didacticiel word

Préparer et faciliter la rédaction d’une

thèse dans Word

Service Commun de la Documentation

Préparer et faciliter la rédaction d’une thèse dans Word

Université Jean Moulin Lyon 3 – Service Commun de la Documentation

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SOMMAIRE

PREAMBULE .......................................................................................................................... 3

1. CREER UN ESPACE DE TRAVAIL ADAPTE A SES BESOINS................................. 4

1.1. INSTALLER LA FEUILLE DE STYLE .................................................................................... 5

1.2. UTILISER LA BARRE D’OUTILS « THESE LYON 3 »............................................................. 6

1.3. CHANGER LES STYLES PREDEFINIS.................................................................................. 10

2. OPTIMISER L’UTILISATION DE WORD.................................................................. 16

2.1. CREER DES RACCOURCIS CLAVIER ................................................................................. 16

2.2. PERSONNALISER LES BARRES D’OUTILS.......................................................................... 18

2.3. CREER ET SE SERVIR DES MACROS .................................................................................. 23

3. PRODUIRE UN DOCUMENT STRUCTURE ............................................................... 27

3.1. APPLIQUER DES STYLES : STRUCTURER ET BALISER VOTRE TEXTE.................................. 27

3.2. HOMOGENEISER VOTRE TEXTE ET VOS PARAGRAPHES.................................................... 28

3.3. SAUTER UNE SECTION : FACILITER LA PRESENTATION .................................................... 30

3.4. INSERER DES OBJETS ...................................................................................................... 31

3.5. CREER UN INDEX ET UNE TABLE DES MATIERES .............................................................. 36

4. TRUCS ET ASTUCES....................................................................................................... 40



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Préambule

Cette présentation réalisée par le Service Commun de la Documentation de l’Université

Jean Moulin Lyon 3, s’adresse aux doctorants ou aux étudiants devant élaborer un mémoire

ou une thèse dans Word.

Notre objectif est de vous apporter les outils indispensables à la réalisation d’un document

homogène, structuré et dynamique. La bonne maîtrise de ces outils conduira nécessairement à

un gain de temps bénéfique à la rédaction et au contenu de votre texte.

L’apprentissage se divise en 4 modules :

1. Créer un espace de travail adapter à ses besoins

2. Optimiser l’utilisation de Word

3. Produire un document structuré

4. Trucs et astuces

Les exemples ont été réalisé sous Word 2000 mais sont également efficients sous les

anciennes versions du logiciel.

Pour commencer créez un dossier (le nom à peu d’importance). A l’intérieur de celui-ci

mettez deux nouveaux dossiers. Le premier, appelé texte, accueillera le document Word, le

deuxième, appelé documents, contiendra tous les objets insérés dans le texte (images, photos,

graphiques…).



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1. Créer un espace de travail adapté à ses besoins

La feuille de style ou modèle de document, est un outil qui permet de structurer son texte en

identifiant les différents éléments syntaxiques.

Utiliser une feuille de style lors de la rédaction d’un document complexe comme une thèse

comporte de nombreux avantages :

- Appliquer le même style à ses titres, légendes, citations…

- Automatiser la création et la mise à jour de table des matières, d’index ou autre,

- Homogénéiser la présentation,

- Respecter la mise en page et la présentation lorsque l’on travail sur des ordinateurs différents (portabilité).

Le gain de temps pour l’auteur est évident puisqu’il n’à plus qu’à se consacrer à la rédaction

de son document.

La feuille de style est un fichier qui a pour extension .dot. Sa représentation picturale est la

suivante :

Vous pouvez télécharger la feuille de style proposée par l’université Jean Moulin Lyon 3 à

l’adresse suivante :



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1.1. Installer la feuille de style

Pour vous servir de la feuille de style il faut copier le fichier .dot dans le répertoire des

modèles de Word. Voici le chemin d’accès :

Pour Word 97 : C:\Program File\Microsoft Office\Modèles\

Pour Word 2000 : C:\windows\Application Data\Microsoft\Modèles

Une fois le fichier copié dans ce dossier vous n’avez plus qu’à ouvrir Word et faire

Fichier Nouveau (ou CTRL+N)

Après avoir sélectionné la feuille de style qui vous intéresse puis coché « créer un nouveau

document » vous pouvez cliquer sur OK.



