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FACULTE DE DROIT, D’ECONOMIE, DE GESTION ET DE SOCIOLOGIE
MEMOIRE DE MAITRISE EN GESTION
Option
Présenté
Sous l’encadrement de :
Encadreur professionnel
RAKOTOSALAMA Clément
Expert Comptable
Enseignant au Département Gestion
CONTRIBUTION A L’AMELIORATION DU SYSTEME DU CONTRIBUTION A L’AMELIORATION DU SYSTEME DU CONTRIBUTION A L’AMELIORATION DU SYSTEME DU CONTRIBUTION A L’AMELIORATION DU SYSTEME DU
REPORTINGREPORTINGREPORTINGREPORTING
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i
FACULTE DE DROIT, D’ECONOMIE, DE GESTION ET DE SOCIOLOGIE
DEPARTEMENT GESTION
MEMOIRE DE MAITRISE EN GESTION
Option : FINANCES ET COMPTABILFINANCES ET COMPTABILFINANCES ET COMPTABILFINANCES ET COMPTABILIIIITETETETE
THEME
senté par : Melle RAKOTOMANGA Alisoa
onnel Encadreur pédagogique
RAKOTOSALAMA Clément RABEMANANTSOA Jean De Cléry
Contrôleur interne de la Société
Département Gestion VIMA Construction
Année Universitaire : 2010-2011
Session : Décembre 2011
Date de soutenance : 17 Décembre 2011
CONTRIBUTION A L’AMELIORATION DU SYSTEME DU CONTRIBUTION A L’AMELIORATION DU SYSTEME DU CONTRIBUTION A L’AMELIORATION DU SYSTEME DU CONTRIBUTION A L’AMELIORATION DU SYSTEME DU
REPORTINGREPORTINGREPORTINGREPORTING COMPTABLECOMPTABLECOMPTABLECOMPTABLE
CASCASCASCAS : VIMA CONSTRUCTION : VIMA CONSTRUCTION : VIMA CONSTRUCTION : VIMA CONSTRUCTION
FACULTE DE DROIT, D’ECONOMIE, DE GESTION ET DE SOCIOLOGIE
Encadreur pédagogique
RABEMANANTSOA Jean De Cléry
Contrôleur interne de la Société
VIMA Construction
CONTRIBUTION A L’AMELIORATION DU SYSTEME DU CONTRIBUTION A L’AMELIORATION DU SYSTEME DU CONTRIBUTION A L’AMELIORATION DU SYSTEME DU CONTRIBUTION A L’AMELIORATION DU SYSTEME DU
i
REMERCIEMENTS
Je tiens à exprimer mes sincères remerciements, tout d’abord, au Dieu Tout Puissant
qui m’a soutenu pour sa bienveillance tout au long de mon existence. Aussi, je tiens à
exprimer mes vifs remerciements aux personnes qui ont contribuées à l’élaboration de ce
mémoire, en particulier à :
� Monsieur ANDRIANTSIMAHAVANDY Abel, Professeur Titulaire, Président de
l’Université d’Antananarivo
� Monsieur RANOVONA Andriamaro, Maître de conférences, Doyen de la Faculté de
Droit, d’Economie, de Gestion et de Sociologie
� Monsieur ANDRIAMASIMANANA Origène Olivier, Maître de conférences, chef de
Département Gestion ;
� Madame ANDRIANALY Saholiarimanana, Professeur, Directeur du Centre d’Etudes
et de Recherches en Gestion (CERG) ;
� Monsieur RAKOTOSALAMA Clément, Docteur en gestion, notre encadreur
pédagogique, pour ses précieuses instructions pendant la mise en œuvre de cette
présente étude ;
� Monsieur RABEMANANTSOA Jean De Cléry, Contrôleur interne de la Société
VIMA Construction, notre encadreur professionnel, pour sa part active à
l’encadrement de ce mémoire malgré ses occupations ;
� Monsieur ZOUZAR BOUKA, Directeur général du Groupe VIMA, de m’avoir
accepté comme stagiaire dans la Société VIMA Construction ;
� Monsieur RAJAONARISAONA Andry, chef comptable de la Société VIMA
Construction qui a soutenu ma persistance par ses recommandations, son appui et ses
conseils judicieux ;
� Tout le personnel et Responsables auprès de la VIMA Construction ;
� Tous les enseignants ainsi que tous les membres du personnel Administratif et
Technique de la faculté DEGS de l’Université d’Antananarivo ;
� J’adresse également mes vives reconnaissances à mes parents, mon frère, ma famille
et mes amis pour les conseils et soutiens qu’ils m’ont donné depuis toujours ;
Merci à tous !
ii
SOMMAIRE
LISTE DES ABREVIATIONS
LISTE DES TABLEAUX
LISTE DES FIGURES
INTRODUCTION
PREMIERE PARTIE : CONTEXTE GENERAL DE L’ETUDE
CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA « SOCIETE VIMA CONSTRUCTION » Section 1 : VIMA Construction dans son environnement
Section 2 : Structure d’organisation comptable CHAPITRE II : THEORIE GENERALE SUR LE SYSTEME COMPTABLE ET LE
REPORTING COMPTABLE
Section 1 : Définition du système comptable Section 2 : Reporting comptable DEUXIEME PARTIE : ANALYSE CRITIQUE DU SYSTEME COMPTABLE EXISTANT
CHAPITRE I : ELABORATIONDU REPORTING COMPTABLE Section 1 : Processus de gestion Section 2 : Les outils de gestion
CHAPITRE II : RESULTATS OBTENUS Section 1 : Connaissance pratique des rapports financiers Section 2 : Forces et faiblesses
PARTIE III : DISCUSSION ET RECOMMANDATIONS
CHAPITRE I : Analyse et discussion des résultats Section 1 : Portée des forces Section 2 : Analyse des impacts des faiblesses
CHAPITRE II : RECOMMANDATIONS
Section1 : Solutions retenues Section 2 : Impacts des solutions proposées CONCLUSION
ANNEXES
BIBLIOGRAPHIE
iii
LISTE DES ABREVIATIONS
BE : Bureau d’Etudes
BTP : Bâtiment et Travaux Publics
CI : Consommation Interne
CIF : Carte d’Immatriculation Fiscale
COGENAL : Construction Générale
DA : Demande d’Approvisionnement
DAF : Directeur Administratif et Financier
IAS: International Accounting Standard
IASB: International Accounting Standard Board
QHSE : Qualité Hygiène Santé Environnement
SEBTP : Syndicat des Entreprises en Bâtiments Publics
RF : Réception Fournisseur
TVA : Taxe sur la Valeur Ajoutée
VIMA : Vision Madagascar
iv
LISTE DES TABLEAUX
Tableau n°1 : Circuit de l’information pour la préparation du budget………………………40
Tableau n°2 : Compte de résultat mensualisé………………………………………………..45
Tableau n°3 : Procédure pour l’établissement du rapprochement bancaire…………………49
Tableau n°4 : Tableau des causes racines…………………………………………………...55
Tableau n°5 : Etat de rapprochement bancaire………………………………………………62
Tableau n°6 : Circuit raccourci des documents……………………………………………..69
Tableau n°7 : Calendrier d’application …………………………………………………….78
v
LISTE DES FIGURES
Figure 1 : Organigramme de la VIMA Construction………………………………………..11
Figure 2 : Organigramme du service comptabilité…………………………………………..15
Figure 3 : Circuit documentaire……………………………………………………………..32
Figure 4 : Circuit des fournisseurs…………………………………………………………..34
Figure 5 : Circuit des journaux de caisse…………………………………………………….35
1
INTRODUCTION
Actuellement, toute nation est confrontée au phénomène de la mondialisation et de la
libéralisation économique. Cependant, bien que bénéfique d’une part, la mondialisation
présente des risques pour la nation malgache. La politique économique malgache est
impuissante face à cela et il est difficile de trouver les moyens pour en tirer un véritable profit
dans ce libéralisme. Les pays en voie de développement tel que le notre subissent les
décisions et actions des pays développés. Il n’y a point de développement bien défini depuis
quelques années, pour les pays en voie de développement car les règles du marché mondial
sont définit par les pays riches et ils ne tiennent pas compte des réalités des autres pays. C’est
pour cela que notre pays devra chercher des moyens pour s’adapter et affronter à la
mondialisation car la mondialisation nous est imposée. Or, cette adaptation s’avère difficile
ou bien lente pour notre pays si nous n’arrivons pas d’abord à résoudre les problèmes
économiques nationaux à savoir le taux d’inflation économique, le taux de chômage
technique ou le taux de croissance. Par ailleurs, la mondialisation a aussi des impacts directs
sur les acteurs de l’économie nationale tels les intervenants de l’entreprise par les divers
changements et innovations ainsi que des impacts latents sur les salariés et tous ceux qui
participent à la survie d’une entreprise. En effet, la pratique de la mondialisation engendre des
résultats positifs mais peut aussi provoquer des répercussions négatives sur le plan national.
C’est pour cela que pour être compétitive, les entreprises des pays en voie de développement
doivent essayer d’améliorer leur performance et de déployer les moyens pour pouvoir suivre
cette mondialisation.
Pour s’offrir alors une place dans cette environnement changeant et à l’avenir
incertain, il faut posséder un certain degré d’efficacité sur le plan organisationnel, humain et
matériels. La combinaison de ces trois éléments forme la base de production soutenue et
ininterrompue. Outre part, les décisions nationales doivent être prises dans l’intérêt d’un plus
grand nombre d’opérateur car les déterminants de cet environnement sont aussi d’ordre
politique. La réactivité des acteurs économiques et la prise d’initiative est aussi un facteur
déterminant dans cette action car la concurrence sur le plan international est rude, habile et
difficile à confronter. Avec la mondialisation de l’économie, les autres domaines connexes se
sont aussi mondialisés. Pour ne citer que dans le domaine de la comptabilité, on constate une
uniformisation de la présentation et l’interprétation de l’information financière afin d’éviter
l’asymétrie d’information. La comptabilité est une des moyens permettant à l’entreprise de
2
mieux s’adapter à l’environnement existant. Toute entité ou organisation pratiquant le
commerce s’est vu dans l’obligation de refondre son système comptable afin de se mettre au
même rang que ses partenaires ou de s’aligner par rapport à ses concurrents. En effet, la
comptabilité est, sans aucun doute, la plus ancienne, la plus universelle des disciplines
économiques.
La mondialisation a résulté des échanges économiques qui se sont fortement
intensifiés depuis quelques décennies et avec le développement des moyens de
communication. Madagascar, un pays possédant plusieurs industries, fait parti intégrante de
cette économie mondiale. En effet, afin de trouver le véritable chemin de la croissance, le
pays a choisi de s’intégrer dans l’économie mondiale et d’être un pôle actif au cœur de
changement. Cet engagement de l’Etat malagasy oriente les entreprises qui y résident vers la
normalisation comptable. Les entreprises malagasy sont aussi sujettes aux crashs financiers
qui ont sévit le marché mondiale. Ces évènements qui ont plongé le monde entier dans un
désordre économique comparable à celui de 1929. Suite à cela l’IASB a, de son côté, revu
certains concepts comptables et à uniformiser la comptabilité au niveau internationale. L’Etat
malagasy a eu l’initiative de suivre ce courant pour garder sa place dans cette mondialisation
d’où l’introduction du PCG 2005. Par conséquent, les entreprises du pays ont intérêts à
disposer en leur sein une structure administrative et financière adéquate, conçue selon une
diligence très déterminée.
A Madagascar, les entreprises œuvrant dans le secteur du bâtiment et travaux publics
(BTP) tiennent une place importante dans l’économie nationale. L’activité de construction
touche divers agents économiques. Elle rassemble, entre autres, les entreprises de BTP
privées ou publiques, les entreprises de vente de matériaux de construction, les industries
métalliques, les cabinets d’architectures ou les petites entreprises comme les quincailleries.
Juste avant le commencement de la crise de janvier 2009, le secteur du BTP était l’un des
secteurs les plus prolifiques à Madagascar. Le secteur du BTP malagasy est un marché à haut
potentiel. Actuellement, il y a une inversion de la tendance. La stabilité politique a permis un
tel climat d’affaires. Mais actuellement la situation s’est détériorée. A cause de la crise
politique et la situation la situation économique mondiale, bon nombre d’entreprises subissent
des difficultés financières. La prise de décision devient très ardue, les facteurs externes et
internes peuvent influencer directement ou indirectement les informations de l’entreprise et
cela peut affecter les prises de décision. Pour le cas de la société Vision Madagascar (VIMA)
Construction, les responsables sont dans l’obligation de consulter périodiquement les
3
informations existantes et d’élaborer un rapport mensuel pour faciliter la prise de décision et
aussi pour que les informations ne puissent pas être dépassé par rapport aux marchés c’est- à-
dire par rapport à son environnement hexogène et endogène. L’établissement du reporting
comptable permet donc, aux responsables comptables de VIMA construction de bien gérer ses
informations comptables. Notre choix s’est porté sur l’organisation de la société VIMA
Construction du fait de son envergure et de son positionnement où nous avons effectué un
stage de trois mois.
L’importance du reporting comptable réside dans le fait qu’il permet aux décideurs
d’avoir un outil financier dans la prise de décisions. Parallèlement, à cela il permet aux
responsables comptables de VIMA construction de bien gérer les informations comptables. Le
reporting augmente la qualité des informations financières avec lesquelles les grandes
décisions vont être prises. A l’inverse de cela, la non-utilisation du reporting pourra
augmenter le risque d’erreur qui pourrait s’insérer dans les états de synthèse financier et par la
suite cela pourrait modifier l’exactitude des données. Puis, s’en suivra l’inefficacité des
décisions et cela mettra en danger le bon fonctionnement des activités de l’entreprise. Pour
prendre une décision, il faudra se fier à une information fiable et bien établit afin que les
risques soient minimisés.
La problématique de ce mémoire consiste à savoir si la qualité des décisions de
gestion est conditionnée par celle du reporting comptable ?
Dans l’hypothèse affirmative, ce mémoire propose l’amélioration des modalités
d’élaboration du reporting comptable.
Pour faire face aux enjeux précités, la VIMA construction se doit d’améliorer son
système comptable afin de fournir des informations financières fiables pour garantir des
décisions justes lui permettant ainsi de fonctionner dans les bonnes conditions. Telles ont été
les motivations de porter le choix sur le thème « amélioration du système de reporting
comptable ».
Il s’agit concrètement de savoir comment améliorer le système comptable plus
particulièrement le reporting comptable et comment s’assurer de la continuité de cette
amélioration.
4
Ce mémoire a pour objet de détecter et d’identifier les défaillances possibles dans
l’élaboration du reporting comptable.
L’objectif de cet ouvrage est d’éclaircir le chemin et d’aider la VIMA Construction en
l’occurrence des dirigeants pour avoir une organisation comptable adéquate permettant de
véhiculer un état de transparence, de rigueur et de précision dans la gestion de l’information
comptable Car il est aussi dans l’intérêt des dirigeants de disposer d’un système d’information
comptable fiable, et également d’outils de gestion efficace pour maîtriser le devenir de la
société.
Les recherches qui seront présentées permettront, à chaque responsable de la VIMA
Construction, une amélioration de la performance des collaborateurs, une manière de
comprendre la situation actuelle de la société, une compréhension rapide du fonctionnement
de la société.
Pour mener à bien cette étude les méthodes de travail ci-dessous présentés sont
suivies. Ainsi, quelques méthodologies de recherche se basant sur deux phases distinctes mais
complémentaires ont été appliquées :
• La phase pratique :
- la méthodologie d’approche adoptée a été l’observation. Pour cela des entretiens très
ouverts avec tous les responsables, ont été établis, sur des questions précises concernant
l’activité de la VIMA Construction ainsi que la consultation des documents qui ont été
communiqués. Ces entretiens ont permis d’obtenir des réponses concernant la société et ses
employés.
- la technique de recoupement interne et externe a pour but de procéder au
rapprochement des réalités extérieures à l’existant au sein de l’entreprise.
• La phase théorique :
Cette phase consiste à collecter des informations à travers des documents dans des
différents centres de documentation comme la Bibliothèque Universitaire, le Centre d’Etudes
et de Recherches en Gestion, la Bibliothèque Nationales. La fréquentation de ces lieux
d’études est effectuée dans le but de quête des livres permettant de fournir des informations
concernant le thème. De plus la consultation des cybers permet de connaître des actualités sur
le système comptable. Etant donné que les informations sur l’internet suivent l’actualité.
5
Les données collectées ont été traitées et interprétées. Cette méthodologie, facilite
obtention d’un résultat correspondant à l’analyse. Elle permet d’affirmer le résultat définit
comme suit car l’’intérêt de ce mémoire est perçu sous un double aspect.
• D’une part, pour l’entité, ce thème permet de mettre au courant de certaines
irrégularités pouvant être associées aux procédures comptables, mais aussi de dégager les
points forts et faibles de l’utilité du reporting comptable. D’autre part, il contribue à la vision
et l’atteinte des objectifs de la VIMA Construction et aide à améliorer les méthodes de travail
au sein de la société.
• Pour l’étudiant, c’est l’occasion de mettre en pratique les connaissances théoriques
acquises durant les études, ainsi de pouvoir approfondir ces études. Entre autres, d’avoir une
première expérience au niveau de la société et d’avoir une vue d’ensemble sur le monde du
professionnalisme avec la communication et la collaboration avec les agents. Aussi, cela
permettra, d’améliorer les méthodes de travail au sein d’une société et d’élargir la
connaissance à partir des recherches effectuées. Par ailleurs, ce thème aide à en savoir plus sur
le domaine d’activité de la société. Ainsi, il permet de pouvoir faire face à la réalité à laquelle
vivent les entreprises en ce moment, à ceci s’ajoute un développement de compétence vis-à-
vis de la société.
Pour faciliter la compréhension de cet ouvrage, le corps du devoir est scindé en trois
parties. Dans la première partie de ce mémoire, la présentation générale de la VIMA
Construction c'est-à-dire la VIMA Construction dans son environnement ainsi que son
organisation comptable, et la théorie générale sur le système comptable et le reporting
comptable sont abordés. Quant à la deuxième partie, elle sera axée sur une analyse critique du
système comptable existant permet de voir l’élaboration du reporting et les résultats obtenus.
Et pour la troisième partie, il y sera présenté des discussions et des recommandations. Une
conclusion générale clôturera le tout.
5
PREMIERE PARTIE:
CONTEXTE GENERAL DE L’ETUDE
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La première partie de cette étude est consacrée au contexte général de l’étude. Le
premier chapitre de cet ouvrage, permet de connaître au mieux la société dans laquelle ont été
effectué le stage et les analyses. Elle place l’entreprise dans son environnement à travers sa
structure organisationnelle, ses activités et ses objectifs sans oublier les diverses biens et
services que l’entité offre sur le marché. La structure d’organisation comptable de la société
définit les activités, les missions et les objectifs comptables. Le second chapitre traite de la
théorie générale sur le système comptable et le reporting. Il permet de saisir le système
comptable et de faire connaître le reporting comptable à travers les étapes de son élaboration
se basant sur la connaissance des états financiers.
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CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA SOCIETE VIMA CONSTRUCTION
Ce chapitre aborde l’organisation des services au sein de la VIMA Construction et
l’organisation du service de comptabilité.
Section 1 : VIMA construction et son environnement
L’environnement de la société est constitué par l’historique, les objectifs et les
activités de l’entreprise. De plus, cette section présente son organigramme afin de connaître sa
structure et les missions de ses différents agents.
1.1-Historique, objectifs et activités
VIMA Construction est une société crée récemment mais ses activités sont très
demandées à Madagascar. Actuellement, l’entreprise vit en relation permanente avec des
partenaires constitués par les acheteurs, les vendeurs, l’Etat, les institutions financières.
1.1.1-Historique de la société
La société VIMA Construction, constituée en mars 2008, reprend certaines activités
de COGENAL, qui est une entreprise créée en 1984. L’entreprise VIMA Construction est une
filiale du Groupe VISION MADAGASCAR. Elle est membre de l’Association SEBTP
(Syndicat des Entreprises en Bâtiments Publics) à Madagascar et renforce ses capacités
d’ingénierie afin de concevoir et réaliser des ouvrages.
VIMA Construction a commencé son activité en 2008 par la construction du village des jeux
de la francophonie qui a duré 9 mois et ses activités se sont multipliées selon les offres ainsi
que les contrats.
1.1.2-Objectifs de la société
Le groupe VIMA est un groupe formé de plusieurs filiales. Ces filiales constituent un
ensemble interdépendant où l’activité de chacun peut être nécessaire pour le bon
fonctionnement du groupe. Mais ces filiales ont aussi leur propre activité spécifique. VIMA
accompagne les investisseurs internationaux dans à Madagascar au moment de leur
implantation, et s’est lancé dans la location de bureau et de résidence pour leur besoins en
logement.
Ainsi, les objectifs de VIMA Construction dépendent des objectifs du groupe. Pour
cette raison, VIMA a choisi d'appuyer différentes initiatives qui contribuent concrètement à
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améliorer la qualité de vie à Madagascar. D’ailleurs, c’est l’objectif principal du groupe. Pour
se faire, VIMA construction coopère avec plusieurs entreprises.
Dans ces cas, VIMA construction joue son propre rôle pour les installations et les
aménagements spécifiques. Elle est dotée de tout les moyens modernes tant en personnel
qu’en matériel, cela afin de réaliser les travaux dans les meilleures conditions économiques,
de qualité, de sécurité et de délais. Le Bureau d’études et de Contrôle Qualité Hygiène Santé
Environnement (QHSE) est intégré dans la structure de l’entreprise. Pour assurer la
performance de son équipe, la société établit des programmes de formation pour les cadres
concernant le QHSE et la gestion administrative des chantiers, de même pour les employés, il
y a des formations sur le QHSE et des compléments de formation en métier. Ainsi son
objectif principal est de construire des bâtiments normalisés internationalement à
Madagascar.
1.1.3-Activités
Les activités de l’entreprise sont très nombreuses et VIMA construction intervient
dans deux secteurs d’activités :
Dans le domaine du bâtiment, il réalise de travaux de gros œuvre qui consistent à la
structure du bâtiment objet du contrat, de pilotage ou de coordination et de travaux « tous
corps d’états 1» appelé encore travaux de second œuvre consistant aux travaux de finition.
