contribution a l’amelioration de l’organisation …

CONTRIBUTION A L’AMELIORATION DE

L’ORGANISATION COMPTABLE

CAS : ASSOCIATION AIDE ET ACTION MADAGASCAR

REMERCIEMENTS

Je voudrais remercier le Dieu tout Puissant de m’avoir procuré la grâce, le courage, la

santé et la force ainsi que la possibilité de poursuivre le cursus de mes études

Universitaire jusqu’au bout.

Je tiens à exprimer toutes mes profondes reconnaissances à tous les responsables de la

FAC DEGS, plus précisément :

� Monsieur RANOVONA ANDRIAMARO, Maître de Conférence, Doyen de la

FAC DEGS

� Monsieur ANDRIAMASIMANANA Origène Olivier, Chef de Département

Gestion

� Madame Farasoa RAVALITERA, Directeur du Centre d’Etudes et de Recherche

en Gestion.

� Madame Haingotiana Nicole RAVOJAHARISOA Enseignant au Département

Gestion, qui a bien voulu m’encadrer dans la réalisation de ce mémoire.

� Tous les enseignants et tous les personnels administratifs.

Mes plus vifs remerciements à Monsieur Rado RAVELOARIJAONA, Représentant

pays de Aide et Action Madagascar et Monsieur Ralph RADERANDRAIBE,

Responsable Administratif et Financier de Aide et Action Madagascar, qui m’ont

accordé d’effectuer le stage dans sa direction.

Je tiens à remercier particulièrement Madame Rondro RAOELINAINA., notre

encadreur professionnel, qui m’a dirigé au cours de ce travail avec sa générosité et sa

compréhension.

Ce travail n’aurait jamais pu être réalisé sans les appuis :

• De ma famille, surtout à mes chères parents : RANDRIANARISON Edmond et

RAZAFINDRAVAO Ernestine, pour leurs efforts louables, leurs conseils et

affections, qui m’ont amené à ce stade.

• Enfin à tous ceux qui, de près ou de loin, ont contribué à la réalisation de ce

travail

SOMMAIRE

Remerciements Listes des tableaux, schémas et cartes Lexiques INTRODUCTION PREMIERE PARTIE: CONSIDERATIONS GENERALES CHAPITRE I: PRESENTATION SUCCINTE DE L’ASSOCIATION AIDE ET ACTION MADAGASCAR SECTION 1- HISTORIQUE ET SITUATION DU RESEAU SECTION 2- STRUCTURES ORGANISATIONNELLES SECTION 3- MISSIONS ET FINALITES DE L’ASSOCIATION CHAPITRE II: ORGANISATION COMPTABLE DE L’ASSOCIATIO N SECTION 1: THEORIE GENERALE SUR L’ORGANISATION COMPTABLE SECTION 2: L’ORGANISATION COMPTABLE ACTUEL DE L’ASSOCIATION AIDE ET ACTION MADAGASCAR DEUXIEME PARTIE: IDENTIFICATION ET FORMULATION DES PROBLEMES CHAPITRE I: PROBLEMES RENCONTRES AU NIVEAU DE L’ORG ANISATION COMPTABLE SECTION 1: PROBLEMES LIES A LA GESTION COMPTABLE SECTION 2: LES VARIABLES PARASITES DU SYSTEME COMPTABLE SECTION 3: LES PROBLEMES LIES A LA COMMUNICATION DES INFORMATIONS COMPTABLES CHAPITRE II: PROBLEMES RENCONTRES AU NIVEAU DU SYST EME D’INFORMATION ET DE GESTION SECTION 1: PROBLEMES AU NIVEAU DU SYSTEME INFORMATIQUE SECTION 2: PROBLEMES AU NIVEAU DE LA COLLECTE DES DONNEES TROISIEME PARTIE: SOLUTIONS ET RECOMMANDATIONS GENE RALES CHAPITRE I: SOLUTION CONCERNANT LES PROBLEMES DE L’ ORGANISATION COMPTABLE SECTION 1: AMELIORATION DE L’ORGANISATION COMPTABLE SECTION 2: AMELIORATION DU SYSTEME COMPTABLE EN PLACE SECTION 3: AMELIORATION DU SYSTEME DE COMMUNICATION CHAPITRE II: SOLUTION CONCERNANT LES PROBLEMES DE S YSTEME D’INFORMATION SECTION 1: SOLUTIONS RELATIVES AU SYSTEME INFORMATIQUE SECTION 2: SOLUTIONS RELATIVES A LA COLLECTE DES DONNEES CHAPITRE III: SOLUTIONS RETENUES ET RESULTATS ATTEN DUS SECTION 1: SOLUTIONS RETENUES SECTION 2: RESULTATS ATTENDUS ET RECOMMANDATIONS GENERALES CONCLUSION GENERALE ANNEXES BIBLIOGRAPHIE

LISTE DES TABLEAUX Tableau n°1 : Journal général de l’Association Aide et Action 18 Tableau n° 2 : Les formes d’engagements 54 Tableau n°3: L’impact des technologies de l’information sur la comptabilité 58 LISTE DES SCHEMAS Schéma n°1 : Hiérarchie des budgets 16 Schéma n°2 : Circuit d’information de gestion dans l’Association Aide et Action Madagascar 19 Schéma n°3 : Les obligations légales de formation 50

Schéma n°4: L’élaboration du plan de formation 51

LISTE DES CARTES

Carte n°1 : Les pays d’intervention de Aide et Action 4

Carte n°2 : Les régions d’intervention de Aide et Action à Madagascar 41

LEXIQUE DES ABREVIATIONS AeA : Aide et Action

AAF : Assistant Administratif et Financier

AAL : Assistant Administratif et Logistique

AFC : Association Française de Comptabilité

AGR : Activités Génératrices des Revenus

CAF : Chargé d’Administration et des Finances

CD : Comité de Direction

CIR : Coordonnateur Interrégional

CIF : Congé Individuel de Formation

CR : Coordonnateur Régional

CRC : Comité de la Réglementation Comptable

CSR : Coordonnateur Sous-Réginal

CISCO : CIrconscription SCOlaire

DA : Direction Afrique

EDI : Echange des Données Informatisées

EQPT : Education de Qualité Pour Tous

ESEC : Exploitation Sexuelle des Enfants à des fins Commerciales

ETG : Etats Généraux

IAS : International Accounting Standards

IFRS : International Financial Reporting Standards

NTIC : Nouvelle Technologie de l’Information et de la Communication

ONG : Organismes Non Gouvernementaux

ORTE : Observatoire Régional du Travail des Enfants

PCG : Plan Comptable Général

RAF : Responsable Administratif et Financier

RAQE : Responsable de la Thématique Accès et Qualité de l’Education

RDE : Responsable de Développement Educatif

RDR : Responsable du Développement des Ressources

SDR : Service du Développement des Ressources

SOPE : Service des OPErations

SAF : Service Administratif et Financier

PREMIERE PARTIE :

CONSIDERATIONS GENERALES

Contribution à l’amélioration de l’organisation comptable 1 Cas : Association Aide et Action Madagascar

INTRODUCTION

La stratégie du gouvernement de la République de Madagascar privilégiait la mise en

œuvre de reformes du système éducatif pour une amélioration de la qualité de

l’éducation. Plusieurs organismes non gouvernementaux (ONG) et associations ont

contribué à la réalisation de ces objectifs en partenariat avec le Gouvernement.

Avec l’appui technique et financier des bailleurs de fonds, ces ONG et associations ont

aussi contribué à l’élaboration de la politique générale de l’Etat et à l’atteinte des

objectifs fixés.

Malheureusement, le cadre juridique et fiscal régissant les ONG et associations reste

encore en flou et les expose à des difficultés en matière de gestion financière. Cette

confusion présente des impacts sur la qualité des services fournis. Ces difficultés sont

souvent liées à la défaillance au niveau du système et gestion comptable.

C’est la raison pour laquelle nous avons choisi l’Association Aide et Action

Madagascar afin de mettre en œuvre notre contribution à l’amélioration de son

organisation comptable mise en place.

Afin de concrétiser les études théoriques durant les quatre années universitaires, nous

avons effectué une étude pratique au sein de cette Association durant trois mois.

Notre étude est axé sur : « l’amélioration de l’organisation comptable du programme

Aide et Action Madagascar».

L’intérêt de ce thème réside dans notre faculté de détecter les anomalies sur les

procédures administratives et comptables et de les améliorer par la suite.

Ce thème se fixe comme objectifs de :

• analyser l’organisation comptable de l’Association dans un cadre général,

• harmoniser les différents traitements des informations financières et comptables,

• mettre en lumière les mécanismes financiers suivant son organisation et son

évolution.

Nous espérons que les réflexions issues de ce travail et les suggestions que nous

émettrons, aideront d’une part, le public à bien assimiler le fonctionnement du système

proprement dite, et d’autre part, permettront à l’Association d’améliorer ses méthodes et

outils de gestion.


Les problèmes particuliers sur l’amélioration de l’organisation comptable de

l’Association Aide et Action sont les méthodes d’organisation de travail non fiable et

l’absence de système d’information de gestion performante. Alors quels sont donc les

blocages à l’amélioration de cette organisation comptable?

La démarche méthodologique que nous avons adoptée pour réaliser ce travail consiste

à :

• compiler les documents relatifs à notre travail mis à notre disposition ;

• réaliser des enquêtes auprès des employés de l’Association ;

• analyser les documents comptables et financiers de cette Association ;

• effectuer des travaux pratiques auprès du service comptable et financier ;

• mener des recherches personnelles : documentation au centre de formation tel

que bibliothèque de l’Université, centre d’information…

Nous avons rencontré des diverses contraintes lors de notre stage telles que : problèmes

de temps, les moyens de collecte des informations.

Le présent travail comporte trois principales parties:

• La première partie sera réservée à une description générale de l’Association et

mettra en lumière la théorie générale sur l’outil de gestion ;

• La seconde partie traitera l’identification et la formulation des problèmes ;

• La troisième partie sera consacrée à une proposition des solutions aux problèmes

identifiés et formulera des recommandations avec les résultats escomptés.

Avant d’entrer dans l’analyse critique de la situation, abordons d’abord les

considérations générales.

Cette première partie comprend deux grands chapitres. Le premier chapitre va évoquer

la présentation succincte de l’Association Aide et Action Madagascar. Il va se focaliser

sur tout ce qui concerne l’Association. Et le second chapitre va parler de l’organisation

comptable de l’Association.


Chapitre I : PRESENTATION SUCCINCTE DE L’ASSOCIATIO N

AIDE ET ACTION MADAGASCAR

Dans ce chapitre, nous allons faire connaissance de l’Association Aide et Action.

Premièrement, nous allons parler de l’historique et la situation du réseau de cette

Association, deuxièmement, nous allons voir brièvement ses structures

organisationnelles et enfin nous allons présenter ses principales missions et finalités.

Section 1 - HISTORIQUE ET SITUATION DU RESEAU

1-1 Historique de l’Association Aide et Action dans

le Monde

Cette section nous relate la création de l’Association Aide et Action dans le Monde.

Fondé en 1981 par Pierre-Bernard Le Bas, Aide et Action était au début une association

française dont le nom fut choisi en référence à son parrain anglais ActionAid. La

principale source de revenus de l’Association est le parrainage.

En 1990 et 1995, Aide et Action a obtenu le Prix Cristal de la transparence financière.

En 1995, l’association s’est inscrite au Comité de la Charte.

En 1998, Aide et Action a tenu les premiers Etats Généraux avec l’adoption de 15

résolutions. En 2002, Aide et Action est reconnue d'utilité publique. Les 2èmes Etats

Généraux de l’Association ont lieu en 2004 avec 12 nouvelles résolutions.

En 2006, Aide et Action a obtenu l'agrément de l'Education nationale.

Dernièrement, en 2007, Aide et Action est devenu une association internationale avec

son siège basé à Genève – Suisse.

Par sa charte, Aide et Action International, libre de tout engagement, s’engage à :

o Agir pour le respect du droit à une éducation de qualité pour tous,

particulièrement des enfants, avenir de l’humanité


o Sensibiliser, mobiliser et influer pour que l’éducation soit un engagement

mondial

o Accompagner les populations, maîtres d’œuvre de leurs projets éducatifs

o Promouvoir une éducation ouverte sur le monde, sa diversité, ses cultures

o Développer le principe de solidarité et d’échange entre les cultures grâce au lien

du parrainage.

o Garantir la transparence des actions et de l’utilisation des ressources.

L’association intervient dans les pays suivants :

Carte n°1 : Carte du monde montrant les pays d’intervention de Aide et Action

:

Source : Manuel de procédures administratives et financières de Aide et Action

En Asie : Inde (Etats du Tamil Nadu, d’Andhra Pradesh, du Bihar, du Gujarat, du

Rajasthan, d’Orissa, d’Uttar Pradesh, d’Uttaranchal, du Madhya Pradesh, du

Maharashtra, du Bengale Occidental, du Karnataka), Sri Lanka.

En Asie du Sud Est : Cambodge, Laos, Vietnam.

Aux Caraïbes : Haïti et République Dominicaine.

En Afrique : Bénin, Burkina Faso, Guinée, Mali, Malawi, Niger, Rwanda, Sénégal,

Tanzanie, Togo, et Madagascar


1-2 Situation du réseau à Madagascar

A Madagascar, Aide et Action a commencé son intervention après la signature de

l’Accord de siège et de coopération en date du 13 juin 1991 avec le Gouvernement de la

République de Madagascar autorisant l’établissement d’un Bureau de représentation sur

le territoire malgache.

Le premier Programme à Madagascar, appelé Mada Sud, fut ouvert en 1991 à Toliara

avec des interventions en premier lieu sur Toliara I et II dans une logique de

rééquipement du système éducatif en premier lieu pour évoluer par la suite vers un

positionnement en appui au processus de formation des enseignants.

En 1996, un second programme, appelé Mada Nord, fut ouvert à Diégo Suarez avec des

interventions dans les districts de Antsiranana I et II. Fort de l’expérience menée dans le

Sud, Aide et Action s’est investie dans l’amélioration des conditions matérielles

d’enseignement et dans l’encadrement pédagogique des enseignants en collaboration

avec les structures locales.

En 2001, un troisième programme, Mada centre, fut ouvert à Antananarivo et intervient

dans la Commune Urbaine d’Antananarivo, et dans les fokontany sis dans le Grand

Tana (Ankaraobato, Alasora, Ambohitrimanjaka). En 2005, un projet a été lancé dans la

région d’Analanjirôfo. Ce projet fut rattaché au programme Mada Centre.

En 2007, une nouvelle organisation a été mise en place avec la fusion de ces trois

Programmes en une seule organisation, avec création des trois espaces d’intervention

dont :

o L’Espace centre incluant les régions d’Analamanga et Analanjirofo,

o L’Espace nord avec les régions de DIANA et SAVA,

o L’Espace Sud avec les régions Sud Ouest, Anosy, Androy et Menabe

o


Après avoir présenté l’historique de l’Association, nous allons aborder dans la section

suivante ses structures organisationnelles

Section 2 - STRUCTURES ORGANISATIONNELLES

2-1 Organigramme général de l’Association

L’organigramme général de l’Association est illustré dans l’Annexe 1 de ce mémoire.

Voici quelques explications nécessaires à la compréhension de cet organigramme :

2-1-1 La Direction

Le programme est dirigé par le Coordonnateur Sous-Régional (CSR) qui a pour mission

d’assurer l’animation, la gestion globale, le développement de la sous région, la

représentation et la mise en oeuvre des orientations de Aide et Action à Madagascar. Le

CSR est placé sous la supervision directe de la Directrice Générale Internationale qui

lui délègue la représentation de Aide et Action dans les pays de la sous- région. A cet

effet, il exerce une autorité sur l’ensemble de la sous-région. Il est garant du bon

fonctionnement du Comité de Direction (CD).

2-1-2 Le Service des Opérations (SOPE)

Le SOPE est chargé d’assurer la mise en œuvre opérationnelle des projets éducatifs de

la sous-région en cohérence avec les orientations stratégiques et les engagements

contractés par la sous-région.

Il est dirigé par le Responsable de la Thématique Accès et Qualité de l’Education

(RAQE)


2-1-3 Le Service Administratif et Financier (SAF)

Le SAF est chargé d’assurer la bonne gestion administrative et financière du

programme conformément aux procédures en vigueur et dans le respect des stratégies

opérationnelles et aux engagements contractés du programme. Il est dirigé par un

Responsable Administratif et Financier (RAF).

2-1-4 Le Service du Développement des Ressources

(SDR)

Ce service coordonne et développe les différentes activités liées au développement des

ressources : collecte au sud, parrainages, microréalisations, communication

conformément aux orientations de l’Association. Pour quelques programmes, ce service

est géré par un Responsable du Développement des Ressources (RDR), sinon, en

fonction des situations et des choix des programmes. D’autres modalités de gestion de

cette fonction existent, par exemple le rattachement direct du service au RP au Niger, ou

gestion transversale de la fonction collecte de ressources sud entre le Bénin et le Togo.

2-1-5 Le Comité de Direction (CD)

Le Comité de Direction est l’instance de pilotage du programme. Son action couvre

tous les domaines relatifs à la bonne conduite et à la bonne gestion des opérations du

Programme dans le pays d’intervention. Les domaines d’activité couverts par le CD

sont multiples : politique générale du programme, relations extérieures, gestion des

ressources humaines, organisation interne du programme…

Il assure la continuité de l’activité du programme en tant que responsable des choix, des

orientations et de la mise en oeuvre des actions dans le pays devant les instances de

l’association et en restant solidaire dans les choix opérés par le programme.

