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Espace administrateur

Guide de l’utilisateur

1er janvier 2017

TABLE DES MATIÈRES

MODULE 1 - ACCÈS À L’ESPACE ADMINISTRATEUR ............................................................................................ 4

1.1 Ouvrir une session de travail ........................................................................................................ 4 1.2 Accéder à la liste des administrateurs .......................................................................................... 6 1.3 Accéder aux Communications ...................................................................................................... 8 1.4 Sélectionner un groupe ................................................................................................................. 9 1.5 Changer de groupe ..................................................................................................................... 10 1.6 Fermer une session de travail .................................................................................................... 11

MODULE 2 - ADHÉRENT ................................................................................................................................. 13

2.1 Rechercher un adhérent et consulter l’aperçu de son dossier d’assurance .............................. 13 2.2 Créer une adhésion .................................................................................................................... 15 2.3 Résilier un dossier d’assurance .................................................................................................. 30 2.4 Consulter le journal des opérations ............................................................................................ 34 2.5 Consulter le détail des primes .................................................................................................... 36 2.6 Consulter les communications .................................................................................................... 38 2.7 Imprimer ou sauvegarder la carte de services d’un adhérent .................................................... 40

MODULE 3 - RENSEIGNEMENTS PERSONNELS.................................................................................................. 43

3.1 Modifier les renseignements personnels .................................................................................... 43

MODULE 4 - DOSSIER D’EMPLOI ..................................................................................................................... 47

4.1 Modifier le salaire ........................................................................................................................ 47 4.2 Modifier l’employeur .................................................................................................................... 49

MODULE 5 – INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES ............................................................................................ 54

5.1 Modifier les informations complémentaires de l’adhérent .......................................................... 54

MODULE 6 - PERSONNES À CHARGE ............................................................................................................... 59

6.1 Consulter une personne à charge .............................................................................................. 59 6.2 Ajouter une personne à charge .................................................................................................. 61 6.3 Modifier une personne à charge (enfant – attestation d’étude) .................................................. 66 6.4 Modifier une personne à charge (Conjoint(e) – Tabagisme) ...................................................... 71 6.5 Résilier une personne à charge .................................................................................................. 76

MODULE 7 - GARANTIES ................................................................................................................................ 81

7.1 Ajouter une garantie ................................................................................................................... 81 7.2 Modifier une garantie .................................................................................................................. 86 7.3 Résilier une garantie ................................................................................................................... 92

MODULE 8 – CLAUSE BÉNÉFICIAIRE................................................................................................................ 97

8.1 Clause bénéficiaire ..................................................................................................................... 97

MODULE 9 - CONSULTATION DES DOCUMENTS RELATIFS À UN GROUPE .......................................................... 102

9.1 Consulter une brochure ou un formulaire ................................................................................. 103 9.2 Consulter un relevé de primes .................................................................................................. 104 9.3 Consulter les communications .................................................................................................. 105

MODULE 10 - SOUTIEN ADMINISTRATIF ......................................................................................................... 108

10.1 Écrire au soutien administratif .................................................................................................. 108 10.2 Consulter le guide administratif ................................................................................................ 110

Introduction page 1 La Capitale assurances et gestion du patrimoine

INTRODUCTION En tant qu’administrateur de groupe, il nous fait plaisir de mettre à votre disposition l’Espace administrateur. L’Espace administrateur est un portail qui facilite la gestion et l’administration des dossiers d’assurance collective de vos employés. Ce guide explique comment utiliser rapidement et facilement l’Espace administrateur. Il vous permettra de naviguer de façon autonome dans l’Espace administrateur afin de consulter, créer et effectuer des mises à jour aux dossiers d’assurance de vos employés. Vous y trouverez les modifications permises par l’administrateur de groupe ainsi que toutes les étapes à suivre.

Introduction La Capitale assurances et gestion du patrimoine

CONSEILS DE NAVIGATION L’Espace Administrateur comporte un délai d’inactivité de 10 minutes. Après ce délai, la session est déconnectée afin de protéger la sécurité et la confidentialité des informations. L’Espace Administrateur affiche des messages en différentes couleurs. Les messages en bleu sont des messages d’information. Les messages en jaune sont des messages d’avertissement. Les messages en rouge sont des messages d’erreur. Selon le navigateur Internet utilisé, l’affichage des boîtes de dialogues peut différer légèrement des illustrations présentées dans ce guide.

Il est fortement recommandé de ne pas utiliser les touches (précédente) et (suivante) du fureteur afin de conserver l’intégrité des données. Les systèmes de La Capitale sont mis à jour le soir ou la fin de semaine. L’Espace Administrateur devient alors inaccessible. Un message d’avertissement est affiché 10 minutes avant la fermeture. Dans ce cas, sauvegarder et fermer.

