PLATEFORME DE GESTION DE CONGRÈS SCIENTIFIQUES

7 avril 2014

!   Sommaire

›  La plateforme Sciencesconf.org

›  Le portail

›  L’espace conférence ›  Site web ›  Gestion scientifique

›  Dépôt, sélection, envoi de mails, édition ›  Inscription

›  Paramétrage, paiement

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INTRODUCTION

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!   Historique

›  2008 Demande de la direction du CNRS de mettre en place un outil unifié de gestion scientifique de conférences à destination de la communauté de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche.

- Débuté dans le cadre de l’appel à projet du TGE-Adonis - Projet porté par le CCSD

›  Septembre 2009 Début de la réalisation

›  Décembre 2010 Ouverture de la version 1.0 de la plateforme

›  Mars 2013 Poursuite de l’évolution de la plateforme avec la mise en place de la version 1.7

+ 1 1 0 0 c o n f é r e n c e s g é r é e s a uj o u r d ’ h u i

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!   Présentation

Un environnement informatique de la conférence externalisé dans le « cloud CCSD » offrant :

›  Serveur Web pérenne, personnalisable et possédant sa propre URL Exemple: http://hrms2011.sciencesconf.org

›  Des adresses mails spécifiques Exemple: hrms2011@sciencesconf.org, hmrs2011-edsci@sciencesconf.org

›  Possibilité de collections pérennes Exemple: collection.sciencesconf.org regroupera les conférences de 2011, 2012, etc.

›  Demande d’hébergement simple via un site dédié

Ü A u c u n e i n f r a s t r u c t u r e i n f o r m at i q u e l o c a l e

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P O RTA I L › CRÉATION de l’espace conférence dans le cloud ccsd › ANNUAIRE des conférences › CALENDRIER des évènements

E S PAC E C O N F É R E N C E › POUR LES PARTICIPANTS -  Inscription -  Soumission › POUR LES ORGANISATEURS -  Hébergement et personnalisation du site web -  Statistique de consultation -  Suivi des inscriptions -  Outils de sélection des contributions -  Mise en place du programme -  Envoi de mail -  Edition électronique -  Transfert vers l’archive ouverte HAL

!   Organisation

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WWW.SCIENCESCONF.ORG Le portail d’entrée

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!   Le portai l www.sciencesconf .org

›  Demande d’hébergement de la conférence ›  Informations sur les conférences en cours

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!   Création d’une nouvel le conférence

›  Demande de création en 4 étapes : � Définition de la conférence � Informations complémentaires �  Personnalisation du site internet � Récapitulatif

›  Validation de l’hébergement sur la plateforme par le CCSD §  Vérification d’éligibilité §  Délai moyen 48 heures

Ü E s p a c e C o nf é r e n c e d i s p o n i b l e

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!   Consultation des conférences

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›  Différents moyens de consultation des évènements scientifiques §  Liste

§  Chronologique

§  Par lieux

§  RSS

[CONF].SCIENCESCONF.ORG Espace conférence

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!   Accès Participant

›  Inscriptions ›  Dépôt des résumés et communications

›  Programme, annonces

›  Consultation des informations de la conférence

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!   Accès Organisateur ( 1 )

›  Site Web §  Hébergement §  Personnalisation (gabarit, apparences, contenu,

…) §  Statistiques de consultation

›  Inscription §  Construction du questionnaire §  Suivi des inscriptions

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!   Accès Organisateur (2)

›  Gestion scientifique §  Outils de sélection des contributions §  Mise en place du programme §  Envoi de mail (appel à soumission, relance, …) §  Edition électronique §  Transfert des communications sur l’archive ouverte

HAL

›  Administration §  Configuration des listes (thématiques, types de

dépôt, …) §  Paramétrage de la conférence (période de

soumission, de relecture, d’inscription, …)

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!   Rôles uti l isateurs Webmaster

›  Personnalisation du site web (apparence + contenu)

Coordinateur ›  Organisation du travail de relecture (définition des relecteurs,

répartition des soumissions) ›  Sélection des soumissions

Relecteur ›  Evaluation des soumissions

Rédacteur ›  Accès aux évaluations des relecteurs

Administrateur ›  Configuration de la conférence ›  + droit webmaster + droit coordinateur

