guide d’utilisateur€¦ · table des matières ... si vous rentrez des problèmes ou si vous...

Guide utilisateur - Outlook 2010 01.12.2014

JTo

Guide d’utilisateur

Outlook 2010


JTo

Table des matières Assistance ................................................................................................................................................ 3

Pour avoir la suite Office 2010 en français .............................................................................................. 4

Raccourci clavier pour Outlook ............................................................................................................... 5

Création de ma signature ........................................................................................................................ 6

Gestionnaire d’absence ........................................................................................................................... 7

Tout savoir sur l’envoi de mail ................................................................................................................ 8

Choisir le destinataire .......................................................................................................................... 8

Joindre un fichier ................................................................................................................................. 9

Activer la copie cachée ........................................................................................................................ 9

Accusé de réception / Accusé de lecture ............................................................................................ 9

Différer l’envoi du mail ...................................................................................................................... 10

Tout savoir sur le calendrier .................................................................................................................. 11

Le menu général ................................................................................................................................ 11

Création d’une réunion/d’un rendez-vous ........................................................................................ 12

Explication du menu « Réunion »/ « Rendez-vous » ......................................................................... 13

Comment partager mon calendrier et gérer les droits de celui-ci .................................................... 14

Tout savoir sur les archivages................................................................................................................ 15

Créer un dossier d’archive ................................................................................................................. 15

Ajouter une archive existante ........................................................................................................... 16

Configurer un archivage automatique .............................................................................................. 17

Tout savoir sur le Webmail OWA .......................................................................................................... 18

Se connecter ...................................................................................................................................... 18

Définir le gestionnaire d’absence ...................................................................................................... 19

Gérer son filtre anti-spam ..................................................................................................................... 20


JTo

Assistance Si vous rentrez des problèmes ou si vous avez des questions, n’hésitez à contacter l’une des

personnes ci-dessous :

mailto:[email protected]




JTo

Pour avoir la suite Office 2010 en français Dans le « Menu démarrer », « Microsoft Office », « Outils Microsoft Office 2010 », cliquer sur

« Préférences de langue de Microsoft »

Choisir la langue d’affichage « Français » par défaut.


JTo

Raccourcis clavier pour Outlook Basculer vers le Courrier Ctrl+1

Basculer vers le Calendrier Ctrl+2

Basculer vers les Contacts Ctrl+3

Basculer vers les Tâches Ctrl+4

Basculer vers les Notes Ctrl+5

Rechercher un message ou un autre élément Ctrl+E

Ouvrir un nouveau mail Ctrl+N

Étendre la recherche afin d'inclure tous les éléments Courrier, Calendrier, Contacts, en fonction du module dans lequel vous vous trouvez

Ctrl+Alt+A

Rechercher du texte dans un élément ouvert F4

Supprimer un message Ctrl+D

Créer un rendez-vous Ctrl+Maj+A

Créer un contact Ctrl+Maj+C

Vérifier l'orthographe F7

Envoyer/Recevoir F9

Passer dans la boîte de réception Ctrl+Maj+I

Transférer Ctrl+F

Répondre à un message Ctrl+R

Passer dans la boîte d'envoi Ctrl+Maj+O

Répondre par une demande de réunion Ctrl+Alt+R

Vérifier l'arrivée de nouveaux courriers Ctrl+M

Marquer comme lu Ctrl+Q

Marquer comme non lu Ctrl+U

Supprimer et ignorer une conversation Ctrl+Maj+D

Ouvrir le carnet d'adresses Ctrl+Maj+B

Envoyer Ctrl+Entrée

Faire suivre en tant que pièce jointe Ctrl+Alt+F

Afficher 6 jours dans le calendrier Alt+6

Basculer vers le Courrier Ctrl+1

Recherche d’un contact selon une sélection donnée Ctrl+K


JTo

Création de ma signature 1. Pour créer ou récupérer votre signature sur Outlook, ouvrir un nouveau mail.

2. Dans le menu « Message », aller dans « Signature », « Signatures… »

3. Cliquer sur « Nouveau », saisir un nom pour votre signature, puis cliquer sur « OK ».

4. Définir dans quel cas la signature doit être utilisée. Dans le cas ci-dessous, la signature est

utilisée pour les nouveaux messages, les réponses et les transferts de mails.

