comment amÉliorer l'efficacitÉ du comitÉ de direction
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COMMENT AMÉLIORER L'EFFICACITÉ DU
COMITÉ DE DIRECTION ?
Des idées concrètes pour des CODIR plus
performants
Le CODIR, c’est le garant des valeurs de l’entreprise, celles qui montrent la voie à suivre, même quand les temps sont tourmentés.
Le CODIR, c’est le rouage clé, la charnière, entre la stratégie et la réalité opérationnelle. Il est là pour s’assurer que les meilleures décisions puissent être prises et déclinées sur et avec le terrain.
Le CODIR, c’est aussi le modèle à suivre. Il se doit d’être aligné avec les aspirations de la société, des organisations et les attentes des collaborateurs : humain, juste, porteur de sens et inspirant, soucieux de son impact environnemental et social.
Lionel Pasco - CEO de Perfony
Edito
Le comité de direction est un rouage essentiel de la gouvernance d'une entreprise, il est le lien entre la stratégie et les impératifs opérationnels. Plus il sera à la fois pragmatique et porteur de sens, plus il sera efficace pour prendre les meilleurs décisions possibles.
S O M M A I R E
CoDir : qu'est-ce que c'est ?
Quel est l'objectif du CoDir ?
Quels défis pour un Codir ?
Les risques d'un codir mal organisé
Le codir en temps de crise
Comment améliorer l'efficacité de mon CoDir ?
Perfony : l'outil de votre codir
contact
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CODIR : qu'est-ce que c'est ?
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Définition
Le CODIR, parfois appelé COMEX (COMité EXécutif), est une instance de décision qui réunit, à intervalle régulier, les membres de l'organisation qu'on appelle communément "C-Level" (CEO, CTO, CSO...) pour prendre les décisions d'ordre stratégique pour l'entreprise, en adéquation avec la mission et les valeurs qu'elle s'est fixées.
Participants
Les participants sont donc les Directeurs ou Responsables de services. En toute logique, tous les métiers de l'organisation doivent y être représentés. Chaque membre décline ensuite sa propre organisation dans son service pour lui permettre de cascader les décisions, mettre à l'échelle les actions et faire remonter les résultats.
Rôle
Le CODIR permet de faire le lien entre le terrain et la stratégie. Son rôle est donc de s'assurer de la mise en place des actions qui vont permettre d'atteindre les objectifs stratégiques définis. C'est aussi l'instance de référence quand il s'agira de valider des décisions pour gérer des évènements imprévus ou avec un niveau de risque particulièrement élevé (crise sanitaire par exemple).
Quel est l'objectif du CODIR ?
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Le but principal du CODIR est avant tout de mettre en oeuvre la vision et la stratégie de
l’entreprise. Il est bien évidemment l’instance où les décisions, guidées par cette vision,
sont prises afin d’optimiser la gestion et la croissance de l’entreprise. Son rôle est
incontestablement nécessaire au bon fonctionnement de toute entreprise.
Au-delà de l'image souvent partagée, le CODIR n'est pas le chef d'orchestre de l'organisation. Il
est avant tout le compositeur des différentes partitions qui seront interprétées ensuite par les
différents services.
Le leadership est une ressource clé pour la
construction de l’action collective. Mais sur
quoi s’appuie ce leadership ? Sur quelles
compétences ?
Un CODIR performant et efficace ne repose
pas sur un management froid axé uniquement
sur la performance au détriment des
personnes.
Au contraire, c’est aussi en dévoilant son côté
humain et émotionnel que le CODIR pourra
motiver l'ensemble des équipes et améliorer
ainsi les résultats de l'entreprise.
HUMAININSPIRANT
TRANSVERSALLe CODIR a pour but, entre autres, de réussir la
transformation de l’organisation. Il doit être
inclusif et avoir le soucis de la transversalité car
sans cohésion, ce sera à vous, dirigeant, de
faire le lien entre chaque grande fonction de
votre entreprise, avec tous les désagréments et
les limites que cela apporte, tels que la non-
solidarité entre les différents services et la
perte de temps à recadrer les projets et
objectifs. Le CODIR doit donc chercher à casser
les silos entre les différents services de
l’entreprise, notamment en favorisant plus de
flexibilité, de partage et de transparence.
Les difficultés d'un CODIR naissent souvent
d'un individualisme excessif et d'un manque
de puissance du collectif. Avoir un collectif
fort et aligné nécessite une culture
d'entreprise claire et inspirante.
Le CODIR doit ainsi inspirer les
collaborateurs en mettant l'humain au
centre, en apportant du sens et en montrant
l'exemple par sa congruence.
La communication et le leadership des
dirigeants sont au coeur de cette inspiration.
Quels défis pour un CODIR ?