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1.2. Utiliser la barre d’outils « thèse Lyon 3 »

1.2.1. La barre d’outil thèse

Lorsque vous appliquez la feuille de style créée par le Service Commun de la Documentation

de l’Université Jean Moulin Lyon 3 voici la nouvelle barre d’outil qui apparaît.

a) Page titre

Permet de styler correctement votre couverture et votre première

page.



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b) Pages liminaires

Ce menu vous servira à styler vos remerciements, dédicaces et

autres…

c) Titres parties

Styler votre titre de partie en toute simplicité. Cela vous permet d’avoir

une présentation homogène et d’accéder à l’indexation automatique.

Pour plus d’efficacité vous pouvez utiliser les raccourcis clavier que

nous avons mis en place.

d) Citations

Ce menu sert à mettre en forme vos citations. Sélectionner votre texte puis

cliquer sur l’un des trois choix disponibles. Le style choisi s’applique et surtout

les guillemets apparaissent automatiquement de part et d’autre de votre

sélection.



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e) Légende

Choisir son intitulé puis taper le texte dans la zone prévue à cet effet.

f) Notes de pages

Bouton raccourci pour accéder directement aux notes de bas de page

g) Pages annexes

Ce menu sert à styler votre bibliographie titres et entrées. Notez que

votre présentation ne sera pas changée. En effet il ne s’agit que de

mettre les balises nécessaires à l’indexation. Il en va de même pour

les annexes.



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h) Texte

Ce bouton est utile pour styler le corps de texte de votre thèse de manière homogène. Un

simple clic au milieu de votre paragraphe mettra votre texte dans le style choisi.

i) Note de musique

Raccourci vous permettant de faire un retour de chariot (retour à la ligne à l’intérieur d’un

paragraphe) sans aucune difficulté.

1.2.2. Les raccourcis clavier

F2 : Style Texte

F3 : Légende

F5: Citation en ligne

F6: Citation en bloc

F7: Citation en ligne

F8: Note de bas de page

F9: Retour de chariot

CTRL + 0 : Style partie

CTRL + 1 : Style titre 1









Ces raccourcis fonctionnent aussi bien sur un ordinateur portable (la touche majuscule n’ayant

pas besoin d’être active pour accéder aux chiffres) que sur un PC classique.



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1.3. Changer les styles prédéfinis

La feuille de style proposée par l’université Lyon 3 n’est là que pour vous donner une base de

départ. Les styles prédéfinis que vous pouvez voir depuis le menu style ne sont pas forcement

à votre convenance.



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1.3.1. Modifier un style

Format Style… modifier

Sélectionner le style que vous souhaitez modifier (ici pour l’exemple c’est le titre 1) puis

cliquer sur modifier.



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L’écran suivant s’affiche :

Grâce à l’onglet format vous pouvez configurer au mieux vos styles.

Une fois ceux-ci paramétrés n’oubliez pas de cocher la case ajouter au modèle et la case

mettre à jour automatiquement si vous avez déjà commencé à écrire !



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1.3.2. Créer un style

Format style nouveau

1. Nommer votre style

2. Choisir « basé sur » aucun style

3. Type de style : choisir si le style

s’applique à l’ensemble du paragraphe ou

seulement au texte sélectionné

4. Style du paragraphe suivant choisir :

texte

5. Cliquer sur format pour personnaliser

le style

6. Cocher ajouter au modèle puis OK



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1.4. Choisir le mode d’affichage

Il existe 4 modes d’affichage dans word.

Menu affichage

Mode normal : recommandé lors de la rédaction d’une thèse

Mode page : le plus courant

Mode plan : lorsqu’un document est structuré, il permet de simplement visualiser les titres et

vérifier le bon enchaînement des parties.

Mode web : ne sert pas à grand chose !

Lors de l’utilisation de styles prédéfinis l’affichage en mode normal est souhaitable. En effet

il est le seul à autoriser la présence de la barre zone de style. Cette dernière est importante

parce qu’elle permet de visualiser le style appliqué au texte ou au paragraphe.

Démarche à suivre pour faire apparaître cette

barre :

Outils Options Affichage

Puis en bas régler la largeur de la barre.



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Lorsque vous vous mettez en mode normal voilà ce qui se passe :

Toutefois le mode d’affichage ne prend pas en compte certains types d’images. Lorsque vous

l’insérez Word repassera directement en mode page. Lors de votre retour en mode normal

votre image sera alors matérialisée par un espace blanc.

