conduire un projet d’archivage électronique...gestion de la confidentialité des documents...

SIAF-20110405-Céline Guyon-CG10

Conduire un projet d’archivage électronique

Céline Guyon

L’expérience du Conseil général de l’Aube


Les défis de l’environnement

électronique

� L’’inflation des données• Multiplication des versions et des copies (à tous les

stades du cycle de vie et après diffusion)

� La pérennité des données• La durée de conservation des données est souvent

supérieure à la durée de vie des supports

� L’intégrité de l’information archivée• Authenticité• Lisibilité• Stabilité


Le contexte français

� L’échelon national• Le développement de l’e- administration• La mise en œuvre de télé procédures

� L’échelon local• Une réflexion amorcée il y a 10 ans• La dématérialisation des actes soumis au

contrôle de légalité (projet ACTES)• La dématérialisation des flux comptables

(HELIOS)• La signature électronique (depuis octobre 2008)


Les enjeux

� Institutionnels• Quelle(s) légitimité(s) pour l’archiviste dans la collectivité ?

� Politiques• Quelle(s) forme(s) de mutualisation à l’échelle des territoires ?

� Archivistiques• Quelle(s) pertinence(s) des concepts fondamentaux ?

� Méthodologiques• Quelle(s) stratégie(s) d’archivage ?

� Technologiques• Quel(s) outil(s) pour quelles(s) fonctionnalité(s) ?

� Organisationnels• Quelle(s) assurance(s) ?

� Economiques• Quel(s) avenir(s) pour l’archivage électronique ?


Les enjeux archivistiques

� Le questionnement des principes fondamentaux• Le cycle de vie du document numérique• La pertinence du concept de provenance• La disparition de l’original ?

� La nécessaire évolution des méthodes archivistiques• Anticiper la description des contenus• Dissocier la fonction de conservation physique de la

fonction conservation des contenus• Favoriser la capture automatique

� La granularité de l’information• Détermination de l’unité de description


Le programme M@rine

� Objectif• Doter le Département de l’Aube d’un Système

d’archivage électronique afin de disposer dans le temps et à tout instant des données dont la collectivité à besoin

� Enjeux • Préserver la valeur probatoire des documents archivés

(documents natifs électroniques) • Assurer la conservation, sur la très longue durée, du

patrimoine historique informationnel


Le contexte

� Un département de 300 000 habitants

� Un département rural avec 433 communes

� 200 commune sont moins

de 200 habitants


La démarche

� Une démarche pragmatique• Réponse adaptée aux besoins des utilisateurs et au

contexte réglementaire français : enjeux techniques, juridiques et patrimoniaux liés à l’archivage

� Une démarche collaborative• Partenariat entre les Conseils généraux de l’Aube et

des Yvelines et les Archives de France (ministère de la Culture) pour le volet outil


Une démarche affirmée de

mutualisation

� Démarche affirmée de structuration du territoire� Démarche affirmée de coopération et de

mutualisation• Mise à disposition des autres collectivités du

département d’une plate-forme mutualisée de services• Le Conseil général homologué tiers de télétransmission

au travers du dispositif « démat-Aube »• Le Conseil général « Autorité d’enregistrement »


Les stratégies

organisationnelles

� Mutualisation des connaissances et compétences

� Renforcement des collaborations entre informaticiens et archivistes

� Mutualisation des outils matériels et logiciels

� Le comité d’archivage électronique


Cadre normatif

� Respect des normes et standards nationaux et internationaux• Norme NF Z42013 : 2009• Norme ISO 14721 : 2003 (OAIS)• Moreq2• Référentiel général d’interopérabilité (RGI)• Référentiel général de sécurité (RGS)• Standard d’échange de données pour

l’archivage (SEDA)


Volet archivistique

� Identifier et évaluer documents candidats à l’archivage• Référentiels de conservation• Plans de classement• Profils de données

� Gérer le cycle de vie des documents archivés

� Gérer la confidentialité des documents archivés


Volet technologique

� Des outils de signature électronique et d’horodatage

� Des outils de vérification de la validité d’une signature électronique développés en partenariat avec une start-up locale, Lex Persona

� Une solution d’archivage électronique : M@rine


Volet organisationnel

� Définition du périmètre documentaire� Processus d’archivage

• Intégrer l’archivage dans le processus de dématérialisation

� Scénarios d’archivage• A quel moment capturer les documents à archiver ?

