DES GENS. DES PROCESSUS. DE L’INFORMATION.

BROCHURE 2016

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SIMPLIFIEZ VOS PROCESSUS GRÂCE À THEREFOREMC

• Processus administratifs et opérationnels numériques

• Recherche d’information rapide

• Aperçu des processus et des tâches

• Production de rapports sur les principaux processus

opérationnels

• Contrôle automatique des versions et suivi des changements

• Mobilité et accès flexible à l’information

• Sécurité de l’information accrue et paix d’esprit

À la vitesse à laquelle évolue le monde des affaires de nos jours, il est essentiel de pouvoir gérer l’information et

les documents de manière efficace. La possibilité de stocker, de consulter, d’analyser et de récupérer les données

instantanément procure un véritable avantage concurrentiel. Alors, améliorez la sécurité de vos données et

augmentez la confiance de vos employés et de vos clients en leur offrant un regain d’efficacité et de réactivité.

POURQUOI THEREFOREMC ?

ThereforeMC est un système de gestion de l’information

convenant aux entreprises de toutes sortes. Il permet de

stocker, d’échanger et de traiter les documents papier et

électroniques, y compris les courriels, les fichiers d’impression

différée, les images et même les vidéos, de façon sécuritaire et

conviviale.

L’interface intuitive, les flux de documents flexibles, les options

de signature électronique, l’intégration facile et le puissant

moteur de recherche sauront plaire tant aux utilisateurs finaux

qu’aux administrateurs.

ThereforeMC permet de saisir, d’organiser et de consulter tout le

contenu et les renseignements essentiels de votre entreprise.

De plus, la solution offre des fonctions d’analytique vous

donnant encore plus de contrôle sur vos processus

opérationnels !

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RECHERCHE

ThereforeMC permet de trouver de l’information en quelques

secondes, peu importe le format, au moyen d’une recherche par

mots clés, par catégories ou plein texte. Le moteur de ROC

reconnaît même le texte dans les images, ce qui vous aide à

trouver vos documents rapidement et facilement.

ENREGISTREMENT

De série, ThereforeMC est offert avec un connecteur

MicrosoftMD Office facilitant l’enregistrement de documents en

format Word, Excel ou PowerPoint directement dans le système

au moyen de la touche dédiée. Les autres types de documents

peuvent être enregistrés dans ThereforeMC de plusieurs

manières, notamment par simple glisser-déposer.

TRAITEMENT

ThereforeMC Workflow peut être configuré de façon à améliorer

l’efficacité des processus, à réduire les retards et à accroître la

visibilité et la transparence d’un nombre infini de processus.

Validez des contrats, approuvez des factures et recevez des

alertes lorsqu’un fichier est prêt. Il est également possible de

superviser, d’analyser et d’optimiser les processus à l’aide du

module d’analytique et de l’intégration avec Microsoft

Power BI.

Il est facile de trier les documents et d’y ajouter des notes, des

commentaires, des signatures et des timbres dans l’interface

simple et conviviale de ThereforeMC. Soyez avisé lorsqu’un

nouveau document est ajouté, que des changements sont

apportés ou que des tâches sont en retard.

CONSULTATION

Les documents peuvent être consultés dans ThereforeMC Viewer

même si l’application native n’est pas installée. Ce visualisateur

peut également jouer des vidéos.

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SIGNATURE ÉLECTRONIQUE

Les documents sont enregistrés dans ThereforeMC en format

original et automatiquement signés par le système dès leur

réception. Cette signature fournit de l’information sur le

document et son contenu, ce qui en garantit l’authenticité. Il est

aussi possible d’ajouter une signature électronique personnelle

aux documents exportés et aux fichiers PDF. Vous pouvez même

envoyer des documents et des contrats pour qu’ils soient signés

à l’externe grâce à l’intégration de ThereforeMC à des solutions de

gestion de transactions numériques telles que DocuSignMD.

AUTORISATIONS ET SÉCURITÉ

ThereforeMC facilite l’importation d’utilisateurs à partir d’Active

Directory ou de LDAP et l’attribution de droits d’accès selon les

groupes, les données indexées ou même les documents

individuels.

THEREFOREMC ASSURE LA SÉCURITÉ DE L’ INFORMATION

CONFORMITÉ JURIDIQUE

ThereforeMC stocke les documents en toute sécurité et les

prépare à la suppression à la fin de leur période de

conservation légale. De plus, la fonction d’exportation permet

d’exporter des documents vers d’autres types de supports, au

besoin.