Cette première partie à donc pour objectif une préparation efficace de votre espace de travail

sur Word. Les différentes manipulations présentées ci-dessus peuvent paraître fastidieuses et

vont vous prendre un certain temps. Toutefois ce travail préliminaire va considérablement

augmenter votre cadence de rédaction !

Zone de style



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2. Optimiser l’utilisation de Word

Une fois votre espace de travail construit, il est important de le personnaliser afin d’en

optimiser son utilisation. Word permet la création de raccourcis clavier, la création ou la

modification de barres d’outils et l’utilisation des macros. Ces différentes possibilités qui

vous sont offertes vont optimiser votre utilisation du traitement de texte.

2.1. Créer des raccourcis clavier

Voici les principaux raccourcis clavier par défaut dans word.

CTRL + N Nouveau fichier

CTRL + O Ouvrir un fichier

CTRL + C Copier

CTRL + V Coller

CTRL + X Couper

CTRL + A Tout sélectionner

CRTL + F Rechercher

F4 Répéter la tache



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Il est également possible de créer vos propres raccourcis clavier.

Outils Personnaliser Commandes

D’abord choisir votre feuille de style (enreg. Dans) puis cliquer sur clavier.

Nous allons par exemple créer un raccourci pour le style titre 1.



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Dans « catégories » choisir « styles », puis dans « styles » « Titre 1 ». Ici nous avons rentré la

touche F7 dans nouvelle touche de raccourci. Avant de cliquer sur attribuer il faut une

nouvelle fois choisir votre feuille de style en bas à droite, menu : enregistrer dans. Vous

pouvez enfin attribuer la touche au style titre 1. F7 apparaît alors dans touches actuelles.

Il est possible de créer un raccourci pour n’importe quel type d’action. Toutefois il est

préférable de ne pas effacer les raccourcis par défaut de word.

2.2. Personnaliser les barres d’outils

2.2.1. Créer une nouvelle barre d’outils

Outils Personnaliser Barres d’outils Nouvelle



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Donner un nom à votre barre d’outils, puis dans le menu « barre d’outils utilisable par »

sélectionner votre feuille de style. En cliquant sur OK votre barre d’outil apparaît. Elle est

flottante.

Maintenant que votre barre est créée, il faut lui affecter des commandes. Cliquer sur l’onglet

Commandes

Une nouvelle fois pour l’exemple nous allons nous servir du style titre 1. Pour insérer ce style

dans notre nouvelle barre d’outil il faut le sélectionner dans le menu « catégorie » puis

« Styles » et enfin dans « commandes » « titre 1 ». En maintenant appuyé le bouton gauche de

la sourie faire glisser titre 1 dans votre barre d’outil.

Pour que ce menu ne soit plus flottant il vous suffit de le faire glisser dans les barres d’outil

du haut de page.



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2.2.2. Modifier une barre d’outils

Il est parfois intéressant de modifier les barres d’outils existantes pour enlever des boutons qui

ne servent pas et les remplacer par d’autres qui nous paraissent plus utiles.

D’abord pour modifier une barre d’outil il faut la détacher de sa place initiale et la rendre

flottante. Pour ce faire, il suffit de placer sa sourie sur la barre à gauche du menu et de la faire

glisser en maintenant appuyer le bouton gauche.

Voilà le résultat si nous rendons volante la barre d’outil standard :



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Outils Personnaliser Commandes

Supprimer un élément de la barre d’outil :

Faire un clic droit sur l’élément à supprimer (ici l’icône lien hypertexte) puis supprimer



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Ajouter une commande dans une barre d’outil

Pour ajouter une commande il vous suffit de la faire glisser sur la barre d’outil accueillant le

raccourci.

La mise en place d’un nouveau menu ou la modification prend toute son importance lors de la

création de nouvelles commandes n’existant pas dans les barres d’outils standards. Les

macros en sont le parfait exemple.



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2.3. Créer et se servir des macros

Qu’est ce qu’une macro ?

Une macro-commande va vous permettre d'enregistrer une série d'actions (si possible que

vous effectuez souvent), de façon à pouvoir la reproduire très rapidement après coup.

Créer une macro :

Outils Macro Nouvelle Macro

Nommez votre macro puis dans « enregistrer la macro dans » choisissez votre feuille de style

puis cliquez sur OK.

Faites tout ce que vous voulez puis cliquer sur le symbole de gauche pour stopper

l’enregistrement. Votre macro est alors prête.



