clémence agrapart 18/11/2015qualite-en-recherche.cnrs.fr/img/pdf/anf_20151118... · sein du projet...

Clémence AGRAPART

18/11/2015

ANF Assurance Produit [email protected]

Management de la documentation et de l’information

Documentation dans un projet

Introduction aux outils de gestion de la documentation

Sécurité des SI (Systèmes d’Information)

2ANF Assurance Produit 201518/11/2015

Maîtrise de la documentation ?

Définition des règles

Suivi

Amélioration continue

Du processus de management de l’information


Objectifs de la gestion documentaire ?

Enregistrer et stocker l’ensemble des données relatives à un projet donné (caractéristiques, activités, résultats,…)

Garantir aux acteurs la fiabilité, la qualité et la rapidité des renseignements diffusés

Favoriser l’accès de tous les acteurs à l’information (documentation à jour)


Management de l’information

Nécessité de déterminer le périmètreen fonction des besoins et/ouexigences de l’entité (unité ou projet).

Choix de la documentation

à gérer


Définitions◦ Document = Ensemble d’informations saisies sur

un support numérique ou papier

◦ Documentation = Ensemble de documents sur un sujet donné, qui est amené à vivre, à évoluer et à être diffusé

◦ Plusieurs catégories de documents

Documents de pilotage

Documents de support

Documents métier liés aux services et aux produits


•Décrit l'organisation scientifique et technique du projet

Doc de

haut

niveau

•Décrivent ce qui est plannifié en terme d'assurance

produit, de développement, de test,... PAP, Plans

•Décrivent la manière d’accomplir une

activité

Procédures, modes

opératoires,

guides

•Sont utilisés pour créer des

documents ou comme support

d’enregistrementModèles formulaires

•Donnent des preuves. Ils

peuvent être dans un format

papier ou numérique

Enregistrements, livrets

suiveurs

Organisation documentaire (liée à un projet)


La gestion de la documentation doit permettre de garantir :◦ l’exactitude et la fiabilité de l’information

◦ son accessibilité

◦ sa sécurité

◦ et la mise à disposition

Etapes de la gestion documentaire

Création - Identification

Mise à jour – Gestion des Versions

Vérification -Approbation

Diffusion – Classement –Mise à disposition

Archivage -destruction


Création du document◦ Utilisation d’un modèle Uniformité des

documents d’un projet

◦ Le modèle doit contenir toutes les informations nécessaires à la bonne gestion des documents

- le titre du documentla référence et la version du documentla date de la publication et l’historique des révisions- le nom de l’auteur et si nécessaire le nom du vérificateur et/ou de l’approbateur- une zone de signature- La liste des destinataires ou liste de diffusion- le nombre de pages- Le sommaire- La liste des acronymes, si besoin- La liste des documents applicables et de référence

A titre d’exemple :


Création du document◦ Le modèle doit être adapté à la criticité du

document et à son utilisation. ◦ Il doit permettre de gagner du temps dans la mise

en forme du document (certains contenus peuvent être pré-remplis).

Identification◦ De manière unique◦ Les documents projets sont identifiés par :

Une référence unique

Un numéro de Version/Edition


Identification◦ La référence ? Bloc (sigles séparés par un tiret)

+ un numéro chrono

Exemple :

PRO-XX-DD-000-LAB

Sigle du projet

Nom du sous-

système

Numéro Chrono

Type de document

Nom du laboratoire

« - »

- Bien réfléchir en amont au choix d’identification

- Numéro chrono unique gestion de l’identification centralisée

- Evolution dans projet Mise à jour de l’identification

- Référence doit apparaître sur toutes les pages (ex : cartouche)


Double référencement ?

- A éviter, toujours gérer avec un référencement unique et privilégier le référencement d’origine

- Si obligatoire Nécessité de la maintenir tout au long du cycle de vie du document


Vérification et approbation◦ Qui doit vérifier/approuver (nom+fonction) ?

◦ Formalisme Circuit de vérification/approbation avec signature (« workflow »)

Documents doivent inclure une zone pour les signatures et doivent faire apparaître le nom et la fonction des personnes responsables de l’approbation

◦ Un document non approuvé ne peut pas être mis en service

◦ Bonne pratique : Document non approuvé Estampillé « Draft » ou « Brouillon »


Classement◦ Permet de retrouver facilement les documents

Codification adaptée

Utilisation d’une méthode/outil adapté(e) = GED…

Exemple de classement projet :

Projet A

Organisation

Management

Planning

Finance

Moyens humains

Réunions

Qualité

Phase préliminaire

(définition)

