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Fiche mémo : principes d’un logiciel de gestion de bases de données

Dans de très nombreux cas, l'entreprise a besoin de manipuler un grand nombre de données. Celles-ci sont organisées dans des bases de données de manière à être exploitées informatiquement. 1 - L’organisation des données Les systèmes de gestion de base de données relationnels (SGBDR) permettent d'unifier les données de l'entreprise lorsque celle-ci dispose d'un réseau informatique local . L'administration des informations est alors unique et centralisée . Ces systèmes remplacent avantageusement les gestionnaires de fiches dans la mesure où :

- ils simplifient la mise à jour des données; - ils garantissent la cohérence des données; - ils évitent les redondances de données.

Exemple : Technicom, société spécialisée dans la revente de fournitures de bureau et informatique dispose d'un fichier fournisseurs important. Si les coordonnées d'un fournisseur changent, il suffit dans un système centralisé de modifier une seule fois les données correspondantes tout en gardant la cohérence de la base de données. Dans un système de fichiers, il aurait fallu modifier autant de fois que nécessaire les informations concernant ce fournisseur par rapport aux articles qu'il fournit, par rapport aux commandes effectuées auprès de lui, etc. • Les principes de conception d’une base de données La structuration (ou modélisation ) des informations d'une entreprise en base de données relève de la compétence de spécialistes. Mais il est utile d'en connaître les principes pour comprendre les opérations effectuées couramment sur la base. Ces principes se déclinent en trois niveaux, de manière à répondre aux questions suivantes : Quoi faire ? Avec quelles informations ?

Niveau conceptuel

Ce niveau recense : - les informations de l'entreprise et leurs relations; - les contraintes et les utilisations qui en sont faites.

Qui ? Quand ? Où ?

Niveau organisationnel ou logique Ce niveau prend en compte l'organisation des données.

Comment ? Niveau opérationnel ou physique Ce niveau apporte des solutions techniques (choix d'un SGBDR, méthodes de stockage...).

• La réalisation d’une base de données - Les tables Les éléments constitutifs d'une base de données sont des tables . Une table rassemble tous les enregistrements d'un type particulier (les fournisseurs, le personnel, par exemple). Exemple: extrait de la table des fournisseurs de vélos.

Les tables organisent les données en lignes (appelées aussi rangées) ou enregistrements et en colonnes ou champs . Chaque enregistrement doit obligatoirement être identifiable de manière unique par

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l’intermédiaire d’un champ choisi. Il s’agit de la clé primaire . Celle-ci est, par exemple, un « code client » pour une table « clients », un « code article » pour une table « articles ». Les champs d’une table comportent un certain nombre de caractéristiques. Parmi celles-ci nous trouvons :

- une longueur maximale : combien de caractère doit-il contenir au maximum - un type : doit-il contenir des chiffres, des lettres, une date… - un masque à la saisie : une date doit être saisie obligatoirement sur 6 chiffres voir 8 « 01121998 » - un format d’affichage : une fois saisie, une date doit être présentée sous la forme « 01/12/1998 » - une valeur par défaut lorsqu’elle n’est pas renseignée - un index : s’ils sont destinés à permettre la sélection et l’extraction des données

Exemple de caractéristiques pour les champs d’une table « Clients » :

- Les relations L’organisation tabulaire des données (organisation à 2 dimensions – lignes / colonnes) impose une contrainte à ne jamais perdre de vue. Une fiche ou rangée de la table ne peut contenir que des champs ou données dits unitaires . Prenons un exemple. Nous souhaitons créer une table pour stocker les informations de nos clients. Chaque client dispose d’un code (clé primaire), d’une raison sociale et de plusieurs adresses car il a plusieurs implantations géographiques. Dans une organisation relationnelle, il nous est impossible de définir l’organisation suivante :

Caractéristiques du champ

Table_Clients Code client (clé) Raison sociale Adresse1 Adresse2 . . . AdresseN Directeur Mouvt débit Mouvt crédit

IMPOSSIBLE



Pour définir cette organisation, nous procèderons de la manière suivante. Nous éclatons la structure en 2 tables. Une table « Clients » pour stocker les informations élémentaires de nos clients et une seconde que nous appellerons « Sites » pour stocker les informations liées à chacun de leur site. Nous indiquerons ensuite qu’une relation (voir section suivante) relie ces deux tables. Voici le résultat : En pratique :

