cour des comptes - europa

I

(Communications)

COUR DES COMPTES

RAPPORT SPÉCIAL No 9/2006

relatif aux dépenses de traduction de la Commission, du Parlementeuropéen et du Conseil, accompagné des réponses des institutions

(présenté en vertu de l’article 248, paragraphe 4, deuxième alinéa, du traité CE)

(2006/C 284/01)

TABLE DES MATIÈRES

Points Page

LISTE DES SIGLES ET DES ACRONYMES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

SYNTHÈSE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I-IX 4

INTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-11 5

Cadre juridique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-3 5

Organisation des services de traduction des institutions européennes . . . . . . . . . . . . . . . 4-8 5

Étendue et approche de l’audit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-11 6

OBSERVATIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-95 6

Procédures appliquées pour que les demandes de traduction soient satisfaites et que les tra-ductions superflues soient évitées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-36 6

Orientations internes régissant les demandes de traduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-18 6

Capacité à répondre à la demande de traduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19-23 7

Évolution du nombre de pages traduites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24-26 7

Mesures pratiques prises par les institutions pour contenir le volume de traduction 27-36 9

Contrôle de la qualité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37-46 9

Contrôles effectués pour s’assurer que la qualité des traductions est satisfaisante . . . 37-43 9

Respect des délais et autres éléments de satisfaction du «client» . . . . . . . . . . . . . . . . 44-46 10

Coût et efficience de la traduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47-95 10

Coût de la traduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47-52 10

Efficience du processus de traduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53-95 13

CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96-109 18

Procédures appliquées pour que les demandes de traduction soient satisfaites et que les tra-ductions superflues soient évitées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96-98 18

Procédures appliquées pour garantir que les traductions soient livrées en temps opportunet que leur qualité soit satisfaisante pour l’usage auquel elles sont destinées . . . . . . . . . . 99-101 19

Coût et efficience de la traduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102-109 19

21.11.2006 FR Journal officiel de l’Union européenne C 284/1

Points Page

ANNEXE I: Dispositions applicables à la Commission, au Parlement européen et au Conseil 1-12 21

Commission . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-6 21

Parlement européen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-10 21

Conseil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11-12 22

ANNEXE II: Méthode mise au point par la Cour pour estimer le coût de la traduction . . . . . . 1-9 24

Réponses des institutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

C 284/2 FR Journal officiel de l’Union européenne 21.11.2006

LISTE DES SIGLES ET DES ACRONYMES

CIEQ Comité interinstitutionnel pour l’évaluation de la qualité des traductions externes

CIS Consultation interservices (consultation entre les directions générales de la Commission)

CITI Comité interinstitutionnel de la traduction et de l’interprétation

COM Commission

CRE Compte rendu in extenso (compte rendu détaillé des débats en séance plénière du Parlement euro-péen)

DG Direction générale

DG A III Direction A III (traduction et production des documents) du secrétariat général du Conseil

DGT Direction générale de la traduction de la Commission

EPSO Office européen de sélection du personnel

ETP Équivalent temps plein (une mesure égale à un agent travaillant à temps plein pendant un an)

JO Journal officiel de l’Union européenne

Langues de l’UE-15 Langues officielles des quinze États membres de l’UE avant l’élargissement de 2004

Langues de l’UE-10 Langues officielles des dix pays de l’élargissement de 2004

PE Parlement européen

SGC Secrétariat général du Conseil


SYNTHÈSE

I. Vingt et une langues ont le statut de langue officielle et de travail des institutions européennes. Chaqueinstitution européenne possède son propre service de traduction. Les institutions qui, par la nature de leurs acti-vités, doivent assurer la traduction du plus gros volume de documents sont la Commission, le Parlement euro-péen et le Conseil. Parce que la demande fluctue au cours de l’année et que les capacités internes sont tempo-rairement insuffisantes pour les langues de l’UE-10, les institutions européennes ont besoin de traducteurs freelance en plus de leurs traducteurs internes.

II. L’audit avait pour objectif de déterminer dans quelle mesure la Commission, le Parlement européen etle Conseil gèrent leurs ressources et leurs dépenses de traduction de manière efficiente et efficace. La Cour s’estposé les trois questions suivantes:

— la demande de traduction est-elle satisfaite et des procédures adéquates sont-elles en place pour éviter lestraductions superflues?

— les traductions sont-elles livrées en temps opportun et d’une qualité satisfaisante pour l’usage auquel ellessont destinées?

— les institutions concernées sont-elles parvenues à maîtriser le coût des traductions?

III. L’audit de la Cour a montré que les institutions auditées ont adopté des approches différentes enréponse à la croissance de la demande de traductions. La Commission et le Conseil ont pris des mesures appro-priées pour réduire le nombre de documents traduits dans toutes les langues. Toutefois, une part importantedes demandes de traduction n’est pas soumise aux lignes directrices adoptées par chaque institution en matièrede traduction. En outre, aucune institution ne dispose d’une procédure claire et cohérente pour demander destraductions.

IV. En général, les trois services de traduction audités parviennent à fournir les traductions dans les lan-gues de l’UE-15 dans les délais et avec la qualité requise. En 2004, des problèmes importants se sont toutefoisposés pour les langues de l’UE-10.

V. Aucun des services de traduction ne dispose d’un outil permettant de mesurer la satisfaction du «client»,ni de procédures pour le traitement des réclamations portant sur la qualité. Seule la Commission dispose delignes directrices pour le contrôle de la qualité. Le Parlement européen utilise des indicateurs de qualité, commele nombre d’erreurs constatées par page, mais pas la Commission ni le Conseil.

VI. À l’exception de la Commission pour l’année 2002, aucune des institutions n’avait calculé le coût totalde la traduction ou le coût moyen par page traduite. Un calcul effectué par la Cour montre qu’en 2003, le coûttotal de la traduction s’est élevé, pour le Parlement européen et le Conseil, à quelque 100 millions d’euros cha-cun et à 215 millions d’euros pour la Commission. À la suite de l’augmentation du nombre de langues aprèsl’élargissement de mai 2004, le coût de la traduction est passé, en 2005, à environ 128 millions d’euros pourle Parlement européen, 126 millions d’euros pour le Conseil et 257 millions d’euros pour la Commission. En2003, le coût moyen par page a atteint 150 euros au Parlement européen et à la Commission, et 254 euros auConseil. En 2005, le coût moyen par page s’est élevé à 194 euros à la Commission et à 276 euros au Conseil,tandis qu’il est tombé à 119 euros au Parlement européen. La traduction interne est plus coûteuse que la tra-duction externe, mais la comparaison n’est pas aisée, car les textes traduits à l’extérieur sont d’une nature dif-férente, et la qualité des traductions internes est considérée comme supérieure.

VII. La Commission et le Conseil ont certes réussi à réduire la demande de traductions dans les langues del’UE-15, mais cela s’est aussi traduit par une surcapacité et une productivité inférieure à la moyenne. La Coura toutefois constaté des écarts notables en ce qui concerne la productivité et le taux d’externalisation des dif-férentes unités linguistiques des institutions concernées.


VIII. Depuis 1995, les services de traduction de l’UE ont intensifié leur coopération dans certains domai-nes, tels que le recrutement, la création d’une base de données terminologique, l’acquisition d’outils informa-tiques, etc. La Cour considère que des économies pourraient être réalisées si la coopération interinstitution-nelle était renforcée, en particulier si les ressources inutilisées dans une institution étaient mises à la dispositiondes autres pour limiter le recours aux traducteurs free lance. Toutefois, faute de prévisions et d’informationssuffisantes sur les ressources de traduction temporairement disponibles dans les autres institutions, celles-cipeuvent difficilement les exploiter pleinement.

IX. Bien que les services de traduction audités disposent d’outils informatiques de pointe, ceux-ci ne sontpas utilisés de façon systématique. Ainsi, l’emploi des outils informatiques au Parlement européen varie consi-dérablement d’une unité de traduction à une autre. En 2004, pour les langues de l’UE-15, ces outils n’ont étéque très peu employés au Conseil, tandis qu’aucune information n’était disponible sur leur niveau d’utilisationà la Commission pendant la période de référence de l’audit. L’efficience et l’harmonisation des traductions pour-raient être améliorées par le recours accru aux outils informatiques, l’amélioration de la planification, un res-pect plus strict des délais d’introduction des demandes de traduction et un contrôle plus étroit des décisionsd’externalisation, afin d’éviter de faire appel à des traducteurs free lance alors que des traducteurs permanentssont disponibles. En outre, il conviendrait d’assurer systématiquement un suivi au moyen d’indicateurs de per-formance et de procédures permettant d’obtenir des informations de gestion valables.

INTRODUCTION

1. L’Union européenne fonctionne dans un environnementmultilingue où les langues des États membres sont traitées sur unpied d’égalité. Les institutions de la Communauté européenneemploient des ressortissants de tous les États membres possédantdes niveaux de connaissances linguistiques variables. Pour des rai-sons pratiques, le nombre des langues les plus fréquemment uti-lisées au sein des institutions est réduit (1), mais les documentsémanant des États membres et transmis à ceux-ci sont établis dansleur langue officielle. Aussi, la traduction des documents entrantset sortants est-elle cruciale pour le bon fonctionnement des ins-titutions et pour la communication avec les États membres etleurs citoyens.

Cadre juridique

2. En vertu de l’article 290 du traité instituant la Commu-nauté européenne et du règlement no 1/1958 du Conseil (2), misà jour après chaque élargissement, vingt et une langues ontobtenu le statut de langues officielles et de travail des institu-tions (3). Ledit règlement fixe ensuite le régime linguistique appli-cable à certaines grandes catégories de documents communautai-res (4), mais prévoit également la possibilité pour les institutions

de définir les modalités d’application de ce régime linguistiquedans leurs règlements intérieurs. Cette disposition permet d’adap-ter les régimes linguistiques aux besoins spécifiques de chaqueinstitution (voir annexe I).

3. En plus de son règlement intérieur, chaque institutionadopte des orientations pratiques concernant les types de docu-ments à traduire, le nombre de langues, la longueur des originauxet les délais (voir aussi annexe I).

Organisation des services de traduction des institutionseuropéennes

4. Chaque institution dispose de son propre service de tra-duction: la direction générale de la traduction et de l’édition auParlement européen, la direction générale de la traduction à laCommission (ci-après la DGT) et la direction A III (traduction etproduction des documents) au Conseil (ci-après la DG A III). LaCour de justice et la Cour des comptes, de même que le Comitééconomique et social européen et le Comité des régions, possè-dent également leur propre service de traduction. Les besoins desagences en matière de traduction sont couverts par le Centre detraduction de Luxembourg (5).

5. En 2005, la Commission employait quelque 1 450 traduc-teurs internes (et environ 600 agents de soutien), le Parlementeuropéen quelque 550 traducteurs internes (et environ 380 agentsde soutien) et le Conseil 660 traducteurs internes (et environ330 agents de soutien). La demande étant fluctuante au cours del’année, certaines institutions européennes limitent les coûts oufont face aux pics de demande en faisant appel à des traducteursfree lance sélectionnés dans le cadre de procédures d’appeld’offres.

(1) En général, il s’agit de l’allemand, de l’anglais et du français.(2) Règlement no 1 du Conseil du 15 avril 1958 portant fixation durégime linguistique de la Communauté économique européenne(JO 17 du 6.10.1958, p. 385/58), tel que modifié.

(3) Allemand, anglais, danois, espagnol, estonien, finnois, français, grec,hongrois, irlandais, italien, letton, lituanien, maltais, néerlandais,polonais, portugais, slovaque, slovène, suédois et tchèque. Depuis le18 juin 2005, l’irlandais est devenu la vingt et unième langue offi-cielle de l’UE, bien que l’entrée en vigueur de certaines dispositions durèglement (CE) no 920/2005 du Conseil (JO L 156 du 18.6.2005,p. 3) ait été postposée au 1er janvier 2007.

(4) En particulier les documents publiés au Journal officiel de l’Union euro-péenne (19, 20 ou 21 langues officielles, en raison de dérogationsconcernant l’utilisation du maltais et de l’irlandais) et ceux qui sonttransmis à un État membre ou à une personne relevant de la juridic-tion d’un État membre (langue de ce dernier).

(5) Le Centre de traduction de Luxembourg fait essentiellement appel àdes traducteurs free lance. Il emploie environ 80 traducteurs internes(chiffres de 2004), principalement chargés de la révision des traduc-tions free lance pour les agences et, dans une moindre mesure, de tra-vaux de traduction pour d’autres institutions.


6. La structure organisationnelle des services de traduction del’UE s’articule autour d’unités composées de traducteurs et desecrétaires [une unité par langue au Parlement européen et auConseil; un département par langue à la Commission (6)], d’uneunité de planification, d’une unité free lance et de diverses autresunités de soutien (informatique, gestion des ressources, etc.).

7. En 2005, les institutions européennes qui ont produitle volume de traductions le plus important ont été laCommission [1 324 000 pages (7)], le Parlement européen[1 080 000 pages (8)] et le Conseil [457 000 pages (9)]. Ensem-ble, elles représentent environ 70 % du volume total de traduc-tions de l’UE.

8. Il existe différentes manières de répondre aux besoins desinstitutions en matière de traduction:

a) par l’intermédiaire du service de traduction, qui décide soit defaire traduire le document en interne;

b) soit de confier cette tâche à des traducteurs free lance;

c) faire directement appel à des traducteurs free lance, sans quele service de traduction n’intervienne nécessairement (procé-dure dénommée «externalisation directe» dans la suite du pré-sent document);

d) faire traduire le document par le personnel administratif dela direction générale concernée («traductions grises»).

Étendue et approche de l’audit

9. L’audit avait pour objectif de déterminer dans quellemesure la Commission, le Parlement européen et le Conseilgéraient de manière efficiente et efficace leurs ressources et leursdépenses de traduction.

10. Pour ce faire, les trois questions suivantes ont été posées:

— La demande de traduction est-elle satisfaite et des procéduresadéquates sont-elles en place pour éviter les traductionsinutiles?

— Les traductions sont-elles livrées en temps opportun et d’unequalité satisfaisante pour l’usage auquel elles sont destinées?

— Les institutions sont-elles parvenues à maîtriser le coût destraductions?

11. L’audit a principalement porté sur les années 2003et 2004, mais les modifications apportées en 2005 à la suite del’élargissement ont également été prises en considération. L’audita été fondé sur un examen des règles et des procédures existantes,sur un test de la fiabilité des statistiques concernant la production,sur un calcul des coûts et de la productivité, ainsi que sur uneenquête de satisfaction réalisée auprès des «clients» dans les prin-cipaux services demandeurs.

OBSERVATIONS

Procédures appliquées pour que les demandes de traductionsoient satisfaites et que les traductions superflues soient évitées

12. Afin de garantir une utilisation efficiente des ressources,il faudrait limiter les traductions exclusivement aux textes néces-saires et présentant un degré de priorité suffisant pour le bonfonctionnement des institutions. Il importe que des orientationsdéfinissent clairement les critères permettant de déterminer quelstextes peuvent faire l’objet d’une demande de traduction. La Coura vérifié l’existence d’orientations de cette nature et, le cas échéant,a examiné leur qualité et la manière dont elles sont appliquées.

Orientations internes régissant les demandes de traduction

13. Aucune des institutions en cause n’a établi de règles cohé-rentes et claires précisant qui peut demander une traduction, quelstypes de documents doivent être traduits (quand et dans quelleslangues), quels sont les critères à respecter pour pouvoir autoriserles traductions non obligatoires et quelles sont les procédures àappliquer pour contrôler la mise en œuvre de la «politique de latraduction».

14. Les orientations établies par les trois institutions indi-quent uniquement les types de documents dont la traduction estobligatoire (soit dans toutes les langues, soit dans certaines lan-gues). À l’exception des documents «non essentiels» duConseil (10), qu’il a été décidé, en 2003, de ne pas traduire dansles langues de l’UE-10, les documents dont la demande de traduc-tion devrait être refusée ne sont pas clairement définis.

15. Plusieurs milliers de personnes à la Commission, 800 auParlement européen et la plupart des agents administratifs duConseil ont accès au système de traitement des demandes de tra-duction. En l’absence d’orientations suffisamment précises, celaaccroît le risque que des traductions non prioritaires ou superfluessoient demandées.

(6) Chaque département comprend entre trois et six unités, spécialiséespar politique (ou domaine), pour un total de 77 unités.

(7) Ce chiffre tient compte de l’externalisation décidée par la DGT maispas de celle demandée par les autres directions générales, pourlaquelle il n’existe pas de statistiques fiables et complètes.

(8) Définition harmonisée: 1 500 caractères de texte original imprimé(langue source), sans espaces. Pour les versions modifiées de textesexistants, la DGT compte le nombre de caractères modifiés; elle mul-tiplie ensuite le chiffre obtenu par un pourcentage déterminé (50 %pour la traduction en interne et 30 % pour la traduction externe) afinde tenir compte du travail supplémentaire que représente l’insertiondes parties modifiées dans le texte original; puis, elle additionne lesdeux résultats pour obtenir le nombre total de pages. Le Parlementeuropéen emploie une méthode légèrement différente, qui consisteà compter les caractères de l’ensemble du paragraphe modifié, sansmajoration de 50 %. Le nombre de pages obtenu pour chaque docu-ment est arrondi à l’unité supérieure.

(9) Les chiffres de production officiels du Conseil ont été adaptés par laCour pour les rendre comparables à ceux des autres institutions. (10) Voir annexe I, note de bas de page no 9.


16. Dans certaines directions générales de la Commission, lesdemandes de traduction sont autorisées par le chef d’une unité decoordination. Dans d’autres, mais aussi dans certaines directionsgénérales du Parlement européen et du Conseil, elles sont autori-sées au niveau des unités ou transmises directement à l’unité deplanification du service de traduction, sans autorisation nicontrôle préalables. Dans ce cas, l’unité de planification est le seulvéritable filtre permettant de repérer et de refuser les demandes detraduction non prioritaires pour l’institution (11). L’unité en ques-tion ne dispose toutefois que de peu d’éléments pour prendre detelles décisions.

17. Le «code de conduite du multilinguisme» (voir annexe I)du Parlement européen ne «fixe» que «les modalités d’application,et notamment les priorités à suivre dans les cas où les ressourceslinguistiques ne permettent pas de fournir toutes les facilitésdemandées». Il dispose qu’«un utilisateur est compétent pour ladéfinition de ses besoins linguistiques» (article 1er, paragraphes 1et 5). En conséquence, si la demande est conforme au code deconduite, l’unité de planification ne remet pas en question lanécessité de traduire le document ni le nombre de langues ciblesdemandées, même s’il est manifeste que les délais de livraison utilene pourront être respectés (et que la traduction a par conséquentpeu de chances d’être utilisée).

18. Après consultation du service demandeur, les unités deplanification de la Commission et du Conseil peuvent refuser lesdemandes non conformes à leur règlement intérieur ou considé-rées comme prématurées ou non nécessaires. Entre 5 % et 10 %des demandes de traduction ont été rejetées en 2003 et en 2004.À moins qu’un service demandeur ne se soit plaint, les autorisa-tions accordées par les agents de l’unité de planification à la Com-mission et au Conseil n’ont fait l’objet d’aucun contrôle de la partde l’encadrement, même pas par sondage. L’acceptation desdemandes a souvent davantage été tributaire de la disponibilitédes ressources pour la traduction que des besoins réels.

Capacité à répondre à la demande de traduction

19. Depuis l’élargissement, les institutions auditées ont géné-ralement été en mesure de satisfaire les demandes de traductionconcernant les langues de l’UE-15. Il en a été autrement pour leslangues de l’UE-10, le nombre de traducteurs issus des nouveauxÉtats membres étant insuffisant. La première série de concoursinterinstitutionnels organisés par EPSO en vue de recruter des tra-ducteurs adjoints pour les langues de l’UE-10 n’était pas terminéeau moment de l’élargissement et n’a pas permis de sélectionner unnombre suffisant de lauréats.

20. Bien que le Parlement européen se soit mieux préparé àassurer la traduction dans les langues de l’UE-10 après l’élargisse-ment, aucune des institutions n’a été capable d’atteindre ses objec-tifs en matière de recrutement de traducteurs internes et d’agentsde soutien pour les nouvelles unités linguistiques. En décembre2004, la DGT n’avait recruté qu’entre 25 et 38 traducteurs et

agents de soutien par unité de l’UE-10, alors que l’objectifétait de 90. Les nouveaux concours EPSO n’ayant été lancés qu’enmai 2005, il faut s’attendre à ce que la pénurie de traducteursinternes pour les langues de l’UE-10 dure jusque fin 2006 (voirpoint 74).

21. Contrairement aux services de traduction communautai-res, certaines grandes agences privées de traduction, auxquellesfont appel les institutions européennes, ont pu, dès 2004, pren-dre en charge les traductions de et vers toutes les langues del’UE-10 en créant des filiales dans les nouveaux États membres. LaCommission a eu recours, dans une mesure limitée, à des traduc-teurs employés comme agents contractuels dans ses bureaux dereprésentation dans les nouveaux États membres; cependant, ellea décidé de supprimer progressivement et presque complètementce système en 2006 pour des raisons pratiques de gestion.

