formation affelnet 6 ème dsi nancy 1 classe virtuelle - février 2012 ___________________...

Formation Affelnet 6Formation Affelnet 6èmeème

DSI Nancy 1

Classe virtuelle - Février 2012___________________

Directeurs d’école

(Document de travail interne)

Présentation de la formationPrésentation de la formation

Intervenants :

-Henry ARELLANO

(Direction Générale de l’Enseignement Scolaire - MOA)

-Céline De Zan

(DSI du Rectorat de Nancy - Formation)

-Didier Walliang

(DSI du Rectorat de Nancy - Développement)

Organisation de la formationOrganisation de la formation

1 classe virtuelle de 2h30- 1 partie théorique - 1 partie « pratique »

Plan de formation

1.Généralités………………………………………………………….5 2.Pré requis et accès………………………………………………..6 3.Circulation de l’information entre acteurs ………………………7 4.Actions du directeur d’école ……………….…………………….8 5.Lancement de la campagne d’affectation dans BE1D...………9 6.Présentation de l’application Affelnet 6ème…...…………..........26 Page Accueil………...………………………………………………29 Saisie des dossiers élèves…………………………………...……30 Période d’affectation des élèves…………………………….....…50 Résultats-Bilan de l’entrée en 6ème………………………...……52 Traitement d’un exemple……………………………………….….54

1.Généralités

L’application AFFELNET 6ème est une application entre la base des élèves du 1er degré (BE1D) et la Base BEE.

Elle recueille les vœux des responsables des élèves, propose les affectations, transfère les dossiers des élèves affectés dans la base BEE de SIECLE et permet d’éditer des statistiques.

La partie «Directeur d’école» de l’application AFFELNET 6ème est destinée à recueillir les vœux des élèves de primaire qui doivent aller au collège => Utilisée dans les écoles élémentaires, elle doit avoir une présentation et une ergonomie proche de celle de BE1D dans le contenu de ses pages.

BE1D AFFELNET6 SCONET

2.Pré requis et accès

Le directeur d’école ne peut commencer à utiliser AFFELNET 6ème que lorsque la campagne de saisie des vœux est ouverte; cela nécessite que l’IA ait paramétré l’application et intégré les dossiers des élèves issus de la base BE1D.

• Accès

Le directeur accède à AFFELNET 6ème par un portail d’identification et se connecte grâce à une clé OTP.

Les directeurs autorisés à accéder à l’application sont ceux des écoles publiques de l’académie.

3.Circulation de l’information entre applications

Lancement de la campagne d’affectation en 6ème de collège par

l’IA

Lancement de la campagne d’affectation en 6ème de collège par

l’IA

Sélection dans BE1d des élèves susceptibles d’entrer au collège et validation de la liste

par le directeur d’école

Sélection dans BE1d des élèves susceptibles d’entrer au collège et validation de la liste

par le directeur d’école

Transfert des listes validées des élèves

susceptibles d’entrer au collège vers AFFELNET

6ème par l’IA

Transfert des listes validées des élèves

susceptibles d’entrer au collège vers AFFELNET

6ème par l’IA

BE1D Réception du fichier transféré de BE1d

Réception du fichier transféré de BE1d

Saisie des demandes des familles par les directeurs d’école dans AFFELNET 6ème

Saisie des demandes des élèves hors des écoles publiques du

département par l’IA

Saisie des demandes des familles par les directeurs d’école dans AFFELNET 6ème

Saisie des demandes des élèves hors des écoles publiques du

département par l’IA

Validation de l’affectation par l’IA :

chaque élève a un collège d’affectation

Validation de l’affectation par l’IA :

chaque élève a un collège d’affectation

Accès pour le collège à la liste des élèves

affectés

Accès pour le collège à la liste des élèves

affectés

Exportation des dossiers vers SCONET

Réception dans SCONET des dossiers des élèves affectés

dans un collège

Réception dans SCONET des dossiers des élèves affectés

dans un collège

Intégration des dossiers des élèves

dans la base établissement du

collège par le principal

Intégration des dossiers des élèves

dans la base établissement du

collège par le principal

SCONET

AFFELNET6

4.Actions du directeur d’école

BE1D : L’IA lance la campagne d’affectation, le directeur valide la liste

des élèves sélectionnés puis l’IA réalise l’import des données de BE1D

1.Vérification de la liste des élèves issus

de BE1D

3.Saisie des dossiers

AFFELNET 6ème

2.Collecte des demandes des

familles par la fiche de liaison

4.Validation de la saisie

5.Lancement de la campagne d’affectation dans BE1D

1 Constitution dans BE1D et transfert dans AFFELNET 6° de la liste des élèves susceptibles d’entrer au collège

PHASES DU PROCESSUSPHASES DU PROCESSUS

3 Affectation

4 Notification

5 Transfert des élèves affectés dans SCONET

Directeurs

2 Saisie dans AFFELNET 6° des demandes des familles

Constitution dans BE1D et transfert dans AFFELNET 6ème de la liste des élèves susceptibles d’entrer au collège.