Le fonctionnement de ce comité de direction est collégial et, en matière de pilotage du

programme, les décisions sont prises de manière consensuelle.

La composition et le fonctionnement du CD se présente comme suit :


o Le CD est composé en général du CSR et des Cadres de Direction, RAF, RAQE,

RDR dans les programmes où il s’inscrit. Les Cadres de Direction sont placés

sous la supervision du RP par délégation du Directeur Afrique, ils sont régis par

le statut unique des Cadres de Direction de la région Afrique. La Direction

Afrique se charge du recrutement de ces cadres, du suivi de leurs évaluations, de

la gestion de leurs carrières et de leur débauchage.

o Le CSR assure la présidence des réunions du CD et dirige les débats, entérine les

décisions prises après avoir pris en compte les avis de chacun des membres

o Les délibérations sont réputées valables si la réunion du CD regroupe deux

personnes. Dans ce cas, les membres présents doivent essayer de prendre l’avis

des membres absents

2-2 Fonctionnements d’une espace

L’élément central autour duquel gravite tout le fonctionnement de l’Association est

constitué par ses espaces. A partir d’eux, s’organisent les autres éléments constitutifs de

l’Association : sa structure, ses organes, ses activités.

L’organigramme de chaque espace en Annexe 2, présente les organes généralement mis

en place pour en assurer l’orientation, la direction et le contrôle des activités au niveau

de chaque zone d’intervention.

2-2-1 Le Coordonnateur Interrégional (CIR) ou

Régional (CR)

Il assure la coordination de l'équipe et des activités, la supervision administrative et

financière et la représentation de la sous région au niveau de la région.


2-2-2 Le Responsable de Développement Educatif

(RDE)

Il est responsable de la mobilisation sociale dans la CISCO et les communes

d'intervention et dont la mission principale consiste à mobiliser les acteurs locaux et

institutionnels du système éducatif au niveau de la CISCO et des communes et à

renforcer leurs compétences pour la promotion du plan de développement éducatif au

niveau CISCO et communal.

2-2-3 Le Chargé d’Administration et des finances

(CAF) avec son équipe (comptable, AAL...) ou les

Assistants Administratifs et Financiers (AAF)

Ils assurent le volet administratif et financier de la région à différents niveaux :

• Région pour les AAF (Assistants Administratifs et Financiers)

• Espace pour les CAF (Chargé d’Administration et des finances)

2-2-4 Les Comptables

Ils sont responsables de la bonne tenue quotidienne de la comptabilité générale et du

suivi de la comptabilité analytique et budgétaire de chaque entité de l’Association dans

le respect des règles et procédures en vigueur.


Section 3 - MISSIONS ET FINALITES DE L’ASSOCIATION

Cette dernière section de la présentation succincte de l’Association Aide et Action va se

diviser en deux parties dont :

- premièrement la définition d’une Association

- et deuxièmement les missions de l’Association.

3-1 Définition d’une Association

Selon le nouvel article 2 des statuts de l’Association adopté par l’Assemblée Générale

Extraordinaire à Paris, le 13 novembre 2004, dans le cadre des Etats Généraux (ETG

2004), « L’Association est une organisation de développement dont l’objet est de faire

progresser la cause de l’Education Pour Tous, prioritairement l’éducation de base, pour

toutes les populations, partout où elle l’estime nécessaire et réalisable, y compris les

populations migrantes ou une situation de crise, d’urgence, dont le droit fondamental à

une éducation de qualité est bafoué ou mis en péril, afin de leur permettre de choisir leur

avenir librement. Dans ce but, la sensibilisation du public est faite par tous les moyens

autorisés par la Loi, notamment par le parrainage, lien de solidarité, fondement de

l’Association ».

L’Association ne constitue pas une fin en soi, mais consiste en :

o Un moyen d’amélioration de l’éducation nationale.

o Un outil de développement de milieu centré sur la personne.

o Un outil d’amélioration des conditions de vie.

o Un lieu d’apprentissage, un outil de renforcement de la solidarité et de la

démocratie.


3-2 Missions de l’Association

Dans l’ensemble, la mission de l’Association vise à :

o Contribuer à l’accès à une éducation de qualité pour tous dans les zones

d’intervention.

o Renforcer la prise en main par les acteurs locaux et acteurs institutionnels de

leur développement socio-éducatif.

o Contribuer au développement d’un mouvement citoyen autour de l’Education

Qualité Pour Tous (EQPT) à Madagascar.

Etant donné que notre analyse est basée sur la contribution à l’amélioration de

l’organisation comptable, il s’avère nécessaire de présenter dans le chapitre suivant

l’organisation comptable de cette Association.


Chapitre 2 : ORGANISATION COMPTABLE DE L’ASSOCIATIO N

Autre terme de ce chapitre, nous allons voir :

• Théorie générale sur l’organisation comptable

• L’organisation comptable de l’Association Aide et Action

Section 1 – Théorie générale sur l’organisation comptable

Cette section va nous permettre de donner une définition de la comptabilité et du

système comptable ainsi que les éléments constitutifs du système comptable en générale

1-1 Définitions

1-1-1- Comptabilité

Suivant le Plan Comptable Général Malgache 2005 de l’Imprimerie Nationale (Conseil

Supérieur de la Comptabilité ;Ordre des Experts Comptables et Financiers de

Madagascar ;Institut National de la statistique): « la comptabilité est un système

d’organisation de l’information financière permettant de saisir, évaluer, enregistrer des

données de base chiffrées ou non correspondant aux opérations de l’entité et de

présenter des états financiers donnant une image fidèle de la situation financière, de la

performance et des variations de la situation financière de l’entité à la date de clôture

des comptes ».

1-1-2- Système comptable

Afin de fournir une formation satisfaisante sur le fonctionnement d’une entité, il est

nécessaire d’établir un système comptable qui facilite l’inscription en monnaie des

opérations qu’elle effectue quotidiennement.


Le système comptable est l’organisation du travail comptable qui porte essentiellement

sur :

o Les livres et documents utilisés,

o Les différents stades de procédure,

o Les techniques utilisées pour l’établissement des documents de synthèse.

Il existe dans la pratique deux systèmes comptables, à savoir « le système classique » et

« le système centralisateur ».

Les entités qui utilisent le système comptable appliquent pour ces activités la

Comptabilité générale, la comptabilité analytique et la comptabilité budgétaire.

1-1-3 Organisation comptable

L'organisation comptable est un ensemble de procédures administratives comptables

mises en place dans l'entreprise pour satisfaire aux exigences de régularité, de sincérité,

assurer l'authenticité des écritures de façon à ce que la comptabilité puisse servir à la

fois d'instrument de mesure des droits et obligations des partenaires de l'entreprise,

d'instrument de preuve et d'information des tiers.

Pour ce faire, l'organisation comptable doit assurer :

• Un enregistrement exhaustif au jour le jour et sans retard des informations de

base ;

• Le traitement en temps opportun des données enregistrées ;

• La mise à la disposition des utilisateurs des documents requis dans les délais

légaux fixés pour leur délivrance.


1-2 Les éléments constitutifs du système comptable

Les éléments constitutifs du système comptable concernent:

o La comptabilité générale,

o La comptabilité analytique,

o La comptabilité budgétaire.

Nous essayons d’établir ci-dessous une brève description de ces éléments

1-2-1- La comptabilité générale

La comptabilité générale a pour fonction de décrire, d’analyser et de mesurer la

situation financière d’une entité donnée et de faire ressortir selon leur nature

économique, les causes des résultats globaux d’exploitation de l’exercice et le résultat

net en tenant compte des pertes et des profits sur l’exercice antérieur.

La comptabilité générale se base sur le cadre conceptuel décrit par le Plan Comptable

Général tels les :

o Conventions comptables de base,

o Caractéristiques qualitatives de l’information financière,

o Principes comptables fondamentaux

1-2-2- La comptabilité analytique

Il existe une grande variété de définitions de la comptabilité analytique. Nous

retiendrons celle de Arnaud DIAZ selon laquelle : « Comptabilité analytique est un

pouvoir prendre les décisions de gestion les plus rationnelles possibles, le plus

rapidement possible et le plus proche possible de chaque responsable. »

Elle a pour objectifs de :

- décomposer le résultat de l’entreprise obtenu par la comptabilité

générale, par fonction, par produit, par secteur, par commande, …, pour avoir des bases

de décisions rationnelles.


- analyser ce résultat en déterminant les différentes charges, pour faire des

choix.

- Etablir des prévisions par l’intermédiaire de budgets, pour définir et

valoriser des objectifs.

- Déterminer des écarts entre prévisions et réalisations pour engager à

temps des actions correctives.

- Evaluer certains biens du bilan, stocks de produits fabriqués,

immobilisations créées par l’entreprise.

1-2-3- La comptabilité budgétaire

La gestion budgétaire est une étape de processus de planification d’une entité. Les

étapes de planification comprennent :

o Le diagnostic,

o Le plan stratégique,

o Le plan opérationnel,

o Les budgets,

o Le contrôle.

Le système de gestion budgétaire est une méthode de gestion prévisionnelle à court

terme fondée sur l’évaluation des moyens à mettre à la disposition des responsables

pour atteindre les objectifs fixés issus du plan stratégique défini par la direction. Cette

phase est complétée par un processus de contrôle par comparaison des prévisions aux

réalisations pour tirer les écarts qui sont analysées afin de prendre les mesures qui

s’imposent. Ces mesures consistent dans :

o La recherche des responsabilités,

o La remise en cause des prévisions.


Schéma n°1 : Hiérarchie des budgets

Source : cours de gestion budgétaire, Monsieur RAZAFIMBELO Florent

Bilan et Résultat prévisionnel

(Budget général)

Budgets des trésoreries

Budgets des

investissements

Budgets des charges Budgets des

approvisionnements

Budget de production

Budget des ventes


Section 2- L’organisation comptable actuel de l’Association Aide et

Action Madagascar

Cette section comprend une brève description des cycles comptables, une charte de

compte, les rapports financiers périodiques et les procédures de fermeture de fin

d’exercice.

D’une manière générale, les principes comptables appliqués dans la production et la

présentation des états financiers sont ceux relatifs au PCG Français N°99-01, du 16

Février 1999 par le Conseil de la Réglementation Comptable spécialement pour les

Associations, et avec ceux de la PCG 2005.

2-1 Cycles comptables

Actuellement, la comptabilité de l’Association est traitée sous logiciel SAGE SAARI.

Elle utilise un système comptable basé sur l’utilisation de grand livre et journal général.

La description graphique de ce système se trouve dans l’Annexe 3.

2-1-1- Le journal général

Ce journal enregistre chronologiquement toutes les opérations effectuées par

l’Association. Il présente le compte débité et crédité côte à côte, c'est-à-dire, chaque

mouvement fait l’objet d’un double enregistrement : l’un constate l’entrée des valeurs

dans un compte, l’autre la sortie de cette même valeur dans un autre compte.

Le journal utilisé par l’Association se présente comme suit :


Tableau n°1 : Journal général de l’Association Aide et Action

2-1-2- Grand livre

Le grand livre qui regroupe toutes les opérations dans le journal. Dans le grand livre, on

fait ressortir la somme des débits et la somme des crédits.

2-1-3 La consolidation des états financiers

Avant d’entrer dans la consolidation des états financiers de l’Association, il est préférable

de donner une définition de ce qu’on entend par consolidation : « Les comptes consolidés

visent à présenter le patrimoine, la situation financière et le résultat d’un groupe d’entités

comme s’il s’agissait d’une entité unique. Toute entité, qui a son siège social ou son activité

principale sur le territoire malgache et qui contrôle une ou plusieurs autres entités, établit et

publie chaque année les états financiers consolidés de l’ensemble constitué par toutes ces

entités. L’établissement et la publication des états consolidés sont à la charge des organes

d’administration, de direction ou de surveillance de l’entité dominante de l’ensemble

consolidé, dite entité consolidante (ou société mère)1. »

1 Cours de Comptabilité des groupes, RANOROVOLOLONA Aimé Lucie et RAKOTOMAHENINA Benjamin

Jour N°pièce Ref N°Compte Générale

N°Compte tiers

Libellé Echéance Débit Crédit


Comme nous l’avons mentionné auparavant, l’Association Aide et Action Madagascar

intervient dans trois Espaces dont : Espace Sud, Espace Nord, Espace Centre. Mais nous

tenons à préciser que la consolidation de l’Association ne suit pas vraiment ce principe :

mais il s’agit juste d’un regroupement des états financiers de ces trois Espaces à la fin de

chaque exercice et il n’y a pas de consolidation au niveau des régions.

Saisie par lot au Espace Somme des comptes au

niveau des régions (CAF) niveau du SAF

En général, le circuit d’information de gestion dans l’Association Aide et Action se

présente comme suit :

Schéma n°2 : Circuit d’information de gestion dans l’Association Aide et Action Madagascar

Espace Sud (Journal + Grand

livre mensuel)

Espace Nord Journal + Grand

livre mensuel)

Espace Centre Journal + Grand

livre mensuel)

NATIONAL

(CONSOLIDATION DES ETATS

FINANCIERS )


2-2 Charte des comptes ou plan comptable de

l’Association

La charte des comptes ou plan comptable proposée dans l’Annexe 4 à été établie

d’après les exigences du plan comptable Malgache 2005 et les spécifications

opérationnelles de l’Association Aide et Action. La direction, par le biais de son service

financier et contrôleur interne, devra s’assurer que cette charte évolue en fonction des

nouvelles opérations de l’Association et des nouvelles exigences du plan comptable du

pays, seule la direction de ce projet peut autoriser un changement à cette charte.

2-3 Commentaires sur l’utilisation des comptes et

méthodes comptables2

Le traitement des opérations de l’Association suit les règlements 99.01 (PCG Français)

relatif aux modalités d’établissement des comptes des Associations et 99.03 relatif à la

réécriture du Plan Comptable Général, énoncés par le Comité de la Réglementation

Comptable (C.R.C.).Il tient compte également des règles décrites par le PCG 2005.

Les règles et méthodes comptables relatives aux opérations de l’association se détaillent

ci-après.

2-3-1- Compte de capitaux

Ces comptes enregistrent les éléments de financement « permanents » de la Direction

France, des Directions régionales ou des Programmes.

Il existe des comptes spécifiques à l’Association dans cette rubrique :

2 Manuel des normes et procédures comptables, administratives, budgétaires et financières de Aide et Action


• Comptes de liaison :

Ces comptes sont ouverts à la Direction France, aux directions régionales et dans les

programmes.

Les comptes 18XX2 à 18XX7 sont utilisés pendant l’exercice pour l’enregistrement des

opérations internes intervenant, d’une part, entre la direction Internationale et la

direction Afrique, et d’autre part, entre la direction Afrique et les programmes.

Ils présentent également des soldes réciproques d’un côté, entre la direction

Internationale et la direction Afrique, et de l’autre, entre la Direction Afrique et les

programmes.

• Les fonds dédiés :

Les fonds dédiés enregistrent à la clôture de l’exercice des ressources affectées par des

tiers financiers à des projets définis, et qui n’ont pas encore été utilisés conformément à

l’engagement pris à leur égard. Le projet défini répond à deux conditions :

o Etre conforme à la réalisation de l’objet de l’association,

o Etre clairement identifié, les coûts imputables devant être nettement

individualisés.

L’enregistrement au journal se présente comme suit :

N° compte Intitulé Débit Crédit 6894 Engagement à réaliser/Subvention

attribuée

194 Fonds dédiés


2-3-2- Comptes d’immobilisation

Les immobilisations correspondent aux biens destinés à servir de façon durable à

l’activité de l’Association et appartenant à l’Association.

Les biens qui se consomment au premier usage (matériaux de construction,

consommables de bureau…), et ceux qui ne restent pas la propriété de l’Association

(constructions scolaires, mobiliers scolaires,…) n’ont pas le caractère

d’immobilisations.

Les immobilisations dont la valeur s’amoindrit de façon irréversible avec le temps et

l’usage font l’objet d’un amortissement, il s’agit d’une technique permettant d’étaler cet

amoindrissement sur la durée probable d’utilisation de l’immobilisation.

Pour le calcul des amortissements les règles suivantes ont été arrêtées :

o Méthode : amortissement suivant le mode linéaire c'est-à-dire en répartissant la

dépréciation de manière régulière sur la durée de vie probable d’utilisation de

l’immobilisation.

o Début : à la date de la mise en service, la première annuité d’amortissement doit

donc être calculée au « prorata temporis».

o Durée : pour assurer une homogénéité il faut déterminer des comptes des durées

normales d’amortissement ont été déterminés.

Cas spécifiques des immobilisations acquises sur financements institutionnels :

Lors de la signature de la convention comprenant une partie, la « subvention

d’investissement », elle est inscrite comme le budget de la convention dans le compte

financier en 411 en contre partie du compte produit 78312XX.

Les biens acquis sont amortis sur la durée du projet, à compter de leur date de livraison.

A la fin du projet, si le bien doit être remis à un tiers il est sorti à sa valeur 0, ce qui

n’aura pas d’impact sur le résultat.

A cet effet les amortissements des biens à acquérir sur Financements Institutionnels

doivent être pris en compte lors de l’élaboration du budget.