Comme il existe plusieurs formes de bâtiments, l’entreprise offre un embarras de choix pour
répondre aux besoins de ses clients ou de ceux qui peuvent être intéressé par ses services.
Dans ce cas, l’entreprise peut construire des maisons individuelles groupées, des immeubles
comprenant des habitations, des bureaux, des commerces ou des hôtels. VIMA
CONSTRUCTION peut aussi construire des ensembles collectifs comme hospitalier,
enseignement ou administratif ; des laboratoires, des bâtiments de stockage pour produits
alimentaires, des usines et des ateliers. En plus des constructions, elle propose des rénovations
et des réhabilitations de bâtiment.
Dans le domaine du génie civil, VIMA CONSTRUCTION œuvrent dans les bâtiments
industriels, la station de traitement des eaux, les stations service et de stockages pour
hydrocarbures, les ouvrages hydrauliques et réservoirs.
1 Manuel de procédure de VIMA Construction
9
Les zones géographiques et rayon d’intervention de la société s’étend sur toutes les
provinces de Madagascar.
1.2-Structure organisationnelle
La structure définit les modalités d’organisation générale de coordination et de
contrôle des activités de l’entreprise et les dispositifs destinés à orienter le comportement de
ces membres2. Elle est l’ensemble des fonctions et des relations déterminant de manière
formelle les missions de chaque unité de l’entreprise et les modalités de collaboration entre
unité. Dans cette sous section, il sera présenté l’identification de la société et son
organigramme.
1.2.1-Identification de la société :
Toute société possède une identité qui la permet de se distinguer des autres. Cela se
définit par plusieurs étapes à suivre et se termine par son enregistrement. Dans cette section,
nous allons connaître les renseignements fondamentaux concernant la société VIMA
Construction, les différents numéros juridiques qui permet sa constitution. Nous allons
présenter la société en tant qu’organisation qui existe légalement à l’égard de l’Etat.
L’entreprise a été créée le 29 février 2008 suite à la création de l’autre filiale VIMA SERV.
La société VIMA Construction est une société Anonyme au capital de 360 000 000 Ariary. Le
siège social de la société est fixé au premier étage de l’immeuble SACM, Rue
Ravoninahitriniarivo Ankorondrano Antananarivo 101.
Son numéro statistique étant 45212 11 2008 0 10184, il a aussi le numéro d’identification
fiscale 5000018781. Le numéro de registre de commerce est 2008 B 180. Son CIF est de
0122908/DGI/B.
L’entreprise est donc enregistrée conformément au registre du commerce et des
sociétés et répond aux normes nécessaires pour la création d’une entreprise.
A part cela, l’entreprise possède des numéros de téléphone tel +261 20 22 330 94, de fax
+261 20 22 381 61 pour pouvoir communiquer avec l’environnement extérieur. De plus, il
existe le numéro de la Boite Postal 239 et l’adresse email qui permet encore plus de partager
des informations à travers le monde entier [email protected].
La société VIMA Construction fait partie d’un groupe, le groupe VIMA (Vision
Madagascar).
2 Source : cours de Management de Madame le professeur Andrianaly Saholy en 4ème année
10
Le groupe VIMA rassemble la société mère VIMA, les sociétés VIMA Construction,
VIMA SERV’, AGHULAS, VIMA Hospitality et SOFAM. Mais seules, la VIMA SERV’ et
la maison mère VIMA entretiennent des relations étroites avec la société VIMA Construction.
La société Vision Madagascar est une société ayant pour objet la promotion
immobilière et hôtelière, et la gestion immobilière (terrains, bâtiments, touts biens
immobiliers). La société VIMA SERV’, quant à elle, a pour objet l’achat, la revente sur le
marché local, l’exportation des produits locaux, l’importation, la vente de produits et
marchandises et la représentation commerciale.
En réalité, VIMA SERV’ est le résultat de l’externalisation de la fonction
approvisionnement de la VIMA Construction. Cette stratégie s’avère payante car en plus
d’effectuer sa mission, c'est-à-dire l’approvisionnement de VIMA Construction, elle peut
vendre à d’autres sociétés et même à des particuliers, des marchandises et des produits de
nature diverse.
1.2.2-Organigramme fonctionnel
L’organigramme est définit comme la représentation graphique de la structure d’une
entreprise. L’organigramme a pour objet de gérer au mieux les relations entre les différents
services d'une entreprise, entre les différents individus tout en apportant une précision sur la
répartition de leurs tâches3. Ainsi, des différentes formes d’organigrammes se sont formées
selon le type de structure dont elle représente. Comme étant représentatif de la structure
fonctionnelle de l’entreprise, l’organigramme fonctionnel est un outil utilisé dans l’analyse
détaillée des procédures. Il permet l’analyse et la représentation des fonctions prises
indépendamment les une des autres. Par l’organigramme fonctionnel ci-dessous, met en
exergue les différents services sous l’autorité de leur supérieur.
3 http ://fr.wikipedia.org/wiki/histoire de la comptabilité : « Histoire de la comptabilité »
11
Figure 1 : Organigramme de la VIMA Construction
Source : Directeur des Ressources Humaines
DIRECTION GENERALE
DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES
DIRECTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE
DIRECTION D’EXPLOITATION
GESTION DU PERSONNEL ET
GESTION SOCIAL
SERVICES GENERAUX
HYGIENE ET SECURITE
CONTROLE DE GESTION
TRESORERIE
COMPTABILITE ET FISCALITE
CONDUITE DES TRAVAUX
SERVICE DE CHANTIER
BUREAU D’ETUDES
SERVICE D’ETUDES
SERVICE DE PROJECTION
SERVICE METTRAGE
SERVICE APPROVISIONNEMENT
SUPPLY-CHAIN
PARC
MAGASIN DE CHANTIER Source : Directeur des Ressources Humaines, 2011
12
1.2.3-Les rôles et les responsabilités assignés selon la grandeur de leur position
Chacune des fonctions occupe une position bien précise dans l’entreprise. Par la suite,
les tâches et les responsabilités de chacun seront présentées:
-La direction générale s’occupe de l’administration de l’entreprise dans toute sa globalité.
Elle fixe les objectifs et définit les stratégies correspondantes en prenant les décisions de plus
haut niveau. Elle a également pour mission l’élaboration, la réalisation et la coordination
globale de la politique financière.
-Les trois directions (Direction des Ressources Humaines, Direction Administrative &
Financière et la Direction d’Exploitation) : Elles se consacrent à la structuration et à
l’épanouissement des différents services attachant à eux tout en se convergeant à l’objectif
global que l’entreprise s’est fixée.
La société VIMA construction est composée de 9 services ayant chacun un chef de
service ou partageant le même supérieur qu’un autre. Ses différents services sont le Service
Gestion du Personnel et Gestion social, le Services généraux, le Service hygiène et sécurité, le
Service comptabilité et fiscalité, le Service Trésorerie, le Service Contrôle de Gestion, le
Service Conduite des travaux, le Service Bureau d’Etudes et le Service Supply-Chain.
Ces différents services ont toutefois des missions qui leur sont assignées pour pouvoir
maintenir une bonne organisation de travail.
Service Gestion du Personnel et Gestion social assure l’adéquation, la disponibilité et le
développement des employés existants. Il procède à leur évaluation à chaque mois d’avril, à
leur paiement à chaque fin du mois et à leur embauche selon le processus de recrutement
établi.
Les services généraux s’occupent de l’accueil, du standard téléphonique, du dispatching,
courrier.
Le service hygiène et sécurité s’occupent de la sécurité des lieux de travail tant sur le plan
sanitaire que hygiénique.
Le service comptabilité et fiscalité se charge de la réception, de l’enregistrement informatisé
des pièces. Il s’occupe de la présentation des déclarations fiscales selon leur modalité d’utilité
(TVA, TFT, IRSA, IRCM, ………) et aussi de l’établissement des documents de synthèse. Il
13
est aussi chargé des traitements de crédits, la saisie des pièces comptables, la relance vis-à-vis
des clients.
Le service trésorerie assure tout d’abord la tenue de caisse centrale de l’entreprise ainsi que
de l’encaissement et du décaissement des fonds nécessaires aux besoins de l’administration et
de l’exploitation.
Le service contrôle de gestion a pour rôle le suivi des données réunies auprès des chantiers
par rapport à celles enregistrées par la comptabilité, ceci afin de vérifier la fiabilité de
l’information.
Le service conduite des travaux a pour mission de suivre l’avancement des travaux auprès
des chantiers et de communiquer les informations concernant ces travaux au service contrôle
de gestion.
Le service bureau d’études (BE) a pour rôle d’entreprendre des études techniques incluant
les descentes sur terrain, les études de marché, l’établissement des devis.
Le service supply-chain s’occupe de l’émission des commandes des matériaux et divers
matériels ainsi que des suivis des stocks de matériaux, de matériels et de fournitures de
bureau. De plus, il a pour rôle le stockage des articles nécessaires tant aux chantiers qu’au
bureau et l’entretien des matériaux ou matériels lesquels ont besoins de réparation.
Section 2 : Structure d’organisation comptable
La comptabilité est un moyen efficace et nécessaire pour la gestion d’une entreprise.
Dans cette section, les missions de la comptabilité sont énoncées.
2.1-Missions de la comptabilité
Dans un environnement économique changeant, face à une concurrence croissante,
toute entreprise doit pouvoir disposer dans les meilleurs délais d’une information économique
et financière fiable et pertinente, capable d’aider le dirigeant dans sa prise de décision.
La comptabilité a donc pour mission prioritaire de fournir des informations de gestion.
Cela peut prendre deux formes :
- Pour garder une trace des opérations réalisées par l’entreprise :
D’après la définition de la comptabilité dans le Plan Comptable Général (PCG 2005), elle
permet de saisir, de classer, d’évaluer et d’enregistrer des données de base chiffrées ou non
correspondant aux opérations de l’entité. Or le classement de données peut être définit par le
14
rangement des pièces comptables et la comptabilisation de ces pièces dans des fichiers bien
distincts. Cela sous entend donc qu’au fur et à mesure que l’on comptabilise les opérations de
l’entreprise, cela permet à chaque responsable de pouvoir toujours se référer à ces documents
comptables au moment et à temps voulu. Il en a besoin afin de pouvoir suivre les opérations
antérieures et tenir une bonne gestion des comptes et de ne pas faire des erreurs.
- Pour avoir une idée claire de la situation de l’entreprise afin de prendre des décisions :
En effet, tout responsable d’entreprise se doit de suivre et de vérifier la situation de son
entité afin de pouvoir retirer touts les éléments nécessaire pour le bon fonctionnement des
activités. D’où la tenue de la comptabilité est très importante, car cela permet de fournir des
informations réels de l’entreprise qui sont utiles pour la prise de décision.
2.2-Description fonctionnelle du service comptabilité
Pour pouvoir définir au mieux les activités du service comptable de la société, nous
allons présenter l’organigramme de ce service.
15
Figure 2 : Organigramme du service comptabilité
Source : Direction des Ressources Humaines, 2011
DIRECTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIER
COMPTABILITE/FISCAL
TRESORERIE
CONTRÔLE DE GESTION
COMPTABILITE
GENERALE CLIENTS/FOURNIS
SEURS-ANALYTIQUE
FISCALITE
IMMOBILISATIONS
CONTRÔLE DES
PROJETS
CLÔTURE
REPORTING
16
Le service comptable de la société est dirigé par un directeur administratif et financier.
Sur le plan financier, il a pour mission de contrôler la comptabilité de l'entreprise et de valider
les états de synthèses financiers, gérer la trésorerie, établir les budgets annuels et rendre
compte de la situation financière auprès de direction générale et du conseil d’administration.
Sur le plan administratif, il participe à l’administration du personnel, valide les contrats émis
par la société et veille au respect de l’application des règlementations et de la législation en
vigueur liées à l’activité.
Les rôles principaux de chaque poste constituant ce service sont :
-Le chef comptable est responsable de la tenue des comptes d’une entreprise, il supervise la
comptabilité et produit les états de synthèses financiers. Il a pour charge d’appliquer les
obligations légales en matière de comptabilité et de fiscalité. Il s’assure de la facturation des
travaux. Il participe à l’élaboration des budgets annuels.
-L’aide comptable a pour responsabilité de tenir à jour les écritures comptables est chargé du
classement des pièces comptables. Les enregistrements effectués par l’aide comptable sont
soumis périodiquement au contrôle du chef comptable qui vérifie dans la même occasion de la
tangibilité des pièces justificatives.
-Le contrôleur de gestion a, pour sa part, la mission de rendre au compte au Directeur
administratif et financier de la performance des chantiers, par la comparaison de la réalisation
au budget. Il est donc chargé d’établir le résultat analytique par chantier. Dans cette occasion,
il vérifie l’exactitude des consommations internes des chantiers par rapport aux demandes
d’approvisionnement de ces chantiers.
Travaillant de près avec le chef comptable et les aide comptables, il assure aussi la
vérification des factures.
-Le service trésorerie est chargé de suivre les recettes et dépenses relatives aux comptes de
caisse, de banque ainsi que les effets de commerce.
La trésorière est responsable de la gestion des comptes bancaires et du résultat financier. Elle
est aussi chargée des prévisions d’encaissement et de la gestion des décaissements ainsi que
du contrôle des facturations bancaires.
La caissière a pour rôle d’assurer les paiements par caisse et la constatation des
décaissements, plus précisément de la gestion de la caisse. De même, elle est responsable de
l’établissement de rapprochement de l’état de mouvement.
17
2.3-Objectifs du service comptable de la VIMA construction
Le service comptable a pour objectifs d’élaborer les documents de synthèses financiers
afin de donner une image fidèle quant à la situation financière (Bilan) de l’entreprise. De
mettre en évidence la performance (Résultat) de l’entreprise, et de constater la variation de la
situation financière de l’entreprise (la trésorerie) et de l’avoir des actionnaires (la variation des
capitaux-propres). Tous ceci afin de satisfaire premièrement les propriétaires (actionnaires)
quant à la connaissance de leur affaire. Mais aussi, afin de satisfaire les besoins
d’informations des apporteurs de capitaux tels que les établissements bancaires dans leur
projet de financer l’entreprise. Des tiers institutionnelles pour des besoins diverses comme
l’établissement de l’impôt dû ou pour une passation de marché publique.
Subsidiairement à tous cela, le service comptable a pour objectif d’élaborer des documents de
synthèses intermédiaires pour permettre aux principaux acteurs de l’entreprise de piloter les
activités de l’entreprise.
Conclusion du premier chapitre
Ce chapitre a permis de placer la VIMA Construction dans son environnement et de
déterminer le rôle de la comptabilité dans une entreprise. Il permet de voir que VIMA
Construction a sa propre structure. Elle a pour objet la réalisation de tous travaux de
construction de bâtiments, de travaux publics, industriels et de génie civil. Son service
comptable est doté de responsables assurant chacun leur rôle respectif.
CHAPITRE II : THEORIE GENERALE SUR LE SYSTEME COMPTABLE ET
LE REPORTING COMPTABLE
Toute pratique est basée sur des théories. Selon Peter Drucker : « Toute pratique
s’appuie sur une théorie, même si le praticien n’en a pas lui-même conscience »4. Ce chapitre
présente le système comptable et ses différents types. Aussi, il permet de se familiariser avec
les conventions, principes et outils liés à la comptabilité et principalement au reporting
comptable.
4 Voir Peter F.Drucker. »Les entrepreuneurs » édition 1985 (page 51)
18
Section 1 : Le système comptable
Chaque société utilise un système comptable pouvant s’adapter à sa structure
d’organisation et à ses activités. Il existe divers types de système comptable et c’est à travers
de ces différents types que chacune des entreprises choisi le système approprié. Cette section
parle de la généralité sur le système comptable, des différents systèmes comptables mais aussi
du système comptable adopté par la société.
1.1-Définition et les différents types de système comptable
1.1.1-Définition du système comptable
La comptabilité est un outil d'évaluation recensant et communiquant des informations sur
l'activité économique d'une entité économique (entreprise, collectivité, association, État,
administration publique)5
Le système comptable représente l'ensemble des journaux et des grands livres auxiliaires
qui récolte et analyse les données financières afin de rendre l'information compréhensible,
utile et avantageuse pour permettre à l'utilisateur de comprendre ce qu'il consulte.6
Le système comptable est donc une organisation du travail de la comptabilité. Cette
organisation étant caractérisée par les livres et documents utilisés, l’ordre de succession des
différentes tâches, la façon dont on obtient les états de synthèses financiers.
1.1.2-Les différents types de système comptable
Pour la tenue de sa comptabilité, une entreprise peut choisir d’utiliser soit le système
classique, soit le système centralisateur, soit le système par décalque et soit le système
informatisé. L’utilisation de l’un et/ou de l’autre de ces systèmes dépend largement du niveau
de développement de l’entreprise.
� Le système classique :
Le système d’organisation comptable généralement baptisé système classique est le plus
ancien des systèmes comptables. Il est calqué sur les objectifs de base de la comptabilité. Le
système classique à journal unique repose sur un enregistrement en deux phases. Les pièces
justificatives relatives aux différentes opérations réalisées par l’entreprise constituent les
5http ://fr.wikipedia.org/wiki/histoire de la comptabilité : « Histoire de la comptabilité » 6 http://www.comptabilite.generale.com/systeme-comptable-html
19
documents de base qui sont analysés puis enregistrés chronologiquement au journal (journal
général). Les articles du journal sont ensuite reportés dans les comptes du grand-livre (grand-
livre général). Le regroupement de ces comptes dans une balance (balance générale) permet
d’assurer un contrôle des enregistrements afin de respecter le principe de la partie double
(totaux débits doivent être égaux aux totaux crédits).
Ce système est réservé aux entreprises de très petite taille car il ne facilite pas le suivi des
différentes opérations de même nature (achats, ventes, etc….) et ne permet pas une division
du travail rendue nécessaire lorsque le volume d’activité s’accroît.
Très souvent, dans le système classique, le journal unique peut être divisé en journaux
divisionnaires spécialisés dans l’enregistrement des pièces comptables selon la nature les
opérations (journal divisionnaire des achats, des ventes, de trésorerie par exemple). La
division des journaux simplifie la saisie des écritures et leur contrôle, s’accompagne souvent
d’une ventilation des opérations (utile pour des analyses ultérieures), facilite la consultation
de la comptabilité, autorise la division du travail.
� Le système centralisateur :
Le système centralisateur consiste à remplacer le journal unique par un certain nombre de
journaux divisionnaires appelés journaux auxiliaires. Le système centralisateur réalise une
véritable division de travail et une répartition des tâches comptable (saisie, suivi, contrôle) en
tenant deux comptabilités complémentaire : la comptabilité auxiliaire et la comptabilité
générale.
Pour la comptabilité auxiliaire, la saisie quotidienne des documents de base est réalisée
dans plusieurs journaux auxiliaires spécialisés selon la catégorie des opérations (achats,
ventes, banque-crédit, caisse, opérations diverses, etc). Le nombre de journaux auxiliaires est
une décision de gestion car ils regroupent des opérations identiques. L’emploi de comptes de
virements internes est alors nécessaire pour éviter le double enregistrement d’opérations qui
concernent plusieurs journaux auxiliaires.
Tandis que dans la comptabilité générale, périodiquement (au moins une fois par mois),
chaque journal auxiliaire est totalisé. Ensuite ces totaux sont reportés ou transférés par
centralisation par une écriture unique dans un journal général. Dans ce journal général
n’apparaissent que les comptes collectifs et la récapitulation mensuelle des totaux des
20
opérations est valable à la condition de conserver tous les documents permettant de vérifier
ces opérations jour par jour, opération par opération. La centralisation dans le journal général
et le grand-livre général permet ensuite l’élaboration « normale » des documents de synthèse.
� Le système par décalque ou le système obbo7 :
Ce système était de la famille du système centralisateur avec les comptabilités auxiliaires.
Ces dernières comprenaient le journal et les comptes individuels des Fournisseurs, des
Clients, des Banques, des Frais généraux et des Comptes généraux. Le système fonctionnait à
l’aide d’un mécanisme qui servait à fixer le journal, le papier carbone ainsi que le compte
individuel mis à contribution pour passer les écritures. La superposition du compte en
alignement de la première ligne disponible sur le journal avec son équivalent du compte
permettait d’obtenir, par décalque, la copie des écritures pour constituer à la fois le compte
individuel ainsi que le journal. La saisie des écritures par décalque évitait les reports au grand
livre. Cette méthode donnait entière satisfaction aux artisans, aux commerçants, aux PMI
comme aux PME. Ce système excluait toute erreur de report des écritures autrement toujours
possibles.
� Le système informatisé :
L’utilisation de l’informatique et des progiciels a permis d’améliorer la méthode
manuelle de tenue de la comptabilité. Dans ce système, il existe plusieurs manières de saisie
des données selon la nature des supports utilisés. Nous pouvons alors distinguer ces trois
manières de saisie.
La saisie directe d’après le document de base.
La saisie à partir d’une pièce comptable créée pour chaque document de base.
La saisie à partir d’un bordereau de saisie qui reçoit l’analyse comptable des données
d’un ensemble de documents de base de même nature.
Le traitement comptable informatisé comprend différentes étapes dont certaines,
comme celles dans les phases 1 et 2 ci-dessous, sont réalisées quotidiennement et d’autres
7 Voir : http://fr.wikipedia.org/wiki/Histoire de la comptabilité : « histoire de la comptabilité »
21
telles les phases 3 à la phase 6 ci-dessous, effectuées périodiquement. Ces phases peuvent
décrites comme suit.
Phase 1 : saisie des données comptables au clavier dans un journal provisoire ou brouillard de
saisie et mise à jour de la base de données des écritures comptables provisoires.
La consultation d’un compte se réalise par la sélection des écritures le concernant dans le
brouillard provisoire et sa visualisation à l’écran.