DIRECTIVES GÉNÉRALES Il n’est pas possible de modifier le dossier d’assurance d’un adhérent ayant un statut d’emploi Permis d’absence – Invalidité. L’administrateur doit demander à son agent d’effectuer la modification. Aucune modification n’est permise pour un dossier résilié. Aussi, le détail des primes n’est plus disponible. Un délai de 31 jours suivant la date d’un événement est accordé pour effectuer une modification au dossier d’un adhérent. Si la modification est effectuée en dehors de ce délai, la modification pourrait être hors-délai et La Capitale pourrait demander des preuves d’assurabilité. Autrement, l’Espace administrateur permet d’effectuer des modifications 90 jours avant ou après un événement. Avant d’effectuer une action dans l’Espace administrateur, l’administrateur doit s’assurer que l’action posée respecte les règles du contrat.

Module

AAccccèèss àà ll’’eessppaaccee aaddmmiinniissttrraatteeuurr

Module 1 – Accès à l’espace administrateur La Capitale assurances et gestion du patrimoine

MODULE 1 - ACCÈS À L’ESPACE ADMINISTRATEUR 1.1 Ouvrir une session de travail Pour ouvrir une session de travail dans l’Espace administrateur, d’abord accéder au site Internet de La Capitale groupe financier.

Saisir l’adresse www.lacapitale.com

Cliquer sur Accédez.

Module 1 – Accès à l’espace administrateur page 5 La Capitale assurances et gestion du patrimoine

Saisir votre code d’utilisateur.

Cliquer sur Accédez.

Par mesure de sécurité, la saisie d’un mot de passe est obligatoire pour ouvrir une session de l’Espace administrateur.

Certains groupes possèdent des super administrateurs. Si vous êtes super administrateur ou un administrateur qui gère plus d’un groupe, prenez connaissance de la section 1.2. Sinon, rendez vous à la section 1.6.


1.2 Accéder à la liste des administrateurs L’onglet Administration du groupe affiche le menu Gestion des accès seulement aux super administrateurs. Il permet à ces derniers de consulter la liste des administrateurs du groupe et leurs droits d’utilisation. Accès : Onglet Administration du groupe

Cliquer sur le lien Gestion des accès.


La fenêtre Gestion des accès s’affiche.

Par défaut, les utilisateurs actifs sont affichés.

Il est possible de voir les utilisateurs qui sont Actifs et ceux qui sont Inactifs en cochant les cases correspondantes. Lorsque Inactifs est coché, il est possible de voir les administrateurs dont le code a été désactivé. Une note en rouge indique l’état inactif du code d’utilisateur de l’administrateur.

Cliquer sur la flèche pour ouvrir et voir les droits accordés à un administrateur. Cliquer à nouveau sur la flèche pour faire disparaître l’information.

Cliquer sur le Formulaire d’inscription pour ouvrir le formulaire de demande d’accès à l’Espace administrateur.

Le formulaire d’inscription sert à ajouter, modifier ou résilier un accès d’administrateur.

À noter que vous retrouverez tous les types d’accès possibles directement sur le formulaire.


1.3 Accéder aux Communications L’onglet Administration du groupe affiche le menu Communications. Il permet à l’administrateur de consulter la liste de certaines communications électroniques qui lui sont envoyées par l’assureur ainsi que celles adressées aux adhérents du groupe. Compte tenu du volume de documents expédiés, c’est en se connectant à son espace que l’administrateur sera informé du dépôt de nouveaux documents électroniques à partir de l’onglet Adhérents. Seul le Responsable relevés de primes ne peut accéder aux communications. Tous les autres types d’accès ont la possibilité d’y accéder soit le Super administrateur, Administrateur -Accès relevé de primes, Administrateur et Administrateur – Accès en lecture seule. Accès : Onglet Administration du groupe, onglet Adhérents

Si vous gérez un seul groupe, passez à l’étape 1.6.


1.4 Sélectionner un groupe Cette fonctionnalité est présente seulement pour les administrateurs qui gèrent plus d’un groupe. Pour ceux qui ont accès à cette fonctionnalité, la sélection du groupe est la première action à faire en entrant dans l’Espace administrateur.

Le groupe choisi est affiché dans l’en-tête à droite de la fenêtre.

Cliquer sur le lien du groupe désiré.


1.5 Changer de groupe Cette fonctionnalité est présente seulement pour les administrateurs qui gèrent plus d’un groupe. Le lien nécessaire au changement de groupe est présent dans le haut de toutes les pages de l’Espace administrateur sauf : Sélectionner un groupe.

La page Sélectionner un groupe s’affiche permettant ainsi de choisir un autre groupe.

Cliquer sur le lien Changer de groupe.


1.6 Fermer une session de travail Le lien pour fermer une session de travail est disponible dans le haut de chacune des fenêtres.

Cliquer sur Fermer la session pour quitter de façon sécuritaire.

Module

AAddhhéérreenntt

Module 2 – Adhérent page 13 La Capitale assurances et gestion du patrimoine

MODULE 2 - ADHÉRENT 2.1 Rechercher un adhérent et consulter l’aperçu de son dossier d’assurance Cette fonctionnalité permet de trouver un dossier d’assurance afin de pouvoir le consulter, le modifier ou le résilier. Il existe 3 modes de recherche :

Par nom, prénom, date de naissance Par numéro d’identification Par numéro d’employé

Accès : Gestion des dossiers Rechercher

Saisir le Nom et/ou le Prénom et/ou la Date de naissance et/ou le No. d’identification et/ou No. d’employé.

Cliquer sur Rechercher.

