fondation canadienne pour linnovation des outils stratégiques pour léconomie du savoir

Fondation canadienne pour l’innovation

“Des outils stratégiques pour l’économie du savoir”

Séance d’information sur les rapports financiers 2

Ordre du jourSéance d’information sur les rapports

financiers

Finalisation de la contribution de la FCI Information générale sur les rapports financiers Accéder et modifier le rapport Comment compléter un rapport Rapports finaux – Exigences additionnelles Impression et soumission du rapport Autres sujets (dossiers à conserver et vérification des

contributions) Exemples de rapports financiers pour un projet en cours et

un projet complété Période de questions


Finalisation de la contribution de la FCI

Documents à fournir à la FCI: Liste détaillée

Résumé des contributions confirmées

Confirmation des conditions de la subvention

Entente de financement Confirme le montant maximum de la contribution de la FCI, le

total des dépenses admissibles selon la Liste détaillée et la part approuvée de la FCI des dépenses admissibles

Calendrier des déboursés

Signature du Président ou personne désignée et de l’Administrateur des comptes est requise


Information générale

Exigences pour la soumission de rapports :

Le 15 juin de chaque année pour la période précédente allant du 1er avril au 31 mars (résultats cumulatifs)

On doit soumettre un rapport si on a reçu des fonds en date du 31 mars

On doit soumettre un rapport chaque année jusqu’à la fin du projet

On doit soumettre un rapport final et une demande de dernier versement dans les six mois suivant la fin du projet



Information que l’on doit inclure dans le rapport :

Dépenses réelles et projections sur les mouvements de trésorerie (pour les projets en cours)

Contributions et coûts admissibles prévus au titre de l’entente de financement

Contributions et coûts admissibles révisés à la date du rapport

Explication des écarts importants entre les prévisions originales du projet et le plan actuel ou prévu

Sources de financement (réelles et prévues)



La FCI utilise les rapports financiers pour déterminer:

Si le projet se déroule comme prévu Si les mouvements de trésorerie prévus pour les versements

futurs des projets pluriannuels sont adéquats Si la contribution de la FCI ne dépassera pas la part des coûts

admissibles que la FCI a accepté de défrayer La part des fonds retenus qui sera payée chaque année Si l’établissement dispose de ressources financières suffisantes

lorsque cette exigence fait partie de l’entente de financement Pour les rapports finaux, que le projet a été complété et que

les fonds de contrepartie ont été reçus et dépensés Pour les rapports finaux, le montant du dernier versement


Accéder et modifier le rapport

Accès au rapport :

Le modèle est sur le site Web de la FCI (www.innovation.ca)

Voir la section sur les formulaires et le téléchargement du site

Web

Il faut un mot de passe pour avoir accès au rapport



Accès au rapport :

Inscrire le numéro du projet pour avoir accès à l’écran «Rapports financiers du projet»


Comment modifier le rapport :

Une série d’écrans facilitent l’entrée des données originales



Comment compléter un rapport Aperçu du projet


Comment compléter un rapport Contributions totales des partenaires

admissibles (lignes 5 à12)


Comment compléter un rapport Coûts admissibles – réels ou prévus

(lignes 13 à 23)


Comment compléter un rapport

Coût admissibles totaux (Pièce jointe) :

Compléter cette section seulement pour les rapports finaux Fournir une liste détaillée des coûts présentés aux lignes 13 à

22 Dresser cette liste séparément en se servant de Word,

WordPerfect, Excel, Lotus 1-2-3 ou d’un fichier PDF, et l’annexer au rapport financier

Exemple d’écran



Le format de cette liste devrait être le même que celui de la Liste détaillée ayant servi à finaliser l’entente de financement et on devrait mentionner la ligne pertinente du rapport financier Exemple

Ligne no Description Estimation ducoût selon laListe Détailléeayant servi àfinaliserl’entente definancement

Coût réelencouru

13. Achat d’équipement ou d’une installation:Description 1 10 000 $ 10 120 $Description 2 11 500 $ 11 250 $Description 3 13 000 $ 11 000 $Total – Ligne 13* 34 500 $ 32 370 $

(Suivre le même exemple pour les Lignes 14 à 22)


Comment compléter un rapport Contributions réelles ou prévues (lignes

1 à 4)


Comment compléter un rapport Liste des contributions en nature


Comment compléter un rapport Détails des contributions des partenaires

admissibles


Comment compléter un rapport Ressources financières pour

l’exploitation



Écarts entre les prévisions originales et le plan actuel ou prévu :

Il faut fournir une explication des écarts importants(le plus élevé de 10% de la contribution de la FCI ou 50 000 $) :

• entre les contributions prévues dans l ’entente de financement et les contributions réelles et prévues;