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Comment se servir de sa macro :

Pour en simplifier l’accès vous pouvez, comme expliquée dans le chapitre 2.2.2. créer un

raccourci.

Sinon faites : outils macros macros

Attention certaines fois il vous faut activer les macros avant de vous en servir.

Activer les macros :

Outils Macros Sécurité

Sélectionner niveau moyen de sécurité.

Ensuite cliquer sur l'onglet sources fiables



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Si ce n'est pas le cas cochez "faire confiance à tous les modèles et compélements installés"

Cliquez sur OK puis relancez word

Si vous avez coché le niveau moyen de sécurité à chaque fois que vous allez lancer word voila

ce qui va s'afficher:

Bien sur choisir activer les macros

Si vous avez choisi le niveau faible de sécurité rien ne vous sera demandé! Attention si cette

fonction est désactivé par défaut dans Word c'est parce qu'elle est sujette aux virus....

Cependant si vous ne téléchargez rien de suspect depuis Internet rien ne pourra vous arriver.



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Vous disposez maintenant d’un espace de travail entièrement personnalisé et adapté à votre

utilisation. Vous avez certes perdu du temps à configurer Word comme vous le souhaitiez

mais votre travail de rédaction peut à présent se faire de manière simple, précise et surtout

structurée.



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3. Produire un document structuré

3.1. Appliquer des styles : structurer et baliser votre texte

La plupart des styles sont appliqués à l’ensemble d’un paragraphe (texte, même très court,

compris entre deux retours chariot). Il est donc inutile de sélectionner tout un paragraphe pour

le styler, il suffit de placer votre curseur n’importe où dans le paragraphe et de cliquer sur le

style désiré dans le menu style.

Font exception à cette règle quelques styles particuliers s'appliquant à des caractères : la

citation en ligne, les marques de commentaires, les liens hypertexte, les textes surélevés tels

que les appels de notes, etc., qui correspondent à des sections précises de nature particulière

incluses dans un paragraphe. Dans ces cas particuliers, il faut sélectionner le texte à styler

avant de sélectionner le style désiré.

Le type de style (paragraphe ou caractère) est indiqué par l'un des symboles ¶ ou a dans le

menu style:



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Vous pouvez voir le style que vous venez d’appliquer à un paragraphe ou à un texte dans la

zone de style à gauche de l’écran si vous être en affichage normal.

L’application des styles va enfin permettre de baliser votre texte. Ainsi vous pourrez réaliser

de manière automatique de nombreuses taches telle que l’insertion d’une table des matières.

3.2. Homogénéiser votre texte et vos paragraphes

3.2.1. Saut de Paragraphe

Dans tout un document les paragraphes ont la même allure : les caractères sont composés dans

le même style (police, taille, gras ou italique), pour le corps principal du texte, les lignes sont

justifiées. La première ligne a un certain retrait, les titres de chapitre par exemple sont centrés,

les paragraphes en retrait ont une marge plus importante.

Une mise en page régulière permet du premier coup d'œil de distinguer les principaux

éléments du document tout au long de sa lecture.

Au fur et à mesure de la saisie du texte, on pourrait régler manuellement les paramètres de

chaque paragraphe (son style de caractère, sa justification ou ses retraits).

Mais voilà, une fois tout le document saisi, on s'aperçoit que les paramètres des principaux

types de paragraphes ne conviennent pas. Pour le corps du texte il faut par exemple augmenter

un peu le retrait de la première ligne de chaque paragraphe ou bien augmenter ou diminuer

l'interlignage.

Pour un gros document ce travail serait fastidieux si l'on devait reporter paragraphe par

paragraphe les mêmes modifications.

Format Paragraphe : régler les styles des paragraphes de manière automatique



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3.2.2. Retour de chariot : F9

Bien sur il existe une solution pour aller à la ligne sans casser l’homogénéité des paragraphes

dans le document. Il faut alors bien faire la différence entre un saut de paragraphe et un retour

de chariot. Cette distinction est notamment importante lors du stylage d’un titre. En effet si

cela n’est pas fait la présentation de la table des matières ne sera pas parfaite. (voir chapitre

sur la table des matières).

Saut de paragraphe : touche entrée : ne l’utiliser que pour changer de paragraphe

Retour à la ligne : Entrée + : n’utiliser cette fonction que pour aller à la ligne à l’intérieur

d’un paragraphe.