2-3-3- Comptes de stocks

Les stocks représentent les biens dont l’Association est propriétaire et qui interviennent

dans ses activités soit pour être consommés au premier usage (par opposition aux

immobilisations), soit pour être revendus :

o Les matières premières : biens entrant dans la composition des biens produits

(ciment, planche, …-pour les constructions -, bois, …- pour le mobilier,…).

o Les autres approvisionnements : les matières et fournitures consommables non

incorporées dans la production (carburant, lubrifiants, …, les fournitures de

bureau si elles sont suivies en comptabilité comme des stocks),

o Les stocks de pièces de rechange : des pièces qui sont destinées à l’entretien des

immobilisations et acquises à titre de précaution (date d’utilisation non définie).

Valorisation des stocks :

Les stocks sont valorisés au prix d’achat, augmenté des frais accessoires d’achat

(commissions et courtages, coût de transport et de manutention éventuellement

nécessaires à leur mise à disposition sur leur emplacement de stockage).

Les sorties sont valorisées au coût d’achat, de l’article le plus ancien dans les stocks.

Ainsi les stocks sont évalués aux derniers coûts d’acquisition ou de production.

2-3-4- Comptes de tiers

Les comptes de la classe 4 enregistrent les opérations relatives aux dettes et aux

créances avec les tiers, en les regroupant par catégorie.

Les créances et dettes sont enregistrées dans les comptes de tiers dès qu’elles ont un

caractère certain. Dans certains cas, le produit ou la charge doit être rattaché à un autre

exercice.

Compte 4012 Partenaires

Ce compte est crédité lors de la signature des conventions avec les partenaires du

montant total prévisionnel de la convention. Lors de la signature des conventions avec

les partenaires, à chaque virement, il est débité du montant viré au partenaire. A la

clôture, il est ajusté en référence au budget prévisionnel de la convention pour

l’exercice


Compte 411 Usagers et comptes rattachés

Ce compte est débité du montant total de la convention lors de la signature de

convention avec des financeurs institutionnels ou entreprise, (par le compte 7583xxxx).

Il est crédité à chaque virement du bailleur de fonds ou de l’entreprise. A la clôture, il

est ajusté en référence au budget prévisionnel de la convention pour l’exercice

Compte 4085 Fournisseurs Refacturation AEA France et Direction Afrique en attente

Ce compte est utilisé deux entités : les Programmes et le Direction Afrique.

• Les Programmes, pour comptabiliser les livraisons reçues de la Direction

Afrique ou d’autres programmes en attendant la refacturation trimestrielle

permettant seule de mouvementer le compte de liaison de la direction Afrique

ouvert dans les comptes du Programme (voir la procédure relative aux

opérations internes (

• La Direction Afrique pour comptabiliser les livraisons reçues d’Aide et Action

France en attendant la refacturation trimestrielle permettant seule de

mouvementer le compte de liaison d’Aide et Action internationale ouvert dans

les comptes de la Direction Afrique (voir la procédure relative aux opérations

internes

Après la refacturation, et notamment pour la clôture annuelle, ce compte doit se trouver

soldé.

2-3-5- Comptes financiers

Les comptes de la classe 5 enregistrent les opérations relatives aux trésoreries : banques

et caisses. Les liquidités disponibles en banque ou en caisse sont évaluées à leur valeur

nominale. Les comptes en devises étrangers sont convertis aux taux de clôture. Les

éventuels gains ou pertes de change résultant de la conversion sont constatés en résultat

financier.


2-3-6- Comptes de charges

Compte 60 Achats

Le fait générateur de la comptabilisation des achats est le transfert de propriété,

correspondant en règle générale à la livraison des biens.

La distinction entre les achats stockés et les achats non stockés est expliquée dans les

commentaires sur les stocks.

Ces comptes seront ventilés en fonction des besoins de chaque entité, cependant pour

les achats de biens stockés, il convient de créer un sous compte « achat » par compte de

stocks.

Compte 63 Impôts et taxes

Ces comptes enregistrent les impôts et taxes sauf les impôts sur le résultat.

Compte 64 Charges de personnel

En fin d’exercice, il y a lieu de provisionner l’ensemble des charges correspondant à des

droits acquis par les salariés à la clôture et non encore pris en charge : congés payés

acquis, indemnités dues,…

La provision pour congés payés correspond aux congés acquis du personnel et non

encore pris. La provision est évaluée suivant les règles en vigueur dans chaque pays :

nombre de jours acquis qu’on multiplie par le salaire journalier. Les charges sociales et

fiscales correspondantes doivent également être provisionnées.

Compte 65 Subventions accordées

Ces comptes sont débités du montant des conventions signées avec les partenaires. A la

clôture sur la base des réalisés constatés par la comptabilité analytique, ils sont ajustés

par le crédit du compte 4012xxxx en cas de dépassement autorisé, par le débit du

compte 4012xxxx en cas de dépassement non autorisé et par le compte 486xxxxx en cas

de dépenses inférieures au budget annuel de la convention.

Compte 67 Charges exceptionnelles

Ces comptes doivent être utilisés de façon restrictive.

Le caractère exceptionnel s’apprécie soit par rapport à l’activité : une opération non liée

à l’activité présente un caractère exceptionnel, soit par rapport au montant inhabituel.


Le caractère non récurrent d’une opération ne suffit pas à lui donner un caractère

exceptionnel.

2-3-7- Comptes de produits

Ces comptes n’appellent pas d’autres commentaires que ceux déjà exposés :

• Sur le caractère exceptionnel voir ci-dessus la remarque faite pour les charges exceptionnelles,

• Sur la comptabilisation du produit des cessions d’immobilisations.

2-3-8- Comptes spéciaux

Ces comptes doivent être utilisés lors de :

• l’ouverture du bilan • l’opération diverse analytique

Ainsi dans cette première partie nous avons fait connaissance avec l’Association Aide et

Action et établi les différents éléments de l’outil de gestion. En particulier, nous avons

pu examiner la comptabilité de la sous région Océan Indien de Aide et Action.

Au terme de cette première partie (généralité de l’Association Aide et Action et le

système comptable), nous voudrions souligner que notre objectif était d’améliorer

l’organisation comptable de la sous-région Océan Indien de Aide et Action. Dans la

partie suivante, nous allons donc mettre en lumière les obstacles qui pourraient

constituer un frein, afin que nous puissions avancer des propositions de solutions.


CONCLUSION PARTIELLE

L’Association Aide et Action serve essentiellement pour le développement de

l’humanité en matière d’éducation. Le parrainage constitue sa principale source de

revenu. L’Association Aide et Action intervient à Madagascar par le biais de trois (03)

programmes : Espace Sud, Espace Nord et Espace Centre. Les Espaces forment

l’élément central de l’Association. Plus particulièrement, la mission de l’Association est

axée sur l’éducation des enfants à Madagascar. Son organisation comptable se rapporte

au PCG Français n° 99-01 du 16 Février 1999 par le CRC et du PCG 2005.

Les cycles comptables comprennent le journal général, le grand livre, la consolidation

des états financiers et auxquelles s’ajoute la charte des comptes.

DEUXIEME PARTIE : IDENTIFICATION

ET FORMULATION DES PROBLEMES


Malgré la grandeur et la force de l’Association Aide et Action Madagascar, nous avons

constaté quand même des points négatifs à améliorer pour avoir une bonne gestion afin

d’atteindre les objectifs de l’Association.

Cette deuxième partie nous permettra de voir deux différents types de problèmes, à

savoir :

- Problèmes rencontrés au niveau de l’organisation comptable (Chapitre I)

- Problèmes rencontrés au niveau du système d’information (Chapitre II)

Nous tenons à souligner que ces deux types de problèmes pourraient constituer un

blocage au niveau de l’organisation comptable de la sous région. Ces problématiques

devraient donc mériter une attention particulière.

Chapitre I : PROBLEMES RENCONTRES AU NIVEAU DE


Une organisation comptable inadéquate constitue l’une des causes principales de la

faillite des petites organisations dans les pays de tiers Monde. Des gestionnaires qui se

soucient peu du suivi de leurs activités constatera incontestablement tôt ou tard qu’ils

ne pourront plus faire face à leurs engagements financiers. Ces lacunes s’expliquent

souvent par la négligence ou encore par l’insuffisance d’information à leur niveau et

leur permettant de prendre impérativement les décisions.

Au terme de ce chapitre, nous allons discerner :

- Dans la première section les problèmes liés à la gestion comptable ;

- Dans la seconde section les variables parasites du système comptable

- Et en troisième section les problèmes liés à la communication des informations

comptables.


Section 1 - PROBLEMES LIES A LA GESTION COMPTABLE

L’Association Aide et Action a mis en place un dispositif comptable lui permettant de

disposer dans des délais impartis les informations comptables respectant des principes

fondamentaux.

En fonction de cette organisation interne, ce dispositif, supervisé et coordonné par le

Responsable Administratif et Financier (RAF) comprend plusieurs comptables

disposant des compétences techniques nécessaires. Ces comptables assurent la tenue

quotidienne de la comptabilité à différents niveaux (Espace d’intervention et National).

Au niveau national, le Comptable National assure les travaux de contrôle et de

consolidation des opérations comptables de l’entité et au niveau des espaces

d’intervention, ces tâches sont assurées par les Chargés d’Administration et des

Finances.

Durant les périodes d’observation au sein du service, nous avons constaté divers

problèmes notamment dans la confection et la consolidation des états financiers de

l’Association. A titre d’exemple, citons la perte de temps dans la production des états

financiers de fin d’exercice en raison de l’inadaptabilité du logiciel comptable au besoin

de l’Association.

Le système comptable utilisé par l’Association est le SAGE comptabilité 100. Or ce

dernier ne permet pas de sortir les informations financières (« Liasse d’intégration »)

exigées par la Direction Générale de l’Association. A cet effet, des retraitements

externes devraient être opérés afin de produire ces informations selon le format

demandé d’où les risques potentiels d’erreur de report de solde.

Autres que ceux que nous avons évoqués ci-dessus, nous avons relevé également les

problèmes ci-dessous :

o Méthode d’organisation de travail non fiable ;

o Léger retard dans l’exécution des tâches ;

Nous analyserons successivement ces faiblesses.


1-1 Méthode d’organisation de travail non fiable

Comme nous l’avons mentionné précédemment, le Comptable National assure la

comptabilisation et la consolidation des états financiers des Espaces. De ce fait, en cas

d’absence de la personne titulaire du poste (congé ou permission), les tâches sont

réalisées par le Contrôleur de gestion ou le Responsable Administratif et Financier

(RAF) et les travaux de contrôle au niveau de ces personnes sont sujets à des risques

d’omissions ou d’erreurs. Au cas où ces tâches ne seraient pas assurées, il y a

accumulation de tâches dans l’attente du retour du Comptable.

1-1-1 Routine dans l’exécution du travail

La tendance de la routine sévit le personnel du Service Administratif et Financier (SAF)

de Aide et Action faute de politique de travail bien définie. Tant que les tâches

comptables sont très nombreuses, le responsable a tendance à les exécuter avec routine.

En effet, les agents du SAF de l’Association sont contraints de respecter le délai prévu

de l’exécution des tâches comptables, malgré les éventuelles erreurs contenues dans

certaines pièces venant de certains Espaces ou commises par ces agents comptables

eux-mêmes. Cependant, il faut insister sur le principe de bonnes informations et le

principe de l’image fidèle de l’entreprise.

Le problème se pose sur l’objectif du service comptable qui est l’accomplissement à

temps des travaux sans connaître tenir compte de la qualité des informations

nécessaires.

De plus, toutes les tâches périodiques (hebdomadaire ou mensuelle) provoquent chez les

exécutants une mauvaise habitude de les traiter avec routine. Cependant, beaucoup

d’opérations se différencient seulement par leur montant.

Or, des informations brutes constituent souvent la base de la collecte d’informations,

qui nécessitent des traitements spécifiques (permettant une image fidèle de l’entreprise)

et afin de pouvoir escompter une bonne prise de décision. La routine qui peut entraîner

une désinformation n’est pas adéquate à la technique comptable moderne dans le travail.


1-1-2 Inexécution du planning et du calendrier des

tâches

Le non respect du planning et du calendrier fait partie de la désorganisation constatée au

sein de l’Association Aide et Action Madagascar.

Le planning est l’étude de l’ordre de priorité des tâches à exécuter. La non maîtrise de

cet ordre de priorité peut entraîner une redondance des tâches ou une perte de temps ou

même un disfonctionnement des autres services.

Le calendrier concerne la date et la durée d’exécution des tâches. C’est l’emploi du

temps des employés si on peut le dire.

Le planning et le calendrier, interdépendants et utiles pour chaque tâche doivent être

étudiés ensemble. Le non suivi de ces deux outils peut entraîner une désorganisation des

travaux comptables.

En effet, au niveau du SAF, les tâches prioritaires et les tâches subsidiaires sont

confondues. Nous pouvons prendre comme exemple le cas de saisie des pièces, c’est

l’arrivée des pièces qui déclenche son exécution (l’arrivée des pièces peut être tôt ou

tard). Cela peut perturber le traitement des pièces et l’établissement des états (états des

dépenses, budget…).

Cette inexécution de planning et de calendrier perturbe les exécutants dans

l’accomplissement de leur travail. Ils deviennent stressés et ne sont plus en mesure de

suivre le rythme du travail. Ils risquent aussi de perdre leur concentration et peuvent

commettre des erreurs ou omissions entraînant une désinformation entravant une bonne

prise de décision.

1-2 Léger retard dans l’exécution des tâches

Une autre conséquence de l’absence du Comptable National se traduit par un décalage

constaté au niveau de l’exécution des tâches. En effet, l’analyse et le contrôle des

données et des documents comptables envoyés par les différents Espaces peuvent être

différée pour une durée plus ou moins équivalente à l’absence du Comptable.


Par ailleurs, le Comptable, en raison des objectifs de résultats qui lui sont assignés,

s’organise pour rattraper le décalage dans les meilleurs délais dès son retour pour prise

de service. Donc, on enregistre finalement un léger retard.

Section 2 – LES VARIABLES PARASITES DU SYSTEME

COMPTABLE

Comme il est annoncé au tout début, l’Association Aide et Action Madagascar est

subdivisée en trois Espaces (Espace Sud, Espace Centre, Espace Nord).

A partir du circuit que nous avons déjà montré dans le schéma n°2 de la page 17, nous

allons évoquer ci-dessus les différents variables parasites qui perturbent le système

comptable au sein de l’Association. Sur ceux, quatre points sont à étudier :

- tout d’abord, l’Association rencontre des problèmes dans la saisie des informations

comptables.

- ensuite, le non respect du délai de réalisation du travail

- puis, le risque d’oubli et l’erreur d’imputation

- et enfin, nous allons parler des problèmes rencontrés au niveau du plan comptable

adopté par l’association Aide et Action.

2-1 Les problèmes rencontrés dans la saisie des

informations comptables

Toute information affectant la situation, activité et résultats de l’Association doit être

connue au moment opportun et en temps réel. Or, la réalité est toute à fait le contraire au

niveau de l’Association. En effet, en raison de l’éloignement de la zone d’activité de

chaque Espace d’intervention, il existe un décalage entre :

• le moment où le décideur déclenche son action

• celui où l’information parvient à la Direction Nationale

• et celui où elle devient parfaitement exploitable.

Cela entraîne une fausse interprétation de la situation réelle de l’Association, non

seulement en matière financière mais aussi dans la prise de décision.


Or, les objectifs de la mise en place d’un système d’information comptable au niveau de

l’Association Aide et Action visent à:

- fournir un système d’information uniforme afin d’arriver à la bonne marche des

activités des Espaces ainsi que de permettre une meilleure assignation des

objectifs et une définition plus élaborée des stratégies à adopter au niveau de ces

Espaces.

- Classer et analyser les événements concernant leurs activités par rapport aux

objectifs qui leurs sont assignés

- Rapprocher les sources d’information avec les centres de traitement afin de bien

traiter avec rapidité les informations

- Mettre à la disposition des Espaces un outil permettant d’enregistrer

Ces objectifs ne sont pas atteints, il s’ensuit des difficultés au niveau du contrôle

effectué par le dirigeant. En effet, le Service Administratif et Financier de Aide et

Action n’arrive qu’à contrôler préliminairement toutes les opérations avant tout

enregistrement au niveau des Espaces.

Le problème majeur est celui du risque de stockage et d’embouteillage des informations

au niveau de la direction de Aide et Action. D’ailleurs, c’est dans cette direction que se

trouve le lieu de résolution des conflits, alors elle doit consacrer beaucoup de temps aux

arbitrages. Nous tenons à rappeler que l’information concernant un fait, sous toutes ses

formes, est devenue un paramètre essentiel de l’économie et de la société moderne, si

nous voulons entrer dans une société d’information.

A ne pas oublier que l’environnement peut se définir comme un ensemble de forces

extérieures qui agissent et réagissent au profit ou à l’encontre de l’entreprise. Il est donc

très important de savoir s’adapter à cet environnement qui fluctue suivant les

conjonctures existantes. A cet effet, le système d’information comptable doit être souple

et adaptable selon l’éventualité de l’environnement.


Au sein de l’Association Aide et Action Madagascar, le système d’information ne

renseigne pas le décideur sur la modification survenue dans l’environnement de son

unité.