- Créer autant de tables que de sujets identifiés. Par exemple la table des clients, la table des modes de règlement, la table des sites, la table des commandes…

- Les relations Comme nous le montre l’exemple précédent, les tables peuvent être reliées entre elles grâce à des champs communs. On parle alors de mise en relations de tables. Celle-ci se réalise par l’intermédiaire de champs dits de jointure . Celui-ci permet d'identifier un enregistrement donné d'une manière unique dans une table à partir d’une autre table. Le champ commun d'une table s'appelle clé primaire dans la table d’arrivée. Ce même champ prend le nom de clé étrangère dans la table de départ dite table liée (Table « Sites »). Pour assurer la cohérence des dépendances de données entre les différentes tables, il est nécessaire d'appliquer une « intégrité référentielle» à la relation établie entre deux tables. Dans le SGBDR, cocher l'option « intégrité référentielle» (dans la fenêtre de propriétés du lien) a pour effet de garantir que les relations entre les enregistrements des tables liées sont valides.

Table_Clients Code client (clé) Raison sociale Directeur Mouvt débit Mouvt crédit

Table_Sites Code_site (clé) Code client Adresse Interlocuteur du site




Une infinité de sites est associable à

un client



2 - La manipulation et le traitement des données • La saisie et la mise à jour au moyen de formulaires Les données enregistrées dans les tables de la base de données sont susceptibles d'être complétées ou modifiées. Pour faciliter la saisie, l'affichage et la modification de données enregistrement par enregistrement, on utilise des formulaires. Exemple: Création d'un formulaire à partir de la table des fournisseurs de vélos pour modifier les coordonnées de l'un d'entre eux qui vient de déménager.

En pratique :

- Créer le formulaire à partir de la table. - Afficher l'enregistrement concerné. - Modifier les éléments.

Ceux-ci permettent la saisie et modification des données dans des objets que l’on nomme contrôles. Ceux-ci peuvent être :

- des boîtes de saisie :

- des listes déroulantes :

- des listes fixes :

- des cases à cocher :

- des boutons radio : - …



• La manipulation des données au moyen de requêtes Les requêtes ont pour objectif d’extraire les informations des tables dans le but de procéder à une lecture ou analyse des données qu’elles présentent en résultat. Pour extraire certaines informations d'une base de données, selon certains critères, on utilise des requêtes . Elles permettent d'interroger la base de données afin d'isoler les informations souhaitées. Il existe deux catégories de requêtes. - Les requêtes action Elles permettent :

- de copier des données existantes par l'intermédiaire de requêtes ajout ou de requêtes création de tables;

- de les modifier par l'intermédiaire de requêtes suppression ou de requêtes mise à jour . La mise à jour s'effectue ainsi en une seule action pour tous les enregistrements sélectionnés. Exemple: Pour supprimer de la base de données, dans la table des produits, la liste des produits qui ne sont plus commercialisés, il suffit d'activer une requête action du type suppression pour que tous les enregistrements concernés soient supprimés définitivement. - Les requêtes de sélection Elles permettent d'extraire des données enregistrées dans les tables et renvoient des résultats sous la forme d'une feuille de données sans les modifier. Ce sont les requêtes les plus utilisées. On identifie 2 types de requêtes.

- Les requêtes simples : elles mettent en jeu la manipulation d’une seule table . Par exemple, une requête permettant obtenir la liste des clients.

- Les requêtes complexes : elles utilise 2 à plusieurs tables simultanément par l’intermédiaire des relation mises en œuvre précédemment. Par exemple, une requête dont l’objectif est d’obtenir par client, la liste des commandes passées entre 2 dates. Ici on utilise les tables Clients et Commandes au moyen de la relation qui relie les deux tables. a été définie en amont.

Les requêtes de sélection sont constituées de 3 parties distinctes, combinables entre elles : - La sélection Elle consiste à indiquer quels enregistrement doivent être présentés. Par exemple : « les clients qui ont passé commande le 01/01/2006 », soit Date première commande = « 01/01/2006 » . Exemple de sélection dans le logiciel MS Access :

Plusieurs critères de sélection peuvent se combiner par l’intermédiaire des clauses « Ou », « Et ». - La projection Il s’agit de choisit de manière exhaustive la liste des champs que l’on souhaite visualiser en résultat. Exemple de projection dans le logiciel MS Access :



- Le tri des données Il s'agit de classer les données selon certains critères pour faciliter l'accès à l'information. Exemple: Affichage de la liste des entreprise ayant passé command avant le 2/1//2006 dans l'ordre alphabétique des raisons sociales.