Etude du design

Sous-système A

Sous-système B


Mise à disposition des documents et diffusion◦ Rapide et sécurisée

◦ Disponibles et accessibles via un outil informatique ou zone adéquate

◦ Gestion des droits d’accès

Maîtrise de la diffusionInformation de l’existence du document, de ses modalités

d’accès et de ces évolutions pour tous acteurs concernés

Utilisation d’une même version de document par tous les membres du projet

La connaissance de l’existence de l’information et du moyen d’y accéder

est à privilégier plutôt que la diffusion de l’information elle-même


Mise à disposition des documents◦ Il est important :

- d’inclure une liste de diffusion dans le document

- d’identifier les moyens de diffusion retenus (réseaux, messagerie, tirage papier, …)

- d’identifier les formats d’échange


Mises à jour et gestion des versions◦ Documentation = reflet de l’état du projet

Mise à jour en fonction de l’avancement du projet

◦ Suivi de ces mises à jour et la différentiation de deux versions = indice / date

Indice : version + édition

Exemple d’indice : V1.2- Changement de version : Evolution majeure- Changement d’édition : Evolution mineure


Mise à jour des documents◦ Tableau « historique des évolutions » ou

« Enregistrement des mises à jour » Pour chaque version, les principales modifications du document.

Evolution de la documentation projet

Mise à jour régulièrement

(Ex : Pour revues)

Gestion de configuration

(Ex : Gestion des modifications)


Archivage de la documentation◦ Selon la criticité des documents et les durées de

conservation souhaitées, une procédure de sauvegarde et d’archivage doit être définie (moyens de sauvegarde adaptés, durée de conservation, destruction,…)

◦ L’archivage inclut la conservation des documents obsolètes et l’identification de leur statut.


Pour aller plus loin…◦ NF EN 82045-1 (MARS 2002) « Gestion de documents »

◦ FD X 50-185 (Mars 2004) « Management de l’information »

Guide pratique de maîtrise et gestion de la documentation

-Groupe de travail Référents Qualité INSU-(A paraître Nov. 2015)

Après avoir défini les règles pour chaque étape du cyclede vie du document, l’entité (projet) doit rédiger uneprocédure de maitrise/gestion des documents afin demettre en œuvre ces règles.


•Décrit l'organisation scientifique et technique du projet

Doc

de haut

niveau

•Décrivent ce qui est plannifié en terme

d'assurance produit, de développement, de

test,... PAP, Plans

•Décrivent la manière d’accomplir une

activité

Procédures, modes

opératoires, guides

•Sont utilisés pour créer des

documents ou comme support

d’enregistrementModèles formulaires

•Donnent des preuves. Ils

peuvent être dans un format

papier ou numériqueEnregistrements, livrets suiveurs


Liste des documents Assurance Produit dans un projet (GNS2012)


Liste des documents Ingénierie dans un projet (GNS2012)


Liste des documents Management dans un projet (GNS2012)


Plan d’assurance produit (PAP)L’objectif du PAP est de décrire les activités que le fournisseur doit exécuter pour garantir la qualité du produit spatial vis-à-vis des objectifs de mission spécifiés et démontrer sa conformité aux exigences d’AP applicables.

Exemple de contenu :◦ Domaine d’application et contenu◦ Management de l’assurance produit (planification de l’assurance produit)◦ Mise en œuvre de l’assurance produit◦ Assurance qualité◦ Sûreté de fonctionnement◦ Sécurité◦ Composants EEE◦ Matériaux et procédés◦ Assurance produit des logiciels◦ Autres exigences d’AP◦ …

PAP, Plans


Plan de gestion de la documentation (Ex : IDMP) Il permet de décrire comment l’information va être gérée au sein du projet et d’inclure dans un document unique tous les éléments nécessaires à la mise en conformité entre les exigences client et l’implémentation du management de l’information et en adéquation avec l’organisation qui régit au sein du projet

Exemple de contenu : ◦ Introduction (objectif,…)◦ Documents de référence et applicables◦ Management (Organisation, Responsabilités, Directives, Sécurité)◦ Implémentation (Identification de l’information, Formats de

données, Acteurs et méthodes de diffusion, Système d’Information, Approbation par Signatures, Reporting du statut de l’information)

◦ Planning et ressources (Planning, Ressources)PAP, Plans


EIDP (End Item Date Package)

Exemples de contenu :◦ Domaine d’application et contenu◦ Certificat de conformité du produit◦ Liste de non conformités◦ Résumé et statut des Demandes de

Modification/Déviation◦ « Logbook » Produit◦ Documents de Définition du produit◦ Procédures pour utilisation, emballage, transport,

stockage, sécurité et propreté pour produit (après livraison)

◦ Copies de rapports de tests◦ … Procédures, modes

opératoires, guides


Documentation liée aux tests (exemples de contenu) : ◦ Test procédures◦ Test reports

Fiche d’anomalie/non-conformité (exemple de contenu) :◦ Numéro de la FA◦ Pièces jointes◦ Elément non conforme◦ Numéro de procédure de référence◦ Fournisseur◦ Description◦ Initiateur◦ CTA interne◦ Classification◦ Cause de l’anomalie◦ Actions correctives ou préventives◦ Signatures◦ Clôture

Modèles formulaires

Enregistrements, livrets suiveurs


0 A B C D E F Sujet du document Mnemo Formulaires Mnemo

Définir les dispositions garantissant que le produit remplira ses fonctions.