22. De mai 2004 à avril 2005, seuls les principaux docu-ments législatifs (12) ont été traduits dans les langues de l’UE-10au Conseil, les capacités internes étant insuffisantes. Au cours dela même période, le Parlement européen n’a fait traduire, de et versles langues de l’UE-10, que les documents réglementaires d’inté-rêt général, les ordres du jour et procès-verbaux des séances plé-nières, ainsi que les documents soumis au vote.

23. En 2004, très peu de traducteurs appartenant aux unitéslinguistiques de l’UE-15 possédaient une connaissance satisfai-sante d’une ou de plusieurs des langues de l’UE-10. La traductiondans les langues dites procédurales — l’allemand, l’anglais et lefrançais — a donc été principalement effectuée par des traduc-teurs dont ce n’était pas la langue maternelle, ce qui a encorelimité les capacités disponibles pour la traduction dans les languesde l’UE-10.

Évolution du nombre de pages traduites

24. L’élargissement de l’Union européenne a eu pour effet defaire passer le nombre de langues officielles de onze à vingt. Cetteaugmentation risquait d’accroître considérablement le coût et lacomplexité de la traduction. Aussi les institutions européennesont-elles pris des mesures pour limiter au minimum l’augmenta-tion en adoptant des critères plus stricts pour l’acceptation desdemandes de traduction. La Cour a voulu savoir jusqu’à quelpoint ces mesures ont permis de maîtriser la demande detraduction.

25. Le graphique 1 montre que, ces dernières années, les ins-titutions auditées sont parvenues à limiter l’augmentation duvolume de traduction (13). Les critères d’acceptation plus strictsinstaurés par le Conseil en 2003 et par la Commission en 2004ont permis d’enrayer la hausse qui avait caractérisé les années pré-cédentes. Toutefois, la baisse du volume de traduction dans lestrois institutions en 2004 a également résulté du ralentissementde l’activité législative dû aux élections parlementaires et aurenouvellement de la Commission, ainsi que de la constitutiond’un arriéré de traductions dans les langues de l’UE-10.

(11) Dans son avant-projet de budget pour 2006, la Commission indiqueque «le caractère “non essentiel” des documents peut être apprécié auregard des besoins réels conformément à la décision du 26 mai 2004relative à l’offre et à la demande de traduction [SEC(2004) 638]».

(12) Voir annexe I, note de bas de page no 9.(13) Le nombre de pages traduites permet de disposer de données com-parables pour les trois institutions, mais ne correspond pas tout à faità la demande réelle, car il ne tient pas compte des demandes refuséespar les unités de planification et du décalage dans le temps entre lademande et la livraison. Les chiffres indiqués ne prennent en consi-dération ni les «traductions grises» ni l’externalisation directe, quireprésente un volume important à la Commission mais pour laquelledes statistiques complètes ne sont pas disponibles.


26. Le tableau 1 montre qu’au Parlement européen et auConseil, qui mettent en œuvre une politique de multilinguismeintégral, le volume de traduction est quasiment le même pourtoutes les langues. Le volume pour les langues de l’UE-10 est infé-rieur en raison du manque de capacités. Seules les unités anglai-ses sont confrontées à une demande inférieure à celle des autresunités, environ trois quarts des originaux étant à présent rédigésen anglais au Conseil et près de la moitié au Parlement européen.

La Commission, en revanche, fait la distinction entre les languesprocédurales (allemand, anglais et français) et les langues non pro-cédurales, pour lesquelles la demande est nettement moins impor-tante. Contrairement aux unités anglaises du Parlement européenet du Conseil, celles de la Commission ne reçoivent pas moins dedemandes que les autres unités, car un volume important dedocuments externes à l’institution doit être traduit dans les lan-gues procédurales.

Tableau 1

Volume de traduction par langue cible (en milliers de pages)

COMMISSION PARLEMENT EUROPÉEN CONSEIL

2003 2004 2005 2003 2004 2005 2003 2004 2005

Traduction

en allemand 175 146 126 65 53 73 40 32 28

en anglais 146 131 128 51 40 53 30 17 20

en français 174 151 142 63 51 70 34 33 29

dans les autres langues del’UE-15 (moyenne) 108 75 56 60 47 66 37 30 26

dans les langues de l’UE-10(moyenne) 2 23 51 1 12 39 < 1 5 19

Source: Cour des comptes.

Graphique 1

Le volume de traduction à la Commission, au Parlement et au Conseil


Mesures pratiques prises par les institutions pour contenirle volume de traduction

Commission

27. Dans le cadre des préparatifs pour l’élargissement demai 2004, la Commission a pris des mesures spécifiques afind’empêcher un gonflement du volume de traduction proportion-nel à l’augmentation du nombre de langues officielles.

28. Dans une communication de mai 2004, la Commissiona exposé un plan d’action visant à assurer la maîtrise du volumeet du coût de la traduction; pour y parvenir, le plan prévoyait delimiter le nombre de langues cibles pour certains documents et defixer une longueur maximale pour les textes. Plusieurs directionsgénérales ont pris desmesures supplémentaires destinées à réduirele volume de traduction dans des domaines que la communica-tion ne couvre pas. Certaines publications ne paraissent donc plusdans toutes les langues officielles. Pour certains autres documents,seule une synthèse est traduite dans toutes les langues.

29. La Commission a adopté une approche pragmatique dela traduction en faisant correspondre les besoins de la directiongénérale dont émane la demande aux capacités disponibles. Parexemple, les documents relatifs aux appels d’offres ne sont tra-duits dans les langues non procédurales (14) que lorsqu’un sou-missionnaire potentiel en fait la demande. Les régimes linguisti-ques des différents comités de «comitologie» (15) varient enfonction des besoins de leurs membres: certains n’utilisent qu’uneseule langue de travail, d’autres ne demandent les documents quedans un nombre limité de langues préalablement convenu.

30. Pour dissuader les «clients» de demander une traductioncomplète alors qu’il leur suffirait de connaître le sens général dutexte, la DGT propose également des services de substitution,comme l’établissement de synthèses écrites ou orales, un servicede traduction par téléphone (un système simplifié pour les textestrès courts) et, pour certaines combinaisons de langues, des tra-ductions automatiques avec postédition. L’audit a toutefois mon-tré que les «clients» n’étaient pas suffisamment informés de l’exis-tence de ces possibilités, qui ne représentent qu’une petite partiede la production totale de la DGT. C’est pourquoi, en 2005, laDGT a pris des mesures visant à accroître la visibilité des diffé-rents services disponibles.

31. La Commission a déployé des efforts considérables pourréduire le nombre de traductions successives de différentes ver-sions d’un même texte. En règle générale, les documents de laCommission sont traduits pour la première fois à l’issue de la pro-cédure de consultation interservices (CIS).

Parlement européen

32. Dans la nouvelle version du «code de conduite du multi-linguisme», adoptée par le bureau du Parlement européenen 2004, la taille des documents est limitée, mais pas le nombrede langues et de types de documents à traduire.

33. En principe, les documents examinés par les commis-sions parlementaires sont traduits dans toutes les langues de leursmembres titulaires et suppléants; cependant, certaines commis-sions se contentent d’un plus petit nombre de langues.

Conseil

34. Le Conseil a également pris des mesures spécifiquesvisant à empêcher une augmentation superflue du volume de tra-duction pendant la phase préparatoire à l’élargissement de 2004.En 2003, il a établi une liste des documents essentiels (voirannexe I) et fortement limité l’acceptation des demandes de tra-duction concernant des documents n’appartenant pas à cettecatégorie.

35. En outre, il s’est efforcé de réduire le nombre de traduc-tions successives. Depuis 2003, le SGC ne traduit les textes légis-latifs dans toutes les langues qu’à un nombre limité d’«étapesimportantes», et plus, comme c’était le cas précédemment, aprèschaque réunion des différentes instances préparatoires. Toutefois,la DG A III ne contrôle pas le respect de ces règles; elle ne vérifiepas non plus s’il est possible de réduire encore le nombre de ver-sions à traduire.

36. Les approches adoptées par les différentes institutionspour limiter la demande de traduction manquent totalement decoordination et sont, en conséquence, incohérentes. Le Parlementeuropéen, par exemple, fait actuellement traduire toutes les ques-tions écrites dans les langues de l’UE-15; quant aux réponses de laCommission, elles ne sont disponibles que dans deux langues pro-cédurales, plus la langue du député qui a posé la question.

Contrôle de la qualité

Contrôles effectués pour s’assurer que la qualité destraductions est satisfaisante

37. Les traductions doivent être exactes, claires et «adaptéesà leur destination» [la «qualité» requise de la traduction dépendantde sa finalité (16)]. La Cour a vérifié s’il existait des mesures appro-priées pour garantir que la qualité des traductions soit conformeaux objectifs. Dans les services de traduction, le contrôle de laqualité relève essentiellement de la responsabilité des chefs d’unité.À la Commission, la DGT répartit les traductions en cinq catégo-ries de «types de qualité de traduction» (TQT), qui correspondentà un niveau de révision et/ou d’évaluation de la qualité différentsuivant le type de document. En outre, certaines directions géné-rales de la Commission, comme la direction générale de la concur-rence, révisent systématiquement les traductions qu’ellesreçoivent.

(14) Les langues procédurales de la Commission sont l’allemand, l’anglaiset le français.

(15) Les comités consultatifs, les comités de gestion et les comités de régle-mentation, régis par la décision 1999/468/CE du Conseil du28 juin 1999 fixant les modalités de l’exercice des compétences d’exé-cution conférées à la Commission (JO L 184 du 17.7.1999, p. 23)remplaçant la décision 87/373/CEE du Conseil du 13 juillet 1987(JO L 197 du 18.7.1987, p. 33).

(16) Par exemple, les traductions des documents destinés à la publicationou des textes juridiques doivent être d’une qualité supérieure (etnécessitent donc davantage de ressources) à celle des documents àusage interne.


38. Par ailleurs, le Parlement européen et le Conseil ne répar-tissent pas les traductions en catégories de qualité et leurs procé-dures de contrôle de celle-ci sont moins structurées. En consé-quence, les pratiques en matière de révision varientconsidérablement; cependant, les actes législatifs sont toujoursrévisés par des juristes-linguistes avant leur publication.

39. En plus des contrôles réalisés par les unités de traduction,la direction de la traduction au Parlement européen effectue, pourévaluer la qualité des traductions internes et externes, des contrô-les aléatoires bimestriels (qui portent principalement sur leserreurs linguistiques, telles que les fautes d’orthographe ou leserreurs de syntaxe, mais pas sur l’utilisation de la terminologieexacte, etc.). Ce processus permet d’élaborer des indicateurs dequalité, comme le nombre d’erreurs décelées par page, informa-tion qui n’est disponible ni à la Commission ni au Conseil.

40. Aucun des services de traduction n’a mis en place desoutils spécifiques permettant de mesurer le degré de satisfactiondes «clients», ni établi de procédures pour traiter les réclamationsconcernant la qualité.

41. L’enquête sur le degré de satisfaction des «clients», réali-sée par la Cour à la fin de 2004, a révélé que la qualité des tra-ductions dans les langues de l’UE-15 de même que le traitementadministratif des demandes de traduction étaient généralementconsidérés comme satisfaisants. Toutefois, certaines directionsgénérales de la Commission ont fait état de quelques problèmesde qualité affectant les traductions de la DGT dans les langues del’UE-15, en particulier un manque de précision dans les termestechniques, ainsi que de la qualité variable des traductions exter-nes. La DG A III du Conseil a également fait part de quelques pro-blèmes de qualité dans les propositions législatives déposées parla Commission.

42. En revanche, la plupart des «clients» interrogés en 2004,en particulier à la Commission, ont fait état de problèmes de qua-lité pour les traductions dans les langues de l’UE-10. Ce problèmeétait dû à la nécessité de recourir essentiellement à des traducteursfree lance, dont un grand nombre n’avait qu’une expérience limi-tée de la traduction de textes communautaires, ainsi qu’à un man-que de capacités internes pour assurer de manière satisfaisante larévision des traductions free lance.

43. La qualité des traductions effectuées par des traducteursfree lance est évaluée par des traducteurs internes, qui leur attri-buent une note sur dix. Quand la qualité d’une traduction externes’avère insuffisante, le document est soit renvoyé au traducteurfree lance, soit révisé de manière approfondie par un traducteurinterne. Les traductions free lance auxquelles est attribuée unenote inférieure ou égale à 6/10 sont présentées au CIEQ (17), uncomité interinstitutionnel d’arbitrage indépendant. Dans 40 % descas soumis par la Commission en 2004, le CIEQ a recommandéde résilier le contrat dans son intégralité ou certains volets decelui-ci.

Respect des délais et autres éléments de satisfaction du«client»

44. En 2004, la DGT a terminé près de 90 % des traductionsdans les délais convenus (contre environ 80 % en 2003 et 94 %en 2005). Cette amélioration est en partie due à une diminutionde la charge de travail. Au Parlement européen, le taux correspon-dant pour la période de mai 2004 à juillet 2005 était de 86 %. LeSGC ne dispose pas de statistiques montrant dans quelle mesureles délais de traduction ont été respectés au Conseil.

45. Certaines directions générales de la Commission visitéespendant l’audit de la Cour ont toutefois indiqué que les délais fixéspar la DGT n’étaient pas toujours compatibles avec leurs obliga-tions légales ou leurs besoins opérationnels. De ce fait, les admi-nistrateurs (non-linguistes) traduisent fréquemment eux-mêmescertains documents courts et urgents («traductions grises») ou,dans d’autres cas, externalisent directement certaines traductionsà des traducteurs free lance (voir points 54 et 75). Si elle est prag-matique, cette solution est également révélatrice de l’incapacité àrépondre à la demande et elle complique considérablement la ges-tion, par la Commission, de la traduction dans son ensemble.

46. Les utilisateurs des traductions au Conseil et à la Com-mission ont également signalé que, les capacités disponibles pourles langues de l’UE-10 étant insuffisantes, les délais fixés par lesunités de planification (notamment en 2004) étaient trop longspour répondre à leurs besoins.

Coût et efficience de la traduction

Coût de la traduction

Calculs des coûts

47. L’établissement du budget par activités (EBA) constitueun moyen «de renforcer la transparence de la gestion du budgetau regard des objectifs de bonne gestion financière et notammentd’efficience et d’efficacité» (18). Pour contrôler la performance réa-lisée dans le cadre d’une activité, il est essentiel de connaître lecoût de celle-ci. L’article 12, paragraphe 1, du code de conduitedu Parlement européen dispose que «les services de traductioninforment les utilisateurs tous les trois mois, sur des bases com-parables, des coûts engendrés par leurs demandes de facilités lin-guistiques». Cette disposition n’a toutefois pas été appliquée. LeSGC n’a jamais estimé le coût de la traduction.

(17) CIEQ: comité interinstitutionnel d’évaluation de la qualité des traduc-tions externes.

(18) Voir considérant 14 du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 duConseil du 25 juin 2002 (JO L 248 du 16.9.2002, p. 1).


48. Au cours de la période couverte par l’audit, la Commis-sion a abandonné son projet d’établissement des coûts de revient.Avec la procédure de l’EBA, les coûts de traduction sont toutefoisimputés aux différents domaines politiques. Un tarif dépendant dela taille de la direction générale concernée est appliqué, mais iln’est fondé ni sur les coûts réels ni sur le nombre effectif de pages.

49. Malgré l’importance de ces informations, les institutionsauditées n’ont calculé ni le coût total de la traduction ni le coûtde celle-ci par page. La Cour a calculé le coût total des traductionsinternes et externes gérées par les services de traduction des ins-titutions (c’est-à-dire à l’exclusion de l’externalisation directe et des

«traductions grises», dont le coût ne peut être calculé, puisqu’iln’existe aucune donnée concernant le temps que le personneladministratif consacre aux tâches de traduction). Ce calcul a pourobjet de permettre une comparaison, d’une part, entre les institu-tions auditées et, d’autre part, entre les coûts des traductions inter-nes et externes. La méthode de calcul des coûts utilisée par la Courest exposée en détail à l’annexe II.

50. Les résultats des calculs de la Cour pour 2003 (19) sontprésentés dans les tableaux 2, 3 et 4 ci-après.

Tableau 2

Coût total de la traduction interne

COÛT TOTAL DE LA TRADUCTION INTERNE(millions d’euros)

COÛT MOYEN PAR PAGE(euros)

Commis-sion Parlement Conseil 3 institu-

tionsCommis-sion Parlement Conseil 3 institu-

tions

Traducteurs internes 94,76 40,03 54,58 189,37 85,27 89,87 136,92 96,85

Secrétaires 5,46 7,80 11,25 24,51 4,92 17,51 28,22 12,54

Coût direct 100,22 47,83 65,83 213,88 90,19 107,38 165,14 109,39

Encadrement 0,50 0,27 0,52 1,30 0,45 0,62 1,31 0,66

Agents SdT 34,06 10,35 11,42 55,84 30,66 23,25 28,64 28,56

Planification 2,35 0,41 1,25 4,00 2,11 0,92 3,12 2,05

Bâtiments 22,80 9,14 12,50 44,44 20,52 20,52 31,35 22,73

Informatique 8,31 6,01 5,39 19,70 7,48 13,49 13,51 10,08

Autres (1) 9,72 3,09 3,48 16,28 8,74 6,93 8,72 8,33

Coût indirect 77,74 29,28 34,54 141,56 69,96 65,72 86,65 72,40

Coût total 177,95 77,11 100,38 355,44 160,15 173,11 251,80 181,78

(1) Gestion des ressources humaines, formation, finances, etc.Source: Cour des comptes.

(19) En 2004 et en 2005, les coûts ont été beaucoup plus élevés, commecela est expliqué au point 53, mais ces années ont été marquées parune baisse de l’efficience due au passage de 11 à 21 langues.


Tableau 3

Coût total de la traduction externe

COÛT TOTAL DE LA TRADUCTION EXTERNE(millions d’euros)




tions

Traducteurs internes (révi-sion) 5,85 0,00 s.o. 5,85 18,36 0,00 s.o. 10,95

Secrétaires 1,51 2,74 s.o. 4,25 4,74 12,70 s.o. 7,95

Traducteurs free lance 11,22 8,90 s.o. 20,12 35,24 41,22 s.o. 37,65

Coût direct 18,58 11,64 s.o. 30,22 58,34 53,92 s.o. 56,55

Encadrement 0,14 0,12 s.o. 0,26 0,44 0,56 s.o. 0,49

Agents SdT 9,32 4,54 s.o. 13,86 29,26 21,04 s.o. 25,94

Planification 0,65 0,18 s.o. 0,83 2,03 0,83 s.o. 1,55

Unité de gestion des colla-borateurs free lance 2,01 1,39 s.o. 3,40 6,32 6,44 s.o. 6,37

Bâtiments 2,29 1,75 s.o. 4,04 7,18 8,10 s.o. 7,55

Informatique 2,29 1,71 s.o. 4,01 7,20 7,94 s.o. 7,50

Autres (1) 1,56 0,58 s.o. 2,15 4,91 2,69 s.o. 4,02

Coût indirect 18,27 10,27 s.o. 28,54 57,34 47,60 s.o. 53,41

Coût total 36,85 21,92 s.o. 58,76 115,68 101,54 s.o. 109,97


Tableau 4

Estimation du coût total de la traduction; traduction interne et externe

COÛT TOTAL DE LA TRADUCTION(millions d’euros)




tions

Traducteurs internes 100,61 40,03 54,58 195,22 70,37 60,54 136,92 78,41

Secrétaires 6,97 10,54 11,25 28,76 4,88 15,94 28,22 11,55

Traducteurs free lance 11,22 8,90 0,00 20,12 7,85 13,45 0,00 8,08

Coût direct 118,80 59,47 65,83 244,10 83,09 89,93 165,14 98,05

Encadrement 0,64 0,40 0,52 1,56 0,45 0,60 1,31 0,63

Agents SdT 43,38 14,90 11,42 69,70 30,34 22,53 28,64 27,99

Planification 2,99 0,59 1,25 4,83 2,09 0,89 3,12 1,94

Unité de gestion des colla-borateurs free lance 2,01 1,39 0,00 3,40 1,41 2,10 0,00 1,37

Bâtiments 25,09 10,89 12,50 48,47 17,55 16,47 31,35 19,47

Informatique 10,60 7,72 5,39 23,71 7,41 11,68 13,51 9,52

Autres (1) 11,28 3,67 3,48 18,42 7,89 5,55 8,72 7,40

Coût indirect 96,00 39,55 34,54 170,09 67,14 59,81 86,65 68,32

Coût total 214,80 99,02 100,38 414,19 150,24 149,74 251,80 166,37



Analyse des coûts

51. Les coûts par page sont calculés ex post et ne sont vala-bles que pour le volume de la demande et de la production en2003. La majeure partie des coûts de traduction étant des fraisfixes (87 % au Parlement européen, 91 % à la DGT et 97 % auSGC), le coût par page est bien entendu plus élevé les années oùla demande est faible. En 2004, le volume de traduction pour leslangues de l’UE-15 a chuté de presque 25 % à la Commission; celaa entraîné une baisse de la productivité de 20 %, la réduction dunombre de traductions free lance n’ayant pas été suffisante pourque les traducteurs internes soient pleinement occupés. En 2003,le coût par page traduite en interne à la Commission et au Parle-ment européen était comparable, tandis qu’il était beaucoup plusélevé au Conseil, dans une large mesure à cause d’une producti-vité plus faible et du coût plus élevé du secrétariat et des bâti-ments. L’écart était encore plus important en ce qui concerne lecoût total par page, le nombre d’agents permanents étant suffi-sant au Conseil pour lui éviter de recourir à la traduction externepour les langues de l’UE-15.