Lorsque le texte est justifié et que l’on fait un retour de chariot la présentation est changée (le

texte s’étale sur toute la ligne avec plus ou moins d’espacement). Pour palier à ce problème il

vous suffit de faire une tabulation avant le retour à la ligne.

Astuce : Cliquez sur l’icône « afficher tout » ¶. Le symbole ¶ indique un saut de paragraphe,

et le symbole ↵ le retour à la ligne.

L’utilisation de la touche F9 ou de la note de musique de la barre d’outil thèse vous feront

gagner un temps précieux.



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3.3. Sauter une section : faciliter la présentation

Moins connu que le saut de page, le saut de section est pourtant très pratique.

Les sections sont des parties d'un document (délimitées par des sauts de section) possédant les

mêmes attributs de mise en page. Ces attributs sont les suivants :

• format de la page (A4, A3, Letter US, ...)

• orientation de la page (portrait ou paysage)

• marges (haut, bas, droite, gauche)

• entêtes et pieds de page

• espace pour la reliure

• parité (pages paires et impaires différentes ou non)

Le saut section peut être utile lorsque l’on veut insérer une page en paysage à l’intérieur de

son document en portrait.

Ex : fichier mise en page format papier

Choisissez le mode paysage puis appliquer à cette

section.

Renouvelez l’opération pour que votre section

suivante soit en orientation portrait.

Le saut de section est également recommandé lorsque votre document comporte des schémas,

photos, graphiques… En effet si jamais vous souhaitez rajouter du texte ou quoi que ce soit la

présentation des sections suivantes (alignements des objets etc…) ne changera pas. Ce n’est

pas le cas avec un simple saut de page.



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3.4. Insérer des objets

Il existe plusieurs technique pour introduire un objet dans votre document :

- Copier l’objet depuis une page Web ou un autre logiciel puis la coller dans le

document,

- Introduire une image provenant d’une bibliothèque,

- Introduire un fichier graphique ou image stocké depuis votre disque dur,

- Créer un dessin dans Word.

3.4.1. Introduire un objet par copier/coller

Cette solution est très simple. Il vous suffit de disposer d’un objet (graphique, image, photo,

dessin…) sur une page web ou sur un autre logiciel.

Démarche classique :

Placez le curseur sur l’objet et faites un clic droit puis « copier ». Revenir dans votre

document, placer votre curseur à l’endroit où vous voulez insérer votre objet puis édition

coller.

Utilisation du collage spécial :

La solution du collage spécial est parfaite pour introduire un graphique ou un tableau.

Sélectionner votre objet puis clic droit copier. Placez votre curseur à l’endroit voulu puis :

Edition collage spécial



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Ici nous avons pris l’exemple d’un graphique créé dans Excel.

Deux solutions s’offrent à nous. Le collage en tant qu’image, dans ce cas Word transforme le

graphique en image, ou le collage en tant que graphique Microsoft Excel Objet. Ce dernier

type de collage est intéressant puisqu’il offre la possibilité de modifier son objet, par un

simple double clic.

Il est à noter que cette solution ne marche que pour les logiciels compatibles avec Word

(PowerPoint, Excel…).

Astuce : Il est préférable de créer ses tableaux et graphiques dans Excel puis de les insérer

dans Word, plutôt que de passer par insertion image graphique. L’assistant graphique

de Word est en effet bien moins puissant que celui d’Excel.



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3.4.2. Insérer une image

Cette méthode est pratique lorsque l’on veut introduire une image présente sur son disque dur

ou dans la bibliothèque (clipart).

Depuis le disque dur :

Insertion Image à partir du fichier

La boite de dialogue qui s’ouvre vous invite à retrouver votre image sur votre disque dur.

Depuis la bibliothèque :

Insertion Image Images de la bibliothèque

Choisissez une catégorie Sélectionner une image Insérer le clip cliquer sur la case

de fermeture de la fenêtre.

Important : Le choix du format de l’image est crucial. Pour des raisons de taille, de poids et de

compatibilité nous vous conseillons d’utiliser des images en .jpeg, .gif, ou .png.



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3.4.3. Traiter un objet

Une fois votre objet inséré il vous faut le traiter et le mettre en forme. La barre d’outil image

est là pour ça. Normalement lorsque vous cliquez sur votre objet cette dernière apparaît. Si ce

n’est pas le cas faites : affichage barre d’outil image.

1 : Raccourci pour l’insertion d’une image depuis un fichier.

2 : Jouer sur les contrastes et la luminosité de l’image.

