organiser un événement avec internet 04/2015

Com

événementielle sur

internet

ISEG MARS 2015

Créer un événement oui…. mais qu’est ce qu’un événement ?

évènement /e.vɛn.mɑ/

Nom masculin :

« Fait qui survient à un moment donné. »

L’événement au sens… événementielorganiser et concevoir un événement, c’est générer la rencontre, le partage, l’échange

+ l'étonnement, la surprise, la découverte, la nouveauté

Il est important d'y adjoindre l'idée d’une approche sensitive.

Mais peut on créer l’événement QUE sur internet ?

Créer un événement en

ligne

Prenons plusieurs exemples

Un événement :

« Fait qui survient à un moment donné. »

Serge le Lama…

Des scores affolants : http://www.sudouest.fr/2013/11/04/succes-de-serge-le-lama-sur-le-web-du-jamais-vu-en-france-1219661-5166.php

Le média salon

salon

Presse

Internet

Réseaux sociaux

Marketing direct

Animations

Vidéo

Interactivité

Relation publiques

Sponsoring

Vente on-line

…etc

Mershandising

Salon virtuel http://www.salonvirtueldelorientation.com/

http://www.jumping-bordeaux.com

Un événement = internet

https://www.facebook.com/jumpingbordeaux

Un événement = réseaux sociaux

Un événement = internet

http://www.tedxbordeaux.com

Un événement = internet

Cas concret :

http://bxno.de/2014/inscription-aquiversaire-2014/

Quelle organisation ?

Promotion et communication numérique : emailing + facebook + comm sur site web

Création d’un mini-site

Inscription en ligne

Envoi régulier d’info aux participants prospects

Cas concrets :

http://www.bordeauxtobrussels.comUn exemple

préparer un événement

sur internet

1° on prépare notre event

La meilleure alternative :

Parce que l’on organise rarement un événement sur internet tout seul il est indispensable d’avoir de bons outils, universels, collaboratifs et accessibles.L’une des meilleuresalternatives est donc :

Google Drive pour

Générer des formulaires d’inscription

Communiquer avec son équipe

Gérer un calendrier commun

Créer un site gratuitement

Partager des documents

Etc…

Méthodo…

5 étapes pour bien vivre

son événement avec

internet

Avant de débuter…Que ce soit pour nous-mêmes ou pour les personnes que nous rencontrons, la science qui consiste à promouvoir un événement sur internet est une discipline où le hasard a peu de place.

Si le premier conseil est avant tout d’assurer régulièrement une mécanique sur internet pour avoir déjà une communauté et des visiteurs à qui parler, voici 5 étapes pour faire de vos rendez-vous des incontournables.

Écrire les informations et la stratégie 1/2

Pour promouvoir un événement sur internet, commencez par coucher sur papier vos idées.

C’est une phase qu’on néglige trop souvent, pourtant elle permet d’être très au clair avec :

les objectifs et la vision stratégique de telle ou telle démarche : où voulez-vous arriver, quel résultat souhaitez-vous obtenir et quelles sont les prochaines étapes en fonction de ceci ou cela ?

1

Écrire les informations

et la stratégie 2/2l’environnement qui vous entoure : quels contacts solliciter, quels partenaires contacter ou dans quelles communautés intervenir, relayer vos informations

la démarche concrète : savoir qui est disponible pour vous aider et ce que chacun va réaliser comme action, à quel moment.

Notez donc sur une feuille blanche toutes ces informations avant même de commencer à entreprendre quoi que ce soit pour promouvoir un événement !

1

La base :

la datele lieu

1bis

Créer le contenu et le moyen de la conversion 1/3

Parler d’un événement, c’est bien, faire que des gens s’inscrivent pour y participer, c’est encore mieux.

Pour communiquer en toute sérénité, commencez par rédiger un article de blog présentant la teneur et le programme de votre événement :

présentations avec le nom des intervenants

rendez-vous de réseautage ou point de restauration

discours ou interventions

…

2

Créer le contenu et le moyen de la conversion 2/3

Indiquez scrupuleusement les informations importantes :

les coordonnées d’une personne à contacter en cas de question

le prix éventuellement

un hashtag Twitter pour suivre l’événement

la façon de s’inscrire

…

2

Créer le contenu et le moyen de la conversion 3/3Il existe sur internet des outils qui peuvent vous permettre de

promouvoir un événement sur internet facilement :

Eventbrite ou Weezevent

Notez que Facebook ou Google+ ont aussi des fonctionnalités qui permettent de créer un événement et d’en assurer la promotion sur ces réseaux.