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SITE WEB

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!   Administration Site Web

›  Langues de l’interface §  Définition des langues disponibles pour le site web de la

conférence

›  Charte graphique §  En-tête

Personnalisation du bandeau du site §  Disposition

Mise en page du site §  Apparence

Définition du thème graphique

›  Menu §  Ajout / Suppression de pages d’informations

›  Statistiques de consultation

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!   En-tête du site ( 1 )

3 méthodes de personnalisation : ›  Formulaire rapide

En-tête créé automatiquement à partir des informations renseignées

›  En-tête image

›  En-tête HTML

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!   En-tête du site(2)

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!   Disposition

Définition de la structure du site web: ›  Menu Vertical

›  Menu Horizontal

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!   Apparence

3 méthodes de personnalisation du style : ›  Styles prédéfinis

›  Formulaire rapide §  Style créé automatiquement avec les informations renseignées

›  Style avancé §  Accès aux feuilles §  de styles CSS

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!   Contenu du site web

Définition des pages constituant le site web de la conférence ›  Pages prédéfinies

Planning, consultation, recherche, Liste des participants, …

›  Pages personnalisables Pages HTML, liens, galeries, …

Ü P o s s i b i l i té d e d éf i n i r d e s d r o i t s d ’ a c c è s a u x d i f f é r e nte s p a g e s d u s i te e n f o n c t i o n

d e s r ô l e s u t i l i s ate u r s

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!   Pages prédéfinies ( 1 )

›  Consultation des soumissions Différents types de consultation : par thématique, par intervenant, par auteur

›  Recherche Recherche dans les soumissions pour la conférence

›  Liste des participants Enrichissement de la liste en temps réel en fonction des nouvelles inscriptions

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!   Pages prédéfinies (2)

›  Programme de la conférence Différentes vues : graphique (journée, semaine), détaillée

›  Actualités de la conférence Accessible sur une page du site ou via les flux RSS

›  Page Sponsors Liste des partenaires de la conférence

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!   Pages personnalisables

›  Page d’accueil Personnalisation éditeur WYSIWYG (HTML)

›  Page personnalisable Personnalisation éditeur WYSIWYG (HTML)

›  Galerie photo Diaporama des photos déposées

›  Liens extérieurs ›  Lecteur flux syndication extérieurs (RSS) ›  Fichiers déposés ›  Dates importantes

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!   Statistiques

›  Outil externe d’analyse des visites du site web intégré pour chaque conférence

›  Possibilité d’utiliser

Ü h t t p : / / p i w i k . o r g /

Ü h t t p : / / w w w . g o o g l e . c o m / a n a l y t i c s /

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!   Tutoriel

›  Accès à votre site de tests URL : http://formationX.sciencesconf.org

›  Comptes administrateurs ›  Identifiant : adminX ›  Mot de passe : 1234

›  Comptes relecteur ›  Identifiant : relecteurX ›  Mot de passe : 1234

›  Comptes déposant ›  Identifiant : membreX ›  Mot de passe : 1234

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!   Tutoriel

›  Personnalisez votre espace conférence §  Configuration générale §  Disposition §  Apparence §  En-tête du site

›  Créez le menu de votre site §  Ajoutez les différentes pages proposées par

l’application (lien, fichier, page personnalisable, consultation, …)

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GESTION SCIENTIFIQUE

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DÉPÔT

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!   Configuration

›  Définition des types de dépôts (oral, poster,…), des thématiques

›  Définition des règles de dépôt: §  Type de dépôt §  Format du résumé §  Période de dépôt §  Alerte mail

›  Choix des métadonnées demandées lors du dépôt §  mots-clés, email des auteurs, …

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!   Dépôt pour les participants

4 étapes : � Métadonnées

§  informations sur la soumission (titre, …)

� Auteurs §  Liste des intervenants (et

auteurs) de la soumission avec appartenance des auteurs

� Fichier(s) §  Texte complet ou documents

annexes (présentation, vidéo, images, …)

§  Conversion automatique dans le format PDF

� Récapitulatif

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SÉLECTION

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!   Configuration ›  Définition des relecteurs

§  Ventilation des papiers par thématique (puis éventuellement par soumission)

›  Définition des options de relecture §  Relecture (anonymisation possible) §  Périodes par type de dépôt

›  Création d’une grille de notation pour l’évaluation des dépôts par les relecteurs §  Ajout de critères de notation

Ex: Pertinence, originalité, intérêt, qualité scientifique, … Ü 1 note par critère pondérant la note finale

›  Accès en temps réel au tableau de bord des dépôts: §  Accès aux avis des relecteurs §  Sélection des dépôts