3 : Rogner l’image : Cela permet d’enlever un bout de l’image non désirable.

4 : L’icône habillage du texte de la barre d’outils Image contrôle la manière dont l’image et le

texte avoisinant doivent se comporter l’un vis à vis de l’autre. Il faut toutes les essayer pour

voir la disposition qui vous convient le mieux.

5 : Format de l’image : vous pouvez réduire ou augmenter la taille de l’image (onglet taille).

Pensez à cocher les deux options : garder le même rapport hauteur/largeur et proportionnelle à

l’image d’origine.

1 2 3 4 5



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3.4.4. Légende automatique

Cet outil est incontournable lors de la rédaction d’une thèse. En effet chaque illustration doit

avoir une légende. Lorsque l’on écrit les légendes « manuellement » on est pas à l’abri d’une

erreur dans la numérotation et si l’on veut insérer une image il faut alors revoir toute la

numérotation.

Word facilite grandement les choses grâce à cet outil : Insertion Légende

Choisir l’intitulé (figure, tableau…) puis taper votre texte en haut. Si un intitulé manque vous

pouvez le créer.

En appliquant cette méthode pour chaque nouvelle figure la numérotation se fera

automatiquement et se mettra à jour s’il y a des changements. De plus en balisant de la sorte

les légendes vous pourrez créer automatiquement sans le moindre souci une table des

illustrations.

Astuce : La touche F3 vous permet d’accéder directement à la fonction légende



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3.5. Créer un index et une table des matières

Word est capable de compiler seul une table des matières à condition que vous ayez formaté

les titres de votre document à l’aide des styles prédéfinis.

3.5.1. Table des matières

Insertion Table et Index onglet table des matières

Choisissez le niveau hiérarchique de votre

table. Plus celui-ci sera élevé plus votre

table sera précise.

Choisissez le format désiré. Pour cela l’aperçu avant impression est très utile.

En cliquant sur option vous pouvez choisir les niveaux hiérarchiques à affecter aux styles.

Ainsi si vous voulez que le style Titre 1 n’apparaissent pas dans la table des matières il suffit

de lui enlever son niveau et de changer tous les autres (titre 2 : niveau 1, titre 3 : niveau 2…).

Il est a noté que vous pouvez tout à fait changer les styles par défaut – TM1, TM2 – du

sommaire (voir 1.2.1).

Pour mettre à jour votre table des matières : clic droit puis « mettre à jour les champs ».



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3.5.2. Tables des illustrations

Insertion Table et Index Onglet Table des illustrations

Suivez la même procédure que pour créer une table des matières. Le seul paramètre qui

change est le choix de la légende. Ici vous pouvez choisir de créer la table de vos figures,

photos, graphiques. Les choix proposés dépendront des intitulés de légende que vous aurez

configuré (3.4.4).



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3.5.3. Index :

L’index reprend les mots clés d’une publication et indique la ou les pages où ces termes

apparaissent. Plus précis qu’une table des matières, il assure normalement un accès direct à

l’information. Il est important de commencer à concevoir son index dès le début.

Deux étapes sont nécessaires pour réaliser un index dans word. 1. Désigner les termes appelés

à faire partie de l’index : créer les entrées :

- Sélectionnez le mot ou la phrase

- Allez dans Insertion/Tables et index

- Activez l’onglet Index

- Cliquez sur marquer entrée

- La boite de dialogue suivante s’ouvre :

Choisissez le nom de l’entrée d’index (elle peut être différente du mot sélectionné). Ensuite

cliquez sur marquer pour ne transformer en entrée d’index que l’occurrence sélectionnée.



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Un code apparaît à droite du mot. Cela est tout à fait normal puisque Word est passé en

mode code. Pour l’enlever cliquez sur l’icône afficher/masquer ¶.

2. Créer l’index :

Positionner votre curseur à l’endroit souhaité puis Insertion Tables et Index Index

La démarche est alors la même que pour créer une table des matières (voir 3.5.1)



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4. Trucs et Astuces

Insérer une nouvelle police de caractère dans Word

D’abord il vous faut télécharger des « fonts » sur Internet. Je vous conseille ce site :

http://www.1000fonts.com/. Un fois téléchargé et « décompressée », copiez/collez le fichier

dans le dossier suivant : c:\windows\fonts.

Attention : Si vous téléchargez une nouvelle police de caractère pensez à le mettre aussi dans

votre sous dossier « documents » créée au départ car si vous voulez travailler sur un autre

ordinateur il vous faudra la réinstaller.