2-2 Le non respect du délai de réalisation du

travail

Pour chaque enregistrement des données envoyées par les Espaces, la Direction

National vérifie les imputations comptables selon les principes comptables, la

répartition analytique et le principe de partie double : TOTAL DES DEBITS = TOTAL

DES CREDITS.

En effet, si le total des débits diffère du total des crédits et s’il existe des erreurs

d’imputation, le Comptable de la Direction National doit en aviser les Espaces. Ces

derniers, à leur tour, effectuent la vérification à leur niveau (détails des calculs, nature

des enregistrements, comptes de balance …) pour s’assurer de l’exactitude de

l’opération.

Par conséquent, il y a une perte de temps considérable non seulement pour les comptables

des Espaces mais aussi pour le comptable de la Direction Nationale qui est obligé d’arrêter

ses travaux en cours pour pouvoir les aider à résoudre ce problème d’erreur. Cela implique

le retard d’exécution des autres tâches, le délai de réalisation du travail n’est pas respecté.

2-3 Le risque d’oubli et l’erreur d’imputation

2-3-1- Le risque d’oubli du comptable

Suite au non respect du délai de réalisation du travail, les comptables de chaque Espace

ainsi que le comptable de la Direction Nationale sont obligés de rattraper le temps perdu

en exécutant les autres tâches dans une courte durée. Cela entraîne l’omission de

certains comptes (charges, banque, caisse). Or, la transcription ou l’enregistrement des

comptes exige une patience et une prudence. Selon le plan comptable général

2005 : « la prudence est l’appréciation raisonnable des faits dans des conditions

d’incertitude afin d’éviter le


risque de transfert, sur l’avenir, d’incertitudes présentes susceptibles de grever le

patrimoine ou le résultat de l’entité ». En fait, ce principe n’est pas respecté.

2-3-2- L’erreur d’imputation des comptes

Tout enregistrement comptable au niveau du journal et du grand livre doit être imputé

sur les différents comptes généraux. Or, nous constatons certains risques d’erreur ; par

exemple : après pointage du compte par l’auditeur externe ou le Comptable même, des

erreurs de comptes ont été identifiées en raison du volume des opérations imputées.

Si ces erreurs n’étaient pas identifiées à temps, cela changeait l’enregistrement

comptable effectué par le comptable dans le journal de l’Association. Or, nous savons

que tous ces enregistrements constituent les éléments de base pour pouvoir tirer le

résultat à chaque fin d’exercice, d’où une fausse interprétation de la situation réelle de

l’Association.

L’existence de ces erreurs ou omissions en fin de chaque période traduit l’inexistence de

recyclage de formation pour le personnel au niveau de l’Association Aide et Action

Madagascar. En effet, les responsables de la formation ne mettent pas en valeur ce

recyclage faute du budget d’investissement ou de programme.

2-4 Les problèmes rencontrés au niveau du plan

comptable de l’Association

Le plan comptable général (PCG) qui est considéré comme un guide donne une liste de

définitions des termes comptables, la nomenclature à utiliser, la définition du contenu

des comptes, la détermination des règles de fonctionnement, les modes d’évaluation.

Lors de notre stage au sein de Aide et Action, nous avons constaté que le plan

comptable de l’Association suit les règlements 99.01 (PCG Français) relatif aux

modalités d’établissement des comptes des Associations et 99.03 relatif à la réécriture

du Plan Comptable Général, énoncés par le Comité de la Réglementation Comptable

(C.R.C.).Il tient compte également des règles décrites par le PCG 2005. Or, le plan

comptable Malgache 2005, selon le décret n° 2004-272 du 18 Février 2004 portant sur


l’approbation de ce plan, est cohérent avec les normes comptables internationales

« International Accounting Standards/International Financial Reporting Standards »

(IAS/IFRS). Cela présente donc quelques difficultés pour les utilisateurs de ce plan

comptable de l’Association surtout les personnes venant de l’extérieur comme les

auditeurs externes, les stagiaires,…car certains comptes ne sont pas utilisés dans notre

pays.

Nous prenons à titre d’exemple l’existence de la classe 8 dans le plan comptable de

l’Association. Or d’après notre étude théorique et selon le PCG 2005, il y a deux

comptes :

- les comptes de bilan (comptes de la classe 1 à 5)

- et les comptes de gestion (comptes de la classe 6 et 7)

Après l’analyse du non fiabilité de la méthode d’organisation de travail ainsi que des

variables parasites du système comptable, toujours dans les problèmes liés à la gestion

comptable, nous passons enfin à l’analyse des problèmes liés à la communication des

informations comptables


Section 3 – LES PROBLEMES LIES A LA COMMUNICATION D ES

INFORMATIONS COMPTABLES

3-1 Retard dans le traitement

Suivant le circuit dans le schéma n°1, les Espaces doivent faire parvenir au Siège social

à Antananarivo les données comptables, rapports et autres documents. L’Association

Aide et Action dispose ainsi des services d’envoi de colis rapide (Colis Express, taxi-

brousse, avion ou par courrier électronique). Ces services, bien qu’affichant une

certaine régularité, encourent des perturbations de sorte que l’arrivée des documents

comptables au Siège social peut être différée de quelques jours (panne de matériels,

grève des transporteurs, annulation de vol, coupure des routes durant les saisons

cycloniques, coupure de l’électricité ou de la connexion Internet…). Ceci entraîne donc

un certain délai (d’environ une semaine au maximum), retardant ainsi le traitement par

le Siège des informations et par conséquent, empêchant la prise de décision au niveau

des instances de décision et de pilotage.

3-2 Non fiabilités des informations

Les informations non fiables peuvent perturber leurs communications et cette fiabilité

est conditionnée par les trois principes suivants :

- la simplicité : les informations doivent être présentées de manière simple afin de

gagner du temps et d’éviter l’intervention de personnel qualifié. Le respect de ce

principe diminue les risques d’erreurs et de mauvaise interprétation.

- la précision : notre objectif dans cet deuxième principe est de recueillir des

informations représentatives de la réalité, les données doivent être homogènes

dans le temps et dans l’espace.

- la rapidité : elle a pour objectif le respect de l’échéance du tableau de bord.

Ces conditions ne sont pas respectées au sein de l’Association Aide et Action

Madagascar. Nous prenons à titre d’exemple le retard dans le traitement ne permettant

pas d’obtenir des informations fiables.


Voilà donc l’analyse critique des problèmes touchant l’organisation comptable.

Maintenant, nous passons à celle des problèmes liés au système d’information et de

gestion.

Chapitre II : PROBLEMES RENCONTRES AU NIVEAU DU

SYSTEME D’INFORMATION ET DE GESTION

Un système d’information de gestion inadéquate est l’une des causes principales de la

faillite des petites organisations dans les pays de tiers Monde. Les gestionnaires qui

négligent souvent le suivi de leurs activités, il ne faut pas qu’ils soient surpris de

constater qu’ils ne peuvent plus assumer leurs engagements financiers. Ces lacunes

s’expliquent souvent par la négligence ou encore par le manque d’information.

Rappelons que, Aide et Action gère trois (03) Espaces dispersées dans huit (08) Régions

de Madagascar, le système d’information et de communication devient donc un peu

complexe. La fonction de contrôle interne tend dès lors à ne plus être seulement

considérée comme le moyen d’assurer la conformité des états financiers, mais aussi de

bien constituer un élément de pilotage à part entière du système d’information cohérente

pour toutes les activités de l’Association.

La première question qui se pose dès qu’on parle de système d’information consiste à

savoir si les informations fournies par chaque unité de gestion sont fiables.

Par définition, informer c’est donner une forme à la matière, communiquer afin de

renseigner une personne ou un groupe sur une question donnée.

En fait, le fonctionnement du système de contrôle repose sur une bonne maîtrise des

informations, car la valeur des décisions dépend étroitement de leur qualité.

Ainsi, l’information possède une valeur d’autant plus grande qu’elle contribue à

l’atteinte des objectifs de l’Association. Un système d’information représente

l’ensemble des éléments participant à la gestion, au traitement, au transport et à la

diffusion de l’information au sein de l’Association.


Pour ce faire, il importe tout de suite de souligner que la gestion du système

d’information pose le problème le plus fondamental dans le fonctionnement d’un

système décentralisé. Plus le problème est important et complexe, plus les conséquences

sont désastreuses.

Ainsi, en ce qui concerne AIDE et ACTION, son système d’information connaît un

problème qui résulte notamment des deux niveaux suivants :

- au niveau du système informatique ;

- au niveau de la collecte des données.

Section 1 – PROBLEMES AU NIVEAU DU SYSTEME

INFORMATIQUE

Nous allons essayer de voir ci-dessous les facteurs qui influent sur le système

d’information. Il y en a plusieurs mais les plus fréquents sont les suivants :

- l’inexistence du système intégré de gestion

- et l’absence du logiciel « ON LINE »

1-1 L’inexistence du système intégré de gestion

L’Association Aide et Action ne dispose pas encore d’un système intégré de gestion

permettant d’obtenir en temps réel les informations techniques et financières rattachées

à chaque activité financée par les bailleurs. Un retraitement des données issues du

logiciel comptable SAGE avec les données techniques des agents de terrain permet

d’obtenir ces données. Ce qui expose l’association au risque de la dépréciation de la

cohérence des fonds utilisés avec les réalisations techniques sur site.


1-2 Absence du logiciel « ON LINE »

Faute du Logiciel « ON-LINE » accessible au niveau de chaque Espace, on ne peut pas

avoir une situation en temps réel de l’Association. La consolidation des états financiers

s’effectue mensuellement au niveau National à partir des données comptables envoyées

par Espace.

A cet effet, le suivi de la réalisation n’est effectué qu’au moment de la consolidation des

états financiers.

La dernière analyse des problèmes touchant le système d’information et de gestion de

l’Association Aide et Action concerne la difficulté dans la collecte des données

Section 2 – PROBLEMES AU NIVEAU DE LA COLLECTE

DES DONNEES

Dû à la disparité géographique des Espaces, la collecte des données entre les différents

responsables de l’organisme s’avère compliquée.

Nous allons montrer dans la carte ci-dessous les régions d’interventions de Aide et

Action à Madagascar :

- Espace Sud : régions d’Analamanga et Analanjirofo

- Espace Nord : les régions de DIANA et SAVA,

- Espace Centre : les régions Sud Ouest, Anosy, Androy et Menabe


Carte n°2 : Les régions d’intervention de Aide et Action à Madagascar

Source : Manuel de procédures de Aide et Action Madagascar


L’acheminement insatisfaisant des informations constitue l’un des problèmes liés à la

collecte des données au niveau des Espaces de AIDE et ACTION.

Le cadre administratif de l’Association n’a accès qu’à des données rudimentaires

concernant les zones d’influence de la Coordonnateur Inter Régionale et dans les zones

périphériques. Autrement dit, la transmission des informations qui devrait s’effectuer

par fax ou par mail se fait encore par l’intermédiaire des agents entraînant et un retard

dans l’acheminement de ces informations (problèmes de trajet des courriers, des postes,

des transports).

Les sources du problème de transmission de données sont assez nombreuses, mais celles

qui nous semblent fondamentales sont les suivantes :

� les aléas climatiques ;

� le manque de communication en temps réel.

2-1 Les aléas climatiques

Les aléas climatiques sont des accidents imprévus provoqués par le changement

climatique comme le passage des cyclones. Nous prenons à titre d’exemple la coupure

des routes à cause des éboulements ou des inondations, l’annulation des vols à cause du

mauvais temps. Alors les responsables de la transmission au niveau des Espaces

doivent tenir compte du climat de chaque région afin qu’ils puissent adapter les moyens

adéquats à la transmission des données.

Les aléas climatiques ont des répercussions considérables sur les activités de

l’Association Aide et Action. Non seulement ils provoquent une lenteur au niveau des

collectes des données mais peuvent conduire à la non disponibilité de ces données.

Suite aux problèmes causés par ces aléas climatiques, l’Association Aide et Action doit

aussi faire face à un problème qui nous semble non négligeable : le manque de

communication en temps réel.


2-2 Manque de communication en temps réel

Comme nous l’avions déjà évoqué au début de cette section, ce manque de

communication est dû à la disparité géographique des Espaces (Espace Sud, Espace

Nord, Espace Centre). Même si l’Association dispose déjà des moyens modernes de

transmissions (téléphones, fax, Internet…), nous constatons aussi quelques retards sur

l’arrivée de la communication à cause du réseau téléphonique ou une coupure

d’électricité.

Nous prenons à titre d’exemple lors de notre stage au sein de l’Association une coupure

d’électricité à durée considérable qui ne permet pas le bon fonctionnement de son

activité même si le responsable a essayé de résoudre ce problème.


Les principaux problèmes rencontrés au niveau de l’organisation comptable sont liés en

grande partie à sa gestion portant notamment sur sa confection et la consolidation des

états financiers et qui occasionnent souvent des pertes de temps. Certaines défaillances

sur la non fiabilité de la méthode d’organisation et un léger retard dans l’exécution des

tâches ont été observés. Ces défaillances proviennent de l’exécution routinière du

travail, du non respect du planning et du calendrier des tâches. Des variables parasites

du système comptable qui constituent aussi des problèmes résidant dans la saisie des

informations comptables. Des problèmes pertinents découlent de la communication des

informations comptables engendrant le retard de traitement. A tous ces problèmes

s’ajoutent ceux relatifs au système d’information et de gestion, au niveau de

l’information des données comptables et leurs collectes.

Voilà donc ce que nous pouvons constater comme problème au sein de l’Association

Aide et Action Madagascar. Mais à tout problème, il doit y avoir une solution. La

proposition des solutions possibles fait l’objet de la troisième partie.

TROISIEME PARTIE : SOLUTIONS ET

RECOMMANDATIONS GENERALES


Nous arrivons maintenant à la troisième partie de ce mémoire qui se vise à donner les

diverses solutions possibles pour avoir une amélioration notable au niveau du système

comptable de l’Association.

Au terme de cette partie, nous allons voir :

� Dans le premier chapitre : l’amélioration de l’organisation comptable ;

� Dans le deuxième chapitre : l’amélioration du système d’information et de

gestion ;

� Dans la troisième partie : les résultats attendus et recommandations générales.

Chapitre I : SOLUTION CONCERNANT LES PROBLEMES DE


Les solutions que nous allons proposer sont destinées à résoudre les problèmes que nous

avons décelés au cours de notre stage, en vue de l’amélioration du système et de

l’organisation comptable de l’Association.

Comme notre étude est basée sur la contribution à l’amélioration de l’organisation

comptable de l’Association, dans ce chapitre nous allons proposer les trois sections

suivantes :

- la première nous donnera l’amélioration de l’organisation comptable,

- la seconde présentera l’amélioration du système comptable en place,

- et la troisième section parlera de l’amélioration du système de communication.


Section 1 – AMELIORATION DE L’ORGANISATION

COMPTABLE

Un moyen d’améliorer l’organisation comptable de l’Association est d’exploiter de

façon optimale le système informatique en place ou de recourir à un prestataire externe

afin de résoudre le problème de consolidation des états financiers. Par ailleurs, des

améliorations devraient être apportées au système pour que la préparation des états

financiers à partir des balances (comptable, analytique) soit opérée de manière plus

fiable et plus souple, le capital temps pouvant être mis à profit pour les vérifications et

analyses d’usage. La mise en place du système intégré relève d’une décision

d’investissement.

Nous avons constatés que l’absence du Comptable National, sans suppléant, démeure

une des causes des problèmes identifiés. Par conséquent, nous préconisons les solutions

suivantes :

- tout d’abord, l’amélioration de la méthode de l’organisation de travail

- et ensuite, l’accélération de l’accomplissement des tâches.

1-1 Amélioration de la méthode de l’organisation

de travail

Premièrement, l’absence du Comptable National ne devrait aucunement affecter la

poursuite de l’exécution des tâches.

Deuxièmement, il faudrait créer un poste d’au moins un (ou une) aide comptable si le

budget de l’Association le permet. Ce dernier serait capable par la suite d’accomplir les

tâches comptables de AIDE et ACTION.

Nous entendons par « aide comptable » toute personne ayant pour mission minimale de

codifier et d’enregistrer régulièrement dans un journal, les opérations à caractère

patrimonial réalisées par l’Association. Le profil de l’aide comptable sera apprécié à

travers sa formation et sa mission dans l’Association.

M. LACOMBE (LAC 91) affirme dans la conclusion de son étude que « le déficit de

formation des acteurs comptables de l’entreprise contribue à la sous production


d’informations pertinentes pour la décision et à la sous utilisation de la comptabilité

comme instrument de gestion ». Il semble en effet raisonnable de supposer qu’un aide

comptable, titulaire d’un diplôme de licence en comptabilité par exemple, soit plus apte

à aider le comptable et le responsable administratif et financier (RAF) dans leurs tâches

qu’un aide comptable sans formation initiale à la comptabilité et ayant appris la

technique comptable « sur le tas », comme on en rencontre parfois.

Sur ce point, Y.DUPUY relève le type de comportement que l’on pourrait qualifier de

« gestionnaire » : « il s’agit d’un aide comptable jeune, certifié, en voie d’achèvement

de sa formation en gestion. Il s’intéresse à la gestion de l’entreprise, suggère quelques

traitements complémentaires (limités) de l’information comptable et propose quelques

conseils et commentaires lors de la communication périodique des données. »

De cette façon aucun retard ne serait enregistré. En effet, ces retards sont préjudiciables

aux relations de l’Association avec la Direction Afrique, du fait que les informations qui

nécessitent des prises de décision rapides ne seraient pas disponibles en temps voulu. Il

en résulterait en des actions correctives tardives, si le cas se présentait effectivement.