EXEMPLAIRELe comité de Direction se doit d’être
exemplaire car il est censé incarner et
garantir le respect des valeurs de
l’entreprise.
En effet, le CODIR doit montrer l’exemple
car toutes les décisions et actions majeures
de l'entreprise passent par lui.
Cela doit notamment s'illustrer au niveau
de son efficacité et de ses actions. Si le
CODIR n’est pas exemplaire et efficace,
comment les différents services de
l’entreprise pourrait l’être ?
C’est l’adhésion des salariés aux valeurs de
l’entreprise qui donne du sens à leur travail.
Une inadéquation entre la stratégie et ces
valeurs, ou entre la déclinaison opérationnelle
et la valeur heurtera les équipes et les
amènera à s’interroger sur la finalité des
actions qui leur sont attribuées et la part qui
est la leur dans la création de valeur de
l’entreprise.
LA DÉMOBILISATIONLE DISCRÉDIT
LE COÛT
Puisque « le temps c’est de l’argent », chaque
heure passée à un CODIR a donc un coût et
puisque cette instance réunit les personnalités
les plus élevées hiérarchiquement dans
l’entreprise, ce coût n’en est que plus élevé.
Mais plus que le coût du temps passé, un
CODIR mal organisé risque de prendre de
mauvaises décisions et donc fera perdre son
organisation. La mauvaise décision ou même
la "non décision" a un coût désastreux qui
n'est malheureusement pas chiffrable.
L’enjeu final d’un CODIR est de faire adhérer
tous les collaborateurs de l’entreprise à sa
vision et à ses valeurs. Ainsi, une décision
contraire à ces valeurs, sera vécu comme
une trahison par les équipes d’une part et
suscitera à l’avenir une remise en cause
systématique des décisions prises, jusqu’à
parfois remettre en cause la légitimité
même des personnes qui les prennent.
Les risques d'un CODIR mal organisé
LA PERTE DE TEMPSLes réunions du CODIR peuvent représenter
rapidement un grand nombre d'heures. Dans
certaines organisations, ce sont une quinzaine
de personnes qui se réunissent toutes les
semaines durant 4 ou 5 heures.
Si on projette ce CODIR sur une année, cela
représente près de 4000 heures hommes !
À cela, il convient d'ajouter parfois des temps
de déplacement lorsque les participants sont
éloignés, même si la situation va plutôt dans le
sens de l'organisation des CODIR à distance.
Le CODIR en temps de crise
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Un CODIR efficace est une arme redoutable pour permettre à toute l’organisation de traverser
une crise et rebondir ensuite.
Sans attendre le salut d’une instance supérieure ou externe, un CODIR efficace sera celui qui dans
la crise saura :
rationaliser et rassurer. En se référant aux valeurs, en étant attentif au sens, en recentrant sur
l’essentiel, en faisant confiance.
ouvrir le champ des possibles. En étant factuels sans se faire dominer par les biais cognitifs, en
identifiant et calculant les impacts, risques et opportunités.
accepter qu’il ne peut pas tout savoir. Personne ne sait rien, et ce n’est pas une faiblesse que de
l’admettre. En revanche, on tentera systématiquement de faire de son mieux.
décider, organiser et agir. En laissant le terrain proposer des initiatives qui pourront être adaptées
et dupliquées ailleurs, en étant un leader inspirant plutôt qu’un tyran coupé de la réalité.
COMMENT AMÉLIORER L'EFFICACITÉ DE MON CODIR ?
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Les 5 séquences clés pour un CODIR plus performant
Bonne pratique
Vous devez oser donner votre confiance à priori. Vos interlocuteurs à ce
niveau ne sont pas là par hasard !
Le nombre juste de participants pour adresser l’essentiel
1. CONSTITUER L'ÉQUIPE
La vocation du CODIR n’est pas simplement d’échanger entre dirigeants mais bien de faire progresser
l’entreprise pour permettre sa croissance.
Il est souhaitable de ne garder dans l’équipe CODIR que les personnes représentant un rôle critique pour le
pilotage de l’entreprise, c’est-à-dire de trouver le bon compromis entre la représentation des grandes fonctions
de l’entreprise et la taille d’équipe optimale qui va favoriser le travail collaboratif.
Le CODIR est par essence une instance où les décisions sont prises de manière collégiale. Ouvrir le CODIR à un
trop grand nombre de personnes amène le plus souvent à la paralysie des décisions et à un engagement
moindre des participants.
Or, la construction des plans d’actions pour faire avancer l’entreprise est déterminante dans ces réunions et
l’implication de chaque participant est primordiale. Il est ainsi préférable d’avoir recours à un mode “membre
invité” en fonction de l’ordre du jour. En d’autres termes, il est plus judicieux d’inviter ponctuellement une
personne ayant une expertise ou une responsabilité particulière pour apporter au CODIR les informations
nécessaires pour la prise de décision.
