c. demarrage du projet

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C. DEMARRAGE DU PROJETC. DEMARRAGE DU PROJET

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Démarrage du projet : Plan de travail & budget annuel (PTBA)

L’objectif du PTBA

Le PTBA fait partie des clauses de l’AF. C’est un outil essentiel de gestion comprenant le chronogramme, le plan d’activités et le détail des budgets pour l’année à venir. Dès l’année 2, il comprend également le bilan de l’année précédente. C’est une activité-clé lors de la préparation avant la mise en œuvre.

Pourquoi est-il nécessaire?

• Il intègre les priorités de gestion, de mise en œuvre, il facilite la mobilisation du personnel et des ressources, et prévoit les méthodes de passation des marchés.

• Il est nécessaire pour que les bailleurs libèrent les fonds. • Il sert d’outil de gestion, de contrôle des coûts, de revue et

d’évaluation des performances et réalisation des objectifs à la fin de chaque année.

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Démarrage du projet : PTBA

Les procédures du PTBA

• Soumission à temps du projet de PTBA au FIDA (tel que prévu dans l’AF), en même temps que le PPM 18 mois.

• Soumission du projet de PTBA et de PPM pour l’année N+1 au 31 octobre de l’année N

• FIDA (CPM): l’«avis de non-objection » concernant le projet de PTBA et de PPM est envoyé habituellement sous une période de 30 jours

• Finalisation du PTBA et du PPM par l’UCP (dans la période prévue dans l’AF avant le début de l’année de mise en œuvre) + Approbation par le Comité de Pilotage du Projet + transmission du PTBA et PPM finalisés au FIDA

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Les procédures du PTBA (2)

• Synthèse des progrès & de la performance depuis l’entrée en vigueur (pour l’année passée et en cumulatif)

• Description du plan de travail de l’année: objectifs (pourquoi?); activités (comment?); réalisations & produits (quoi?); intrants requis; mise en œuvre (quand?); responsabilités institutionnelles (qui?); indicateurs S&E; etc.

• Activités de S&E (analyse comparative, fonctionnement du système de S&E); données vers l’impact relatives aux villages et foyers participants, résultats attendus, etc.

• Données quantitatives des activités prévues sous forme de tableau, y compris détails physiques et financiers, les sources des fonds et les tableaux budgétaires synthétiques.

• Plans d’activités mensuels & chronogrammes de mise en œuvre

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Les éléments clefs du PTBA

doit contenir plusieurs éléments-clés…

1. L’introduction

2. Le plan d’activités et d’utilisation des ressources

3. Le plan de passationdes marchés

4. Le plan de formation &d’assistance technique

5. Le budget & le plande financement

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Revue du PTBA

Aspects procéduraux – est-il soumis par les Autorités Officielles selon un chronogramme et une méthodologie définis dans l’AF?

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Revue du PTBA (2) – Fiche de contrôle

• Est-il complet? Contient-il un plan synthétique des progrès, des activités à réaliser, des ressources, des budgets, du PPM, du plan de formation & d’assistance technique?

• Est-il lié au cadre logique?

• L’orientation stratégique et les sous-plans des différentes composantes y sont-ils reflétées?

• Les activités et résultats sont-ils bien quantifiés et existe-t-il une cohérence entre eux?

• La mise en œuvre semble-elle réaliste, les cibles appropriées?

• Le système de S&E est adéquat et fonctionnel?

• Y a-t-il des mesures et activités appropriées pour suivre l’impact?

• Cohérence budget par rapport activités et résultats prévus?

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PTBA de première année

• Planifier les actions pour l’année à venir.

• Clarifier les rôles et responsabilités de chacun.

• Déterminer ce qu’il faut acheter/contracter, et comment

• Outil majeur pour mesurer les progrès réalisés pour que le développement et l’impact soient efficaces.

• Déterminer la stratégie de communication

• Engager l’enquête de référence et anthropométrique

• Préparer et valider les manuels (i) de procédures administratives, financières et comptables, (ii) d’opérations et (iii) de suivi évaluation

• Mettre en place le système de S&E

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3. UCP: Véhicules & équipements de bureau (nécessaires pour démarrer et installer le projet)

• Véhicules 4X4• Ordinateurs, imprimantes, logiciels• Fax, photocopieuse; téléphones• Matériel de bureau, climatiseurs


PTBA – activités habituelles en année 1 (non exhaustif)

2. Autres contrats

• Logiciels de comptabilité & de SE• Formation nécessaire• Formation en informatique• Enquête de base (référence et

anthropométrique• Sensibilisation, formation et plan

de communication

4. Frais récurrents• Salaires et indemnités du

personnel de l’UCP• Fonctionnement et entretien des

véhicules• Fonctionnement et entretien du

bureau• Fournitures de bureau

(consommables)

1. Assistance technique

• Spécialiste passation de marchés• Spécialiste en S&E• Bureau d études pour préparation

des manuels de projets• Autre assistance technique, le cas

échéant

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Passations de marché au démarrage

Caractéristiques souhaitées du PPM

1. Structure claire

2. Cohérence avec les objectifs et le PTBA

3. Estimations financières conformes au budget annuel et à l’affectation générale des fonds

4. Méthodes de passation des marchés conformes au cadre réglementaire et aux directives du FIDA

5. Chronogramme réaliste du plan de passation des marchés

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Structure idéale

• Plan sur 18 mois

• Montre pour chaque action d’achat: (i) la catégorie, (ii) le taux de financement, (iii) la méthode d’achat, (iv) les coûts estimés, (v) les quantités, (vi) l’exigence de revue préalable et (vii) le chronogramme prévu pour la totalité du processus.

