Mémo

SEPA i

i Comprendre Bon à savoir S’y préparer Lexique

COMPRENDRE

SEPA QUELQUES NOTIONS

Le 1er février 2014, la norme SEPA devient obligatoire pour l'ensemble des virements et prélèvements en euros à l'intérieur de l'espace SEPA Objectifs du projet SEPA : Harmoniser les instruments de paiements dans la zone SEPA Renforcer l’efficacité des paiements et faciliter les échanges

transfrontaliers Permettre aux acteurs de la zone SEPA d’effectuer des paiements

scripturaux à l’intérieur de la zone SEPA aussi facilement que dans leur propre pays

La zone SEPA

Elle se constitue des 27 pays de l’Union Européenne

+ l’Islande, le Liechtenstein, la Norvège, la Suisse

+ la Principauté de Monaco.

COMPRENDRE

SEPA QUELQUES NOTIONS

Ceci implique donc des formats européens unifiés : Le virement SEPA, SEPA Credit Transfer (SCT ) Le prélèvement SEPA, SEPA Direct Debit (SDD )

Et donc, de nombreux changements Car si le virement SEPA s’apparente au virement national, le prélèvement SEPA possède quant à lui de nombreuses caractéristiques propres et doit être considéré comme un nouvel instrument de paiement.

COMPRENDRE

SEPA LE PRÉLÈVEMENT SEPA UN NOUVEL OUTIL DE PAIEMENT

…Ayant ses propres caractéristiques : Accessibilité dans l’ensemble de l’Espace SEPA Implique une nouvelle identification du créancier (numéro ICS) et celle du

débiteur (IBAN et BIC ) Nécessite un mandat de prélèvement SEPA Nécessite une référence pour chaque Mandat (RUM) Le mandat pourra être général pour des opérations « récurrentes » ou

unitaire pour des opérations « ponctuelles »

Source : Comité national SEPA

Le débiteur doit donner à son créancier une autorisation appelée « mandat ». Ce mandat est conservé par le créancier. Le créancier ne peut initier de paiement que s’il dispose d’une autorisation du débiteur.

COMPRENDRE

SEPA LE PRÉLÈVEMENT SEPA UN NOUVEL OUTIL DE PAIEMENT

….Répondant à de nouvelles règles De nouveaux délais pour les échanges entre les banques De nouvelles règles pour les rejets et incidents de paiement (R-

Transaction) De nouvelles obligations de notification De nouvelles informations dans les ordres de prélèvements SEPA

Source : Comité national SEPA

Comme pour le prélèvement national, informez préalablement vos clients débiteurs avant d’émettre un prélèvement SEPA. Cette information doit se faire au moins 14 jours calendaires avant la date d’échéance du premier prélèvement SEPA. Cette notification devra au minimum contenir la date d’échéance du prélèvement, son montant, votre ICS et la RUM que vous aurez attribuée au mandat

COMPRENDRE

SEPA QUI EST CONCERNÉ ?

Surtout les entreprises qui perçoivent des revenus récurrents :

De très gros opérateurs (Energie, Téléphonie, Presse ) concentrent en France une partie importante des flux de prélèvements

Des opérateurs de toute tailles : Cantines, Ecoles, Associations, Syndics de copropriété, Experts-Comptables, Etc…

COMPRENDRE

SEPA ACTIVITÉS LES PLUS IMPACTÉES PAR LE PRÉLÈVEMENT SEPA

COMPTABILITÉ TRÉSORERIE

SYSTÈMES D’INFORMATION

COMMERCIALE

& MARKETING

CONTENTIEUX

FISCALITÉ

LA GESTION DES MANDATS SEPA

La responsabilité juridique liée à la possession et la conservation du mandat incombe désormais au cabinet. Il devient donc désormais seul responsable de la gestion complète de son cycle de vie : signature, stockage, annulation, charge de la preuve…

Nouveaux clients débiteurs : il est nécessaire de leur faire signer un mandat de

prélèvement SEPA Dans le cadre de mandats existants : il n’est pas nécessaire de refaire signer les

mandats existants, mais vous avez l’obligation d‘informer vos clients débiteurs de votre migration SEPA au plus tôt.