52. Pour 2003, le coût estimatif total par page de traductionexterne était inférieur de 35 % à celui de la traduction interne auParlement européen (100 euros contre 154 euros) et de 25 % à laCommission (120 euros contre 160 euros). Toutefois, ces don-nées ne tiennent pas compte du fait que la traduction interne et latraduction externe ne sont pas de même nature, la première por-tant sur des textes prioritaires demandant plus d’efforts et detemps, comme les textes législatifs et les documents destinés à lapublication. Les traducteurs internes étant également occupés pard’autres tâches linguistiques, ils ne consacrent pas intégralementleur temps aux traductions (voir point 76). Pour les langues del’UE-15 comme pour celles de l’UE-10, le Parlement européenpaie les traducteurs free lance, en moyenne, 12 % de plus quela DGT (20).

Efficience du processus de traduction

53. L’approche par activités en matière de gestion des res-sources humaines et financières exige la définition d’objectifs, laplanification des activités et le suivi des réalisations et des perfor-mances par rapport aux objectifs, qui sont mesurées à l’aided’indicateurs. Toutefois, les institutions auditées ne fournissentpas suffisamment d’indicateurs et d’informations de gestion pourqu’il soit possible d’assurer le suivi:

a) des demandes refusées et du nombre total de demandes (PE);

b) du respect des délais de dépôt des demandes (SGC);

c) des infractions au code de conduite (PE);

d) des pages traduites par service demandeur/combinaison delangues (PE);

e) des documents essentiels, dont la traduction est obligatoire(PE et SGC);

f) des documents intégralement ou partiellement traduits alorsque cela n’était pas nécessaire, l’original ayant par la suite étémodifié (PE, COM et SGC).

54. En outre, la Commission ne contrôle pas le volume de«traductions grises» ou de documents traduits après externalisa-tion directe par les directions générales «clientes» ni ne disposed’informations à cet égard (voir points 45 et 75).

55. Les procédures, l’organisation et les méthodes de travaildes services de traduction sont soumises à des contraintes spéci-fiques, telles que les demandes urgentes (en particulier au Conseil),les textes juridiques et le programme de travail des institutions. Letableau 5 indique, en pourcentage, le volume des traductionsdemandées dans un délai très court (moins de 24 heures ouentre 24 et 72 heures).

Tableau 5

Délais de traduction requis

Commission Parlementeuropéen Conseil

Délai d’exécution(en heures)

< 24 24-72 < 24 24-72 < 24 24-72

3 % 7 % 19 % 30 % 40 % 22 %

Source: CITI (comité interinstitutionnel de la traduction et de l’interprétation).

Prévisions concernant la demande

56. Pour que les ressources internes puissent être utilisées demanière optimale, il importe notamment de disposer de prévi-sions précises concernant la demande. À court terme, malgré lecoût apparemment inférieur des traductions externes, l’externali-sation ne permet pas toujours de réaliser des économies. Les coûtsde la traduction interne étant essentiellement des coûts fixes (voirpoints 51 et 52), le coût marginal (ou supplémentaire), par exem-ple, d’une page supplémentaire de traduction interne est très fai-ble alors que le coût marginal d’une page de traduction externe estconsidérable. Par conséquent, le recours à la traduction externedevrait, de préférence, être limité aux cas où les capacités internesfont défaut. Cela nécessite un bon système de prévision de lademande.

57. Bien que le code de conduite du Parlement européen dis-pose que «les secrétariats des commissions, des délégations et desgroupes politiques, sur la base de leur programme de travail, éta-blissent chaque mois des prévisions de traduction avec indicationde la langue source probable, la date prévisionnelle de dépôt et lenombre de pages à prévoir», aucune prévision de cette nature n’esttransmise au service de planification.

58. En 2003 et en 2004, la plupart des directions généralesde la Commission n’ont pas systématiquement transmis leurs pré-visions de traduction pour une période donnée à la DGT; auConseil, seules quelques directions générales ont informé réguliè-rement la DG A III de leurs besoins prévisionnels en matière detraduction.

(20) Pour les nouvelles langues, la différence de prix varie de 15 % pour lelituanien à 38 % pour le letton. En moyenne, elle est d’environ 12 %(voir tableau 4), ce qui tient en partie au fait que les conditionscontractuelles sont différentes, notamment que le prestataire exté-rieur du Parlement est obligé d’accepter les traductions et doit tra-vailler dans des délais très courts lorsqu’il s’agit de traduire des ques-tions écrites.


59. Dans la pratique, les principales sources d’informationconcernant la charge de travail à venir sont les programmes detravail des institutions et les projets d’ordre du jour des réunions,ce qui ne donne qu’une indication approximative des besoins entraduction; ils ne permettent donc pas une planification détaillée.

Respect des délais de dépôt des demandes

60. Le code de conduite 2004 du Parlement européen pres-crit un délai de dépôt de dix jours (21). Durant la première annéed’application du code, ce délai n’a cependant été respecté que dansenviron la moitié des cas par les «clients» du service de traduction.La majeure partie des traductions ne peut donc être fournie quepeu de temps avant les réunions.

61. En 1998, la DG A III du Conseil a fixé des délais de dépôt(dix jours ouvrables pour les documents de groupe de travailet cinq pour les documents Coreper). Du fait des contraintes detemps inhérentes aux fonctions du Conseil, ces délais sont rare-ment respectés. Au Parlement européen et au Conseil, la majeurepartie des traductions n’est fournie que peu de temps avant lesréunions.

62. La Commission n’a pas imposé de délais de dépôt, maisl’unité de planification de la DGT renégocie régulièrement lesdélais avec les services demandeurs si le délai requis est impossi-ble à tenir.

Planification

63. Selon le calcul du coût total de la traduction en 2003effectué par la Cour, le coût de la planification dans les trois ins-titutions s’élève à environ 4,8 millions d’euros, soit environ 1 %du coût total de la traduction (voir tableau 2). La planificationconstitue un autre instrument permettant d’assurer une utilisationoptimale des ressources internes (voir point 56).

64. Du fait, entre autres, que les délais de traduction sont trèscourts (voir tableau 5), les chefs d’unité au Conseil et au Parlementeuropéen ne disposent pas d’une grande marge de manœuvrepour la planification à long ou à moyen terme, ni de la possibilitéd’alléger la charge de travail.

65. Le système de planification du Conseil se fonde sur lenombre de pages imprimées du document déposé. Cet outil n’estpas fiable pour prévoir le temps de traduction car, en général, iln’est pas révélateur du travail de traduction réellementnécessaire (22).

66. Le système informatique utilisé au Parlement européenpermet aux unités de planification de contrôler le nombre depages à traduire par jour. Cela donne une indication générale descapacités disponibles par unité linguistique, mais ne fournit pasd’informations actualisées sur les capacités internes disponiblesdans chaque unité pour une période déterminée, compte tenu dela disponibilité des traducteurs (congés, formations, etc.).

Utilisation efficiente des ressources internes et externes

Prétraitement

67. Pour éviter que les textes déjà traduits ne le soient à nou-veau, les services de traduction prient les services demandeurs debien vouloir indiquer les références des documents de mêmenature déjà traduits et/ou faire apparaître les modifications appor-tées à la version antérieure d’un document traduit précédemment.Ces indications étant souvent omises ou incomplètes, les unités deplanification sont contraintes d’effectuer des recherches dans desbases de données pour les retrouver. La codification des deman-des et des traductions n’est pas suffisamment précise pour opti-miser ces recherches. La situation est particulièrement difficile auParlement européen, où les documents sont dispersés dans diffé-rentes bases de données et réseaux; en outre, les services de tra-duction ne disposent pas d’un recueil complet des textes traduits.

Les méthodes de travail des unités de traduction

68. Les chefs d’unité sont responsables de l’attribution destravaux aux traducteurs internes. Chaque unité linguistique estorganisée différemment: certaines le sont par groupes de traduc-teurs spécialisés, d’autres ont adopté une approche suivantlaquelle «le premier (traducteur) arrivé se sert le premier». La DGTde la Commission et la DG A III du Conseil ont chacune déve-loppé au niveau central des outils indiquant la disponibilité desdifférents traducteurs. Ces outils ne sont cependant pas utilisés defaçon systématique par toutes les unités linguistiques. Le Parle-ment européen ne dispose pas de tels outils. Certains chefs dedivision utilisent des feuilles de calcul, d’autres attribuent les tra-vaux manuellement.

69. Toutes les unités de traduction sont composées de tra-ducteurs et d’agents de soutien. Ces derniers sont chargés desrecherches de documents de référence, de la dactylographie, de lamise en forme, de l’archivage, etc. Le Conseil (23) et le Parlementeuropéen emploient une secrétaire pour deux traducteurs envi-ron, tandis que la Commission n’en compte qu’une pour quatreou cinq traducteurs.

70. Les trois institutions ont ouvertement adopté des politi-ques consistant à encourager l’utilisation des technologies moder-nes, et elles ont consacré 23,7 millions d’euros aux outils infor-matiques en 2003 (coût total, licences comprises, voir tableau 4);dans la pratique cependant, chaque traducteur, avec l’accord tacitede son chef d’unité, a le choix d’utiliser ou non la traduction assis-tée par ordinateur (Translator’s Workbench), les outils de recherche(comme Euramis, IATE, etc.) et les logiciels de reconnaissancevocale (au lieu de la dactylographie). Au Parlement européen, lepourcentage de traducteurs et d’agents de soutien qui utilisent cesoutils varie considérablement d’une unité à une autre (de 10 %à 90 %). Au Conseil, l’utilisation des outils informatiques est mar-ginale. Des trois institutions, c’est la Commission qui dispose desoutils informatiques les plus modernes, mais aucune informationn’est disponible sur leur degré d’utilisation.

(21) Le délai de dépôt est le délai minimal et incompressible imparti à unservice de traduction pour donner suite à une demande de traduction.

(22) Le volume de travail nécessaire pour traduire un document est fonc-tion d’un certain nombre de facteurs dont le nombre de mots à tra-duire (les pages peuvent contenir des textes de longueur différente;seules les modifications apportées à un texte traduit précédemmentnécessitent une traduction, etc.), la difficulté technique du documentet la disponibilité de sources traduites ou de textes de référence.

(23) Après déduction du temps que les secrétaires consacrent à des acti-vités qui n’ont aucun rapport avec le processus de traduction.


71. Depuis 2003, environ 100 des 1 100 traducteurs de laCommission ont adopté le télétravail. Selon le rapport d’évalua-tion de la DGT (24), la formule actuelle permet de réaliser des éco-nomies annuelles nettes s’élevant à environ 10 000 euros par tra-ducteur, principalement grâce à une augmentation de laproductivité. Au Parlement européen, 26 des 430 traducteurs ontopté pour le télétravail, et le Conseil a lui aussi lancé deux projetspilotes dans ce domaine.

Externalisation

72. La Commission et le Parlement européen mettent enœuvre une politique consistant à recourir systématiquement à latraduction interne pour les textes législatifs (pour des raisons dequalité) ainsi que pour les documents urgents, confidentielset courts (pour des raisons pratiques). Dès lors que presque tousles travaux de traduction appartiennent à cette catégorie auConseil, les traductions y sont généralement effectuées en interne.

73. En principe, la décision de confier la traduction à des tra-ducteurs free lance est prise par les chefs des unités de traduction(sauf en ce qui concerne l’externalisation directe, comme cela estmentionné ci-après), compte tenu du type de traduction et descapacités internes disponibles. À la Commission et au Parlementeuropéen, une corrélation claire et positive entre la charge de tra-vail et le pourcentage d’externalisation a été constatée pour la plu-part des unités linguistiques en 2004. L’audit a toutefois montréqu’en 2004, le taux d’externalisation était élevé dans les deux uni-tés de la DGT, dont la charge de travail était inférieure à lamoyenne (ces dernières ayant tardé à réagir à la diminution de lacharge de travail par rapport à 2003), ce qui est révélateur d’unesous-utilisation des capacités internes. La division de la traduction

française au Parlement européen présente la deuxième charge detravail la plus faible pour 2005, mais le deuxième taux d’externa-lisation le plus élevé. Ces situations n’ont suscité aucune mesurecorrectrice de la part de l’encadrement.

74. Le Parlement européen et la Commission externalisentautomatiquement certains travaux de traduction, sans vérifier ladisponibilité de capacités internes pour certaines langues ou pourla totalité d’entre elles. En 2003-2004, les deux institutions sesont fixé pour objectif d’accroître le pourcentage de travaux detraduction confiés à des traducteurs free lance pour le faire passerà 30 % et 40 % respectivement; il s’agissait de faire face à lademande globale, dont on prévoyait l’augmentation, et de tenircompte du fait que le coût de la traduction externe est moindre(comparé à celui du recrutement de traducteurs à temps pleinsupplémentaires). En raison de la baisse structurelle de la demandeen 2004, la DGT a fait marche arrière et le Parlement européen adonné comme consigne de ne plus envoyer aux traducteurs freelance que les traductions CRE pendant la période des élec-tions (25). La charge de travail globale par unité linguistique pourles langues de l’UE-15 a diminué d’environ 20 % en 2004 par rap-port à 2003, mais le taux d’externalisation au Parlement européenn’a guère évolué (32,5 % en 2003 et 32 % en 2004) (voirtableau 6). Si les taux d’externalisation pour les langues de l’UE-10relevés à la Commission, au Parlement européen et au Conseilentre 2004 et 2005 diffèrent, c’est essentiellement parce qu’en2004, le Parlement européen a réussi à recruter davantage de tra-ducteurs internes pour les langues de l’UE-10 que les autres ins-titutions. En raison d’un ralentissement de l’activité législative etd’une baisse du volume de traduction, le Parlement européen estparvenu à traduire en interne un pourcentage plus élevé de textesdans les langues de l’UE-10 (voir points 20 et 25).

Tableau 6

Taux d’externalisation en 2003, en 2004 et en 2005

Commission Parlement européen Conseil

Taux d’externalisation 2003 2004 2005 2003 2004 2005 2003 2004 2005

Toutes langues confondues 22 % 23 % 20 % 33 % 30 % 36 % 0 % 1 % 2 %

Langues de l’UE-15 21 % 16 % 10 % 32,5 % 32 % 33 % 0 % 0 % 0 %

Langues de l’UE-10 s.o. 60 % 37 % 41 % 20 % 43 % s.o. 8 % 5 %


75. L’externalisation directe par les directions générales«clientes» est certes marginale au Conseil et au Parlement euro-péen (26), mais l’audit a montré que plusieurs centaines de mil-liers de pages ont directement été externalisées par les directionsgénérales de la Commission au cours de la période 2003-2004,sans aucun contrôle de la part de la DGT (voir points 45 et 54).

Productivité

76. La productivité, au cours de la période 2000-2005, destrois institutions auditées a été examinée en vue de comparer lesperformances des institutions dans le temps. Le calcul de la pro-ductivité s’est appuyé sur la notion d’«équivalent temps plein»(ETP), selon laquelle le temps consacré à la traduction est consi-déré comme étant celui pendant lequel les traducteurs sont effec-tivement disponibles pour leurs activités professionnelles. Étantdonné que, bien souvent, ce temps comprend des activités autresque la traduction (formation, encadrement, contrôle de la qualité,relecture de documents produits par d’autres services, etc.), la pro-ductivité fondée sur l’ETP ne représente qu’un indicateur général.

(24) Commission européenne, DGT, direction de la traduction, EvaluationReport of the Telework Pilot Project in the Translation Service (rap-port d’évaluation du projet pilote de télétravail au service de traduc-tion), Bruxelles, 6 octobre 2003.

(25) CRE = «Compte rendu in extenso»: compte rendu détaillé des débats;ce type de document a représenté environ 18 % du volume de tra-duction du Parlement européen au cours de la période 2003-2005.

(26) Les groupes politiques du PE prennent parfois directement contactavec des traducteurs free lance lorsque l’unité de planification refuseleur demande (pour dépassement de leur quota hebdomadaire dequinze pages).


Les comparaisons entre institutions et entre unités linguistiquesd’une même institution doivent être examinées avec prudence. Ilconvient également de veiller à déterminer les raisons des diffé-rences constatées. Les éventuelles contraintes doivent être analy-sées afin d’établir si une intervention directe de la hiérarchie estpossible.

77. La productivité, définie comme étant le nombre de pagesnormalisées traduites en interne par traducteur équivalent tempsplein, varie considérablement d’une unité linguistique à une autreet d’une institution à une autre. Dans l’ensemble des institutions,la productivité des unités linguistiques de l’UE-10 est générale-ment inférieure du fait qu’elles ont des besoins plus importants enmatière de formation, qu’elles manquent d’expérience, que leursmémoires de traduction sont de plus petite taille (ce qui limitel’utilisation de la traduction assistée par ordinateur) et qu’ellesconsacrent plus de temps à la révision des traductions externes.

78. La productivité des services de traduction de l’UE est bieninférieure à celle du secteur privé (27). La productivité plus élevéeconstatée dans le secteur privé tient essentiellement à la naturedes textes (peu de textes législatifs), ainsi qu’à l’utilisation trèsrépandue des outils informatiques. Bien que les textes soientmoins complexes, les traductions free lance sont souvent perçuescomme étant de qualité inférieure et nécessitent un taux de révi-sion plus élevé que les documents traduits en interne. Un certainnombre de contrats avec des agences externes ont donc été rési-liés parce que la qualité des traductions n’était pas satisfaisante(voir point 43). Toutefois, en l’absence de capacités internes inu-tilisées, l’association d’une productivité supérieure et de rémuné-rations inférieures rend la traduction externe beaucoup moinsonéreuse que le recrutement de traducteurs internes supplémen-taires, même compte tenu des coûts indirects (planification,appels d’offres, paiement, contrôle de la qualité, etc.) (voirtableau 7).

Tableau 7

Nombre moyen de pages traduites par traducteur (ETP)

2000 2001 2002 2003 2004 2005

Commission (par an) 915 902 909 1 054 917 797

Commission (par jour) 5,2 5,2 5,1 5,7 5,0 4,5

Parlement européen (par an) 1 092 1 195 1 062 1 031 858 1 226

Conseil (1) (par an) 602 653 772 707 648 669

(1) Conseil: jusqu’en 2004 (inclus), uniquement les langues de l’UE-15.Source: Cour des comptes.

Commission

79. Le fait que, pour la plupart des années de la période2000-2005, la productivité de la DGT ait été légèrement infé-rieure à celle constatée au Parlement européen peut s’expliquer,dans une certaine mesure, par le rôle que joue la Commission entant qu’initiateur du processus législatif. Cela implique en effet untaux de révision plus élevé et une fonction de chef de file dansl’élaboration de la terminologie et des bases de données, dontbénéficient également les autres institutions. En outre, les traduc-teurs internes de la Commission fournissent d’autres services lin-guistiques qui ne sont pas reflétés dans le volume de traductionjournalier.

80. De 2003 à 2005, la productivité moyenne pour les lan-gues de l’UE-15 a chuté de plus de 20 %. Pour la plupart des lan-gues non procédurales de l’UE-15, la productivité est tombéeau-dessous de quatre pages par jour. Cette baisse résulte de ladiminution de la charge de travail pour les langues non procédu-rales, qui a entraîné une surcapacité. Cette dernière devrait êtreappréciée à la lumière du taux d’externalisation directe, c’est-à-diresans aucun contrôle de la part de la DGT (voir point 75).

81. Même après l’instauration, par la DGT, d’un «mécanismede flexibilité», permettant, au sein d’un même département lin-guistique, de transférer des travaux de traduction d’une unité tem-porairement confrontée à une charge de travail supérieure à lamoyenne à une autre unité moins surchargée, il subsiste des dif-férences de productivité importantes entre les unités (28). Ces dif-férences s’expliquent essentiellement par la variation de lademande de traduction selon les différents domaines politiquessur la base desquels les compétences des unités linguistiques ontété déterminées. Les écarts de productivité entre les unités de laDGT se sont encore creusés depuis le dernier élargissement. En2005, l’unité la plus productive a fait deux fois mieux que l’unitéla moins productive.

(27) Voir également PriceWaterhouseCoopers, Comité économique etsocial (CES) et Comité des régions (CdR), «analyse comparative de laproductivité des départements de traduction des institutions euro-péennes», Bruxelles, 4 août 2000, p. 24: «Il est à noter que la produc-tivité d’un traducteur d’un établissement privé tourne aux environs de8 à 10 pages par jour sans tenir compte de la production via “Trans-lation Memory” (une page correspondant à 350 mots)» (350 mots =2 100 caractères = 1,4 page normalisée).

