Règles administratives, légales et financières

Géraud Guilloud

Comment rédiger un bon projet de R&D européen ?

22/06/2016

2

Pourquoi ?

Première réunion de consortium

On parle la même langue,

mais pas le même langage…

Se connaitre -

Valider l’adhésion des

partenaires au projet

Eviter les erreurs et

incompréhensions

22/06/2016

3

Quand?

Au plus tard 2-3 mois avant la deadline

Qui?

Ensemble des partenaires

Première réunion de consortium

22/06/2016

4

Ordre du jour Introduction

• Consolidation de l’idée de projet

• Point légal et financier

• Préparer la rédaction

Première réunion de consortium

22/06/2016

5

> Fixer des objectifs Communs - Pourquoi faire ?

Consolidation de l’idée de projet

Universités–Hautes écoles Entreprises Publications Chiffre d’affaires

Avancer dans la même direction

Chaque bénéficiaire doit ressortir gagnant

22/06/2016

6

Consolidation de l’idée de projet

Appel à projet Consortium +

Idée de projet

« Accord de consortium »

- Gouvernance

- Distribution du financement entre les

participants

- Conditions de diffusion, d’exploitation et

d’accès aux résultats et connaissances

propres des participants

- Conditions de résolution des conflits internes

potentiels

- Responsabilité, indemnisation, confidentialité

Définir les bases du Consortium

agreement

Se mettre d’accord sur

l’exploitation des

résultats

22/06/2016

7

> Fixer des objectifs Communs - Comment faire ?

Consolidation de l’idée de projet

Objectifs

Work packages

Tâches

Resultats

Impacts

Vision Ce que le projet apporte

Mesurables

Organisation, risques ressources, délais

Pendant le projet

Après le projet

Work programme

22/06/2016

- 8 - 8

Répartir les Rôles– Qui fait quoi, quand et avec qui ?

--> Découper le projet en Work Packages (WP)

Consolidation de l’idée de projet

22/06/2016

- 9 - 9

Structuration du projet et répartition des rôles

9

2 M3

After having identified the user’s requirements, the objective of this WP is to define the

overall architecture of three test-beds …

Specifications

1 2 3 4 5 6 7 LTU ONER TUB NIR DLT IRS JJ

6 9 4 5 2 3 1

Task 2.1: Components functional specifications (Leader : ONER, Partners : TUB, IRS)

….

Task 2.2. …

D2.1. End-user requirements

…

Pers/months

Objectifs

Tâches : qui

fait quoi

Délivrables

Consolidation de l’idée de projet

Répartir les Rôles– Qui fait quoi ?

22/06/2016

10

Consolidation de l’idée de projet

Appel à projet Consortium +

Idée de projet

Contenu du draft:

- Call – topic – type d’action

- Objectifs communs

- Work packages – tâches - livrables

- Responsabilités des partenaires

- Budget maximal / partenaire

« 1er draft» validé et consolidé

en fin de réunion

Draft~4-5 pages

22/06/2016

11

A la fin

En Résumé:

• Draft validé et consolidé

• MOU signé par tous

• Données administratives de chaque partenaire

• Rétro-planning & organisation interne

22/06/2016

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Ordre du jour Introduction

• Consolidation de l’idée de projet

• Point légal et financier

• Préparer la rédaction

Première réunion de consortium

22/06/2016

- 13 - 13

Rappel des Données Administratives:

Désigner un responsable pour la collecte et vérification des données administratives

Données à rassembler par chacun des partenaires:

• PIC: Participant Identification Code (9 chiffres)

• Personne de contact sur le projet

• LEAR: Legal Entity Appointed Representative

• Statut PME, Grande entreprise, université etc.

• Financial Check

Point légal et financier

22/06/2016

Legal base

EC Regulation 966/2012

H2020 legal framework

GA

GA A3 (Accession

Forms)

GA A1/A2 DoA/Budget

CA

14/8

Annotated Model

Grant Agreement

(AGA – 656 pages)

Memorandum of

understanding

22/06/2016

- 15 -

Estimation

budget

Proposition

budget

Coordinateur

Participant

Compromis

A l’aide

du

workplan

Budget

recomandé

Lien WP

Leaders

Budget/

WP

Budget/

poste

budgétaire

Consolidation de l’idée de projet

Répartir le budget

22/06/2016

Légal et financier

- 16 -

80 k€ 20 k€ 25 %

100 k€ + 25 k€ = 125 k€ * 70% = 87,5 k€

Règles financières -Taux de Financements Horizon 2020

* 100% = 125 k€

Exception : non profit organisation à 100%

22/06/2016

Horizon-2020

Instruments

RIA

(Research & Innovation Action)

IA

(Innovation Action)

CSA

(Coordination & Support Action)

SME-Ins (Phase-2)

FTI

(Fast Track to Innovation)

- 17 -

100%

70%

100%

70%

70%

100%

22/06/2016

18/8

Man Month Rate Hourly Rate

Budgeting vs Costs

22/06/2016

Frais personnel

Calculer un Man Month – example projet de 3 ans

- 19 -

X 1,05 X 1,05

X 1,05

X

22/06/2016

Third Parties

- 20 - 22/06/2016

Data Management Plan Kezaco?

- 21 -

Create

Store

Use

Share

Archive

Destroy

22/06/2016

Dans Horizon 2020

- 22 - 22/06/2016

Open Research Data Pilot

- 23 -

Project 1

Project 2

Project 3

Project n

Project x

e-Infrastructure

FET

LEIT

ICT

e-Infra SC5

SC3 –

SCC SC6

SWAFS ?

22/06/2016

Concrètement dans ma proposition 2

- 24 -

Nouveautés H2020

Section 2 : Impact 2.1 Expected Impacts

Contribution to

expected impact listed in the Topic

other EU wide impact (societal, CO2, …)

… improving sectorial innovation capacity

… existing barriers/ obstacles

2.2. Measures to maximise impact

Dissemination and exploitation of results

draft ‘plan for the dissemination and exploitation of

results’ (Innovation actions ≈ business plan)

Management of research data

Strategy for knowledge management and protection

Communication activities 22/06/2016

Quand ne pas y aller ?

- 25 - 22/06/2016

Obligation d’exploitation IPR

- 26 -

Obligation to exploit the results (no patent trolling)

The article 30.3 is activated in your GA

The Commission may — up to four years after the period set out in Article 3 — object to a transfer of ownership or the exclusive licensing of results, if:

(a) it is to a third party established in a non-EU country not associated with Horizon 2020 and

(b) the Commission considers that the transfer or licence is not in line with EU interests regarding competitiveness or is inconsistent with ethical principles or security considerations.

A beneficiary that intends to transfer ownership or grant an exclusive licence must formally notify the Commission before the intended transfer or licensing takes place […]

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Ordre du jour Introduction

• Consolidation de l’idée de projet

• Point légal et financier

• Préparer la rédaction

Première réunion de consortium

22/06/2016

Part A : Administrative

Part B : Corps du projet

Part B : Annexes – descriptif partenaires

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Dossier: contenu

Préparer la rédaction

online

template

template

22/06/2016

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Structure de la partie B (corps du projet)

Préparer la rédaction

Section 1 : Excellence

Section 2 : Impact

Section 3 : Implementation

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