Phase 2 : Edition du brouillard de saisie et correction des erreurs de saisie. Cela consiste à
publier le brouillard de saisie à travers tous les responsables correspondants afin de les faire
part des informations les quelles sont nécessaires pour pouvoir prendre des décisions. En
même temps, la saisie peut être erronée, c’est l’utilité des corrections pour pouvoir obtenir des
données fiables.
Phase3 : Validation du brouillard de saisie qui entraine la mise à jour automatique des
comptes. Après corrections, les données contenues dans le brouillard de saisie sont
considérées comme fiables alors le comptable valide le brouillard de saisie sui permet de
mettre à jour l’enregistrement des comptes.
Phase 4 : Edition des journaux divisionnaires ou auxiliaires avec centralisation. Cela consiste
à élaborer les journaux divisionnaires permettant la centralisation de ces derniers dans le
journal général.
Phase 5 : Edition de la balance générale des comptes, de la balance individuelle clients, et de
la balance individuelle fournisseurs.
Phase 6 : Edition du bilan et du compte de résultat. Cette phase consiste en l’élaboration du
bilan à partir des enregistrements faits précédemment et cela est suivi par l’élaboration du
compte de résultat.
De plus en plus, les systèmes sont intégrés les uns aux autres afin d’accroître la vitesse
de traitement et de transmission des données.
1.2-Principes comptables fondamentaux
L’organisation du système comptable doit permettre de différencier sans ambigüité les
éléments du résultat de chaque période. Ainsi, les principes comptables ont été établit afin de
22
unir la pratique de la comptabilité au niveau international. Selon le plan comptable général
2005, les principes comptables sont :
-Principe d’indépendance des exercices : le résultat de chaque exercice est indépendant de
celui de ce qui le précède et de ce qui le suit.
-Principe d’importance relative (seuil de signification) : les états financiers doivent permettre
d’exposer toutes les informations pouvant avoir une influence sur le jugement que les
utilisateurs peuvent porter sur l’entité.
-Principe de prudence : les actifs et les produits ne doivent pas être surévalués, de même les
passifs et les charges ne doivent pas être sous-évaluées.
-Principe de permanence des méthodes : la cohérence et la comparabilité des informations
comptables au cours des périodes successives impliquent une permanence dans l’application
des règles et procédures relatives à l’évaluation des éléments et à la présentation des
informations.
-Principe du coût historique : les éléments d’actifs, de passifs, des produits et des charges sont
évalués à la base de leur valeur lors de leur constatation sans tenir compte des effets de
variation de prix ou d’évolution du pouvoir d’achat de la monnaie.
-Principe d’intangibilité du bilan d’ouverture : le bilan d’ouverture d’un exercice doit
correspondre au bilan de clôture de l’exercice précédent.
-Principe de prééminence de la réalité sur l’apparence : les opérations doivent être
enregistrées en comptabilité et présentées dans les états financiers conformément à leur nature
et leur réalité économique sans s’en tenir uniquement de leur apparence juridique.
-Principe de non compensation : la compensation entre élément d’actif et l’élément de passif
au bilan ou entre élément de charges et élément de produits dans le compte de résultat n’est
pas autorisée. Plus précisément, les éléments d’actifs et de passifs ou éléments de charges et
de produit doivent être évalués séparément.
Ceci étant, il est du rôle du comptable de respecter ces différents principes afin
d’harmoniser la tenue de la comptabilité.
1.3-Objectifs de la comptabilité
La comptabilité générale enregistre, classe et regroupe les informations relatives aux
mouvements de valeurs ayant pour origine les activités de l’entreprise. La comptabilité a alors
pour vocation d’enregistrer toutes les opérations affectant le patrimoine de l’entreprise. Cela
s’explique par l’enregistrement des documents de base constitués par les différentes pièces
comptables. Car ces pièces constituent des moyens de preuve des diverses opérations
23
effectuées. De plus, elle permet de dégager le résultat à la fin de l’exercice comptable ou de
toute autre période et de présenter la situation comptable des éléments actifs et passifs à la fin
de l’exercice ou toute autre période.
D’après cela, nous pouvons tirer que la comptabilité générale a pour objectifs d’être un
moyen d’information des associés, des partenaires, des employés et des tiers généralement.
Elle constitue également un moyen de preuve entre les magasiniers et le contrôleur de gestion.
De plus, elle est un instrument de calcul de l’assiette des impôts divers.
Mais en ce moment il est nécessaire de moderniser cet outil de gestion et d’utiliser un
moyen plus efficace. C’est la raison même de l’utilisation de la comptabilité financière qui est
orientée vers l’information externe et la comptabilité de gestion qui est orientée vers
l’information interne.
La comptabilité financière permet de répondre aux obligations légales, comme la
présentation des comptes annuels, les déclarations fiscales et sociales, et d’élaborer des
documents de synthèse afin de pouvoir retracer la situation financière de l’entreprise au moins
une fois par an. Ces documents feront l’objet d’analyse financière accédant à la bonne prise
de décision des gestionnaires.
La comptabilité de gestion regroupe le calcul des coûts indispensables à la détermination
du caractère bénéficiaire ou déficitaire d’une activité, de la prévision et du contrôle de gestion
pour confronter prévisions et réalisations et des analyses statistiques permettant d’analyser le
degré de réalisation des objectifs. C’est un instrument de prévision et d’orientation.
1.4-Le système comptable utilisé par VIMA Construction
Le système comptable de la VIMA Construction est géré par le logiciel SAGE, un
progiciel mondialement reconnu pour sa fiabilité et sa flexibilité. Composé des modules,
• SAGE Comptabilité
• SAGE Edition pilotée
• SAGE Immobilisation
Ce système informatisé contribue au traitement efficace des opérations car il permet
d’éliminer certains risques liés au traitement de l’information.
24
Par ailleurs, l’entreprise a mis en place des dispositifs de contrôle interne pour assurer la
préservation du patrimoine la fiabilité de l’information financière, l’efficacité des opérations
et l’application des politiques de la gérance.
Section 2 : Le reporting comptable
Cette section montre la définition du reporting comptable. Elle permet de savoir les états
financiers qui sont des éléments utiles pour l’élaboration du reporting comptable. Elle permet
de découvrir les différents rapports et indicateurs de performance menant à l’établissement du
reporting.
2.1-Les états financiers
Les états financiers d’une entreprise représentent une source importante d’information
lors de la prise de décisions financières. Le bilan, entre autres, est un état financier indiquant
la valeur financière d’une entreprise à une date précise.
Les états financiers du bilan sont définis par l'actif et le passif de l'entreprise. Du côté de
l'actif, on retrouve l'actif à court terme (ex.: le stock de l'entreprise) et l'actif immobilisé (à
long terme, ex.: immeubles, véhicules). Alors que du coté du passif, on y retrouve le passif à
court terme (ex.: dettes dues aux fournisseurs), celui à long terme (ex.: prêt contracté sur 10
ans) et les fond propres (avoirs des propriétaires et actionnaires). La règle générale de l'état
financier du bilan est que l'actif devrait toujours égaler le passif additionné des fonds propres.
L'état des résultats, lui, représente l'état financier qui expose le rendement d'une
entreprise sur une période de temps définie (généralement une année). En gros, il constitue le
calcul du bénéfice net résolu en soustrayant les produits par les charges de l'entreprise.
Les états financiers servent principalement à comparer dans le temps la performance de
l'entreprise par rapport à ses performances passées, mais aussi par rapport aux entreprises
externes.
Les états financiers sont une représentation financière structurée de la situation
financière et des transactions conduites par une entité. Ils constituent le principal moyen de
communication de l’information financière, la performance et la variation de la situation
financière aux différents utilisateurs internes et externes.
25
Chaque société doit obligatoirement établir à chaque clôture d’exercice les états
financiers composant : le bilan ; le compte de résultat par nature et par fonction, l’état de
variation des capitaux propre et l’annexe.
Le bilan : est un tableau récapitulatif des actifs, des passifs et des capitaux propres à la date
de clôture des comptes.
Il est partagé en deux parties :
-l’actif du bilan est l’ensemble des biens possédés par l’entreprise ;
-le passif qui est en contrepartie, l’ensemble des dettes accumulées.
Le compte de résultat : il détermine le bénéfice ou la perte par confrontation des produis et
des charges en fournissant en même temps des données qui peuvent être analysées pour
obtenir des indicateurs utiles de la gestion.
Le tableau des flux de trésorerie : Il présente les entrées et sorties de trésorerie et
d’équivalents de trésorerie intervenus pendant l’exercice selon leur origine. Deux méthodes
de présentation sont possibles, une méthode directe et indirecte.
Etat de variation des capitaux propres : il procède à une analyse des mouvements ayant des
rubriques constituant des capitaux propres de la société au cours de l’exercice.
L’annexe : Il contient des informations significatives, des explications et des commentaires
utiles aux utilisateurs des états financiers sur les méthodes spécifiques utilisées et sur les
autres documents constituants les états financiers.
Bref, toutes ces données peuvent être récoltées grâce à la compilation des différents états
financiers.
Nous pouvons donc en tirer que les états financiers sont des outils destinés à aider le
responsable comptable à une analyse financière de l’entreprise afin de pouvoir en dégager une
décision. Par ailleurs, ces états financiers sont aussi nécessaires à l’établissement d’un rapport
financier.
2.2-Définition et norme du reporting comptable
Le reporting comptable ou financier est le document ou l’opération consistant, pour une
entreprise, à faire un rapport financier de son activité, en fonction des normes en cours, des
conventions comptables de base et principes comptables fondamentaux. Il constitue donc un
26
compte rendu vis-à-vis de l’entreprise et des tierces personnes. Comme le reporting constitue
un rapport les opérations doivent être établies en suivant les conventions comptables de base.
2.2.1-Les conventions comptables de base
La convention de l’entité considérée comme étant un ensemble autonome, distinct des
propriétaires et des associés. Les opérations initiées par le propriétaire ou les associés pour ses
ou leurs propres comptes ainsi que leurs effets sont isolés des opérations effectuées par
l’entité.
La convention de l’unité monétaire utilisée pour enregistrer les transactions d’une
entité. Les états financiers sont exprimés avec cette unité monétaire appelée monnaie de
fonctionnement.
La convention comptable d’exercice exige que les effets des transactions et autres
évènements sont comptabilisés sur la base des droits constatés, c'est-à-dire à la date de
survenance de ces transactions ou évènements et non quand interviennent les flux monétaires
correspondants.
Pour la convention de continuité d’exploitation, les états financiers sont établis sur une
idée de continuité d’exploitation, c'est-à-dire en présumant que l’entité poursuivra ses
activités dans un avenir prévisible.
Un rapport financier est un document comportant les états financiers de l’entreprise et
représente un document de communication légal.
Le reporting financier forme une synthèse des activités comptables. Or les activités
comptables se résument par l’établissement des états financiers.
Plusieurs éléments constituent les états financiers, pour mieux connaître ces différents
éléments, nous allons plus nous étaler sur ce sujet.
2.2.2-Rapport financiers des activités
Pour pouvoir rédiger un rapport d’activités financières, il est nécessaire de savoir lire un
bilan financier et le compte de résultat de manière à pouvoir en tirer les analyses.
Tout d'abord, il est nécessaire d'aborder la situation des grands équilibres financiers. Dans
ce type de rapport, il s'agit de communiquer sur les documents comptables que sont le bilan et
le compte de résultat. Sans entrer dans le détail de la gestion, il s'agit ici de représenter les
27
grandes masses, à savoir les grands flux financiers : recettes, dépenses pour le compte de
résultat ; les actifs et passifs pour le bilan.
En deuxième point, présenté la structure des différents types de fonds pour une
compréhension globale de l'activité et d'où proviennent les fonds collectés et les fonds
dépensés, que ce soit en frais fixes ou en lien direct avec l'activité. Le tout expliquant la
situation de la trésorerie à l'instant T.
Enfin ces grands équilibres permettront d'avoir une visibilité sur la liquidité (aptitude à
faire face aux échéances financières), la solvabilité (aptitude à faire face aux engagements
financiers), et sur l'autonomie financière (capacité d'autofinancement).
D'un point de vue qualitatif, dans ce rapport d'activité, on mentionnera les éléments
influents sur l'activité et on les mettra en valeur, comme par exemple le degré d'indépendance
financière vis-à-vis des organismes financiers, la diversité sociale, les faits marquants au
cours de l'exercice et leurs impacts négatifs ou positifs sur la situation financière, ainsi que les
contrats et faits qui influencent durablement la situation financière.
2.2.3-Rapport techniques des activités
Les informations financières ont des fois leur limite ; ils ne peuvent pas tout expliquer à
eux seuls. C’est pourquoi, il est nécessaire de consulter d’autres données comme les rapports
techniques d’activités pour que l’analyse soit complète.
Ces rapports techniques consistent toutes les opérations stratégiques permettant d’atteindre
les objectifs de l’entreprise.
2.3-Les indicateurs de performance
L'entreprise a besoin de stratégies pour atteindre ses objectifs. Au sein des stratégies il y a
des indicateurs pour diagnostiquer le réel de l’entreprise, c'est-à-dire ce que vie véritablement
l’entreprise et quels sont les objectifs à atteindre.
2.3.1-Qu’est ce qu’un indicateur de performance ?
« Un indicateur est une variable ayant pour objet de mesurer, de décrire ou d’apprécier
totalement ou partiellement un état, une situation et/ou l’évolution d’une activité ou d’un
programme » ; en plus il doit « permettre de fixer des cibles traduisant les objectifs, mesurer
les réalisations par rapport à ces cibles, comprendre et analyser ces réalisations, orienter les
28
décisions des gestionnaires dans le but d’améliorer la performance, nourrir le dialogue de
gestion entre les différents niveaux hiérarchiques ». 8
Un indicateur est aussi une information ou un ensemble d’informations contribuant à
l'’appréciation d’'une situation par le décideur.
Par ces définitions, il peut être tiré que celle les indicateurs de performance servent à
mesurer l’impact qu'a l'une sur l'autre chacune des activités de l'entreprise sur le plan financier
ou non-financier.
Un indicateur de performance KPI (Key performance Indicator) est donc un ensemble de
mesures braquées sur un aspect critique de la performance globale de l'organisation.
On présente ici les indicateurs de Résultats et les indicateurs de Processus.
Les indicateurs de résultats et de processus sont répartis en 3 grandes familles.
Les indicateurs stratégiques permettent de mesurer les activités concernant les opérations
stratégiques de l’entreprise après avoir choisi un objectif principal à atteindre. Ils se focalisent
sur des activités bien précises. Prenons par exemple pour un objectif défini, il y aura des
indicateurs précis par produit, par vente, par vendeur, par territoire.
Les indicateurs tactiques sont utiles pour l'atteinte de résultats au niveau de l'amélioration
continue à l'intérieur de l'entreprise.
Pour les indicateurs opérationnels, ils servent à déterminer et à améliorer les temps
d'opération au sein d'un processus.
Un indicateur permet donc la mesure de la différence entre le réel et les objectifs pour
déterminer si ces derniers sont en voie d'être atteints.
2.3.2-Mise en place d’un indicateur de performance
Les indicateurs de performances servent à mesurer l’impact qu'a une activité sur une autre
dans une entreprise sur le plan financier ou non-financier. En effet, chaque activité de
l’entreprise, bien qu’elle soit différente des autres, est conduite dans un seul but qui est
l’atteinte de l’objectif principal de l’entreprise. Et ces différentes activités engendrent des
8 Source : Lexique GE Pilote-Site de l’Etat de Genève
29
conséquences sur le fonctionnement de l’entreprise à tous les niveaux. C’est pour cela qu’il
est nécessaire d’avoir des indicateurs de performance à chaque niveau pour pouvoir évaluer
ces impacts par rapport à la gestion de l’entreprise.
La mise en place d’un indicateur de performance est alors indispensable pour toutes
activités au sein de l’entreprise. Pour le cas du reporting, la performance est suivie à partir
d’indicateurs de moyens, de produits et de résultats. C’est pour cela que l’indicateur de
performance utilisé au sein de VIMA est le tableau de bord.
Le tableau de bord commercial de la société reflète la situation des marchés cibles ; des
projets annulés ou suspendus ; des études des offres et des remises.
Il contient donc des indicateurs de moyen et produit permettant de mettre en exergue la
performance de l’entreprise.
Les indicateurs de moyens, c'est-à-dire les inputs, et les indicateurs produits, qui sont
exactement les outputs, correspondent aux dispositions opérationnelles.
Les indicateurs de moyens décrivent le volume (unités physiques) ou le coût des moyens
mis en œuvre. La disponibilité du personnel, du matériel (nombre de machines, d’ordinateurs,
d’imprimantes, de matériaux), des locaux (mètres carrés).
Les indicateurs de produits décrivent l’ensemble des productions d’une administration ou
d’un service (nombre de dossiers traités, de formations dispensées, de contrôles effectuées,
d’enquêtes réalisées, de textes règlementaires élaborés).
Conclusion du deuxième chapitre :
Ce chapitre permet de savoir plus sur la comptabilité et sur les différents outils de
gestion permettant le bon fonctionnement de l’entreprise. Ainsi donc, la connaissance des
éléments de base de la comptabilité est vraiment nécessaire car elle permet d’acquérir une
certaine position à l’intérieur de l’entreprise et d’avoir la maîtrise totale pour avoir une bonne
tenue de la comptabilité.
30
Cette première partie a permis de faire la connaissance de la société VIMA
Construction et d’établir les différents éléments de l’outil de gestion. Elle s’est focalisée sur le
rappel théorique de la comptabilité et du système comptable. En particulier, elle a examiné le
système comptable utilisé par la société. Aussi, cette première partie s’est concentré sur le
rappel théorique du reporting comptable rassemblant tous les outils comptables nécessaires
pour faciliter la communication des informations. Elle a offert à l’étudiant une meilleure
appréhension des éléments constitutifs des états financiers. Ainsi, elle a apporté de l’aide
pour la réalisation de la suite de cette étude et a servi à continuer l’analyse dans la partie
suivante dans laquelle les cas réels par rapport à la théorie sont décortiqués. La deuxième
partie aideta découvrir tous les détails et de savoir les problèmes rencontrés sur le reporting
comptable.
30
DEUXIEME PARTIE :
ANALYSE CRITIQUE DU SYSTEME COMPTABLE EXISTANT
31
La gestion d’un service comptable est très importante. Elle demande souvent une
pratique assidue car le service est un représentant de l’entreprise du côté des informations
comptables et financières. C’est pour cela qu’il est nécessaire d’en savoir plus sur le reporting
comptable. Autant, cette partie permet maintenant d’entrer dans le vif du sujet en mettant en
évidence les étapes d’élaboration du reporting comptable. A part la présentation du reporting,
une analyse critique de la situation comptable de la VIMA est faite dans le but de dégager les
résultats obtenus. Afin d’obtenir des résultats, il est alors nécessaire d’évaluer les forces et
faiblesses rencontrés.
32
CHAPITRE I : ELABORATION DU REPORTING COMPTABLE DE LA VIMA
CONSTRUCTION
L’élaboration du reporting comptable nécessite plusieurs étapes. De plus il existe aussi
divers documents qui doivent être traités avec précision et efficacité. Le déroulement de ces
étapes constitue la base de l’obtention d’un résultat fiable parce que c’est de lui que dépend la
véracité du résultat.
Section 1 : Les étapes d’élaboration du reporting comptable
Comme le reporting comptable est une sorte de compte rendu, son élaboration est basée
sur le traitement des données comptables, la synthèse de la situation financière et l’analyse
des données comptables.
1.1-Le traitement des données comptables
En effet, le traitement des données suit un chemin plus ou moins long. Des pièces
justificatives passent par plusieurs responsables, ces derniers effectuent leur contrôle, avant de
valider ces pièces. Ainsi, avant d’arriver au service comptabilité les pièces comptables
entreprennent un parcours qui a été formulé selon les procédures internes établies.
1.1.1-Présentation du circuit documentaire :
Le circuit documentaire sert à connaître le chemin de tous les documents. Ainsi il se présente comme suit pour les documents comptables.
Figure 3 : Circuit documentaire
Source : Recherche personnelle
RECEPTION SERVICE COMPTABILITE
SERVICE APPROVISIONNEMENT
SERVICE COMPTABILITE
SERVICE COMPTABILITE
CONTROLEUR DE GESTION
DIRECTION ADMINISTRATIVE
ET FINANCIERE
33
La réception des pièces justificatives est la première étape de traitement des données.
Cela se fait par le réceptionniste. Il a pour rôle, non seulement, de recevoir ces pièces mais
aussi de les marquer et de les vérifier.
C’est après que le réceptionniste apporte le document au niveau du service
comptabilité qui a pour mission de vérifier les pièces. Cette vérification est faite par l’aide
comptable et se porte sur la demande d’approvisionnement assignée aux factures, le bon de
commande, le bon de livraison y afférent, la réception fournisseur mais de plus il est chargé
de suivre le prix, la quantité et l’unité mentionnant sur la facture.
Plus précisément, les documents sont vérifiés par chaque responsable comptable
correspondant à chaque pièce comptable.
Après avoir été passé auprès du réceptionniste, le document est revu par le service
comptabilité. Là, le rôle de l’aide comptable est d’abord de demander par courriel
électronique au responsable de VIMA SERV le fichier des factures suivant leurs numéros
respectifs reçu du réceptionniste. C’est ensuite qu’il faut transférer ces documents auprès du
service approvisionnement. Pour cela, il existe un cahier de transmission entre le service
comptabilité et le service approvisionnement, qui contient tout les fichiers imprimés des
factures.
C’est de la part du responsable approvisionnement ensuite de vérifier si les pièces sont
exactes. Pour cette vérification, il regarde si les quantités et les prix ont été réels par rapport
au contrat ou accord conclu dans la demande d’approvisionnement.
Après le responsable du service approvisionnement remet le cahier de transmission au
service compta et l’aide comptable passe les pièces auprès du contrôleur de gestion, ce dernier
le repasse au service comptabilité et ce dernier les remet au DAF pour signature, vérification,
validation et approbation finale.
C’est ensuite que le DAF remet les pièces et le cahier de transmission au service
comptabilité.
Ce dernier va les enregistrer et les comptabiliser. Le chef comptable et le contrôleur de
gestion vont ensuite vérifier la comptabilisation des pièces afin de pouvoir enfin les classer.
