importer l'emploi du temps dans l'ent

Fiche Réflexe / ENT Kosmos administrateur

© Rectorat de l’académie de Reims – DANE / S. Klein - [email protected] septembre 2021 1

EDT : Importer l'emploi du temps dans l'ENT

La procédure nécessite d'avoir accès à la base EDT. En début d’année scolaire une procédure d’import manuel est obligatoire. En cours d’année scolaire, il est fortement conseillé d’utiliser la procédure de synchronisation automatique entre EDT et l’ENT.

Table des matières A. Vocabulaire EDT .......................................................................................................................................................... 1

B. Conditions à remplir pour un bon affichage dans l'ENT ............................................................................................. 1

C. Procédure pour créer des groupes ............................................................................................................................. 3

D. Import initial de l'emploi du temps dans l'ENT........................................................................................................... 4

E. Import automatisé ...................................................................................................................................................... 7

A. Vocabulaire EDT

Classe : Il s'agit de la division déclarée dans la Base élève SIECLE. Elle contient les élèves de la division.

Partie de classe : Il s'agit d'un regroupement d'élève qui suivent un ensemble de cours dans la classe.

Par exemple : "3EME2_ang1" regroupe les élèves de 6E2 qui suivent la langue vivante 1 en Anglais avec Mme

Dupont

Partition : Il s'agit d'un regroupement de parties, utilisé pour la classification. On ne peut pas rattacher d'élèves à

une partition.

Par exemple : "LV1" contient toutes les parties des enseignements de LV1

Groupe : Il rassemble des parties de classe. Ces parties peuvent provenir de plusieurs classes.

Par exemple : "3EME_LCA" regroupe, via les parties, les élèves des classes de troisième qui suivent l'option latin.

B. Conditions à remplir pour un bon affichage dans l'ENT

Les ENT (comme les applications nationales ou académiques) exploitent les classes et les groupes mais pas les

parties de classe.

CONDITION n°1 : Les cours doivent être positionnés sur des classes ou des groupes

Pour un bon affichage dans l'ENT, les cours doivent obligatoirement être positionnés :

sur des classes

(ex. Le cours de Mathématiques est

positionné sur la classe de "3EME1")

mailto:[email protected]


sur des groupes (qui regroupent des parties)

Les cours positionnés uniquement sur des parties ne s'afficheront pas dans l'ENT :

Ce cours est positionné uniquement sur la partie <3EME1>3EME1P.1.

Il ne s'affichera pas dans l'emploi du temps ENT.

Cette partie doit être dans un groupe pour s'afficher sur l'ENT.

CONDITION n°2 : Les groupes doivent être peuplés

Il est donc nécessaire de vérifier que les parties de classes qui vont composer les groupes sont bien peuplées.

Dans cet exemple, Les 2 parties "4EME1FRAN_1" et "4EME1FRAN_2" ne sont pas peuplées car elles sont susceptibles de changer chaque semaine.

Les cours ne s'afficheront pas dans l'ENT.

Si la composition des groupes change chaque semaine :

Effectuez une 1ère répartition des élèves dans les parties, de manière à créer les séances dans l'ENT.

Vous pouvez ensuite modifier chaque semaine la composition des parties.



C. Procédure pour créer des groupes

Il existe plusieurs solutions pour créer des groupes et les peupler des différentes parties de classe.

SOLUTION n°1 : Créer un groupe, y ajouter des parties

C'est la solution à privilégier, car vous pouvez choisir le nom à donner.

1. Dans la partie "emploi du temps", cliquez sur

l'onglet "Groupes", puis sur l'icône

2. Cliquez sur le lien "Créer un groupe" et

nommez-le.

3. Cliquez sur le lien "Ajouter une composante"

pour ajouter les différentes parties à intégrer

dans le groupe.

SOLUTION n°2 : Générer des groupes pour Pronote

Cette procédure permet de créer automatiquement la totalité des groupes et d'y placer les parties.

1. Ouvrez l'onglet "Cours"

2. Cliquez sur le menu "Editer Tout sélectionner sur la liste"

3. Cliquez sur le menu "Editer Générer les groupes pour Pronote" pour transformer automatiquement les parties de classe en groupes.

Cette solution est très rapide, mais les noms des groupes sont générés automatiquement. Il est donc conseillé

d'aller vérifier les noms des groupes (onglet "Groupes") et de les modifier si besoin.