(28) Au sein du département linguistique anglais, par exemple, la produc-tivité, au cours du premier semestre de 2004, de l’unité dont la chargede travail était la plus élevée a été de 65 % supérieure à celle de l’unitédont la charge de travail était la moins importante.


Parlement européen

82. Au cours des cinq dernières années, le Parlement euro-péen a, en moyenne, réduit le nombre de ses traducteurs de plusde cinq ETP (soit 15 %) par langue.

83. Au Parlement européen, la productivité des unités de tra-duction anglaise et française est systématiquement inférieure à lamoyenne (de 5 à 20 % selon les années), alors que les écarts deproductivité dans les autres langues de l’UE-15 se limitent à 10 %.Pour l’unité de traduction française, cette disparité tient au fait quele nombre de traducteurs et le taux d’externalisation des traduc-tions y sont supérieurs à la moyenne. S’agissant de l’unité de tra-duction anglaise, cela résulte de la baisse de la demande de tra-ductions, la majorité des documents internes étant rédigés enanglais. Les taux d’externalisation et les surcapacités sont des fac-teurs tributaires de décisions de l’encadrement.

Conseil

84. La productivité au Conseil s’est systématiquement avéréemoins élevée qu’à la Commission et au Parlement européen. Cettesituation est imputable aux effets combinés de plusieurs facteurs,à savoir une proportion élevée de documents législatifs exigeantune attention particulière, une demande très fluctuante (avec unecharge de travail journalière variant de moins de 1 000 à plus de7 000 pages en 2003).

85. Afin de remédier au problème de surcapacité, la DG A IIIa adopté un plan d’action à long terme visant à faire passer lenombre de traducteurs et de secrétaires dans les unités linguisti-ques des langues de l’UE-15 d’environ 50 ETP en 2002 à 25 ETPen 2015 (29). Il faudra toutefois du temps pour que le plan fassepleinement effet, car le Conseil affirme que les possibilités dereclassement interne sont limitées et que la mobilité interinstitu-tionnelle est faible.

86. Les différences de productivité entre les unités linguisti-ques sont moins marquées au Conseil (et au Parlement européen)qu’à la Commission (sauf dans le cas de l’unité anglaise de laDG A III, où la productivité a été environ de 20 à 40 % inférieureà celle des autres unités pour la période 2003-2005). La relectured’originaux et le rôle de principale langue pivot joué par l’anglaispour la traduction de textes rédigés dans les langues de l’UE-10,qui présentent des difficultés terminologiques considérables,pourraient expliquer, dans une certaine mesure, pourquoi la pro-ductivité est apparemment faible.

Suivi du processus de traduction à l’aide d’indicateurs deperformance

87. Les statistiques des institutions en matière de traductionsont principalement produites au niveau central et sont centréessur le volume de traduction par unité. L’encadrement et les unitésdes ressources humaines et financières se servent régulièrementde ces statistiques, mais l’utilisation de celles-ci à des fins de suivijournalier par les chefs des unités de traduction présente des varia-tions considérables, certains d’entre eux ayant même développéleurs propres outils.

88. Certaines institutions ne disposent d’aucun indicateur deperformance ni de statistiques concernant:

a) le temps réellement consacré à la traduction d’un documentpar rapport au temps normal ou estimé (PE, COM et SGC);

b) le nombre de pages révisées (COM et SGC) et le temps consa-cré à la révision (PE, COM et SGC);

c) la production et la productivité des différents traducteurs(SGC);

d) le volume des traductions externalisées automatiquement parles unités de planification et de celles externalisées par lesunités de traduction (PE et COM);

e) le non-respect des délais de livraison (SGC);

f) l’incidence des outils de traduction assistée par ordinateur surla productivité (PE, COM et SGC);

g) des données croisées, comme la corrélation entre la charge detravail et l’externalisation (PE, COM et SGC) (voir points 73et 83).

89. Les statistiques concernant la production et la producti-vité des divers services de traduction des institutions européen-nes tiennent compte des segments de textes traduits automatique-ment, en particulier par le système Translators’ Workbench (TWB).Les agences de traduction privées utilisent des systèmes de calculplus sophistiqués, afin d’établir la charge de travail réelle et la pro-ductivité des différents traducteurs.

90. Contrairement aux autres institutions, qui ne prennent enconsidération que les parties modifiées des textes, le Conseil cal-cule sa production sur la base des pages imprimées (voir point 65).En conséquence, les statistiques du Conseil relatives à la produc-tion surestiment de plus de 50 % le nombre réel de pages tradui-tes. À la suite de l’audit de la Cour, la DG A III a adopté uneméthode similaire à celle utilisée par les autres institutions.

Coopération interinstitutionnelle

91. La création du CITI en 1995 a progressivement permisaux services de traduction de l’UE de coopérer dans certainsdomaines.

92. À ce jour, les principales réalisations en la matière sontles suivantes:

a) la création d’une base de données terminologique et d’unemémoire de traduction communes;

b) un appel d’offres interinstitutionnel pour la traductionexterne à partir des langues de l’UE-10 et vers celles-ci (30);

(29) DGMA, plan d’action pour la modernisation administrative du SGC(PAMA), 30.5.2002, section 11: réforme de la DG A III.

(30) La Commission n’a toutefois quasiment pas utilisé la liste et a orga-nisé son propre appel d’offres.


c) une procédure conjointe d’appel d’offres pour l’acquisitiond’un logiciel de reconnaissance vocale et d’autres outilsmultilingues;

d) la mise en place d’un comité interinstitutionnel mixte pourl’évaluation de la qualité des traductions externes (CIEQ);

e) l’échange de traducteurs et la répartition de la charge de tra-vail en matière de traduction, mais dans une mesure limitée.

93. Il ressort de l’analyse, par la Cour, de la nature et de laplanification de l’offre et de la demande que si les institutionsauditées éprouvent des difficultés d’ordre structurel à fournir unvolume suffisant de traductions de qualité acceptable dans les lan-gues de l’UE-10, des différences existent manifestement en ce quiconcerne les langues de l’UE-15. C’est ainsi que les traducteursanglais supportent la charge de travail la plus élevée à la DGT(voir point 86), mais la plus faible au Conseil et au Parlementeuropéen. Ces deux institutions étant confrontées à des délais delivraison très courts et à une demande très fluctuante, elles dispo-sent également de capacités temporairement inutilisées pendantcertaines périodes (voir point 84).

94. Dans le droit fil des conclusions de la task force «Répar-tition de la charge de travail», un projet pilote a été lancé le 1er jan-vier 2005. En 2005, 3 763 pages (soit 63 % du volume demandé)ont été traduites par une des institutions participantes à lademande d’une autre institution. Ce chiffre ne représente que0,2 % de la charge de travail totale de l’ensemble des institutionsconcernées, alors que plus de 20 % des travaux de traduction sontexternalisés. Les économies réalisées peuvent être estimées à150 000 euros (31). Les capacités inutilisées étant globalementbien supérieures à celles mises à la disposition des autres institu-tions dans le cadre du projet pilote, les économies pourraient êtreplus élevées.

95. Un point faible du système actuel de répartition de lacharge de travail réside toutefois dans le fait que les documentsqui sont normalement externalisés et les traductions dans les lan-gues de l’UE-10 en sont exclus. En outre, les institutions auditéesn’échangent pas suffisamment d’informations sur les capacitésinutilisées dont elles disposent, et il n’existe en réalité ni mesuresd’incitation ni obligation pour qu’elles acceptent une demande detraduction émanant d’une autre institution. À la DGT, si les tra-ducteurs internes des unités correspondantes aux langues nonprocédurales de l’UE-15 avaient atteint en 2005 la même produc-tivité qu’en 2003, ils auraient traduit au moins 10 000 pages deplus dans chacune des langues de l’UE-15. En 2005, le Parlementeuropéen et plusieurs directions générales de la Commission ontexternalisé un nombre similaire de pages de documents nonurgents dans les mêmes langues, qui auraient pu être traduites parune autre institution. S’agissant des traductions externes, un mon-tant total de quelque 11 millions d’euros aurait donc pu êtreéconomisé (32).

CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS

Procédures appliquées pour que les demandes de traduction soientsatisfaites et que les traductions superflues soient évitées

96. Aucune des institutions auditées n’applique une procé-dure claire et cohérente en ce qui concerne les demandes ou les

autorisations de traduction. En vertu des règles et des procéduresétablies par les trois institutions, certains types de documents doi-vent obligatoirement être traduits. Pour les autres, il n’existecependant aucun critère généralement accepté, et les documentssont traités cas par cas, essentiellement en fonction des ressour-ces disponibles (voir points 13 à 18).

Recommandation: compte tenu de la nécessité de fixer des priori-tés et de prévoir des restrictions afin de pouvoir faire face à lademande toujours croissante de traduction, les institutions auditéesdevraient rationaliser leurs procédures. Il conviendrait, entre autres,de contrôler la taille des documents, de mieux différencier les textesen fonction de leur nature et de leur objet, et d’adopter une approche«appropriée à l’usage prévu» pour les textes dont la traduction estautorisée.

97. Il ressort de l’audit que les besoins en traduction dans leslangues de l’UE-15 peuvent généralement être satisfaits. Toutefois,l’adhésion de petits pays a suscité une énorme augmentation dela demande de traduction sur des marchés de dimension réduiteoù l’offre est forcément assez limitée. Les problèmes ayant affectéle lancement des concours EPSO organisés en vue du recrutementde traducteurs internes pour les langues de l’UE-10 ont entraînéune pénurie de traducteurs issus des nouveaux États membres. Aucours de la première année suivant l’élargissement, les institutionsauditées n’ont par conséquent pas été en mesure de satisfaire lesbesoins pour les langues de l’UE-10 (voir points 19 à 23).

Recommandation: il faut encore augmenter considérablement lescapacités internes des institutions pour les langues de l’UE-10. LaCommission devrait procéder à un examen critique de l’incapacitéd’EPSO à recruter en temps opportun les traducteurs internes requis.Cet examen devrait déboucher sur l’établissement d’un plan d’actiondestiné à faire mieux connaître les activités de traduction de la Com-munauté et à stimuler l’intérêt pour celles-ci dans les États membresde l’UE-10 et les autres pays candidats.

98. D’une manière générale, les institutions auditées sont par-venues à maîtriser les coûts de traduction malgré l’augmentationdu nombre de langues officielles, qui est passé de 11 à 21 (y com-pris l’irlandais) depuis mai 2004 (voir points 25 à 36). La Com-mission et le Conseil ont pris des mesures énergiques en vue deréduire le nombre de documents à traduire dans toutes les lan-gues; en revanche, le Parlement européen s’est montré moinsambitieux en ce qui concerne la diminution du volume de traduc-tion, en limitant uniquement la taille des documents à traduire,mais pas le nombre ni les types de documents (voir point 32).

Recommandation: les services de traduction pourraient concluredes accords de niveau de service avec leurs «clients», qui établiraientdes orientations plus strictes en ce qui concerne le type de documentsnécessitant une traduction, les versions linguistiques indispensables,le stade auquel la traduction devrait commencer, le nombre total depages par an, le recours à la traduction automatique, etc. Un effortde coordination de la part des institutions auditées permettrait éga-lement d’éviter les incohérences de leurs approches respectives.

(31) Sur la base d’un coût variable estimé à 40 euros par page.(32) Compte tenu exclusivement du coût variable de la traduction externe,estimé à 40 euros par page.


Procédures appliquées pour garantir que les traductions soientlivrées en temps opportun et que leur qualité soit satisfaisantepour l’usage auquel elles sont destinées

99. Les trois institutions auditées sont généralement parve-nues à effectuer les traductions dans les langues de l’UE-15 dans lesdélais et avec le niveau de qualité requis (voir points 41 et 44). Lasituation était toutefois différente en ce qui concerne les langues del’UE-10, en raison du manque de traducteurs. En 2004, les capaci-tés internes pour les langues de l’UE-10 à la Commission et auConseil ne permettaient même pas d’assurer la révision des traduc-tions externes, et la plupart des «clients» estimaient que la qualitédes traductions était insuffisante (voir point 42). Aucun des servi-ces de traduction audités ne mesure la satisfaction des «clients».

Recommandation: les institutions auditées devraient effectuerrégulièrement des enquêtes de satisfaction auprès des différents«clients» des services de traduction, y compris en ce qui concerne lerespect des délais. Ces enquêtes pourraient fournir des informationsen vue de l’établissement de plans d’action pour l’amélioration de laqualité du service et de la productivité.

100. Le Parlement européen et le Conseil ne disposent pasd’orientations précises concernant le contrôle de la qualité, et lespratiques en matière de révision varient considérablement. Tou-tefois, les institutions auditées procèdent généralement à descontrôles appropriés pour repérer les traductions dont la qualitéest insuffisante (voir points 37 à 43). La direction de la traductiondu Parlement européen évalue la qualité des traductions tantinternes qu’externes par l’intermédiaire de contrôles aléatoiresbimestriels et d’indicateurs de qualité; les autres institutions, enrevanche, n’ont mis en place ni contrôles ni indicateurs de per-formance de cette nature.

Recommandation: en plus d’un contrôle systématique de la qua-lité des traductions externalisées et de la surveillance exercée par cha-que chef d’unité, il serait souhaitable de procéder régulièrement à descontrôles de qualité aléatoires dans chaque unité linguistique. Asso-ciés à des enquêtes de satisfaction, ces contrôles pourraient servir debase pour définir des indicateurs de performance en matière de qua-lité.

101. Certaines directions générales de la Commission ontsignalé qu’elles avaient dû recourir à des «traductions grises» ou àl’externalisation directe, la DGT n’étant pas en mesure d’effectuercertaines traductions dans les délais demandés. Le volume des tra-ductions de cette nature n’est pas bien établi et leur coût n’est pascompris dans les calculs de la Cour, faute de données sur le tempsconsacré par le personnel administratif aux «traductions grises»(voir points 45, 54 et 75).

Recommandation: les services de traduction devraient contrôler letaux d’externalisation directe et de «traductions grises» afin de pou-voir tenir compte du volume de traduction correspondant lors de laplanification.

Coût et efficience de la traduction

102. À l’exception de la Commission pour 2002, les institu-tions auditées n’ont calculé individuellement ni le coût total de latraduction ni le coût moyen par page. La Cour estime le coût

annuel total de la traduction pour les trois institutions en causeà 414 millions d’euros avant l’élargissement (voir tableau 4) età 511 millions d’euros après. En 2003, le coût moyen par pages’est élevé à 150 euros à la Commission et au Parlement européen,et à 254 euros au Conseil. En 2005, le coût moyen par page estpassé à 194 euros à la Commission et à 276 euros au Conseil,tandis qu’il est tombé à 119 euros au Parlement européen.

103. Si la traduction interne est plus coûteuse que la traduc-tion externe, la comparaison est cependant difficile et cela pourplusieurs raisons: les textes traduits sont d’une nature différente,la qualité de la traduction interne est perçue comme supérieure,les délais exigés pour les traductions internes de certains docu-ments sont courts du fait des méthodes de travail appliquées,notamment au Parlement européen et au Conseil, et les traduc-tions externes nécessitent une révision (voir point 52).

Recommandation: il importe de connaître le coût d’une activitépour pouvoir en contrôler les dépenses. Des procédures permettantd’obtenir des informations de gestion valables sur les coûts devraientdonc être mises en œuvre.

104. Du fait de la baisse importante de la charge de travail,la productivité de la plupart des unités de traduction de l’UE-15a considérablement diminué en 2004 et, en conséquence, le coûtmoyen par page a augmenté (voir points 51 et 76 à 86). À la suitedes mesures prises pour réduire la demande de traduction, laCommission et le Conseil disposent, depuis 2004, de capacitésinutilisées pour les langues non procédurales de l’UE-15.

105. L’audit a montré que les unités de planification des troisservices de traduction en cause s’occupent actuellement davantagede répartir le travail que d’établir des prévisions en matière de tra-duction afin de planifier la charge de travail et d’atténuer les picsd’activité (voir points 56 à 59, 63 à 66 et 91 à 95).

106. L’ajustement de la charge de travail constitue un élé-ment essentiel. Une réduction du volume de traduction se traduitpar une période transitoire de surcapacité, de productivité plusfaible et de hausse du coût moyen de la traduction. Toutefois, laCour a constaté que certaines unités alliaient une productivité fai-ble avec des taux d’externalisation supérieurs à la moyenne (voirpoints 73 et 74). Les prévisions concernant la charge de travail (laplanification) étant insuffisantes, il est difficile pour les institu-tions auditées d’exploiter pleinement les capacités temporaire-ment disponibles dans les autres institutions (voir points 91 à 95et 56 à 66).

107. En 2005, le Parlement européen et les directions géné-rales de la Commission (autres que la DGT) ont externalisé ungrand nombre de pages qui auraient pu être traduites en internepar une autre institution. Ainsi, la Cour estime qu’un montanttotal de quelque 11 millions d’euros payé à des traducteurs exter-nes aurait pu être économisé (voir point 95).


Recommandation: il conviendrait de mettre davantage l’accent surles procédures de gestion et de planification afin d’atténuer les effetsdes périodes de pointe et des périodes creuses en matière de charge detraduction et d’accroître l’efficacité de la coopération interinstitution-nelle. Des prévisions régulières et fiables concernant les travaux detraduction devraient être transmises aux unités de planification, et lesinstitutions auditées devraient échanger des informations sur lescapacités inutilisées dont elles disposent.Les capacités internes inutilisées devraient être employées pour réduirele taux d’externalisation dans les directions générales de la Commis-sion (autres que la DGT) et dans les autres institutions. En l’occur-rence, il conviendrait de prolonger le programme pilote engagé enjanvier. Un système de facturation interinstitutionnelle de la traduc-tion pourrait inciter les institutions disposant temporairement oustructurellement de capacités inutilisées à coopérer avec les autres ins-titutions.Au Conseil, des efforts supplémentaires devraient être consentis afinde s’adapter à la surcapacité structurelle. Il conviendrait d’envisagerles possibilités de réaffectation en dehors des services de traduction oul’application d’autres dispositions du statut, car le plan d’action exis-tant ne permettra pas de résoudre le problème de surcapacitéavant 2015.

108. Bien que les institutions auditées aient effectué desinvestissements dans les technologies de pointe, celles-ci ne sontpas utilisées de manière systématique (voir points 68 à 70).

Recommandation: l’efficience du processus de traduction pourraitêtre améliorée par:

— la réduction du soutien administratif au Conseil et au Parle-ment européen,

— l’harmonisation des méthodes de travail fondée sur les meilleu-res pratiques,

— une intégration plus poussée et une utilisation plus intensive desoutils informatiques,

— l’extension du télétravail.

109. Les services de traduction ne génèrent pas suffisammentd’informations de gestion permettant de suivre les coûts de tra-duction, comme celles relatives au temps réellement consacré à latraduction et à la révision, aux chiffres précis concernant la pro-ductivité, au taux d’externalisation, etc. (voir point 88).

Recommandation: afin d’utiliser la productivité en tant qu’indica-teur de gestion, les trois institutions concernées devraient élaborer dessystèmes reflétant mieux toutes les activités des traducteurs internes(y compris le temps consacré à l’étude de nouvelles langues). Pour unemeilleure utilisation des ressources, les trois institutions devraientdéployer des efforts en vue d’élaborer des indicateurs de performancequalitatifs et quantitatifs pertinents.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du6 juillet 2006.

Par la Cour des comptesHubert WEBERPrésident


ANNEXE I

DISPOSITIONS APPLICABLES À LA COMMISSION, AU PARLEMENT EUROPÉEN ET AU CONSEIL

Commission

1. Le règlement intérieur de la Commission (1) dispose que tous les actes adoptés par la Commission sont joints à une«note récapitulative» (procédure orale) ou à une «note journalière» (procédures écrite, d’habilitation ou de délégation) (2), dansla ou les langues dans lesquelles ils font foi, c’est-à-dire les langues officielles des Communautés lorsqu’il s’agit d’actes de por-tée générale, et, pour les autres, celles de leurs destinataires (article 18 du règlement intérieur).

2. Bien que les comités de «comitologie» relèvent de la Commission elle-même (3) et que le règlement no 1 du Conseildu 15 avril 1958 s’applique à leurs activités (4), toute référence explicite au régime linguistique a délibérément été évitée dansle règlement intérieur type (5), de manière à permettre à chaque comité de trouver des solutions pragmatiques adaptées à sesbesoins réels. Les documents qui, en tout état de cause, seraient traduits à un stade ultérieur (en particulier les projets demesure dont la version définitive doit être publiée au JO) sont en principe déjà traduits pour les réunions des comités.

3. Une note du secrétariat général (6), diffusée en juin 2004, stipule que s’agissant des modalités d’exécution qui ne sontadressées qu’à un nombre réduit d’États membres, une traduction dans les langues correspondantes suffit, mais elle doit êtreaccompagnée d’une communication publiée au Journal officiel de l’Union européenne annonçant l’adoption de la décision et indi-quant au lecteur le site web sur lequel celle-ci peut être consultée. La traduction intégrale de la décision en question n’estrequise que si la publication de celle-ci au Journal officiel de l’Union européenne est une condition de son applicabilité (il s’agitdonc des règlements, des directives et des décisions du Parlement européen et du Conseil adoptés dans le cadre de la pro-cédure de codécision, ainsi que des règlements et des directives de la Commission adressés aux États membres, mais pas desdécisions de la Commission).