34
Le logiciel utilisé pour la comptabilisation est le logiciel SAGE SAARI dont il existe un
traitement de la comptabilité générale et la comptabilité analytique.
Tout cela afin de mieux gérer les activités et d’éviter toutes sortes d’erreurs.
1.1.2-Les différentes pièces à traiter
Il y a trois pièces essentielles qui entrent dans le service : les factures venant des
fournisseurs, les journaux de caisse (espèces et chèques) et les différentes pièces venant de la
banque. Chacun d’eux poursuivent de procédures différentes pour leur comptabilisation. Nous
allons donc voir le circuit de ces pièces.
a) Les factures venant des fournisseurs
Pour la société VIMA Construction, le principal fournisseur est la société VIMA SERV,
mais il existe d’autres fournisseurs locaux suivant le planning et selon les besoins qui se
présentent. Certes, elle effectue deux d’achat : les matériels consommables ou non
consommables qui sont utiles pour l’accomplissement des tâches quotidiennes de chaque
service et les matériaux et matériels de construction nécessaire aux chantiers.
Figure 4 : Circuit des fournisseurs
Source : Recherche personnelle
La vérification se fait au niveau de l’unité et du contenu des pièces comptables.
Au niveau de l’unité, elles doivent contenir trois éléments obligatoires :
-le bon de commande original qui pour la société se nomme Demande d’Approvisionnement
ou DA (Voir Annexe I)
-la facture (Voir Annexe II)
-la Réception Fournisseur ou RF (Voir Annexe III )
Pièces comptables
VERIFICATION IMPUTATION ENREGISTREMENT
CLASSEMENT
APUREMENT
35
Au niveau du contenu, vérification de la société émettrice, des coordonnées fiscales de la
société émettrice, de la date d’établissement de la facture, du numéro de la facture, de la
désignation des marchandises achetées et de la valeur des marchandises (HT, TVA, TTC)
Pour l’imputation, l’employé doit mettre quelques signes distinctifs afin de passer à
l’étape suivante. Ces signes peuvent être des croix ou des tirets selon le responsable.
L’enregistrement se fait par le logiciel SAGE COMPTA employant des codes
correspondant à chaque article.
Avant de passer à l’apurement, le comptable procède au paiement qui se fait par chèque
selon le choix de la banque. C’est après qu’il passe à l’apurement.
Classement consiste à classer les pièces selon leur chronologie ainsi que la séquence de
leur numéro. Les pièces sont tous numérotées afin de mieux les traiter.
b) Les journaux de caisse
Les journaux de caisse sont des documents contenant les recettes de la caisse venant des
clients et les dépenses de la caisse venant du bon provisoire de caisse, dépenses de caisse
directe et les avances sur salaire.
Il existe deux sortes de journaux de caisse : espèces (au comptant) et chèques. Comme
leur nom l’indique ces journaux se distinguent par le mode de paiement du client.
Figure 5 : Circuit des journaux de caisse
Source : Recherche personnelle
Vérification se fait en fin de journée. Elle se porte sur le solde des journaux qui doit
correspondre au montant du solde de la caisse.
L’imputation est effectuée par le comptable du service selon la nature de la charge ou du
produit.
Pour l’enregistrement, les journaux accompagnés des pièces justificatives sont saisis.
Journaux de caisse
(chèques et espèces)
VERIFICATION IMPUTATION ENREGISTREMENT CLASSEMENT
36
Le classement se fait de même que celui des factures venant des fournisseurs. Il existe,
d’ailleurs, des classeurs appropriés pour le classement des documents.
c) Les différentes pièces venant de la banque :
Presque la totalité des opérations de l’entreprise se fait par chèque. La banque joue donc
un rôle très important pour son activité.
Elle permet la fluidité du portefeuille de la société par l’exercice du virement entrant et
sortant avec promptitude. Il est normal donc qu’elle envoie des bordereaux prévenant
l’entreprise pour le mouvement de ses comptes et l’enlèvement d’une partie du compte pour
ses différents frais (commissions).
Le circuit que prennent ces pièces de banque sont le même que prennent les journaux de
caisse.
1.1.3-Les clôtures comptables périodiques
La comptabilité de la société est tenue suivant le PCG 2005. Mais en plus de l’application
standard du plan, l’entité applique la procédure de clôture périodique. Pour la société cette
procédure est destinée à figer la chronologie des écritures mais c’est aussi un dispositif qui
sert à produire des états qui statuent sur la performance des chantiers ainsi que celui de
l’entreprise dans sa globalité.
L’exercice comptable est divisé en périodes comptables (mois, bimestre, trimestre,
semestre).
Chaque période est définie par une date de début et une date de fin. Mais avant de
pouvoir comptabiliser les pièces, on doit d’abord définir les périodes comptables. Le mois a
été choisi comme période de référence parce que l’avancement des travaux est facturé au
mois.
Figer les écritures consiste à arrêter les comptes de la comptabilité générale et les
comptes de la comptabilité analytique à la manière des clôtures de fin d’année. Suite à cette
clôture, on passe aux contrôles et à l’interprétation des résultats puis à l’élaboration des
nouveaux états prévisionnels, à savoir le tableau de bord analytique, le résultat prévisionnel et
le budget de trésorerie.
37
1.2-La synthèse de la situation financière
La synthèse de la situation financière de l’entreprise se fait par l’analyse de la situation
financière. Evidement, l’analyse financière n’est pas seulement l’étude des comptes de
l'entreprise, en disséquant frénétiquement des chiffres. C'est l'examen d'ensemble de sa
situation et de ses perspectives.
Pour l’analyse financière, l’entreprise VIMA Construction procède à de nombreuses
opérations.
Tout d’abord, le comptable se charge d’analyser le chiffre d’affaires et des coûts directs.
Pour cela, il calcule la marge brute existant entre le chiffre d’affaires et les coûts directs de
l’entreprise.
C’est après qu’il calcule le résultat opérationnel à partir de cette marge brute par rapport
au frais des centres. Ces frais des centres sont constitués par les frais de chantier, la logistique
et les frais de structure.
Ensuite, il cherche la masse salariale du mois ainsi que les charges sociales
correspondantes. La masse salariale est obtenue par
Le calcul du résultat financier est aussi primordial en évaluant les produits financiers
par rapport aux charges financières.
Après, il est aussi nécessaire de chiffrer le résultat courant avant impôt qui est obtenu
par l’addition du résultat opérationnel et du résultat financier.
L’impôt est après calculer en suivant les normes comptables pour le calcul de l’impôt
ainsi que le taux.
Ces calculs ont été établi afin d’obtenir le résultat net qui est délivré par la soustraction
entre le résultat courant avant impôt et les impôts.
Toutes ces opérations aboutissent à l’établissement du compte de résultat mensualisé.
Mais cela est encore insuffisant, il existe encore plusieurs opérations.
Tout d’abord, il faut prévoir le budget de fonctionnement des centres lesquels sont
exactement le centre de structure administration, le logistique et parc, le chantier et
conducteur de travaux. L’élaboration du budget consiste à calculer les achats consommés, les
services extérieurs, les autres services extérieurs, les frais de communication, les frais
bancaires, l’impôt et les droits divers, les charges de personnel ainsi que les autres charges de
gestion et les charges relatives à la réévaluation. C’est après qu’il faut préparer la réalisation
38
de fonctionnement des centres où il le comptable procède les mêmes opérations que celles
effectuées pour le budget de fonctionnement des centres.
Ensuite, il est nécessaire d’établir le budget des investissements et amortissements.
Pour cette opération, le comptable regroupe les charges d’amortissement par centre avec les
numéros de compte des éléments constituant les charges. En Annexe IV, il sera présenté le
budget des investissements et amortissements de la logistique et le parc.
C’est après que la réalisation est conçue. Cette dernière s’effectue par centre en
calculant les investissements et les amortissements respectifs des centres.
Après, c’est le moment de préparer le budget des effectifs (Annexe V). Après il faut
concevoir le suivi des effectifs qui se calculent aussi par centre en mentionnant la masse
salariale et les charges patronales de chaque centre.
Bref, il existe toujours un budget propre à chaque réalisation. Il faut donc préparer le
budget afin de concevoir la réalisation. C’est à partir de ces opérations que le contrôleur de
gestion compare la réalisation par rapport au budget établis.
1.3-Analyse des données comptables
La comptabilité générale est d’une utilité importante pour l’exécution des opérations
comptables, néanmoins, son utilisation est insuffisante et il est important d’ajouter la
comptabilité analytique lors des traitements des données comptables.
La comptabilité analytique est l’outil d’analyse et de contrôle des coûts dans
l’entreprise. Dans son exploitation, il faut effectuer un certain nombre de traitements sur
l’information comptable élémentaire, des regroupements, des reclassements, des ventilations,
des abonnements, etc. Dans le but de mener des analyses (rentabilité de produits, coûts
d’opérations, contrôle des centres de coûts, préparation des décisions).
Les coûts peuvent être calculés par fonction, par administration, par produit ou type de
produit, par clients, par fournisseurs, par opération ou par espace géographique etc.
La comptabilité est un outil nécessaire pour connaître les coûts pour avoir des bases de
décisions rationnelles, appliquer les résultats pour faire des choix, établir des provisions afin
de définir et de valoriser les objectifs et de calculer des écarts pour engager à temps des
activités collectives.
39
Il est donc très important de tenir la comptabilité analytique en plus de la tenue de la
comptabilité générale pour faciliter la gestion des activités de l’entreprise.
Section 2 : Les outils de gestion
Pour pouvoir gérer une entreprise, les informations doivent être exploitées et évaluées.
Dans cette section, l’exploitation, l’évaluation et l’analyse des informations seront présentées.
2.1-Exploitation des informations de gestion
Les outils dans l’analyse des informations de gestion sont ceux de la comptabilité
analytique. Et pour le cas de la VIMA Construction, la méthode qui a été utilisé est la
méthode des centres d’analyse. Dans l’entreprise, on distingue deux types de centre. Les
centres de profit et les centre de coût.
Les informations provenant de ces centres d’analyse représentent un intérêt particulier
pour les responsables car elles démontrent l’impact des charges des centres de coût sur
l’entreprise et combien les centres de profit doivent produire pour qu’ils puissent soutenir
l’activité.
2.2-Evaluation et suivi des situations de chantiers
Les chantiers constituent le centre de profit de l’entreprise du fait que toutes les activités
reposent sur le déroulement des travaux au niveau des chantiers. Un centre de profit sert,
généralement, à déterminer le résultat d’exploitation. Pendant notre stage, nous avons pu
constater l’existence de trois chantiers qui sont : chantier NSN, chantier REGUS, chantier
Ambodivoanjo. Des études sont alors établies se basant sur la comparaison de la réalisation
des travaux par rapport aux budgets.
Tout d’abord, le bureau d’études (BE) est responsable des Etudes de Prix et des Etudes
d’exécution. C’est auprès de ce service que se font toutes les études techniques concernant un
marché déterminé. Il se charge de trouver le point budget. C’est un point déterminant la
valeur des travaux à réaliser basé sur des prix estimatifs mais abordant selon le marché. Ainsi,
leur missions pour le point budget sont d’établir le devis des travaux à exécuter et de placer
les prix estimés de chaque matériaux et matériels nécessaires. Par la suite, le point budget est
traité par le conducteur des travaux, il réajuste les dépenses pour l’exécution d’un marché. Le
point 0 est le budget final dans l’étude prévisionnel d’un marché. Ci-dessous une
représentation succincte du circuit de l’information dans la budgétisation d’un chantier. C’est
ce dernier qui est utilisé dans l’évaluation et le suivi des chantiers.
40
Tableau n°1 : Circuit de l’information pour la préparation du budget
Tâches Conducteur des travaux Bureau d’études Service approvisionnement Service des RH Contrôleur de gestion
1-affine et complète l’étude et les sous détails des prix de soumission Etablit le budget « point 0 » Etablit les plannings d’exécution 2-affine l’étude et les sous détails Clôture des plannings d’exécution, d’approvisionnement et de besoin en RH 3-Etablit les états prévisionnels
Etude de prix
Budget « point 0 »
Planning d’exécution
Budget définitif
Planning d’exécution
Validation du budget du « point 0 »
Planning de besoin en RH
Planning d’approvisionnement
Prévision
Source : Service comptabilité, 2010
41
D’après ce circuit de l’information, le budget est rapporté auprès du conducteur de
travaux afin qu’il puisse vérifier la réalité de ces prix par rapport au marché. Cela dans le but
de mettre en exergue le budget « POINT 0».
Auprès de chaque chantier, il est élaboré un budget de chantier qui se réfère
exactement aux besoins en matériaux et matériels de ces chantiers. Chaque budget est établi
pour un seul et unique but, d’être comparer aux réalisations des travaux de chantier.
Etant donné que chaque budget établi par ces différents responsables reflète le centre
de profit de la société, il est important de connaître les moyens rapportant le plus de profit et
le moins de risque. C’est pour cela que ces trois services coopèrent afin de mieux trouver ce
point 0. C’est à partir de ce point 0 que le contrôleur de gestion compare ensuite la réalisation
des travaux par rapport au budget prévenu pour les travaux. C’est là qu’il existe des
vérifications et de la prise de décision à propos des quantités des matériaux et des prix de ces
derniers.
C’est pendant cette phase que le contrôleur interne et le contrôleur de gestion joue leur
plus grand rôle parce que la prise de décision est primordiale. Ils coopèrent à la vérification
des estimations des prix fait par le BE. Etant donné que c’est VIMA SERV qui est le premier
fournisseur de la société, les commandes sont donc établies auprès de cette société. C’est
après avoir obtenus les factures pro forma venant de VIMA SERV que le contrôleur de
gestion puisse prendre des décisions sur les quantités de matériaux nécessaires pour que le
total des prix estimatifs du BE ne dépasse celui de VIMA SERV.
2.3-Analyse des dépenses de fonctionnement
On entend par dépenses de fonctionnement l’ensemble des achats consommés, des
services extérieurs, des autres services extérieurs, des frais de communication, des frais
bancaires, de l’impôt et droit divers, des charges de personnels, des autres charges de gestion
et des charges relatives à la réévaluation. Ces dépenses sont constater après avoir établit une
étude concernant les opérations à effectuer concernant un marché. Après avoir vérifié tous les
éléments utiles, le responsable peut définir d’abord tous les dépenses probables, c’est ensuite,
qu’il établit le budget des dépenses de fonctionnement.
Ces dépenses de fonctionnement constituent le centre de coût de l’entreprise car c’est là
que jouent tous les différents coûts afférents aux activités. Le calcul de ces coûts est
primordial du fait que les erreurs commis peuvent nuire à l’établissement du reporting. Le
42
centre de coût se rapporte aux enregistrements des coûts avec référence aux valeurs pré-
budgétées c'est-à-dire cela permet déterminer le budget d’exploitation.
. Les coûts encourus par l’entreprise doivent être transparents. Ainsi, il est à même de
contrôler le résultat de domaines fonctionnels individuels et de fournir à la direction des
informations importantes pour la prise de décision. Pour ce faire, tous les coûts doivent être
affectés en fonction de leur origine. Toutefois, l’affectation d’origine se révèle
particulièrement compliquée pour les frais généraux. La Comptabilité analytique des centres
de coûts permet d’analyser les frais généraux en fonction de leur origine dans l’entreprise.
En règle générale, le budget d’exploitation couvre les frais d’exploitation pour les
opérations courantes.
2.4-Utilisation des données comptable comme outil de gestion
L’outil de gestion est l’outil permettant aux agents de l’entreprise de mieux gérer le
fonctionnement des opérations. Ceci étant, cet outil devrait être adaptable aux activités de
l’entreprise en tenant compte de chaque compartiment existant.
Dans l’entreprise, les données comptables sont nombreuses. Toutefois, elles forment un
élément de contrôle et de suivi afin de permettre une vérification ou une justification des
opérations effectuées. Ces données comptables représentent à la fin les états financiers de
l’entreprise conduisant à l’établissement du reporting comptable.
Conclusion du premier chapitre :
Pour l’établissement du reporting comptable, l’agent procède à de nombreuses
opérations. Ces opérations ne peuvent être effectuées par une seule personne mais par la
collaboration des comptables de la société tout en coopérant avec les agents du Bureau
d’études et aussi du chantier. Après avoir accompli des analyses, nous allons connaître les
résultats obtenus, dans ce précédent chapitre.
43
CHAPITRE II : RESULTATS OBTENUS
Ce chapitre permet de trouver les méthodes de travails des comptables de la société
pour arriver à établir un rapport financier. Après cela, il est nécessaire de trouver les points
forts et faibles de la gestion de la société VIMA Construction.
Section 1 : Connaissance pratique des rapports financiers mensuels
Chez VIMA Construction, l‘établissement des rapports financiers se réalise par
l’ensemble des opérations faites par les trois comptables. Le reporting comptable de la société
s’élabore en une semaine. Son élaboration est fixée à partir du 14 du mois suivant.
Ces trois comptables ayant chacun leurs principaux rôles coopèrent avec le contrôleur
de gestion pour pouvoir établir le rapport d’état financier mensuel. Chacun alors tient un rôle
important pour l’établissement du rapport tout en préservant l’objectif à atteindre qui est
d’obtenir un rapport fiable permettant la prise de décision.
En général, le reporting financier est un état de synthèse périodique. Dans l’entreprise
il existe les états financiers périodiques qui se font mensuellement (reporting) et l’état de
synthèse annuel qui se forme à partir des états financiers. Le reporting se forme à partir des
regroupements de dossiers dont nous avons cité dans la section sur l’élaboration du reporting
ci-dessus. Comme dans cette section, nous avons pu voir qu’il existe toujours un budget
propre à chaque poste avant de pouvoir exécuter la réalisation et afin de procéder à une
comparaison.
Pour pouvoir commencer l’élaboration de budget de chaque poste, il faut décrire les
postes budgétaires comme étant :
-achats matériaux : tous les achats relatifs à des matériaux, consommables, pièces
nécessaires et achetés pour la réalisation du Marché sont enregistrés dans ce poste.
-sous-traitance chantier : les coûts des prestations extérieures sont enregistrés dans ce
poste.
-frais financier de chantier : dans ce poste, les autres coûts directs relatifs à chaque
chantiers sont enregistrés. Ces autres coûts sont les carburants, frais de télécommunication
directe, assurances, locations diverses.
44
-main d’œuvre directe : concerne les coûts de personnel comme le salaire, les charges
sociales de tous les ouvriers, chef d’équipe ainsi que chef de chantier.
-frais de chantier : englobe des charges relatifs aux conducteurs de travaux (salaire,
carburant, amortissements du véhicule rattaché, frais de télécommunication). Seules les
charges de personnel des conducteurs de travaux sont enregistrées dans ce poste.
-logistique : contient les charges relatives au PARC (salaire, carburant, amortissements
du véhicule rattaché, frais de télécommunication). Notons que le personnel concerné est celui
du parc comme les mécaniciens, magasinier, chauffeur.
-frais de structure : réunit les charges relatives aux frais administratifs des divers
départements à savoir : ressources humaines, exploitation, juridique, finance et bureau
d’études (salaire, carburant, amortissements du véhicule rattaché, frais de
télécommunication). De même que les autres postes, ce poste n’enregistre que les charges de
personnel des départements concernés.
-produits financiers : englobe les produits perçus (intérêt créditeur)
-charges financières : contient tous les charges tels les intérêts débiteurs, intérêts de
découvert bancaire, les intérêts sur l’Avance Sur Facture Administrative (ASFA), commission
de mouvement, intérêts sur les cautions.
-impôts : il s’agit d’Impôt sur le Revenu (24% du résultat opérationnel).
Après avoir décrit tous les postes budgétaires, il est alors temps d’établir le compte de
résultat mensualisé.
Nous avons déjà présenté les étapes à suivre pour arriver à définir le résultat net. Tout
d’abord, il est nécessaire de calculer la marge brute. Celui-ci obtenu, il faut calculer ensuite le
résultat opérationnel puis le résultat financier suivi du calcul du résultat courant avant impôt
et c’est après qu’on obtient le résultat net.
Le tableau de calcul se fait dans une page Excel comprenant des formules permettant
la facilité de calcul et l’automatisation des opérations. Ces formules devant être formulés dès
le commencement des opérations et c’est après que le calcul se fait automatiquement.
Voici un exemple de tableau de compte de résultat mensualisé comprenant tous les
éléments nécessaires à son établissement.
45
Tableau n°2 : Compte de résultat mensualisé
Source : Service comptabilité, 2010
MOIS DE NOVEMBRE 2010
REALISATION BUDGET VARIATION
EN VALEUR %
Chiffre d'affaires 1 241 292 0 1 241 292 #DIV/0! Achats Matériaux 57 981 0 57 981 #DIV/0!
Sous-traitants Chantier 212 704 0 212 704 #DIV/0!
Frais généraux de chantier 22 689 0 22 689 #DIV/0!
Main d'œuvre Directe 27 241 0 27 241 #DIV/0! MARGE BRUTE 920 677 0 920 677 #DIV/0! % du chiffre d'affaires 74% #DIV/0! 74%
Frais de Chantier 13 934 16 240 -2 306 -3% Logistique 96 170 28 215 67 955 418% Frais de Structure 90 298 69 405 20 894 74% RESULTAT OPERATIONNEL 720 276 -113 860 834 135 -733%
% du chiffre d'affaires 58% #DIV/0! 67% Produits financiers 0 670 -670 -100% Charges Financières 848 1 971 -1 123 -57% RESULTAT FINANCIER -848 -1 301 452 -35%
% du chiffre d'affaires 0% #DIV/0! 0% RESULTAT COURANT AVANT IMPOT 719 427 -115 160 834 587 -725%
% du chiffre d'affaires 58% #DIV/0! 67% Impôts 195 032 0 RESULTAT NET 524 395 -115 160 834 587 -725% % du chiffre d'affaires 42% #DIV/0! 67%
46
Ce tableau a été copié à partir d’une page Excel dans laquelle le comptable effectue les
calculs. Comme nous avons dit tout à l’heure, les opérations se font automatiquement. C’est
pour cela que dans ce tableau, nous constatons l’existence des valeurs non valides ou nulles.