Vérifiez ensuite que les cours sont bien

positionnés sur un groupe :

Si ce n'est pas le cas (notamment avec la

solution n°1) :

1. Cliquez sur le cours

2. Dans la fiche du cours, Ajoutez un groupe

3. Identifiez le bon groupe et Validez

4. Vous pouvez vérifier que les parties qui

composent le groupe sont les bonnes.

1

2 3

1 2

3

1

2

3

4



D. Import initial de l'emploi du temps dans l'ENT

L’import de l’emploi du temps dans l’ENT permet d’initialiser le cahier de textes, mais aussi l'accès aux

rubriques de classes.

Le premier import permet d’effectuer un rapprochement entre les comptes de l’ENT (issus de l’AAF -

annuaire académique fédérateur) et les utilisateurs inscrits dans EDT.

Dans EDT (Opération à faire par le gestionnaire de la base EDT)

1. Sélectionnez le menu "Imports/Exports > Socles ENT >

Export manuel"

2. Cliquez sur l’écran "Intégration dans un ENT"

3. Spécifiez le socle ENT :

"Skolengo" avec EDT 2021

"Kdecole" avec EDT 2020 et antérieur

4. Enregistrez le fichier dans le répertoire de votre choix (Ordinateur ou clé USB)

Cet export génère un fichier "Edt_to_kosmos… "

avec l'extension .xml

Si l'export ne se fait pas (notamment avec un EDT

monoposte), il convient de vérifier dans EDT le paramétrage du

proxy

1. Cliquez sur le menu Assistance

Configuration HTTP

2. Mettez à jour les paramètres du proxy

si besoin, contactez l'assistance

académique

1

2

Important : Avant de faire l’export du fichier, veillez bien à vérifier que votre base EDT ne contient plus

d’élèves de l’année précédente. En début d’année, ces élèves sont encore inclus dans le fichier SIECLE.

Accédez à la liste des élèves puis affichez la liste des élèves sans

classe : Vous pouvez alors supprimer tous les élèves sans classe

avant de créer votre fichier d’export. Ceci vous évitera de

fastidieuses opérations de rapprochement lors de l’import de

l’emploi du temps dans l’ENT.

1

2

3

4



Il faut impérativement prendre des précautions avant un import. Demander à la personne en charge des emplois du temps :

la version du logiciel EDT utilisée

la manière dont les groupes sont gérés : EDT ou STS

Dans l'ENT (Opération qui peut être faite par le chef d'établissement ou par

l'administrateur ENT)

1. Accéder au menu "PEDAGOGIE > Gestion emploi du temps"

Le 1er écran dépend varie selon le nombre d'imports déjà effectués :

LORS DU 1er IMPORT

2. Cliquez sur le bouton "Lancer

l'assistant"

3. Sélectionnez EDT dans la liste des

logiciels d'emploi du temps

4. Dans la fenêtre "Assistant d'import

d'emploi du temps", sélectionnez :

La version d'EDT

Si vous êtes un établissement agricole

L'outil dans lequel vous avez créé les groupes de référence (EDT ou STS Web)

L'outil dans lequel vous avez alimenté les groupes (EDT ou SIECLE) – Voir p. 4

5. Un récapitulatif affiche vos choix de

paramétrage

6. Cliquez sur le bouton "Parcourir" pour

déposer votre fichier .xml issu de l'export

EDT

7. Cliquez sur le bouton "Valider"

SI UN IMPORT A DÉJÀ ÉTÉ RÉALISÉ

2. Ouvrez l'onglet "Import emploi du temps"

Vous avez 2 possibilités :

a. Si les paramètres d'import vous

conviennent, vous pouvez déposer

votre fichier .xml et continuer

b. Vous pouvez lancer l'assistant

d'import et revenir à l'interface

présentée ci-dessus

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2

b

a

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7

5



Des écrans successifs vous proposent de faire des

rapprochements :

Enseignants

Elèves

Classes et Groupes

Il s'agit d'utilisateurs présents dans la base EDT mais

pas dans les bases officielles STS web et SIECLE.

8. La plupart du temps, il faut ignorer les utilisateurs et cliquer sur "Continuer". Si un rapprochement est

nécessaire (ex. erreur de saisie dans EDT), cliquez sur "Parcourir" pour procéder à celui-ci.