Problème avec les notes de bas de page qui ne sont pas sur la bonne page

Il s'agit d'un problème assez connu de conception d'office 2000 ou XP.

Aucune solution systématique n'existe à ce jour.

Solution manuelle: il faut placer le curseur à la fin de la dernière ligne des notes de bas de la

page où votre texte aurait du être puis taper sur entrée jusqu'a ce qu'il apparaisse!

Tapez plus vite grâce au correcteur automatique d’orthographe

WORD, logiciel de traitement de texte, dispose d'un outil fort pratique mais qui peut s'avérer

très ennuyeux lors de la saisie d'un texte qui ne répond pas aux normes standard de ce logiciel.

Cet outil, "la correction automatique", est chargé de remplacer un mot (ou phrase) par un

autre lorsque celui-ci est saisi. Par exemple, si vous saisissez dans WORD le mot "france",

puis que vous appuyez sur la touche du clavier "espace" ou "entrée", la correction

automatique se chargera de rajouter à ce mot un "F" majuscule. Ce sont des règles que le

logiciel applique par défaut lors de son installation sur votre ordinateur.



41

Comment supprimer et comment détourner cette fonction pour accélérer et faciliter la saisie

d'un texte ?

Accéder à l'écran "Correction Automatique"

Pour accéder au menu de l'outil "Correction Automatique", cliquez dans la barre de menu sur

"Outils/Correction Automatique..."

Voici à quoi ressemble la fenêtre de Correction Automatique :



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Supprimer une règle

Il existe ici deux possibilités :

Annuler complètement la Correction Automatique : Il suffit de décocher le bouton

"Correction en cours de frappe", ce qui annulera complètement les règles de remplacement

des mots en cours de frappe. On peut aussi décocher "Majuscule en début de phrase" si l'on

ne souhaite pas que cette correction se fasse ou bien "supprimer la 2e majuscule d'un mot" si

le texte qui est à saisir est vraiment "exotique". Certains utilisateurs peuvent préférer d'être

entièrement maîtres de leurs saisies en annulant ces options.

Supprimer une régle : Il faut pour cela sélectionner une ligne de la liste des mots à remplacer

et appuyer sur le bouton supprimer de la fenêtre "Correction automatique".

Attention tout de même car après avoir supprimé une règle, si vous voulez la retrouver,

il faudra la ressaisir (voir la partie suivante).

Ajouter une régle :

Lorsque je saisis un texte je fais des erreurs de frappe que je retrouve fréquemment, par

exemple, il m’arrive de saisir "totu" à la place de "tout". Pour remédier à cela, il suffit

d’inscrire la règle suivante : Remplacer "totu" par "tout" puis d’appuyer sur le bouton Ajouter

:



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Astuces

Comme vous avez pu le remarquer en parcourant la liste des règles déjà définies, on peut

insérer par exemple l’icône du copyright en saisissant "(c)", ce qui donnera "©". On peut ainsi

faire des règles qui faciliteront la saisie. Par exemple, si je suis amené à saisir habituellement

une phrase ou un nom, je peux, au lieu de tout saisir à chaque fois, définir une règle qui ne me

fera saisir que deux caractères :

Par exemple, si je devais saisir à chaque fois : "Mr Dugenoux serait heureux de votre

présence pour la soirée du 05/12/03 à Mérignac", il suffirait que je définisse une règle ou

lorsque je saisis par exemple "&a" (n’importe quelle combinaison de caractères est possible),

WORD me remplace ces deux caractères par la phrase voulue. Pour cela, suivre les

indications ci-dessous :

A noter que si l'on fait un Copier (ctrl+c ou "Edition/Copier") de la phrase ou du mot que

l'on souhaite insérer, il se place automatiquement dans la partie de la phrase à ajouter (sur



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l'image ci-dessus cette zone correspond à l'étape 2) et si l'on coche le bouton "Texte mis en

forme" qui se trouve juste au-dessus on peut garder la mise en forme du texte (italique, gras,

retour à la ligne...), c'est par exemple très pratique pour les coordonnées personnelles ou d'une

société que l'on doit ressaisir fréquemment.

Avec cette régle, à chaque fois je vous saisirez "&a", WORD remplacera ces deux caractères

par la phrase souhaité...

Dans le prochain mini-cours il sera traité d’autres options que WORD utilise pour modifier la

saisie et la mise en forme de façon automatique.

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