gestion des habitants
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Gestion des habitants
Formation –2012
Table des matières
1. Base légale
2. Notion d’événement
3. Types d’individus
4. Données d’un habitant
Famille
Adresses
Ménage
5. Annulation des événements
6. Diffusion des avis de mutation
7. Courriers individuelles
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1. Base légale
Suisse
Loi fédérale du 23 juin 2006 sur l’harmonisation des
registres des habitants et d’autres registres officiels de
personnes (Loi sur l’harmonisation de registres, LHR)
Ordonnance sur l’harmonisation de registres (OHR)
Canton de Vaud
Loi d'application de la loi fédérale sur l'harmonisation des
registres du 2 février 2010
Loi sur le contrôle des habitants (LCH) du 2 février 2010
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1. Base légale Art. 3 (LHR) Définitions
Au sens de la présente loi, on entend par:
a. registre des habitants: registre, tenu de manière informatisée ou manuelle par le canton ou la
commune, dans lequel sont inscrites toutes les personnes qui y sont établies ou en séjour;
b. commune d’établissement: commune dans laquelle une personne réside, de façon reconnaissable
pour des tiers, avec l’intention d’y vivre durablement et d’y avoir le centre de ses intérêts
personnels; une personne est réputée établie dans la commune où elle a déposé le document
requis; elle ne peut avoir qu’une commune d’établissement;
c. commune de séjour: commune dans laquelle une personne réside dans un but particulier sans
intention d’y vivre durablement, mais pour une durée d’au moins trois mois consécutifs ou
répartis sur une même année, notamment la commune dans laquelle une personne séjourne pour
y fréquenter les écoles ou est placée dans un établissement d’éducation, un hospice, un hôpital ou
une maison de détention;
d. ménage: entité constituée de toutes les personnes qui habitent dans le même logement;
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1. Base légale
Art. 2a Droit applicable (LCH, vd)
Le registre communal des habitants contient l’ensemble des
caractères prévus par la législation fédérale relative à
l’harmonisation des registres ainsi que par la présente loi.
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1. Base légale Registres des habitants, Art. 6 (LHR) Contenu minimal
Les registres des habitants contiennent au minimum, pour chaque personne établie ou en séjour, les
données relatives aux identificateurs et aux caractères suivants:
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a. numéro d’assuré au sens de l’art. 50c de la loi fédérale
du 20 décembre 1946 sur l’assurance-vieillesse et
survivants (LAVS)6;
b. numéro attribué par l’office à la commune et nom
officiel de la commune;
c. identificateur de bâtiment selon le Registre fédéral des
bâtiments et des logements (RegBL) de l’office;
d. identificateur de logement selon le RegBL, ménage
dont la personne est membre et catégorie de ménage;
e. nom officiel de la personne et autres noms enregistrés
à l’état civil;
f. totalité des prénoms cités dans l’ordre exact;
g. adresse et adresse postale, y compris le numéro postal
d’acheminement et le lieu;
h. date de naissance et lieu de naissance;
i. lieux d’origine, si la personne est de nationalité suisse;
j. sexe;
k. état civil;
l. appartenance à une communauté religieuse reconnue
de droit public ou reconnue d’une autre manière par le
canton;
m. nationalité;
n. type d’autorisation, si la personne est de nationalité
étrangère;
o. établissement ou séjour dans la commune;
p. commune d’établissement ou commune de séjour;
q. en cas d’arrivée: date, commune ou Etat de
provenance;
r. en cas de départ: date, commune ou Etat de
destination;
s. en cas de déménagement dans la commune: date;
t. droit de vote et éligibilité aux niveaux fédéral, cantonal
et communal;
u. date de décès.
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1. Base légale
Art. 9 (LHR) Service compétent
Les cantons désignent un service chargé de coordonner et
d’appliquer les mesures d’harmonisation et de procéder aux
contrôles de qualité s’y rapportant.
Loi d’appl. - Registres
Art. 2 Registre communal des habitants
1 Chaque commune tient un registre communal des habitants.
2 Le contenu et la gestion de ce registre sont déterminés par la
loi sur le contrôle des habitants (LCH) et son règlement
d'application.
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2. Notion d’évènement « Les organismes de contrôle des habitants sont légalement chargés de tenir les
registres d’habitants et de signaler aux organismes d’administration les
données modifiées et enregistrées concernant l’état civil.» tiré de la norme e-CH20.
Les modifications de données du contrôle des habitants sont signalées au
moyen d’évènements ;
Certains motifs d’annonce entraînent une annonce vers des systèmes tiers ;
Des événements qui n’entraînent pas de modification des données du
contrôle des habitants peuvent toutefois être éventuellement des
déclencheurs d’annonces (majorité, pompier, obligation d’étude
préélémentaire, etc.).
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2. Notion d’évènement
On peut distinguer
Annonces d’événement
Annonces d’annulation
Annonces de correction
Annonces de modification de données
Annonces de synchronisation des données
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2. Notion d’évènement (suite)
Certaines données sont légalement considérées comme
«sensible» et doivent faire l’objet d’une protection toute
particulière, (par ex. religion) ;
l’enregistrement et la transmission de motifs d’annonce et des
données correspondantes doivent uniquement se faire en raison
et dans le cadre des bases légales existantes, et observer
les spécifications légales sur la protection des données.