Par ailleurs, cela améliorait en même temps la situation du personnel de l’Association

vis-à-vis de la Direction Afrique.

La création de ce poste d’aide comptable est donc vivement souhaitée pour

l’amélioration de l’organisation du travail de comptabilité.

1-1-1 Amélioration du mode de travail

Pour faire face au problème de routine dans l’exécution du travail, il faut essayer de

varier le mode de travail en motivant les facteurs humains. Au sein du Service

Administratif et Financier (SAF), la motivation du personnel ne trouve pas réellement

sa place. En effet, le mode de travail demeure presque le même tout au long de l’année.

De plus, chaque tâche semble identique et répétitive, alors cette situation motive la

routine dans l’exécution de ces tâches. Les mêmes opérations répètent chaque mois et

cela provoque la tentation de les sous estimer.

Le développement du travail peut résoudre ce problème de routine. En effet, il ne faut

pas stimuler le personnel dans son appât de gain, au risque de le détourner de la

véritable


motivation qui est l’intérêt au travail mais de développer le dynamisme, l’innovation et

l’initiative dans la réalisation de son travail.

Les tâches comptables sont très nombreuses et ne laissent pas aux responsables le temps

de réfléchir. Alors, ils ont tendance à les exécuter avec routine mais c’est à ce moment

que la politique de travail doit intervenir. Sur ce, il faut leur rappeler les objectifs et le

but de leurs tâches tels que la production d’une bonne information comptable, la qualité

du travail, la disponibilité des informations.

En outre, il ne faut pas négliger la culture qui est une construction sociale reposant sur

une interaction des individus et des expériences vécues en matière de relation interne et

externe. On doit y adopter la nouvelle technique de communication basée sur la

convivialité entre les personnels mais surtout entre les employés et la direction.

1-1-2 Le respect du planning et du calendrier

d’exécution des tâches

Nous avons déjà vu auparavant le problème d’inexécution du planning et du calendrier.

Ces derniers doivent être étudiés ensemble parce qu’ils sont interdépendants et utiles

pour chaque tâche.

Il faut suivre le calendrier pour l’exécution des tâches. En effet, le responsable concerné

doit aménager son emploi du temps pour chaque tâche en déterminant à l’avance les

tâches prioritaires et les tâches subsidiaires. Cela permet une organisation envers les

tâches et les autres utilisateurs des données comptables.

1-1-3 Gestion du temps et des priorités

La gestion du temps et des priorités est au coeur du fonctionnement de l'organisation du

travail. Il est donc primordial de connaître les grands principes à la base d'une gestion

efficace de son temps selon les principes d'organisation du travail3 :

• Prendre du temps en début de journée pour planifier son travail.

3 Guide de gestion des ressources humaines ; TECHO Compétences ; Emploi Québec ; page 117


• Respecter la règle 60-20-20 en se concentrant sur l'essentiel (60 % pour les tâches

planifiées, 20% pour les activités non planifiées et 20 % pour les périodes tampons et

les imprévus).

• Élaborer des listes de tâches à accomplir de façon à les énumérer et à s'en rappeler.

• Garder en tête ses priorités pour faire le choix des tâches à déléguer et à éliminer.

• Commencer par ce qui nous intéresse le moins afin de bénéficier d'une tranquillité

d'esprit et de pouvoir apprécier les activités que l'on apprécie davantage.

• Regrouper tous les appels téléphoniques dans une même période de la journée.

• Réviser régulièrement sa planification et effectuer une révision de celle-ci à la fin de la

journée.

• Se réserver un moment de la journée où l'on n'est pas disponible aux autres.

• Lutter contre les interruptions qui nuisent à l'accomplissement de ses priorités.

• Éviter de remettre à plus tard.

• Rechercher un équilibre personnel entre ses obligations et ses capacités.

• Savoir déléguer.

Avant de planifier des activités à l'agenda, il faut établir ses priorités en les répartissant

sur une échelle de valeurs qui permet d'évaluer le travail à effectuer en fonction des

deux notions suivantes : l'importance relative (IMPORTANT) et le temps (URGENT).

-Important : le facteur important permet d'évaluer l'importance relative de la tâche en

fonction des objectifs organisationnels.

-Urgent : le facteur urgent permet d'évaluer le temps disponible pour la réalisation de la

tâche en fonction des délais établis.

Les activités importantes et urgentes (problèmes pressants, échéances serrées) occupent

souvent une grande portion du temps de travail. Bien qu'il faille y accorder une attention

immédiate, il faut comprendre que ces activités deviennent urgentes parce qu'on les a

repoussées trop souvent et qu'on a négligé de prendre des mesures de planification et de

prévention nécessaires.

Afin de pallier le problème sur la négligence du planning et du calendrier le planning

s’avère utile pour réduire, voire supprimer la saturation des tâches en fin de mois.

En ce qui concerne la détention des pièces, chaque service qui travaille avec ces pièces

doit respecter un délai de détention. Dans ce cas, il n’y a plus de dérangement ou

perturbation entre les services.


Au vue de cette saturation des tâches de fin de mois, il faut respecter le délai prévu pour

l’envoi des données au siège social de l’Association. Quelle que soit la situation, il ne

faut pas négliger les principes comptables fondamentaux.

1-2 Accélération de l’accomplissement des tâches

Les diverses solutions proposées ont pour objectif principal, l’accélération de

l’accomplissement des tâches.

En effet, avec une formation interne ou externe adéquate, si le budget illimité, des

matériels informatiques suffisants, l’Association, le bailleur et le Siège pourraient

œuvrer ensemble pour l’accélération de l’accomplissement des tâches et à

l’amélioration de la performance de AIDE et ACTION, individuellement et

collectivement.

Devant l’évolution des techniques comptables, les tâches comptables demandent de

l’initiative et évoluent rapidement et à cet effet, requirent une importante compétence.

La « Formation interne ou externe » devient un moyen d’améliorer le niveau de

qualification des employés. Par conséquent, AIDE et ACTION doit solliciter auprès de

la Direction Afrique un budget adéquat pour la formation de son personnel.

Le schéma suivant nous montre les obligations légales de formation au sein d’une

entreprise :


Schéma n°3 : Les obligations légales de formation

Source : Gestion et management des unités commerciales ; Roland Le Stum; page 120

Le plan de formation de l’entreprise se défini comme suit : « Le plan de formation est

établi par la direction des ressources humaines. Il a pour objet d’organiser la formation

professionnelle dans l’entreprise pour une période de 1 à 3 ans. »

Et l’élaboration de ce plan d’information que nous allons voir dans le schéma ci-dessous

(schéma n° 4) est divisée en trois étapes :

- l’identification et l’analyse des fondements du plan de formation

- l’analyse des besoins en formation et leur transcription en objectifs

opérationnels

- l’élaboration et la validation du plan de formation.


Source : Gestion et management des unités commerciales ; Roland Le Stum; page 122

Afin d’accélérer l’accomplissement des tâches, nous proposons donc à l’Association d’

améliorer la formation interne ou externe et de créer son propre plan de formation.

Voilà ce que nous pouvons proposer dans l’amélioration de l’organisation comptable,

passons maintenant à l’amélioration du système comptable en place.


Section 2 –AMELIORATION DU SYSTEME COMPTABLE EN

PLACE

Cette section nous permet de voir :

- l’amélioration de la méthode d’organisation au niveau des Espaces

- l’amélioration du parc informatique

- l’amélioration de la performance du personnel

- et l’amélioration du plan comptable en place

2-1 Amélioration de la méthode d’organisation au

niveau des Espaces

Pour assurer une meilleure décentralisation dans le système comptable utilisé, il faut

veiller à l’autonomie des Espaces de AIDE et ACTION concernés.

Ce qui évitera les revendications quotidiennes relevant de l’insuffisance dans ce

domaine.

Il serait aussi nécessaire d’élargir dans chaque Espace les moyens modernes pour

réaliser une bonne décentralisation.

En effet, il faudrait poursuivre les efforts pour la fiabilité et la sécurisation du système

dans son ensemble.

2-2 Amélioration du parc Informatique

Il est encore à noter que plusieurs irrégularités entraînent un déclin majeur. C’est

pourquoi nous proposons dans ce sujet pour remédier à cette situation :

� Mise en place d’un parc informatique intégré dans toutes les Espaces et le

renouvellement progressif.

� Un renforcement de formation du personnel informatique. Ceci permettra de

s’adapter à l’évolution de la technologie.


Pour ce faire, le coordonnateur de la sous région Océan Indien doit communiquer les

plans d’organisations par section et par équipe. Il lui appartient d’encourager les

employés à améliorer leur performance et à partager avec leurs collègues ce qu’ils ont

appris lors de la formation. Par conséquent, il doit solliciter auprès de la Direction

Afrique un budget adéquat pour la formation de son personnel.

La formation et l’investissement en capital sont complémentaires. Les entreprises qui

améliorent leurs équipements doivent aussi former leurs employés, dans leur intérêt.

2-3 Amélioration de la performance du personnel

Devant l’évolution des techniques comptables, les tâches comptables demandent de

l’initiative et évoluent rapidement et à cet effet, demandent une importante compétence.

Le personnel compétent constitue la première clef de route de la performance de

l’Association Aide et Action Madagascar. La motivation de ce personnel pourrait être la

première technique efficace pour améliorer sa compétence et une formation serait

adéquate pour renforcer ses acquis professionnels.

L’Association Aide et Action ne doit pas se contenter de l’accomplissement de ces

tâches comptables mais surtout de renforcer la qualité du travail, informations

comptables fiables et disponibles en temps réel reflétant une bonne image de

l’Association.

Les formes d’engagements dans le tableau ci-dessus sont l’un des théories en matière de

motivation.


Tableau n° 2 : Les formes d’engagements

L’ENGAGEMENT INSTRUMENTAL L’ENGAGEMENT PROFESSIONNE L

- Les privilèges

- Salaires, primes

- Grades, titres

- Attachement à l’organisation hiérarchique

- Parking réservé, voiture de fonction, bureau personnel, secrétaire attitré

- Recherche de sécurité

- Le progrès

- Attrait pour la formation

- Recherche d’échanges avec des confrères d’autres entreprises

- Confronter son point de vue avec d’autres

- Défis professionnels, attitude de remise en cause

L’ENGAGEMENT MANAGERIAL L’ENGAGEMENT COMMUNAUTAIRE

- Etre patron de ses affaires

- Animer et diriger son équipe

- Améliorer la sécurité

- Augmenter son taux de pénétration sur son marché

- Réduire ses dépenses

- Atteindre, voire dépasser les objectifs annuels

- Participer

- Travailler en groupe

- Qualité et écoute dans les relations sociales

- Rituels communautaires

- Développement du sentiment d’appartenance

- Valeurs partagées par le groupe

- Coopération au sein d’une même équipe ou entre équipes

Source : Vincent (Ch.), Développer votre pouvoir par l’analyse transactionnelle, Les

Editions d’organisation, Paris, 1988


Ces quatre formes d’engagement sont interdépendantes, et s’exercent de différentes

façons chez les individus. Identifier ses propres degrés d’engagement permet au

collaborateur de :

• Mieux déterminer ses propres potentiels.

• Comprendre que sa motivation ne dépend pas de celle des autres

Et pour un manager :

• D’identifier les moteurs de ses collaborateurs et de les motiver en fonction de leurs

potentiels.

Nous recommandons donc à Aide et Action d’améliorer avant tout le système de

motivation du personnel ainsi que sa formation pour disposer d’un personnel plus

performant susceptible de mieux atteindre les objectifs.

2-4 Amélioration du plan comptable en place

Le plan comptable d’une entreprise dépend de la nature de ses activités. Ainsi, pour

certains secteurs d’activités, la loi prévoit des plans comptables spécialisés sous une

forme des plans comptables professionnels. Ces plans feront l’objet des conseils

nationaux de comptabilité qui procurent des instructions sur les modalités d’applications

des règles d’évaluation et sur le contenu de chaque compte, sur les comptes

complémentaires spécifiques à la profession. Le secteur « ONG » devra avoir ses plans

comptables professionnels. Dans ce cas, Aide et Action pourra adopter un plan

comptable des associations existant à Madagascar pour éluder toute difficulté dans son

utilisation au niveau national. Une fois ce plan établi, aucune difficulté ne se poserait

plus aux personnes venant de l’extérieur pour utiliser le plan comptable de l’Association

Aide et Action Madagascar et cela va aussi faciliter le travail des auditeurs.

Il faut bien une étude et une analyse méticuleuse de ce plan comptable de l’Association

car il constitue la base d’une bonne organisation comptable et à l’issue de laquelle les

présentations des états financiers sont données.


Section 3 – AMELIORATION DU SYSTEME DE

COMMUNICATION

3-1 Amélioration du traitement des informations

Nous avons constaté au début une irrégularité dans la communication des informations

comptables à laquelle nous allons proposer quelques solutions qui consistent dans:

• La fiabilisation des applications.

• La dotation au niveau des Espaces de AIDE et ACTION un moyen de

communication efficace et fiable à titre d’exemple : un logiciel lié

automatiquement avec la Direction Nationale pour éviter le retard de la

communication.

Un système de communication efficace doit :

• Véhiculer une transmission rapide des informations ;

• Véhiculer des informations de bonnes qualités : éviter la dégradation des

informations ;

• Ne pas tendre à multiplier la circulation d’information redondante, qui fait

double emploi ou qui n’est pas utile au fonctionnement de l’organisation.

• Assurer l’approvisionnement des informations.

3-2 Acquisition des moyens de communication

modernes

L’acquisition des nouveaux matériels entraînera une rapidité du traitement des données

et une prise de décision à temps. Une remise à niveau de la capacité des machines sera

axée vers la configuration c'est-à-dire le remplacement des anciens logiciels de base et

par le rajout des capacités supplémentaires. La nouvelle puissance de ces machines

permettront aux intervenants d’effectuer leurs tâches avec beaucoup d’avantages tels

que le gain de temps et la sûreté.

Voilà donc ce que nous pouvons apporter pour améliorer l’organisation comptable au

sein de l’Association Aide et Action Madagascar. Nous allons voir dans le chapitre

suivant les solutions proposer aux problèmes de système de communication.


Chapitre II : SOLUTION CONCERNANT LES PROBLEMES DE

SYSTEME D’INFORMATION

Le dynamisme du contrôle interne de l’Association dépend de la circulation des

informations. La transmission de ces informations doit être rapide pour effectuer une

évaluation optimale des réalisations et il faut que les causes de déviation soient

identifiables.

Sur ce, deux sections sont à étudier :

- la première parlera des solutions relatives au système informatique

- la seconde nous donnera les solutions relatives à la collecte des données.

Section 1 – SOLUTIONS RELATIVES AU SYSTEME

INFORMATIQUE

Grâce à l’utilisation des moyens informatiques, les informations seront désormais

arrivées en temps réel, les risques d’erreurs et d’émissions seront réduits, ce qui

contribue à la fiabilité des informations.

Nous allons montrer dans le tableau suivant l’impact des technologies de l’information

sur la comptabilité :


Tableau n°3 : L’impact des technologies de l’information sur la comptabilité

Acquis : traitement de comptabilité générale, suivi de la comptabilité analytique

- automatisation de la production des états comptables (journal, grand livre, arrêté des comptes, documents annuels …) grâce aux progiciels comptables

- saisie des données conviviales, interfaces avec les systèmes de paie et gestion des stocks

- suivi des éléments financiers de comptabilité analytique (imputation par nature et par centre)

En cours : l’alimentation de la comptabilité générale, la comptabilité de gestion

• Alimentation en données - dématérialisation des flux comptables (EDI – Echange de Données

Informatisées) - disparition de la saisie comptable, l’information comptable devient un sous

produit des systèmes opérationnels automatisés enregistrant les flux de matières (scanners) ou communiquant directement avec les clients.

- Les écritures comptables sont générées automatiquement dans des interfaces, de même que l’imputation analytique, à partir des données opérationnelles par réseau de télécommunication.

• Traitement de l’information : les bases de données de gestion - augmentation des capacités de traitement de bases de données en volume, en

capacités d’analyse (regroupements, tris sur de multiples critères). - Cœxistence de données comptables et non comptables, généralisation

d’informations non financières (volumes, délai) et sur la concurrence • Modification des procédures et des rythmes

- accélération du rythme de vie comptable : calé sur les opérations et les demandes des opérationnels et non plus sur le rythme mensuel traditionnel

- partage de l’information comptable : destinée prioritairement aux mangers par l’intermédiaires d’outil plus proches d’eux (tableaux de bord)

- multiplication des outils de traitement (tableurs) branchés sur l’information comptable.

Source : Comptabilité et nouvelles technologies ; Association Française de

Comptabilité ; Congrès de Toulouse Mai 1993


Cette section nous permet de voir deux points importants :

- primo, la mise en place du système intégré de gestion

- secundo, la mise en place d’un logiciel « on line »

1-1 La mise en place du système intégré de gestion

En partant du budget détaillé de l’Association, il y a lieu de mettre en place un système

intégré permettant de décliner les programmes d’activités en taux d’avancement

physique avec échéancier, associé à l’exécution budgétaire.