Attention : les mandats actuels ne sont valables QUE pour les prélèvements en SDD CORE

SEPA

BON À SAVOIR

Source : Comité national SEPA

« Cette information peut se faire sous la forme d’une communication spécifique à la migration ou sur le support utilisé pour la notification préalable du premier prélèvement SEPA. »

LA FAÇON LA PLUS NATURELLE SERA DE L’INDIQUER SUR LA FACTURE

SEPA

BON À SAVOIR

Libre sur la forme…. et normé sur le fond : Si le créancier peut le présenter à sa convenance, le mandat SEPA doit notamment impérativement contenir :

« Mandat de Prélèvement SEPA » en guise de titre La RUM Le numéro ICS Les coordonnées du créancier Les coordonnées bancaires du débiteur (IBAN + BIC) Le type de paiement La signature du débiteur La date et le lieu de la signature du mandat

LE MANDAT SEPA

Source : Comité national SEPA

Attention « Un mandat pour lequel aucun ordre de prélèvement SEPA n’a été présenté pendant une période de 36 mois (à compter de la date d’échéance du dernier prélèvement SEPA, même si celui-ci a été refusé, rejeté, retourné ou remboursé par la banque du débiteur) devient caduc et ne doit donc plus être utilisé »

SEPA

BON À SAVOIR

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES OBLIGATOIRES

La RUM (référence unique de mandat) Le numéro ICS, Le type de paiement : ponctuel ou récurrent La séquence de présentation de l'opération Le libellé de l'opération

L’ORDRE DE PRÉLÈVEMENT SEPA

Source : Comité national SEPA

• Mention "OOFF" (pour "one-off") pour une opération isolée, • Mention "FRST" (pour "first") pour une première opération d'une série, • Mention "RCUR" (pour "recurrent") pour les opérations consécutives à une

première opération, • Mention "FNAL" (pour "final") pour la dernière opération d'une série.

SEPA

BON À SAVOIR

Le prélèvement SEPA classique qui va remplacer les prélèvements nationaux est dit « SDD CORE ». Il existe cependant une variante : le prélèvement SEPA interentreprises ou « SDD B2B »

Uniquement pour les entreprises Délais raccourcis de notification du prélèvement et de retour de la

banque Contestation quasi impossible si acceptation Contrôles renforcés par la banque du débiteur Nécessité de faire signer un mandat spécifique « SDD B2B »

TYPOLOGIES DE PRÉLÈVEMENTS & CARACTÉRISTIQUES

Ce type de prélèvement est optionnel, et toutes les banques ne le gèrent pas pour le moment

SEPA

BON À SAVOIR

LES AVANTAGES DU SEPA

FACILITER LES ÉCHANGES TRANSFRONTALIERS (EA)

STANDARDISER ET HARMONISER LES MOYENS DE PAIEMENTS AU SEIN D’UN GROUPE PRÉSENT (EA)

DIMINUER DES COÛTS D’ENCAISSEMENT

RÉDUIRE SES DÉLAIS D’ENCAISSEMENTS

RENFORCER LES CONTRÔLES ET BÉNÉFICIER D’UNE TRAÇABILITÉ DES ECHANGES

REVOIR SES PROCESS DE PAIEMENT

S’Y PRÉPARER

SEPA

Notre Préconisation

IBANISER LES COORDONNÉES BANCAIRES

L’IBAN : (International Bank Account Number) est l’identifiant international du compte bancaire.

Le BIC : (Business Identifier Code) est l’identifiant international de l’établissement bancaire, constitué de 8 ou 11 caractères Attention : ils doivent être renseignés pour TOUS les dossiers

Profitez des outils de conversion automatique proposés par votre éditeur et gagnez du temps !