Cela s’explique par l’existence des formules de division mais qui n’ont pas de dividende c'est-
à-dire qui a « zéro » (0) dividende alors Excel affiche une valeur non valide ou nulle.
Analyse du tableau :
Tout d’abord, tous ces chiffres ne s’obtiennent pas facilement. Il existe, pour tout les
cas, une formule pratique qui a pour base les chiffres enregistrés pendant la comptabilisation
des pièces comptables.
Dans tous les cas, nous avons la formule ci-après pour obtenir le résultat net:
Le résultat courant avant impôt s’obtient par la soustraction du résultat opérationnel
par le résultat financier. Ces derniers se calculent respectivement comme suit :
Pour chaque résultat, il est nécessaire de calculer un pourcentage par rapport au chiffre
d’affaires qui indiquent exactement la valeur du chiffre obtenu par rapport au chiffre
d’affaires. Prenant l’exemple de la marge brut laquelle est la première à calculer. Dans notre
cas, la marge brute pour la réalisation est de 920 677 Ariary ce qui représente 74% du chiffre
d’affaires.
Voyons maintenant que pour la réalisation, nous pouvons constater que le résultat net
est positif. Cela est obtenu parce que les frais ne dépassent pas le chiffre d’affaires prévu.
Comme le chiffre d’affaires est défini comme l’ensemble des ventes réalisées par
l’entreprise à partir de ses prestations de service hors taxe, nous pouvons donc en conclure
que le chiffre d’affaires obtenues à partir de l’exercice du mois précédent peut bien combler
les diverses opérations constituant la marge brute, le résultat financier et l’impôt. Mais il y
RESULTAT NET = RESULTAT COURANT AVANT IMPOT - IMPOTS
RESULTAT OPERATIONNEL = MARGE BRUTE – (FRAIS DE CHANTIER +
LOGISTIQUE + FRAIS DE STRUCTURE)
RESULTAT FINANCIER = PRODUITS FINANCIERS – CHARGES FINANCIERES
47
existe des moments où l’on peut obtenir des résultats négatifs. Cela dépend des dépenses
survenus pendant le mois mais aussi du chiffre d’affaires prévu pour le mois correspondant.
Pour le cas du budget, le résultat net est négatif. Cela est logique car il n’existe pas de
budget en chiffre d’affaires. Le budget est réservé aux divers frais et dépenses nécessaires
pour le bon avancement des travaux. En plus, les produits financiers prévus dans le budget est
plus petits que les charges financières, ce qui implique l’obtention d’un résultat financier
négatif. Ce dernier qui s’ajoute au résultat opérationnel négatif est qui donne un résultat avant
impôt négatif impliquant le résultat net.
On a pu voir précédemment les opérations de bases pour l’élaboration du reporting.
Cela nous permettra de dégager des critiques qui vont être présenté dans cette section.
1.1-Critique positive
La critique positive du système du reporting comptable consiste à voir d’une part le
renforcement des contrôles et d’autres part l’utilisation de la norme comptable international
11 (IAS 11).
1.1.1-Le renforcement des contrôles
a) Les outils de contrôle utilisé :
Le contrôle peut être fait par le chef comptable mais aussi par le contrôleur de gestion.
Pour cela les outils de contrôle utilisés sont nombreux permettant le renforcement des
contrôles établis par ces responsables comptables. Nous allons voir ces différents outils de
contrôle. Plus précisément, ces outils de contrôle concernent les documents comme les cahiers
de stock établis auprès des chantiers afin de vérifier jour par jour la consommation interne
(CI) pour terminer les travaux de construction. Ces consommations internes doivent
correspondre aux demandes d’approvisionnement (DA) des chantiers et aux réceptions
fournisseurs (RF) justifiant la quantité demandée de chaque article.
b) La complémentarité de compétence :
Malgré les différentes sortes de problèmes et de conflits qui intervenant au sein de
l’entreprise, il serait tout de même important de mentionner que bon nombre de directions
et/ou de services ont pu en tirer des avantages considérables grâce aux qualifications
respectives de chaque employé. L’état récapitulatif du recensement du personnel a montré
qu’une compétence multidisciplinaire existe au sein de VIMA Construction.
48
1.1.2-L’utilisation de la norme comptable international 11
L’IAS 11 est une norme comptable utilisé pour des contrats de construction. Son
utilisation est donc primordiale pour la société du fait de son domaine d’activité. Cette norme
doit être appliquée pour la comptabilisation des contrats de construction dans les états
financiers des entrepreneurs9.
Le traitement comptable des produis et des coûts relatifs aux contrats de construction est
l’objectif de cette norme.
Comme cette norme contient les indications nécessaires à la comptabilisation de toutes
les opérations concernant les contrats de construction, elle aide beaucoup le service
comptabilité dans l’élaboration du reporting comptable.
1.1.3-Le système comptable utilisé
En fait le système comptable utilisé permet une multitude d’avantages permettant de
renforcer et de faciliter le traitement des opérations comptables.
Le logiciel SAGE est un logiciel très développé. Il existe plusieurs modules dans ce
logiciel correspondant aux opérations comptables existant. La disposition de ce logiciel
informatique permet la rapidité d’exécution des travaux et l’uniformisation des données et
aussi un moyen efficace pour le traitement des dossiers.
L’existence de ses différents modules aide le comptable à opérer librement quelque soit
sa mission. Ainsi, il ne ressent plus aucune difficulté pour le traitement des données.
La structure centralisée de la gestion comptable contribue à la diminution des risques
encourus par le comptable.
1.1.4-L’établissement d’un état de rapprochement bancaire journalier
La procédure de VIMA Construction mentionne l’établissement d’un rapprochement
bancaire journalier.
Ci après la procédure pour l’établissement du rapprochement bancaire.
9 Source : IAS 11
49
Tableau n°3 : Procédure pour l’établissement du rapprochement bancaire
Intervenants
Tâches
Caissière Service
comptabilité
DAF Observation
-Téléchargement et impression journalier du relevé bancaire VIC sur internet.
RB=Relevé bancaire
-Rapprochement bancaire avec le logiciel comptable SAGE -Edition d’un rapprochement extra sur une feuille excel -Impression et classement
-Vérification inopiné
Source : procédure de VIMA Construction, 2011
Le comptable reçoit le relevé bancaire par internet, c’est après qu’il le télécharge afin
d’obtenir un fichier propre. L’impression de ce fichier conduit est ensuite nécessaire pour le
classement des dossiers. Le rapprochement bancaire se fait par le logiciel SAGE précédent
l’édition d’un rapprochement extra sur EXCEL. A cela s’ajoute une vérification.
Ce rapprochement bancaire se fait chaque jour afin de mettre à jour la situation de
banque de l’entreprise. Elle est rapide et ne nécessite pas autant d’énergie car la plupart des
opérations s’effectue automatiquement avec l’appui du matériel informatique.
1.2-Critique négative
1.2.1-Insuffisance du personnel comptable
L’élaboration du reporting comptable nécessite beaucoup de temps mais aussi beaucoup
d’énergie venant de chaque responsable. De plus de leur mission quotidienne donc, il devrait
établir le rapport financier. Même si cet établissement est déjà conclu dans le contrat de
RB
RB
Extra
SAGE
RB
Extra
SAGE
50
travail, il requiert un surplus de temps car les pièces et documents comptables arrivent
toujours et doivent être suivis quelque soit les circonstances.
Lors du reporting mensuel, les responsables comptables sont très débordés et des fois ils
ne peuvent plus suivre leur travail quotidien.
En plus, chaque responsable comptable a leur spécificité et lorsque l’un des responsables
est en congé ou permission, personne ne peut le remplacer.
Cela marque très bien que le personnel comptable de la société est encore insuffisant pour
être efficace dans leur coopération.
1.2.2-Non fiabilités des informations comptables
Les pièces provenant des autres services doivent avoir une certaine complémentarité au
niveau de l’unité et sur la qualité mais malgré des incitations incessantes et des plaintes à leur
égard, ils ne changent pas leur mode de travail qui entraîne une perte de temps considérables
pour le paiement. Le comptable est alors obligé tout le temps de téléphoner auprès des
services émetteurs pour demander les informations correspondantes aux pièces. De plus, il
existe toujours des sommes ou des quantités différentes auprès des autres services et du
service comptabilité. Cela demande une vérification qui peut causer une perte de temps.
Le cas est surtout aperçu auprès des chantiers. Des fois les pièces justificatives ne
comprennent pas tous les éléments nécessaires pour l’enregistrement, alors il convient
d’appeler le responsable de chantier et de lui demander ce qui manque. Quelque fois, le
comptable ne reçoit pas la réponse tout de suite, mais il devrait attendre quelque temps, d’où
la perte de temps engendrée par ces opérations.
1.2.3-Méthode d’organisation de travail non fiable
Il y a des moments où le chef comptable de la société est appelé à être absent. Or pendant
son absence, étant donné qu’il n’y a personne d’autre capable d’accomplir son travail, il y a
accumulation des tâches qui l’attendent sur son bureau. Le DAF peut tout de même l’appeler
mais des fois ne change pas grand-chose, alors elle n’y peut rien parce que bien son absence
soit autorisée, cela peut entraîner des conséquences fâcheuses dans l’organisation du travail au
sein de l’organisation.
De même chaque agent a sa propre spécialité. Alors qu’ils ont droit à des repos,
congés ou permissions selon leur besoin et l’organisation de travail, leurs tâches leur sont
51
propres et il n’existe personne qui puisse accomplir la tâche. Le service concerné rencontre
alors quelques difficultés du fait de l’absence du responsable.
Par ailleurs, nous avons remarqué, pendant notre recherche, qu’il y a des opérations
que le contrôleur de gestion effectue alors que ces opérations sont déjà effectuer par le
responsable de l’approvisionnement. Cela consiste par exemple en la saisie des RF, des CI,
des DA. Bien évidement que cela améliore la méthode de vérification mais l’on constate un
double travail ce qui engage tout d’abord une perte de temps parce que l’autre agent devrait
faire autre chose alors qu’il devrait refaire la même tâche. Cette méthode de travail devrait
être à vérifier par le chef hiérarchique afin qu’il n’y ait d’autres inconvénients.
Section 2 : Forces et faiblesses rencontrées
La société VIMA Construction est une société comme les autres. Ce qui mène à dire
qu’il existe des atouts qui la permet d’être encore plus pertinent dans ces activités. Mais il y a
aussi des problèmes qui freinent le bon déroulement de ses activités.
2.1-Les atouts rencontrés
Les atouts sont surtout rencontrés au niveau des moyens que ce soit matériels, de
travail ou de communication.
2.1.1-La disposition de matériel de bureau
En effet, chaque responsable est équipé d’une machine avec laquelle il traite les
opérations concernant sa mission. Il peut travailler sans être déranger d’où il n’existe donc
aucun problème de manque de machine. Evidemment, il n’y a aucun risque de temps perdu
car chaque responsable peut commencer son travail au moment voulu sans être obligé
d’attendre.
De plus, chaque responsable dispose des matériels de bureau nécessaire au classement
des documents propres à son activité, cela permet de diminuer l’obligation de se lever pour
emprunter par exemple une agrafeuse.
2.1.2- Le mode de codification
Dans un souci de perfectionnement du suivi des opérations comptables de nombreux
centres et de chantiers, le service comptabilité a mis en place un mode de codification
permettant de distinguer les différents chantiers et opérations qui interviennent dans le schéma
des opérations comptables. Ces codifications sont utilisées non seulement dans le traitement
52
des opérations correspondantes aux avancements des travaux au niveau des chantiers mais
aussi pour la comptabilisation analytique. Il facilite la vérification des données propres à
chaque chantier étudié.
2.1.3-L’utilisation de moyens de communication efficaces
La société dispose de moyens de communication moderne comme le téléphone fixe, le
courrier électrique par l’utilisation d’Outlook, les téléphones mobiles mis à disposition de
certains employés de chaque service.
Le téléphone fixe est utilisé pour les appels à l’intérieur de la société pour pouvoir
communiquer et de discuter d’un travail pour diminuer la perte de temps de devoir faire des
allers-retours. Il suffit tout simplement de donner un coup de fil et le message est transmis. Le
téléphone fixe est aussi employé pour pouvoir contacter d’autres fournisseurs, ou les
partenaires ou la banque.
De même pour le cas du courrier électronique, cela aide les employés à pouvoir discuter
d’un sujet déterminé. Cela aussi permet au service Ressources Humaines de pouvoir
communiquer des avis ou des idées ou des notes aux employés. Le courrier est très pratique
pour la communication avec la VIMA SERV pour les fichiers des documents comptables
nécessaires.
A propos des téléphones mobiles, cela permet un contact rapide avec le personnel des
chantiers ou des autres employés de bureau partis en mission afin de pouvoir toujours tenir
chaque responsable informé des avancements de travaux.
Ces différents moyens de communications permettent de faciliter la transmission rapide
des informations.
2.2-Les problèmes vécus
Toutefois, toute chose n’est pas parfaite et l’entreprise n’est pas exempt de faiblesses.
Les problèmes sont d’ordre organisationnel. Il existe aussi des difficultés d’ordre comptable.
2.2.1-Confusion des tâches
Des fois les tâches ne sont pas bien réparties, les agents accomplissent des tâches autres
que celles qui leur sont attribuées. Les supérieurs hiérarchiques confient des tâches à un
employé qui n’est pas réellement celui qui devrait se charger du travail. Cela pourrait
provoquer celui qui ne devrait pas accomplir la tâche ou il pourrait être démotivé à accomplir
53
la tâche. Cela est dû au non application du manuel de procédures de la société. Celui-ci
comporte les différentes postes et tâches afférentes de tout le personnel de la société. Il
conserve tant les règles internes du fonctionnement de l’entreprise que les méthodes et
pratiques. Ses informations, quelque soit la forme, renseignent sur la gestion des activités.
2.2.2-Non exploitation à fond du logiciel SAGE
Le logiciel SAGE est un adopté spécialement à toute mode de comptabilité puisqu’il est
composé de plusieurs modules. L’existence de ces modules est très bénéfique pour
l’entreprise.
Généralement, toutes les opérations de la société doivent être gérer par ce logiciel. Mais
dans le cas de cette société, nous avons constaté que seul le service comptabilité emploie le
logiciel pour ses opérations tandis que les autres services utilisent EXCEL pour
l’accomplissement de leurs tâches.
Evidement, la gestion du personnel se fait par le logiciel EXCEL, c’est le cas de contrôle
et suivi des heures de travail des employés ainsi que pour le calcul des paiements des salaires
incluant les avances sur salaire, les congés payés, les frais médicaux, les frais de missions, les
supplément de salaire pour les heures supplémentaires. C’est après avoir calculer tous ces
dépenses au niveau du personnel que le service comptabilité enregistre en utilisant le logiciel
SAGE.
Alors que dans ce logiciel, il existe un module SAGE PAIE qui est spécialement
conçu pour le suivi des paiements de personnel.
2.2.3-Le circuit des documents très long
Avant d’arriver au service comptabilité, plus précisément avant d’être totalement
comptabilisés les documents poursuivent un long circuit qui permet une certaine lenteur
administrative. D’après le circuit documentaire qu’on a vu dans le chapitre premier, nous
avons pu connaître que les documents passent deux fois au service comptabilité avant d’être
réellement classer auprès de ce service.
Il existe alors un va et vient des documents. L’on a ainsi remarqué qu’une étape s’avère
inutile dans le circuit des documents, un fait qui engendre des retards au niveau de
l’accomplissement des tâches notamment : le contrôle des factures par le service comptabilité
après la transmission vers le service approvisionnement.
54
2.2.4-Manque de sensibilisation et de formation du personnel
La sensibilisation est une stratégie nécessaire pour diriger des employés. Mais pour le cas
étudié, il n’y a pas de sensibilisation de personnel. Il semble que le personnel est tout
simplement chargé de travailler. Personne n’est conscient de leurs besoins.
D’une façon générale, le personnel est l’élément le plus important amenant à l’atteinte des
objectifs. Nous avons déjà vu le problème d’insuffisance de personnel pour
l’accomplissement des tâches. Ce qui fait qu’il est nécessaire de sensibiliser le personnel,
alors qu’il constitue un élément potentiel pour l’entreprise, il nécessite donc une
sensibilisation adéquate.
La diminution des effectifs du personnel causée par le licenciement de personnel contraint
les agents à effectuer des tâches volumineuses. Notons que ce licenciement est dû à
l’inexistence de marché qui entraîne un chômage technique.
Malgré l’augmentation de nombre des tâches attribuées à ces agents, l’inexistence d’une
attribution de primes ou de récompenses pour ces agents qui légalement les méritent, les
convint à être démotiver. Dans l’établissement des travaux, l’on constate que les agents sont
seulement contraints de travailler. On n’aperçoit pas en eux la vivacité de travailler. Ce qui
nous incite à dire que même compétents, ces agents ont besoins de formation pour enrichir
leur connaissance et pour qu’ils s’adaptent à la situation. C’est la raison pour laquelle nous
sommes persuadé qu’il y a un manque de sensibilisation.
Afin de résumer les problèmes vécus, ce tableau des causes racines permettra de savoir un
peu plus sur les causes et conséquences des problèmes.
55
Tableau n°4 : Tableau des causes racines
Problèmes Causes racines Conséquences
Non fiabilité des informations
comptables
Données comptables
incomplètes
Prise de décision en situation
d’ignorance partielle
Retard de restitution des
données
Insuffisance d’effectif et de
formation du personnel
Retard de décision de gestion
Perte de temps dans
l’élaboration des données
Logiciel non exploité à fond
Retard dans l’exploitation des
données
Mauvaise répartition des
travaux
Confusion des tâches
Données non fiables
Va et viens des documents
Circuit de document trop long
Retard des restitutions du
reporting
Conclusion du deuxième chapitre :
Chaque entreprise renferme des points négatifs et des points positifs, la connaissance
de ces points devrait aider chaque employé à améliorer ou même changer la méthode de
travail afin d’obtenir un bon résultat. D’après ce qui a été présenté dans ce chapitre, les points
forts et faibles du reporting ainsi que du système de gestion de la société elle-même ont été
ressorti. Cela mène à connaître un peu plus la société.
56
Une entreprise prospère repose sur une série d’interactions complexes entre les
personnes, les processus et la technologie. Malgré les efforts fournis par les agents de la
société pour compléter son système comptable, l’entreprise a encore rencontré des problèmes
liés à son système comptable mais aussi au niveau de sa gestion. Toutefois, l’entreprise
dispose certains points forts qui lui permettent d’être toujours efficiente sur marché de la
construction et du génie civil. Ces forces lui procure l’épanouissement encore plus dans son
domaine d’activité. Ceci étant, il convient de faire face aux faiblesses et d’essayer de les
évaluer afin de pouvoir les combattre. Dans cette optique, il est important de voir les impacts
de ces forces et faiblesses sur la gestion de l’entreprise. Et c’est après qu’il faudra essayer de
donner des recommandations afin que l’entreprise puisse atteindre ces objectifs sans
encombre.
56
TROISIEME PARTIE :
DISCUSSION ET RECOMMANDATIONS
57
La partie précédente a retracé les points forts et faibles en ce qui concerne
l’élaboration du reporting comptable et le système de gestion de la VIMA Construction. La
connaissance de ces forces et faiblesses permet à chaque agent de se redresser face aux points
négatifs et de s’améliorer face aux points positifs. Compte tenu de ces problèmes, dans cette
dernière partie, une discussion sera avancée à propos de l’impact de ces points sur la gestion
de l’entreprise. Cette discussion permettra de ressortir des recommandations dans le but de
favoriser la technique d’élaboration du reporting et la gestion de l’entreprise. Après, il est
logique d’évaluer le résultat obtenu afin de dégager les solutions retenues pouvant être
efficace à une évolution très rapide des méthodes de travail.
58
CHAPITRE I : ANALYSE ET DISCUSSION DES RESULTATS
Les forces et faiblesses rencontrées au sein de l’entreprise ont permis une vue
d’ensemble de la société. L’analyse de ces points consiste à connaître l’effet qu’ils pourront
apporter au sein de la société.
Section 1 : Portée des forces
Cette section aborde les impacts des points forts sur la gestion de l’entreprise. En
général, la gestion d’une entreprise réclame une très forte capacité relationnelle et une prise de
décision. Ces impacts sont très nombreux dépendant de la force concernée.
1.1-Diminution des risques d’erreurs
La méthode de contrôle suit une procédure très stricte au niveau du contrôleur de
gestion. La méthode est très simple mais efficace.
Il suffit de suivre chaque jour, après avoir obtenu des chantiers, les Consommations
Internes (CI) (voir Annexe VI) concernées. Evidement chaque jour, il existe des mouvements
de matériaux, de matériels et outillages auprès des chantiers. Ces mouvements requièrent une
sérieuse vérification car le contraire entraînerait des erreurs de calcul. Le contrôleur de
gestion en collaboration avec le chef de chantier évaluent ces CI par rapport aux DA prévues
pour le chantier concerné.
Au niveau des chantiers le magasinier de chantier est chargé de prendre note, sur les
fiches de CI, des matériaux utilisés que ce soit à n’importe quelle heure de travail. Il est de
son devoir de fournir les matériaux et matériels nécessaires dont les travailleurs réclament afin
de pouvoir terminer le travail. C’est après avoir fournis ces articles qu’il prend note de ces
derniers. Même s’il s’agit d’une moindre petite chose par exemple de clous, il est nécessaire
de noter. En fin de journée, il révise les mouvements des articles avec le chef de chantier. Et
c’est au tour du chef de chantier d’apporter ces fiches de CI auprès du contrôleur de gestion
au bureau.
Là, la tâche est de prendre un à un ces fiches de CI et de DA et de les saisir. D’ailleurs
il existe déjà un fichier concernant les DA et CI, lesquels sont propres à chaque chantier. Il
suffit de continuer de saisir dès l’obtention des CI. C’est à partir de ces données que se fait la
vérification.
59
C’est grâce à ces étapes de vérification que le risque d’erreur est moindre. Aucun
document ne passe des chantiers vers le bureau sans avoir suivi cette procédure. D’où aucun
document ne peut être enregistré par l’agent comptable avant de passer par ces différentes
étapes.