Mise en place de la requête au moyen du logiciel SGBDR Résultat obtenu



En pratique : - Pour préparer une requête, nous vous recommandons d’utiliser le tableau ci-après.

Opérations Tables(s) source(s)

Critère(s) de sélection

Champ(s) de tri

Champ de jointure

Champ(s) projeté(s)

Sélection

Jointure

Jointure

Tri

Projection

Exemple :

- Nous disposons du modèle de données suivant.

- Nous souhaitons obtenir la liste des clients qui paient par « traite à 30 jours fin de mois » et

visualiser dans l’ordre alphabétique des noms de clients, leur civilité et leur domiciliation bancaire. Pour cela nous remplirons le tableau comme suit :

Opérations Tables(s)

source(s) Critère(s) de

sélection Champ(s)

de tri Champ de

jointure Champ(s) projeté(s)

Sélection T_modpaie Code mode paiement = « T030FM » (pour traite à 30 jours fin de mois)

Jointure T_modpaie Code mode paiement

Jointure T_clients Code paiement

Tri Nom (ordre croissant)

Projection T_clients T_civilité T_banque T_modpaie

Civilité Nom Nom banque



• La présentation des résultats sur papier par des ét ats Les résultats issus de requêtes nécessitent parfois une mise en page en vue d'une diffusion papier. Les états permettent d'imprimer des informations mises en forme et organisées selon les souhaits de l'utilisateur. Exemple : Extrait de la liste des fournisseurs de vélos de la région dijonnaise à transmettre au service comptabilité.



Exercices Exercice N°1 : L'association « Sports et Loisirs» vient de mettre en place la base de données « rallyes moto ». Le responsable vous confie les documents 1 et 2 et vous demande d'effectuer certains travaux. Par ailleurs, il souhaite connaître le thème du rallye organisé par chacun des clubs. 1. Établissez sur le schéma (document 1) la relation qui permettra de lier les deux tables. 2. Complétez la fenêtre de requête (document 2) en indiquant les champs et les tables concernés. Document 1

Document 2

Conseil :

- Repérez le champ commun dans chacune des tables.



Corrigés Exercice N°1 :



Fiche mémo : Utilisation du SGBD Access

Access est le produit commercialisé par Microsoft pour concevoir et utiliser des bases de données. C’est un Système de Gestion de base de Données Relationnelles. Il permet à l’utilisateur de réaliser des tables de données manipulable en saisie par des formulaires, en consultation par des requêtes afin d’obtenir des états papiers (listes, documents divers…). Pour plus de détail sur les différentes composantes d’un SGBDR, se référer à la « Fiche mémo : principes du SGBDR Access ». 1 - Démarrage d’Access Dans le menu « Démarrer », cliquer sur « Programmes » puis sur l’icône Microsoft Access :

Au démarrage Access vous propose de créer une base de données, qui pour le moment sera vierge. Sélectionner « Nouvelle base de données Access » et valider sur « OK ».

Indiquer l ‘emplacement où stocker cette nouvelle base de données en ouvrant et sélectionant dans la liste déroulante « Enregistrer dans ». Donner un nom à cette base de données, par exemple « Ma base de données » et valider en cliquant sur le bouton créer.



Access crée alors un fichier à l’emplacement choisi, qui contiendra les tables, formulaires, requêtes et états que vous créerez ultérieurement. Il vous affiche panneau de pilotage de la base de données.

Nous retrouvons dans ce panneau, sur la gauche, 4 boutons principaux, regroupés sous l’appellation « Objets ». Ceux-ci vous permettront de manipuler au choix, des tables, des requêtes, des formulaires et des états.

Dans la partie supérieure, se trouvent 4 boutons. Ils sont destinés à effectuer une action bien précise sur l’objet de votre choix :

- l’ouvrir pour l’utiliser (remplir les champs d’une table par exemple);

- l’ouvrir pour modifier sa structure (rajouter de nouveaux champs dans une table) ;

- créer un objet (une nouvelle table par exemple);

- supprimer l’objet (un(e) table, requête, formulaire ou état)

2 - Les tables • Création de la table Pour créer une nouvelle table, se positionner sur l’objet « Tables » dans le panneau de pilotage et cliquer sur le bouton « Nouveau ».