Module 2 – Adhérent La Capitale assurances et gestion du patrimoine

La fenêtre Rechercher s’affiche.

La saisie des 3 premiers champs ou du No. d’identification ou du No. d’employé permet d’aller directement à la personne recherchée. Au moins un des champs doit-être renseigné sinon un message indiquera d’entrer au moins un critère. Le système affichera une liste de noms ou un message indiquera de préciser la recherche. Un maximum de 25 adhérents peut être affiché sur une page.

Cliquer sur le No. d’identification de l’adhérent désiré pour consulter l’aperçu de son dossier d’assurance.

Les dossiers d’assurance affichés dans le résultat ne sont pas uniquement ceux pour lesquels l’administrateur possède les droits d’accès. S’il tente d’accéder à un dossier auquel il n’a pas les droits d’accès, un message sera affiché indiquant qu’il n’a pas les droits pour accéder au dossier.

Cliquer sur Derniers résultats permet de retourner à la recherche sans devoir saisir les champs à nouveau.

Cliquer sur Nouvelle recherche permet d’effacer les champs déjà saisis.


2.2 Créer une adhésion Accès : Onglet Gestion des dossiers

Cliquer sur le lien Créer une adhésion.


La fenêtre Identification de l’adhérent s’affiche.

Saisir le nom de famille de l’adhérent.

Saisir le prénom de l’adhérent.

Saisir la date de naissance de l’adhérent.

Cliquer sur Suivant.

Il n’est pas possible de créer une adhésion s’il existe un contrat membre actif ou suspendu dans le groupe pour une personne ayant le même nom, prénom et date de naissance.

Il n’est pas possible de créer une adhésion pour une personne ayant moins que l’âge minimale permise par La Capitale ou ayant 65 ans ou plus.


La fenêtre Identification de l’adhérent s’affiche pour un dossier correspondant.

Vérifier les informations de l’adhérent.

Si les informations concordent avec l’adhérent recherché, cliquer sur Utiliser ce dossier.

Si les informations ne concordent pas avec l’adhérent recherché, cliquer sur Créer un nouveau dossier.

Cette fenêtre apparaît uniquement si au moins une personne correspondant au nom, prénom et date de naissance a été retrouvée et que cette personne ne possède aucun contrat membre actif ou suspendu.


La fenêtre Renseignements personnels de l’adhérent s’affiche.

Noter que les informations de l’adhérent saisies à la page précédente sont inscrites dans l’entête de la page.

Lorsqu’un dossier existant est utilisé, le sexe n’est pas modifiable et les autres champs sont renseignés avec les informations de la personne utilisée.

Saisir les Renseignements sur l’adhérent.

Saisir les Coordonnées.

Le champ Adresse postale ne doit pas excéder 30 caractères.


Lorsqu’il y a plus d’une ville correspondant à un code postal, la fenêtre est réaffichée avec le champ obligatoire Municipalité qui doit être précisé.

Il est possible d’abandonner la création en tout temps en cliquant sur le lien Abandonner la création. Ainsi aucune donnée ne sera sauvegardée.

Il est possible en tout temps de revenir à l’étape précédente en cliquant sur Précédent.


La fenêtre Dossier d’emploi s’affiche.

Sélectionner l’employeur.

Saisir le numéro d’employé.

Saisir la date d’embauche de l’adhérent.

Saisir le salaire annuel.


Les champs avec la mention facultatif sont complétés selon l’information disponible. Ils ne sont pas obligatoires pour poursuivre l’adhésion.

Le salaire étant absent, vous ne pourrez compléter l'adhésion si le montant d'assurance d'une des garanties souscrites est basé sur le salaire.

Pour un contrat avec un délai d’admissibilité, un message peut indiquer que la date de création n’est pas conforme dans le délai permis. Le processus d’adhésion est interrompu. La création doit être faite dans le délai indiqué à partir de la date affichée.

Exemple :


Après avoir cliqué sur le bouton Suivant, le dossier d’emploi sera créé. Au retour à cette fenêtre, les champs Employeur et Date d’embauche ne seront plus modifiables. Pour les modifier, il faut cliquer sur Abandonner la création et recommencer la création d’une nouvelle adhésion.


La fenêtre Informations complémentaires s’affiche.

Saisir la Date de signature de contrat.

Sélectionner le Statut d’emploi.

Seul le statut d’emploi Actif est permis.

Sélectionner la Catégorie d’adhérent.

La Catégorie de l’adhérent correspond à la Classification des adhérents. De plus, pour un groupe, le nombre de classifications peut varier. Lorsque le groupe n’a pas de catégorie d’adhérent, l’affichage est à Tous par défaut.

Sélectionner les Critères d’admissibilité particuliers.

La valeur « Délai réduit pour conditions d'embauche » doit être utilisée comme son nom l’indique uniquement lorsque le délai d’admissibilité a été réduit pour faciliter l’embauche d’un employé.

La valeur « Conditions particulières d'admissibilité atteintes » doit être utilisée uniquement lorsque l’admissibilité n’est pas basée sur un nombre de jours fixes. Exemple : employé occasionnel devient admissible aux assurances après avoir travaillé 600 heures.