DISPOSITIFS DE STOCKAGE

ThereforeMC prend en charge les fichiers

originaux et les copies sauvegardées sur

un support sécurisé (NAS, RAID, NetApp

SnapLock, etc.).

GESTION

Solution Designer facilite la gestion

centralisée du système. En effet, vous pouvez rapidement

ajouter des utilisateurs, créer des flux de documents par

glisser-déposer dans l’interface graphique, définir les droits

d’accès et même ajouter des serveurs. Simple et intuitive, la

gestion individuelle du système s’apprend rapidement et ne

nécessite aucune personnalisation.

ADAPTABILITÉ

ThereforeMC est totalement extensible : pour passer d’une

licence à utilisateur unique à un déploiement à l’échelle de

l’entreprise, il suffit de mettre la licence à jour et de configurer

des utilisateurs supplémentaires. Vous pouvez donc avoir

l’esprit tranquille puisque votre solution évoluera au même

rythme que votre entreprise.

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IMPORTATION ET INDEXATION AUTOMATIQUE

Que vous traitiez de l’information électronique ou papier,

ThereforeMC vous fournit les outils dont vous avez besoin pour

l’indexer et l’enregistrer. Les profils d’indexation permettent

l’extraction automatique du contenu d’un document et son

enregistrement en tant que données d’indexation. Les données

peuvent être extraites de modèles ou de documents Office, de

courriels, de PDF, d’images et de fichiers XML. Capture Client

facilite l’importation et l’indexation de documents papier, et

ThereforeMC prend en charge la ROC et la lecture de codes à

barres, et s’intègre à des solutions de numérisation avancée

telles que Kofax.

Vous pouvez importer vos documents électroniques et les

indexer automatiquement, ce qui en assure le traitement en

toute tranquillité. Il est également possible d’utiliser votre

structure MicrosoftMD Windows existante pour indexer et

importer vos documents dans ThereforeMC. Les documents de

dossiers surveillés peuvent être importés à l’aide du connecteur

de contenu, et les grands lots de fichiers électroniques peuvent

être importés et indexés au moyen du chargeur de documents.

Une fois vos documents importés, vous pouvez les intégrer aux

flux de documents et aux dossiers de ThereforeMC et en gérer le

cycle de vie selon les politiques de conservation.

GESTION DE PROJETS

Dans ThereforeMC, les documents associés à un dossier, à un

groupe d’archives ou à un projet peuvent être gérés

collectivement en toute simplicité. En effet, la solution

comprend un gestionnaire de dossiers qui fournit un aperçu de

tous les documents se rapportant à sujet, vous indique quels

documents sont manquants et vous laisse même lancer les flux

de documents du dossier. ThereforeMC est si polyvalent et

convivial qu’il ne faut que quelques minutes pour créer un

dossier, peu importe le secteur ou le type de document.

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THEREFOREMC ANYWHERE

Pas de connexion Internet ? Aucun problème ! ThereforeMC

Anywhere vous laisse modifier vos documents hors ligne, puis

les synchronise avec le serveur une fois la connexion rétablie.

THEREFOREMC WEB ACCESS

ThereforeMC Web Access vous donne accès au système de

gestion de l’information ThereforeMC à partir d’un navigateur

Web. Sont pris en charge tous les navigateurs les plus courants,

notamment Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer,

Safari et Opera. Ainsi, ce module vous permet de chercher, de

consulter et de modifier vos documents, puis de traiter les

tâches. Il s’agit d’un excellent outil pour les employés qui

travaillent de la maison ou en dehors du bureau.

APPLICATION MOBILE THEREFOREMC

L’application mobile ThereforeMC est un excellent complément

au système ThereforeMC puisqu’elle vous donne accès en tout

temps aux flux de documents, aux dossiers et aux documents.

Depuis l’application, vous pouvez lancer des flux de documents,

consulter et modifier des documents et des dossiers,

enregistrer et modifier des fichiers compatibles, et prendre

des photos et les envoyer à ThereforeMC. Les rapports et les

données en temps réel générés par le système peuvent aussi

être consultés dans l’application mobile ou dans Microsoft

Power BI, directement intégré à ThereforeMC. L’application est

compatible avec les appareils AndroidMD, WindowsMD et iOS.

