du: expérience d’une certification, intérêt de la qualité...
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DU: Expérience d’une certification,intérêt de la qualité dans le management
Abdelmalek Ziadi*, Djaouida Chebbounb§, Yann Herault*§TAAM, UPS44, CNRS, OrléansInstitut Clinique de la Souris,
IGBMC, CNRS, INSERM, Université de Strasbourg, [email protected]
1
36,9%
22,9%9,3%
7,7%
5,2%2,3%
9,6%6,2%
INSERMCNRSI. CurieI. PasteurUniversityINRAInternationalPrivate Comp.
Origins of Users
TAAMUPS44
An open infrastructure, based on 3 departments, 17 services,
10 training sessions per year,with more than 700 users per year
Les étapes de la démarche
1. Etat des lieux
2. Mobilisation du personnel
3. Construction du système qualité
4. Élaboration du système documentaire
5. Mise en œuvre du système qualité
6. Certification du système de management qualité
7. Faire vivre et améliorer le système qualité
La certification
Effectif : 30 personnes
Périmètre de certification : unités CDTA/CIPA + IEM
Champ de certification :
▫ Activités de services-L’imagerie ( radiologique, scintigraphique et parBioluminescence)- La Cryo./Déconta. (décontamination, cryopréservation et reviviscence de modèles murins)
▫ Activités de recherche- Immunologie – Relation hôtes - pathogène- La morphogénèse et l’embryologie moléculaire
- Améliorer l’efficacité et la réactivité du traitement des prestations
- Poursuivre l’excellence dans la mise en œuvre des savoir-faire en recherche préclinique.
- Renforcer la compétitivité des partenariats scientifiques et industriels.
- Gagner en efficacité dans la gestion des projets de recherche au bénéfice des organismes.
Objectifs stratégiques
Exigences clients / partenaires
Réalisation prestations
Gestion de projets de recherche
Satisfaction clients / partenaires
AméliorationQualité
Hébergement des animaux, Contrôles sanitaires, contrôles génétiques,veille réglementaire
Achats
Faisabilité Montage projet
Réalisation projet
Valorisation et bilan
Traitement deLa demande
Prestation deCryo. / Déconta.
Prestationd’imagerie
Livraison du produitde la prestation
Gestion RH
Équipements,Hygiène/sécurité,
Système Information Processus Management
Processus de Réalisation
Processus Support
Cartographie des processusdéc. 2007
MAQ
PROCEDURES(PRO)
INSTRUCTIONS(INS)
Présente le système de management qualité
(Qui fait, Quoi, Où, Quand, Comment, et Pourquoi ?)
Comment fait‐on dans le détail ?
Apporte la preuve une fois remplis
Structure documentaire
Nous avons choisi d’organiser nos documents sous forme pyramidale avec :
- un Manuel Qualité (MAQ)- des Procédures (manière spécifiée d’effectuer une activité ou un processus)- des Instructions (protocoles, modes opératoires, instructions, etc.)- des Documents de références (contenant des données validées servant de références internes)- des Enregistrements (formulaires remplis, photos, cliché, graphes, etc.)
9 procédures rédigés fin 2007
Procédures exigées par la norme :AQ-PRO-001 : Procédure de gestion documentaireAQ-PRO-003 : Procédure d’amélioration qualité-Actions correctives et
préventivesAQ-PRO-008 : Procédure d’audit interne
Autres procédures :AQ-PRO-002 : Procédure de réalisation prestationsAQ-PRO-004 : Procédure de gestion des ressources humainesAQ-PRO-005 : Procédure achatsAQ-PRO-006 : Procédure de suivi et d’entretien des équipementsAQ-PRO-007 : Procédure d’hébergement des animauxAQ-PRO-009 : Procédure de gestion de projets de recherche
Les procédures qualité de la Plate forme
Les processus sont pilotés par des personnes définies dans le tableau des responsabilités
Les pilotes sont aidés par des responsables matériels, achats et interfaces animalerie
Chaque processus est régulièrement passé en revue à l’occasion des revues de processus et les décisions prises en cette occasion sont enregistrées dans un compte rendu.
Un bilan des actions menées pour répondre aux objectifs fixés est établi durant les revues de direction.
Pilotage des processus
Les produits et matériels utilisés par la Plate forme sont achetés auprès de fournisseurs dont nous évaluons au moins 1 fois par an les services et les prix pratiqués.