Lorsque le champ Critères d’admissibilité particuliers est différent de Non, le champ obligatoire Date d’admissibilité est affiché et doit-être rempli.



La fenêtre Personnes à charge s’affiche.

Cliquer sur le bouton Ajouter à droite de Personnes à charge.


Une nouvelle fenêtre s’affiche pour l’Identification de la personne à charge

Saisir les informations relatives à la personne à charge.

Lorsque la relation Conjoint est sélectionnée, le champ Tabagisme s’affiche et doit être précisé.

Lorsque la relation Enfant est sélectionnée, le champ Attestations d’études s’affiche et doit être précisé si l’enfant est d’âge étudiant.

Cliquer Soumettre

Lors du processus de création des personnes à charge, un message d’erreur s’affiche si la personne à charge ajoutée est déjà présente au dossier d’assurance : « La personne à charge NOM,PRÉNOM (DDN) que vous tentez d’ajouter est déjà présente dans le dossier »


La fenêtre Personnes à charge s’affiche

Valider l’ajout des personnes à charge.

Pour modifier une personne ajoutée, cliquer sur l’icône Modifier . Pour retirer une personne à

charge, cliquer sur l’icône Résilier .



La fenêtre Garanties s’affiche.

Les garanties obligatoires sont automatiquement souscrites et l’icône est affiché à droite de chacune de ces garanties. Cet icône est grisé pour indiquer que l’action est désactivée (Pas possible de résilier une garantie obligatoire).

Cliquer sur l’icône Ajouter ou sur l’icône Résilier à droite d’une garantie pour ajouter ou résilier une garantie optionnelle au contrat.

Il peut arriver que l’icône apparaisse à gauche d’une garantie. Cela signifie qu’elle contient des informations non permises. Il faut modifier la garantie en cliquant sur l’icône Modifier à droite de la garantie.

Il peut arriver que l’icône apparaisse à gauche d’une garantie basée sur le salaire et qui affiche comme info-bulle le message suivant : « Définissez et approuvez le montant de garantie pour AAAA/MM/JJ ». Ce message peut être causé par le salaire qui n’a pas été spécifié.

L’icône à gauche d’une garantie signifie que des informations sont manquantes. Il faut compléter la garantie en cliquant sur l’icône Modifier à droite de la garantie. Voir la section 7.2 Modifier une garantie pour les détails.

Cliquer sur l’icône Modifier pour compléter la clause bénéficiaire.


La fenêtre Clause bénéficiaire s’affiche.

Pour le choix Liste des bénéficiaires, voir la section 8.1 Clause bénéficiaire pour les détails.

Sélectionner la clause bénéficiaire.

Cliquer sur le bouton Soumettre.

La clause choisie sera conservée en français et en anglais (ex. : Testament / Will or Estate).



Cliquer sur le bouton Suivant.


La fenêtre Création de l’adhésion s’affiche.

Cliquer sur le bouton Créer l’adhésion.


La fenêtre Aperçu de l’adhérent s’affiche

Le message La nouvelle adhésion a été créée avec succès est affiché.

Certaines garanties nécessitent une analyse de risque par un agent pour acceptation ou refus. Si tel est le cas, un message d’information s’affiche à la fin du processus de création d’adhésion.

La garantie en attente d’analyse sera identifiée par la mention (Analyse du risque requise).

Le total du montant d’assurance sera indiqué une fois l’analyse terminée et approuvée.


2.3 Résilier un dossier d’assurance Accès : Onglet Gestion des dossiers Rechercher un adhérent Sélectionner l’adhérent

Cliquer sur le lien Résilier.


La fenêtre Résilier l’adhésion s’affiche.

Saisir la date de la résiliation.

Sélectionner la raison de la résiliation.

Cliquer sur Résilier.

Après résiliation, le dossier demeure accessible en consultation seulement. Seul votre agent pourra réactiver le dossier d’assurance en cas de besoin.

Une résiliation à la date d’effet ne peut être faite sur l’Espace administrateur. Si l’administrateur tente de procéder, un message se produira et l’informera qu’il ne peut pas effectuer la résiliation à la date de souscription de cette adhésion. Il devra communiquer avec son agent.


Une confirmation pour la résiliation s’affiche.

Cliquer Soumettre.

Cliquer sur le X pour annuler la résiliation.


La fenêtre Aperçu de l’adhérent s’affiche.

S’assurer de la présence du message Ce dossier est résilié. Aucune modification n’est permise.

Si la résiliation est à une date d’effet future, une note sera inscrite sous le titre Adhérent pour indiquer la date de résiliation planifiée (Résiliation planifiée le aaaa/mm/jj). Dans ce cas, la modification au dossier est toujours permise jusqu’à la date de résiliation planifiée.


2.4 Consulter le journal des opérations Cette fonctionnalité permet de consulter l’historique des opérations effectuées dans un dossier d’assurance. Le Journal des opérations est accessible à partir de toutes les pages du dossier de l’adhérent. Accès : Onglet Gestion des dossiersRechercher une personneSélectionner l’adhérent

Cliquer sur Journal des opérations.


La fenêtre Journal des opérations s’affiche.