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!   Relecture ›  Module accessible

automatiquement en fonction des dates définies par le coordinateur

›  Accès aux dépôts attribuées par le coordinateur

›  1 grille par dépôt

›  Possibilité d’ajout de commentaires, reclassement des dépôts (dans d’autres thématiques)

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!  Tutoriel

›  Configuration du dépôt scientifique Règles de dépôt

§  Configuration générale §  Types de dépôts §  Thématiques

›  Configuration de la relecture §  Règles générales §  Grille d’évaluation §  Affectation des papiers

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!  Tutoriel

›  Configuration du dépôt scientifique ›  Types de dépôts

›  Paramétrage > Types de dépôts ›  Thématiques

›  Paramétrage > Thématiques ›  Règles de dépôt

›  Paramétrage > Dépôt

›  Configuration de la relecture

›  Paramétrage > Relecture ›  Règles générales ›  Grille d’évaluation

›  Affectation des papiers ›  Gestion éditoriale > Relecteurs

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!  Tutoriel

›  Dépôt de résumés ›  Dépôt > Nouveau dépôt ›  Connectez-vous avec le compte déposant et

déposez plusieurs résumés

›  Evaluation des résumés ›  Relecture > Dépôts à relire ›  Connectez-vous avec le compte relecteur et évaluez

les résumés

›  Sélection des résumés ›  Gestion éditoriale > Dépôts ›  Connectez-vous avec le compte administrateur et

sélectionnez les résumés

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PUBLIPOSTAGE

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!   Al ias mails

›  Création automatique d’un alias par conférence

›  Possibilité de créer d’autres alias préfixé par

l’identifiant de la conférence

Ü [ c o n f ] @ s c i e n c e s c o nf . o r g

Ü E x : [ c o n f ] - l i s te 1 @ s c i e n c e s c o nf . o r g

40

!   Apparence des mails

›  Personnalisation de la structure des mails envoyés par l’application

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!   Modèles de mails

›  Personnalisation du contenu §  Notifiant l’acceptation et/ou refus d’un dépôt §  Confirmation inscription §  …

›  Création de nouveaux modèles §  Annonce colloque, §  Appel à communication, §  …

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!   Listes de destinataires

›  Créations de liste de destinataires prédéfinies §  Pour préparer les appels à communication §  Pour informer les participants §  …

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!   Publipostage ›  Sélection destinataire

§  Listes prédéfinies (inscrits, déposants, déposant ayant au moins un papier accepté dans une thématique, liste personnalisées, …)

§  Ajout de nouvelles adresses mails

›  Utilisation de modèle prédéfini ou rédaction de nouveaux mails §  Tags spéciaux remplacés au moment de l’envoi

§  %%USER%%, %%CONFERENCE%%, …

›  Options supplémentaires §  Ajout de pièces jointes §  Possibilité d’envoyer une copie aux administrateurs, accusé

réception, …

›  Historique des mails envoyés

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!  Tutoriel

›  Présentation du module d’envoi de mails §  Création de liste de destinataires §  Création de modèles de mails §  Test de l’outil de publipostage

45

EDITION

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!   Programme de la conférence

›  Ajout d’événements §  Session, §  Discours, §  Pause, §  …

›  Ajout des interventions dans les sessions §  Récupéré dans les soumissions acceptées

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!   Vue journée

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!   Vue journée

49

!   Vue semaine

50

!   Vue semaine

51

!   Vue détail lée

52

!   Vue détail lée

53

!   Vue détail lée

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!   Edit ion PDF

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!   Recueil des résumés / actes

� Choix des données §  Type : résumé, texte complet §  Regroupement : programme, thématiques §  Statut des données (acceptées, …)

� Données supplémentaires §  Pages prédéfinies : couverture, table des matières, index

des auteurs, … §  Fichiers extérieurs au format PDF

� Mise en page §  Tri sur les dépôts §  Pagination §  Langue

Ü C r é at i o n d ’ u n f i c h i e r a u f o r m at P D F

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!   Intégrat ion dans l ’arch ive ouverte HAL

›  Export vers HAL en 1 clic

›  Accord nécessaire des déposants

›  Enrichissement de l’archive ouverte HAL

›  Création automatique d’une collection pour la conférence

›  Enrichissement des listes d’articles pour les laboratoires

›  Diffusion large à travers l’archive ouverte

57

!  Tutoriel

›  Commencez à créer le programme de la conférence §  Ajoutez des évènements session, accueil, …