Cette évaluation a pour but de :
- fidéliser les fournisseurs que l’on juge performant
- si possible d’écarter de la liste de nos fournisseurs ceux qui sont défaillant
- faire remonter l’information des fournisseurs défaillants
Evaluation des fournisseurs
Bilan
Points forts
- Impulsion de la démarche donnée dans le cadre de l’Institut de Transgénose,
- Lettre de mission du département des sciences du vivant,
- Engagement des directeurs des unités,
- Recrutement d’un Qualiticien,
- Objectif de certification,
- Démarche planifiée,
- Soutien de la direction au RMQ,
Points Forts (suite)
- Application des décisions,
- Maîtrise du cœur de métier,
- Qualification du personnel,
- Adhésion du personnel à la démarche qualité,
- Formation du personnel à la qualité,
- Développement des outils et de la communication interne,
- Retour d’expérience des autres plates formes,
- Accompagnement externe,
Bilan
Difficultés rencontrées
- Méconnaissance de l’ISO 9001:2000,
- Manque de culture concernant le management qualité,
- Niveau de priorité du projet non défini au départ,
- Manque de communication sur le projet avant lancement,
- Mise en œuvre difficile au niveau conduite du changement ,
Bilan
Difficultés rencontrées (suite)
- Résistances internes au changement,
- Méconnaissance du langage qualité,
- Méthodes non suivies,
- Retombées mal définies,
- Temps de travail pour la qualité,
Bilan
- Pérenniser le système qualité mise en place,
- Motiver et impliquer d’avantage le personnel,
- Améliorer l’efficacité des processus,
- Intégrer le système dans les outils de gestion de l’unité,
- Corriger les dysfonctionnements constatés lors des audits,
Faire vivre et améliorer le système qualité
- Veiller à l’efficience du système,
- Chercher de nouvelles pistes d’amélioration qualité,
- Fidéliser nos clients,
- Attirer de nouveaux clients et partenaires,
- Etendre le domaine de certification :
▫ Contrôle génétique (2008)
▫ Contrôle sanitaire (2009)
Faire vivre et améliorer le SMQ
AméliorationQualité
Gestion Ressources Humaines
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nai
resRéalisation prestations
Traitement de la demande
Livraison du produit de la
prestation
Imagerie
Cryo/Déconta
Contrôle génétique
Gestion de projets de recherche
Faisabilité Montage projet
Réalisation projet
Valorisation et bilan
Hébergement,Veille
réglementaireAchats
Équipements,Hygiène et
sécurité
Système d’information
Processus Management
Processus de Réalisation
Processus Support
Cartographie à mars 2009
Contrôle sanitaire
2 procédures supplémentaire rédigées en 2008
AQ-PRO-010 : Procédure de gestion du système d’information
AQ-PRO-011 : Procédure de contrôle sanitaire
Soit un total de 11 procédures et de 9 processus
Les procédures qualité de la Plate forme
Et pour l’équipe de recherche…
(Extrait de la conclusion du CR Processus)
Dans son ensemble, l’ensemble de l’équipe conclut que la démarche management qualité facilite (1) le transfert des connaissances vers les nouveaux arrivants ; (2) le suivi des projets pour les acteurs de l’équipe et pour les institutions ;
L’équipe propose des pistes d’amélioration pour 2009 en fonction des points de la politique qualité :
Continuer de formaliser les protocoles en commun. Améliorer le rangement des réactifs/matériels en commun.Améliorer la planification des revues de projets au cours de l’année tout en maintenant à deux. Fixer des échéances de réalisation pour les étapes clés des projets de recherche
ManagementQualité
Gestion Ressources Humaines
Exigences c
lients / P
artena
ires
Satisfaction clients / P
artena
iresActivités de service
Traitement de la demande
Livraison du produit de la prestation
Gestion de projets de recherche :
Faisabilité
Montage projet
Réalisation des projets :‐ IMMUNO‐ INFLAMMATION‐GENETIQUE EXPERIMENTALE ET MOLECULAIRE
Valorisation et bilan
Hébergement d’animaux;Veille réglementaire
Achats Équipements;Infrastructure
Système d’information
Processus ManagementProcessus de RéalisationProcessus Support
Cartographie processus au 20/12/2010
Hygiène & Sécurité
Réalisation des prestations :‐ Cryo/Déconta‐ Imagerie‐ Contrôle génétique‐ Contrôle sanitaire‐Distribution de modèles murins‐ Production de cellules ES‐ Transgénèse
En tant que manager d’équipe et DU
Meilleure autonomie et responsabilisation des personnels
Suivi des dysfonctionnements (FAQ: Fiche Action Qualité)
Définition des objectifs spécifiques à atteindre
Facilite la discussion en interne
Interface vis-à-vis des besoins clients (enquête)
Définition des offres de service
Suivi des compétences, des formations et des carrières
Meilleure intégration et sensibilisation des personnels dans la vie de l’unité
Suivi des équipements
Les revues (processus, direction) un temps privilégié pour la réflexion stratégique et opérationnelle
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Merci à toutes les équipes d’INTRAGENE…
IEM UMR6218
Et surtout à Abdelmalek Ziadi
et à Marie-Pierre Dubrulle
Et aux différents auditeurs/-trices qui sont intervenus
Institut Clinique de la Souris
Yann HeraultCNRS, INSERM, Université de Strasbourg,
1 rue Laurent Fries ‐ 67404 Illkirch, [email protected]
To provide a service platform combining the capacity of generating, on a large scale, mutations in the mouse with high‐throughput and comprehensive phenotypic analysis of the mouse
To facilitate the access to the engineering, the analysis and the distribution of mouse models for the scientific community
To have relevant in‐house research and development programs to support the activities of ICS in the domains of mutagenesis, transgenesis, phenotyping, bioinformatics, and data analysis.