Sélectionner alors le mode création et valider par « OK ».



Access propose alors un formulaire à remplir qui permettra de décrire les différents champs de la table. La colonne « Nom du champ » contient les noms qui seront explicitement utilisés lors des manipulations de la table (exemple « Code_client », « Raison_sociale », « Adresse »…). La colonne « Type de données » Indique pour chaque rubrique le type des données qui seront stockées (numérique, texte, oui/non, date….). La colonne description est une zone de texte libre permettant à l’utilisateur de placer une phrase de commentaire permettant de décrire le champ et son utilisation. Elle sert de légende. Au pied du formulaire se trouve une zone appelée « Général ». Celle-ci vous permettra de fournir des précisions supplémentaires sur le type de données.

• Création de la structure de la table Pour créer la structure de la table, saisir les champs un à un en complétant la colonne « Nom du champ » et « Type de données ». Sur la droite sur trouve un exemple pour un fichier client.

Au pied de cette description, pour chaque champ nous avons apporté des précisions complémentaires. Ici voici l’exemple pour le code postal . - La taille maximale du champ en caractères (ici 5) - Le format à l’affichage (5 caractères consécutifs) - Le masque de saisie à l’écran : 5 chiffres à

introduire ou rien ; - La légende pour aider l’utilisateur ; - La valeur par défaut si l’utilisateur ne saisit rien ; - Le message d’erreur si la saisie est incorrecte.

A la fin de la description de la table, il est impératif d’indiquer à Access quel est le champ qui permettra d’identifier chaque fiche. Dans notre exemple c’est le « Code_client » qui différencie de manière unique chaque fiche. On appelle ce champ la clé de la table. Pour indiquer à Access que ce champ est la clé, on sélectionne la ligne de celui-ci et on clique sur la bouton « Clé » de la barre d’outils.



On enregistre ensuite la table en cliquant sur le bouton « Disquette » de la barre d’outil et on nomme celle-ci (« Clients » dans notre exemple).

Pour remplir la table avec les données, double-cliquez sur la table « Clients ». Le tableau de saisie apparaît. Remplissez chaque ligne, champ après champ pour constituer votre jeu de données.

3 - Les requêtes simples Pour créer une nouvelle requête, se positionner sur l’objet « Requêtes » dans le panneau de pilotage et cliquer sur le bouton « Nouveau ».

Sélectionner alors le mode création et valider par « OK ».

Ajouter les tables pour lesquelles vous souhaiter effectuer une

La fenêtre de travail apparaît. Dans la partie tabulaire se trouve 6 lignes permettant de décrire la requête. - Champ : champ de la table sur lequel on va travailler - Table : table d’où il provient - Tri : si le champ sert à trier, quel ordre choisit-on

croissant ou décroissant ? - Afficher : le champ doit-il être affiché comme résultat ? - Critères : quel critère de sélection doit-on introduire ? - Ou : quel est le second critère ?

Prenons un exemple : nous souhaitons obtenir la liste alphabétique des clients (code client, raison sociale, et adresse complète) qui



sont domiciliés à Montpellier. Voici ce qu’il faut saisir : Voici le résultat que l’on obtient après avoir

appuyé sur le bouton d’exécution : qui est situé dans la barre d’outils. Une fois la requête terminée, il est possible de la sauvegardée (sa description et non son résultat ) en cliquant sur le bouton « Sauvegarde » dans la barre d’outils. On donne alors le nom souhaité à la requête. Pour relancer automatiquement un requête sauvegardée, il suffit de double cliquer sur son nom dans la panneau de pilotage.

4 - Les relations Pour créer des relations, cliquer sur l’entrée « Relations… » du menu « Outils » dans la barre de menu.

Cliquez sur « Ajouter », pour ajouter toutes les tables qui doivent entrer en relation (ici les « Clients » et les « Commandes »).

Un schéma présente alors les tables que nous allons relier.

Au moyen du pointeur de la souris, faites un glisser-déposer du champ qui permet la liaison de la table esclave vers la table maître. Dans notre exemple on va glisser déposer « Code_client » de « Commandes » vers « Code_client » de « Clients ».