Ce système devrait déboucher sur l’outil de gestion de trésorerie prévisionnelle glissant,

actionné automatiquement en fonction des flux des données technico-financières.

L’habilité et les expériences professionnelles des agents ainsi que les moyens matériels

mis à leur disposition constituent des facteurs clés.

L’accélération de la mise en exploitation effective du système informatisé de traitement

de données des activités est donc vivement proposée. En effet, un personnel de AIDE et

ACTION devrait assurer cette mission et avoir la compétence nécessaire.

Les résultats de ces travaux deviennent des éléments fondamentaux pour les prises de

décision stratégique.

Sa mission consiste en :

� La mise à disposition du système d’information efficace pour la gestion de

l’ensemble des activités de l’Association,

� L’élaboration et mise en œuvre de tous les outils nécessaires au suivi des

activités et l’évaluation des impacts des interventions de l’Association dans tous

ses domaines d’activités,

� La disponibilité de situations fiables des activités, des indicateurs de

performance et d’impacts des activités réalisées au niveau de l’Association.

Découlant de cette mission, les attributions consistent notamment à :

� Assurer un système cohérent de suivi d’avancement technique et financier des

activités de l’Association.


� Contrôler et valider toutes les informations sur les indicateurs de réalisation et

d’impacts des activités.

� Proposer toutes les mesures pour améliorer les outils de suivi évaluation en

particulier pour les indicateurs d’impacts des activités de l’Association.

� Concevoir, valider tous les outils de suivi évaluation des activités de

l’Association.

� Contrôler et valider la consolidation finale des rapports d’activités périodiques,

� Concevoir les mises à jour nécessaires des systèmes d’information et de suivi

évaluation de l’Association.

� Apporter toutes les solutions aux problèmes rencontrés dans la mise en œuvre

efficace des systèmes.

� Proposer et mettre en œuvre toute mesure pour améliorer le fonctionnement des

systèmes et suivre l’évolution de la technologie des informations.

1-2 La mise en place d’un logiciel « ON LINE »

L’existence de ce logiciel au sein de l’Association permet d’avoir les informations en

temps réel au niveau des Espaces et de les communiquer facilement à la Direction

Afrique. Par conséquent, les personnels vont gagner du temps pour effectuer les autres

tâches.

Après avoir vu les solutions relatives au système informatique, nous allons présenter

dans la section suivante les solutions relatives à la collecte des données.


Section 2 – SOLUTIONS RELATIVES A LA COLLECTE DES

DONNEES

Ces derniers temps, on constate qu’il existe d’importants progrès dans la collecte et

traitement de données par l’apparition régulière de nouveaux systèmes plus rapides avec

une bonne qualité des travaux.

La rapidité de la transmission des informations varie en fonction de la qualité de leur

acheminement, de l’habilité du personnel et des moyens utilisés.

2-1 Amélioration du Réseau

Aujourd’hui la technologie de traitement de l’information et de la communication offre

aux utilisateurs de tous les services de la communication (données, sons, images…). La

notion de réseau laisse entrevoir la possibilité de circulation des informations sans

aucun obstacle, en faisant disparaître les contraintes des distances. De plus, les systèmes

experts permettent aux utilisateurs de pouvoir traiter les données et information de base.

Pour faire face au problème dû à l’acheminement des informations nous préconisons

quelques solutions :

� La mise en place d’un réseau inter site ou intranet serait souhaitable pour

l’organisme (pour les zones qui bénéficient déjà des moyens nécessaires à sa

mise en place surtout au niveau Régional). Ce nouveau système ne se limite pas

seulement à la rapidité de transmission mais il procure d’autres avantages tels

que : le partage de données, l’unicité des informations, la communication directe

des intervenants …,

� L’organisation d’un contrôle périodique s’avère indispensable pour les sites dans

des lieux enclavés (qui ne disposent pas encore les conditions nécessaires pour

la mise en place d’un intranet), par exemple, des descentes périodiques sur

terrain (deux ou trois fois tous les mois) du Coordonnateur Inter Régionale

concerné.


2-2 Amélioration des liaisons entre les différents

centres de responsabilité

� Relation fonctionnelle : l’amélioration du circuit d’information comptable est

capitale pour économiser du temps (cas des Coordonnateur Régional et des

Coordonnateurs Inter Régionaux). La gestion du temps étant un facteur

important dans l’organisation des activités,

� Relation inter service : la réduction du circuit figure parmi l’une des meilleures

solutions concernant les collectes et les traitements des informations. A propos

des collectes et du traitement des informations, vu que le circuit trop long pour

le redressement, la simplification du processus est à suggérer. Cependant, on

doit procéder à un contrôle rigoureux de la véracité des éléments d’informations

fournies.

2-3 L’Echange des Données Informatisées (EDI)

Comme tous les sujets à la mode, l’Echange des Données Informatisées (EDI) fait

actuellement l’objet de nombreuses communications dans les médias.

L’Association Française de Comptabilité (AFC) nous donne la définition suivante :

« l’EDI peut se définir comme un échange par voie télématique4 de données formatées

et normalisées entre deux systèmes informatisés. » Il remplace le traditionnel échange

physique de document papier tels que les factures, les commandes…

Toutefois à la différence des opérations de télétransmissions de données comptables qui

ne sont pas possibles qu’entre deux systèmes informatiques compatibles, « l’EDI repose

quand à lui sur l’utilisation d’un langage universel et commun permettant des

transmissions entre des systèmes informatiques de technologie différente. »

4« Ensemble et des services qui associent les télécommunications et l’informatique » (Source : Technique d’expression et de communication en langue française/ CNTMAD)


D’une manière générale, la mise en place de l’EDI devrait être l’occasion au niveau

comptable d’une amélioration qualitative et quantitative très significative permettant

d’évoluer vers les « cinq zéro »

- zéro panne

- zéro stock

- zéro délai

- zéro papier

- zéro défaut

Voilà ce que nous pouvons proposer comme solutions concernant les problèmes de

système d’information. Ces solutions sont basées sur le système informatique et la

collecte des données. Nous allons présenter dans le chapitre qui suit les solutions

retenues et les résultats attendus.


Chapitre III : SOLUTIONS RETENUES ET RESULTATS

ATTENDUS

Nous arrivons enfin au dernier chapitre de ce mémoire. Ce chapitre vise à donner des

recommandations et de montrer les solutions retenues durant l’analyse dans les

chapitres auparavant.

Dans cette partie, nous illustrons :

� Dans le premier chapitre : les solutions retenues.

� Dans le deuxième chapitre : les recommandations et les résultats attendus.

Nous analyserons ci-dessous ces deux rubriques.

SECTION 1 – SOLUTIONS RETENUES

La réussite de l’Association dans sa mission dépend de la qualité de la gestion reposant

notamment sur la qualité de l’information de gestion dont la base est l’organisation

comptable. En outre, des informations fiables, à jour, disponibles dans un cours laps de

temps peuvent révéler, lorsqu’ils sont adéquatement analysés. Des opportunités, des

pistes à explorer, ou encore des problèmes ou des tendances devront être

immédiatement corrigés avant qu’ils ne deviennent graves.

Parmi les solutions choisies, nous retiendrons en particulier le renforcement des moyens

de communication, l’utilisation d’un système d’information de gestion intégré et la

méthode d’organisation de travail.

1-1 Renforcement des moyens de communication

Lors de notre stage, nous avons pu constater que l’Association AIDE et ACTION ne

dispose pas d’un système de communication efficace dans la transmission des données

ce qui entraîne des retards dans la consolidation des états financiers.

Par conséquent, nous suggérons vivement l’Association à renforcer les moyens de

communication en place.


1-2 Utilisation d’un système intégré d’information

de gestion

La performance de l’Association dépend étroitement du système d’information mise en

œuvre et qui exige la rapidité de traitement des informations, afin que les décideurs

puissent prendre les décisions.

Le développement d’un outil intégré de gestion informatisée de toutes les données de

chaque Espace (Technico - financière) et la Direction National serait vivement

recommandé à l’Association.

Cela n’exclut pas d’exploitation de façon optimale les fonctions du logiciel SAGE

utilisé par l’Association. La mise en place de cette recommandation nécessite une

formation des utilisateurs.

1-3 Amélioration de la méthode de l’organisation

de travail

Nous avons constaté au début une irrégularité dans l’organisation de travail de

l’Association Aide et Action et qui peut entraîner un retard dans l’exécution des tâches.

Puisque la direction n’y autorise pas le recrutement d’au moins un aide comptable au

niveau du Service Administratif et Financier (SAF), nous suggérons vivement Aide et

Action à se conformer aux réglementations en vigueur à Madagascar en formant son

personnel. Il est aussi très important de motiver les personnels pour les meilleures

possibilités de performance et une supervision efficace.


SECTION 2 – RESULTATS ATTENDUS ET

RECOMMANDATIONS GENERALES

Les résultats attendus se situent au niveau financier, économique et social, si les

recommandations préconisées sont mises en oeuvre.

2-1 Résultats attendus

2-1-1- Résultats financiers

Nous avons insisté sur les solutions proposées ayant pour objectif final l’amélioration

de la performance globale de l’Association. Au niveau financier, une bonne

organisation comptable nous procure à temps des indicateurs permettant une analyse

financière fiable. En effet, les données brutes sont bien traitées au niveau du système

comptable, ensuite, elles font l’objet d’une analyse financière et de contrôle. Le bon

fonctionnement de cette organisation peut aboutir à une bonne prise de décision.

L’analyse des écarts constatés permet une action corrective influençant les résultats

financiers. Ainsi, l’Association Aide et Action peut prévoir les changements au lieu

d’en pâtir. Et cette performance consiste à veiller à la gestion des fonds reçus auprès des

partenaires et aussi à la bonne gestion des fonds engagés par l’Association.

Les résultats de l’Association se manifesteront donc par :

• Une croissance soutenue de l’activité ;

• Un volume d’opérations ou de transaction en progression ;

• Un bon niveau d’utilisation dans le milieu des fonds reçus ;

• Une structure financière solide assurant la solvabilité et la rentabilité.


2-1-2- Résultats économiques

Il faut attendre tout simplement à l’Association de contribuer à:

- la croissance économique du pays;

- l’amélioration de la valeur ajoutée de notre pays dans la réalisation de sa

mission (amélioration de la qualité de l’éducation à Madagascar).

Pour le cas de la croissance économique, nous raisonnons en terme de « cercle

vertueux » (ou bienfaiteur) de la croissance qui correspond à l’enrichissement du pays

suivant un mouvement auto entretenu.

Ce schéma très simplifié montre que l’un des facteurs de la croissance économique

dépend de l’amélioration de la qualité de l’éducation de base.

Il est aussi important de souligner que les propositions d’amélioration de l’organisation

comptable au sein de Aide et Action entraîne une augmentation des résultats sur le plan

économique puisqu’une bonne organisation des traitements et des procédures

comptables permet l’obtention des informations fiables et à temps au niveau de chaque

Espace. Alors, les résultats augmentent et s’améliorent tant en quantité qu’en qualité.

Une bonne organisation comptable améliore l’environnement de Aide et Action et

apportera des performances économique au niveau de la grande île.

Nous estimons que les résultats vont augmenter grâce à l’optimisation du personnel

existant. En effet, les objectifs deviennent bien à la porter de Aide et Action. D’ailleurs,

l’amélioration du système d’organisation comptable apporte actuellement un atout

favorable au niveau de la gestion, en particulier, pour l’optimisation de la gestion de

l’information telle que la réduction des délai de traitement, la rapidité de la

consolidation.

INVESTISSEMENT CROISSANCE DE PRODUCTION

CROISSANCE DE REVENU AMELIORATION DE LA

QUALITE DE

L’EDUCATION DE BASE


2-1-3- Résultats économiques sociaux

Le rôle fondamental de l’Association AIDE et ACTION est de promouvoir la qualité de

l’éducation de base à Madagascar.

Le développement de l’éducation implique la lutte contre l’analphabétisation, lutte

contre l’emploi des enfants …

Plusieurs causes sont retenues :

• Les enfants malgaches sont privés des moyens pour poursuivre leurs études.

• La qualité de l’éducation à Madagascar est insatisfaisante.

• Sur le plan technique, faute des infrastructures adéquates dus au manque des

fonds.

C’est pour pallier à ces insuffisances et ces déboires que l’Association intervienne.

Et au sein de l’association Aide et Action, la mise en place d’une politique de personnel

bien définie nous procure une augmentation de la participation individuelle et collective

de ce dernier. Les employés savent prendre de l’initiative mais ne pas se comporter

comme un simple exécutant et la mise en valeur de la formation du personnel pour un

résultat social très positif parce que la formation est un moyen d’atteindre les objectifs

de productivité et d’efficacité grâce à une main d’œuvre adaptée, tout en s’efforçant de

combler ses aspirations.

Malgré les solutions proposées pour contribuer à l’amélioration du système

d’organisation comptables de l’Association Aide et Action, les recommandations

suivantes méritent d’être suivies pour pouvoir obtenir les résultats attendus sans

difficulté.


2-2 Recommandations générales

D’une manière générale afin de s’assurer la continuité de la performance de

l’Association, nous recommandons la création d’une cellule de contrôle et de suivi.

Quelques points importants afférant à cette cellule méritent d’être signalés :

• L’objectif.

• Les conditions de mises en œuvre.

• La fréquence.

• Les rôles et les responsables des dirigeants dans cette cellule.

2-2-1- Objectifs de cette cellule de contrôle et de suivi

Cette notion porte généralement sur le niveau financier c’est-à-dire des objectifs de

nature financier. Les objectifs de cette cellule de contrôle et de suivi consistant à :

- Fournir aux responsables (de l’Association et structure d’encadrement) des

informations fiables et comparer les résultats à ceux des autres Associations.

- Examiner le système en place, d’analyser les informations et apporter

rapidement les correctifs nécessaires en vue d’une meilleure progression de

l’Association.

Pour en satisfaire, des conditions sont exigées, et nous les analyserons ci-dessous.

2-2-2- Conditions de réussites

Pour atteindre les objectifs décrits dans les lignes précédentes, il faut que les conditions

suivantes soient réunies.

• Tout au long de processus :

Faire preuve de régularité et de méthode dans toutes les opérations.

• Avant :

Les systèmes d’informations, en particulier l’organisation comptable et les outils

d’informations de gestion doivent contenir des données précises et à jour. Pour cela, ils

doivent être simples, bien compris afin de bien informé


• En cours de traitement :

Les éléments faisant l’objet de suivi doivent être recueillis d’une manière sérieuse et

toujours de la même façon.

Les données faisant l’objet de suivi doivent être exploitées régulièrement et

promptement pour fournir tout l’appui au personnel et dirigeants de l’Association.

• Après :

Les solutions qui permettront de corriger des situations problématiques doivent être

mises en place ainsi qu’un suivi régulier de leur exécution.

Une compilation, commentée des résultais de toutes les Espaces de l’Association, doit

être dressée régulièrement pour que chacune connaisse l’évolution globale de sa

performance par rapport à un ensemble.

L’appui aux Espaces, le traitement rapide des problèmes et le retour des informations

aux Espaces sont nécessiteux. Par cette préoccupation, nous permettons de s’assurer que

la base y adhèrera et que ce suivi ne sera pas perçu que comme une contrainte imposée.

2-2-3- Fréquence de suivi

Il est très important d’évaluer régulièrement l’état de santé des Espaces et l’Association

en générale, ainsi les problèmes rapidement détectés, peuvent résolus rapidement.

Le redressement rapide et efficace de situations problématiques est une condition

critique du succès d’une institution financière.



Quelques solutions, afin de pallier tous les problèmes évoqués, ont été proposées. Elles

concernent notamment l’amélioration de l’organisation comptable, plus exactement

celle qui repose sur la méthode de l’organisation de travail. Il s’agit d’éviter l’exécution

routinière des tâches avec le développement davantage du dynamisme, de l’innovation

et de l’initiative dans la réalisation du travail. Nous préconisons aussi à cet effet

l’adoption de nouvelle technique de communication en ce qui concerne les relations

inter individuelles au sein de l’Association Aide et Action. Le respect du planning et du

calendrier de l’exécution des tâches, basé sur la gestion du temps et des priorités figure

parmi les solutions préconisées. A ce titre, cette Association devra se référer au principe

d’organisation de travaux stipulés dans le Guide de gestion des ressources humaines :

TECHNO Compétences, Emploi Québec.

Il faudra donc envisager l’accélération de l’accomplissement des tâches en mettant en

œuvre un plan de formation conçu dans la gestion et management des unités

commerciales de Roland Le Stum. En ce qui concerne l’amélioration du système

comptable en place des améliorations de la méthode de l’organisation au niveau des

Espaces, du parc informatique, de la performance du personnel s’impose.

Mais il ne faut pas perdre de vue l’amélioration du système de communication et

d’information.

Les solutions retenues se rapportent au renforcement des moyens de communication,

l’utilisation d’un système intégré d’information et l’amélioration de la méthode de

l’organisation de travail.


CONCLUSION GENERALE

Même si l’amélioration de l’organisation comptable de l’Association AIDE et ACTION

paraît une œuvre difficile. Pourtant, nous avons essayé d’y contribuer.

AIDE et ACTION, une Association oeuvrant principalement dans le domaine

d’éducation est remarquable par sa puissance et ses activités opérationnelles dans sa

vocation à l’amélioration de la qualité de l’éducation.