4. La communication de mai 2004 opère une distinction entre les documents découlant d’obligations légales (subdivi-sés en neuf catégories) et les documents d’importance politique (subdivisés en onze catégories). La traduction de certainescatégories de documents, comme les publications autres que celles au Journal officiel de l’Union européenne, n’est pas couvertepar la communication et doit faire l’objet d’une décision cas par cas dans le cadre d’un dialogue entre la direction généraledemandeuse et la DGT (7).

5. Les principales catégories de documents traduits dans toutes les langues sont les suivantes: propositions législatives,exposés des motifs, rapports requis en vertu d’actes juridiques, annonces d’aide d’État et procédures antitrust publiées au Jour-nal officiel de l’Union européenne, ainsi qu’ensuite, les décisions finales publiées au Journal officiel de l’Union européenne, les déci-sions antidumping, les communications de la Commission (y compris les livres blancs et les livres verts), les appels d’offresou à manifestation d’intérêt et les communiqués de presse.

6. D’autres documents ne sont traduits que dans les langues procédurales (allemand, anglais et français) (notamment,les communications à la Commission, ainsi que les rapports de suivi relatifs aux décisions du Conseil et aux propositions dela Commission), ou dans la langue du destinataire (en l’occurrence les lettres adressées aux représentations permanentes, lesréponses à des demandes individuelles et les propositions de financement). Les annexes techniques ne sont pas traduites dansplus de trois langues ou ne sont pas traduites du tout, suivant les «besoins réels». Les réponses aux questions parlementairesécrites du Parlement européen sont traduites dans la langue du député européen qui les a posées et dans une des languesprocédurales.

Parlement européen

7. Conformément aux dispositions de l’article 138 du règlement intérieur du Parlement européen, «tous les documentsdu Parlement sont rédigés dans les langues officielles». L’article 150 dispose que «sauf décision contraire du Parlement, lesamendements ne peuvent être mis aux voix qu’après avoir été imprimés et distribués dans toutes les langues officielles. Unetelle décision ne peut être prise si trente-sept députés au moins s’y opposent».

(1) Règlement intérieur de la Commission, C(2000) 3614 (JO L 308 du 8.12.2000, p. 26).(2) Ces notes mentionnent toutes les décisions adoptées par la Commission en réunion («note récapitulative» pour la procédure orale) ou au

cours de la journée («note journalière» pour les autres procédures).(3) Jugement du Tribunal de première instance du 19 juillet 1999, affaire T-188/97, Rothmans International BV contre Commission.(4) Commission européenne, note du secrétaire général à l’attention des directeurs généraux et des chefs de cabinet, SEC(2003) 795 du

10 juillet 2003.(5) Règlement intérieur type — décision 1999/468/CE du Conseil — règlement intérieur du comité… (JO C 38 du 6.2.2001, p. 3).(6) Commission européenne, secrétariat général, task force avenir de l’Union et questions institutionnelles, directeur, note à l’attention de M. Made-

lin, directeur général de la DG SANCO, 23.6.2004, TFAU/2 — RH — nb (2004) D/6980 5/1208 — A/DOS 6242.(7) Les vingt catégories mentionnées dans la communication de mai 2004 couvraient 64 % et 72 % des traductions réalisées en 2004 et en

2005 respectivement, contre 34 % de celles effectuées en 2003. En 2005, les principales catégories étaient les suivantes: propositionslégislatives et actes autonomes (36 %), aides d’État et procédures en matière de concurrence (10 %), communications de la Commission(7 %), procédures d’appel à la concurrence (6 %) et pages web (4 %).


8. Le 19 avril 2004, le bureau du Parlement européen a adopté un code de conduite, qui est entré en vigueur le1er mai 2004, en remplacement d’un code de conduite similaire datant du 8 février 1999. L’article 1er, paragraphe 2, ducode de conduite dispose que «les facilités linguistiques au Parlement européen sont gérées sur la base des principes du “mul-tilinguisme intégral maîtrisé”. Ainsi sera respecté intégralement le droit des députés d’utiliser au Parlement européen la lan-gue officielle de leur choix conformément au règlement du Parlement européen. Les ressources à consacrer au multilin-guisme seront maîtrisées par leur gestion sur la base des besoins réels des utilisateurs, de la responsabilisation des utilisateurset d’une meilleure planification des demandes de facilités linguistiques.»

9. Les documents dont la traduction est demandée dans le plus grand nombre de langues cibles sont les amendements,les projets d’avis et les projets de rapport. Pour tous les autres types de documents, le nombre des langues cibles varie de une(principalement l’anglais) à quatre. Le tableau 8, établi pour les besoins de l’audit, présente une vue d’ensemble des types dedocuments traduits au Parlement européen.

Tableau 8

Types de documents traduits au Parlement européen

Chiffres pour la période du 1er janvier 2003au 31 mai 2004

Type dedocument

% detraduction

Traduction obligatoiredans toutes les langues

Traduction nonobligatoire dans toutes

les langues

Comptes rendus CR 19,3 % ×

Amendements AM 17,6 % ×

Divers DV 15,1 % ×

Projets de rapport PR 9,8 % ×

Rapports révisés RR 7,3 % ×

Questions écrites QE 5,9 % ×

Procès-verbaux PV 5,2 % ×

Communications aux membres CM 4,2 % ×

Documents de travail DT 3,2 % ×

Notes NT 2,3 % ×

Projets d’avis PA 2,2 % ×

Résolutions RE 1,7 % ×

Lettres LT 1,2 % ×

Ordres du jour OJ 1,1 % ×

Douze autres catégories représentant cha-cune au maximum 1 % du volume total detraduction

3,9 % × ×


10. Un document publié au Journal officiel de l’Union européenne ou qui doit faire l’objet d’un vote en séance plénière doittoujours être traduit dans toutes les langues officielles, tandis que la traduction des documents de travail peut être limitéeaux besoins linguistiques des lecteurs.

Conseil

11. Conformément aux dispositions du règlement no 1 du Conseil du 15 avril 1958 et de l’article 14 du règlement inté-rieur du Conseil (8), les documents examinés lors des réunions ministérielles doivent être traduits dans les langues officielles,sauf décision contraire prise par le Conseil à l’unanimité et motivée par l’urgence. Chaque membre du Conseil peut s’oppo-ser au délibéré si les traductions ne sont pas disponibles.

(8) Décision 2004/338/CE, Euratom du Conseil du 22 mars 2004 portant adoption de son règlement intérieur (JO L 106 du 15.4.2004,p. 22).


12. L’annexe au guide pour la rédaction des documents destinés au Conseil et ses organes préparatoires contient la liste des «docu-ments essentiels du Conseil», qui doivent être traduits dans toutes les langues (9). Comme le mentionne le guide, les docu-ments ne figurant pas sur la liste peuvent ne pas être traduits dans les nouvelles langues. Ces documents peuvent être tra-duits dans les langues de l’UE-15 de manière sélective, si le volume de travail de la DG A III le permet et si les délais fixésdans le règlement intérieur sont respectés. La DG A III a le droit de refuser de traduire un document ne figurant pas sur laliste des documents essentiels.

(9) Les documents essentiels du Conseil sont les suivants: les projets législatifs, à certaines étapes importantes de leur élaboration; les ordresdu jour du Conseil; les notes point «A» et leurs addenda; les documents adressés au Conseil pour adoption ou discussion et dont le numérode référence figure à l’ordre du jour du Conseil; les avis du service juridique; les procès-verbaux des sessions du Conseil; les réponses duConseil à des questions écrites du Parlement européen ou à des questions orales avec débat; les déclarations de la présidence au nom del’Union; les communiqués de presse pour les sessions du Conseil; les télex envoyés dans le cadre de la procédure écrite; les manuels des-tinés à l’usage des services nationaux des États membres; les conclusions de la présidence du Conseil européen.


ANNEXE II

MÉTHODE MISE AU POINT PAR LA COUR POUR ESTIMER LE COÛT DE LA TRADUCTION

1. Le coût total («avant impôts et contributions au régime de pension»), estimé par les auditeurs, comprend tous les coûtsdirects et indirects liés aux activités de traduction.

2. En déduisant l’impôt communautaire payé par les traducteurs internes des «coûts avant impôts et contributions aurégime de pension» et en y ajoutant les contributions fictives au régime de pension versées par l’employeur pour les traduc-teurs internes (dont le montant est égal au double de la contribution payée par le fonctionnaire), on obtient le coût pour lebudget communautaire («coût après impôts et contributions au régime de pension»).

3. Les coûts directs correspondent aux frais de personnel pour les activités liées à la traduction et accomplies par lestraducteurs ou les secrétaires (ce qui comprend la prétraduction par les unités de traduction, la révision et la mise en forme,mais pas le temps consacré à des tâches autres que la traduction).

4. Les coûts indirects comprennent les traitements et indemnités des agents qui ne participent pas directement aux tâchesde traduction proprement dites (les terminologues, les spécialistes en méthodes de travail, les chefs d’unité, les conseillerslinguistiques et les agents de l’encadrement supérieur, les agents des unités de gestion des collaborateurs free lance et desunités de planification) ainsi que le coût calculé au prorata du temps que les traducteurs consacrent à des activités autres quela traduction ou la révision, auxquels s’ajoutent les frais généraux comme l’informatique, les bâtiments et le mobilier debureau, la gestion des ressources humaines, etc., qui ne sont qu’en partie gérés directement par les services de traduction. Larépartition entre coûts directs et indirects a fait l’objet d’un accord avec les institutions auditées.

5. Les frais de personnel ont été calculés sur la base des éléments suivants:

— les frais moyens de personnel établis par la direction générale du personnel et de l’administration de la Commissionpour chaque grade. Cela comprenait tous les composants des traitements et des indemnités. L’équipe d’audit a pris enconsidération deux types de frais moyens de personnel: avant et après déduction des impôts et ajout des contributionsau régime de pension (1),

— la répartition, pour chaque institution, des agents du service de traduction entre les différents grades,

— les coûts immobiliers (5 854 euros par fonctionnaire), tels qu’ils ont été déterminés par un consultant externe en col-laboration avec les institutions auditées,

— le coût moyen de la gestion de la paie et des ressources humaines, calculé au prorata suivant les indications de la DGT(pour la Commission) ou d’un consultant externe (pour les autres institutions).

6. Le montant des coûts informatiques a été déterminé sur la base de l’exécution du budget 2003 pour les lignes bud-gétaires correspondantes, et des coûts moyens d’acquisition et de maintenance du matériel informatique établis par les ser-vices informatiques et financiers.

7. Dès lors que les traducteurs internes assurent le contrôle de la qualité et la révision des traductions réalisées par destraducteurs free lance, une partie de leur temps et de leur coût a été affectée à la traduction externe.

8. Le coût total de la traduction de chacune des trois institutions a ensuite été divisé par le nombre annuel de pages tra-duites afin d’obtenir le coût par page (voir tableaux 2, 3 et 4). Pour la Commission et le Parlement européen, le nombre offi-ciel de pages traduites, fourni respectivement par la DGT et la DG VII, a été employé, étant donné que les méthodes dedécompte des pages utilisées par ces deux institutions (voir notes de bas de page nos 8 et 9 du rapport) donnent des résultatscomparables. Les chiffres officiels du Conseil pour 2003 étant simplement fondés sur le nombre de pages imprimées desdocuments, au lieu du nombre de caractères traduits, la Cour a calculé un facteur de correction moyen pour un échantillonde cent documents (2). La multiplication d’un facteur par le nombre officiel de pages imprimées, publié par la DG A III, apermis d’obtenir un chiffre de production comparable.

9. Le coût par page calculé par la Cour ne représente pas le coût total du multilinguisme, car il ne comprend pas le coûtde la révision par des juristes-linguistes ni les frais supplémentaires résultant de la publication des documents dans vingt lan-gues. Étant donné qu’au cours du processus législatif de nombreuses versions consécutives d’un même projet de réglemen-tation sont traduites, le coût réel de la législation adoptée représente un multiple du coût par page mentionné au tableau 2du présent rapport. À titre d’exemple, quinze versions de la Constitution pour l’Europe ont été traduites.

(1) Les contributions au régime de pension supportées par la Commission ont été estimées à 16,5 % du traitement brut, soit le double descontributions payées par les agents.

(2) Le facteur de correction à appliquer au nombre de pages des différents documents de l’échantillon afin de les rendre comparables à ceuxdes autres institutions est égal au rapport entre le nombre de caractères (ou, s’il s’agit d’une nouvelle version d’un document déjà traduit,le nombre de caractères modifiés majoré de 50 %, comme la DGT le fait pour les traductions internes), sans les blancs, divisé par 1 500et arrondi à l’unité, d’une part, et le nombre de pages «physiques», d’autre part.


RÉPONSES DU PARLEMENT

1. Au Parlement européen, en revanche, le nombre des lan-gues de travail n’est pas réduit; il s’agit donc de traduire tous lesdocuments de séance et de réunion des organes officiels dans tou-tes les langues de travail de l’Union.

13-14. En matière de traduction, le Parlement applique sonrèglement ainsi que le code de conduite du multilinguisme adoptépar le bureau et entré en vigueur le 1er mai 2004.

S’il est vrai que le code de conduite n’est pas en soi un systèmed’autorisation, il établit néanmoins une hiérarchie des organeshabilités à demander des traductions, fixe une série de prioritésconcernant les catégories de documents à traduire, à l’intérieur età l’extérieur, dans le cadre des différentes procédures législatives,un ordre dans lequel les langues demandées sont prioritaires, pré-cise les délais de dépôt des demandes de traduction et la longueurdes textes à traduire. Le code fixe également les conditions pourl’autorisation expresse des demandes en provenance d’entités nefigurant pas sur la liste des utilisateurs autorisés. Ces demandessont alors soumises au bureau, et l’autorisation n’est donnée quesi le document en question est essentiel à l’activité parlementaire.

15-16. Les accès au système ne sont accordés que surdemande du responsable d’un service demandeur. Néanmoins,dans le contexte de la refonte du système informatique GEPRO(projet ITMS) tous les accès actuels devront être autorisés à nou-veau et, dans la mesure du possible, leur nombre sera alors réduit.Quant au risque évoqué par la Cour, il est minime, de l’avis duParlement, en raison des contraintes imposées par les dispositionsprécitées.

Voir aussi la réponse aux points 13-14 ci-dessus.

17. Le cas n’est pas fréquent, mais il arrive que le planningréduise le nombre de langues demandées, soit en application desnormes sur les profils linguistiques, soit à la lumière d’autres déro-gations spécifiques dont les services demandeurs peuvent ne pasavoir tenu compte.

Dans environ 90 % des cas, les traductions sont livrées avant ladate de la réunion. Dans les cas où il s’avère impossible de res-pecter les délais, les traductions ne sont faites que si le texte doitservir de base pour la phase suivante de la procédure.

20. En avril 2006, la situation était la suivante: 238 traduc-teurs ETP (ETP = équivalent temps plein), dont 25,75 CS, 25 ET,26 HU, 24,5 LT, 28 LV, 23 MT, 31 PL, 26,75 SK, 28 SL, ainsi que5 chefs d’unité (CS, LV, PL, SK, SL) et 1 chef d’unité faisant fonc-tion (MT) étaient affectés à la traduction vers les langues UE-10.

23. Au Parlement européen la traduction à partir des nouvel-les langues a presque toujours pu être effectuée par des traduc-teurs ayant la langue cible comme langue maternelle.

Le Parlement ne restreint pas les langues de travail et ne recon-naît pas de «langues procédurales» (voir aussi la réponse aupoint 1).

26. Le Parlement n’utilise pas la notion de «langues procédu-rales» (voir point 23)

32-33. Le code de conduite a introduit la notion de «profilslinguistiques». Comme la Cour le souligne, les documents exami-nés par les commissions parlementaires ne sont traduits que dansles langues de leurs membres titulaires et suppléants.

36. De l’avis du PE, les approches ne sont pas incohérentespuisqu’elles répondent aux besoins spécifiques de chaque institu-tion et que ces besoins diffèrent dans chaque institution.

37. Le Parlement souhaite attirer l’attention de la Cour sur leplan d’action pour la qualité élaboré par le CITI à la demande dessecrétaires généraux des institutions et qui sera bientôt d’applica-tion. Ce plan d’action prévoit quatorze mesures concrètes, dontcertaines sont communes à la traduction et à l’interprétation, dansdes domaines comme les ressources humaines, la qualité techni-que et linguistique des originaux et des traductions, la documen-tation, la terminologie et les outils. Il est prévu de nommer unfonctionnaire responsable de la qualité dans chaque serviceconcerné.

39. Il est important de signaler qu’au PE, les contrôles por-tent systématiquement sur toutes les typologies de fautes, y com-pris sur l’utilisation de la terminologie exacte.

40. Si un outil spécifique de mesure du degré de satisfactiondes utilisateurs n’a pas été mis en place, il existe cependant uneprocédure de signalement des plaintes, assortie d’un formulaire. Ilfaut ajouter que les «clients», dans les institutions de l’UE, et enparticulier les parlementaires, sont suffisamment proches dusecrétariat général pour pouvoir manifester leur éventuel mécon-tentement à tout moment et sans procédure particulière.

47. En effet, le système actuel de gestion ne permet pasd’assurer l’application de cette disposition du code de conduite.Toutefois, le projet ITMS actuellement en cours de développe-ment contiendra un module de facturation à cette fin.

52. Il importe, comme la Cour le souligne, de ne pas disso-cier les facteurs qualité, délais et nature des documents de l’indi-cateur prix, qui à lui seul ne reflète pas la réalité de la traduction.

53. Les services de la traduction et le planning du PE ontcommencé à établir des statistiques qui couvrent trois des pointsévoqués, à savoir:

a) le nombre total de demandes;

c) le non-respect des délais de dépôt (= infractions au code deconduite);


d) le nombre de pages traduites par servicedemandeur/combinaison linguistique.

Ces statistiques ont pour but de fournir des indicateurs de perfor-mance afin de permettre au management de prendre les mesuresappropriées.

56. Une telle planification est nécessaire mais, par nature,certains aspects des travaux d’une institution politique resteronttoujours imprévisibles.

66. Le PE a lancé une étude préparatoire sur un nouveau sys-tème de gestion (T-Flow). Ce système, qui permettra de répondreaux préoccupations évoquées par la Cour, se trouve actuellementen phase de développement et sera opérationnel à l’automne2006.

67. La question de la dispersion des documents évoquée parla Cour est actuellement à l’étude des services informatiques com-pétents. En revanche, les unités de traduction disposent bien d’unrecueil des traductions réalisées qui leur permet d’effectuer desrecherches de textes déjà traduits.

69. Le rapport est de 1 pour 2 pour les langues UE-15. Pourles langues UE-10, le rapport secrétaires/traducteurs est actuelle-ment d’environ 0,7 pour 2 et n’est pas censé dépasser les 0,8pour 2.

70. Il est vrai que l’usage de l’informatique n’est pas encoreuniformément réparti et que les méthodes de travail sont parfoisdifférentes. Ceci est lié notamment aux grandes différences d’âgedes effectifs. Cependant, grâce à l’expérience élevée des traduc-teurs plus anciens, la productivité par tête est sensiblement lamême. Le bureau du PE, soucieux de mieux utiliser les nouvellestechnologies, a chargé le secrétaire général de lui présenter unrapport sur la question, et les services du PE y travaillentactuellement.

73. Il est important de nuancer la remarque qui concernel’utilisation des capacités internes de l’unité française. Celles-cin’ont pas été sous-utilisées mais utilisées à d’autres tâches, sup-plémentaires. L’unité FR a été particulièrement sollicitée par l’ins-tallation et la gestion des nouvelles unités polonaise et lituanienneet par des cours de langues pour la traduction à partir des languesUE-10. Parmi ses tâches supplémentaires, elle a en outre dû assu-rer le relais vers les autres langues, ainsi que réaliser la transcrip-tion et la révision du compte rendu in extenso des sessions plé-nières et du «dialogue économique et monétaire».

74. La remarque doit être précisée car, comme la Cour leconstate, l’externalisation des traductions, à l’exception du CRE, aété interrompue pendant la période considérée.

Quant à la stabilité du taux d’externalisation, la contradiction avecla diminution de la charge de travail globale n’est qu’apparente. Laraison pour laquelle le taux moyen d’externalisation n’a presquepas changé, malgré la diminution de la charge de travail, est laforte concentration de cette dernière dans la première partie del’année, ce qui a provoqué une externalisation plus poussée pen-dant cette période.