Il est à noter que la section de droite ne présente aucun résultat tant que le bouton Appliquer n’aura pas été sélectionné.

Sélectionner les critères désirés.

En glissant la souris devant les icônes , un encadré affiche les informations présentées sous chacune des rubriques.

Saisir la date de début de la période recherchée.

Il est possible de cocher la case Depuis le début de l’adhésion au lieu de saisir une date.

Saisir la date de fin de la période recherchée.

Il est possible de cocher la case Opérations futures au lieu de saisir une date dans le futur.

Cliquer sur Appliquer.

Les opérations répondant aux critères sélectionnés s’affichent.

Cliquer Premier, Précédent, Suivant, Dernier ou le numéro de la page pour naviguer entre les pages.

Les opérations effectuées dans une même journée ne sont pas nécessairement affichées dans un ordre chronologique.


2.5 Consulter le détail des primes

Cette fonctionnalité permet à l’administrateur de consulter les primes appliquées sur chacune des garanties. Accès : Onglet Gestion des dossiersRechercher un adhérent Sélectionner l’adhérent

Cliquer sur le lien Détail des primes.


La fenêtre Détail des primes s’affiche.

Consulter le Détail des primes.

Les primes des garanties futures sont indiquées à titre informatif seulement. Référer à la facture pour consulter les montants exacts.


2.6 Consulter les communications

Cette fonctionnalité permet à l’administrateur de consulter les communications envoyées à l’adhérent au sujet de son assurance collective. Accès : Onglet Gestion des dossiersRechercher un adhérent Sélectionner l’adhérent

Cliquer sur le lien Consulter les communications.


La fenêtre Communications s’affiche.

Consulter une communication en cliquant sur une d’entre elles.


2.7 Imprimer ou sauvegarder la carte de services d’un adhérent Cette fonctionnalité permet à l’administrateur d’imprimer ou de sauvegarder la carte de services d’un adhérent.

Accès : Onglet Gestion des dossiersRechercher un adhérent Sélectionner l’adhérent

Cliquer sur le lien Carte de services.


La fenêtre Carte de services s’affiche.

Cliquer sur le lien Imprimer pour imprimer ou sauvegarder la carte de services.

Module

RReennsseeiiggnneemmeennttss ppeerrssoonnnneellss

Module 3 – Renseignements personnels page 43 La Capitale assurances et gestion du patrimoine

MODULE 3 - RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 3.1 Modifier les renseignements personnels Accès : Onglet Gestion des dossiers Rechercher un adhérent Sélectionner l’adhérent

Cliquer sur le lien Modifier l’adhésion.

Une nouvelle fenêtre s’affiche pour la saisie de la date d’effet.

Saisir la Date d’effet.

Cliquer sur Soumettre.

Module 3 – Renseignements personnels La Capitale assurances et gestion du patrimoine

La fenêtre Modifier l’adhésion s’affiche.

Cliquer sur l’icône Modifier de la section Adhérent.

L’option Modifier les renseignements personnels n’est pas disponible si la date d’effet inscrite est différente de la date du jour. Ces modifications doivent être faites seulement lorsqu’elles sont effectives.

Module 3 – Renseignements personnels page 45 La Capitale assurances et gestion du patrimoine

La fenêtre Modifier les renseignements personnels s’affiche.

Saisir la modification aux Renseignements personnels.

Le champ Adresse postale ne doit pas excéder 30 caractères.


Lorsqu’il y a plus d’une ville correspondant à un code postal, la fenêtre est réaffichée avec le champ obligatoire Municipalité qui doit-être précisé.

Module

DDoossssiieerr dd’’eemmppllooii

Module 4 – Dossier d’emploi page 47 La Capitale assurances et gestion du patrimoine

MODULE 4 - DOSSIER D’EMPLOI 4.1 Modifier le salaire Accès : Gestion des dossiersRechercher un adhérentSélectionner l’adhérent





Module 4 –Dossier d’emploi La Capitale assurances et gestion du patrimoine


Une nouvelle fenêtre s’affiche pour la saisie du Nouveau salaire annuel.

Cliquer sur l’icône Modifier de la section Dossier d’emploi – Salaire annuel.

Saisir le Salaire annuel.


Cliquer sur X pour annuler et quitter.

Le changement de salaires en lot n’est pas offert dans l’Espace administrateur. Toutefois, vous pouvez procéder au changement de salaires en lot en contactant votre agent.


4.2 Modifier l’employeur Accès : Onglet Gestion des dossiersRechercher un adhérentSélectionner l’adhérent







Cliquer sur l’icône Modifier de la section Dossier d’emploi - Employeur.

Il est à noter qu’il ne sera pas possible de Modifier l’employeur si la date d’effet du changement est dans le futur. L’administrateur doit demander à son agent d’effectuer le changement.


La fenêtre Changement d’employeur s’affiche.

Saisir les informations du Nouvel employeur.

En glissant la souris devant les icônes d’information un encadré affiche les informations présentées sous chacune des rubriques.

Préciser si des Modification aux garanties doivent être faites.

Si oui, préciser l’Action, la Garantie, le type de Protection ainsi que le Montant assuré si applicable.

Préciser si des Informations additionnelles concernant le changement d’employeur doivent être ajoutées.