� Filières d’archivage• Gérer les singularités des documents numériques

Définition du périmètre fonctionnel du Système d’archivage électronique


Périmètre documentaire

M@rine

Documents papier

GED Flux de données

Documents bureautiques

Messages électroniques

Bases de données


Le processus de

dématérialisation


Le processus d’archivage des

flux dématérialisés

Collectivité à l’origine du flux

Services de l’Etat

Tiers de télé-transmission

M@rine

Transfert conforme au SEDA


Scénario d’archivage des flux

dématérialisés


Volet juridique : définir le cadre

de confiance

� Définir les responsabilités des acteurs� Garantir la sécurité et la confiance par la

production de référentiels et de procédures• Politique d’archivage • Politique de signature • Déclaration des pratiques d’archivage• Déclaration des pratiques de sécurité• Conventions de versement• Contrats de service


La problématique de la

signature électronique

� Les usages de la signature électronique• Intégrité• Non répudiation

� Les contraintes• Durée de validité du certificat• Impossibilité de rejouer dans le temps une signature

électronique� La réponse

• Vérification de la validité de la signature en amont du transfert

• Conservation de l’ensemble des éléments attestant de l’intégrité et de l’authenticité du document archivé


M@rineServices

producteursServices versants Utilisateurs

Administrateur

Autorité d’archivage

Transfert

Consultation/ Communication

Contrat de service

Convention de transfertPolitique d’archivage

Flux

Conventions

SEDA

Le processus d’archivage : vue

d’ensemble


Les acteurs du processus

d’archivage


Les acteurs

� Service producteur : entité qui a initialement produit les archives et qui en est propriétaire pendant tout le cycle de vie

� Service versant : entité qui transfert les archives au service d’archivage M@RINE

� Espace de confiance : son rôle est de vérifier la validité d’une signature électronique, de produire une attestation de vérification et de signer les bordereaux de versement

� Utilisateurs : usagers du Service d’archivage M@RINE (services producteurs, citoyens, historiens, etc.)

� Progiciel Thot : progiciel pour la gestion des archives papier utilisé aux Archives départementales de l’Aube


Architecture fonctionnelle


Caractéristiques de la solution

d’archivage électronique M@rine

� Approche générique• Périmètre documentaire élargi : mails, bases de données,

flux de données, documents bureautiques, etc.� Approche modulaire

• Noyau dur et modules complémentaires optionnels� Approche globale

• Intégration au système d’information de l’organisation� Approche mutualisée

• Avec les autres interfaces métier� Solution portable

• Environnement LAMP• Multi communications en entrée et sortie : ftp, mail, curl, Ws• Compatibilité Internet explorer, Firefox


Une solution conforme aux

exigences archivistiques

� Identification et description structurée des contenus à archiver

� Définition des règles d’archivage� Respect des exigences en matière de durées

de conservation� Gestion du cycle de vie des contenus

archivés� Gestion de la confidentialité des documents

archivés


Périmètre fonctionnel

� Administration• Gestion des acteurs, des utilisateurs et des paramètres système

� Intégrité et sécurité• Contrôle des droits d’accès, traçabilité et journalisation

� Règles d’archivage• Profils de données, conventions et contrats de service

� Processus de capture• Contrôle des transferts, gestion des anomalies et erreurs

� Workflow de prise en charge• Prise ne charge en deux temps, notifications consécutives conformes au

SEDA

� Recherche et consultation• Filtres de recherche, consultation des résultats

� Maintenance• Gestion du cycle de vie et des éliminations (prévu), gestion des

conversions et migrations de formats (en cours d’implémentation)


Une solution pour l’archivage à

valeur probante…

�Gestion de l’intégrité• Au moment du transfert

•Contrôle des empreintes des contenus à archiver•Contrôle de la validité de la signature électronique

du bordereau de versement

• Dans le temps•Traçabilité et journalisation de tous les évènements•Contrôles à échéances régulières des empreintes

des contenus archivés


….Et l’archivage historique

�Gestion de la pérennité • Au moment du transfert

• Identification et vérification des formats des contenus à archiver

•Conversion de formats

• Dans le temps•Migration de formats