83. Le PE n’est pas en mesure de confirmer la conclusion dela Cour concernant une moindre productivité des deux unitéscitées en raison de la différence de contenu et de nature de cer-taines de leurs tâches par rapport à celles des autres unités, diffé-rence qui est consommatrice de ressources humaines. Le fait queles unités anglaise et française produisent moins de pages tradui-tes en interne que la moyenne s’explique par leur rôle en tant querelais pour la traduction à partir de langues moins utilisées dansles originaux, par les volumes plus élevés des originaux à réviseret à mettre en forme, par le volume plus important de compterendus in extenso à transcrire et à réviser ainsi que par la gestionde certaines nouvelles unités et par la formation dans les languesUE-10. En outre, depuis l’automne 2005, l’unité anglaise partageavec le Tabling office la vérification systématique des originaux.

Voir aussi la réponse donnée au paragraphe 73.

95. En cas de charge de travail excessive dans les unités lin-guistiques, le planning explore d’abord la voie de la répartition dela charge de travail, bien évidemment en fonction des combinai-sons linguistiques et de la disponibilité dans les autres institutions.

L’exclusion des langues UE-10 n’est que temporaire. À terme,quand les unités UE-10 auront complété leurs effectifs, elles y par-ticiperont au même titre que les langues UE-15.

En général, il importe de souligner que la répartition de la chargede travail n’est entrée dans la phase de coopération active entreplannings des institutions qu’en janvier 2006. Les statistiquespour le premier trimestre de 2006 font état d’une augmentationsignificative des volumes échangés.

96-109. Le PE prend acte de l’ensemble des recommanda-tions de la Cour et ne manquera pas de donner les suites appro-priées. En particulier, une révision du code de conduite a été enga-gée par un groupe de travail ad hoc. Des développementsinformatiques portant sur certains des aspects soulevés par laCour sont également en cours.


RÉPONSE DU CONSEIL

REMARQUES GÉNÉRALES

Le secrétariat général du Conseil (SGC) se félicite du premier auditrelatif aux dépenses de traduction dans certaines des institutionsde l’UE, dont il reconnaît l’utilité. Il tient à signaler que des modi-fications ont déjà été apportées à la suite des critiques formuléeslors de l’audit ou font l’objet d’une réflexion active au servicelinguistique.

Le SGC souhaiterait néanmoins souligner que, face au défi majeurde l’élargissement, il a mis en place pour l’ensemble de sa struc-ture une approche maîtrisée, qui a été approuvée au plus hautniveau politique en 2002 et qui a permis de limiter l’impact bud-gétaire de l’élargissement sur ses dépenses administratives.

Dans le domaine de la traduction en particulier, alors que l’appli-cation des méthodes adoptées lors des précédents élargissementsaurait conduit à une augmentation du nombre des effectifs au ser-vice linguistique d’environ 765 nouveaux fonctionnaires, l’appro-che maîtrisée évoquée plus haut permettra une réduction radicaledes chiffres globaux lorsque ces mesures seront pleinement misesen œuvre. À la fin de la période actuelle d’adaptation et d’ajuste-ment, le SGC comptera un moins grand nombre de traducteurs(551) pour une Union composée de 25 États membres qu’il n’enavait lorsque l’Union comptait 15 États membres (578).

Ce résultat a notamment pu être obtenu en limitant la traductionaux documents jugés indispensables au processus politique etlégislatif (les documents dits «essentiels»), en mettant en œuvreune rationalisation approfondie des services de traduction et enadoptant des lignes directrices concernant la rédaction, lecontenu, le style et la longueur des documents du Conseil. Ce fai-sant, le SGC a montré aux autres institutions quelle était la voie àsuivre.

Le SGC admet que, du fait de cette approche, il est à présentconfronté à un problème de surcapacité dans les unités linguisti-ques de l’UE-15, mais il souligne le caractère transitoire et nonstructurel de cette situation, qui, à son avis, doit être évaluée dansune optique dynamique, en tenant dûment compte des bénéficesindéniables que l’on en retirera à moyen et à long termes sur leplan de la maîtrise des dépenses administratives.

Le SGC signale en outre que, en tant que dernier maillon de lachaîne législative avant l’adoption et la publication des texteslégislatifs dans vingt langues, le Conseil, ainsi que le Parlementeuropéen en ce qui concerne la codécision, doit veiller à ce que lalégislation adoptée par le Conseil soit de la plus haute qualité,comme les États membres l’ont à maintes reprises demandé. Il enva de même pour les textes politiques du Conseil.

La procédure de contrôle de la qualité nécessaire pour assurer, enpermanence, une telle qualité entraîne naturellement des coûtssupplémentaires. Contrairement à d’autres institutions qui peu-vent faire largement appel aux services d’agences indépendantespour traduire certains documents afin de réduire les coûts, le SGCne peut pas recourir à cette solution, la traduction en interne étantle moyen le plus efficace et le plus rentable de garantir une tellequalité. La nécessité de publier des textes d’un niveau de qualitéélevé a, de toute évidence, un impact considérable sur le coût dela traduction au Conseil.

Le SGC s’attaque néanmoins à ce problème de surcapacité enamont et par un dosage approprié de mesures portant simultané-ment sur tous les aspects du problème. Outre que les traducteurset les secrétaires qui ont quitté après 2002 les neuf unités linguis-tiques de l’UE-15 (autres que les unités anglaise et française) n’ontpas été remplacés, les membres du personnel du service linguis-tique sont vivement encouragés à poser leur candidature pour despostes vacants dans d’autres DG et services. Un programme deredéploiement spécifique, qui comprend notamment le recense-ment de postes adéquats, des actions de formation pour exercerde nouvelles fonctions et la sensibilisation au changement, estactuellement en cours d’élaboration.

Par ailleurs, le SGC participe activement au projet interinstitution-nel intitulé «Workload balancing», dont il est un contributeur net,et étudie également les possibilités de mobilité interinstitution-nelle ainsi que d’autres mesures éventuelles prévues par le Statut.

Le SGC est par conséquent convaincu qu’il parviendra à remédieraux faiblesses mises en lumière dans le rapport, notamment cel-les de nature transitoire, et qu’il remplira efficacement sa missiondans les limites fixées pour l’accomplir.

OBSERVATIONS SUR LES CONCLUSIONS DE LA COUR DESCOMPTES

RÉSUMÉ

III. Bien que le SGC ne dispose pas de lignes directrices écri-tes en matière de traduction, l’unité coordination et production(coordination centrale) assure une production maîtrisée destraductions.

IV. Les problèmes rencontrés en 2004 pour les langues del’UE-10 étaient liés aux difficultés de recrutement du personnel(voir les observations sur le paragraphe 19 ci-dessous). La qualitéet le respect des délais de livraison des traductions se sont consi-dérablement améliorés en 2005. En 2006, la diminution desdemandes de traduction envoyées aux agences indépendantes estle signe de cette amélioration.


V. Depuis le second semestre de 2005, le responsable de lacoordination centrale a rétabli les contacts étroits avec les repré-sentations permanentes, en particulier de l’UE-10, afin:

a) d’obtenir des réactions sur:

— la qualité des traductions,

— le volume de documents traduits,

— la disponibilité de ces documents lors des réunions,

— les relations entre l’unité coordination et production etles équipes de traduction, d’une part, et les représenta-tions permanentes et les autorités nationales, d’autrepart;

b) d’échanger des informations sur:

— le fonctionnement du Conseil, notamment le circuit desdocuments,

— la situation des équipes de traduction, notamment sur leplan des effectifs,

— des questions générales de terminologie, de délais, etc.

Une boîte aux lettres doit être mise en place très prochainement.Elle recueillera toutes les observations des délégations, fourniraune vue d’ensemble de la perception de la qualité des traductionsproduites par le Conseil et renforcera la synergie entre les équipesde traduction et les délégations. Les délégations ont été informéesde ce projet le 5 mai 2006.

VI. Le secrétariat général du Conseil entend mettre sur piedun système qui devrait permettre d’évaluer en permanence le coûtde la traduction. Toutefois, d’autres raisons expliquent le coûtélevé de la traduction au SGC, qui sont étudiées plus en détailailleurs dans le présent document: les spécificités des travaux duConseil et les délais qui lui sont impartis, la nécessité de garantirun niveau de qualité adéquat pour les documents législatifs quisont sur le point de quitter la chaîne de production et les raisonsstructurelles temporaires liées à la restructuration de la direction.

VII. Le SGC a l’intention de réduire la surcapacité, par exem-ple en recourant au redéploiement interne (dans d’autres DG) et àla mobilité interinstitutionnelle (vers les services de traductiond’autres institutions).

En outre, le SGC étudie actuellement toutes les possibilités offer-tes par le Statut.

VIII. Le SGC est un contributeur important au système d’équi-librage de la charge de travail («Workload balancing») et a pris encharge 55 % du nombre total de pages traitées dans le cadre de cesystème en 2005.

IX. En 2004 et en 2005, le SGC a mis au point une politiquecohérente d’utilisation des technologies modernes. L’ensemble desnouvelles unités linguistiques emploient, depuis leur création, lesoutils informatiques disponibles; cette politique est actuellementétendue aux «anciennes» unités linguistiques, parallèlement à l’éla-boration d’outils informatiques appropriés.

INTRODUCTION

6. Le SGC ne dispose pas d’une unité free lance ni d’une unitéinformatique rattachée à son service de traduction. La structure enplace au SGC est donc plus légère que dans les autres institutions.

OBSERVATIONS

13. Les procédures appliquées au SGC sont claires, même sielles pourraient être améliorées.

Il y a lieu d’indiquer que, au secrétariat général du Conseil, il estprécisé qui peut demander une traduction et que la liste des per-sonnes concernées est communiquée à la coordination. De même,les types de documents qui doivent être traduits sont clairementdéfinis dans la liste des documents essentiels.

14. Le SGC est peu disposé à adopter une approche différen-ciée pour les langues de l’UE-10 et pour celles de l’UE-15, car celapourrait l’exposer à des accusations de discrimination.

15. La conclusion de la Cour des comptes en ce qui concernela demande de traduction est correcte. Toutefois, l’acceptation desdemandes dépend de la structure de contrôle en place.

16. Au Conseil, la coordination centrale, qui est en amont duservice linguistique, vérifie toujours la pertinence d’une traduc-tion avant d’envoyer le texte à l’une ou à l’ensemble des vingt uni-tés. En cas de problème, le chef de la coordination centrale inter-vient, et des contacts, même avec la présidence, peuvent être pris.La coordination centrale, à savoir la DG Coordination et la coor-dination linguistique, est en contact permanent avec les DG et,dans une moindre mesure, avec la présidence. Elle peut ainsi jugeren connaissance de cause de la pertinence des traductions et éta-blir des priorités lorsque les ressources du service de traductionsont insuffisantes.

18. Il appartient à la coordination (plus précisément à la tourde contrôle) d’autoriser ou de refuser une traduction. Le Conseilestime que la situation est satisfaisante. Des améliorations sonttoutefois possibles. À l’exclusion du «contrôle de la part de l’enca-drement», des statistiques sur les refus peuvent être établies en vued’une analyse plus approfondie. Aucune mesure n’est requisepour ce qui relève des autorisations accordées.

Il est inévitable que «l’acceptation des demandes (1) [ait] souventdépendu davantage de la disponibilité des ressources pour la tra-duction que des besoins réels», en raison de:

— la surcapacité ou la pénurie de personnel dans certaines uni-tés linguistiques,

(1) Documents non essentiels.


— la volonté de réduire au minimum les heuressupplémentaires,

— les deux «vitesses de traduction» (UE-10 et UE-15).

Les traductions qui sont réellement nécessaires ne sont jamaisrefusées.

19. Le recrutement organisé par le biais d’EPSO s’est révéléplus difficile que prévu du fait du faible nombre de candidatsrépondant aux conditions requises, malgré toute la diligencedéployée par les institutions pour sensibiliser les États membreset d’autres parties à ce problème.

20. Cela ne sous-entend pas que les institutions sont respon-sables de la non-réalisation des objectifs de recrutement. Malheu-reusement, cette situation (pénurie d’effectifs) persistera même

au-delà de cette date (fin de 2006) non seulement en ce quiconcerne les traducteurs, mais également les chefs d’unité, lescontrôleurs de la qualité et les secrétaires.

23. Il est juste de dire que très peu de traducteurs affectésdans les unités linguistiques de l’UE-15 autres que les unitésanglaise et française connaissent une langue de l’UE-10. C’est là lefruit d’une décision politique délibérée et soigneusement prépa-rée pour que le nombre de langues officielles passe de onze à vingtsans qu’il faille accroître les effectifs dans les mêmes proportions.En vue de l’élargissement de 2004, le SGC a organisé la forma-tion des traducteurs des unités anglaise et française dans une ouplusieurs langues de l’UE-10, ce qui a abouti à la situation présen-tée dans le tableau ci-dessous (situation au 22 mai 2006).

Nombre de traducteurs EN et FR ayant des connaissances dans les langues de l’UE-10(situation au 22 mai 2006)

CS ET HU LT LV MT PL SK SL

FR 2 0 1 0 0 0 3 0 0

EN 4 3 4 2 3 0 2 4 4

Total 6 3 5 2 3 0 5 4 4

Par ailleurs, le SGC étudie aussi d’autres moyens pour assurer lacouverture de toutes les langues officielles, y compris le recours àla traduction retour (traducteurs traduisant de leur langue mater-nelle vers l’anglais ou le français).

26. L’unité EN participe dans une large mesure au système derépartition de la charge de travail (workload balancing). Ilconvient toutefois de noter que, si l’on constate une certaine sur-capacité au sein de cette unité, le but étant d’y assurer un multi-linguisme intégral, cela est à comparer au coût de l’ancien systèmedans lequel chaque unité linguistique disposait des ressources (engénéral, au moins six traducteurs ayant des connaissances danschacune des langues de l’UE) pour traduire depuis n’importequelle langue officielle, alors que le nombre de pages à traduire audépart de la plupart de ces langues représentait moins de 1 % dunombre total de pages des documents originaux.

Néanmoins, le SGC a toujours déclaré qu’il réexaminerait sa poli-tique à la lumière de l’expérience (après un minimum de deuxans). Ce réexamen aura lieu au second semestre de 2006/débutde 2007.

35. La coordination centrale s’assure du respect de la politi-que des «étapes importantes», notamment en évaluant la néces-sité d’une traduction à un stade donné et en refusant de traduirecertains documents. Compte tenu des ressources disponibles etdes délais à respecter, la coordination linguistique veille à ce quele nombre approprié de versions linguistiques importantes soittraduit. Un certain nombre d’impondérables, comme l’importance

politique d’un texte, son degré de priorité pour le programme dela présidence et les impératifs en termes de délais, sont des élé-ments que prend en compte la coordination linguistique pourdécider de la traduction d’une version importante.

38. Dans certains cas, lorsqu’il faut assurer un équilibre entrele respect des délais et la qualité, la coordination linguistique for-mule des recommandations relatives à la possibilité de ne pasréviser un texte. Cela n’est possible qu’à des stades intermédiaires.

Cependant, dans la mesure où le Conseil ne traduit que des docu-ments essentiels, un niveau de qualité élevé est généralementrequis.

39. Actuellement, le SGC met en place une procédure decontrôle de la qualité au niveau des unités linguistiques et arécemment mis en œuvre une procédure formelle pour traiter lesréclamations en matière de qualité et permettre aux «clients» dedonner leur avis sur la traduction.

40. Voir les observations relatives au point 39.

41. Le SGC se félicite que la Cour des comptes constate queles «clients» du SGC sont satisfaits de la qualité du service fourni.Il est toutefois prêt à mettre en place des procédures d’assurancequalité harmonisées.


42. Dans l’ensemble, la réaction des délégations de l’UE-10est à présent également positive. La révision des traductions faitesà l’extérieur pose problème. Les traductions sont externalisées dufait des problèmes de sous-effectif, mais leur révision réduirait lebénéfice de cette externalisation (des ressources précieuses doi-vent être utilisées pour la révision).

44. Le Conseil examinera, compte tenu des progrès réalisés àla coordination centrale en termes de statistiques, la manièred’évaluer le respect des délais de traduction. Cependant, les docu-ments essentiels établis conformément au règlement intérieursont toujours disponibles lors des réunions pour lesquelles ilssont requis.

46. Cette situation était le résultat d’un manque considérablede capacités pour ces langues. Rien n’indique toutefois que l’indis-ponibilité de certains documents ait entraîné un retard dansl’adoption de tel ou tel texte législatif.

47. Le SGC entend s’appuyer sur l’expérience acquise lors del’audit de la Cour des comptes pour mettre en place un systèmede suivi du coût de la traduction. Le SGC examine aussi la possi-bilité d’informer systématiquement les DG et la présidence du«coût» de certaines traductions, en particulier celles donnant lieuà un trop grand nombre d’heures supplémentaires.

51. Dans la mesure où le Conseil intervient à la fin de la pro-cédure législative, il lui incombe une responsabilité particulière ence qui concerne la qualité des textes adoptés (et publiés). La qua-lité a un prix et n’est pas sans conséquences sur la productivité destraducteurs. De plus, comme cela a été expliqué ci-dessus, il neconvient pas de confier des documents législatifs et politiquementsensibles à des agences free lance. C’est la raison pour laquelle leSGC a pour politique générale d’éviter de recourir à la traductionexterne.

53.

b) Le Conseil va mettre en place une procédure de suivi dupourcentage de demandes pour lesquelles les délais de dépôtne sont pas respectés, y compris les raisons qui motivent cesretards, sans perdre de vue les aspects mis en évidence dansles observations relatives au point 44.

e) Le Conseil va mettre en place une procédure de suivi dupourcentage de documents essentiels dont la traduction estobligatoire, par rapport au nombre total de documentstraduits.

f) Le Conseil va mettre en place une procédure visant à obtenirdes informations supplémentaires sur les traductions quin’étaient pas nécessaires, l’original ayant par la suite étémodifié.

56. L’argument avancé par la Cour des comptes selon lequelil importe de disposer de prévisions précises est pertinent, mais,dans les faits, cela est souvent hors de portée des services de tra-duction: ainsi, l’état d’avancement des textes législatifs examinésau Conseil dépend des progrès réalisés au sein des différents grou-pes et comités, lors des réunions du Conseil et parfois même lorsde réunions bilatérales.

61. L’effectif de vingt-cinq traducteurs est fondé sur la chargede travail normale prévue, celle-ci étant elle-même estiméecompte tenu de la politique des «documents essentiels». Le picd’activité à la fin de chaque présidence est absorbé par une ges-tion beaucoup plus stricte du travail dans les unités, par une rené-gociation des délais, mais aussi et surtout, par le recours aux heu-res supplémentaires à la fin de la journée de travail et,exceptionnellement, pendant le week-end ou les jours fériés.

Si les traductions du Conseil ne sont fournies que peu de tempsavant les réunions, cela s’explique par le fait que 62 % des docu-ments du Conseil ont des délais de traduction inférieurs àsoixante-douze heures. Il est donc inévitable que les traductionsne soient disponibles que peu de temps avant les réunions.

64. C’est exact, mais les chefs d’unité ont de toute manièresuffisamment d’expérience pour anticiper les pics d’activité; dansla plupart des unités de traduction, ils sont «assistés» par un tra-ducteur faisant office de coordinateur à plein temps. Le chefd’unité et le coordinateur sont constamment tenus informés parla coordination centrale. Au Conseil, où les délais de traductionsont toujours très courts, l’initiative en ce qui concerne les délaisrevient à la coordination centrale, qui est l’unité ayant une vued’ensemble du volume de travail.

65. La Conseil a modifié son système de calcul du nombre depages pour estimer la charge de travail et utilise à présent un sys-tème de pages standard pondérées (pages «nettes»).

67. Cette tâche est accomplie par la coordination centrale àl’aide de moyens techniques.

69. Le Conseil a réalisé des progrès considérables dans cedomaine depuis la période couverte par l’audit, et le ratiosecrétaires/traducteurs continue de s’améliorer.

70. Le Conseil a consacré beaucoup de temps à l’optimalisa-tion de l’utilisation des outils informatiques. Un plan de mise enœuvre prévoyant le développement d’outils (EURAMIS et outilsinternes), un programme de formation et la mise en place d’unecellule TRADOS spécialisée au sein de la coordination centrale estactuellement en cours de réalisation. Le Conseil a néanmoinsl’intention de mettre en place un système d’indicateurs statistiquespour assurer un suivi de l’utilisation de TRADOS au sein du ser-vice de traduction.

78. Le secteur privé n’accorde pas la même importance queles institutions à la qualité et à la cohérence des traductions. Demanière générale, et comme le confirment les travaux du CIEQ, ilressort de l’expérience des institutions qu’il ne convient pas deconfier la traduction des textes législatifs à des agences externes.Le Conseil a constaté que, même lorsque les textes sont confiés àdes agences externes lors des premiers stades de négociation auConseil (au niveau des groupes), cela n’est pas très utile lors de latraduction des versions ultérieures de ces textes.


85. Les possibilités de reclassement interne sont en fait trèslimitées. Les traducteurs représentent environ 66 % du personnelde la catégorie AD au Conseil (790 LA, en excluant les juristes-linguistes, pour 450 A).

Il convient aussi de noter qu’une très grande proportion du per-sonnel des huit unités linguistiques en surcapacité a entre 55et 65 ans.