Si oui, saisir l’information dans l’encadré.

•



Cliquer sur X pour annuler et quitter.

Faire parvenir les documents à votre agent afin qu’il puisse compléter votre demande. Ce message sera affiché dans l’aperçu de l’adhérent tant que l’agent n’aura pas complété le dossier.

Module

IInnffoorrmmaattiioonnss ccoommpplléémmeennttaaiirreess

Module 5 –Informations complémentaires La Capitale assurances et gestion du patrimoine

MODULE 5 – INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES 5.1 Modifier les informations complémentaires de l’adhérent Accès : Onglet Gestion des dossiersRechercher un adhérentSélectionner l’adhérent





Module 5 – Informations complémentaire page 55 La Capitale assurances et gestion du patrimoine


Cliquer sur l’icône Modifier de la section Informations complémentaires.

La Classification de l’adhérent correspond à la Catégorie de l’adhérent. Pour un groupe, le nombre de classifications peut varier. Lorsque le groupe n’a pas de catégorie d’adhérent, l’affichage est à Tous par défaut.

Module 5 –Informations complémentaires La Capitale assurances et gestion du patrimoine

La page Informations complémentaires s’affiche.

Changer le Statut d’emploi au besoin.

Sélectionner la Catégorie d’adhérent au besoin.

Changer le module de l’adhérent.

Les choix possibles pour le Statut d’emploi, Catégorie d’adhérent ou toutes autres classifications définies dans un groupe sont limités à ceux dont l’administrateur a accès.

Le changement de module doit respecter les règles du contrat (ex. : période de maintien ou événement de vie)


À la fenêtre Personnes à charge, le processus d’ajout de personnes à charge peut se faire à cette étape. Pour faire l’ajout de personnes à charge, suivre les étapes décrites au module 6.


À la fenêtre Garanties, le processus de modification, ajout et/ou résiliation de garantie peut se faire à cette étape. Pour faire une modification au dosssier des Garanties souscrites pour l’adhérent et sa famille, suivre les étapes décrites au module 7.


Module 5 – Informations complémentaire page 57 La Capitale assurances et gestion du patrimoine

La fenêtre Modification de l’adhésion s’affiche.

Le texte Modifié(e) est affiché en rouge à côté de la donnée qui a été modifiée.

Cliquer sur Modifier pour confirmer les modifications.

Si certaines garanties nécessitent une analyse du risque lors d’un retour au travail de l’adhérent (statut d’emploi devient actif) et qu’il était à l’un des statuts d’emploi suivants : Congé autorisé non payé, Congédiement ou suspension, Fin d'emploi entente spéciale, Grève/Lock out ou mise à pied temporaire, ce message d’information s’affiche à la fin du processus.

Module

PPeerrssoonnnneess àà cchhaarrggee

Module 6 – Personnes à charge page 59 La Capitale assurances et gestion du patrimoine

MODULE 6 - PERSONNES À CHARGE 6.1 Consulter une personne à charge Accès : Onglet Gestion des dossiersRechercher un adhérentSélectionner l’adhérent

Consulter la section des Personnes à charge.

Cliquer sur Détails pour voir plus de Détails sur la personne (Sexe, Tabagisme pour le conjoint).

Module 6 – Personnes à charge La Capitale assurances et gestion du patrimoine

La fenêtre Identification de la personne à charge s’affiche.

Cliquer sur X pour quitter cette fenêtre.

Cette fenêtre permet de savoir en plus, si la personne est un homme ou une femme et dans le cas d’un conjoint, de savoir si c’est un fumeur ou un non-fumeur.


6.2 Ajouter une personne à charge Accès : Onglet Gestion des dossiersRechercher un adhérentSélectionner l’adhérent






La fenêtre Modifier l’adhésion s’affiche

Cliquer sur l’icône Modifier de la section Personnes à charge.


La fenêtre Personnes à charges s’affiche.

Cliquer sur le bouton Ajouter à droite de Personnes à charge.


La fenêtre Personnes à charge s’affiche

Sélectionner le bouton Nouvelle personne.

Lorsqu’il y a des personnes existantes qui ont déjà été en relation avec l’adhérent, le bouton Personne Existante est disponible permettant de choisir la personne parmi une liste déroulante.

Saisir les informations relatives à la nouvelle personne à charge ou modifier les informations relatives à la personne existante sélectionnée.

Lorsque la relation Conjoint est sélectionnée, le champ Tabagisme s’affiche et doit être précisé.

Lorsque la relation Enfant est sélectionnée, le champ Attestations d’études s’affiche et doit être précisé si l’enfant est d’âge étudiant.

Cliquer Soumettre. Les validations s’effectuent, la fenêtre disparait et la fenêtre arrière redevient active.

Un message d’erreur s’affiche si la personne à charge ajoutée est déjà présente au dossier d’assurance : « La personne à charge NOM,PRÉNOM (DDN) que vous tentez d’ajouter est déjà présente dans le dossier »


À la fenêtre Garanties, le processus de modification, ajout et/ou résiliation de garantie peut se faire à cette étape. Pour faire une modification au dosssier des Garanties souscrites pour l’adhérent et sa famille, suivre les étapes décrites au module 7.