Access vous propose de décrire la relation. Nous allons cocher l’option « Appliquer l’intégrité référentielle » pour indiquer à Access qu’il ne peut avoir de « Commandes » pour un client donné que si sa fiche existe dans la table « Clients ».

Le schéma de la relation est alors représenté. Les symboles 1 et ∞ spécifient qu’un fiche client peut se voir attribuer une infinité de commande. Plus simplement un client peur passer un nombre illimité de commandes.

Cette description terminée, nous pouvons enregistrer les relations en cliquant sur le bouton « Enregistrer » dans la barre d’outils, puis fermer la fenêtre. Nous pouvons maintenant réaliser des requêtes complexes dites multi tables.

5 - Les requêtes complexes Pour effectuer une requête mettant en scène 2 tables simultanément, démarrez une nouvelle requête et ajouter les 2 tables devant intervenir dans la requête. Dans notre exemple nous prendront les tables « Clients » et « Commandes ». Notez que la relation précédemment définie apparaît dans le schéma.

Pour obtenir la liste alphabétique des clients qui ont passés une commande, nous rempliront le formulaire comme suit pour obtenir leur nom et leur numéro de commande.

Pour obtenir la « liste des commandes clients dont le montant est supérieur à 1000 € et qui ont été passées après le 1er janvier 2007 », nous rempliront le formulaire comme indiqué sur la droite.



6 - Les formulaires Pour créer un formulaire de saisie associé à une table, se positionner sur l’objet « Formulaires » dans le panneau de pilotage et cliquer sur le bouton « Nouveau ».

Sélectionner alors le mode « Assistant formulaire » et choisissez la table concernée dans la liste déroulante (ici la table « Clients »). Valider par « OK ».

Sélectionnez dans la liste des champs tous les champs à saisir dans l’ordre souhaité en cliquant sur

le bouton . Cliquez ensuite sur «le bouton « suivant ».

Choisissez le mode de présentation souhaité (mode simple recommandé), puis cliquez sur suivant.

Choisissez le style visuel que vous préférez puis cliquez sur « Suivant ».



Donnez un nom au formulaire et cliquez sur le bouton « Terminer ».

Le formulaire de travail s’ouvre alors pour permettre la saisie, la modification ou la suppression de fiches.

Au pied du formulaire se trouve un ensemble de bouton permettant la navigation dans le formulaire.

retourner à la première fiche

revenir une fiche en arrière

rang de la fiche courante

avancer d’une fiche

aller sur la dernière fiche

se positionner sur une fiche vierge pour la saisir

nombre total de fiches enregistrées Lorsque la saisie est terminée, cliquez sur la fermeture de la fenêtre. Note : l’enregistrement s’effectue au fur et à mesure de la saisie des données.

7 - Les états Pour créer un état papier associé à une table, se positionner sur l’objet « Etats » dans le panneau de pilotage et cliquer sur le bouton « Nouveau ».

Sélectionner alors le mode « Assistant état » et choisissez la table concernée dans la liste déroulante (ici la table « Clients »). Valider par « OK ».



Sélectionnez tous les champs que vous souhaitez voir apparaître dans l’état final et cliquez sur « Suivant ».

Ne choisissez pas de champ de regroupement et cliquez sur « Suivant ». Note : ce critère n’a d’intérêt que si l’état porte sur les données d’une requête complexe comme par exemple la liste des commandes clients. Dans ce cas le regroupement par code client permettra d’obtenir des paragraphes regroupés de commandes par client.

Choisissez votre critère de tri pour la présentation des données (ici la raison sociale pour l’ordre alphabétique) et cliquez sur « Suivant ».

Le bouton vous permet de définir si le tri est croissant ou décroissant.

Choisissez le type de présentation que vous souhaitez. Ici nous choisiront « Tabulaire » pour obtenir une présentation sous forme d’une liste. Cliquez sur « Suivant ».



Choisissez le style de présentation que vous souhaitez. Ici nous retenons « Société ». Cliquez sur « Suivant ».

Donnez un nom à votre état, « Liste des client » et cliquez sur « Terminer »

L’état apparaît en aperçu. Il suffit de cliquer sur le

bouton pour imprimer le document sur papier.

Pour revenir à la fenêtre de pilotage, cliquez sur le bouton de fermeture de l’état.

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