SEPA

Notre Préconisation

L’ICS

ICS : Identifiant de Créancier SEPA

L’ICS est unique pour chaque entité juridique. Il est obligatoire et

DOIT être demandé auprès de l’établissement bancaire

La demande d’attribution d’un ICS en France est effectuée auprès de la Banque de France par la banque du créancier

Anticiper : un délai de 3 semaines est actuellement observé pour sa délivrance !

S’Y PRÉPARER

SEPA

Notre Préconisation

LA GESTION DE LA RUM

RUM : La Référence Unique de Mandat est donnée pour chaque trio créancier / IBAN/ ICS. Le cabinet doit avoir autant de RUM que de mandats de prélèvement. Une RUM est unique. A défaut, il y a un risque de rejet du mandat. La RUM peut être amenée à changer :

le créancier ou le débiteur déménage et change de SIRET, le créancier ou le débiteur fusionne, TUP… avec une autre entité

juridique… …

Limitez les risques de rejets grâce à un outil d’incrémentation automatique permettant de garantir l’unicité de la RUM !

S’Y PRÉPARER

SEPA EN SYNTHÈSE LA TO DO

S’Y PRÉPARER

Approche collaborative en

interne

Mises à jour applicatives

Relations partenaires bancaires

CUSTOMER CENTRIC

(POUR LES USAGES)

RECOMMANDATIONS

SEPA EN SYNTHÈSE LA TO DO

S’Y PRÉPARER

APPROCHE COLLABORATIVE EN

INTERNE

Etablir un plan de migration avec tous les acteurs

Identifier l’ensemble des applicatifs utilisés qui génèrent des fichiers

virements et/ou prélèvements

Evaluer le volume d’Autorisations de

Prélèvement répertoriées et archivées afin de prévenir

les clients du passage à Sepa

Faire un audit des processus de vente et d’encaissement

Réfléchir à une codification « intelligente » des RUM

Ne pas oublier l’aspect juridique (revoir les CGV,…)

MISES À JOUR APPLICATIVES

Faire un point sur les mises à jour

nécessaires qui permettront de :

Mettre à jour les coordonnées bancaires

des tiers (IBAN/BIC)

Gérer les virements Sepa

Gérer les prélèvements Sepa

Echanger avec sa banque

(communication bancaire)

RELATIONS PARTENAIRES BANCAIRES

Contacter ses partenaires bancaires

pour connaître les démarches propres à chaque établissement

Récupérer son ICS auprès de sa banque

Contacter les banques pour l’envoi des

conventions SDD et avenants télématiques

SEPA LA TO DO DANS QUEL ORDRE

S’Y PRÉPARER

1

Diagnostic services bancaires Diagnostic informatique et interne Se former L’ICS

2 RUM Conversion des RIB en IBAN-BIC Signer un contrat SDD avec chaque banque

3 Signature mandats nouveaux clients Information clients prélevés

Migrer tous les prélèvements au format SEPA Notification des clients 5

Tests avec banque Mise à niveau info 4

SEPA

EN BREF

CE QUI CHANGE AVEC LE PRÉLÈVEMENT SEPA

Avant Autorisation de prélèvement -> banque responsable Motif d’opération : 31 caractères Fichier de prélèvement « allégé »

Après Mandat de prélèvement -> créancier responsable Motif d’opération : 140 caractères Identifiant Créancier SEPA (ICS) Référence Unique de Mandat (RUM) Notification au moins 14 jours avant pour le 1er prélèvement SEPA Obligation de séquencement des prélèvements Gestion des incidents de paiement (R-transactions)

Et n’oubliez pas : les éléments présents dans ce mémo sont donnés à titre d'information. Ils ne sont pas forcément exhaustifs et ne sauraient se substituer à la réglementation applicable.

SEPA

BIC : Business Identifier Code IBAN : International Bank Account Number ICS : Identifiant de Créancier SEPA RUM : Référence Unique de Mandat SCT : SEPA Credit Transfer SDD : SEPA Direct Debit SEPA : Single Euro Payments Area

EN BREF

LEXIQUE

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