1.2- Communication rapide
L’existence des moyens de communication efficaces comme le téléphone fixe ou
mobile, le courriel électronique employant « Outlook », impliquant un point fort de
l’entreprise permet une rapidité de divulgation de l’information.
Etant donné que chaque jour il existe toujours au moins un document à faire part aux
agents de l’entreprise, il est donc avantageux de posséder ces moyens de communications
pour faciliter la correspondance interne. Cette dernière consiste en la répartition des
informations reçues par chaque service à travers tous les agents du bureau parce qu’il est
nécessaire que chaque agent soit au courant des informations. Etant donné qu’entre les
services, il existe une dépendance des opérations alors il est important de partager les données
obtenues.
Par ailleurs, il n’est pas seulement question des communications internes mais il s’agit
aussi des communications externes. Ces dernières comprennent les autres centres comme le
magasin de chantier (PARC) qui communique de temps en temps avec le bureau. De plus, il
existe aussi les chantiers qui devraient confier des informations au bureau. Il existe aussi les
partenaires, les banques, les fournisseurs ainsi que d’autres collaborateurs qui transmettent
des informations au bureau à partir de ces moyens de communication.
En général, le courrier électronique est utilisé pour des informations sur des documents
comptables ou administratifs venant des agents extérieurs. Pour les agents internes, le courriel
est utilisé pour des notes de service basant sur les modes de travail ou des réunions.
Grâce à cela, les informations sont obtenues dès leurs existences. Et sa diffusion ne
nécessite pas assez de temps pour craindre la perte de temps car il suffit de passer un coup de
fil ou d’envoyer un courriel.
60
1.3-La facilité de travail
D’après ce qu’on a vu à précédemment, le service comptabilité utilise un système de
codification. Cette codification s’applique aux chantiers qui sont nombreux et qui peuvent
être mélangé au fur et à mesure que le travail se déroule.
Ce système de codification a été conçu spécialement pour s’adapter à chaque chantier
existant. Ceci étant afin de rendre plus facile la méthode de travail.
Un code est donné pour chaque chantier existant. Ce code est crée pour pouvoir
identifier facilement le chantier traité pour le traitement comptable mais aussi pour le
recrutement du personnel, ou les autres besoins du chantier. Toutes les opérations concernant
chaque chantier sont enregistrées à partir de ces codes y compris la comptabilisation des
données comptables.
En plus du système de codification, le service comptabilité utilise la norme IAS 11 pour
le traitement comptable. Nous savons déjà que cette norme est spécialisée pour les contrats de
construction. Etant donné que le domaine d’activité de la société est la construction,
l’application de cette norme aide vraiment chaque agent à savoir un peu plus clair leur
mission vis-à-vis d’un marché existant et par rapport au client. Dans ce cas, cela conduit aussi
à une facilité de travail car chaque agent possède une bonne connaissance du domaine
d’activité. De plus, dans cette norme, il existe des définitions, des méthodes de travail et des
démarches concernant le contrat de construction ce qui permet une facilité de travail.
1.4-Rapidité d’accomplissement des tâches
Etant donné que chaque agent de la société bénéficie de la disposition de matériel de
bureau et que chaque agent est chargé de différentes missions, il n’existe alors aucun obstacle
pour accomplir les tâches y afférents. Dès le matin chaque agent peut continuer son travail san
devoir attendre qu’arrive les autres responsables. Evidement, il existe une interdépendance
entre ces tâches mais cela n’empêche la continuation des opérations.
Cela aide encore plus chaque agent à pouvoir accomplir les tâches aisément sans devoir
attendre d’autres machines ou d’autres matériels de bureau. C’est à leur tour de gérer leur
propre emploi du temps afin de pouvoir terminer les tâches à temps.
61
On a aussi remarqué que les agents peuvent exécuter leur travail dès la réception d’un
ordre ou dès l’arrivée des informations ou des données. Et cela permet la rapidité
d’accomplissement des tâches.
1.5-Vérification rapide des données
Grace aux moyens de communication utilisés, la vérification des données se fait très
rapide. Les téléphones et le courrier électronique sont des moyens efficaces pour pouvoir
transmettre les informations plus rapidement.
Chaque jour, il existe toujours des documents qui circulent au sein de la société. Ces
documents peuvent parvenir des différents chantiers, des banques, des fournisseurs et des
clients. Divers documents doivent donc être considérer par chaque responsable. S’il existe
quelques notes qui ne sont pas vraiment claires, il suffit de passer un coût de téléphone pour
pouvoir éclaircir la voie.
Mais, il y a aussi le courrier électronique qui est un moyen utilisé pour envoyer des
fichiers ou des documents. Ainsi, à partir du fichier, la vérification est rapide car chaque
fichier est déjà automatisé. Alors la vérification consiste à revoir les fichiers et les comparer
par rapport à la nature du document.
Voyons par exemple le cas du rapprochement bancaire journalier qui permet de
comparer le relevé bancaire obtenu par courrier électronique et le compte de la banque auprès
de VIMA Construction.
Voici un exemple de rapprochement bancaire journalier établit par le chef comptable.
62
VIMA CONSTRUCTION 139/10
RAPPROCHEMENT BANCAIRE
VIMA CONSTRUCTION CHEZ BOA DEBIT CREDIT BOA CHEZ VIMA CONSTRUCTION DEBIT CREDIT
SOLDE AU 31/08/10 493 882 978,56
SOLDE AU 31/08/10 337 413 624,22
à passer chez BOA
TRADE BOIS 15 778 826,84
PROGRANIT 87 812 400,00
RAZAFINDRATSIRA 3 200 000,00
TROPICAL WOOD 5 481 310,62
TRADE BOIS 3 798 896,88
HENRI FRAISE 4 234 320,00
ATELIER RANAIVO 350 000,00
FACTURE BLUELINE AOUT 813 600,00
VIMA SERV 35 000 000,00
total 156 469 354,34 493 882 978,56 total 337 413 624,22 0,00
solde -337 413 624,22 solde 337 413 624,22
balance 156 469 354,34 balance 0,00 0,00
DIFFERENCE DE SOLDE 0,00
Source : Service comptabilité, 2010
Tableau n°5 : Etat de rapprochement bancaire
63
Par définition, l’état de rapprochement est un document extracomptable permettant
d’expliquer les différences entre le solde du compte banque et le solde du relevé bancaire.
D’après ce tableau, le chef comptable procède au rapprochement bancaire à partir du relevé
bancaire obtenu de la banque. Dans ce cas de rapprochement, les solde créditeur et débiteur
sont égaux. D’où, il n’existe aucune différence entre les deux soldes. Ce rapprochement
bancaire se fait journellement. Le relevé bancaire permet de repérer et identifier les
différences qui figureront dur l’état de rapprochement. Enfin, le travail se fait rapidement car
il ne suffit que de comparer les opérations bancaires par rapport au solde de la banque chez
VIMA Construction. Cette méthode est appelée pointage.
De plus le rapprochement bancaire journalier complète la diminution des risques
d’erreurs car à partir des vérifications établies au niveau des soldes, le chef comptable devrait
égaliser le solde du compte de la banque chez la société et du relevé bancaire; ce qui est le cas
de notre exemple. Le chef comptable devrait obtenir le même solde pour les deux comptes. Si
par contre il demeure une différence entre ces deux comptes, il est du devoir de chacun de se
référer aux documents et données permettant de rectifier la différence et d’ajuster le résultat.
S’il existe toujours une différence entre les deux soldes rectifiés, elle provient certainement
d’une erreur (inversion de chiffre).
En général, la méthode amenant à l’établissement du relevé bancaire est rapide car cela
se fait automatiquement au sein de la société.
Section 2 : Impacts des faiblesses sur le reporting
Dans cette section, les effets des faiblesses rencontrées sur l’élaboration du reporting
comptable seront exposés. En effet, auparavant, les faiblesses perçues ont été dégagées tant
sur l’établissement du reporting que la gestion de l’entreprise.
2.1-Le gêne d’exécution des tâches
Nous avons remarqué une insuffisance de personnel comptable. Les tâches comptables
s’avèrent nombreuses alors que l’établissement du reporting requiert un surplus de temps. On
a aussi vu précédemment qu’il existe des tâches quotidiennes dont les responsables devraient
accomplir même durant l’établissement du reporting.
Evidemment, l’état de synthèse mensuel est plus important pour pouvoir dégager un
résultat conduisant à la prise de décision. Etant donné qu’il existe plusieurs documents à
64
fournir et à regrouper, les comptables ont donc intérêt à finir au plus vite le reporting avant de
continuer à traiter les opérations habituelles.
Par conséquent, l’exécution de ces dernières doit attendre l’élaboration du reporting.
Mais dans d’autres cas, prenons par exemple les dossiers de banque comme les
rapprochements bancaires journaliers ou les factures fournisseurs qui doivent être traitées au
plus vite, les tâches se répartissent alors entre les comptables qui cependant ressentent
quelques difficultés dans l’accomplissement des tâches.
Nous avons également remarqué, que les agents sont toujours interpellés au beau milieu
de leur travail. Ce mode de travail constitue une gêne dans l’accomplissement de leur travail,
du fait que ce commandement permet de stopper à chaque fois le travail et la continuation des
travaux est coupée. Les agents ressentent aussi un lasse de devoir toujours se lever alors que
le travail n’est pas encore fini.
2.2-Non conformité des données
Les pièces comptables sont nécessaires pour le traitement des opérations comptables.
Elles représentent aussi un moyen de justification des opérations. Grâce à ces pièces, les
agents comptables peuvent élaborer respectivement le reporting.
Mais nous avons constaté qu’il y a des moments où ces pièces sont incomplètes, les
responsables ne complètent pas correctement les différents fiches comme ceux des chantiers,
c’est d’ailleurs un des problèmes d’exécution de tâche. Et ce problème a pourtant tendance à
être répétitif, au risque de léser le contrôle d’exactitude et de conformité des pièces avant les
enregistrements.
Evidement, le contrôle et le suivi des travaux au niveau des chantiers dépendent de ces
pièces du fait que ces pièces contiennent tous les éléments concernant les articles utilisés,
l’émetteur, les destinataires des documents. C’est pour cela qu’il est nécessaire que ces
documents comportent des éléments absolus. Mais arrivée au bureau, le contrôleur constate
des éléments manquants qui sont indispensables à la continuation des travaux de vérification.
De plus, cela engendre une perte de temps parce que le contrôleur devrait appeler auprès
du responsable l’élément manquant et dès fois, il ne reçoit pas de réponse tout de suite. La
réponse est quelquefois obtenue ultérieurement. D’où, l’accomplissement des tâches va être
reculé. Ce qui implique une perte de temps.
65
2.3-La perte de temps engendré par le non utilisation à fond du logiciel SAGE
Le logiciel SAGE est un logiciel moderne pouvant s’adapter à toute structure
d’organisation. Nous avons déjà observé que ce logiciel peut apporter divers modifications
aux méthodes de travail si nous l’exploitons autant.
Alors que chez VIMA, seul le service comptabilité utilise ce logiciel en employant le
SAGE COMPTABILITE. Les autres services, par contre utilise EXCEL pour leurs opérations
quotidiennes. Pendant notre stage, nous avons constaté que quelque soit l’opération à
effectuer, le service personnel, par exemple, opère sur EXCEL, même pour le cas de paiement
des salaires des employés ou pour l’enregistrement des avances sur salaire. Alors qu’il y a le
module SAGE PAIE qui concerne le mode de paiement des salaires et qui facilite ces tâches.
Là, il est très évident qu’il existe une perte de temps car il est plus rapide d’utiliser le SAGE
PAIE que le logiciel EXCEL. Par ailleurs, l’emploi de ce dernier est difficile car il existe des
formules. D’où la nécessité d’une très grande attention au moment de saisie des données.
Alors que pour le logiciel SAGE PAIE, tout se fait automatiquement. Il ne suffit que de saisir
une seule fois la liste des employés et le reste se fait logiquement.
2.4-Traitement comptable non terminé à temps
Les agents comptables sont inclus parmi ceux qui ont les plus nombreux et difficiles
tâches dans l’entreprise. Le découragement de ce personnel permet alors un manque de
volonté et de perspicacité venant de ces agents. Ce qui entraîne un retard de finition de travail.
Des fois, les tâches quotidiennes ne sont pas achevées considérablement et c’est lorsque l’on a
besoin de rapport ou de document que tout le monde se précipite.
L’élaboration du reporting consiste à formuler des formules et à comparer des chiffres
qui doivent être exactes pour ne pas modifier la pertinence de l’information. En effet, au
moment de l’établissement, les données de base sont déjà prêtes. Mais la reformulation, pour
que çà soit clair et déchiffrable demande du temps et de l’énergie mais surtout de la
concentration. Il s’agit ici de faire un rapport fiable concernant les activités du mois. Le
résultat obtenu de prendre des décisions concernant les activités du mois suivant. C’est pour
cela qu’à chaque fin du mois, les responsables consacrent à peu près deux jours pour
l’élaboration du reporting comptable.
Ce qui nous mène à dire que les autres tâches devraient donc attendre, sauf les tâches
plus faciles à achevées peuvent être accomplies en même temps comme les photocopies, les
66
impressions, les appels vers les chantiers. D’où, après l’établissement du reporting, le stress se
fait sentir car il est maintenant obliger de terminer les autres tâches.
S’ajoutant à cela, il existe aussi le circuit de document très long qui retarde
l’accomplissement des tâches. En effet, cette lenteur administrative est composée par les
étapes de circuit de documents précitées. Car, des fois, alors que le chemin des documents
doit passer par les différents services avant d’être reçus par l’agent comptable pour
enregistrement, ces documents restent plus longtemps au sein des autres services. Ce qui
attarde la comptabilisation et cause la non finition du traitement comptable. Ce qui entraîne
encore la précipitation dans l’établissement du reporting comptable. De plus, il y a aussi des
moments où les documents à traiter n’arrivent pas auprès du bureau en temps utile.
2.5-Manque de motivation du personnel
Cette démotivation est tout d’abord due à l’absence de sensibilisation et formation du
personnel. L’on constate que le chef hiérarchique n’a pas un véritable sens du leadership. Ce
dernier défini comme étant la manière de diriger et de coopérer avec le personnel. Le chef
hiérarchique ne consacre pas le moindre temps d’apprécier son équipe de leur bravoure ou des
travaux effectués. Il n’est jamais satisfait des méthodes de travail de son équipe alors que les
agents s’efforcent de bien travailler. Il demande toujours plus d’effort. De plus, il ne
communique pas véritablement avec eux afin de savoir réellement comment les convaincre à
mieux travailler. Alors que les employés font de leur mieux de répondre à ce besoin. C’est
aussi une des causes de démotivation du personnel parce que travaillant bien ou mal, ils
obtiendront toujours les mêmes critiques les mêmes insatisfactions. Par ailleurs, le chef les
interpelle pour des rapports d’activité ou les demandent à accomplir d’autres tâches. Là, les
agents ne peuvent pas accomplir leurs tâches librement et calmement parce qu’à chaque
instant, ils sont interpellés. Bien que cela est nécessaire et marque la collaboration entre les
deux parties, mais si cette interpellation se fait de temps en temps, ce sera difficile pour
chaque agent de terminer la tâche à temps.
Il y a ainsi tendance à ne pas déployer le maximum d’eux même car bon ou mauvais ce
sera toujours pareil. En conséquence, les travailleurs qui fournissent beaucoup plus d’efforts
par rapport à leurs collègues, font face à des problèmes de démotivation. De plus, les travaux
sont très durs même dans le temps où le personnel était complet.
67
2.6-Prise de décision en situation d’ignorance partielle
Cette conséquence est très logique par rapport à l’existence des données non fiables. La
fiabilité des informations est un élément nécessaire pour le bon déroulement des activités. Car
les informations constituent une clé primaire confiante, permettant de convaincre les
dirigeants à prendre des décisions sûres et certaines mais surtout précises pour pouvoir
diriger les activités. Or, dans l’analyse, il existe des données comptables incomplètes qui
peuvent nuire l’exactitude de ces informations et pare conséquent permettent de prendre des
décisions peu confiantes.
68
CHAPITRE II : RECOMMANDATIONS
VIMA Construction est une entreprise dont l’avenir est promoteur. En effet, nous
estimons donc qu’il est normal si nous essayons, tant soit peu, de rechercher des solutions aux
problèmes rencontrés dans le domaine de la comptabilité et de la gestion d’entreprise, en
apportant des suggestions et des propositions en vue d’améliorer le système de reporting
comptable.
Section 1 : Solutions proposées
Comme nous avons constaté des problèmes au niveau de l’élaboration du reporting
comptable et de la gestion de l’entreprise. Dans cette section, deux points essentiels seront
pris en compte.
1.1-Amélioration de l’organisation comptable de la société
Les processus suivis par le service comptabilité ont été remis en cause, il est alors
nécessaire de réorganiser la méthode de travail des agents comptables afin de faciliter et de
rendre rapide le traitement des données comptables.
1.1.1-Réorganisation des processus de traitement des informations au niveau du
service comptabilité
a)Raccourcissement du circuit des documents
Les documents poursuivent un très long chemin avant d’être comptabilisés. Comme
nous avons rencontrés dans le point faible, il existe des circuits inutiles. D’où la nécessité
d’un nouveau circuit des documents. Ces circuits inutiles engendrent des retards face à la
pression de travail que les agents devront vivre. C’est pour cela qu’il est nécessaire de
raccourcir ce circuit afin qu’il n’y ait plus perte de temps.
Voici un circuit raccourci des facturations des achats.
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Tableau n°6 : Circuit raccourci des documents
Intervenants Tâches
VIMA SERV Réception (siège VIC)
Responsable approvisionnement
Contrôleur de gestion
DAF Service comptabilité
Observations
-Etablissement de la facture (FA) -Envoi FA au VIC
1-FA original 1-copie FA FA : facture
-Réception et enregistrement courrier entrant -Signe le double de FA pour accusé de réception -Retourne du double de FA signé au VIS
-Vérification de la facture // BL (natures et quantités) -attache BL correspondant à la FA concernée
1-FA original 1 ou (+) – BL BL : bon de livraison
-Vérification de la facture // au prix 0 -Envoi la FA auprès de DAF pour « bon à comptabiliser »
1-FA original 1 ou (+) – BL
-Validation et signature pour le Bon à comptabiliser
1-FA original 1 ou (+) – BL
-Comptabilisation de la facture -Mis à jour de plan de trésorerie pour le paiement futur -Classement de la facture
1-FA original 1 ou (+) – BL
FA
FA
FA
FA
FA
FA
FA
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Ainsi par rapport au circuit initial, c'est-à-dire le circuit actuellement en vigueur au sein
de la société, l’on constate un allègement dans les étapes. En effet, il n’y a plus de va et viens
des documents dans le service comptabilité. Les documents n’arrivent au service comptabilité
que pour être enregistrés. Les documents circulent alors plus rapidement et ce
raccourcissement n’alourdit plus les tâches du comptable entre autre. De plus les factures
suivent un chemin où chaque responsable prend part et les agents se doit d’accomplir leur
responsabilité vis-à-vis de ce circuit.
b) Description explicite des postes des responsables comptables et financiers
Le problème de confusions de tâches est ici pris en compte. Pour que chaque agent
exécute respectivement la tâche afférente à son poste, il faudrait d’abord connaître réellement
le poste existant. Les rôles et responsabilités de chaque intervenant dans la gestion financière
et comptable seront donc spécifiés. Par ailleurs, les relations hiérarchiques et fonctionnelles
de la VIMA Construction avec les structures impliquées dans la gestion financière et
comptable seront définies.
c) Mis à jour du manuel de procédure
Le manuel de procédures comptable et financière met à la disposition des agents et
usagers, un instrument de travail en vue d’améliorer leurs conditions de travail et de service.
Le document va permettre également une meilleure lecture des textes pour comprendre les
méandres du système. D’ailleurs, le manuel de procédure contient tous les postes occupés et
les tâches de chaque responsable correspondant. Or au fur et à mesure que le temps passe, il
existe des changements concernant le marché ou l’effectif du personnel, c’est pour cela qu’il
est nécessaire d’évaluer et de réviser le manuel périodiquement selon les circonstances et les
évolutions du contexte au sein de l’entreprise.
Le changement du manuel de procédure est cohérent avec le changement du circuit de
documents. Ainsi, le nouveau circuit raccourci des facturations achat accède au changement
du manuel de procédures. De plus, la description explicite des postes aussi est similaire à ce
changement car si les différentes postes sont bien définies, les tâches sont alors plus claires à
accomplir. Ça revient à dire que cela mérite un changement du manuel de procédures.
d) Organisation des réunions pour rapport d’activités
Cela est proposé afin que chaque agent puisse terminer son œuvre avant d’être toujours
interpellé. Le chef doit programmer des réunions de rapport d’activités quotidiennes et ne
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devrait pas interpeller les agents au cours de leur travail parce que cela représente une gêne
pour eux. Cela sous entend que chaque jour, le chef hiérarchique doit consacrer en fin de
journée une heure pour pouvoir demander chaque agent des informations dont il a besoin.
Cela ne veut pas dire qu’il est interdit d’interpeller les agents, mais cela aide à diminuer
l’obligation de se lever tout le temps et de faire le va et viens sans pouvoir terminer la tâche
principal.
1.1.2-Réorganisation de la collecte et de la saisie des informations
La collecte des informations utilisée en comptabilité est faite par l’enregistrement dans le
compte de VIMA Construction. Les différentes opérations doivent être enregistrées à partir
des pièces justificatives justifiant évidement l’existence de ces opérations.
Au niveau de saisie des informations, un système informatisé d’enregistrement des
opérations a été mis en place pour faciliter le traitement des informations comptables
recueillies. L’enregistrement ou la saisie de ces informations comptables doit se reposer sur
des règles précises parce que tout enregistrement comptable précise l’origine, le contenu et
l’imputation de chaque donné ainsi que les références de la pièce justificative qui l’appuie.