On rencontre un dynamisme de travail de suivi d’une importante circulation des flux

monétaires. Elle exige une parfaite maîtrise de gestion (Comptable, financière, risque

…) dans toutes les Espaces existantes allant du sommet jusqu'à la base.

C’est pourquoi d’après les analyses de l’organisation comptable et des résultats obtenus

de la situation actuelle, les activités de l’Association AIDE et ACTION se trouvent

diversifiées et complexes à partir des opérations comptables jusqu’au suivi et aux

contrôles.

Ceci s’explique bien sûr par une meilleure organisation du personnelle suivant l’esprit

d’équipe et de volonté, par des moyens matériels fiables à l’amélioration du travail, par

le système d’information efficace et aussi par l’évolution parfaite de la communication.

En fait tous ces efforts visent à satisfaire les partenaires et la Direction Afrique tout en

essayant de conserver le prestige de l’Association AIDE et ACTION Madagascar.

Une bonne réussite en matière d’organisation comptable et une performance dans

l’accomplissement des travaux évolutifs doivent aboutir à des résultats probants.

Cependant, il existe notamment dans le domaine de l’information et de l’organisation

comptable des difficultés moyennes provoquées par des problèmes de mesure

d’accompagnement. Il a été remarqué que l’Association rencontre des problèmes dans

cette organisation comptable comme les problèmes liés à la gestion comptable, les

variables parasites du système comptable et les problèmes liés à la communication des

informations comptables. Nous avons pu constater qu’il y a une lacune au niveau de

l’organisation de travail et dans l’exécution des tâches. Du côté du système comptable,


ce sont le retard dans la saisie des informations comptables, le risque d’oubli et l’erreur

d’imputation et les problèmes rencontrés au niveau du plan comptable. Sans oublier les

problèmes rencontrés au niveau du système d’information et de gestion dont les plus

considérés sont ceux au niveau du système informatique et au niveau de la collecte des

données.

Ceci nécessite une amélioration du système de communication en ajoutant un logiciel

lié automatiquement à la Direction Nationale pour éviter le retard.

Pour présenter toute défaillance du déroulement des activités de l’Association, nous

proposons la mise en place d’une nouvelle politique en vue d’améliorer le niveau de

performance du personnel et dont la base repose sur la motivation du personnel suivi de

la « formation interne ou externe ».

Concernant le système comptable, nous avons préconisé des solutions consistant à

l’amélioration de la performance du personnel en améliorant le système de motivation

et la formation du personnel, à l’adoption d’un plan comptable.

L’Association Aide et Action, à notre avis, devrait aussi renforcer la méthode de NTIC

avec l’utilisation de l’intranet et d’un logiciel « ON LINE » pour pouvoir communiquer

plus facilement avec les Espaces et la Direction Afrique.

Pour terminer ce travail, nous avons retenu quelques solutions concernant le

renforcement des moyens de communication. Le renforcement de l’utilisation d’un

système intégré de gestion informatisée s’avère aussi nécessaire ainsi que l’amélioration

de la méthode de travail. Les résultats attendus résident sur le plan financier d’abord par

une croissance soutenue de l’activité, un bon niveau d’utilisation des fonds reçus et une

structure financière solide assurant la solvabilité et la rentabilité. Ensuite au plan

économique par l’amélioration de l’environnement de Aide et Action et l’apport des

performances économiques au niveau du pays. Enfin, au niveau social par la mise en

valeur de la formation du personnel.


Ces résultats attendus seront atteint plus facilement si l’Association Aide et Action

s’efforce de suivre les recommandations générales à savoir la création d’une cellule de

contrôle et de suivi.

L’Association s’est fixée un objectif ; certes ; promouvoir l’éducation de base à

Madagascar et aussi rehausser le niveau financier en essayant de miser sur une relance

économique durable.

Comme elles ont toujours été à la hauteur des ces défis qui leur ont été posés, nous

croyons fermement, après vous voir servi des propos peut être durs, pessimistes, que

l’Association AIDE et ACTION et les partenaires seront à la hauteur de ces défis.

Il faut donc souhaiter, d’assister au développement et à la croissance de notre pays, de

notre éducation, et, c’est le plus important, à la propagation de l’Association comme

outil de relance de développement socio-économique et pourquoi pas développement

culturel : la culture financière de Madagascar.

ANNEXES

LISTE DES ANNEXES

Annexe 1 : Organigramme générale de l’Association Aide et Action....................................i

Source : Manuel de procédures administratives et financières de l’Association Aide et

Action Madagascar

Annexe 2 : Organigramme des Espaces....................................................................................ii

Source : Manuel de procédures administratives et financières de l’Association Aide et

Action Madagascar

Annexe 3 : Cycle comptable.......................................................................................................v

Annexe 4 : Plan Comptable de l’Association Aide et Action..................................................vi

Source : Manuel de procédure comptable de l’Association Aide et Action Madagascar

Annexe 5 : Un des projets réalisé par l’Association Aide et Action Madagascar.................x

i

Annexe 1 : ORGANIGRAMME GENERALE DE L’ASSOCIATION

Coordonnateur Sous Régional

Responsable National de la

Collecte et de la Communication

Responsable des Partenariat et Financement Responsable Administratif

et Financier

Assistant Administratif et Logistique Comptable Contrôleur de Gestion

Agent d’entretien Chauffeur

Chargé du Développement Opérationnel

Responsable de la Qualité de l’Education

Assistante de Direction

Espace Nord Espace Sud Espace Centre

NIV

EA

U E

SP

AC

E R

EG

ION

AL

NIV

EA

U

NA

T IO

NA

L

ii

Annexe 2 – ORGANIGRAMME DES ESPACES

ESPACE CENTRE

RDE Chargé du parrainage et communication

RDE Chargé d’Administration et

Finances

Secrétaire-caissière-standardiste

Chauffeur-

Agent d’entretien

Coordonnateur Inter Régional Espace Centre

Secrétaire Comptable

iii

ESPACE SUD

Coordonnateur

Régional Anosy

Coordonnateur Régional Androy

Coordonnateur Régional Menabe

Coordonnateur Régional Sud Ouest

Chargé des ressources et de Communication

RDE AAF AAF RDE RDE

Assistant Ressources

AAF

Agent d’entretien

Gardie

AAL

Comptable

CAF RDE

Chauffeur

Secrétaire Caissière

Standardiste

iv

ESPACE NORD

RDE

Chauffeurs

Agent d’entretien

Chargée de communication

Assistant Ressources

Chargé des Ressources

Assistant Administratif et logistique

Comptable

Assistant Administratif et Financier

RDE

Coordonnateur Inter régional Espace Nord

Chargée administratif et Financier

Coordonnateur Régional SAVA

Secrétaire

v

Annexe 3 – CYCLE COMPTABLE

Bordereau de dépôt banque

Journal Général

Ecriture de régularisation

JOURNAL JOURNAL

Grand livre

Générale et

Analytique

Bordereau de retrait banque

Pièces de caisses

Ordre de virement

Facture ou reçu

Balance Générale ou de vérification

Etats financiers et Situation budgétaire

vi

Annexe 4– Plan Comptable de l’Association Aide et Action

COMPTES DE BILAN

Compte Intitulés 10681000 Réserve de développement 10682000 Réserve d’aide d’urgence 1068 Autres réserves 10 Compte de fonds associatifs 110 Report à nouveau 120 Résultat de l’exercice 15 Compte de provisions 1662 Fonds d’entraide 16 Emprunts et dettes assimilées 18 Compte liaison siège/programmes 18101200 19 1

Résultats antérieurs AeA Mada Fonds dédiés TOTAL DE LA CLASSE 1

IMMOBILISATION 20500000 Logiciels informatiques 211 Terrains 213 Constructions 2155 Outillage 2182 Matériel de transport 2183 Matériel de bureau 237 Avances et acomptes /immobilisation incorporelle 238 Avances et acomptes/immobilisation corporelle 274 Prêts 28050 Amortissements logiciels informatiques 2813 Amortissements constructions 2885 28182 28183 29 2

Amortissement sur outillage Amortissements matériels de transports Amortissement matériel de bureau Provisions TOTAL DE LA CLASSE 2

STOCK 321 322 35

Matières consommables Fournitures consommables Matériels et fournitures pour les projets

3 TOTAL DE LA CLASSE 3 TIERS 4011 Fournisseurs 4012 Partenaires 404 Fournisseurs d’immobilisations 4081 Fournisseurs facture non parvenu 409 Fournisseurs partenaires débiteurs 411 Usagers

vii

Compte Intitulés 414 Créances douteuses et litigieuses 416 Usagers douteux ou litigieux 431 Organisme de sécurité sociale 44 Etat et autres collectivités publiques 445 Taxes sur chiffres d’affaires 46 Débiteurs et créditeurs divers 47 Compte d’attente 48 49

Comptes de régularisation Provision/dépréciation des comptes tiers

4 TOTAL DE LA CLASSE 4 TRESORERIES 5112 Chèques à encaisser 51121001 Banque rep. nationale 51121002 Banque Sud Ouest 51121003 Banque Menabe 51121004 Banque Androy 51121005 Banque Anosy 51121006 Banque Diana 51121007 Banque Sava 51121008 Banque Analamanga 51121009 Banque Analanjirofo 5124 Banque Euro 51 Banques 5311001 Caisse rep. nationale 5311002 Caisse Sud Ouest 5311003 Caisse Menabe 5311004 Caisse Androy 5311005 Caisse Anosy 5311006 Caisse Diana 5311007 Caisse Sava 5311008 Caisse Analamanga 5311009 Caisse Analanjirofo 5312 Caisse MEN 58 Virements internes 59 Provisions/dépréciations comptes financiers 5 TOTAL DE LA CLASSE 5

viii

COMPTES DE GESTION Compte Intitulés CHARGES 601 Achat stocké 603 Variation de stock 606 Achats non stockés 607 Achats de marchandises 611 Sous traitance générale 612 Redevances de crédit bail 613 Locations 614 Charges locatives ou copropriétés 615 Entretiens et réparations 616 Assurances 617 Etudes et recherches 618 Documentation et divers 61 Service extérieur 621 Personnel temporaire 622 Honoraires 623 Publicités, relations publiques 624 Transports 625 Déplacement, missions et réceptions 626 Frais postaux et télécommunications 627 Services bancaires et assimilés 628 Divers (cotisations, frais de recrutement du

personnel 63 Impôts et taxes CHARGES DE PERSONNEL 6411 Salaires 6412 Congés payés 6413 Primes 6414 645 647 648

Indemnités Charges sociales Autres charges sociales Autres charges de personnel

CHARGES FINANCIERES 661 Charges d’intérêt 666 Pertes de change 667 Moins value sur cession de VMP CHARGES EXCEPTIONNELLES 671 Charges exceptionnelles sur opération de gestion 675 Valeurs comptables des immobilisations cédées 678 Charges exceptionnelles diverses DOTATIONS AUX AMORTISSEMENTS 6811 Dotation aux amortissements des immobilisations 6815 Dotations aux amortissements pour risques et

charges 6816 Dotations aux provisions pour dépréciations des

immobilisations

ix

Compte Intitulés 69 Impôt sur les résultats 6 TOTAL DE LA CLASSE 6 PRODUITS 70 Ventes et prestations 7581 Recettes liées à l’objet 7582 Autres recettes de gestion 7583 Financements institutionnels 762 Revenu de placement 763 Produits financiers sur prêt 764 Revenu des VMP 765 Escomptes obtenus 766 Gains de change 768 Intérêts autres produits financiers 771 Produits exceptionnels 775 Produits de cession des éléments actifs 778 Produits exceptionnels divers 781 80250100 80250200 80250300 80250400 80270100 80270100 80270100 80270100 80920000 81000000 89000000

Reprise sur provision d’exploitation Cofinancement reçu : projet 01 Cofinancement reçu : projet 02 Cofinancement reçu : projet 03 Cofinancement reçu : projet 04 Engagement reçu de cofinancement : projet 01 Engagement reçu de cofinancement : projet 02 Engagement reçu de cofinancement : projet 03 Engagement reçu de cofinancement : projet 04 Contreparties des engagements reçus Compte spécial OD analytiques Ouverture de bilan

x

ANNEXE 5 : Un des projets réalisé par l’Association Aide et Action Madagascar

ORGANISATION INTERNATIONALE DU TRAVAIL Programme International sur l’élimination du travail des enfants (IPEC)

SCHEMA RECAPITULATIF DU PROGRAMME D'ACTION

CONTRE LE TRAVAIL DES ENFANTS Dans le cadre du projet (numéro TC) : MAG/04/P50/USA

Code budgétaire du projet : P.250.13.133.050 Numéro de position du programme d’action sur la LB 21 : __________

Titre de travail : Prévention et retrait des enfants des pires formes de

travail des enfants dans les mines, la pêche traditionnelle, l’exploitation sexuelle à des fins commerciales, le secteur informel, l’agriculture et l’élevage dans la Région du Sud Ouest de Madagascar (ex-province de Toliara), en particulier les districts de Toliara I, de Toliara II et de Sakaraha

Lieu (pays, province, ville) : Pays : Madagascar Région : Sud-Ouest (Atsimo Andrefana) Districts : Toliara I, de Toliara II et de Sakaraha Agence d’exécution : Nom de l’agence : Aide et Action Adresse : VC 72 Ambanidia - B.P : 4184 101 - Antananarivo - Madagascar Tél : 00 261 20 22 251 77 Courriel : [email protected] Personne à contacter : RAVELOARIJAONA Rado,

Représentant Pays Contribution de IPEC : Ar 273 688 011, soit US$ 156 393 Contribution locale : Ar 78 062 225 soit US$ 44 607 (Taux de change des Nations Unies en décembre, US$

1 = 1.750 MGA) Durée : 15 mois Date de début prévue : 1er janvier 2008 Date de préparation : Décembre 2007

xi

Dans le cadre de ce projet, d’après les données des études préalables faites par les ONG

ressources locales en 2006, le nombre estimatif des enfants cibles est de 940 dont la

répartition indicative par situation, par âge et par sexe est données par le tableau ci-

après :

5 - 13 ans 14 – 17 ans Nombre d’enfants cibles/Tranche d’âge

Garçons Filles Sous total

Garçons Filles Sous total

TOTAL

Nombre d’enfants à prévenir 270 270 540 0 0 540

Nombre d’enfants à retirer 150 150 300 50 50 100 400

TOTAL DES ENFANTS A RETIRER ET A PREVENIR DES PFTE

840 100 940

En résumé, d’après ce tableau :

En ce qui concerne le nombre d’enfants à prévenir et à retirer :

- 540 enfants âgés de 5 à 13 ans, dont la moitié sont des filles, sont à prévenir des PFTE à travers la scolarisation ;

- 400 enfants âgés de 5 à 17 ans, dont la moitié sont également des filles, sont à retirer des PFTE, dont 300 enfants de 5 à 13 ans à travers la scolarisation et 100 enfants de 14 à 17 ans à travers la formation professionnelle.

En ce qui concerne la tranche d’âge des enfants, le PA tente de cibler :

- 840 enfants âgés de 5 à 13 ans, dont la moitié sont des filles, qui sont à prévenir ou à retirer des PFTE ;

- 100 enfants âgés de 14 à 17 ans, dont la moitié sont également des filles, qui sont à retirer des PFTE.

En outre, 250 familles des enfants menacés ou victimes des PFTE seront également

touchées par ce projet à travers une amélioration de leurs conditions de vie. Ces

familles recevront, entre autres, des appuis et des formations sur le montage et la

gestion des AGR mais également sur la recherche de financement.