Bonne pratiqueNe pas commencer le CODIR si on n'a pas mis à jour les actions du
CODIR précédent !
Partager les sujets avant, pour qu’ils puissent être suffisamment préparé
2. PRÉPARER LE CODIR
Etablir et partager un ordre du jour n'est pas recommandé mais obligatoire !
En effet, vous devez identifier en vue de votre CODIR, les sujets nécessitant de prendre une décision. Il s'agit
souvent de problèmes qui viennent d'arriver, qui sont urgents et importants. On va chercher à voir quelles sont
les actions qui prennent du retard pour comprendre pourquoi et comment on les gère.
Le CODIR n’est pas un espace de discussion stérile mais une véritable réunion stratégique qui permet de traiter
les sujets prioritaires, de prendre des décisions importantes, de communiquer sur l’avancement des actions ou
encore d’analyser de manière synthétique les chiffres clés des directions et projets.
On attend donc un travail préparatoire des participants sur les sujets à l'ordre du jour. À minima, une remontée
des indicateurs clés de l’entreprise et surtout une mise à jour de l'avancement des actions dans les plans
d'actions.
Bonne pratiqueNe pas perdre de temps sur les sujets qui vont bien. Surtout s'il y a
des sujets urgents à traiter !
Impliquer tout le monde et aller à l'essentiel
3. ANIMER ET DÉCIDER
Le CODIR doit savoir opter pour une décision après avoir entendu tout le monde s'exprimer sur un sujet.
Il ne faut pas laisser des silences ou des sous-entendus s'installer dans les échanges, mais vraiment
mettre les problèmes sur la table et évacuer les biais cognitifs qui pourrait l'amener à se tromper dans sa
décision. Il faut savoir trancher et bannir les expressions du type "yaka", "faut qu'on" et "on verra bien" !
Un CODIR animé efficacement doit ainsi :
- consacrer du temps à faire le point sur les actions qui bloquent,
- partager l'avancement des décisions et les réalisations,
- se baser sur des faits et des chiffres et faire l'effort de se débarasser de ses propres biais.
Bonne pratique
Ne pas laisser une décision qui reste ambiguë. Si elle n’est pas transformée
en actions elle ne sera jamais réalisée et restera au niveau d’une simple une
incantation.
Rédiger un compte rendu opérationnel
4. RENDRE LES DÉCISIONS OPÉRATIONNELLES
À l’issue d’un CODIR, chaque participant doit savoir de manière précise quels résultats sont attendus,
pour quand, et qui en est responsable. Le compte rendu de réunion est le meilleur moyen pour garantir
le respect des engagements.
Ce compte rendu doit retranscrire fidèlement les informations qui ont permis d’arbitrer les choix, mais
surtout il doit permettre d’identifier facilement les décisions prises.
Enfin, pour que ces décisions ne reste pas lettres mortes, il est indispensable de les décliner chacune en
une série d’actions opérationnelles. Ces actions devront avoir un responsable unique à l’égard du CODIR,
ainsi qu’une échéance et éventuellement un degré de priorité. Ce plan d’action devra être joint au relevé
de décision pour avoir un compte rendu complet du CODIR.
Toute personne autour de la table doit être en accord avec les actions qui lui sont attribuées. Créer un
modèle de compte rendu permet de se simplifier la vie et d'avoir une trame qui peut être préparée à
l'avance.
Bonne pratiqueDans la difficulté, toujours faire de son mieux et savoir continuer à
transmettre l'envie d'aller de l'avant.
Mesure des actions et amélioration continue
5. SUIVRE ET AMÉLIORER
Une fois le CODIR terminé, son action doit continuer !
Il est nécessaire qu’il s’applique les principes d’amélioration continue comme le PDCA (Plan Do Check Act) :
mettre en œuvre les actions planifiées, mesurer les résultats et en étendre la dynamique.
Entre deux réunions le CODIR doit être capable d’accepter que tout ne se déroule pas comme prévu. Ses
membres doivent avoir une capacité d’adaptation qui prend en compte les réalités du terrain et savoir en
conséquence adapter les actions.
Le CODIR doit aussi communiquer et expliquer les décisions prises. Il ne faut surtout pas sous-estimer les
efforts pédagogiques pour expliquer les décisions prises par le CODIR.
Enfin, le CODIR reste humain. Il ne doit pas se sentir surpuissant et infaillible. Il a le droit de se tromper mais il
n’a pas le droit de ne pas essayer. En revanche, une erreur ne sera acceptée que si elle est reconnue et s’il sait
ensuite corrigé le tir, d’où la nécessaire mesure des actions pour identifier les décisions erronées.
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