rÉcupÉrer la tva sur les notes de frais · nature de la dépense déductibilité À noter repas...
Post on 27-Jul-2020
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Restaurant de la Butte
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1205 RÉCUPÉRER LA TVA SUR LES NOTES DE FRAISPetit précis à l’usage des responsables financiers des PME
IntroductionOptimiser ses charges en récupérant la TVA sur les notes de frais est un levier d’économie connu mais sous-exploité. Les entreprises abandonnent en effet au fisc plus de 40 % de la TVA relative aux notes de frais.
La réglementation de la récupération de la TVA sur les frais engagés par les collaborateurs est stricte. Toutes les dépenses n’ouvrent pas droit à déduction. Nous avons synthétisé les informations à retenir sur le sujet.
SommaireTableau récapitulatif de la TVA récupérable ......................................... 3
Fiche 1 : Récupérer la TVA sur les repas ................................................ 4
Fiche 2 : Récupérer la TVA sur les frais d’hébergement ....................... 5
Fiche 3 : Récupérer la TVA sur la location de véhicules ........................ 6
Fiche 4 : Récupérer la TVA sur les tickets de parking et de péage ....... 7
Fiche 5 : Récupérer la TVA sur les carburants ....................................... 8
Fiche 6 : Récupérer la TVA sur les frais refacturés ................................ 9
Automatisez l’une des tâches les plus pénibles qui soit ...................... 10
À propos de la solution Cleemy ............................................................. 11
À propos de l’auteur ............................................................................... 12
Tableau récapitulatif de la TVA récupérable
Les frais de mission refacturés par vos fournisseurs sont un cas particulier. Nous en avons synthétisé les grands principes dans une fiche dédiée à la fin du document.
Nature de la dépense Déductibilité À noter
Repas
Repas d’affaires pris au restaurant Oui Au-dessus de 150 euros, le nom de la société doit être mentionné sur la facture. La TVA sur les alcools s’élève à 20 %.
Repas pris seul au restaurant non Sauf dans le cadre d’une mission pour l’entreprise.
Produits préparés chez le traiteur vendus à emporter ou à livrer ou prêts à consommer en supermarché
oui La TVA applicable n’est que de 5,5 %.
Frais de réception oui L’événement doit servir l’intérêt de l’entreprise : team building, cérémonie avec des clients.
Hébergement
Hébergement du dirigeant ou des salariés de l’entreprise non Les repas pris à l’hôtel sont quant à eux récupérables.
Hébergement d’une personne extérieure à l’entreprise oui
Déplacement
Transport de personnes en train, avion, taxi, transports en commun non
Location de véhicules non Sauf s’il s’agit de la location d’un utilitaire.
Parking non Sauf pour les dépenses de parking situé sur ou à proximité du lieu de travail.
Péage Oui
Carburants Oui Le taux de récupération dépend du type de carburant et de véhicule. Il s’échelonne entre 20 et 100 %.
Frais divers
Les cadeaux d’entreprises non Sauf si la valeur unitaire du cadeau ne dépasse pas 69 euros TTC par an et par bénéficiaire.
Les fournitures et petits matériels de bureau oui
La règle
Contrairement aux idées reçues, la TVA est
récupérable sur tous les frais de repas, et pas
uniquement ceux pris lors de déjeuners ou de
dîners d’affaires avec des invités externes. Vous
pouvez donc également déduire :
• Les repas pris par un collaborateur seul en
mission ou en déplacement
• Les repas consommés à l’occasion d’une réunion
professionnelle entre salariés
• Les repas organisés dans le cadre d’un
événement interne ayant vocation à servir
l’intérêt de l’entreprise
• Les repas pris à l’hôtel dans le cadre d’une
mission
Nos recommandations
Pour vos repas d’affaires, notez les noms des clients invités sur votre reçu ou dans votre
logiciel de gestion des notes de frais. Vous serez
ainsi tranquille en cas de contrôle.
Demandez à vos collaborateurs d’être vigilants
sur le formalisme des justificatifs de repas. Un
reçu sans mention de la TVA n’est pas admis par
l’administration fiscale. Pour les repas de plus de 150 euros, le ticket de caisse de restaurant
ne suffit pas. Faites établir une facture au nom de
l’entreprise.