De plus, l’application peut être combinée à Canon

CaptureOnTouch pour numériser des documents au moyen d’un

numériseur portatif et d’une tablette. Voilà qui devrait accroître

l’efficacité des employés sur la route ou des vendeurs qui

souhaitent pouvoir enregistrer les contrats signés directement

dans le système pendant leurs déplacements.

La gestion de l’information a notamment pour avantage de permettre la consultation de documents commerciaux en

dehors du bureau sans pour autant compromettre la sécurité. Grâce à ThereforeMC, vous aurez un accès mobile à vos

documents, à vos dossiers et à vos flux de documents.

THEREFOREMC : LIBERTÉ ET PRODUCTIVITÉ ACCRUES

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ACCÈS CLIENTS

Le portail ThereforeMC est un excellent moyen de fournir à vos clients un accès sécurisé à leurs propres documents. Grâce à lui, les

administrateurs peuvent autoriser les clients à accéder à leurs documents en lecture seule, assurant ainsi un niveau de sécurité élevé

et une grande souplesse d’utilisation. Le portail peut être intégré à un site Web et facilement adapté aux couleurs de votre entreprise

par la simple modification de son apparence ou l’ajout d’un logo. De plus, les administrateurs peuvent créer des formulaires

entièrement personnalisés dans ThereforeMC Solution Designer, puis les héberger sur un site Web. Les clients peuvent alors soumettre

des données qui sont automatiquement enregistrées dans ThereforeMC, fonction fort utile pour les sondages auprès des clients,

l’intégration des nouveaux employés, et plus encore !

Édition Personal Édition Workgroup Édition Essentials Édition Enterprise

Serveur / base de données / stockage

WindowsMD Server 32/64 bits* • • • •Prise en charge de plusieurs serveurs •

MicrosoftMD SQL Server • • • •Oracle •

IBMMD DB2MD* •DCS, NAS, SAN. RAID local et NetAppMD SnapLock • • •

Clients ThereforeMC

Navigator, Viewer et Case Manager* • • • •Accès Web (navigateur Web et visualisateur)* • • •

Gadget (Web et local)* • • • •Application mobile (tablette et téléphone)* • • •

Portail ThereforeMC (accès externe illimité en mode lecture seule) En option

Outils de productivité

Fonctions d’analytique • • • •ThereforeMC Workflow • •

Concepteur de flux de documents à interface utilisateur graphique • •Tâches ThereforeMC • • •

Sécurité et autorisations

Utilisateurs et groupes locaux WindowsMD • • • •Active DirectoryMD • • • •

Utilisateurs internes ThereforeMC • • • •Prise en charge de LDAP et de SAMBA • • •

Gestion des documents

Gestion du cycle de vie de l’information • • • •Piste de vérification • • • •

Intégration des documents numérisés

ThereforeMC Capture Client (codes à barres/ROC) • • • En option

Application ThereforeMC pour appareil multifonction En option En option En option En option

KofaxMD CaptureMD et VRS En option En option En option

eCopyMD ShareScanMD En option En option En option

Prise en charge des pilotes ISIS, TWAIN et KofaxMD • • • •Formats de numérisation (TIFF, PDF et PDF/A) • • • •

Importation de documents électroniques

Impression PDF ThereforeMC • • • •Chargeur de documents ThereforeMC • • • •Connecteur de contenu ThereforeMC En option En option En option

Archivage des courriels

MicrosoftMD OutlookMD • • • •Surveillance de la boîte aux lettres En option En option En option

Intégration aux applications de tiers

Intégration aux bases de données externes • • • •MicrosoftMD Office • • • •

WindowsMD Explorer • • • •MicrosoftMD SharePointMD * En option

eCopyMD PDF Pro Office • • • •Plugiciels de fournisseurs tiers

Objectif LuneMD PlanetPressMD En option En option En option En option

uniFLOW Capture En option En option En option En option

Licences d’utilisation

Nommées En option En option En option

Simultanées • En option En option En option

Lecture seule En option

WWW.CANON.CA

Canon est une marque déposée de Canon Inc. au Canada et peut aussi être une marque déposée ou une marque de commerce dans d’autres pays. Therefore est une marque déposée de Therefore Corporation. Tous les autres noms de produits et de marques de commerce mentionnés dans le présent document appartiennent à leur détenteur respectif. Certaines restrictions s’appliquent. Voir le manuel d’installation de ThereforeMC 2016 pour en savoir plus. Les caractéristiques et la disponibilité des produits peuvent être modifiées sans préavis. Canon n’est pas responsable des erreurs typographiques.

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