• Les marchés prévus sont présentés par composante et correctement identifiés et référencés.

• Les différents marchés sont groupés selon les catégories (biens/travaux/services) pour chaque composante.

• Dans chaque catégorie, les différents marchés sont groupés en lots ou paquets codés pour accroître la concurrence, l’efficacité et avoir de meilleurs prix.


Revue du PPM (fiche de contrôle) - 1

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Cohérence avec les objectifs & le plan de travail annuel du projet

• Les marchés prévus sont alignés avec les objectifs du projet.• La nature & la quantité des biens/travaux/services sont

conformes au rapport de pré-évaluation (coûts détaillés).• La nature et la quantité de biens/travaux/services sont

conformes aux activités figurant dans le PTBA.

Prévisions financières en conformité avec le budget annuel et l’affectation générale des fonds

• Les prévisions de coûts sont raisonnables. • Les prévisions de coûts sont clairement reflétées dans le

budget annuel.• Les prévisions de coûts rentrent dans le cadre de l’affectation

générale des fonds du projet (par catégorie de dépenses).


Revue du PPM (fiche de contrôle) - 2

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Méthodes de passation des marchés en adéquation avec le cadre réglementaire • Conformité avec l’AF• Conformité avec les directives du FIDA et la

réglementation nationale

Chronogramme réaliste des activités de passation des marchés• Le chronogramme prévu pour chaque marché (de la

préparation des dossiers d’appel d’offres à la signature du contrat) est réaliste;

• Les dates de livraison des biens/travaux/services sont conformes aux cibles physiques conformément au PTBA


Revue du PPM - 3

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Introduction

Après le démarrage et la mise en place des systèmes permettant une mise en œuvre efficiente, le projet met en œuvre son PTBA par…

1. L’achat des biens et des services et le recours aux services (passation des marchés)…

2. L’utilisation des ressources financières du don du FIDA, du gouvernement et des cofinanciers (gestion financière)

3. La supervision des activités sur le terrain (suivi et évaluation)

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• Les contraintes et les réussites sont des préoccupations partagées par tous les acteurs

• Approche de collaboration: Etablir des relations avec les acteurs et travailler en équipe pour: maximiser les synergies, les partenariats, la gestion des

savoirs et l’innovation (RB-COSOP) assurer la qualité de la mise en œuvre

• Premier rôle du projet: atteindre les objectifs & l’impact du projet en assurant les responsabilités fiduciaires.

• Premier rôle du FIDA: assister et faciliter la mise en œuvre en assurant les responsabilités fiduciaires.


Principes généraux - 1

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• Suivre l’évolution du projet par rapport aux cibles, aux objectifs de développement et aux indicateurs;

• Surveiller la passation des marchés et les décaissements effectués (en concertation avec l’Unité d’Appui à la Mise en Œuvre du Portefeuille du FIDA (unité basée au MEP))

• Assurer l’efficacité du système de gestion financière;

• Revoir la conformité aux clauses de l’AF.



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• Evaluer les risques et les contraintes afin de réussir la

mise en œuvre, garantir la durabilité et offrir des solutions pratiques;

• Revoir la pertinence, dans le temps, du projet pour le pays, les bénéficiaires et les priorités de développement du FIDA; procéder à des modifications éventuelles;

• Procéder à des enquêtes de satisfaction régulières

• Evaluer la qualité de la mise en œuvre, garantir l’adhésion et l’IMPACT! Ne pas perdre de vue l’IMPACT sur les populations rurales pauvres.

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Eléments complémentaires

Eléments complémentaires à partir de la 2ème année du projet

• L’état d’avancement physique constaté durant l’année précédente, notamment les données quantitatives;

• L’état d’avancement financier durant l’année précédente, notamment les couts sous-estimés & les économies réalisées, l’analyse des flux financiers provenant des bailleurs;

• La performance dans la passation des marchés;

• Les contraintes et les problèmes rencontrés durant l’année précédente et les recommandations pour les résoudre;

• Les leçons tirées et la justification des activités proposées.

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• Consolidation des plans de développement du village/de la communauté, dans le PTBA du projet

Plus:

• Eléments concernant l’UCP et l’agence d’exécution (investissement + récurrent)

• Coûts des contrats des prestataires de services

• Autres éléments spécifiques du projet


Eléments habituels à partir de la seconde année

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L’importance d’un PTBA efficace ne doit pas êtresous-estimée – il ne s’agit pas seulement de procédures ou de rapidité d’exécution!

=> Le PTBA sert d’outil de planification et de suivi commun, avec l’ensemble des acteurs

=> Il faut des critères et des règles claires dans l’élaboration et le traitement d’un PTBA


Conclusion

c. demarrage du projet

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