Dans le cas de frais plafonnés, vous pouvez
récupérer une quote-part de la TVA sur le
montant que vous remboursez. Par exemple
si un collaborateur dépense pour 110 euros de
restaurant dont 10 euros de TVA, alors que vous
avez plafonné à 55 euros ce type de frais, vous
pourrez récupérer 5 euros de TVA.
La majorité de ces frais est taxée à 10 %, seuls les
aliments conditionnés qui ne sont pas destinés
à être consommés immédiatement (salade à
emporter, plat cuisiné en supermarché) sont taxés
à 5,5 %. Les boissons alcoolisées, consommées
au restaurant ou achetées en magasin, sont
assujetties à hauteur de 20 % et sont déductibles.
Le cadre légal
L’arrêté n°229133 du 27 mai 2002 a annulé
l’instruction du BOI 3-D-2-OO qui excluait les
dépenses de restaurant, de réception et de
spectacle des droits à déduction. Ces dépenses
font partie, comme le stipule le BOI relatif aux
droits à déduction, des biens ou services affectés «
aux besoins de l’entreprise, [pour lesquels] la TVA
correspondante peut faire l’objet d’une déduction
dans les conditions de droit commun ».
Récupérer la TVA sur les repasFiche
1
La règle
Les dépenses d’hôtellerie et d’Appart hôtel ne
sont pas déductibles même si le déplacement
est justifié par l’activité de l’entreprise. Seuls les
hébergements réservés pour un tiers donnent
droit à déduction. Toutefois, la TVA est récupérable
sur les repas pris à l’hôtel, à condition qu’ils
apparaissent clairement sur la facture. Il s’agit ici
de frais remboursés au réel, et non d’indemnités
forfaitaires. Si vous octroyez une somme à vos
salariés dans le cadre de missions de longues
Nos recommandations
Si vous traitez vos notes de frais à la main, inutile
de récupérer la TVA sur les petits déjeuners pris à
l’hôtel. L’économie réalisée ne sera pas à la hauteur
du temps investi. Pour que cela en vaille la peine, il
faut que la tâche soit automatisée.
Si vous optez pour un hébergement en Air B&B, les
frais de logement (qui reviennent à l’hôte) ne sont
pas assujettis.
Fiche
2
durées, ce sont les règles de l’Urssaf sur les
déplacements qui s’appliquent. Ces dépenses ne
sont donc pas assujetties à la TVA.
Le cadre légal
L’annexe II du CGI, article 206-IV, précise que la
déduction de la TVA n’est pas autorisée
« lorsque le bien ou le service est relatif à la
fourniture à titre gratuit du logement des
dirigeants ou du personnel de l’entreprise ».
Récupérer la TVAsur les frais d’hébergement
Fiche
2
Récupérer la TVA sur la location de véhicules
La règle
Les voitures, motos ou scooters loués par un
salarié pour se rendre chez un client, même dans
le cadre d’une mission, n’ouvrent pas de droits à
déduction.
La récupération de la TVA ne peut se faire que sur la location de véhicules utilitaires. Les dépenses liées à l’entretien, ou la réparation
sont aussi déductibles.
Le cadre légal
Comme le précise l’annexe II du CGI, article 206-IV-
2, alinéa 6, sont exclus du droit à déduction « les
véhicules ou engins, quelle que soit leur nature,
conçus pour transporter des personnes ou à
usages mixtes ».
Fiche
3
Location véhicule
Récupérer la TVA sur les tickets de parking
Fiche
4
La règle
La taxe afférente aux frais de stationnement est
entièrement récupérable à condition d’utiliser le
service pour les besoins de l’entreprise, quel que
soit le type de véhicule. Le ticket de parking doit
respecter le formalisme attendu, or la TVA n’est
pas toujours mentionnée sur les tickets. C’est
notamment le cas des tickets horodateurs.
Depuis le Bulletin officiel des impôts – BOI 3 A-4-01
du 16 mars 2001, la TVA sur les tickets de péage est
intégralement récupérable et ce sur l’ensemble des
véhicules y compris les véhicules personnels des
salariés.