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2. Déclenchement des évènements
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3. Type d’individus
Personnes physiques (Habitants)
Personnes physiques (Externes)
Personnes morales
Notion de «Personnes»
Personnes physiques (habitants établis dans la commune,
partis ou décédés ou personnes externes à la commune)
Personnes morales (entreprises, associations, sociétés, etc.)
Caractéristiques : un numéro, un nom, une date de
naissance, une numéro de contribuable, etc.
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3.1 Personnes morales
Art. 52 CS 1 Les sociétés organisées corporativement, de même que les
établissements ayant un but spécial et une existence propre,
acquièrent la personnalité en se faisant inscrire au registre du
commerce. 2 Sont dispensés de cette formalité les corporations et les
établissements de droit public, les associations qui n’ont pas un
but économique, les fondations ecclésiastiques et les fondations
de famille. 3 Les sociétés et les établissements qui ont un but illicite ou
contraire aux moeurs ne peuvent acquérir la personnalité.
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3.1 Personnes morales
Associations
Art. 60 CS 1 Les associations politiques, religieuses, scientifiques,
artistiques, de bienfaisance, de récréation ou autres qui n’ont
pas un but économique acquièrent la personnalité dès qu’elles
expriment dans leurs statuts la volonté d’être organisées
corporativement. 2 Les statuts sont rédigés par écrit et contiennent les
dispositions nécessaires sur le but, les ressources et
l’organisation de l’association.
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3.1 Personnes morales
Fondations
Art. 80 CS
La fondation a pour objet l’affectation de biens en faveur d’un
but spécial.
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3.1 Personnes morales
Création
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3.2 Personnes externes
Amandes d’ordre
Commerce dans la commune
Conversion type individu
Location
Propriétaire bâtiment
Propriétaire appartement
Propriétaire terrain
Sous-tutelle
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Motifs d’inscription
Champ libre
3.2 Personnes externes
Création
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3.3 Habitant
Art. 1 LCH (VD) – Personnes résidant plus de trois mois
sur le territoire communal
Motifs d’inscription (Via l’évènement ‘arrivée’)
Habitant (relation d’annonce)
Domicile principal
Domicile secondaire
Domicile principal à l’étranger
Autre
Frontalier
Suisses de l’étranger
Etc.
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3.3 Habitant
Exercice: saisir votre propre arrivée
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3.3 Données obligatoires (arrivée)
Habitant (confession)
Origine, nationalités (au moins une origine principale)
Adresse (une adresse actuelle de type «principal» ET une
adresse terminée de type «provenance»)
Ménage (attribution ou création d’un ménage)
Etat civil (pays)
Inscription (pays provenance)
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4. Les données d’un habitant Exemple d’une saisie à partir de l’évènement arrivée
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4.1 Notion de famille et de liens
Une famille correspond à une personne majeur, son conjoint
et ses enfants mineurs.
A la majorité, un enfant crée une nouvelle famille
Ce champs se met à jour automatiquement lors
d’évènements appropriés (arrivée d’un conjoint, d’un enfant
naissance, etc.). Idem pour les liens (mariage, divorce, etc.).
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4.2 Notion d’adresse
Chaque adresse comporte:
Un type (principale,
facturation, expédition,
succession, etc.)
Une date de début
Eventuellement
Une date de fin et un
motif de fin
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L’adresse se défini en cliquant sur
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4.2 Notion d’adresse Saisie de l’adresse
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4.2 Notion d’adresse
Un habitant peut avoir simultanément plusieurs
adresses valides (actuelles). Par exemple, un
étudiant peut avoir: Une adresse principal (sa colocation)
Une adresse de facturation (chez ses parents)
Une adresse d’expédition (à son université, en Allemagne, où il effectue un semestre
Erasmus)
Toutes ces adresses sont valides et doivent être
utilisées en fonction du courrier à envoyer.
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4.2 Notion d’adresse
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Notion de rapatriement des adresses pour
discriminer l’adresse adéquate, selon le type de
courrier.
Un rapatriement d’adresses est un ensemble de paramètres
permettant de rechercher, parmi différentes adresses
actuelles d’une personne, l’adresse à mettre à disposition
d’une application externe.
4.2 Notion d’adresse
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Rapatriement des adresses
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4.3 Notion de ménage Nouveau ménage ou cohabitation?
Si cohabitation: cliquer sur «changement de ménage» pour retrouver
un ménage existant et y inclure le nouvel habitant.
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4.3 Notion de ménage Recherche d’un ménage existant:
Sélection
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4.3 Notion de ménage Implantation automatique des données du ménage (y compris
n°EWID/EGID si existant)
Attention: 1 seul répondant par ménage!