5. Il ne reste plus qu’à écrire votre signature. Vous pouvez aussi copier votre ancienne signature

de Thunderbird dans le champ correspondant.


JTo

Gestionnaire d’absence 1. Aller dans « Fichier », vérifier que vous utilisiez le bon compte et cliquer sur « Réponses

automatiques »

2. Sélectionner « Envoyer des réponses automatiques » et cocher « Envoyer uniquement

pendant ce laps de temps ». Entrer les dates auxquelles vous souhaitez avoir un mail

d’absences

3. Avec Exchange, il est possible de créer un message automatique distinct pour les personnes

internes et externes à l’entreprise.


JTo

Tout savoir sur l’envoi de mail Pour écrire un mail, cliquer sur « Nouveau message électronique » (Raccourci clavier Ctrl+N)

Choisir le destinataire Outlook va chercher dans le carnet d’adresse : tous les contacts UNIL, les listes de distribution ou

alors tous simplement dans vos contacts.

Pour retrouver un contact, cliquer sur « À… » ou alors « Cc… ». Ensuite, sélectionner s’il s’agit d’un

contact se trouvant dans vos contacts personnels ou encore dans l’annuaire UNIL

Il est aussi possible de trouver un contact en tapant directement les initiales de la personne et en

validant par un raccourci clavier (Ctrl+K ).

Cliquer ensuite sur « Vérifier les noms » (Raccourci clavier Ctrl+K)


JTo

Joindre un fichier Pour joindre un fichier vous pouvez glisser le fichier dans la fenêtre du mail ou alors cliquer « Joindre

un fichier ». Vous pouvez aussi joindre des mails, des événements calendrier ou des contacts en

cliquant sur « Joindre un élément ».

Activer la copie cachée Aller dans « Options » et cliquer sur « Cci »

Accusé de réception / Accusé de lecture Aller dans « Options » et cocher les cases qui vous intéressent.


JTo

Différer l’envoi du mail Aller dans « Options » et cliquer sur « Différer la livraison ». Dans cette fenêtre, vous pouvez choisir

l’importance du mail, demander un accusé de lecture, réception et définir la date d’envoi.


JTo

Tout savoir sur le calendrier

Le menu général

Menu « Nouveau » : Vous permet de créer un nouveau rendez-vous (sans invitation à d’autre personne) ou alors une nouvelle réunion (avec mail

d’invitation aux attenants à la réunion.

Menu « Atteindre » : Vous permet d’afficher le calendrier du jour ou pour les sept prochains jours.

Menu « Organiser » : Vous permet d’afficher votre calendrier selon votre souhait (jour, semaine de travail, semaine, mois et affichage planification).

Menu « Gérer les calendriers » : Vous permet de créer un nouveau calendrier, d’ouvrir un calendrier partagé. Permet aussi la connexion à des calendriers

Internet communs.

Menu « Partager » : Vous permet d’envoyer votre calendrier par mail, de le partager avec quelqu’un et de gérer les autorisations d’accès à votre calendrier.


JTo

Création d’une réunion/d’un rendez-vous La différence entre un rendez-vous et une réunion est que dans le premier cas, aucune invitation ne

sera envoyée au participant tandis que pour une réunion, un mail sera envoyé à chaque participant.

Un rendez-vous peut être transformé en réunion à tout moment et vice-versa.

Pour créer une nouvelle réunion, aller dans « Accueil », « Nouveaux éléments » et cliquer sur

« Réunion ».

Compléter la réunion avec les personnes devant participer, l’heure et la date de début et de fin.


JTo

Explication du menu « Réunion »/ « Rendez-vous »

Menu « Action » : Le menu action permet de retourner sur le clavier, de transférer la réunion ou de l’importer dans OneNote. Permet aussi la suppression

du rendez-vous.

Menu « Afficher » : Vous permet de basculer entre la vue du rendez-vous (corps du message) et la vue planification qui permet l’affichage de tous les

calendriers des participants.