En pratique, un ticket de péage rattaché à une note
de frais suffit à prouver le caractère professionnel
du déplacement. Si vous voulez faire preuve d’une
probité exemplaire, il vous faudra alors ajouter
manuellement ou via votre logiciel de gestion de
notes de frais :
• Le numéro d’immatriculation du véhicule
• Le nom du conducteur
• L’objet du déplacement
Le cadre légal
Le BOI du 12/09/2012 précise que peuvent ouvrir
droit à la déduction « les emplacements de
stationnement achetés ou loués pour être mis à la
disposition des clients mais également des membres
du personnel, dirigeants ou non, sur le lieu de travail. »
LES TICKETS DE PARKING LES TICKETS DE PÉAGE
Carburant Véhicules de tourisme (VP)
Véhicules Utilitaires (VU)
Essence (sans plomb)
20 % depuis 2017 0 %
Gazole 80 % 100 %
GPL / Électricité 100 % 100 %
Récupérer la TVA sur les carburants
Fiche
5
La règle
Le régime fiscal des carburants dépend à la fois
du type de carburant et du véhicule, et exclut les
véhicules personnels des salariés qui doivent se
faire rembourser des indemnités kilométriques.
En revanche, les mêmes règles s’appliquent que le
véhicule soit la propriété de la société ou qu’il soit
loué. Le tableau ci-après vous aidera à retrouver la
part de la TVA que vous pouvez déduire :
Depuis le 1er janvier 2017, une part de la TVA sur
l’essence est désormais récupérable pour les
véhicules de tourisme.
Il s’agit d’une démarche d’ajustement graduel de la
fiscalité de ces deux types de carburants comme le
stipule l’article 298 du CGI.
Année Véhicules de tourisme (VP)
Véhicules Utilitaires (VU)
2019 40 % 40 %
2020 60 % 60 %
2021 80 % 80 %
À partir de 2021 80 % 100 %
Expire
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La règle
Lorsque vos collaborateurs réalisent des
dépenses dans le cadre d’une mission auprès
d’un client, vous pouvez soit refacturer les
frais engagés, soit les inclure dans vos factures
au titre de frais accessoires. S’il n’est pas
interdit de « marger », ces frais annexes sont refacturés au réel dans la plupart des cas.
Cette règle ne concerne pas les non-assujettis
à la TVA, à savoir les associations bénévoles et
les auto-entrepreneurs, qui facturent en Hors
Taxes.
À noter que la refacturation des frais est à
distinguer des « débours », qui consistent à
avancer des frais au nom et pour le compte du
client.
Nos recommandations
Selon la nature de la dépense engagée, la TVA n’est pas
toujours déductible. Il est donc nécessaire de distinguer :
Les frais ouvrant droit à la récupération de TVASi la TVA de la dépense est déductible, le montant à refacturer doit être hors-taxe. Si vous prenez en charge
des frais de repas pour un montant de 100 euros TTC (dont
10 % de TVA), vous devrez refacturer ce même repas pour un
montant de 90 euros.
Les frais dont la TVA est non déductibleSi la TVA de la dépense n’est pas déductible, comme pour les
frais de transport par exemple, alors c’est le montant TTC qui doit être refacturé.
Lors de la refacturation, vous indiquerez le montant des dépenses que vous avez comptabilisé en charges d’exploitation. La TVA à appliquer sur les notes de frais
refacturées, calculée à partir de la charge effectivement
encourue, servira de base HT. Il vous faudra ajouter à
votre facture votre taux de TVA. S’il est assujetti à la TVA,
votre client pourra déduire la totalité de la TVA sur les
frais refacturés. De votre côté, vous devrez effectuer les
démarches habituelles pour récupérer la TVA sur les
dépenses déductibles que vous avez réalisées.
Généralement appliqués par les avocats, les
débours donnent lieu à un remboursement au
réel sans coefficient de marge.
Le cadre légal
Les notes de frais des collaborateurs en mission
sont considérées comme des frais accessoires
(au sens de l’Article 267 Alinéa 2 du CGI) inclus
dans le prix de l’opération, du point de vue de
votre client.
Il faut donc appliquer aux refacturations
le taux de TVA auquel sont soumises vos
prestations.
