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Post on 03-Apr-2015
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Mutualisation et Coopération dans le cadre de la conservation partagée
Archivage partagé
des périodiques
Une expérience réussie entre les universités
de la Communauté française de Belgique
Françoise Pasleau et Tristan Alleman
Prélude
La Belgique ?
Qu’est-ce que c’est ?
3
La Belgique
C’est le Nord… du Nord !
C’est là !
4
La Belgique (et les Belges)
Trois régions (liées au territoire) :Wallonie, Flandre, Bruxelles-Capitale
Compétences : Travaux publics, économie, tourisme, etc.
Trois communautés (liées auxpersonnes et aux langues) :Communautés française, néerlandophone et germanophone
Compétences : Enseignement, culture, jeunesse, sport, etc.
Témoignage
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Une initiative du CIUF
• Conseil Interuniversitaire de la Communauté française de Belgique (CfB)
• Commission Bibliothèques
• GT Conservation partagée des périodiques (GT-CPP)
- Depuis 2003
- 13 représentants / 9 institutions
- Multidisciplinaire
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Universités de la CfB
Académie Universitaire Wallonie-Bruxelles Université Libre de Bruxelles (ULB) Université de Mons (UMons)
• = Université de Mons-Hainaut (UMH) + Faculté polytechnique de Mons (FPMS)
Académie Universitaire de Louvain Université Catholique de Louvain (UCL) Facultés Universitaires Notre-Dame de la Paix (FUNDP) Facultés Universitaires Catholiques de Mons (FUCAM) Facultés Universitaires Saint Louis à Bruxelles (FUSL)
Académie Universitaire Wallonie-Europe Université de Liège (ULg) Faculté Universitaire des Sciences Agronomiques de Gembloux
(FUSAGx)
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Objectifs
Coordonner la gestion et la conservation des périodiques imprimés
Garantir la pérennité des collections et l'accès à l'information
Optimiser l'utilisation des moyens financiers, logistiques et humains
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Contexte
Augmentation constante du volume des publications scientifiques
Existence d'exemplaires multiples sur différents sites
Emergence des versions électroniques
Performance et généralisation des TIC
Collaboration accrue entre bibliothèques
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Chronologie
2003-2004
Rédaction d'une convention + ROI
Création d'une BD centrale
2005-2008
Analyse des revues d'abstracts
Constitution des collections de référence et
désignation des institutions d'accueil
Travail d'évaluation et de communication
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Convention interuniversitaire Mise en commun des fonds documentaires Cession des droits de propriété aux institutions
d'accueil Constitution de collections de référence
CR : Collection de conservation CC : Collection de consultation
Obligation de garantir les meilleures conditions de conservation et d'accès (sites d'accueil)
Liberté de conserver des doubles (ailleurs)
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Règlement d'ordre intérieur (ROI)
Privilégier le pragmatisme 1CR (ou CC) / revue d'abstracts 1 CC + 1CR / périodique scientifique Limiter les transferts de documents
Toujours consulter les partenaires
Garantir la qualité des collections et des services Conditions de conservation (sécurité) Services de prêt et d'échange (accès)
Relayer les décisions au sein des institutions
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Méthode de travail
Networking + Réunions trimestrielles E-mail Base de données centrale sur Internet
Représentants des universités au sein du GT-CPP Consultent, centralisent, analysent, décident,
répercutent et veillent au suivi des décisions
Implication de responsables locaux Informent leurs représentants sur l'état des
collections Orientent les décisions sur base de critères
scientifiques
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Base de données centrale
Site Web dynamique
Gestion des droits d'accès Délégation des tâches
Encodage des données par institution Titres Etats de collection Relevé des lacunes Etat physique des documents et des reliures
Visualisation des données
Bilan
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Décisions
Inventaire de 519 revues d'abstracts
Elimination de 56 titres
Constitution de 463 collections de références
Majorité de collections de conservation (CR)
Quelques cas isolés de titres en libre accès (CC)
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Bilan Qualité de l'ambiance de travail
Mobilisation de 0,1 à 0,3 ETP / université
Transferts (très) limités
Aucun recours à des ressources extérieures
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Bilan Gain d'espace sur l'ensemble des universités
En 2006 : 1.611m
En 2008 : 250m
Inégalités de répartition des collections de
référence entre institutions
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Bilan Epuisement, motivation en baisse
Base de données centrale
Visualisation synthétique des données
Redondance avec les catalogues
Absence de contrôle des suivis locaux
Etiquetage des collections de référence (logo CIUF)
Mise à jour des catalogues locaux
Perspectives
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Périodiques scientifiques
Test de conservation partagée sur 33 titres
21 collections de référence en double (CC+CR)
4 titres non retenus (manque d'intérêt)
4 unica (CC, sans CR associée)
4 collections mosaïques (fragmentées entre
différentes institutions d'accueil)
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Statistiques de prêts (ULg)
Année de Publication
Janvier 2010
n = 436
Février 2010
n = 433
Avant 1980 6 % 7,6 %
1980-1995 20,6 % 20,6 %
1996-2008 45,2 % 40,4 %
2009-2010 28,2 % 29,8 %
Périodiques de médecine (humaine et vétérinaire), psychologie, sciences
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Suite du travail
Mener 2 projets pilotes en parallèle Périodiques de médecine Périodiques de sciences économiques
Objectif : Dégager une méthodologie applicable dans le futur aux autres disciplines
Dédoubler l'équipe (obtenir un renfort en RH)
Systématiser les échanges entre les 2 groupes
Limiter le risque de dérive (divergence dans les méthodes de travail et de prise de décision)
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Questions pendantes
Comment choisir les titres à traiter ? En fonction des besoins immédiats ? Liste de titres prioritaires ? Critères de sélection ? Recensement systématique ? Limites ?
En fonction des années de publication (collections arrêtées; abonnements en cours)
En fonction des possibilités d'accès électroniques
Garder une ou deux collections de référence ? Modifier la BD centrale ou changer d'outil ?
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Un nouvel outil !
Interface néerlandophone inspirée de notre BD Accord avec les universités néerlandophones Duplication de l’interface en français
Liaison directe avec le catalogue collectif belge des périodiques (ANTILOPE)
Contraintes techniques nulles maintenance assurée par des professionnels
Visibilité immédiate pour l’ensemble du paysage universitaire belge
Connaissance précise des décisions de conservation prises dans les universités flamandes
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Conclusion générale
Acquisitions concertées = clé de succès
Consortia négociés par la BICfB depuis 2000
Bibliothèque interuniversitaire de la Communauté
française de Belgique, asbl
Acquisitions partagées ?
Garantir l'accès aux périodiques achetés hors
consortium et dont les abonnements risquent
d'être annulés en cas de restrictions financières
Avec la précieuse collaboration de :
Françoise Pasleau (ULg), Roxanne Coppin (UCL),
Thomas Destrée (ULB), Stéphanie Davister (FSAGx),
Thibaut Delbushaye (FUCAM), Nicolas Fairon (ULg), Alliette Leleux (FUSL), Michel Maas (ULg),
Sylviane Polchet (FUNDP),
Isabelle Vanden Eynde (UMH), Christine Vandevorst (FUNDP),
Luc Verdebout (ULB)
Merci de votre attention
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