comité de jumelage de bois d'arcy conseil d'orientation pour l’année 2010

Conseil d'orientation – 25/11/2009CJBAV3

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Comité de Jumelage de Bois d'Arcy

Conseil d'orientationpour l’année 2010

25 novembre 2009


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Ordre du jour

Propositions activités année 2010 Activités récurrentes Activités spécifiques 2010

Réception des Allemands et la fête de la bière Participation des associations arcisiennes Voyage à Mücheln

Aspects financiers Fonctionnement récurrent du Comité Réception à Bois d'Arcy Voyage à Mücheln Rappel : règles des participations financières aux associations

Synthèse : besoins de financement pour 2010

Cette version V3 de la présentation inclut les échanges pendant la réunion. Les modifications sont portées en bleu et italique.

Ce document fait office de compte-rendu.


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Activités sur 2010

Activités récurrentes Cours d’allemand : 2 cours pour la saison 2009-2010 (couplage avec Fontenay)

Cours « perfectionnement » du lundi : 7 participants (une adulte supplémentaire) Cours « moyen » du jeudi : 7 participants (idem saison précédente)

Journée franco-allemande : vendredi 22 janvier 2010. Vœux du Comité et galette de début d’année Projection photos du voyage d’octobre 2009

Participation du CJBA à l’inauguration de la salle de spectacle : mai ou juin 2010 (venue du maire de Mücheln souhaitée par M. Vuilliet).

Fête de fin des cours : juin 2010. Forum des associations : septembre 2010 Marché de Noël (participation s’il s’agit d’un véritable Marché de Noël, couvert)

Activités particulières Avril 2010 :

Réception des allemands du 16 au 18 avril : Accueil le vendredi soir Visite à Chartres (cathédrale – ville – temps libre) : le samedi matin et après-midi 6ème fête de la bière au COSEC le 17/04 au soir : orchestre allemand et bière allemande

Participation annoncée d’associations arcisiennes (JA Danse – Volley – AMBA – Karaté) Décembre 2010 : voyage à Mücheln

À l’occasion des marchés de Noël allemands Participation envisagée d’associations arcisiennes (chorale – Karaté – Colibris)


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Participations envisagées des associations

Intentions d’associations arcisiennes Pour réception d’avril et voyage à Mücheln de décembre

À la date de fin octobre 2009 Sans engagement de leur part

Associations Ateliers Arcisiens (avec échange d’œuvres) Karaté : favorable Les Colibris : favorables Chorale : déplacement envisagé d’un chœur de 30 personnes en décembre Danse (Jeunesse Arcisienne) : prestation en avril AMBA : démonstration en avril Volley Loisir : démonstration en avril Basket (Jeunesse Arcisienne) : intéressé mais pas de confirmation


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Aspects financiers : fonctionnement récurrent du Comité

Fonctionnement récurrent du CJBA Dépenses Recettes Besoin

Cours d'allemand(salaire : + 0,5% PS78 depuis 09/2009) 4 350 € 4 350 €

Participation membres 1 800 € -1 800 €subvention OFAJ 550 € -550 €

Fonctionnement (davantage de cotisations dues au voyage) 800 € 1 000 € -200 €Galette (inchangé) 140 € 0 € 140 €Repas fin cours (inchangé) 130 € 0 € 130 €Forum 0 € 0 € 0 €

Total 5 420 € 3 350 € 2 070 €


Réception allemands avril 2010

Le chiffre de 65 allemands sera à confirmer. Si plus de 60 personnes (allemands + français), le CJBA ne peut pas prendre en charge

un 2ème bus. Solutions possibles : voitures particulières françaises ou car pris en charge par la mairie comme en 2009.

Manque de visibilité pour les charges financières d’hébergement des musiciens provision

Réception allemands 16 au 18/04 à Bois d'Arcy Dépenses Recettes Besoin

Hypothèses65 allemands (incluant 15 musiciens)

Restaurant samedi midi à Chartres (26 €) 1 690 € 1 690 €Visites à Chartres le samedi (15 €) 975 € 975 €

Invitation resto Chartres pour familles d'accueil (30 pers) 780 € 780 €Pique-nique dimanche midi (15 €) 975 € 975 €

Hébergement allemands + repas vendredi soir dans familles 0 € 0 €Hébergement musiciens + repas vendredi soir (provision) 700 € 700 €

Cadeaux (CJ Mücheln + musiciens) 200 € 200 €Total 5 320 € 5 320 €


Fête de la Bière 17 avril 2010

NB : ce type de manifestation ne permet pas de solliciter une subvention européenne.

Proposition d’acquisition de 5 oriflammes (français – européen – allemand – Bois d’Arcy – Mücheln). Le magicien ou autre animation n'est pas nécessaire : utilisation d’un fond musical pendant les pauses de l'orchestre

ou démonstrations d’associations arcisiennes. Location vaisselle : démarche à entreprendre auprès de la cuisine centrale (comme en 2008) pour prêt gratuit : accord

de principe des Elus. Une demande est à faire auprès de la cuisine centrale par le CJBA.