Proportion des membres du personnel des unités linguistiquesen surcapacité ayant entre 55 et 65 ans

DA DE EL ES NL FI PT IT

Surcapacité 12 25 15 16 12 19 18 18

55-65 ans 15 8 11 10 10 8 15 12

Il est difficile de recycler et de reclasser les traducteurs en grandnombre dans la mesure où ils ont une formation linguistique spé-cialisée. Le Conseil a néanmoins l’intention d’examiner toutes lespossibilités de reclassement, tant en interne qu’au niveau interins-titutionnel. Des mesures appropriées sont actuellement prises.

86. Outre les tâches mentionnées dans le rapport de la Courdes comptes, l’unité de langue anglaise fournit aussi une assis-tance directe à la présidence (un traducteur travaille dans leslocaux de la présidence), ainsi qu’à d’autres DG.

88. Les indicateurs de performance et les statistiques men-tionnés seront mis en œuvre progressivement dès que les ressour-ces disponibles pour le développement de l’outil de gestion de lacharge de travail (système Workflow) permettront d’apporter lesaméliorations nécessaires.

90. Le mode d’établissement des statistiques au Conseil a étémodifié en 2005 afin de tenir compte de la pratique des autresinstitutions. Les statistiques pour 2003 et 2004 ont été modifiéesrétroactivement afin qu’elles correspondent aux nouvelles métho-des de calcul.


105. La coordination centrale du Conseil s’emploie à prévoirles volumes de traduction et à planifier la charge de travail enconséquence. Elle cherche ainsi, compte tenu des contraintes poli-tiques, à assurer un équilibre entre la charge de travail et les capa-cités de traduction.


RÉPONSES DE LA COMMISSION

SYNTHÈSE

I. La Commission s’est engagée à soutenir la communicationécrite multilingue en réservant un traitement linguistique équiva-lent à toutes les langues officielles. Elle soutient également le mul-tilinguisme dans l’Union, qui est devenu un sujet politique sensi-ble. Réponse aux besoins réels, niveau de qualité élevé et rapportcoût/efficacité, tels sont les principes directeurs suivis par la Com-mission pour la fourniture de traductions.

La Commission est l’institution qui prend l’initiative d’élaborer despropositions législatives et se trouve par conséquent souventconfrontée à la nécessité de traduire des textes complètementnouveaux, modifiés par la suite au Conseil et au Parlement. Celaentraîne une difficulté plus élevée et des recherches plus impor-tantes, principalement dans le domaine de la terminologie.

II. Depuis l’achèvement de l’audit, la Commission a apportéà ses pratiques et procédures en matière de traduction des chan-gements complémentaires qui, selon elle, répondent aux obser-vations formulées par la Cour et qui sont mises en évidence dansla réponse de la Commission aux points concernés.

III-IV. La Commission actualisera sa stratégie de la traductionen intégrant notamment des orientations concernant les docu-ments non essentiels. Les DG seront encouragées à rationaliser lesprocédures qu’elles appliquent au niveau interne pour gérer lesdemandes de traductions.

V. La Commission étudie actuellement les méthodes les plusappropriées pour évaluer la qualité. La DGT a intensifié sescontacts avec les DG et services de la Commission, ce qui lui per-met d’avoir un retour d’information régulier quant à la qualité duservice qui leur est offert. Elle considère que la réalisation d’enquê-tes de satisfaction régulières auprès des utilisateurs au niveau desDG et des services n’apportera pas de plus-value significative.

Les procédures de contrôle de la qualité mises en place par laCommission se fondent sur l’évaluation des risques et le rapportcoût/efficacité et visent à produire des traductions adaptées, danstous les cas, à leur destination. Cette méthode rend inappropriéun «indicateur de qualité» unique, reposant sur le nombre d’erreurspar page (voir aussi le point 100 ci-après).

VI–VII. La Commission a établi le coût de la traduction et lecoût par page pour 2002, mais a suspendu toute actualisationultérieure de ces calculs en attendant le résultat de l’audit qui faitl’objet du présent rapport.

L’augmentation, pour la Commission, du coût par page en 2005(par rapport à 2003) résulte de la mise en œuvre d’une gestionstricte de la demande qui réduit la demande de manière égale danstoutes les langues, à un niveau inférieur aux capacités disponiblesdans les départements des «anciennes» langues. Cela a permis à la

Commission de réduire ses besoins en ressources pour les nou-veaux départements linguistiques et de générer ainsi immédiate-ment des économies significatives pour le budget administratif dela Commission, équivalant à environ 380 postes.

Les excédents de capacité qui en résultent dans les «anciennes»langues ont déjà été en partie épongés en 2004 et en 2005 aumoyen de mesures de compensation, comme le redéploiementinterne, de nouvelles méthodes introduisant une flexibilité accrue,une réduction radicale des traductions externes pour les «ancien-nes» langues, etc. Ces mesures ont encore été renforcées à lafin 2005 grâce à l’introduction d’une stratégie d’allocation des res-sources au sein de la DGT, confirmée dans la décision de SPA dela Commission pour 2007, qui vise à atteindre un meilleur équi-libre entre l’offre et la demande ainsi qu’à améliorer le rapportcoût/efficacité, créant ainsi des économies supplémentaires pourle budget administratif de la Commission, dans une perspective demoyen à long terme. Cela devrait permettre, à moyen terme, defaire disparaître les différences relatives au rythme de travail et auxpourcentages d’externalisation.

VIII. La Commission soutient la coopération interinstitution-nelle, notamment le mécanisme de répartition de la charge de tra-vail, en vue de partager entre les institutions les capacités de tra-duction inutilisées, et elle a été le contributeur net le plusimportant tout au long du projet pilote.

La Commission continuera à contribuer au peaufinage de cetteprocédure. Son potentiel se trouvera toutefois réduit à l’avenir parles mesures prises actuellement pour adapter l’allocation des res-sources aux besoins réels. Ce mécanisme a en outre ses limites, dufait des différences existant entre la nature des activités et les pro-grammes et agendas des diverses institutions et parce que larépartition de la charge de travail ne saurait remplacer le recoursaux free lance, pas plus qu’elle ne permettra d’absorber complè-tement les capacités inutilisées des institutions.

IX. Si aucune information n’était disponible en 2004 eten 2005 sur l’utilisation moyenne des outils informatiques par lestraducteurs de la Commission, une enquête achevée à la fin 2005a conclu que ces outils était utilisés à 76 % au moins, tandis quel’on atteint un taux de près de 100 % dans les «nouvelles» languesde l’UE-10.

La Commission met actuellement en place des statistiques relati-ves à l’utilisation des outils informatiques. On travaille actuelle-ment à l’enregistrement automatique de l’utilisation effective desoutils et à la définition d’autres indicateurs.

L’unité centralisée de la Commission chargée de la gestion de lademande de traduction a sensiblement amélioré ses capacités etses performances en ce qui concerne la planification, la négocia-tion de délais réalistes et la cohérence dans les pratiques d’exter-nalisation, mais ces efforts n’englobent pas encore la totalité del’activité de traduction à la Commission. Le prochain réexamen dela stratégie de la traduction de la Commission renforcera le rôlede coordination de la DGT pour l’ensemble des activités de tra-duction de la Commission.


INTRODUCTION

11. Depuis l’achèvement de l’audit, la Commission a apportéà ses pratiques et procédures en matière de traduction des chan-gements complémentaires qui, selon elle, répondent aux obser-vations formulées par la Cour et sont mises en évidence dans laréponse de la Commission aux points concernés.

OBSERVATIONS

13-18. La Commission a mis au point ses procédures dedemande de traduction à la DGT, qui reposent sur une applica-tion web («POETRY») servant à communiquer toutes les deman-des de traduction de ses DG et services à la DGT et qui estemployée par la DGT pour traiter ces demandes dans le cadre desa stratégie de la traduction. En tenant compte de ces contraintes,chaque service client instaure une organisation interne du travailpermettant l’envoi des demandes par «POETRY».

Étant donné que, à la Commission, les procédures d’autorisationen matière de traduction ne sont pas harmonisées, l’analyse de lademande par la DGT joue un rôle important dans l’harmonisa-tion entre les DG des pratiques en matière de traduction. Depuis2005, les autorisations données dans l’unité de planification de laCommission sont contrôlées plus systématiquement, particuliè-rement dans le cas des catégories de documents pour lesquelles iln’existe pas d’orientations dans la stratégie de la traduction.

La Commission se penchera sur les procédures d’autorisation etl’analyse des demandes de traduction au sein de ses DG et servi-ces et formulera aussi des orientations pour la traduction desdocuments non essentiels dans le cadre de l’actualisation (prévuepour la fin 2006) de sa stratégie relative aux années 2007 et sui-vantes. Cela renforcera sa capacité à procéder à une analyse cohé-rente de la demande.

19-20. Il convient d’évaluer les niveaux effectifs de recrute-ment au 31 décembre 2004 par rapport aux décisions de l’auto-rité budgétaire visant à introduire progressivement les ressourcespour l’élargissement au cours de la période 2004-2006.

Malgré le manque de personnel et la fragilité des structures, liéeau nombre élevé d’agents temporaires, la Commission est parve-nue à remplir ses obligations légales et a donc satisfait à tous lesbesoins cruciaux de traduction pour ces langues. Cela a été rendupossible par une gestion cohérente de la demande, par le nombreconsidérable d’heures supplémentaires presté par le personnel desdépartements de l’UE-10 et par un recours important à la traduc-tion externe.

L’objectif initial de 90 équivalents temps plein (ETP), fixé avantl’adoption de la stratégie transitoire de la traduction, a été revu surla base de l’incidence prévue de cette stratégie sur la demande detraduction et a été ramené à 75 ETP (chiffre confirmé par la déci-sion de SPA 2007 de la Commission).

21-23. La Commission organise ses activités de traductiondans ses sièges centraux de Bruxelles et de Luxembourg, afin defaciliter la coopération entre les départements linguistiques, lacoordination multilingue ainsi que la gestion, la formation etl’appui informatique.

Il a toutefois été nécessaire à la Commission de mettre en placedes antennes de traduction dans la plupart de ses bureaux dereprésentation, cette mesure temporaire visant à compenser lemanque de capacités disponibles pendant la période d’introduc-tion progressive des ressources pour les nouvelles langues. Le rôlede ces antennes est en cours de réexamen.

La Commission s’est activement préparée à assurer des traduc-tions à partir des langues de l’UE-10 et, en 2004, plus de 25 % destraducteurs des «anciennes» langues avaient appris une «nouvelle»langue ou étaient en cours d’apprentissage (216 en formation, 87opérationnels et 68 partiellement opérationnels).

La Commission a recours (pour 0,9 % de la production totale) àdes traductions ou à des révisions réalisées par des personnesdont la langue maternelle est la langue source plutôt que la lan-gue cible, afin de compenser le manque de capacités pour certai-nes combinaisons linguistiques et pour améliorer le rapportcoût/efficacité.

25. Un coup d’arrêt a été mis en 2004 à la tendance à lahausse du volume de traduction pour la Commission, à la suitede l’introduction de sa stratégie de gestion de la demande. Leralentissement de l’activité législative mis en évidence par la Courdes comptes n’a eu à cet égard qu’un impact limité, étant donnéque les volumes importants de textes législatifs adoptés dans lesdomaines de l’agriculture, de la politique antidumping, de laconcurrence, des aides d’État, etc., ne sont pas affectés par cetteévolution.

La prévision de l’accumulation d’un arriéré de textes à traduiredans les langues de l’UE-10 ne s’est en outre pas vérifiée.

En ce qui concerne l’externalisation directe et les traductions gri-ses (visées dans la note 13), la Commission convient qu’il n’existepas actuellement d’estimation fiable de l’ampleur de ces phéno-mènes, raison pour laquelle elle est en train de lancer, dans ses DGet services, une enquête destinée à évaluer l’importance de ces pra-tiques. Le résultat de cette enquête sera exploité lors de l’actuali-sation par la Commission de sa stratégie de la traduction pour lesannées 2007 et suivantes.

37-43. La politique de contrôle de la qualité de la traductions’est concentrée, à la Commission, sur la production de traduc-tions «adaptées à leur destination» et elle n’a pas, jusqu’à présent,conduit à la conception d’un indicateur de qualité unifié. Les DGet services, lorsqu’ils évaluent la qualité des traductions externes,n’accordent peut-être pas toujours suffisamment d’attention à ladifférenciation des exigences de qualité qu’il convient de formu-ler conformément au principe de l’adaptation des traductions àleur destination. La Commission étudie actuellement les métho-des les plus appropriées pour évaluer la qualité.

Toutes les traductions externes sont évaluées sur la base ducontrôle d’un échantillon de pages et sont rejetées si, sur cettebase, la qualité est jugée peu satisfaisante.

Les problèmes de qualité qui ont affecté les propositions législa-tives externalisées, que la Commission a présentées pour les nou-velles langues au cours de la période de démarrage en 2004,s’expliquent par les capacités limitées de révision interne dont dis-posait l’institution au cours de cette période. Tandis que les actesautonomes étaient assez systématiquement révisés, les actes decodécision ne l’étaient généralement pas, étant donné que ceux-cidevaient faire l’objet d’au moins une lecture supplémentaire (parle Parlement ou le Conseil) avant leur publication. Ce problèmetemporaire a été réglé en 2005 et plus de 90 % de toutes les tra-ductions internes et externes sont désormais révisées ou vérifiées.


La Commission a réagi aux cas de mauvaise qualité des traduc-tions externes, en particulier pour les nouveaux contractantsactifs dans les langues de l’UE-10: i) en organisant des ateliers des-tinés aux traducteurs free lance, au début de l’année 2005, dansles capitales des nouveaux États membres; ii) en mettant plus lar-gement à disposition les outils de traduction et la documentationde référence; et iii) en fournissant un retour d’information systé-matique, d’une longueur d’au moins cinq pages, aux traducteursfree lance n’ayant pas reçu l’appréciation «très bien». La fréquencedes problèmes de qualité des traductions externes a baissé, grâceà ces mesures, au cours du second semestre de 2005.

44-46. L’amélioration du respect par la Commission desdélais de traduction résulte d’une meilleure gestion de la demandeet d’une programmation anticipative.

La DGT considère que la difficulté éprouvée à respecter les délaismet surtout en évidence la nécessité d’améliorer la qualité de laplanification par les services et les institutions, plutôt qu’uneinsuffisance des capacités de traduction. La Commission estimeque la traduction fait partie intégrante du processus d’adoption dela législation et que les délais de traduction doivent être entière-ment pris en compte dans la programmation, raison pour laquellela DGT participe aux réseaux de planification (agenda planning) etde coordination. La Commission a mis en place un système desuivi de la fourniture en temps utile des traductions, tenantcompte des programmes de réunions de la Commission et duConseil. Jusqu’à présent, les résultats démontrent que les servicesde traduction offerts dans ce contexte sont compatibles avec lesobligations légales et les besoins opérationnels.

Les délais fixés au milieu et à la fin de 2004 pour les traductionsdans les langues de l’UE-10 se sont en effet révélés plus longs, enraison d’un manque de ressources, comme indiqué auxpoints 19 et 20. Depuis 2005, les délais sont plus courts et la pro-grammation plus souple.

La Commission lance actuellement une enquête destinée à mesu-rer l’ampleur de la traduction grise et de l’externalisation directeet se penchera sur ces questions dans le cadre de la prochaineactualisation de sa stratégie de la traduction pour 2007 et lesannées suivantes.

47-49. Le projet de la Commission visant l’établissement descoûts, que la Cour des comptes mentionne, a été élaboré en 2001et appliqué jusqu’à la mi-2003. Il a atteint son objectif de sensi-bilisation au coût de la traduction. Toutefois, le maintien de cesystème au moyen de la fourniture d’informations mises à joursur le coût total des traductions demandées n’a pas été considérécomme une priorité, étant donné que cela n’aurait apporté qu’unefaible valeur ajoutée aux DG clientes, dans un contexte où lademande de traduction était analysée en détail aux fins du régimetransitoire de traduction.

À la suite de la communication de mai 2004, la Commission afait évoluer son approche de la sensibilisation au coût de la tra-duction à une gestion anticipative de la demande, qui a abouti àune réduction significative du coût total de la traduction.

La Commission proposera dans son avant-projet de budget 2007(APB 2007) la création d’un nouveau domaine politique «31-Services linguistiques», qui regroupera les effets budgétaires detous les services linguistiques (mais ne répartira plus les créditscorrespondants entre les différents domaines politiques).

La Commission met actuellement à jour son système permanentde calcul des coûts, conformément à la méthodologie appliquéepar la Cour des comptes, afin d’aider l’encadrement à contrôlerl’efficience du processus de traduction au moyen de l’évolutiondes coûts engagés pour assurer la production des traductions (etd’autres produits).

51-52. En dépit du quasi-doublement du nombre des languesofficielles, le coût total de la traduction pour la Commission en2005 n’a augmenté que de 20 % environ par rapport à 2003. Cerésultat a été atteint grâce à la mise en œuvre rigoureuse de la stra-tégie de gestion de la demande. Cela a toutefois abouti à une baissedu rythme de travail et à une augmentation connexe du coût parpage pour la Commission, un phénomène qui présente un carac-tère transitoire et qui peut s’expliquer par les éléments suivants:

— l’impératif politique de traiter toutes les langues sur un piedd’égalité, alors que les capacités de traduction pour les neufnouvelles langues officielles, introduites avec l’élargissementde 2004, ne se constituent que graduellement au cours de lapériode 2004-2006,

— le manque de traducteurs expérimentés, de mémoires de tra-duction, d’appui terminologique, d’appui pour la traductionautomatique, etc., pour les neuf nouvelles langues officielles,qui aboutit à une capacité de productivité plus faible pour ceslangues par rapport aux «anciennes» langues,

— la demande de traduction en 2003 et le rythme de travail quien a résulté, qui a atteint un niveau record et a exigé du per-sonnel des efforts considérables en termes de prestation d’heu-res supplémentaires, de report des congés prévus, etc. En tantque tel, ce niveau n’est pas une référence appropriée pour lafixation d’un objectif à long terme pour le rythme de travail.

La Commission a déjà procédé à certains redéploiements internesen 2004 et en 2005 et a défini des objectifs plus ambitieux pourles redéploiements internes de la DGT dans la décision deSPA 2007 de la Commission, afin d’ajuster les frais fixes à la struc-ture variable de la demande en fonction des groupes de langues.D’autres mesures correctives consistent notamment dans la réduc-tion du recours à la traduction externe (bien que l’externalisationpuisse se révéler nécessaire lorsque certaines compétences théma-tiques ou linguistiques font défaut au sein de l’institution), dans latraduction bipolaire, dans le détachement temporaire de traduc-teurs auprès d’autres DG et dans l’extension du service «editing»de la Commission.

53. f) La Commission considère que, depuis 2005, le nombrede traductions effectuées en tout ou en partie mais se révélant inu-tiles en raison des modifications ultérieures apportées à l’originalest marginal, parce qu’elle applique une méthode consistant à nepas commencer une traduction avant qu’existe un texte stable.

Les seules exceptions à cette règle sont les documents qui, pourdes raisons politiques, confirmées au plus haut niveau, sont sou-mis à des délais très serrés, qui ne pourraient pas être respectés siles traductions n’étaient pas entamées avant la mise au point d’undocument stable.


54. La Commission lance actuellement une enquête destinéeà mesurer l’ampleur de la traduction grise et de l’externalisationdirecte, et les résultats de cette enquête alimenteront la prochaineactualisation de la stratégie de la traduction de la Commissionpour 2007 et les années suivantes.

56-59. Depuis 2005, la Commission a sensiblement améliorésa capacité de programmation prospective en matière de traduc-tion: une partie importante de la charge de travail de la Commis-sion dans le domaine de la traduction est couverte par la planifi-cation («agenda planning») et par un suivi régulier avec les DG dansle cadre des réunions de coordination. L’unité de la DGT chargéede la gestion de la demande a des contacts réguliers avec les cor-respondants de la traduction de chaque DG; ces efforts ont aboutià une situation dans laquelle la plupart des DG envoient des pré-visions régulières, particulièrement lorsque des questions impor-tantes sont concernées.

La nécessité de s’appuyer sur un instrument de programmationplus solide a été reconnue par le secrétariat général et des mesu-res sont prises pour mieux intégrer la traduction dans les instru-ments de programmation de la Commission.

Les systèmes conçus pour prévoir la demande seront cependanttoujours soumis à certaines incertitudes, en raison de la naturepolitique de notre travail, des événements imprévus nécessitant denouvelles initiatives, etc. De plus, même lorsque les capacitésinternes sont suffisantes, il peut demeurer nécessaire de recourirà la traduction externe des documents (par exemple, s’ils présen-tent un degré élevé de technicité) pour lesquels il n’existe pasd’expertise interne.

60-62. La DGT fixe les délais avec les services demandeurssur la base de leurs besoins et de la destination ou de la finalité dudocument (par exemple, en vue d’une discussion lors de réunionsdu Conseil ou de la Commission). Cette méthode est préférée auxdélais de dépôt, parce qu’elle permet une utilisation plus flexibleet plus efficace des ressources disponibles et limite la nécessité dedisposer de capacités supplémentaires quand la demande connaîtdes pics.

