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Didacticiel

Les inventaires

dans Winbike.Plus

Sommaire

1 – L’INVENTAIRE PAR LISTING ............................................................................................................................ 2

2 – L’INVENTAIRE PAR CODES BARRES ................................................................................................................ 8

3 – LA CLOTURE DE L’INVENTAIRE ..................................................................................................................... 15

4 – L’EDITION DES STOCKS ................................................................................................................................ 18

5 – CONTROLE DE LA VALEUR DU STOCK ........................................................................................................... 20

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1 – L’inventaire par listing Cette méthode d’inventaire vous permettra d’éditer la ou les listes des pièces qui sont à inventorier, tout en vous laissant le choix du classement de ces dernières. Le tri pourra se faire par :

- Constructeurs, - Fournisseurs, - Casiers, - Familles, - Sous-Famille, - Référence.

L’inventaire par listing proposé par Winbike, est un inventaire de type « tournant ». Le principe de l’inventaire tournant vous permet de continuer à travailler (sorties de pièces sur BL/OR) pendant la procédure d’inventaire. Avant de commencer le comptage des pièces, vous devez impérativement : Ouvrir l’inventaire : Depuis l’interface principale de Winbike, allez dans le menu « Magasin ». Puis dans le sous menu « Inventaire » Si la fenêtre suivante s’affiche, c’est que vous avez déjà un inventaire d’ouvert. Vérifiez la date d’ouverture de cet inventaire et annulez le si nécessaire. Cliquez sur le bouton ci-

dessous et répondre « Oui » au message suivant.

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Pour sélectionner l’inventaire par « Listing » choisir la première option et bien vérifier la date et l’heure proposées par le système. Si ces informations ne correspondent pas à la date et l’heure actuelle, pensez à corriger les paramètres système du PC sur lequel vous vous trouvez.

Vous devez impérativement, sans attendre, créer puis éditer vos listes de comptage.

Lors de la création de(s) listes il est recommandé d’en créer plusieurs. Ceci permettra de mobiliser plusieurs personnes sur la correction des quantités. Afin de mieux identifier les listes, il faut leur donner un nom, le plus explicite possible (Zone Description). Vous avez le choix de créer vos listes en sélectionnant des critères multiples comme le constructeur, le fournisseur, la localisation (casier), famille, sous famille, par tranche de références (Zone 1) et ensuite, de pouvoir trier ces informations pour l’édition (Zone 2). La fonction en Zone 3 permet de sortir des listes de références dont la quantité en stock dans Winbike est différente de zéro. Attention, en utilisant cette fonction, il est possible de retrouver des références qui sont physiquement dans le stock mais qui ne sont pas dans les listes.

Zone 1

Zone 2

Zone 3

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Une fois chaque liste créée il faut ensuite l’imprimer. Sélectionnez la liste à éditer et cliquez sur le bouton suivant : Avant l’impression vous avez le choix d’imprimer ou non certaines informations. Par défaut la fonction « Imprimer les quantités sur la liste de comptage » n’est pas cochée pour de simples raisons d’intégrité de comptage. C’est au moment de l’impression de la liste que Winbike enregistre la date et l’heure de l’impression des quantités de chaque pièce. Afin de n’oublier aucune pièce à inventorier il est préférable de créer une dernière liste en sélectionnant, tous les constructeurs, toutes les familles et toutes les sous-familles.

Vous avez la possibilité de supprimer une liste ci cette dernière ne convient pas.

Une fois les listes imprimées, vous pouvez procéder au comptage des références. Bien indiquer sur chaque page la date et heure de comptage. Ces informations seront demandées lors de la saisie la correction des quantités.

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Après le comptage vous devez revenir sur le menu de l’inventaire et procéder à la saisie des quantités. Choisissez la liste sur laquelle vous souhaiter corriger les quantités comptées. Le message d’information suivant apparait :

Saisissez la date et heure de comptage de la page concernée et enregistrez.

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Confirmez l’enregistrement de ces informations. Vous devrez saisir et confirmer ces informations à chaque fois que vous changerez de page pour corriger les quantités.

Vous devez maintenant saisir les quantités comptées et les valider. Si la quantité comptée correspond à la quantité théorique de Winbike, vous pouvez directement l’enregistrer.

Il est recommandé de valider toutes les lignes. Si une ligne n’est pas validée,

elle restera en noir.

Les lignes en « Vert » signifient que vous validez en stock la quantité théorique de Winbike. Les lignes en « Rouge » signifient que vous avez constatez un écart et que vous avez indiqué la bonne quantité en stock. Les lignes en « Noir » signifient que les références concernées n’ont pas été validées. Peut-être ont-elles été oubliées lors du comptage. Ceci permet donc de contrôler si toutes les références ont bien été répertoriées. Cependant, la quantité indiquée sur les listes de comptage sera conservée lors de la validation de l’inventaire.