Récupérer la TVA sur les frais refacturés
Fiche
6
La majorité des entreprises françaises ne récupèrent pas la TVA sur leurs notes de frais pour deux raisons. Soit elles n’en connaissent pas les règles, soit elles considèrent que le temps passé n’en vaut pas la peine. Ce document rend la première explication caduque. Concernant la seconde, le marché offre de nombreuses solutions permettant de s’épargner les saisies manuelles nécessaires à la réalisation de cette tâche. Voici ce que vous avez à gagner en dématérialisant votre processus de gestion des notes de frais :
Automatisez l’une des tâches les plus pénibles qui soit
La création automatique des dépenses
L’archivage à valeur probante Un contrôle efficace Un passage des écritures comptables indolore
Les applications mobiles dotées d’une
technologie de reconnaissance de
caractère (OCR) facilitent la saisie des
dépenses des collaborateurs.
Le système identifie les informations
clés du justificatif (TVA, montant, devise,
date, nature de dépense), remplit
automatiquement les champs et applique
la quote-part remboursable en cas de
dépense plafonnée.
La TVA est automatiquement ajustée
selon le type de frais de manière à
respecter les règles fiscales et à vous
assurer une comptabilité impeccable.
Aussi rigoureux et constant qu’on puisse
être, il est rare de ne pas laisser passer
entre les filets une erreur de date ou de
TVA.
Si le service comptable s’épuise sur
le traitement des notes de frais, c’est
qu’elles sont mal saisies en amont.
La priorité du collaborateur est de se
faire rembourser et rapidement, pas de
distinguer les différentes TVA. La clé est
de lui permettre de saisir facilement et où
qu’il soit ses dépenses grâce à des outils
ergonomiques.
Le destin d’une note de frais est d’être
déversée dans votre comptabilité.
Une bonne solution doit implémenter
scrupuleusement les préceptes
comptables :
• TVA à taux multiples,
• dates comptables,
• comptes de tiers,
• analytiques…
Depuis mars 2017, les justificatifs
numérisés ont la même valeur légale que
les originaux.
Le procédé d’archivage numérique,
décrit dans le Livre des procédures
fiscales, permet aux collaborateurs de
jeter les justificatifs papier et au service
comptable de ne plus manipuler ni
stocker des montagnes de facturettes :
le contrôle de la TVA se fait directement
en comparant les données fournies par
l’utilisateur et la photo de son justificatif.
En cas de contrôle, il suffit de présenter
les archives à l’autorité compétente.
À propos de la solution CleemyCleemy est une solution en ligne qui automatise la gestion des notes de frais.
Pour les collaborateurs, la déclaration des notes de frais n’est plus un sujet,
grâce à l’application smartphone qui dématérialise et lit automatiquement
les justificatifs, la récupération des flux bancaires, le calcul des indemnités
kilométriques…
Pour les managers et les administrateurs, des interfaces taillées au cordeau
accélèrent les tâches d’approbation et de rapprochement comptable. La
politique de remboursement est appliquée automatiquement et efficacement.
Cleemy applique scrupuleusement les préceptes comptables, exporte ses
écritures dans votre comptabilité et gère scrupuleusement les règles d’arrondi
fiscal pour une récupération sans douleur de la TVA.
Découvrez Cleemy
À propos de l’auteurExpert en gestion de notes de frais et chef de produit Cleemy depuis 2012,
Vincent Porcel est rapidement tombé sous le charme de la beauté intrinsèque
des écritures en partie double. Un modèle aussi pur et robuste que celui de la
comptabilité ne pouvait que plaire à cet ingénieur Centralien.
Vincent et son équipe ont déployé Cleemy auprès de centaines de sociétés, recueilli des milliers de retours d’utilisateurs et d’administrateurs et analysé des
millions de dépenses. Il a ainsi acquis une connaissance pointue des enjeux de
la gestion des notes de frais. Il en a aussi retiré une grande sympathie pour tous
les comptables et contrôleurs de gestion qui doivent sacrifier chaque mois de
précieuses heures de leur temps dans le traitement des frais.
On comprendra alors que l’équipe Cleemy se consacre corps et âme à la quête
de l’efficience dans ces problématiques de gestion.
www.lucca.fr13 rue du Martin Bernard - 75013 Paris+ 33 (0)1 83 64 53 20 - info@lucca.fr
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