X X Plan assurance produit AP-1Fiche de

qualification technologique

FAP-1 (ex FI-3)

Définir les dispositions garantissant une bonne exécution des activités d'intégration

X X Plan AQI AP-2 / /

Définir les dispositions garantissant la tenue des exigences de performances vis-à-vis de contamination du produit par des particules et/ou des espèces chimiques au sol et en vol

X X Plan Propreté et Contrôle de la Contamination

AP-3 / /

Identifier les risques techniques en phase amont du projet X X X

Analyse Préliminaire de Risques Techniques AP-4

Analyse préliminaire de

risqueRecommandation

d'action

FAP-2 FAP-3

Recenser les composants EEE, les matériaux et les procédés utilisés dans la fabrication du produit

X X XListes des composants EEE,

des matériaux, procédés AP-5

Liste des composants EEE

Liste de matériauxListe des

composants mécaniques

Liste des procédés

FAP-4FAP-5FAP-6FAP-7

Prendre en compte les directives liées à la mise en oeuvre des substances chimiques dangereuses

X XInformations liées à la

réglementation (Rohs, REACH, …)

AP-6 Liste des matériaux dangereux

FAP-8

Etablir les règles pour obtenir un niveau suffisant de qualité des logiciels

X Qualité logiciel AP-7 / /

Identifier et traiter les défaillances potentielles du produit

X XAnalyse des Modes de

Défaillance, de leurs Effets et de leurs Criticités (AMDEC)

AP-8 Fiche AMDEC FAP-9

Justifier l'application des marges sur les composants EEE

X Analyse de derating AP-9 Fiche d'analyse de derating

FAP-10

Démontrer le bon fonctionnement du produit en conditions extrêmes

X Analyse pire cas AP-10 / /

Calculer les probalités de bon fonctionnement du produit

X X X Estimation de fiabilité et de disponibilité

AP-11 / /

Justifier la tenue du produit, de ses composantes, des matériaux, des composants 3E à l'environnement physique et opérationnel

X X Dossiers Justification Utilisation AP-12 / /

Identifier l'état du produit à sa livraison X Registre de Contrôle Individuel (RCI/EIDP)

AP-13 RCI

CR réunion d'acceptation

FAP-11 FAP-12

Identifier l'état du produit pendant sa durée de vie.Suivre les évolutions du produit (traçabilité des versions, anomalies)

X Livret Suiveur (LS) AP-14 LS FAP-13

Autoriser le démarrage des essais X Bilan technique (BT) AP-15 / /

Statuer sur la validité des essais réalisés X Commission de Revue des Essais CRE

AP-16 / /

Instruire et traiter les anomalies X Gestion des anomalies AP-17 Fiche d'anomalie FAP-14

DOCUMENTS DU GNS

ACTIVITES ASSURANCE PRODUIT

PHASES

Documents et

activités

Assurance Produit

(Relation avec

documentation du

GNS2012)


Implémentation d’un système de management de l’information/documentation dans un projet :◦ Création et Révision (Initiation, attribution d’une référence,

responsables concernés engagés) Document « En préparation »

◦ Revue du document (responsables concernés engagés,) Document « en cours de révision »

◦ Approbation et diffusion (si modification après validation/diffusion : nouvelle version/édition) « Released »

◦ Livraison (prendre en compte le degré de confidentialité, livraison en « package »

◦ Stockage Statut du document idem (reproductibilité et intégrité de l’information assurées)

◦ Archivage (garantie d’accès et préservation du document)

En conformance

avec le plan de gestion de

documentation/ configuration projet associé


Implémentation d’un système de management de l’information/documentation dans un projet (ECSS‐M‐ST‐40C Rev. 1_2009) :


Chaque acteur doit s’assurer que le processus de management de l’information et du système d’information est en accordance avec les besoins du projet.

Le système d’information doit permettre de maîtriser la création, la revue, la livraison, le stockage et l’archivage des donnéesd’information.

L’information et la documentation du projet doit être accessible à tous les membres autorisés.