Pour pouvoir respecter les conditions requises par une bonne collecte et une saisie
adéquate des informations au sein de VIMA Construction, l’utilisation des moyens matériels
adéquats est recommandée.
a)Recherche de fiabilité des données de bases
Les données de bases viennent des chantiers. C’est à partir des informations venant des
chantiers que tous les opérations au bureau s’expliquent. Alors que la communication se fait
encore à distance. L’évolution de la technologie nous a permis de bénéficier du système de
communication appelé « E-MAIL ». Bien entendu, les agents de bureau bénéficie déjà de
l’utilisation de ce nouvel outil de communication mais ce qui est à proposer c’est l’utilisation
du magasinier de chantier de ce moyen car toue information n’est fiable que par écrit.
Cependant, il existe déjà des fiches comportant les éléments nécessaires mais cela peut
comporter des ratures ou peuvent être floues ou imprécises. L’utilisation de l’E-MAIL est
donc important car son utilisation constitue une large possibilité de réflexion tant au niveau de
l’émetteur avant d’écrire qu’au niveau du récepteur pour lire et analyser les informations. Par
ailleurs, il ne nécessite pas un déplacement des agents de chantiers pour aller au bureau afin
d’apporter les fiches. Ainsi, les fiches seront utilisées comme moyen de preuve et de
justification.
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b) La saisie des informations
Nous avons connu auprès des problèmes rencontrés une double opération amenant au
même résultat. L’un auprès du service approvisionnement et l’autre auprès du service
comptabilité. Nous avons donc conclu que cela engendre une perte de temps et d’énergie au
niveau de l’un des services. Cela nous mène à dire que la saisie des pièces ne doit être fait que
par un seul agent bien définie et pour cela nous proposons que ce soit le responsable de
l’approvisionnement qui se charge des saisies des RF et des DA et c’est au tour de l’agent
comptable de saisir les CI.
La saisie des RF et des DA doit être fait par le responsable de l’approvisionnement parce
que c’est lui qui est chargé d’aider et faciliter la tâche des conducteurs de travaux. Il se charge
également de la recherche et sélection des fournisseurs. C’est au niveau de ce service aussi
qu’il y a négociation de prix. Comme le responsable collabore étroitement avec les
conducteurs de travaux, il connaît parfaitement donc les matériaux à commander. D’ailleurs,
c’est le responsable qui conçoit les Bons de Commandes. Cela nous incite à dire qu’il est
nécessaire que c’est cet agent du service approvisionnement qui saisi les RF et DA. C’est
après qu’il devrait envoyer le fichier comportant les RF et DA auprès du contrôleur qui n’a
pour rôle que vérifier ces données par rapport aux fiches obtenues.
C’est après que le contrôleur devrait saisir les CI pour savoir la correspondance des DA par
rapport au CI. Ainsi, nous pouvons trouver une bonne organisation de travail.
1.1.3-Renforcement des ressources humaines au niveau des effectifs et des
formations
Un moyen d’améliorer le niveau de qualification des employés est de promouvoir la
formation et l’acquisition de compétence. Le fait que les employés travaillent déjà de longues
heures donne à penser que l’accent devrait être mis sur la formation en cours d’emploi.
a)Raviver la motivation du personnel
L’objectif ici est de renverser la vapeur, du non motivation au ré motivation du
personnel. Il faut donc raviver la motivation du personnel pour qu’un poste fournisse les
meilleures possibilités de performance. Et pour qu’il puisse être supervisé efficacement, il
faut que le titulaire t son supérieur soient à même de comprendre ce que requiert le poste, et
ce qu’il requiert, c’est un ensemble de finalités majeures et spécifiques. Ainsi, la finalité
définit le quoi d’un poste, et non pas comment accomplir quelque chose. C’est donc cette
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coopération entre le chef hiérarchique et l’agent exécutif que nous voulons développer pour la
VIMA Construction.
Raviver la motivation du personnel consiste donc ici tout d’abord à la connaissance de
chaque partie des besoins de chacun. Pour le chef hiérarchique, par exemple, il a besoin que
les subordonnés suivent leurs ordres et travaillent bien. Tandis que pour les agents exécutifs,
leurs besoins consistent à ce que leur chef puisse apprécier leur travail et qu’il y ait
communication entre aux.
b)Organisation de formation interne et externe
Les cibles de ces formations sont tout le personnel ainsi que les différents chefs
hiérarchiques. Evidement, chaque agent collabore à l’atteinte de l’objectif prévu qu’il soit
employé ou chef.
La formation du personnel a pour objet d’élargir la connaissance de chacun concernant
le domaine d’activité de l’entreprise et d’élargir la connaissance de chacun afin que le travail
fournit soit rentable pour la société. Tandis que la formation des chefs hiérarchiques consiste
au système de management et de leadership pour qu’il y ait corrélation entre leur méthode de
direction et la méthode de travail de leurs subordonnés respectifs.
1.1.4-Renforcement de la méthode apportée par la Nouvelle Technique de
l’Information et de la Communication.
Une entreprise moderne ne peut plus se permettre de ne pas profiter des avantages
offerts par cette nouvelle technique. C’est pourquoi, nous recommandons vivement que la
VIMA Construction dispose encore plus de la connexion à Internet et Intranet. Ceci afin de
faciliter ses relations avec le monde en général d’une part et les chantiers d’autres part.
Ce renforcement de la méthode NTIC ne peut être laissé à la traîne dans un monde où
tout va de plus en plus vite. Bref, les nouvelles technologies de l’information et de la
communication sont indispensables pour améliorer le rendement et la rapidité d’exécution et
de transfert des données entre l’agence et ses divers correspondants.
De plus, nous avons constaté que le logiciel SAGE n’était pas exploité à fond, c’est
pour cela que nous proposons l’utilisation des logiciels SAGE PAIE, SAGE GESTION
COMMERCIAL et SAGE MOYEN DE PAIEMENT.
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Le logiciel SAGE PAIE est un logiciel contenant des méthodes permettant le paiement
des salaires rapide et facile sans enduire en erreur. Dans ce logiciel, il suffit de saisir une seul
fois les noms des employés et le reste se fait automatiquement.
Le logiciel GESTION COMMERCIAL, est spécifié pour les activités commerciales
de l’entreprise, c'est-à-dire ce logiciel est utiliser pour améliorer la gestion des fournisseurs et
des clients.
Le logiciel MOYEN DE PAIEMENT permet de gérer le mode de paiement des
fournisseurs afin que cela s’automatise.
Section 2 : Solutions retenues et Impacts de ces solutions
Par rapport aux solutions proposées, il est nécessaire de retenir quelques solutions
applicables au sein de la société. La valeur d’une entreprise est fonction de la fiabilité des
informations comptables qui se trouvent dans les états financiers, les quels sont, dans le cas
étudié, mensuels. Ces informations ne seront rapides et fiables qu’après la réorganisation de
travail, la gestion de l’information comptable et financière ainsi que l’amélioration du
système d’information.
2.1-Mis à jour du manuel de procédures
Le manuel de procédure est définit comme étant un document qui récapitule
progressivement l’ensemble des processus de gestion et de traitement des tâches dans une
entreprise. Son contenu va en toute évidence varier en fonction de la complexité des activités
de l’entreprise. C’est ainsi que le manuel de procédures vient améliorer la qualité du système
d’information comptable et financière. La mis à jour du manuel de procédures inclue la
réorganisation de travail car pour la société, il comprend les circuits des différents documents.
La mise à jour permet alors, une réorganisation des circuits des documents impliquant la
rapidité d’exécution des tâches et d’exploitation des données.
2.2- Gestion de l’information comptable et financière
La qualité et l’instant de prise de décision sont des variables importantes dans la
recherche de l’efficacité et de l’efficience. La gestion de l’information comptable et financière
appui la réorganisation de travail. Pour survivre, une entreprise doit disposer d’un ensemble
d’informations suffisantes c'est-à-dire disponibles, pertinente, fiable, précise et récente.
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En plus de cela, la société doit aussi disposer d’un personnel compétent permettant de
travailler dans des conditions pouvant recueillir les informations de qualités. Il est question
ici, d’effectif de personnel correspondant aux tâches attribuées au service comptable de la
société.
Par ailleurs, la pérennité et la rentabilité de l’activité sont des facteurs préoccupant les
parties prenantes de l’entreprise et certains utilisateurs externes. Dans ce cas, il est très
important de programmer des formations de chaque partie prenante afin d’être encore plus
performante dans toutes les activités.
2.3-Amélioration du système d’information
Le système d’information comptable et financier (SICF) est un ensemble de méthodes,
moyens, techniques et organisationnels qui permet aux agents de l’entreprise de collecter,
traiter, stocker et diffuser l’information. Ce système d’information un puissant outil de gestion
pour les organisations. Le système d’information doit avoir la capacité de donner des
éléments indispensable à la prise de décision.
L’organisation de la comptabilité tenue au moyen de système informatisé, comme le
cas de VIMA Construction, implique le renforcement de la méthode apportée par la NTIC.
Cette méthode doit être renforcée et exploitée à fond dans le même but d’avoir accès à des
moyens de vérification, de documentation et d’exécution des traitements rapide ; en vue, de
faciliter toutes les activités.
2.4-Avantages des solutions retenues
2.4.1-Accélération de l’accomplissement des tâches
Les diverses solutions proposées ont pour objectif principal, l’accélération de
l’accomplissement des tâches. En effet, si ces différentes réorganisations tant au niveau du
service comptabilité qu’aux autres services sont appliquées et mises en place, cela ne ferait
qu’améliorer le mode de travail et rendrait facile l’exécution des travaux.
2.4.2-Méthode de travail bien organisée
En effet, ces propositions impliquent une amélioration des méthodes de travail de
chaque agent. Nous savons très bien que les formations du personnel permettent un
changement de comportement tant auprès des agents exécutifs qu’auprès des chefs
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hiérarchiques. Le raccourcissement des circuits de document permet aussi une diminution des
tâches et ainsi une ouverture à un travail d’équipe encore plus fiable et plus pertinent.
2.4.3-Information comptable de qualité
Les solutions recommandées concernant la collecte d’information nous permet d’obtenir
une information comptable de qualité. Ce qui sous-entend le respect de certains critères. Et
ces critères sont la clé d’efficacité de l’information. Ces critères sont décrits ci-dessous :
-Pertinence : les informations pertinentes influencent les utilisateurs dans leurs décisions
économiques en les aidants à évaluer les évènements passés, présents et futurs. Les
évaluations passées peuvent être confirmées ou corriger par ces informations. La pertinence
d’une information est affectée par sa nature et son importance relative.
- Comparabilité : l’information doit être présentée de manière cohérente dans le temps et
entre les entreprises pour permettre aux utilisateurs de faire des comparaisons significatives.
-Fiabilité : une information fiable est exempte d’erreurs et de préjugés significatifs.
-Sincérité et régularité : la comptabilité doit être conforme aux règles et procédures en
vigueur et qui sont appliquées avec sincérité afin de traduire la connaissance que les
responsables de l’établissement des comptes ont la réalité et de l’importance relative des
évènements enregistrés. La sincérité est la loyauté et la bonne fois dans l’établissement des
comptes.
Les qualités de sincérité et de régularité sont nécessaires et primordiales pour obtenir
l’objectif d’image fidèle.
-Clarté : l’information doit être facilement compréhensible par les utilisateurs ayant des bases
en gestion, en économie et en comptabilité. En fait, l’information doit être claire pour un
public averti et ne doit pas s’adresser aux seuls spécialistes.
-Rapidité : l’absence de rapidité n’altère pas la fidélité de l’image fidèle, mai son utilité et sa
pertinence.
-Coût raisonnable : les avantages découlant de l’information doivent excéder les coûts liés à
sa fourniture. Néanmoins, l’écart entre ces deux facteurs doit être raisonnable.
-En monnaie nationale : évidement la monnaie utilisée dans toutes les informations doit être
la monnaie locale, c'est-à-dire l’ « Ariary ».
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2.4.4-Circuit d’information raccourcis
Les circuits d’information entre l’unité comptable, les responsables exécutifs, les
organes de contrôle et de décision seront raccourcis. Par ailleurs, la communication des
informations sera rapide et les informations contenues dans les rapports de différentes
directions et les états financiers de VIMA Construction concorderont.
2.4.5-Meilleure capacité de prise de décisions
Un bon système d’information comptable donnera un aperçu ponctuel, fidèle et sincère
de l’organisation de la société. Il permettra d’avoir des informations ou données fiables
nécessaires à la planification à long terme.
Face à cette efficacité des informations, vu l’utilisation des informations de qualité, il
sera facile de prendre une décision. Nous savons très bien que toutes les opérations de
l’entreprise s’appui sur cette prise de décision. Et l’atteinte des objectifs dépend lourdement
de cela.
2.4.6-Des données plus exactes
Avec une l’amélioration de système de contrôle, non seulement l’accès aux données
sera plus aisé mais, en outre, l’information sera plus exacte. L’exactitude des données est une
des très importantes nécessités pour pouvoir obtenir un résultat fiable concordant à une prise
de décision fiable.
2.4.7-Manuel de procédure comptable mis à jour
Le manuel de procédures comptables et financières sera mis à jour et adopté par la
Direction. Un nouveau système de communication fonctionnel sera établi au sein su siège et
des chantiers pour l’application du manuel mis à jour.
L’approche participative est privilégiée avec une utilisation du personnel de la société
dans la réflexion et la mise à jour des supports. Pour une bonne compréhension et une bonne
application du manuel, les acteurs impliqués dans le processus participeront à la mis à jour du
manuel.
2.5-Calendrier d’application des propositions
Pour être efficiente dans son domaine, la société doit essayer de remédier les
problèmes auxquels elle fait face. Et pour aboutir à cela, il est nécessaire de voir les
propositions de solutions mais surtout de les exécuter. Les solutions proposées pourront
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apporter des atouts pour la société tant sur la gestion des informations et du personnel que sur
l’établissement du reporting. Il est maintenant temps de savoir quel moment sera propice pour
appliquer ces changements puisque ces conseils devront être appliqués pendant des moments
convenables et non à n’importe quel moment. Le calendrier d’application, comme son nom
l’indique, est un calendrier permettant de faciliter l’exécution des propositions. Il comporte
les dates adéquates à chaque proposition de solution. Ces dates constituent une meilleure
organisation des propositions afin de connaître quel solution doit être appliqué en premier et
ainsi de suite.
Le calendrier d’application suivant est alors conseillé pour pouvoir mettre en évidence
les solutions retenues.
Tableau n°7 : Calendrier d’application
Dates d’exécution Solutions Conséquences de l’application
des solutions
Janvier 2012
Mis à jour du manuel de procédure
incluant le raccourcissement des
circuits des divers documents dans
la société
-Organisation de travail bien
aménagée ;
-accélération de la production des
états financiers
Janvier 2012
Recrutement et formation du
personnel
-Collaboration entre personnel et
chef améliorée ;
-Effectif de personnel bien adapté
au nombre de tâches à effectuer ;
-respect des obligations en termes
de tenue de la comptabilité.
Février 2012
Renforcement de la méthode
apportée par la NTIC
Mode de travail développé et
rapidité d’exécution des tâches
Il est très important que l’exécution de ces propositions se fait en début de l’année,
parce que cela implique beaucoup les modes et méthodes de travail ….pendant toute l’année.
79
Ce qui est le plus important tout d’abord, c’est de mettre à jour le manuel de procédure
puisque nous savons que c’est le manuel qui contient tous les tâches attribuées aux postes
respectifs. La mise à jour du manuel permettra alors de vivre un nouvel air car cela incite tous
les agents de la société à être conscient de leurs responsabilités. C’est pour cela que chaque
personne ressource de VIMA Construction est demandée à prendre part dans la mise à jour
des supports. Par conséquent, tout le monde est satisfait de leur attribution. En cette mise à
jour se repose toutes les autres propositions comme l’organisation de la saisie des
informations, des méthodes de travail, de la collecte des données de base, de la description
explicite des postes. Ce qui entraîne réorganisation de la gestion de l’entreprise elle-même.
En même temps, les formations doivent être programmées pour pouvoir encore obtenir
un personnel fort et compétent en la matière. La formation permet une renaissance des savoirs
être, des savoirs faire mais aussi un élargissement des connaissances pour pouvoir être encore
plus professionnel dans l’exécution des tâches. Nous avons aperçu la démotivation du
personnel et les formations l’incitent à être motivé car il acquière de nouvelles méthodes de
travail. Il ne s’agit pas tout simplement de formation du personnel, mais les chefs
hiérarchiques ont aussi besoin de ces formations qu’eux. D’où il devrait avoir des formations
pour les chefs afin qu’ils puissent diriger son équipe pour être plus efficient. Et c’est après
que les deux parties devraient assister à une formation concernant la société pour qu’il y ait
compréhension entre eux, et que la collaboration sera solide.
Par la suite, il est nécessaire de renforcer la méthode apportée par la NTIC. Bien que la
société profite déjà de l’utilisation d’un si haut technologie comme la NTIC, elle devrait
encore étendre cette utilisation car il y a des agents qui n’en bénéficient pas encore. Comme
ceux des chantiers, les magasiniers de chantiers doivent utiliser cette technologie pour qu’ils
puissent transmettre les fichiers par courrier électronique. En plus, la méthode apportée par la
NTIC permet d’élargir la connaissance car elle contient une nouvelle compréhension de la
gestion de l’entreprise aidant chaque agent à apporter le meilleur d’eux même. Cela pourrait
faciliter l’accomplissement des tâches.
2.6-Evaluation du résultat.
Il est important de savoir que les solutions proposées ont chacune leur propre valeur
face à la performance du système de reporting comptable. En évaluant le résultat obtenu après
avoir appliqué ces différentes propositions, nous pouvons constater que ces solutions pourront
apporter des changements au niveau de la gestion de l’entreprise.
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Les résultats obtenus sera bénéfique tant pour chaque agent de l’entreprise que pour
les activités à venir. Les résultats obtenus se situent en deux niveaux économiques et
financiers.
2.6.1-Résultats financiers
Il ne faut pas négliger l’importance des résultats financiers issus d’une bonne gestion
des ressources et emplois de l’entreprise. Evidemment la clé de cette bonne gestion est la
connaissance de ces éléments financiers qui constituent le rapport financier qui est le vif de
notre sujet depuis le début.
Sur le plan financier, chaque chantier représente un chiffre d’affaires très important de
la société. L’amélioration du système comptable incluant le système de reporting comptable
participera à l’augmentation des résultats financiers. En plus, les solutions retenues à propos
de la technologie au niveau des chantiers permettra une efficiente collaboration et ainsi un
bon résultat financier.
La capacité financière de la société favorise les investissements tant au niveau de la
société qu’au niveau national. Aussi, ces investissements de fonds permettent une
diversification des activités de la société et apporteront des résultats efficients pour l’avenir de
la société.
2.6.2-Résultats sociaux
Grâce aux activités de l’entreprise, l’apport social constitue un facteur très développé.
En effet, les recrutements de personnel de chantiers se fait fréquemment pour étoffer le
personnel. Cette situation contribue à la diminution des taux de chômage à Madagascar même
partiellement.
En outre, l’embauche des stagiaires au niveau de chaque service permet aux étudiants
dans l’univers de l’entreprise afin qu’ils aient non seulement l’expérience mais aussi la
maturité nécessaire pour devenir un vrai employé.
Conclusion du deuxième chapitre
Les solutions proposées apportent des modifications au sein de la société. Ces
modifications peuvent être avantageuses pour l’entreprise si elle essaye de les appliquer.
L’application de ces solutions permet aussi d’installer un nouveau mode de vie pour chaque
agent de la société mais permettant une forte collaboration entre eux.
81
Les problèmes rencontrés permettent de dégager des leçons et d’en établir ainsi des
solutions. Il reste à appliquer ces solutions pour pouvoir améliorer le système de gestion. En
effet, pour pouvoir améliorer un système, il faut que ce dernier soit d’abord stable car essayer
de d’améliorer un système instable est une démarche vouée à l’échec, elle ne peut apporter
que des pertes de temps et d’argent. C’est dans cette perspective que les solutions exposées ci-
dessus sont proposées à VIMA Construction pour qu’elles puissent apporter par la suite des
changements positifs.
82
CONCLUSION
L’objectif de ce mémoire est d’essayer d’apporter une amélioration pour le système de
reporting comptable de la société VIMA Construction. Mais avant tout, il s’avère nécessaire
de savoir concrètement le fonctionnement du service comptabilité de la société. Ce mémoire
s’efforçait de détecter et d’identifier les défaillances possibles dans l’élaboration du reporting
comptable.
Avant tout, le stage, effectué au sein du service comptabilité de la société VIMA
Construction, a permis de voir de près et de constater l’utilité des connaissances acquises
auprès de l’Université d’Antananarivo durant les quatre années d’études. Ces connaissances
étant théoriques, il est très important de les compléter par un stage pratique pour pouvoir
améliorer les compétences et acquérir de nouvelles expériences. Cela a facilité la prise de
conscience sur importance des pratiques au niveau des sociétés et de la dépendance des
connaissances théoriques aux pratiques professionnelles. Le thème concernant le système
comptable, plus précisément relatif au reporting comptable, a donné l’occasion d’élargir la
connaissance sur la comptabilité et sur les outils de gestion nécessaires, au vue de l’utilisation
des divers moyens de documentation pour pouvoir l’élaborer. Autant, il permet d’avoir une
bonne connaissance du système comptable et de bien cerner les multiples problèmes dans la
gestion de l’entreprise.
Mais cette analyse ne pouvait s’avancer sans la connaissance de l’entreprise où elle a
été pratiquée. Il est donc important d’appréhender l’entreprise dans son environnement. C’est
dans cette optique que dans la première partie de cet ouvrage, figure la présentation de la
société VIMA Construction et son environnement. Aussi connaitre l’historique,
l’organisation et la structure de la société était fondamental pour mener à terme cette étude.