• entre les dépenses prévues dans l ’entente de financement et les dépenses réelles et prévues;

• en ce qui concerne le temps nécessaire pour la mise au point, l’acquisition ou l’installation de l’infrastructure;

• en ce qui concerne l’utilisation réelle ou prévue de l’infrastructure si cette dernière sert à la fois à de la recherche et à d’autres fins;

• entre les coûts d’exploitation réels et prévus, et le financement disponible pour défrayer les coûts d’exploitation



Écarts entre les prévisions originales et le plan actuel ou prévu :

Il faut expliquer comment les problèmes découverts ont été ou seront corrigés

La FCI se sert de cette information pour :

• déterminer si le calendrier des versements est adéquat • déterminer si la part de financement de la FCI pour le

projet (%) est appropriée• déterminer si on a pris les bonnes mesures pour

corriger les problèmes identifiés On doit fournir suffisamment de détails à la FCI pour qu’elle

puisse procéder à ce type d’évaluation


Comment compléter un rapport Demande du dernier versement


Rapports finaux – Exigences additionnelles

Rapports finaux – Exigences additionnelles

Compléter les sections intitulées «Contributions des partenaires admissibles», «Coûts admissibles totaux (Pièce jointe)» et «Demande du dernier versement» du rapport financier

Soumettre en plus du rapport en ligne une copie imprimée du rapport comprenant les signatures originales

Le rapport doit être signé par l'administrateur des comptes de l'établissement et le recteur ou président de l ’établissement ou par la personne désignée

Les derniers montants retenus ne seront versés que sur réception de la copie imprimée du rapport comprenant les signatures originales


Impression et soumission du rapport

Impression et soumission du rapport :

Vous pouvez imprimer une copie du rapport en cliquant sur l’icône « Imprimer » de l’écran « Rapports financiers du projet » (Exemple d’écran à la page 9)

Nous vous recommandons d’en imprimer une copie sur papier et d’en vérifier l’exactitude avant de le soumettre

Le manuel d’instructions comprend un modèle de vérification pour vous aider à vérifier l’exactitude de votre rapport

L'administrateur des comptes de votre établissement devrait soumettre votre rapport électroniquement à la FCI


Impression et soumission du rapport

Impression et soumission du rapport :

Deux niveaux de sécurité :

• Entrée des données• Soumission (par l'administrateur des comptes)• Mots de passe requis

Représentant financier de votre établissement : Informer la FCI du nom du représentant financier de votre établissement si ce n’est pas l'administrateur des comptes de votre établissement


Améliorations à venir et contacts FCI

Améliorations à venir: Liste des projets pour lesquels il faut soumettre un rapport au 15 juin

Calendrier des déboursés

• Par projet• Pour chaque date

Commentaires suivant la revue par la FCI des projets soumis

Questions et commentaires sont toujours les bienvenues

Pour toute question ou commentaire au sujet des rapports financiers, veuillez vous adresser à : Christine Charbonneau Manon Harvey Gestionnaire, finances Vice-présidente, finances et gestion Tél. : (613) 943-1289 Tél.: (613) 947-6497 [email protected] [email protected]


Dossiers à conserver

L’établissement doit conserver des dossiers financiers et des comptes sur les revenus des projets pour chaque contribution de la FCI

Ces dossiers doivent identifier les diverses sources de financement admissible et les coûts admissibles

Vous devez conserver une piste de vérification en ce qui concerne tous les coûts admissibles (y compris les contributions en nature)

Vous devez conserver toute la documentation à l’appui pendant au moins 5 ans après l’achèvement du projet

Vous ne devez fournir la documentation à la FCI que sur demande


Vérification externe des contributions

La FCI procède à une vérification externe de toutes les contributions dont les coûts admissibles dépassent 10 millions de $

La FCI se réserve le droit d’examiner tout projet et d’en faire une vérification

On procédera à l’examen d’un échantillonnage représentatif des rapports chaque année

Les établissements seront informés quand l’un de leurs projets fera l’objet d’un examen



Discussions et procédés de vérification effectués par les vérificateurs: Processus utilisé pour comptabiliser les fonds reçus et

présence de contrôles

Description du procédé comptable des achats

Méthode d’évaluation pour les contributions en nature

Revue des documents de support pour les dépenses

Revue du processus utilisé pour compléter les rapports financiers FCI

Visite guidée des lieux et observation des équipements liés au projet



Informations et documents devant être préparés avant le début de la vérification: Liste des personnes à rencontrer durant la vérification

(Finance, Recherche, etc.)

Factures supportant les achats et documents de support pour les contributions en nature

Documents de soumission pour l ’achat d ’équipement ou pour la construction

Sommaire des coûts admissibles encourus et des contributions reçues pour le projet


Période de questions