, alors

cliquez sur le « oui », - soit vous avez déjà des ordres de mission créés (par défaut

s’affiche le dernier OM créé), alors cliquez sur « ordre de mission », « créer un OM pour … »

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La fenêtre « prestation principale » s’ouvre, cliquez sur « création classique d’un ordre de mission ». Ensuite, cliquez sur « initialisation d’un OM Ponctuel à partir d’un OM Permanent »

Deux OM Permanents par année scolaire sont créés par votre service gestionnaire (un pour la période septembre à décembre et un pour la période janvier à août). Cliquez sur celui qui correspond aux dates de vos déplacements à saisir.

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Tout d’abord, dans le champ « type de mission », sélectionnez « personnels itinérants », sauf si le trajet a été fait en train. Dans ce cas contactez votre gestionnaire.

Cliquez sur « oui ». Vous avez moins d’onglets à remplir du fait de sélectionner « personnels itinérants ».

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2ème : indiquez dans « destination principale » la ville la plus fréquente (ou la plus éloignée) dans vos déplacements du mois. NB : si la ville n’est pas connue d’Ulysse et que le message suivant s’affiche « aucune donnée n’est disponible » : cliquez hors du cadre du message et dans le champ « pays » qui apparaît saisir France.

3ème : cliquez sur la loupe et sélectionnez votre lieu de départ. Faire de même pour le lieu de retour.

1er : remplissez tous les champs suivis d’un sens interdit. Modifiez la date de début et de fin de mission : indiquez le premier jour et le dernier jour des déplacements. Saisissez les heures de départ et de retour de la mission la plus longue.

4ème : une fois tous les sens interdits disparus, cliquez sur enregistrer. Cliquez sur l’onglet suivant « frais prévisionnels » si vous avez des repas à déclarer, autrement aller sur l’onglet « indemnités kilométriques »

Cliquez sur le dessin des couverts. Sélectionnez la première ligne (DRB). Une fenêtre « détail des frais saisis » s’ouvre sur la droite de l’écran. Indiquez alors la date du repas, ensuite la ville où le repas a été pris, puis indiquez dans la case « nombre de déjeuners » 1. Indiquez dans la case commentaire les horaires de d épart et de retour de la mission . Enregistrez (attention, cliquez sur la première icône en haut à droite de la fenêtre « détail des frais »). Puis fermez la fenêtre (cliquez sur la croix rouge). Refaire cette procédure autant de fois qu’il y a de repas à rembourser . Enregistrez votre saisie et passez à l’onglet suivant « Indemnités Kilométriques ».

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Pour saisir vos trajets, cliquez sur « Ajouter un ikm »

Dans la liste déroulante « barème kilométrique » sélectionnez « Barème IK standard ».

Dans la liste déroulante « voiture », sélectionnez votre véhicule. Si celui-ci n’apparaît pas, retournez sur votre fiche profil et rentrez votre véhicule.

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Saisissez toutes vos missions du mois : - pour un aller/retour remplir une ligne par trajet (ville de départ vers ville d’arrivée) et indiquer « 2 » dans la colonne « nombre de trajets ». Indiquez dans la colonne « Km remboursé » la distance aller (et non aller/retour). - pour un circuit (ex : Flers vers La Ferté Macé puis vers Bagnoles et retour Flers), il faut décomposer le trajet comme dans le tableau ci-dessus (exemple en date du 08/05/12) et indiquer « 1 » dans la colonne « nombre de trajets ». Enfin, indiquez dans la colonne « commentaire » le motif et heure de votre mission. Pensez à enregistrer puis cliquez sur la flèche verte pour transmission à votre valideur hiérarchique.

Dans la case « Destinataire » recherchez avec la loupe votre valideur hiérarchique. Cochez « ne pas prévenir le destinataire ». Puis cliquez sur « confirmer le changement de statut ».

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Votre ordre de mission est maintenant en attente de validation chez votre valideur hiérarchique. Vous recevrez un mail de validation sur votre messagerie @ac-caen.fr dans les jours suivants. A ce moment vous pourrez créer votre état de frais.

A réception du mail de validation de votre ordre de mission, créer l’état de frais pour la mise en paiement. Cliquez sur « menu » puis « état de frais ».

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Deux cas de figures : - soit vous n’avez aucun état de frais de créé, alors cliquez sur

le « oui », - soit vous avez déjà des états de frais créés (par défaut

s’affiche le dernier EF créé), alors cliquez sur « état de frais », « créer un EF pour … »

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Cliquez sur « initialisation à partir d’un ordre de mission », alors apparaît une fenêtre dans laquelle se trouvent tous vos ordres de mission validés. Sélectionnez l’OM à transformer en état de frais.

L’état de frais est créé, il vous reste à le vérifier. Si vous êtes d’accord cliquer sur la flèche verte. En cas de désaccord, rapprochez-vous de votre service gestionnaire.

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Cliquez sur « attente de validation hiérarchique ».

Dans la case « Destinataire » recherchez avec la loupe votre valideur hiérarchique. Cochez « ne pas prévenir le destinataire ». Puis cliquez sur « confirmer le changement de statut ».

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Votre état de frais est maintenant en attente de validation chez votre valideur hiérarchique. Vous recevrez un mail de confirmation de paiement sur votre messagerie @ac-caen.fr dans les jours suivants.