67. Le prétraitement à la Commission est largement automa-tisé et ne nécessite pas que l’unité de planification centrale de latraduction procède à des recherches spécifiques: tous les docu-ments à traduire (sauf les textes confidentiels) sont analysés auto-matiquement dans Euramis, une énorme base de données linguis-tiques contenant des milliers de documents divisés en phrasesaccompagnées de leur traduction. Cette analyse se fonde aussi surle contenu d’Eur-Lex.

68-71. L’organisation du travail au sein des unités de traduc-tion de la Commission s’appuie sur des outils indiquant la dispo-nibilité des différents traducteurs. Ces outils ne font cependantpas apparaître tous les aspects de la disponibilité du traducteur,comme sa spécialité ou ses connaissances linguistiques. Le juge-ment du chef d’unité demeure par conséquent un facteurimportant.

En ce qui concerne les outils informatiques, la Commission pro-meut activement leur utilisation afin d’améliorer le rapportcoût/efficacité. Les actions menées dans ce domaine ont consistéà sensibiliser le personnel, à le former (en vue, notamment, depermettre aux utilisateurs finaux d’utiliser efficacement ces outils)et à assurer que les outils générateurs d’un gain de productivité

fonctionnent correctement avec d’autres applications (par exem-ple le TWB avec LegisWrite). L’utilisation de ces outils a été cons-tamment préconisée par l’encadrement supérieur, et la Commis-sion a publié récemment un guide des meilleures pratiques destinéà ses traducteurs. Des efforts particuliers sont aussi consentis pourformer à l’utilisation des outils informatiques les traducteurs etsecrétaires nouvellement recrutés. Il appartient néanmoins par-tiellement au traducteur de décider quels outils et quelles ressour-ces sont les mieux adaptés à son travail, en fonction des rapportsde prétraitement et de ses propres connaissances et expériences.

73-74. La décision de la Commission d’externaliser ou nonune traduction dépend largement du type de document concerné.Dans une situation où l’on avait imposé un objectif de 30 %d’externalisation et où la charge de travail de traduction au seinde la Commission était très élevée, des décisions ont été prisesdans le sens de l’externalisation automatique de certainsdocuments.

Après l’introduction de la nouvelle politique de gestion de lademande en 2004, la Commission a abandonné ses objectifsd’externalisation précédents. Ce n’est toutefois qu’avec un certaindécalage que les pratiques d’externalisation ont changé. Depuislors, l’externalisation est en grande partie limitée aux cas de besoinréel (c’est-à-dire pour compléter les capacités internes). Dans descas exceptionnels, toutefois, lorsque les compétences thématiquesnécessaires manquent au sein d’un département linguistique pré-cis, les traductions continueront à être confiées à l’extérieur, indé-pendamment des capacités internes disponibles.

75. La stratégie de la traduction de la Commission sera éten-due pour inclure aussi des orientations concernant les documentsnon essentiels et renforcera le rôle de coordination de la DGT enfaisant passer par la DGT toutes les informations relatives auxdemandes de traduction.

76. La Commission entend par «productivité» le «rythme detravail», à savoir la production par traducteur et par jour, en pre-nant en considération la demande, puisque la productivité ne sau-rait être mesurée en comptabilisant simplement le nombre depages par ETP.

78. Pour comparer les pratiques de traduction dans les insti-tutions de l’UE et dans le secteur privé, il convient de prendre enconsidération les facteurs supplémentaires suivants:

a) l’offre sur le marché de traducteurs de qualité varie considé-rablement en fonction de la langue concernée;

b) un problème majeur réside dans le fait que la qualité de la tra-duction externe est irrégulière, de sorte qu’il est difficile deprogrammer efficacement les activités de contrôle de laqualité;

c) les agences de traduction s’appuient souvent sur des structu-res plus légères, puisqu’elles peuvent directement sous-traiterdes demandes de traduction à un réseau de personnes dispo-nibles qui ne sont pas employées de manière permanente, etelles peuvent donc s’adapter plus souplement aux variationsde la demande. Les institutions de l’UE doivent conserver unemasse critique de personnel pour des raisons de qualité etd’indépendance ainsi que pour faire face aux fluctuations dela demande et aux demandes imprévues.


La Commission estime par conséquent que les avantages liés aucoût de la traduction externe ne compensent pas toujours les ris-ques liés à la qualité dans des organisations politiques comme lesinstitutions européennes.

79-80. La Commission souligne que l’évolution du rythmede travail moyen par traducteur en 2004 et en 2005 est atypiqueet ne reflète pas objectivement les performances des traducteurs.Elle résulte plutôt des baisses de la demande, qui ont créé desdéséquilibres structurels entre la demande et l’offre dans les dépar-tements linguistiques, du manque de traducteurs expérimentés,du manque de bases terminologiques et de mémoires de traduc-tion pour les langues de l’UE-10 et du temps consacré par les tra-ducteurs de ces langues à la révision des nombreuses traductionsexternes (les statistiques sur le rythme de travail présentées par laCour n’ont pas été adaptées pour tenir compte de cet aspect).

La demande, et le rythme de travail correspondant, peuvent fluc-tuer avec le niveau de l’activité politique et législative de la Com-mission. L’une des raisons d’être d’un service de traduction internedont le coût est relativement élevé est de permettre de faire face àdes besoins politiques urgents, ce qui implique, dans une certainemesure, que des capacités demeurent inutilisées lorsque l’activitéest faible.

La Commission a pris un certain nombre d’initiatives pour répon-dre à la baisse structurelle des niveaux de demande pour les lan-gues non procédurales de l’UE-15:

— des redéploiements internes destinés à renforcer les nou-veaux départements linguistiques, les services horizontaux dela DGT ou d’autres services de la Commission (32 postes ins-crits au tableau des effectifs en 2004; 41 en 2005; 43 prévuspour 2006 et 205 pour 2007),

— la réduction de la traduction externe pour les langues del’UE-15 de 20 % en 2003 à pratiquement zéro,

— l’introduction de la traduction bipolaire (traduction dans ladeuxième langue des traducteurs),

— le détachement de traducteurs auprès d’autres DG.

Ces mesures seront encore renforcées, et la Commission entendajuster aux besoins réels le niveau du personnel de l’ensemble deses départements linguistiques pour la fin de l’année 2006. Elle sepenchera également sur l’externalisation directe et les traductionsgrises réalisées par les DG sans aucun contrôle de la DGT, dans lecadre de la prochaine actualisation de sa stratégie de la traductionpour les années 2007 et suivantes.

81. La Commission intensifiera ses efforts pour atteindre unplus grand équilibre dans la charge de travail des différentes uni-tés: a) en augmentant la flexibilité entre les départements; et b) enrationalisant la répartition des portefeuilles entre les unités au seindes départements linguistiques, reflétée par la structuration dessecteurs de l’unité de gestion de la demande.

La Commission souligne toutefois que les caractéristiques et lescontraintes des différents départements linguistiques doivent êtreprises en considération lorsqu’on compare leurs rythmes de tra-vail respectifs.

87. La Commission a accompli des efforts significatifs en2004 pour intégrer à ces systèmes statistiques les indicateurs luipermettant de mesurer la mise en œuvre de la stratégie de la tra-duction décidée en mai 2004. Elle met actuellement au point unentrepôt de données destiné à recueillir des données plus détailléessur le processus de traduction. Le réexamen de certains conceptsstatistiques clés, comme celui de la «pression quotidienne», estprévu pour 2006.

88. La Commission préfère recourir à un rythme de travail àun niveau agrégé (par unité/département; moyennes par traduc-teur, etc.), qu’elle considère comme approprié pour assurer lesuivi du processus de traduction. Il convient d’utiliser avec pru-dence les statistiques établies à un niveau plus détaillé, étantdonné que différents facteurs ont une incidence sur ces statisti-ques: la disponibilité de mémoires de traduction et de terminolo-gie, l’expertise thématique du traducteur, les compétences linguis-tiques du traducteur dans la langue source (troisième, quatrième,voire cinquième langue du traducteur), les efforts fournis pourassurer la qualité, conformément au principe de l’adaptation destraductions à leur destination. Ces statistiques sont complexeset coûteuses à établir, compte tenu de la complexité du processusde traduction.

L’entrepôt de données sur la traduction, que la Commission metactuellement au point, intégrera des données plus détailléesconcernant le contrôle de la qualité sur la base d’une définitionconvenue de la révision, de la lecture croisée, de la relecture, descontrôles aléatoires et d’autres actions de contrôle de la qualitéainsi qu’une information quant à la place et au rôle de chacundans le processus assurant qu’un produit est adapté à sadestination.

En ce qui concerne les corrélations entre la charge de travail etl’externalisation, il faut garder à l’esprit que certaines traductionsdoivent parfois être externalisées, indépendamment des capacitésinternes disponibles (voir également les commentaires relatifs auxpoints 73 et 74).

La Commission ne possède pas d’indicateurs de performance rela-tifs à l’incidence des outils de traduction assistée par ordinateursur la productivité, mais produit des statistiques, qu’il convientd’interpréter. Des données annuelles existent sur la production etle rythme de travail, qui peuvent être mises en relation avec lesdépenses engagées pour les outils de traduction assistée par ordi-nateur. Cette corrélation n’est cependant pas évidente, parce quel’impact est toujours plus important lors des premières étapes.

89. La Commission estime que les segments de texte traduitsautomatiquement doivent être pris en considération pour calcu-ler l’incidence des investissements en outils informatiques sur laproductivité.

La modification des statistiques de la Commission sur la chargede travail pour tenir compte de l’incidence des mémoires de tra-duction ou d’autres outils d’aide à la traduction représenterait uninvestissement significatif. D’autres éléments exerçant uneinfluence sur la productivité (comme l’inconvénient de traduire àpartir de sa quatrième ou cinquième langue ou l’avantage de tra-duire un sujet bien connu) sont plus difficiles à prendre en comptedans ce cadre.


91-95. Le mécanisme de répartition de la charge de travailétait un projet pilote destiné à renforcer la confiance mutuelle. Lesrésultats ont été très positifs: la Commission a offert aux autresinstitutions ses capacités inutilisées dans les langues de l’UE-8 et aconvenu avec les autres institutions que les départements linguis-tiques de l’UE-10 n’étaient pas encore en mesure de participerpleinement à ce mécanisme, en raison de leurs maigres ressour-ces; ils commenceront à y participer dans le courant del’année 2006.

Les chiffres de répartition de la charge de travail en 2006 mon-trent une augmentation régulière et importante du volume total.La Commission est pleinement déterminée à utiliser et à poursui-vre le développement du mécanisme de répartition de la chargede travail, mais fait observer qu’une certaine marge de capacitéinterne doit toujours être disponible pour satisfaire les demandesimprévues.

Le potentiel de ce mécanisme diminuera à la suite de la mise enœuvre des actions en cours visant à adapter aux besoins réels lesressources allouées aux départements linguistiques. Ces actionscorrectives demeurent la première priorité de la Commission.

Si une moyenne de 20 % des travaux de traduction est externali-sée par les institutions plutôt qu’échangée entre elles, cela est prin-cipalement dû au fait que les capacités inutilisées disponibles,d’une part, et les demandes d’échange, d’autre part, ne coïncidentpas au cours de la période nécessaire pour répondre à la demande.

Les économies supplémentaires relatives aux activités free lance,que la Cour des comptes chiffre à 11 millions d’euros, ne sauraitconcerner la Commission qui, depuis mai 2004, concentre prin-cipalement son recours à la traduction externe sur les langues del’UE-10, ce qui réduit quasiment à néant les possibilités d’écono-mies supplémentaires dans ce domaine.


96. Les procédures et les outils sont en place pour transmet-tre les demandes de traduction des DG de la Commission à laDGT et pour le traitement ultérieur de ces demandes.

Recommandation

La Commission approuve la recommandation de la Cour descomptes de rationaliser les procédures de demande de traductionsdans les DG et les services et établira des règles/orientationsconcernant la traduction des documents non essentiels dans lecadre d’une prochaine actualisation de la stratégie de la traduction.

97. La Commission a respecté ses obligations politiques ainsique les obligations qui lui incombent en vertu du traité dans ledomaine de la traduction. Elle souligne aussi que la responsabilitépremière du développement de leurs marchés de la traductionincombe aux pays candidats eux-mêmes, et la Commission aenvoyé ce message à plusieurs reprises aux gouvernementsconcernés.

Recommandation

La Commission prend note de la recommandation de la Cour descomptes de définir un plan d’action pour mieux faire connaître lesactivités de traduction de la Communauté et stimuler l’intérêtpour celles-ci dans les États membres de l’UE-10 et les autres payscandidats, mais elle tient à préciser qu’elle a pris des mesureseffectives pour préparer les marchés de la traduction des pays can-didats en faisant mieux connaître les activités de traduction de laCommission et en stimulant l’intérêt pour celles-ci: elle a mis enplace des antennes de traduction dans les bureaux de représenta-tion ouverts dans les États membres de l’UE-10 avant leur adhé-sion et aussi, récemment, dans les pays candidats de l’UE-2. Cesantennes nouent activement des contacts avec les associationsprofessionnelles de traducteurs, les universités et les médias despays concernés, et le programme des «traducteurs invités» de laCommission a été étendu aux universités de l’ensemble de cespays, y compris la Bulgarie et la Roumanie. Des visites profession-nelles à la Commission ont été organisées à partir de ces pays etdes efforts particuliers ont été accomplis pour renforcer la cou-verture médiatique des activités de traduction, ainsi que l’intérêtprofessionnel pour celles-ci, et cela au moyen de visites du direc-teur général de la DGT en Bulgarie et en Roumanie au début del’année 2005.

98. Recommandation

La Commission accueille favorablement la recommandation de laCour des comptes de conclure des accords de niveau de serviceavec les utilisateurs des services de traduction. De tels accords surle niveau de service ont déjà été conclus pour la traduction de gui-des destinés aux DG SANCO et EMPL: ces DG ont procédé à uneévaluation globale de leurs besoins pour l’ensemble de l’année, laDGT a eu un rôle de consultant linguistique pour la rédaction desoriginaux et un calendrier a été convenu pour la traduction destextes.

99. Le manque de capacités internes pour réviser les traduc-tions externes dans les langues de l’UE-10 s’est limité aux premiersmois qui ont suivi l’élargissement et a uniquement porté sur lesdocuments bénéficiant du filet de sécurité fourni par des lecturesultérieures au Parlement et Conseil.

Recommandation

La Commission doute de la valeur ajoutée que représenterait lerecours régulier à des enquêtes de satisfaction. Elle examinecependant pour l’instant les manières les plus appropriées demesurer la qualité du service. Des informations en retour sont enoutre reçues régulièrement et font l’objet d’un suivi.

100. Le contrôle de la qualité (révision et autres) des traduc-tions internes vise à fournir des textes adaptés à leur destination,mais ne produit pas un indicateur de qualité en tant que tel et nepeut pas s’appliquer à toutes les traductions (évaluation des ris-ques). Les traductions externes sont évaluées sur la base d’unéchantillon de pages, et celles qui sont jugées de mauvaise qualitésont ensuite révisées.


Recommandation

La Commission approuve la recommandation de la Cour descomptes selon laquelle il convient de procéder régulièrement àdes contrôles de qualité aléatoires. Elle prévoit, dans le cadre deses efforts de gestion totale de la qualité, d’introduire un systèmeservant à définir, à contrôler et à inventorier plus systématique-ment ses actions de contrôle de la qualité. L’adoption d’une stra-tégie plus systématique, comprenant des contrôles par sondage,sera soigneusement prise en considération dans le cadre de l’ana-lyse plus générale concernant la qualité et la mesure de qualité quiest actuellement en cours.

101. Recommandation

La Commission accepte la recommandation de la Cour des comp-tes relative au contrôle du niveau de l’externalisation directe et des«traductions grises» et lance actuellement une enquête pour quan-tifier avec plus de précision l’importance de ces traductions griseset de l’externalisation directe. Les conclusions de cette enquête ali-menteront l’actualisation de la stratégie de la traduction pour lesannées 2007 et suivantes.

102-103. La Commission a établi le coût de la traduction etle coût par page pour 2002, mais a suspendu toute actualisationultérieure de ces calculs en attendant le résultat de l’audit qui faitl’objet du présent rapport.

Recommandation

La Commission accepte la recommandation de la Cour des comp-tes d’assurer la production d’informations de gestion appropriéessur le coût des activités de traduction. La Commission met actuel-lement à jour son système de calcul des coûts et de suivi, confor-mément à la méthodologie appliquée par la Cour des comptes,dans le cadre de son compte rendu régulier des informations degestion.

104. La baisse du rythme de travail et le déséquilibre struc-turel de l’offre et de la demande de traduction dans les différenteslangues officielles résultent de l’introduction de la stratégie de latraduction en mai 2004. Ces déséquilibres présentent cependantun caractère transitoire et font actuellement l’objet d’actionscorrectrices.

Cette stratégie a permis de réaliser des économies significativespour le budget communautaire: des économies immédiates ontété obtenues en fixant pour les nouvelles langues des objectifs derecrutement significativement inférieurs aux moyennes histori-ques. Des économies supplémentaires seront obtenues grâce auxredéploiements en cours à partir des anciennes langues et àd’autres actions de gestion des ressources humaines ainsi qu’àl’adaptation permanente de la stratégie de la traduction.

105. La Commission a sensiblement amélioré sa capacité deprogrammation prospective en matière de traduction: le réseaudes correspondants de la traduction dans les DG a été réorganisépour fournir des points de contact spécifiques à l’unité de gestionde la demande et pour promouvoir les questions de coordinationet de traduction dans les DG ainsi que la programmation de la tra-duction en amont.

Une attention plus particulière est désormais prêtée à la traduc-tion, tant au niveau de la Commission qu’au niveau interinstitu-tionnel: un suivi étroit de la traduction des propositions législati-ves a été organisé, en coopération avec les greffes de la

Commission, du Conseil et du Parlement européen. Des effortssont accomplis avec le secrétariat général pour améliorer encoreles outils de programmation de la traduction dans le cadred’eGreffe. Les réunions avec la présidence du Conseil, centrées surla planification de la traduction et la définition de priorités, ontacquis une certaine régularité et contribuent ainsi à améliorer laplanification prospective. Des réunions interservices régulièresconsacrées à la traduction sont aussi organisées avec les DG de laCommission.

La Commission est décidée à continuer dans cette voie afin d’amé-liorer encore sa programmation prospective de la traduction.

106. Bien que certains problèmes transitoires se soient posésen 2004, la Commission a maintenant adapté sa politique d’exter-nalisation et réduit cette dernière à pratiquement zéro pour lesdépartements linguistiques qui possèdent des capacités disponi-bles. L’externalisation sera toutefois conservée pour répondre àdes besoins spécifiques liés aux compétences linguistiques (com-binaisons de langues spécifiques) ou thématiques (normes comp-tables internationales, directives bancaires, etc.).

107. La Commission est déterminée à continuer à promou-voir et à contribuer activement au mécanisme interinstitutionnelde répartition de la charge de travail. Elle estime toutefois quel’estimation, faite par la Cour des comptes, d’économies poten-tielles d’un montant de 11 millions d’euros ne s’applique pas à laCommission (voir le point 95).

La répartition de la charge de travail reste soumise aux restrictionsliées aux différences dans la nature des activités des diverses ins-titutions, de leurs calendriers et ordres du jour ainsi qu’à la néces-sité de conserver certaines capacités pour répondre aux deman-des imprévues et urgentes.

Recommandation

La Commission accepte la recommandation de la Cour des comp-tes concernant le renforcement à l’avenir de la planification de latraduction par ses services et souligne les efforts accomplis à cetégard (voir le point 105 ci-dessus).

La Commission soutient la coopération interinstitutionnelle etapprouve aussi la recommandation suggérant de s’attaquer àl’externalisation directe et à prolonger le programme pilote sur larépartition interinstitutionnelle de la charge de travail. Elle consi-dère cependant qu’un système de facturation interinstitutionnelleentraînerait une charge administrative qui serait disproportion-née par rapport au bénéfice potentiel.

108. Recommandation

La Commission accepte les recommandations de la Cour descomptes concernant d’autres améliorations du processus de tra-duction, et la plupart d’entre elles ont déjà été mises en œuvre: desguides de bonne pratiques sont régulièrement publiés en relationavec l’utilisation des technologies modernes; les nouveaux traduc-teurs adoptent immédiatement ces pratiques et utilisent demanière extensive les outils de traduction assistée par ordinateur(100 %). Pour ce qui est de l’intégration des outils informatiques,il s’agit d’un projet en cours portant à la fois sur les outils de ges-tion et de traduction. L’automatisation du prétraitement a cons-titué un pas important dans cette direction.


La Commission augmente actuellement, à la DGT, le nombre detélétravailleurs, qui doit passer de cent à deux cents.

109. La Commission estime que les informations de gestiondestinées au suivi du coût de la traduction sont appropriées. Lesbases de données statistiques sont cependant constamment mises

à jour et améliorées, afin de les adapter à la nécessité croissantede disposer d’informations de gestion ciblées.

La Commission favorise en outre les statistiques agrégées, qu’ellejuge appropriées au suivi.