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Le bouton permet de retourner directement sur la fiche pièce qui est sélectionnée. Lorsqu’un inventaire est en cours, une information complémentaire s’affiche sur toutes les fiches pièces qui font parties de cet inventaire.

A partir du moment où des références font partie d’un inventaire par « Edition

de Listing », il est strictement interdit de modifier les informations dans leur fiche (casier, constructeur, famille,…). Ceci provoquerait immédiatement une

désorganisation des listes de comptage. Les informations d’origines de la pièce ayant servies à sa classification dans une liste, se trouvant modifiées,

cette dernière basculerait automatiquement sur une autre liste correspondant aux nouvelles informations. Il n’y aurait donc plus de cohérence entre les listes éditées et les listes à modifiées dans Winbike. Si depuis l’ouverture de l’inventaire une nouvelle référence était créée et qu’elle doit être inventoriée, la fonction « Nouvelle référence » s’active, ce qui vous permet de l’intégrer dans la liste des références dont elle doit faire partie. Une fois toutes les quantités modifiées et validées, vous pouvez éditer la liste des écarts d’inventaire. Cette liste ne sort qu’a titre indicatif et permet notamment de procéder à un nouveau contrôle.

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2 – L’inventaire par codes barres Cette méthode vous permettra d’intégrer automatiquement les quantités comptées à l’aide du lecteur inventaire, dans Winbike. Ce type d’inventaire se déroule en 2 phases :

scanner et valider les références avec le lecteur code à barres,

annuler les quantités encore présentes sur les références ne faisant pas partie de cet inventaire.

De plus avec cette méthode, vous ferez un inventaire de type « tournant ». Comme indiqué précédemment l’inventaire tournant vous permet de continuer à travailler (sorties de pièces sur BL/OR) pendant la procédure d’inventaire. Ouvrir l’inventaire : Depuis l’interface principale de Winbike, allez dans le menu « Magasin ». Puis dans le sous menu « Inventaire » Si la fenêtre suivante s’affiche, c’est que vous avez déjà un inventaire d’ouvert. Vérifiez la date d’ouverture de cet inventaire et annulez-le si nécessaire. Cliquez sur le bouton ci-dessous et répondre « Oui » au message suivant.

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Pour sélectionner l’inventaire par « Terminal Code à barres » choisir la deuxième option et bien vérifier la date et l’heure proposées par le système. Si ces informations ne correspondent pas à la date et l’heure actuelle, pensez à corriger les paramètres système du PC sur lequel vous vous trouvez.

Un fois l’inventaire ouvert vous devez scanner les références, saisir les quantités avec le lecteur code à barres. Lorsque vous avez scanné une partie des références, vous allez positionner le lecteur code à barres sur son socle pour que la synchronisation s’effectue. Au moment de cette synchronisation, le logiciel « Appligen » génère un fichier qu’il va falloir intégrer dans Winbike. Pour plus d’information sur cette procédure, merci de vous référer à la documentation « 3_memor_utilisation_inventaire.pdf ». Lorsque le fichier est mis à disposition dans le répertoire de destination, allez sur la fonction

Puis

Vous arrivez sur la fenêtre suivante et répondez « Oui » :

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La liste des pièces scannées avec le lecteur code à barres apparait dans la liste.

Si sur une ou plusieurs des références scannées Winbike ne trouvent pas de liaison avec le gencod, vous pouvez aller consulter la liste des informations manquantes avec la fonction suivante : Vous avez la possibilité de l’imprimer si nécessaire. Cette fonction ne s’active que si une erreur de gencod est détectée par Winbike.

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Cette référence ne sera donc pas intégrée dans l’inventaire. Il faut corriger le problème de gencod avant de la scanner et qu’elle soit enregistrée dans le prochain fichier d’import. Il faut impérativement valider cette liste pour pouvoir passer à la suivante. Un message de demande de confirmation s’affiche et vous devez répondre « Oui » si tout vous semble correct. Un message vous indiquant que tout c’est bien déroulé s’affiche, répondez « Ok ».

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Sur l’écran principal de l’inventaire toutes les références scannées et validées depuis le début de votre comptage avec le lecteur code à barres s’affichent. Vous avez néanmoins la possibilité depuis cet écran de faire manuellement plusieurs actions :

- Ajouter une référence en complétant toutes les informations demandées.

- Supprimer une référence.

- Modifier une référence.