›  Editez le recueil des résumés de votre conférence

›  Présentation export HAL

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INSCRIPTION

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!   Configuration

›  Configuration du module d’inscription §  Période d’inscription §  Validation par l’administrateur des inscrits §  Limite du nombre d’inscrits §  Alerte mail

›  Construction du questionnaire d’inscription

personnalisé

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!   Construction du formulaire

›  Informations non modifiables §  Champs de création de

compte

›  Informations personnalisables §  Champ texte, §  Liste déroulante, §  Bloc de description, §  Case à cocher, §  …

Ü D éf i n i t i o n d e s c h a m p s o b l i g ato i r e s

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!  Tutoriel

›  Configuration du module d’inscription ›  Paramétrage > Inscription

›  Définition des règles d’inscription (période, alertes,

…) ›  Construisez le questionnaire d’inscription en utilisant

les différents objets proposés ›  Eléments de description (ajout d’informations) : titre, bloc

d’info, saut de ligne ›  Eléments de formulaire : catégorie, texte, texte long, liste

déroulante Ne pas paramétrer le module de paiement pour le moment

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!   Paiement des frais d’ inscript ion

›  Sélection des moyens de paiement §  Chèque, bon de commande, en ligne

›  Définition du montant des frais d’inscription §  En fonction des catégories (chercheurs,

étudiants, …) §  En fonction des dates

›  Possibilité d’ajout d’options §  À partir du formulaire d’inscription créé

auparavant exemple: participation au repas de gala : +50€

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!   Paiement en l igne (direct)

›  Via Paybox ›  Lien direct avec le système de paiement en ligne Paybox.

›  Via Système local ›  Lien avec une passerelle

›  via AzurColloque

›  prochainement

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!   Paiement en l igne via Paybox

utilisateur

Gestionnaire

�  Saisie questionnaire

�  Envoi données +

redirection

� Retour paiement +

redirection

Back office

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Service de paiement PAYBOX

!   Paiement en l igne via système local

Système local (université, …)

Service de paiement (PAYBOX, banque, …)

utilisateur

Service comptable

� Saisie questionnaire

� Envoi données

� Redirection paiement � Etat paiement

� Retour paiement

Etat comptable

66

!   Paiement en l igne via AzurCol loque

AzurColloque

Service de paiement PAYBOX

utilisateur

Service comptable

� Saisie questionnaire

� Redirection

� Redirection paiement � Etat paiement

� Retour

Etat comptable

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�  Finalisation questionnaire (choix tarif + options)

!  Tutoriel

›  Paramétrez le module de paiement des frais d’inscription ›  Paramétrage > Paiement

›  Définition des moyens de paiements acceptés ›  Pour un paiement en ligne utiliser le lien direct Paybox de

tests URL site paiement : http://formationX.sciencesconf.org/paybox

›  Définition des montants des frais d’inscriptions ›  En fonction des catégories, périodes ›  En ajoutant éventuellement des options

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!   Inscript ion pour les part ic ipants

›  Lien d’inscription accessible sur le site en fonction de la période définie par l’administrateur

›  Le participant complète le formulaire d’inscription

›  Il reçoit une confirmation de son inscription par mail

Ü Si paiement : ›  Le système présente le montant des frais d’inscription ›  Choix du moyen de paiement (en fonction des moyens

définis par l’administrateur)

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!   Tableau de bord des inscrits

›  Accès en temps réel aux inscription pour la conférence

›  Possibilité d’être alerté pour chaque nouvelle inscription

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!  Tutoriel

›  Testez maintenant l’inscription à la conférence Connectez-vous avec le compte utilisateur Pour tester le paiement en ligne, utilisez comme identifiant de carte bleue :

- Numéro : 1111 2222 3333 4444 - Date de validité : 03/14 -  Clé : 123

›  Accédez au tableau de bord des inscrits Utilisateurs > Inscrits Connectez-vous avec le compte administrateur

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!   Liens uti les

›  Portail principal ›  h t t p : / / w w w . s c i e n c e s c o n f . o r g

›  Support

›  h t t p : / / s u p p o r t . c c s d . c n r s . f r ›  s u p p o r t @ s c i e n c e s c o n f . o r g

›  Contact

›  c o n t a c t @ s c i e n c e s c o n f . o r g

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QUESTIONS ?

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