Valider l’ajout de la personne à charge.

Cliquer sur Modifier.


6.3 Modifier une personne à charge (enfant – attestation d’étude) Accès : Onglet Gestion des dossiersRechercher un adhérentSélectionner l’adhérent







Cliquer sur l’icône Modifier à droite d’une personne à charge qui est un enfant .



Modifier les informations désirées.

La Relation et la Date de naissance ne sont pas modifiables. Pour les modifier, veuillez communiquer votre agent.

Sélectionner l’attestation d’études pour confirmer le statut étudiant d’un enfant ayant l’âge étudiant.

Cliquer sur Soumettre

Les modifications faites sur une personne à charge en cliquant sur Soumettre seront immédiatement appliquées dans le système. L’annulation de la modification de l'adhésion n’annulera donc pas les modifications apportées à une personne à charge.


À la fenêtre Garanties, le processus d’ajout et/ou résiliation peut se faire à cette étape. Pour faire une modification au dosssier des Garanties souscrites pour l’adhérent et sa famille, suivre les étapes décrites au module 7.



Valider la modification.

Cliquer sur Modifier pour confirmer la modification.


6.4 Modifier une personne à charge (Conjoint(e) – Tabagisme) Accès : Onglet Gestion des dossiersRechercher un adhérentSélectionner l’adhérent







Cliquer sur l’icône Modifier à droite de la personne à charge qui est un(e) conjoint(e) .



Modifier les informations désirées.

La Relation et la Date de naissance ne sont pas modifiables. Pour les modifier, veuillez communiquer avec votre agent.


Les modifications faites sur une personne à charge en cliquant sur Soumettre seront immédiatement appliquées dans le système. L’annulation de la modification de l'adhésion n’annulera donc pas les modifications apportées à une personne à charge.




6.5 Résilier une personne à charge Accès : Onglet Gestion des dossiersRechercher un adhérentSélectionner l’adhérent






La fenêtre Personnes à charges s’affiche.

Cliquer sur l’icône Résilier à droite de la personne à résilier.

Une fenêtre de confirmation de la personne à résilier s’affiche. Cliquer sur Soumettre.

S’assurer que la personne résiliée ne fait plus partie du tableau des personnes à charge.





Valider la résiliation dans la section Personnes à charge.


Module

GGaarraannttiieess

Module 7 – Garanties page 81 La Capitale assurances et gestion du patrimoine

MODULE 7 - GARANTIES 7.1 Ajouter une garantie Accès : Onglet Gestion des dossiers Rechercher un adhérent Sélectionner l’adhérent





Module 7 – Garanties La Capitale assurances et gestion du patrimoine


Cliquer l’icône Modifier de la section Garanties souscrites pour l’adhérent et sa famille.

Pour changer la date de prise d’effet de la garantie, cliquer sur le bouton Revenir à l’aperçu.


La page Garanties s’affiche.

Cliquer sur l’icône Ajouter à droite de la garantie.

Une fois la garantie souscrite, l’icône Ajouter est remplacé par l’icône Résilier

Les garanties pour lesquelles il manque de l’information, un icône d’avertissement s’affiche à gauche de la garantie. Utiliser l’icône Modifier pour saisir les informations manquantes.



La page Modification de l’adhésion s’affiche.


Valider l’ajout de la garantie.


Certaines garanties nécessitent une analyse du risque par un agent pour approbation. Si tel est le cas, un message d’information s’affiche à la fin du processus d’ajout de garantie.

La garantie en attente d’analyse du risque sera identifiée par la mention (Analyse du risque requise). Le total du montant d’assurance sera indiqué une fois l’analyse terminée et approuvée.

Les garanties effectives à une date future seront affichées à la section Garanties souscrites pour l’adhérent et sa famille avec la date de prise d’effet.


7.2 Modifier une garantie Accès : Onglet Gestion des dossiers Rechercher un adhérent Sélectionner l’adhérent

Cliquer sur le lien Modifier l’adhésion






Cliquer sur l’icône Modifier de la section Garanties souscrites pour l’adhérent et sa famille.



Cliquer sur l’icône Modifier de la garantie.


La fenêtre Modifier une garantie s’affiche.

Changer les informations désirées.

Les informations peuvent varier d’une garantie à l’autre. Certaines n’ont aucune information spécifique alors que d’autres ont un Type de protection ou un Montant ou une ou des Classifications quelconques qui peuvent varier d’un groupe l’autre.



Suite au clique sur Suivant, il se peut que les choix appliqués dans la modification de la garantie ne soit pas permis en fonction du dossier de l’adhérent. Dans ce cas, la fenêtre est réaffichée avec l’icône à gauche de la garantie. Il faut modifier à nouveau la garantie afin de sélectionner les choix appropriés.




Pour la modification d’un montant d’assurance, il est possible qu’une analyse du risque soit requise. Si tel est le cas, un message d’information s’affiche à la fin du processus de modification de garantie.

La garantie en attente d’analyse sera identifiée par la mention (Analyse du risque requise).

Le total du montant d’assurance sera indiqué une fois l’analyse terminée et approuvée.