To promote the training both internaly and for the users to guarantee the mostefficient procedure being committed to comply with the Ethic and animal welfare.
To be a reference centre for functionalgenomics and preclinical research
The MISSIONS of the ICS
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3 main challenges in genetics for the 21st century
To improve the knowledge of our genome– Function of gene in integrated process: development,
physiology, aging, environment, immunity and infection,…– Function of non‐coding sequences: conserved, transcribed (miRNA, lncRNA,…) or not
To identify and to decipher the pathogenic variations involved in disease and susceptibility to disease– Mutations (monogenic disorder), SNPs (multifactorial disease,…)– Copy number variant (trisomy, microdeletion syndromes, CNVs,…)
To propose new perspectives for the society– Fundamental concept– Innovation/development of therapies, drugs
30
Random mutagenesis
TransgenesisF2 Crosses, GRPsSite‐directed
mutagenesisTime‐ & space‐
controlled somatic mutagenesisMolecular validation
ExpressionMicroarrays
New mouse lines
Data storage and analysisPathway reconstruction
Clinical Platforms
Mutagenesis and Transgenesis
Mouse Housingand Distribution
ClinicalPhenotypingMolecular
Validation
Molecular Phenotyping
Cellular phenotyping
Abdel AYADI Tania SORG
Guillaume PAVLOVICMarie‐Christine BIRLING (associate)
31
Points of excellence
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Infrastructure de recherche nationale
Acteur de la recherche en génomique fonctionnelle fondamentale et appliquée
Au service des laboratoires académiques et privés
Acteur dans divers programmes Européens et internationaux
Institut Clinique de la SourisUne identité
33
Des modèles souris
Des résultats de caractérisation phénotypique
Des résultats d’études pharmacologiques
Une analyse des données et des rapports expertisés
Du consulting et de la formation « métier »
Institut Clinique de la SourisDes livrables
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Animalerie (30 acteurs)Capacité de 15 000 cages
Equipe hébergement & gestion des lignées de souris
Equipe logistique
Service Microinjection & Cryoconservation
Ingénierie génétique et validation de modèles (27 acteurs)Service Biologie moléculaire
Service Cellules ES
Service Génotypage
Service Validation de modèles
Institut Clinique de la SourisTrois départements
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Phénotypage clinique (30 acteurs)Service Comportement & cognition
Service Cardiologie & fonction respiratoire
Service Métabolisme & nutrition
Service Biochimie & hématologie
Service Histopathologie & embryologie
Institut Clinique de la SourisTrois départements
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Les services transversaux (14 acteurs)SI
Management de la qualité
Vétérinaire
Chefs de projets
Marketing
Finances
Institut Clinique de la Souris
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Des services supportsLes achats
Les SI
H&S
Les RH
Infrastructure et logistique
Institut Clinique de la SourisCERBM ‐ IGBMC
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Une Direction impliquée dans la Qualité
Politique et objectifs qualité définis
Management par les processus
Management des activités en mode « gestion de projet »
Adhésion au concept de l’amélioration continue
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Politique et objectifs qualité définis
Communication en novembre 2010
Périmètre de certification (48 acteurs)Les activités du Phénotypage clinique
Un objectif de 1ère certification ISO 9001Fin 2012
Enregistrement des compétencesCodification unique des MONsPrestations standardiséesPrestations à façon
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Choix du management par les processus
Repenser un mode de fonctionnement dans une logique de contribution et d’adhésion
Identifier les processus clés (management, réalisation, support)
Mobiliser tous les acteurs de chaque processus
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Management en mode « gestion de projet »
Repositionner les activités clés en mutualisant les compétences au service du projet scientifique
Importance des chefs de projets (fonction transversale de coordination)
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Cartographie des processus
Gain de temps dans le traitement des demandes
Implication de tous les acteurs (communication et information partagée)
Objectifs communs
Une consolidation de la démarche qualité arrêtée à ce jour
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Cartographie des processusDirection
Processus qualité
Pilotage de l’amélioration
Direction
Management des ressources
PM01
PM02
PM03
PS01 PS02 PS03 PS04 PS05
PM03
Exigen
ces client/partenaire
•Conseil et contractualisation du projet
•Réception et contrôle du matériel entrant
•Réalisation du projet scientifique
•Expédition des produits
•Valorisation des résultats
Satisfaction client/partenaire
•Formation & Consulting
Gestion de projets
45
A CENTRE OF EXCELLENCE FOR MOUSE FUNCTIONAL GENOMICS
PHENOMIN
The French National Infrastructure
for Mouse PHENOGENOMICS
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A CENTRE OF EXCELLENCE FOR MOUSE FUNCTIONAL GENOMICS
ICS
Geneticengineering
Housing(SPF)
Phenotyping
Archiving and distribution
TAAM
Transgenesis (SEAT)
Zootechny (CDTA)(conv,SPF, SOPF, Iso)
Imaging (CIPA)
Archiving and distribution
CIPHE
Mutagenesis
Housing(SPF, SOPF, A2/A3)
Immuno‐phenotyping
Archiving and distribution
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