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4.3 Catégorie de ménages
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4.3 Catégorie de ménages Ménages collectifs
Homes pour personnes âgées et établissement médicaux sociaux
Foyers et maisons d’éducation pour enfants et adolescents
Internats et foyers d’étudiants
Établissements pour handicapés
Hôpitaux et établissement de soins
Établissement d’exécution des peines et mesures
Centre d’hébergement de requérants d’asile
Monastère et établissements d’hébergement de congrégations religieuses
Ménages administratifs
Ménage fictif, unique pour chaque commune, rassemblant les personnes sans domicile fixe et les
personnes déclarées dans la commune mais qui n’y habitent pas (par exemple Suisse de
l’étranger)
Ménages privés
Personnes ne vivant ni dans un ménage collectif, ni dans un ménage administratif
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4.3 Catégorie de ménages
Critères pour le ménage collectif:
Le ménage dispose-t-il d’une cuisine ou d’un coin cuisine,
d’une entrée, d’une salle de bain, etc. qui lui sont propre? Si
plutôt non ménage collectif
Le ménage ou ses occupants sont-ils administrés ou encadrés de
manière professionnel? si oui ménage collectif
Les occupants ont-ils décidé de séjourner de leur plein gré dans
ce ménage? si non ménage collectif
Les occupants mènent-ils leur vie de manière autonome? si non
ménage collectif
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4.3 Catégorie de ménages
Ménages non-collectifs (donc privés)
Hôtel
Pensions
Camping
Baraque d’ouvrier
Caserne
Foyers de travailleurs
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4.4 Numéro AVS et ACI
Les communes doivent impérativement charger dans leur
application de contrôle des habitants les numéros de
contribuable et les numéros AVS (NAVS13), régulièrement
communiqués par le canton
Voir cours sur le registre fiscal
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5. Corrections et annulations
Les corrections consistent à modifier une données erronées
suite à une mauvaise saisie
Les annulations d’évènements consistent à annuler les
changements induit par un évènement qui n’a pas eu lieu.
La gestion des personnes multiples permet de gérer les
éventuels problèmes de doublon ou le passage d’un individu
d’une personne externe à une personne morale
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5.1 Correction d’un habitant
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Fonction «mise à jour» de l’habitant
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5.2 Annulation d’un évènement
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5.3 Personnes multiples
Recherche d’individus isolés
Génération d’une liste de personnes qui ne sont
référencées dans aucune application ou module
externe.
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5.3 Personnes multiples
Comparaison des individus
Génération d’un fichier texte permettant d’identifier
les personnes avec un nom, un prénom et/ou une
date de naissance identiques.
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5.3 Personnes multiples (correction)
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5.3 Personnes multiples (substitution) Consiste à remplacer une personne par une autre dans toutes les
applications externes, puis à supprimer dans la base de données la
personne remplacée.
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5.3 Personnes multiples ( conversion) Consiste à changer une personne de catégorie (personne
morale/personne externe). Les données de la personne sont
automatiquement adaptées à sa nouvelle catégorie (adresses
notamment).
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5.3 Personnes multiples (transfert) Consiste à remplacer une personne par une autre dans certaines
applications externes. Il n’y a pas de suppression de données dans
ce cas.
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5.3 Personnes multiples (supprimer) Consiste à supprimer une personne de la base de données.
Lorsque la personne à supprimer est présente dans l’une ou
l’autres des applications externes, sa suppression n’est pas
autorisée.
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5.3 Personnes multiples (prévention)
A l’inscription d’un habitant, les personne externes ayant
une même nom, sexe et date de naissance que l’habitant à
inscrire sont présentées :
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A l’inscription d’un habitant, les habitants avec un nom et
prénom identique à inscrire sont présentés aussi :
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5.3 Personnes multiples (prévention)
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6. Diffusion des avis de mutation
Lorsqu’un évènement est saisit, les différents avis
qui lui sont associés doivent automatiquement
pouvoir être diffusés.
Deux étapes distincte
Préparation
Diffusion
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6.1 Préparation
Sélection d’une période
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Sélection selon
Le destinataire
Le type d’évènement
L’habitant
La diffusion de l’avis
6.1 Préparation (suite)
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6.2 Diffusion
Validation de tous les avis ou seulement d’une
sélection restreinte.
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6.2 Diffusion (suite)
Validation de tous les avis ou seulement d’une
sélection restreinte.
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6.2 Avis de mutation final
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A envoyer à qui de droit
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6.3 Transfert au canton
Loi d’application (VD) de la loi fédérale sur l’harmonisation
des registres, Art. 4: « L’échange de données lors des arrivées,
départs et autres mutations ainsi que la communication au registre
cantonal des personnes se font en principe immédiatement, mais au
minimum tous les 15 jours. »
Entre le 20 et le 25 de chaque mois: un fichier au format
eCH-0099 doit être déposé sur la plate-forme sécurisée.
Ces transferts sont détaillés dans le cours sur le
registre fiscal
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7. Courriers individuels
Sélectionner
un individu
un modèle WORD
Un type de
rapatriement
d’adresse
Cliquer sur
«Editer»
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7. Courriers individuels (suite)
Intégration de l’adresse dans WORD
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7. Courriers individuels (suite) Pour créer un modèle de courrier
Ouvrir, depuis WORD, le fichier de
référence (modèle .dot);
Puis copier-coller les codes de l’en-
tête dans un autre modèle.
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Merci de votre attention!
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