7.3 Résilier une garantie Accès : Onglet Gestion des dossiers Rechercher un adhérent Sélectionner l’adhérent







Cliquer sur l’icône Modifier de la section Garanties souscrites pour l’adhérent et sa famille.



Cliquer sur l’icône Résilier à droite de la garantie à résilier.

Une fois la garantie résiliée, l’icône Résilier est remplacé par l’icône Ajouter




Valider la résiliation de la garantie.


Module

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Module 8 – Clause bénéficiaire page 97 La Capitale assurances et gestion du patrimoine

MODULE 8 – CLAUSE BÉNÉFICIAIRE 8.1 Clause bénéficiaire Pour la Clause bénéficiaire, lorsque le choix Identification des bénéficiaires est sélectionné, la fenêtre suivante s’affiche.

Accès : Onglet Gestion des dossiers Rechercher un adhérent Sélectionner l’adhérent





Module 8 – Clause bénéficiaire La Capitale assurances et gestion du patrimoine


Module 8 – Clause bénéficiaire page 99 La Capitale assurances et gestion du patrimoine

Cliquer sur l’icône Modifier de la section Clause bénéficiaire.

Module 8 – Clause bénéficiaire La Capitale assurances et gestion du patrimoine

La fenêtre Modifier la clause bénéficiaire s’affiche.

Sélectionner la nouvelle clause bénéficiaire.

Lorsque le choix Liste des bénéficiaires est choisi, une section s’affiche afin de compléter la liste des bénéficiaires.

Saisir le nom et prénom du bénéficiaire, la relation du bénéficiaire avec l’adhérent et le % du montant d’assurance alloué à ce bénéficiaire

Préciser le statut du bénéficiaire révocable/irrévocable.

Cliquer sur Ajouter un bénéficiaire pour ajouter d’autres bénéficiaires.

Le total des pourcentages inscrits doit être de 100%.

Cliquer sur Soumettre

Une désignation IRRÉVOCABLE peut être modifiée seulement si le bénéficiaire âgé de 18 ans ou plus signe une renonciation à ses droits de bénéficiaire.

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Module 9 – Consultation des documents relatifs à un groupe La Capitale assurances et gestion du patrimoine

MODULE 9 - CONSULTATION DES DOCUMENTS RELATIFS À UN GROUPE Tous les documents relatifs à un groupe sont accessibles pour consultation par l’onglet Administration du groupe. Cet onglet peut être sélectionné à partir de n’importe quelle page de l’Espace administrateur.

Cliquer sur l’onglet Administration du groupe

La page Brochures s’ouvre par défaut.

Module 9 – Consultation des documents relatifs à un groupe page 103 La Capitale assurances et gestion du patrimoine

9.1 Consulter une brochure ou un formulaire Accès : Onglet Administration du groupe Brochures

Cliquer sur Brochures ou Formulaires pour sélectionner le type de document à consulter (Brochures/Feuillets ou Formulaires).

Sélectionner le document à consulter.

Le document sélectionné est affiché dans une fenêtre distincte.


9.2 Consulter un relevé de primes Accès : Onglet Administration du groupe Relevés de primes

Cliquer sur Relevés de primes.

Seuls les utilisateurs ayant un profil autorisé ont accès à la consultation des relevés de primes. Dans le cas où l’utilisateur n’a pas accès, l’option Relevés de primes n’est pas disponible.

Choisir la période des relevés de primes.

Choisir le type de relevés de primes.

Cliquer sur Rechercher.

Le résultat de recherche s’affiche. Lorsqu’il y a plusieurs relevés de primes, ils sont présentés sur plusieurs pages. Des options de navigations et d’affichages sont offertes dans le résultat de recherche afin d’atteindre un relevé de primes en particulier.

Module 9 – Consultation des documents relatifs à un groupe page 105 La Capitale assurances et gestion du patrimoine

9.3 Consulter les communications Accès : Onglet Administration du groupe CommunicationsAdministrateur


Accès : Onglet Administration du groupeCommunicationsAdhérents

Cliquer sur la communication désirée

Module

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Module 10 – Soutien administratif La Capitale assurances et gestion du patrimoine

MODULE 10 - SOUTIEN ADMINISTRATIF 10.1 Écrire au soutien administratif Cette fonctionnalité permet à l’administrateur d’envoyer un message à son agent.

Cliquer sur le lien Nous écrire.

Module 10 – Soutien administratif page 109 La Capitale assurances et gestion du patrimoine

La fenêtre Nous écrire s’affiche.

Un message de confirmation d’envoi s’affiche.

Rédiger un message dans la zone de texte.

Cliquer sur le bouton Envoyer.

Module 10 – Soutien administratif La Capitale assurances et gestion du patrimoine

10.2 Consulter le guide administratif Cette fonctionnalité permet à l’administrateur de consulter le guide administratif pour faciliter le travail d’administration du régime d’assurance. Dans la section Besoin d’aide? (section affichée en tout temps)

Cliquer sur le lien Guide administratif.

Module 10 – Soutien administratif page 111 La Capitale assurances et gestion du patrimoine

Le guide s’affiche dans une nouvelle fenêtre.

Cliquer sur le dans le coin supérieur droit pour fermer la fenêtre.

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