De plus, il retrace les différentes tâches et missions attribuées à chaque poste existant dans
l’entreprise. Il a été vu que la société intervient dans deux principaux secteurs d’activité. Elle
participe dans le domaine du bâtiment et dans celui du génie civil. Aussi, avoir une aperçue de
la théorie générale sur le système comptable a été fondamental en abordant la définition, les
différents types de système comptable ainsi que les principes fondamentaux, à partir de les
quels, les opérations comptables se basent. Elle parle aussi du reporting comptable et des
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conventions comptables de base. Il a été présenté que le système comptable adopté par la
société est le système informatisé avec l’utilisation du logiciel SAGE Comptabilité. Ce
système permet la rapidité des traitements des opérations comptables. Par ailleurs, il fallait
accéder à la connaissance des différents éléments constituants l’élaboration des états
financiers. L’élaboration du reporting comptable nécessite la connaissance de ces états
financiers. Comme les théories constituent, en général, des procédures à suivre toute
organisation, la présentation de celle-ci et de ces procédures est très importante. Ce passage
est donc nécessaire parce que par rapport à cette situation, l’analyse des forces et faiblesses du
reporting comptable de la société a été engagée. Il en est de même pour les recommandations.
Dans la deuxième partie, il a été présenté la pratique de la société dans les étapes
d’élaboration du reporting comptable. Il a montré les méthodes de traitement des opérations
comptables. Pour cela les documents de base sont nécessaires. Cette partie a défini les
différentes pièces à fournir ainsi que les responsables qui devaient traiter ces documents.
Aussi les circuits suivis par chaque pièce avant d’être finalement enregistrés ont été
présentés. Il y a trois différents types de document à traiter tel les pièces venant des
fournisseurs, les journaux de caisse et les différentes pièces venant des banques. Ces pièces
ont subis toutes les vérifications avant d’être enregistrer et classer. La classification se fait
chronologiquement. C’est dans cette partie aussi, qu’il a été mentionné les différents budgets
comparés par rapport aux réalisations. L’élaboration du budget est très important afin de
connaître les limites installées tant sur le plan matériels et matériaux que sur le fond
nécessaire pour l’avancement des travaux. C’est à partir des budgets que les responsables
peuvent gérer les coûts encourus par la société. Dans cette partie se trouve les méthodes
d’évaluation des chantiers. Comme ce mémoire se concentre surtout sur le reporting
comptable, cette partie retrace les différentes opérations aboutissant à l’obtention d’un
rapport. Il existe l’élaboration du compte de résultat mensualisé, qui relate l’obtention du
résultat net du mois étudié. Le but de cet ouvrage est de connaître les failles, existant au
niveau du service comptable, pouvant nuire la performance de l’élaboration du reporting
comptable. C’est dans cette optique que les réalités ont été mises en face des théories, règles
et procédures afin de dégager les forces et faiblesses de la société.
La troisième partie évoque une analyse des forces et faiblesses rencontrées au sein de
la société. Pour cela, des discussions ont été faites à propos des portées de ces atouts pour la
gestion de la société mais aussi des impacts des faiblesses sur le reporting comptable. En
84
résumé, les forces permettent aux responsables de l’entreprise la facilité de communication et
la rapidité de l’exécution des tâches. En général, ces atouts améliorent les conditions de vie de
la société. Ils permettent à chaque partie prenante de bénéficier de moyens de communication
modernes diminuant le risque de perte de temps. Les faiblesses, quant à elles, constituent un
blocage dans le développement des activités. Comme l’insuffisance de personnel entraîne le
non amplification des activités parce qu’en ce moment, les tâches de chaque employé sont
déjà nombreuses. Cela constitue un des problèmes rencontrés, mais en fait, il en existe
plusieurs. En effet, les problèmes ci-après ont été identifiés au cours de l’intervention.
Problèmes d’ordre organisationnel : les problèmes reposent surtout sur le non respect
de la technique de non séparation des fonctions. Il s’agit d’une absence de contrôle
réciproque entre les agents par la séparation des tâches. Mais aussi, ils reposent sur le mal
organisation des méthodes de travail.
Problèmes d’ordre comptable : ce sont les problèmes liés à l’organisation et à la
procédure comptable. L’organisation se défaille au niveau du circuit des documents ainsi
qu’au niveau des informations pour la prise de décision.
Après analyse approfondie de ces problèmes, une étude des impacts des points faibles
au niveau des procédures comptables a été entreprise. Les résultats de ces études et analyses
ont amenés à recommander la direction de la comptabilité ainsi que les autres directions de
mettre à jour les procédures comptables et surtout du manuel de procédures de la société et
d’adopter des nouvelles procédures afin que chaque agent puisse connaître réellement ses
tâches.
Pour ce qui est du problème organisationnel, les recommandations auprès du dirigeant
sont de réorganiser les méthodes de travail en décrivant clairement les tâches attribuées à
chaque agent, puis d’essayer de raccourcir le circuit de document afin de rendre rapide
l’exploitation des données. Ainsi, cela ne créerait plus des retards au niveau de l’exécution
des tâches. Ensuite de songer à la décentralisation des responsabilités de tout un chacun afin
que chaque responsable puisse participer efficacement à la définition des objectifs. Le
problème de confusion de tâches est ici remis en cause. De plus, la dispose d’un moyen de
traitement des données très efficace mais il n’est pas exploiter à fond. Il s’agit ici du logiciel
SAGE. Avec les divers modules que propose ce logiciel, les autres services ne s’en servent
pas pour leurs opérations. Alors que le service ressources humaines devrait se servir des
85
autres modules comme SAGE PAIE, SAGE MOYEN DE PAIEMENT. A part cela, il est
aussi recommandé de programmer des formations pour l’élargissement des connaissances du
personnel afin qu’il puisse améliorer ses méthodes de travail dans le but toujours d’atteindre
les objectifs fixés.
Quant au problème d’ordre comptable, il a été clair que le circuit des documents est
très long, ce qui retarde l’élaboration du reporting comptable. L’élaboration de ce dernier
nécessite l’obtention des documents et des pièces comptables en temps utile et complets.
Alors que dans le cas de VIMA Construction, il existe parfois des pièces comptables
incomplètes. Il est incontestable que la société pourrait avoir tous les moyens pour acquérir
divers matériels utiles pour le bon fonctionnement de l’entreprise, mais malgré l’existence de
ces derniers, ils serviraient à quoi si le personnel n’est pas là pour les commander. Autrement
dit, plus que tous les autres besoins et problèmes de la société cités précédemment, il est
primordial de résoudre le grand obstacle de l’insuffisance de l’effectif de personnel. Comme il
a été cité ci-dessus, le manque de personnel peut créer d’autres problèmes au niveau de
l’extension des activités. Ce problème ne peut être tolérable parce que son existence gêne le
développement de la société. Si des responsabilités lesquelles devraient être accomplies par
plusieurs personnes ne sont confiées qu’à une seule personne, il serait quasiment impossible
de parvenir à une fin et à un résultat fructueux. La personne pourrait être compétente et
équivalente, mais elle n’aurait pas assez de temps nécessaires pour accomplir les diverses
responsabilités confiées à elle. La solution est donc de multiplier le nombre d’agents afin de
satisfaire les besoins en moyens humains du service.
Après les divers recommandations, un calendrier d’application des solutions a été
conçu pour rendre plus facile l’exécution de ces recommandations. Les recherches qui ont été
effectuées n’auront la moindre importance que si elles soient mises en pratique. Les
propositions qui ont été avancées pourraient bien servir à quelque chose si au moins l’une
d’entre elle pourra se concrétiser pour la bonne marche et le devenir de la société. Parce que si
l’une d’entre serait effectuée, elle aura une conséquence positive et directe sur l’élaboration
du reporting. Ce sont les conclusions obtenues à partir de ce rapport que les dirigeants
peuvent prendre des décisions et de décider du devenir de la société. Si le reporting est bien
établi, alors les données sont fiables, ce qui implique une capacité de prise de décision fiable.
D’après cette analyse, il implique de résumer que la qualité de décisions de gestion est
conditionnée par celle du reporting comptable.
86
Ce qui reste à espérer, c’est que ces quelques recommandations permettraient aux
dirigeants d’améliorer leur gestion. Et il est fortement conseillé d’essayer d’exploiter, dans le
bon sens du terme, les suggestions, parce qu’elles pourraient bien être utiles. Il est souhaitable
que ces propositions puissent prendre leur part sur le devenir de l’entreprise. Par ailleurs,
d’autres voies de recherche restent encore à ouvrir. Il existe toujours d’autres points qui
peuvent être étudiés telles : « l’utilisation d’un nouveau logiciel » ou « la stratégie marketing
et commercial de la société » ou enfin « la gestion de la trésorerie ». Il est grand temps que la
société soit prête à affronter le monde incluant les concurrents, le contexte actuel à propos de
la crise politique, l’économie mondiale. C’est pour cela qu’il faut se munir des compétences
nécessaires mais surtout d’améliorer la performance. Cela n’est possible que si la société se
décide de foncer sur une révision générale dans tous les domaines.
En conclusion, nous pouvons affirmer notre hypothèse que la qualité de gestion de
l’entreprise dépend de celle de son reporting comptable. Et ce dernier, au niveau de VIMA
Construction nécessite une amélioration compte tenu des solutions.
VI
BIBLIOGRAPHIE
Ouvrages généraux
-PCG 2005 ; « METHODES DE COMPTABILISATION ET D’EVALUATION »
-JACQUES BRAVARD ; « L’évaluation des entreprises » ; édition 1986
-FRANCIS ROUSSE : « Normalisation comptable » (Principe et pratique) Ministère de la Coopération et du développement 1990
-BERNARD COLAS ; « Comptabilité Générale » ; Economica, 1990
-PETER F.DRUCKER ; « Les entrepreneurs » ; édition 1985
- Lexique GE Pilote-Site de l’Etat de Genève
Webographie
-www.gestiondesarts.com ; « Etats Financiers »
-www.over-blog.com ; « Rapports d’activité financière »
-www.perpormancezoom.com ; « indicateurs de performance »
-www.comptabilite.generale.com ; «Définition de la comptabilité »
-www.comptabilite.be ; « Définition de la comptabilité »
-www.blogsdes metiers.com ; « Fonctions d’un comptable »
Documents
-cours de management : Madame le professeur Andrianaly Saholy
-Manuel de procédures de VIMA Construction
VII
ANNEXES
VIII
LISTE DES ANNEXES
ANNEXE I : Demande d’Approvisionnement originale
ANNEXE II : Facture Venant de VIMA SERV
ANNEXE III : Réception Fournisseur
ANNEXE IV : Budget des investissements et amortissements
ANNEXE V : Budget des effectifs
ANNEXE VI : Consommation Interne
IX
ANNEXE I : Demande d’Approvisionnement originale
N° 02001
DEMANDE D’APPROVISIONNEMENT Date : ......... / ........ / ........
CHANTIER / SERVICE......................................................... DAP N° :
Désignation et référence Unité Qté demandée Qté en stock Qté budgétée Qté Consommée Observations
DEMANDEUR RESPONSABLE RESPONSABLE LOGISTIQUE DIRECTION FINANCIERE DIRECTION GENERALE
X
ANNEXE II : Facture Venant de VIMA SERV
XI
ANNEXE III : Réception Fournisseur
RECEPTION FOURNISEUR Date :
………/………/……..
Chantier : ………………………………………… R.F : N°N°N°N°:
15051
N° D E S I G N A T I O N Référence Quantité Observations
(Etat, Anomalies)
Noms et Signatures
Livreur, Fournisseur, Réceptionniste, Le responsable,
XII
ANNEXE IV : Budget des investissements et amortissements
LOGISTIQUE
- PARC
4ème TRIMESTRE TOTAL
budget
2ème
SEMESTRE
CPTE2
ELEMENTS Oct. Nov. Déc. Total 4ème
Trimestre
68 110,00 € Logiciels 0 0 0 0 0
68 130,00 € Constructions 0 0 0 0 0
68 150,00 € Matériels roulant 0 0 0 0 0
68 161,00 € Matériels de chantiers (suivant tableau amortissement) 9 299 9 299 9 299 27 898 55 796
68 162,00 €
Petits matériels et équipement de chantiers (suivant tableau
amortissement) 276 276 276 828 1 656
68 165,00 € Outillages 1 743 1 743 1 743 5 229 10 458
68 166,00 € Matériels topographiques (suivant tableau amortissement) 218 218 218 655 1 310
68 180,00 € Mobiliers des bureaux (suivant tableau amortissement) 0 0 0 0 0
68 181,00 € Matériel info (suivant tableau amortissement) 0 0 0 0 0
68 188,00 € Autres immo coporelles 0 0 0 0 0
68 190,00 € Amortissements dérogatoires 0 0 0 0 0
68 500,00 € Installation technique 0 0 0 0 0
68 810,00 € Matériels leasing 0 0 0 0 0
TOTAL DES CHARGES D'AMORTISSEMENTS 11 537 11 537 11 537 34 610 69 221
XIII
ANNEXE V : Budget des effectifs
1ère TRIMESTRE
MASSE SALARIALE Réalisation 2009 Effectif
moyen
Salaire
Moyen
Budget annuel
2010 Ecart RATIO Janv Fév Mars
Total 1ère
Trimestre
ADMINISTRATION 364 036 437 066 73 029 20% 30 950 30 950 30 950 92 849
LOGISTIQUE 111 158 104 956 -6 203 -6% 8 746 8 746 8 746 26 239
CHANTIER 127 870 139 869 11 999 9% 11 656 11 656 11 656 34 967
TOTAL 603 065 0 0 681 891 78 826 13%
51 352 51 352 51 352 154 056
1ère TRIMESTRE
CHARGES PATRONALES Réalisation 2009 Effectif
moyen
Salaire
Moyen
Budget annuel
2010 Ecart RATIO Janv Fév Mars
Total 1ère
Trimestre
ADMINISTRATION 34 708 46 689 11 982 35% 3 261 3 261 3 261 9 784
LOGISTIQUE 14 496 10 280 -4 216 -29% 857 857 857 2 570
CHANTIER 11 571 13 786 2 216 19% 1 149 1 149 1 149 3 447
TOTAL 60 774 0 0 70 755 9 981 16%
5 267 5 267 5 267 15 801
XIV
ANNEXE VI : Consommation Interne
Date : …/…/…..
CONSOMMATION INTERNE C.I : 12051
Chantier : ……………………………………
N° D E S I G N A T I O N Référence Quantité Observations
(Nature d’utilisation)
NOMS e t S IGNATURES
Emetteur, Responsable (CTX ou C/C)
XIV
TABLE DES MATIERES
REMERCIEMENTS
LISTE DES ABBREVIATIONS
LISTE DES TABLEAUX
LISTES DES FIGURES
SOMMAIRE
INTRODUCTION…………………… ………………………………………………………1
PREMIERE PARTIE : CONTEXTE GENERAL DE L’ETUDE
CHAPITRE I : CONTEXTE GENERAL DE L’ETUDE .......... .......................................... 7
Section 1 : VIMA construction dans son environnement ....................................................... 7
1.1 Historique, objectifs et activités ................................................................................. 7
1.1.1 Historique de la société ........................................................................................ 7
1.1.2 Objectifs de la société .......................................................................................... 7
1.1.3 Activités ............................................................................................................... 8
1.2 Structure organisationnelle ......................................................................................... 9
1.2.1 Identification de la société : ................................................................................. 9
1.2.2 Organigramme fonctionnel ................................................................................ 10
1.2.3 Les rôles et les responsabilités assignés selon la grandeur de leur position ...... 12
Section 2 : Structure d’organisation comptable .................................................................... 13
2.1 Mission de la comptabilité ....................................................................................... 13
2.2 Description fonctionnelle du service comptabilité ................................................... 14
2.3 Objectifs du service comptable de la VIMA construction ....................................... 17
CHAPITRE II : THEORIE GENERALE SUR LE SYSTEME COMPT ABLE ET LE REPORTING COMPTABLE ............................................................................................... 17
Section 1 : Le système comptable ........................................................................................ 18
1.1 Définition et les différents types de système comptable .......................................... 18
1.1.1 Définition du système comptable ....................................................................... 18
1.1.2 Les différents types de système comptable ........................................................ 18
1.2 Principes comptables fondamentaux ........................................................................ 21
1.3 Objectifs de la comptabilité ...................................................................................... 22
1.4 Le système comptable utilisé par VIMA Construction ............................................ 23
Section 2 : Le reporting financier ......................................................................................... 24
2.1 Les états financiers ................................................................................................... 24
1
2.2 Définition du reporting comptable et conventions comptables ................................ 25
2.2.1 Les conventions comptables de base……………………………………………26
2.2.2 Rapport d’activités financières ........................................................................... 26
2.2.3 Rapport d’activités techniques ........................................................................... 27
2.3 Les indicateurs de performance ................................................................................ 27
2.3.1 Qu’est ce qu’un indicateur de performance ? ..................................................... 27
2.3.2 Mise en place d’un indicateur de performance .................................................. 28
DEUXIEME PARTIE : ANALYSE CRITIQUE DU SYSTEME COMPTABLE EXISTANT
CHAPITRE I : ELABORATION DU REPORTING COMPTABLE DE LA VIMA CONSTRUCTION ................................................................................................................. 32
Section 1 : Les étapes d’élaboration du reporting comptable ............................................... 32
1.1 Le traitement des données comptables ..................................................................... 32
1.1.1 Présentation du circuit documentaire : ............................................................... 32
1.1.2 Les différentes pièces à traiter ............................................................................ 34
1.1.3 Les clôtures comptables périodiques…………………………………………...36
1.2 La synthèse de la situation financière ...................................................................... 37
1.3 Analyse des données comptables ............................................................................. 38
Section 2 : Les outils de gestion ........................................................................................... 39
2.1 Exploitation des informations de gestion ................................................................. 39
2.2 Evaluation et suivi des situations de chantiers ......................................................... 39
2.3 Analyse des dépenses de fonctionnement ................................................................ 41
2.4 Utilisation des données comptable comme outil de gestion .................................... 42
CHAPITRE II : RESULTATS OBTENUS ......................................................................... 43
Section 1 : Connaissance pratique des rapports financiers mensuels ................................... 43
1.1 Critique positive ....................................................................................................... 47
1.1.1 Le renforcement des contrôles ........................................................................... 47
1.1.2 L’utilisation de la norme comptable international 11 ........................................ 48
1.1.3 Le système comptable utilisé ............................................................................. 48
1.1.4 L’établissement d’un état de rapprochement bancaire journalier ...................... 48
1.2 Critique négative ...................................................................................................... 49
1
1.2.1 Insuffisance du personnel comptable ................................................................. 49
1.2.2 Non fiabilité des informations comptables ......................................................... 50
1.2.3 Méthode d’organisation de travail non fiable .................................................... 50
Section 2 : Forces et faiblesses rencontrées .......................................................................... 51
2.1 Les atouts rencontrées .............................................................................................. 51
2.1.1 La disposition de matériel de bureau .................................................................. 51
2.1.2 Le système de codification ................................................................................. 51
2.1.3 L’utilisation de moyens de communication efficaces ........................................ 52
2.2 Les problèmes vécus ................................................................................................ 52
2.2.1 Confusion des tâches .......................................................................................... 52
2.2.2 Non exploitation à fond du logiciel SAGE ........................................................ 53
2.2.3 Le circuit des documents très long ..................................................................... 53
2.2.4 Manque de sensibilisation et de formation du personnel ................................... 54
PARTIE III : DISCUSSION ET RECOMMANDATIONS
CHAPITRE I : ANALYSE ET DISCUSSION DES RESULTATS .. ................................ 58
Section 1 : Portée des forces…………………………………………………………….... 58
1.1 Diminution des risques d’erreurs ............................................................................. 58
1.2 Communication rapide ............................................................................................. 59
1.3 La facilité de travail .................................................................................................. 60
1.4 Rapidité d’accomplissement des tâches ................................................................... 60
1.5 Vérification rapide des données ............................................................................... 61
Section 2 : Impacts des faiblesses sur le reporting ............................................................... 63
2.1 Le gêne d’exécution des tâches ................................................................................ 63
2.2 Non conformité des données .................................................................................... 64
2.3 La perte de temps engendré par le non utilisation à fond du logiciel SAGE ........... 65
2.4 Traitement comptable non terminé à temps ............................................................. 65
2.5 Manque de motivation du personnel ........................................................................ 66
CHAPITRE II : RECOMMANDATIONS ..................... ..................................................... 68
Section 1 : Solutions retenues ............................................................................................... 68
1.1 Amélioration de l’organisation comptable de la société .......................................... 68
1.1.1 Réorganisation des processus de traitement des informations au niveau du service comptabilité ...................................................................................................... 68
2
a) Raccourcissement du circuit des documents .................................................. 68
b) Description explicite des postes des responsables comptables et financiers .. 70
c) Mis à jour du manuel de procédure ................................................................ 70
d) Organisation des réunions pour rapport d’activités ........................................ 70
1.1.2 Réorganisation de la collecte et de la saisie des informations ........................... 71
a) Recherche de fiabilité des données de bases .................................................. 71
b) La saisie des informations .............................................................................. 72
1.1.3 Renforcement des ressources humaines au niveau des effectifs et des formations ............................................................................................................................ 72
a) Raviver la motivation du personnel ................................................................ 72
b) Organisation de formation interne et externe ................................................. 73
1.1.4 Renforcement de la méthode apporté par la Nouvelle Technique de l’Information et de la Communication. ........................................................................ 73
Section 2 : Solutions retenues et ses impacts ....................................................................... 74
2.1 Mis à jour du manuel de procédures………………………………………………...74
2.2 Gestion de l'information comptable et financière………………………………….74
2.3 Amélioration du système d'information……………………………………………75
2.4 Avantages des propositions ...................................................................................... 75
2.4.1 Accélération de l’accomplissement des tâches .................................................. 75
2.4.2 Méthode de travail bien organisée ..................................................................... 75
2.4.3 Information comptable de qualité ...................................................................... 76
2.4.4 Circuit d’information raccourcis ........................................................................ 77
2.4.5 Meilleure capacité de prise de décisions ............................................................ 77
2.4.6 Des données plus exactes ................................................................................... 77
2.4.7 Manuel de procédure comptable mis à jour .................................................... 77
2.5 Calendrier d’application des propositions ................................................................ 77
2.6 Evaluation du résultat. .............................................................................................. 79
2.6.1 Résultats financiers ............................................................................................ 80
2.6.2 Résultats sociaux ................................................................................................ 80
CONCLUSION………………………………………………………………………………82
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES
TABLES DES MATIERES