Lors du 1er import avec l'option 2, il est normal que les groupes ne soient pas reconnus : conservez

l'option "Créer un groupe" et Continuez

9. Consultez la page du bilan d'import et cliquez sur le

bouton "Valider cet import"

10. Il est possible de modifier la date ( pour le 1er

import seulement)

11. Quand l'import est terminé, un tableau de

synthèse s'affiche. Le bilan doit afficher OK

Vérifiez dans le cahier de texte le bon affichage de

l'emploi du temps d'un enseignant et d'une classe

Option 1 : Les groupes sont créés et peuplés par STS / SIECLE.

Les enseignants n'ont aucune possibilité d'agir sur les groupes.

Avantage : il n'y aura pas de doublon des groupes, mais un rapprochement

sera à faire au moment de l'import

Inconvénients :

- la mise à jour des groupes prend un délai de 48 heures (descente de l'AAF)

- il faudra faire la correspondance entre les groupes au moment de l'import.

Option 2 : Tout est géré par EDT comme sur la copie d'écran ci-dessus. Les groupes sont peuplés par l'import.

Les enseignants ont cependant la main pour modifier ces peuplements, mais chaque nouvel import automatisé peut écraser les modifications réalisées par les enseignants.

Il faudra penser à redescendre les informations de peuplement dans

SIECLE (pour LSU, LSL…)

C'est l'option généralement choisie par les établissements

Option 3 : Les enseignants peuvent peupler les groupes tout au long de l'année. Pour des raisons d'organisation,

l'établissement peut vouloir un premier peuplement grâce aux données du logiciel d'emploi du temps et laisser

ensuite la possibilité aux enseignants de modifier ce peuplement tout au long de l'année. Dans ce cas,

Lancer un premier import de type Option 2 :

puis immédiatement après refaire un autre import, avec un peuplement

des groupes positionné sur l’option "ailleurs":

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E. Import automatisé

L’import automatisé de l’emploi du temps dans l’ENT permet de faire remonter

directement dans l'ENT toutes les modifications faites sur EDT

Dans l'ENT (Opération qui peut être faite par le chef d'établissement ou par

l'administrateur ENT)

1. Accéder au menu "PEDAGOGIE > Gestion emploi

du temps"

2. Ouvrez l'onglet "Import automatisé"

3. Identifiez la ou les utilisateurs qui gèrent

EDT en cliquant sur le bouton "Ajouter

un utilisateur"

4. Dans la fenêtre de recherche annuaire, recherchez le gestionnaire EDT,

sélectionnez-le et cliquez sur le bouton

"Valider la sélection"

5. Cochez la case "Notification" :

le gestionnaire EDT sera averti

par mail de tout problème

d'import

6. Il est possible de modifier les

seuils de blocage de l'import

(Conseil : ne pas modifier dans

un 1er temps)

7. Cliquez sur le bouton "Valider"

Un Email est automatiquement

envoyé au gestionnaire EDT (sur la

messagerie ENT)

8. Le gestionnaire EDT doit ouvrir son message et

copier le lien

Cas des cités scolaires : si la base EDT est fusionnée,

copier le lien "Tous les établissements"

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Dans EDT (Opération à faire par le gestionnaire de la base EDT)

1. Sélectionnez le menu "Imports/Exports > Socles ENT > Export automatique"

2. Sélectionnez le socle ENT "K-d'école"

"Skolengo" avec EDT 2021

"Kdecole" avec EDT 2020 et antérieur

3. Activez l'export automatique et paramétrez la fréquence d'export :

Pour la version monoposte d'EDT, nous conseillons "A chaque enregistrement"

Pour la version réseau, il y a d'autres options pour la fréquence d'export (30 minutes recommandées, pas moins de 15 minutes)

4. Sélectionnez "Vers URL" est collez l'adresse reçue dans la messagerie

5. Cliquez sur le bouton "Enregistrer"

Les modifications dans EDT sont ensuite automatiquement reportées dans l'emploi du temps de

l'ENT après quelques minutes.

Le bon fonctionnement est vérifiable dans le

sous-menu "Bilans d'import" de la partie

"Gestion emploi du temps".

Si l'import automatisé ne se fait pas (notamment avec un EDT

monoposte), il convient de vérifier dans EDT le paramétrage du

proxy

1. Cliquez sur le menu Assistance

Configuration HTTP

2. Mettez à jour les paramètres du proxy

si besoin, contactez l'assistance

académique

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importer l'emploi du temps dans l'ent

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