L’organigramme du projet peut se schématiser comme suit :

xii

PRINCIPAUX PRODUITS ET ACTIVITES :

Objectifs immédiats

Produits Activités Indicateurs Moyens de vérification

Objectif immédiat l : A la fin du

projet, des

actions de

sensibilisation

et de

mobilisation

des

employeurs

formels et

informels,

syndicats

locaux,

ménages,

décideurs,

notables,

Produits 1.1: A

la fin du projet,

les divers

stratégies, plans

de

communication

et de

sensibilisation

sont développés

et évalués

Activité 111: Identifier les cibles des actions de sensibilisation

Activité 112: Définir les

stratégies et plan

de communication

et de

sensibilisation

efficaces adaptés

aux composantes,

aux sites et aux

types des PFTE

Activité 113: Pré-

tester et finaliser

les approches

L’évolution du changement de comportement de la communauté et des différents partenaires locaux vis-à-vis des PFTE Nombre d’enfants victimes des PFTE et à risques recensés

Données

statistiques

Rapports d’activités Rapports de suivi Rapports d’enquête

Rapports d’évaluation et de capitalisation

Superviseur de Projet

Coordonnateur de Projet

Responsable Technique

à Sakaraha

Secrétaire

Chargé des Administration et

Finances

Responsable Technique

à Toliara I et II

Chauffeur

xiii



prestataires de

services

locaux contre

les pires

formes de

travail des

enfants seront

réalisées à

Toliara et

Sakaraha

méthodologiques,

les contenus et les

supports de

sensibilisation

Activité 114: Dupliquer les

moyens et

supports de

sensibilisation

Activité 115: Evaluer les

expériences sur

terrain

Produits 1.2: A

la fin du projet,

40 employeurs

formels et

informels et

syndicats locaux,

300 ménages et

1.000 enfants

seront

sensibilisés sur

les effets

néfastes et les

risques de

l’ESEC et autres

PFTE dont les

enfants sont

victimes et

menacés

Activité 121: Organiser des réunions d’information au niveau régional, district et communal

Activité 122: Mener des actions de conscientisation au niveau des employeurs formels et informels, des syndicats locaux

Activité 123: Mener des actions de sensibilisation au niveau des enfants et des ménages

Activité 124: Vulgariser les textes existants

Nombre

d’employeurs

formels et

informels cibles

engagés à ne plus

faire travailler les

enfants

Engagement

de principe

de la part

des

employeurs

formels et

informels et

les syndicats

Rapport

d’activités

Rapport de sensibilisation et de mobilisation Rapports d’évaluation et de capitalisation

xiv



auprès des employeurs formels et informels, des syndicats locaux

Produits 1.3: A

la fin du projet,

100 acteurs

principaux

(décideurs,

notables,

prestataires de

services locaux)

seront

sensibilisés et

mobilisés sur la

nécessité de

lutter contre le

travail des

enfants

Activité 131: Organiser des réunions d’information au niveau régional, district et communal

Activité 132: Mener des activités de plaidoyer et de sensibilisation auprès des décideurs, notables et des acteurs de développement sur la nécessité de mettre en place les structures décentralisées de lutte contre les PFTE

Activité 133: Vulgariser les textes existants auprès des décideurs, notables, prestataires de services locaux et partenaires-clé

Nombre d’acteurs

principaux

sensibilisés sur la

lutte contre les

pires formes de

travail des

enfants

Rapport

d’activités

Rapport de

sensibilisatio

n et de

mobilisation

Rapports

d’évaluation

et de

capitalisatio

n

Objectif immédiat 2 :

Produits 2.1: En

fin 2008, 540

Activité 211: Assurer l’accompagnemen

Nombre d’enfants de 5 à 13 ans menacés

Divers rapports d’activités

xv



A la fin du

projet, 540

enfants âgés

de 5 à 13 ans

à Sakaraha,

Toliara I et

Toliara II,

dont la moitié

sont des filles,

seront

prévenus des

PFTE à

travers la

scolarisation ;

400 enfants

âgés de 5 à 17

ans, dont la

moitié sont

également des

filles, seront

retiré des

PFTE, dont

300 enfants de

5 à 13 ans à

travers la

scolarisation

et 100 enfants

de 14 à 17 ans

à travers la

formation

professionnell

e.

enfants menacés

de PFTE de 5 à

13 ans dont 50%

sont des filles

seront prévenus à

travers la

scolarisation.

300 enfants

victimes de

PFTE de 5 à 13

ans dont 50% de

filles seront

également retirés

à travers la

scolarisation.

t administratif de l’établissement de copie d’acte de naissance de 400 enfants de 5 à 13 ans (dont, à titre indicatif : 257 enfants menacés et 143 enfants victimes de PFTE)

Activité 212: Payer les différents frais de scolarité de 840 enfants de 5 à 13 ans dont 540 menacés et 300 victimes de PFTE

Activité 213: Doter 840 enfants de 5 à 13 ans dont 540 menacés et 300 victimes de PFTE de fournitures scolaires et d’effets vestimentaires

Activité 214: Suivre la

scolarisation de

840 enfants de 5 à

13 ans dont 540

menacés et 300

victimes de PFTE

ou victimes des PFTE rescolarisés

de Aide et Action

Données de base OPTE

Rapports de suivi

Rapports d’évaluation et de capitalisation

Produits 2.2: En

fin 2008, 100

adolescents de

14 à 17 ans dont

Activité 221: Identifier des institutions ou groupements pouvant offrir des

Nombre d’adolescents de 14 à 17 ans victimes des PFTE ayant

Rapports d’activités de Aide et Action

Données de

xvi



la moitié sont

des filles

victimes d’ESEC

et d’autres PFTE

seront

accompagnés

psychosocialeme

nt et

médicalement.

services de conseil médical et psychologique aux 100 enfants de 14 à 17 ans victimes d’ESEC et d’autres PFTE

Activité 222: Créer et mobiliser des équipes mobiles allant à la rencontre des 100 enfants de 14 à 17 ans victimes d’ESEC et d’autres PFTE

Activité 223: Mener des campagnes de sensibilisation et de collaboration dans les milieux de l'ESEC

Activité 224: Assurer l’accompagnement psychosocial des enfants qui en ont besoin

Activité 225: Assurer un suivi médical des 100 enfants de 14 à 17 ans victimes d’ESEC et d’autres PFTE

bénéficié des actions d’accompagnement et de réhabilitation

base ORTE

Rapports de suivi Rapports d’évaluation et de capitalisation

Produits 2.3: En

fin 2008, 100

adolescents de

Activité 231: Mener une étude sur les besoins du marché du travail

Nombre

d’adolescents de

14 à 17 ans


xvii



14 à 17 ans dont

la moitié sont

des filles

victimes de

PFTE seront

retirés à travers

des activités de

formation

professionnelle

et

d’apprentissage.

dans les zones cibles

Activité 232: Identifier des institutions de formation professionnelle partenaires potentielles

Activité 233: Appuyer des activités permettant la réinsertion socioprofessionnelle des 100 adolescents de 14 à 17 ans victimes des PFTE à travers des cours d’alphabétisation et des formations professionnelles selon leurs besoins

victimes de PFTE

ayant suivi une

formation

professionnelle

qualifiante

Nombre des

enfants de 14 à

17 ans appliquant

les formations

professionnelles

reçues

Données de base ORTE

Rapports de

suivi

Rapports

d’évaluation

et de

capitalisatio

n

Objectif immédiat 3 :

A la fin du

projet, des

actions

d’amélioratio

n des

conditions de

vies de 250

parents des

enfants

menacés et

victimes des

Produits 3.1: En

fin 2008, des

pistes d’actions

pour

l’amélioration

des conditions

des vies des

parents des

enfants menacés

et victimes par

les PFTE sont

identifiées

Activité 311: Identifier les activités génératrices de revenus et les moyens d’amélioration de la production à court, à moyen et à long terme pour les familles concernées par les PFTE

Activité 312: Identifier les structures et partenaires

Types d’AGR

identifiés selon le

contexte

Nombre et types des structures et partenaires potentiels pour la mise en place des AGR en faveur des familles concernées par les PFTE


Données de base ORTE

Rapports de

suivi

xviii



PFTE seront

effectuées

dans les

districts de

Sakaraha, de

Toliara I et

Toliara II

potentiels pour la mise en place des AGR en faveur des familles concernées par les PFTE

Produits 3.2: En

fin 2008, 250

familles

concernées par

les PFTE ayant

développé des

activités

génératrices de

revenus (AGR)

Activité 321: Accompagner les familles dans l’identification d’activités appropriées

Activité 322: Accompagner les familles dans la gestion du budget familial

Activité 323: Collaborer avec les agences d'encadrement et de financement pour les appuis en faveur des familles-cibles

Activité 324: Appuyer les familles-cibles dans la concrétisation de leurs activités

Nombre de

familles

bénéficiaires de

formation

professionnelle

ayant pu monter

leur projet

Le degré de

satisfaction des

parents après la

mise en œuvre

des AGR

Rapport

d’activités

Contrat de

travail

Fiches et

rapports de

suivi

Rapports

d’évaluation

et de

capitalisatio

n

BUDGET

Globalement, le budget se présente comme suit :

xix

BUDGET GLOBAL Ar 351 750 236 US$ 201 000

Apports locaux Ar 78 062 225 US$ 44 607

Apport demandé au BIT-IPEC

Ar 273 688 011 US$ 156 393

Taux des Nations Unies en décembre 2007 : USD 1 = MGA 1 750

Le budget total du présent programme d’action est estimé à Ar 351 750 236, soit

l’équivalent de 201 000 USD, dont la part demandée au BIT-IPEC est de Ar 273 688 011, soit l’équivalent de 156 393USD.

xx

BIBLIOGRAPHIE

1- Arnaud DIAZ, « Comptabilité analytique et gestion budgétaire », 1er Edition, 1992,

110 pages

2- Alain MIKOL, Paul AGNER, « Comptabilité et Gestion », Edition Bertrand Lacoste,

Paris 1990, 336 pages

3- Cours professés à l’Université d’Antananarivo

4- Muriel NAHMIAS, « L’essentiel des normes IAS/IFRS », Editions d’Organisation,

150 pages

5- Ordre des Experts Comptables et Financiers de Madagascar, CSC, INSTAT, « Plan

Comptable Général 2005 », 111 pages

6- Roland Le STUM, « Gestion et management des unités commerciales », 3ème Edition,

379 pages

7- TECHNO Compétences et Emploi Québec, « Guide de gestion des ressources

humaines », 2003, 135 pages

8- Université Paul Sabatier, « Association Française de Comptabilité », Actes du

XIV ème congrès 1993, 556 pages

WEBOGRAPHIE

www.aide-et-action.org (Avril 2009)

www.technocompetences.qc.ca (Juin 2009)

webmaster@mémoireonline.com (Juillet 2009)

TABLE DES MATIERES

Remerciements Sommaire Listes des tableaux, schémas et cartes Lexiques des abréviations

INTRODUCTION .........................................................................................................................1

PREMIERE PARTIE: CONSIDERATIONS GENERALES

CHAPITRE 1: PRESENTATION SUCCINTE DE L’ASSOCIATION AIDE ET ACTION MADAGASCAR .................................................................................................................................3

SECTION 1- HISTORIQUE ET SITUATION DU RESEAU........................................................................3

1-1 Historique de l’Association Aide et Action dans le Monde ......................................................3

1-2 Situation du réseau à Madagascar .............................................................................................5

SECTION 2- STRUCTURES ORGANISATIONNELLES...........................................................................6

2-1 Organigramme général de l’Association ...................................................................................6

2-1-1 La Direction ...........................................................................................................................6

2-1-2 Le Service des Opérations......................................................................................................7

2-1-3 Le Service Administratif et Financier ....................................................................................7

2-1-4 Le Service du Développement des Ressources......................................................................7

2-1-5 Le Comité de Direction..........................................................................................................7

2-2 Fonctionnements des Espaces ...................................................................................................8

2-2-1 Le Coordonnateur Interrégional ou Régional ........................................................................9

2-2-2 Le Responsable de Développement Educatif.........................................................................9

2-2-3 Le Chargé d’Administration et des Finances .........................................................................9

2-2-4 Les Comptables......................................................................................................................9

SECTION 3- MISSIONS ET FINALITES DE L’ASSOCIATION...............................................................10

3-1 Définition d’une Association...................................................................................................10

3-2 Missions de l’Association........................................................................................................11

CHAPITRE 2: ORGANISATION COMPTABLE DE L’ASSOCIATION ................................................12

SECTION 1: THEORIE GENERALE SUR L’ORGANISATION COMPTABLE ...........................................12

1-1 Définition.................................................................................................................................12

1-1-1 Comptabilité.........................................................................................................................12

1-1-2 Système comptable ...............................................................................................................12

1-1-3 Organisation comptable.......................................................................................................13

1-2 Les éléments constitutifs du système comptable.....................................................................14

1-2-1 La comptabilité générale......................................................................................................14

1-2-2 La comptabilité analytique...................................................................................................14

1-2-3 La comptabilité budgétaire ..................................................................................................15

SECTION 2: L’ORGANISATION COMPTABLE ACTUEL DE L’ASSOCIATION AIDE ET ACTION MADAGASCAR................................................................................................................................17

2-1 Cycles comptables ...................................................................................................................17

2-1-1 Le journal général................................................................................................................17

2-1-2 Grand livre ...........................................................................................................................18

2-1-3 La consolidation des états financiers...................................................................................18

2-2 Charte des comptes ou plan comptable de l’Association ........................................................20

2-3 Commentaire sur l’utilisation des comptes et méthodes comptable .......................................20

2-3-1 Comptes de capitaux ............................................................................................................20

2-3-2 Comptes d’immobilisation ...................................................................................................22

2-3-3 Comptes de stocks ................................................................................................................23

2-3-4 Comptes de tiers...................................................................................................................23

2-3-5 Comptes financiers...............................................................................................................24

2-3-6 Comptes de charges .............................................................................................................25

2-3-7 Comptes de produits.............................................................................................................26

2-3-8 Comptes spéciaux.................................................................................................................25

DEUXIEME PARTIE: IDENTIFICATION ET FORMULATION DES PROBLEMES

CHAPITRE 1: PROBLEMES RENCONTRES AU NIVEAU DE L’ORG ANISATION COMPTABLE ......28

SECTION 1: PROBLEMES LIES A LA GESTION COMPTABLE.............................................................29

1-1Méthode d’organisation de travail non fiable...........................................................................30

1-1-1 Routine dans l’exécution du travail .....................................................................................30

1-1-2 Inexécution du planning et du calendrier des tâches...........................................................31

1-2 Léger retard dans l’exécution des tâches.................................................................................31

SECTION 2: LES VARIABLES PARASITES DU SYSTEME COMPTABLE ..............................................32

2-1 Les problèmes rencontrés dans la saisie des informations ......................................................32

2-2 Le non respect du délai de réalisation du travail .....................................................................34

2-3 Le risque d’oubli et l’erreur d’imputation ...............................................................................34

2-3-1 Le risque d’oubli ..................................................................................................................34

2-3-2 L’erreur d’imputation des comptes......................................................................................35

2-4 Les problèmes rencontrés au niveau du plan comptable de l’Association..............................35

SECTION 3: LES PROBLEMES LIES A LA COMMUNICATION DES INFORMATIONS COMPTABLES....37

3-1 Retard dans le traitement .........................................................................................................37

3-2 Non fiabilité des informations .................................................................................................37

CHAPITRE II: PROBLEMES RENCONTRES AU NIVEAU DU SYST EME D’INFORMATION ET DE GESTION ........................................................................................................................................38

SECTION 1: PROBLEMES AU NIVEAU DU SYSTEME INFORMATIQUE.......................................................39

1-1 L’inexistence du système intégré de gestion ...........................................................................39

1-2 Absence du logiciel « ON LINE » ..........................................................................................40

SECTION 2: PROBLEMES AU NIVEAU DE LA COLLECTE DES DONNEES..........................................40

2-1 Les aléas climatiques...............................................................................................................42

2-2 La manque de communication en temps réel ..........................................................................43

TROISIEME PARTIE: SOLUTIONS ET RECOMMANDATIONS GENE RALES

CHAPITRE I: SOLUTION CONCERNANT LES PROBLEMES DE L’ ORGANISATION COMPTABLE ..................................................................................................................................44

SECTION 1: AMELIORATION DE L’ORGANISATION COMPTABLE....................................................45

1-1 Amélioration de la méthode de l’organisation de travail ........................................................45

1-1-1 Amélioration du mode de travail..........................................................................................46

1-1-2 Le respect du planning et du calendrier d’exécution des tâches.........................................47

1-1-3 Gestion du temps et des priorités .........................................................................................47

1-2 Accélération de l’accomplissement des tâches........................................................................49

SECTION 2: AMELIORATION DU SYSTEME COMPTABLE EN PLACE ................................................52

2-1 Amélioration de la méthode d’organisation au niveau des Espaces........................................52

2-2 Amélioration du parc informatique .........................................................................................52

2-3 Amélioration de la performance du personnel ........................................................................53

2-4 Amélioration du plan comptable en place ...............................................................................55

SECTION 3: AMELIORATION DU SYSTEME DE COMMUNICATION...................................................56

3-1 Amélioration du traitement des informations..........................................................................56

3-2 Acquisition des moyens de communication modernes ...........................................................56

CHAPITRE II: SOLUTION CONCERNANT LES PROBLEMES DE S YSTEME D’INFORMATION ......57

SECTION 1: SOLUTIONS RELATIVES AU SYSTEME INFORMATIQUE.........................................................57

1-1 La mise en place du système intégré de gestion......................................................................59

1-2 La mise en place d’un logiciel « ON LINE »..........................................................................60

SECTION 2: SOLUTIONS RELATIVES A LA COLLECTE DES DONNEES..............................................61

2-1 Amélioration du réseau............................................................................................................61

2-2 Amélioration des liaisons entre les différents centres de responsabilité .................................62

2-3 L’Echange des Données Informatisées ...................................................................................62

CHAPITRE III: SOLUTIONS RETENUES ET RESULTATS ATTEN DUS............................................64

SECTION 1: SOLUTIONS RETENUES.................................................................................................64

1-1 Renforcement des moyens de communication ........................................................................64

1-2 Utilisation d’un système d’information de gestion intégré .....................................................65

1-3 Amélioration de la méthode d’organisation de travail ............................................................65

SECTION 2: RESULTATS ATTENDUS ET RECOMMANDATIONS GENERALES ...................................66

2-1 Résultat attendus......................................................................................................................66

2-1-1 Résultats financiers ..............................................................................................................66

2-1-2 Résultats économiques ........................................................................................................67

2-1-3 Résultats économiques sociaux ............................................................................................68

2-2 Recommandations générales ...................................................................................................69

2-2-1 Objectifs de cette cellule de contrôle et de suivi ..................................................................69

2-2-2 Conditions de réussites ........................................................................................................69

2-2-3 Fréquence de suivi ...............................................................................................................70

CONCLUSION GENERALE .....................................................................................................72

ANNEXES ...................................................................................................................................... i

BIBLIOGRAPHIE.......................................................................................................................xx

contribution a l’amelioration de l’organisation …

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