Ils vous permettent de créer une page internet pour chacun de vos événements et surtout de prendre des réservations, payantes ou gratuites, en récupérant les coordonnées de vos interlocuteurs.

2

L’Outil incontournable !

1 Pour démarrer, ouvrez un compte Eventbrite gratuitement et créez un événement (cela devrait prendre moins de trois minutes).

1

2 Pendant la création de votre événement, il vous faudra créer au moins un billet (vous pourrez choisir entre gratuit, payant ou don). Vous pourrez créer autant de billets que vous le souhaitez. Il existe même un type de billets spécial que vous pouvez utiliser pour recueillir des dons.

Une fois votre événement créé, vous aurez la possibilité de mettre en place des codes de réduction et des codes d'accès vous permettant d'offrir accès à des billets à prix cassé grâce à un mot de passe attribué à chaque participant de votre choix.

3Vos participants pourront facilement s'inscrire à votre événement sur la page que vous aurez créée. Sachez que vous pouvez la modifier à tout moment, même après publication.

4Vous pourrez facilement suivre vos ventes mais aussi accéder aux rapports des participants. Enfin, vous pourrez même exporter et imprimer ces derniers.

Communiquer sur les réseaux sociaux

Prenez maintenant un moment pour programmer votre présence sur les réseaux sociaux à ce propos. Par exemple, vous pouvez envisager de publier :

1 tweet par jour qui mène vers la page d’inscription

1 photo ou post Facebook par semaine

2 posts sur Linkedin et Google+ par semaine

L’important est d’être régulier et d’intégrer cet aspect de votre communication dans la dynamique plus large de celle que vous réalisez déjà par ailleurs.

3

Le jour de l’événement, mettez les participants à contribution et demandez-leur de diffuser sur les réseaux sociaux les citations qui leur semblent pertinentes et les moments forts qu’ils apprécient.

Rien de tel pour promouvoir un événement que de confier cela à des ambassadeurs !

En prévenant à l’avance d’un hashtag, les experts de votre secteur auront la possibilité d’intéragir entre eux, qu’ils soient présents ou derrière leur écran lors de l’événement. L’important est de faire sentir qu’une fenêtre est ouverte pour voir ce qui se passe chez vous

Faire vivre l’événement en direct 1/24

Une autre façon de rendre les débats et échanges disponibles en temps réels aux internautes est de diffuser un live stream de l’événement. En se connectant à une page spécifique, tous les internautes peuvent voir et entendre ce que filme une webcam installée opportunément devant la scène.

Vous pouvez faire cela avec Livestream.

Si votre événement est très « geek » et connecté, il peut être diffusé un « livetweet », qui remonte et diffuse les tweets de façon aléatoire et en direct.

Vous pouvez faire cela avec : http://visibletweets.com ou http://twitterfall.com

4Faire vivre l’événement en direct 2/2

FTTP#1

Twittez en live !

Capitaliser sur les contenus créés 1/2Une fois l’événement terminé, il est … encore temps de

communiquer ! Les personnes qui y ont assisté auront plaisir et intérêt à retrouver des résumés de ce qui s’y est dit et les acteurs de votre écosystème pourront ainsi savoir de quoi il a retourné pendant votre rendez-vous.

Prenez des photos, faites des interviews et publiez-les sur vos réseaux sociaux (Google+ ou Facebook par exemple) : ce sont des contenus que les internautes apprécient et partagent facilement. Cela contribue à promouvoir un événement sur internet et à donner envie de participer aux éditions suivantes !

5

Capitaliser sur les contenus créés 2/2

De la même façon, l’idéal est d’écrire un (ou des) article de blog qui résume et synthétise le contenu de votre événement. Si cela vous est possible, citez des intervenants et des experts et indiquez-leur que vous les avez mis en avant dans ce (ces) article(s). Il y a de fortes chances pour qu’ils diffusent à leur tour l’article au sein de leurs propres communautés.

5

https://twitter.com/search?q=%23bdxtobxl&src=typd

Tirer un bilan

Chiffres

Retombées

Press book

Questionnaire satisfaction client

…..

> Tout ce qui permet de justifier son salaire !

Bilan :

The end

Présentation disponible si on la demande :

fred.brouard@gmail.com