Le système d’information se conformer aux exigences en matièrede “reporting” (revues, liste de documents à jour,…).

Un management électronique de l’information/documentation associé à un projet est fortement préconisé.


Objectif :◦ Mettre en place et formaliser des méthodes nécessaires et

suffisantes pour maitriser les informations utiles pour le projet

Enjeux :◦ Accessibilité, fiabilité, limitation des risques, pérennité,

sécurité, traçabilité, exhaustivité, travail collaboratif, partage, mutualisation, capitalisation, communication

Résultats constatés :◦ Gain en temps dans la recherche d'information ou de

documents internes◦ Gain en efficacité et sans créer de fonction dédiée◦ Gain en efficience◦ Diminution des volumétries papier◦ …


Définition en amont :◦ Du périmètre

◦ Des utilisateurs concernés

◦ Des règles de gestion à appliquer

◦ De la configuration requise

◦ De la méthode/Outil adéquate Exemple : GED En fonction des besoins

Des ressources et des contraintes

Formalisation du besoin Elaboration du

cahier des charges

Test et mise en œuvre

Accompagnement des utilisateurs 34ANF Assurance Produit 201518/11/2015

Gestion

Organisation

Diffusion

Partage

Pérennité

Archivage

Informations


La GED (Gestion Electronique de la Documentation)

Plateforme collaborative

Moteur de notifications Gestion des droits

Moteur de rechercheRéférentiel d’utilisateurs

Moteur de surveillance

Partage des fichiers


Mise en place d’un outil de GED (Gestion Electronique de la Documentation)

◦ Trouver l’outil adéquate

◦ Définir en amont avec le chef de projet l’arborescence documentaire adéquate et des fonctionnalités nécessaires à activer en fonction des besoins

◦ Possibilité de gérer le cycle de vie d’un document

◦ Sensibiliser, former et accompagner le personnel sur l’outil


La GED (Gestion Electronique de la Documentation)

o Des utilisateurs :

o Des administrateurs de l’outil :

o Des administrateurs système :


Gestion en « workflow » :◦ Gestion du cycle de vie d’un document

Contrôle, maîtrise et enregistrement

Chaque collaborateur, à une étape donnée, est associée une action prédéfinie :

- produire,

- vérifier,

- valider,

- diffuser,

- archiver.

Traitement de l’information simplifié

et accéléré


Objectif : Répondre à des besoins précis grâce à un outil. Mener une réflexion concertée en suivant une méthodologie

rigoureuse.

Ne pas oublier :

qu’il est nécessaire de clairement définir : les rôles des différents acteurs du projet, de la stratégie à

l’opérationnel. de planifier en amont de phase la mise en place des moyens financiers et humains.

qu’il est primordial de communiquer et d’accompagner les utilisateurs dans la prise en main du nouvel outil et dans les nouvelles pratiques associées.

Guide d’aide à la rédaction d’un cahier des charges fonctionnelles pour un outil de GED (A paraître Nov. 2015) - Groupe de travail Référents Qualité INSU]


Maîtrise du Système d’Information

◦ Protéger le patrimoine scientifique, disposer de ressources numériques fiables

faire connaître à tous le contexte réglementaire et légal

comprendre les menaces, la facilité d'exploitation des vulnérabilités, les impacts possibles

savoir réagir en cas d'incident de sécurité pour minimiser les impacts

pouvoir s'engager auprès de partenaires scientifiques ou industriels

◦ Cerner les enjeux vitaux pour l'unité afin de décider des mesures de protection nécessaires

◦ Impliquer tous les acteurs du SI


Maîtrise du SI◦ Minimiser les risques de survenance d’un incident de

sécurité

ou, quand l’incident ne peut être évité,

◦ Minimiser ses conséquences grâce à la préparation de plans de secours qui permettent de poursuivre malgré tout, les missions essentielles.

Disponibilité

Intégrité

Confidentialité


Signature électronique

Principes de la signature électronique :◦ L’utilisateur possède une clé publique et une clé privée.◦ La clé publique est liée à l’utilisateur par un certificate spécifique

(X.509).◦ Le certificate est délivré par une autorité de certification qui

authentifie l’utilisateur et vérifie que le procédé de livraison du certificate est respecté

◦ L’utlisateur signe le document avec sa proper clé privée en utilisant un outil de signature dédié (algorithme spécifique)

Le document contient alors la (ou les) signature(s) et l’information lui permettant de :◦ Vérifier chaque signature et d’identifier son auteur/date/fonction à

l’aide du certificat associé

ECSS‐M‐ST‐40C Rev. 1_2009


Des questions ?

45ANF Assurance Produit 201518/11/2015 [email protected]