Fête de la Bière 17 avril 2010 au COSEC Bois d'Arcy Dépenses Recettes Besoin

Hypothèses300 entrées (30 € par adulte - 15 € par enfant)

200 entrées adultes payantes 6 000 € -6 000 €20 entrées enfants payantes 300 € -300 €

15 invitations 0 € 0 €65 allemands 0 € 0 €

Traiteur (23 E le repas = plat + dessert) + service 6 900 € 6 900 €Complément repas par CJBA (apéritif - fromage - café) : 2 €/pers 600 € 600 €Location vaiselle (si prêtée par cuisine centrale) 0 € 0 €Bière allemande + gobelets 250 € 250 €Autres boissons (dont vin payant) 250 € 100 € 150 €Décoration salle - nappes - serviettes - billeterie... 150 € 150 €Drapeaux table papier (100€) et 5 oriflammes muraux (120€ + 150€) 370 € 370 €Complément de couverts + équipements 100 € 100 €SACEM 200 € 200 €Vigiles 350 € 350 €

Total 9 170 € 6 400 € 2 770 €

Chez Aviso-drapeaux


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Voyage Mücheln : décembre 2010Avion AR par Berlin + bus

Une analyse des coûts a été faite pour un trajet en train jusqu’à Leipzig (par SNCF ou par Deutsche Bahn)

Coût équivalent et même supérieur par train Plus long – Correspondance à Frankfort – Nécessite quand même un bus Leipzig <-> Mücheln Ne permet pas une visite à Berlin ou environs (il est prévu d’aller à Leipzig pour le marché de Noël)

Voyage Mücheln 12/2010 par Berlin + bus Dépenses Recettes Besoin

Hypothèse actuelle 59 personnes payant 150 euros(chorale = 30 pers. + CJBA + autres)

Trajets aéroport en France (hypothèse = 1 seul bus)Organisation par CJBA - coût réparti à charge participants 590 € 590 € 0 €

Bus Allemagne = 1500 E 1 500 € 1 500 €avion : par personne = 260 E (incertitude 8 mois avant inscriptions) 15 340 € 15 340 €Participation membres : 150 € à ce jour (75€ enf. moins de 12 ans) 8 550 € -8 550 €

Formule proposée pour la participation =150 € + 50 % du surcoût par rapport à une base de 260 €Exemple : si tarif = 280 €, participation mb = 160 €(Fixation du prix au moment de la publicité)

Total 17 430 € 9 140 € 8 290 €

Equivalent aide CJ BA de 135 € par personne


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Rappel : Participation financière aux associations

Règles : 4 cas de figure Cas 1 : Réception organisée à Bois d'Arcy par le CJBA

Dépenses association : a priori rien. Si repas pour quelques allemands (inclus dans les 65 prévus par le CJBA), à prendre sur budget

nourriture/réception du CJBA (26 E / repas). Si dépenses particulières : budget à produire. Plafond = 200 €.

Cas 2 : Voyage à Mücheln organisé par le CJBA Participation financière pour chaque participant incluse dans budget CJBA, le reste est à charge

du participant ou de l'association sans aide du CJBA.

Cas 3 : Réception d'allemands à BA organisée par l'association Repas / visites / spectacles = aide maxi de 60 Euros par allemand pour le WE. Autres dépenses : budget à produire par l'association. Plafond = 200 €. Paiement de la participation selon budget accepté et à réception d'un CR de la réception.

Cas 4 : Voyage à Mücheln organisé par l'association Aide du CJBA pour la logistique (contacts – hébergements). Si petites dépenses, budget à produire par l’association. Plafond aide CJBA = 200 € (idem cas

3). Si dépenses > 200 € , budget à faire et à présenter à la municipalité par l‘association (dans

demande annuelle de subvention). Versement directement par la municipalité si acceptation.


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Participation 2010 aux associations

Participation financière aux Associations Dépenses Recettes Besoin

Hypothèses pour 2010Hypothèse = 5 associations participent en avril et décembre avec

demande de financement200 euros maxi / association (si frais réception) 1 000 € 0 € 1 000 €


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Synthèse des besoins de financement

Au 31/12/2009, il reste des liquidités = env. 3 700 € Suite gestion économe de la visite des allemands en juin Malgré la surcharge carburant du voyage d’octobre (Air France pour env. 900 €).

Pour une gestion sécurisée du Comité, les liquidités doivent être à minimum 2 000 € auto-financement possible de 3 700 – 2 000 = 1 700 €

Synthèse et rappel des hypothèses Besoin de financement

Fonctionnement récurrent du CJBA 2 070 €Réception allemands 5 320 €

15 musiciens + 50 allemands hébergés en famille d'accueil

Repas vendredi dans familles d'accueil

Provision 700 € pour musiciens

Fête de la bière avril 2010 2 770 €300 entrées dont 80 invitations

Participation 30 € / enf 15 €

Voyage Mücheln décembre 2010 8 290 €Aller/ retour avion par Berlin avec bus

59 personnes (dont mini 30 d'associations)

Participation individuelle de 150 € (enf 75 €) (révisable)

(avec précaution pour surcharge carburant)

Participation financière à 5 associationsProvision 1 000 €

Total 19 450 €


Estimation demande de subvention 2010

Estimation de la subvention 2010 = 17 750 € Année 2010 non comparable avec 2009.

Pour mémoire, année comparable = 2008 (fête de la bière) : besoin = 16 045 € et demande de subvention de 14 500 € (dont 2 500 € de subvention européenne).

Lors du CO de novembre 2008, pour 2009 (sans fête de la bière) un budget de rigueur avait été présenté une subvention minimale avait été demandée (5 200 €), tenant compte d’un fort

auto-financement (7 700 €)

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Seuil mini de fonctionnement

2000 €

Auto-financement

1700 €

Estimation subvention municipale 201017 750 €

(pour mémoire 14 500 € en 2008)

Besoins financement 2010 : 19 450 €Liquidités au 1/1/10 : 3 700 €

Echange avec les élus lors du Conseil d’Orientation du 25/11/2009 Si la subvention demandée était plafonnée (en conseil municipal de mars 2010), les dépenses

concernant la fête de la bière ne pourraient être réduites, car déjà engagées. La réduction se porterait sur le nombre de participants au voyage de fin d’année (sans doute, non participation des 30 membres de la Chorale).

Une orientation de cette décision avant mars permettrait de donner une réponse à la Chorale.

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