Lorsqu’un inventaire est en cours, une information complémentaire s’affiche sur toutes les fiches pièces faisant parties de cet inventaire.

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Une fois toutes les quantités scannées et validées, vous pouvez éditer la liste des écarts d’inventaire. Cette liste ne sort qu’à titre indicatif et permet notamment de procéder à un nouveau contrôle.

Pour terminer la première phase de cet inventaire et mettre à jour les quantités

vous devez vous reporter à la procédure de clôture ci-dessous.

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Une fois la première phase terminée, vous devez passer à la deuxième qui permettra de corriger les quantités des références non scannées (donc qui ne sont plus dans votre stock). Pour ce faire, vous devez ouvrir un inventaire par « Listing » et ne faire qu’une seule liste en prenant comme critères :

- Tous les Constructeurs - Toutes les familles - Toutes les sous-familles - Sélectionner les références sans inventaire depuis le : Mettre la date de la veille de la

date d’ouverture de votre inventaire par code à barres.

Enregistrez, éditer votre liste, modifiez les quantités et clôturez votre inventaire comme indiqué dans la procédure d’inventaire par « Listing ».

Toutes les quantités, doivent être repassées à « 0 ».

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3 – La clôture de l’inventaire Si vous constatez des erreurs vous pouvez à tout moment revenir sur la ligne de la référence concernée et faire une modification de la quantité. Lorsque vous avez terminé la saisie et le contrôle des quantités et que vous êtes sûr de ne plus rien avoir à corriger, vous pouvez procéder à la validation de votre inventaire.

Il faut conserver les deux options qui sont par défaut cochées.

- « La création d’un mouvement nul… » permet d’inscrire une ligne d’inventaire dans l’historique des mouvements des fiches pièces.

- « Mise à jour automatique …» permet de corriger la quantité sur les fiches pièces. En fin d’inventaire il est impératif d’éditer la liste définitive des écarts. Cette édition vous servira à contrôler les éventuelles erreurs de valorisation de votre stock.

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Avant la validation de votre inventaire il est nécessaire de faire une sauvegarde de

la base de données. En effet, si lors de la validation de l’inventaire vous rencontrez un problème informatique (coupure réseau – panne du serveur…), il faudra recharger la dernière sauvegarde et éventuellement reprendre

l’inventaire depuis le début. Le fait de valider l’inventaire vient modifier trois éléments dans la fiche pièce:

- Dans la fonction Winbike vient créer automatiquement un mouvement d’inventaire à la date d’ouverture de ce dernier. La quantité indiquée dans la zone « Qté historique » correspond à la quantité qu’il y avait dans la fiche pièce avant l’ouverture de l’inventaire. La zone « Quantité » correspond à la quantité qui a été comptée et saisie lors de l’inventaire (quantité vérifiée).

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- Modifier la quantité dans la zone « Quantité » de la fiche pièce

- La date de dernier inventaire dans la fiche pièce.

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4 – L’édition des stocks Depuis l’interface principale de Winbike, allez dans le menu « Magasin ».

Puis « Impressions » Fonction « Stock chiffré et déprécié ». Vous arrivez sur la zone des critères de sélection. Vous pouvez faire des sélections par des critères multiples tel que :

- Les constructeurs, - Les fournisseurs, - Les familles statistiques, - Les codes de tarifications, - Les casiers.

Vous devez saisir la date de valorisation de votre stock et choisir si vous souhaitez une édition détaillée (référence par référence pour chacun des constructeurs) ou une édition globale (par constructeur). Par défaut le mode de valorisation du stock est fait au PMP, mais vous avez la possibilité d’en choisir d’autres (prix d’achat ou prix catalogue).

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Dans le cas où vous souhaiteriez que Winbike présente dans l’édition une valeur de dépréciation des pièces, vous pouvez établir une grille de calcul.

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5 – Contrôle de la valeur du stock Afin de pouvoir contrôler vos stocks, voici une méthode de calcul qui vous permettra de vérifier les éventuels écarts de valeur. Valeur du stock Initial (Edition chiffrée du stock avant la date d’ouverture d’inventaire) -/+ Ecart d’inventaire -/+ Edition du stock négatif = Stock final (Edition chiffrée du stock après validation de l’inventaire). Edition du stock négatif : Depuis le menu principal de Winbike allez dans le menu « Magasin » Puis dans «Impressions »

Et dans Vous avez le choix de définir des critères d’édition de votre liste en sélectionnant par :

- Constructeurs, - Fournisseurs, - Familles statistiques, - Codes tarification.

Indiquer la date de référence et le mode de valorisation (PMP ou Prix d’achat)