Menu « Participants » : Vous permet d’annuler l’invitation, d’accéder au carnet d’adresse et de paramétrer les options de réponses comme la réponse à une

invitation et la proposition d’un nouvel horaire.

Menu « Options » : Permet d’afficher quelle type de rendez-vous il s’agit (occupé, absent du bureau, provisoire et disponible). Permet de configurer un

rappel de la réunion ainsi que sa périodicité.

Menu « Indicateurs » : Permet la classification des réunions, si il s’agit d’un événement privé (cache les informations de cet évènement aux autres). De plus,

vous pouvez définir l’importance de ce rendez-vous.


JTo

Comment partager mon calendrier et gérer les droits de celui-ci 1. Dans le menu « Accueil », dans la partie calendrier, cliquer sur « Partager le calendrier ».

2. Si vous souhaitez partager votre calendrier mutuellement, cocher « Demander l’autorisation

d’afficher le Calendrier du destinataire ». Vous pouvez aussi gérer les détails d’affichage (si

vous souhaitez juste afficher votre disponibilité, l’objet ou tout afficher).

Pour gérer les droits d’affichage

1. Dans le menu « Accueil », dans la partie calendrier, cliquer sur « Autorisations du

calendrier ».

2. Vous permet de gérer les droits, il faut avoir au préalable partagé son calendrier. Ensuite

vous pouvez gérer le niveau d’autorisation


JTo

Tout savoir sur les archivages

Créer un dossier d’archive L’utilité d’avoir un ou des dossiers d’archives est un gain de temps lors de recherche de mail ainsi que

de gagner de la place dans la boîte de messagerie (qui est limitée à 5Go)

1. Aller dans « Fichier », « Paramètres du compte », « Paramètres du compte… »

2. Dans l’onglet « Fichiers de données », cliquer sur « Ajouter… »

3. Donner un nom à votre archive et cliquer « Ok »

4. Votre archive va apparaitre en bas de la page de l’onglet courrier


JTo

Ajouter une archive existante 1. Aller dans « Fichier », « Ouvrir », « Ouvrir le fichier de données Outlook »

2. Aller chercher votre archive (là où elle est sur votre disque dur). Cliquer sur « Ouvrir »


JTo

Configurer un archivage automatique Il peut être lourd de devoir archiver les mails soi-même. Outlook permet de faire un archivage

automatique se basant sur l’âge de votre mail. Il le fait même très bien. En effet, si le mail archivé se

trouve dans un sous dossier, l’arborescence de celui-ci sera recréée dans l’archive.

1. Pour activer l’archivage automatique, aller dans « Fichier », « Nettoyer la boîte aux lettres »,

« Archiver »

2. Définir l’ancienneté des mails à archiver (plus vieux que 01.09.2014 par exemple)

3.


JTo

Tout savoir sur le Webmail OWA

Se connecter Avec la migration, le Webmail change aussi et donc le site change aussi.

Nouveau site : https://owa.unil.ch/owa/

Note : La coche sur « Ordinateur privé » sert à définir la durée d’inactivité avant déconnexion. Elle

sera plus longue si coché, conseillé que si vous êtes l’unique utilisateur du l’ordinateur.

https://owa.unil.ch/owa/


JTo

Définir le gestionnaire d’absence Il est aussi possible de définir une réponse automatique depuis OWA.

1. En haut à droite, cliquer sur l’écrou des paramètres puis sur « Set automatic replies ».

2. Sélectionner « Send automatic replies ». Vous pouvez gérer la période à laquelle la réponse

automatique se fera ainsi que si vous souhaiter avoir un mail différent pour les personnes

internes et externes.


JTo

Gérer son filtre anti-spam 1. Aller sur la page https://mailc.unil.ch/login.php

2. Se Connecter avec le login suivant : [email protected]

3. Dans « Configuration », cliquer sur « Mode de filtrage ». Dans cette page, vous pouvez choisir

que faire avec un mail indésirable ainsi que la périodicité d’envoi de rapports sur la mise en

quarantaine de vos mails.

https://mailc.unil.ch/login.php



guide d’utilisateur€¦ · table des matières ... si vous rentrez des problèmes ou si vous...

Documents