Nouvelle rubrique : entrée au collège

Les processus de la rubrique « entrée au collège »

Possibilité de modifier les datesEx : allongement de la campagne

Lancement de la campagne

Le directeur d’école est informé de la campagne

L’IA et l’IEN suivent la campagne

Les directeurspeuvent êtrerelancés

Le directeur reçoit un message

Sélection d’une liste d’écoles à relancer

le directeur d’école reçoit un message de relance

L’IA dispose de la liste des écoles concernéesavec l’information sur la validation des effectifs

6.Lancement de l’export des données BE1D vers Affelnet 6ème

La date du dernier transfertapparait

L’IA transfert les listes d’élèves

L’IA confirme le transfert

Le transfert s’effectue…

ok renvoi vers le menu de départ

Ecran final

Export des élèves susceptibles d’entrer au collège

Tables temporaires

Import des élèves susceptibles d’entrer au collège

AFFELNET 6ème

Export/Import des données issues de BE1D

Présentation de l’application AFFELNET 6ème

7.Ergonomie générale des écrans

Liens présents sur le bandeau inférieur:-Accueil : Retour sur la page d’accueil-Contacts : liste des contacts départementaux-Aide : affiche l’aide relative à la page en cours-Documentation : Lien vers le guide utilisateur-Fil conducteur : guide utilisateur Directeur d’école-Quoi de neuf : Lien vers les actualités de l’application-Quitter : Lien de déconnexion

Informations Bandeau haut : -logo du ministère-nom et statut de la personne connectée-établissement-étape du menu-nom de l’application

Bandeau bas:-Nom de l’académie-Version de l’application

Menu et sous menu : l’accès aux différents sous menus se fait par simple clic sur leur intitulé

8.Ergonomie générale des listes

Tri possible des colonnes : flèche ascendante et descendante située prés des entêtes de colonne de la liste

Principe de cases à cocher pour la sélection de lignes:-de manière individuelle : cliquez sur la ou les cases à cocher en face de la ou des lignes à sélectionner puis cliquer sur un bouton d’ « Action » (ex:éditer..)-la totalité : cliquez sur la case à cocher dans le bandeau contenant les entêtes de colonne

Message d’erreur : affiché en cas de champs non saisis ou incorrectement saisis

Imprimer la liste

Revenir à la page d’accueil ou page précédente

Ouvrir et/ou enregistrer la liste en format tableur

Critères de recherche :-Saisir ou sélectionner un ou plusieurs critères et cliquez sur «Chercher», la liste répondra aux critères sélectionnés-Cliquez sur «Annuler» pour réinitialiser la recherche et éviter les filtres persistants

9.Page accueil

Si la table des messages contient un message en cours de validité, il est affiché dans le cadre

Dossiers élèves

Affectation des élèves

3 MENUS

Résultats

Calendrier des différentes activités du processus d’affectation

Saisie des dossiers élèves

10. Avancement de la saisie

Saisie des langues étudiées à l‘école

Saisie du collège de secteur

Edition volet2 fiche de liaison

Saisie des vœuxSaisie des vœux

Saisie des décisions de passage

Avancement de la saisie

Dossiers élèves

Les contrôles présents à certaines étapes de la saisie permettent de générer des compteurs relatifs à l’avancement des dossiers

Total : élèves importés de BE1D pour cette école; le directeur d’école vérifie le nombre d’élève importés dans Affelnet 6ème.

Validation de la saisieValidation de la saisie

Résultats

Edition du volet 1 de la fiche de liaison

11. Edition du Volet 1 de la Fiche de Liaison

Avancement de la saisieAvancement de la saisie

Dossiers élèves

A partir de la liste des élèves de son école, le directeur sélectionne ceux dont il éditera les volets 1 de la fiche de liaison.Ce volet1 est adressé aux responsables et leur permet de renseigner l’adresse de l’élève à la rentrée.Sur cet écran, le directeur peut également consulter la fiche récapitulative de l’élève ou modifier le dossier élève si le volet1 de la fiche est édité.

Recherche d’élèves : les critères disponibles sont le nom, le prénom et le volet 1 édité ou non

Le directeur peut constituer le fichier PDF avec les fiches de liaison pré-remplies des informations des élèves sélectionnés :-Editer les fiches sélectionnées :Le directeur sélectionne ses élèves (1) puis clique sur le bouton «Editer les fiches sélectionnées» (2)-Editer une fiche vierge : ouvre une fiche qui n’est pas pré-remplie nécessaire dans certains cas

RésultatsDeux liens possibles sur le nom de l’élève :-si le volet1 de la fiche de l’élève est édité(date non nulle), le lien accède au dossier élève (données modifiables)-si le volet1 n’est pas édité, le lien accède à la fiche récapitulative (données non modifiables)

Lorsque la date est renseignée => la fiche a déjà été éditée

Dossiers élèves

Le menu Edition du volet 1 propose 4 fonctionnalités : - Editer le volet 1 de la fiche de liaison d’un ou plusieurs élèves - Editer le volet 1 d’une fiche de liaison vierge - Consulter la fiche récapitulative de l’élève (volet 1 non édité)

- Modifier le dossier de l’élève (volet 1 édité)

Fiche de liaison volet 1 PRE-REMPLIE d’un élève

Résultats

Dossiers élèves

Résultats

Fiche de liaison volet 1 VIERGE

Dossiers élèves

Résultats

Consulter la FICHE ELEVE : volet 1 non édité

Accéder au DOSSIER ELEVE : volet 1 édité

Informations modifiables

Informations non modifiables

Saisie des dossiers après retour du volet 1 de la fiche de liaison

12.Saisie (de masse) des langues étudiées à l’école

Dossiers élèves

Après retour des volet1 des fiches de liaison, le directeur peut saisir pour ses élèves, la langue étudiée à l’école et accéder à la mise à jour des dossiers élèves.

Recherche d’élèves : les critères disponibles sont le nom, le prénom et la langue étudiée

Le directeur peut affecter la langue étudiée dans son école à un ou plusieurs élèves:(1)-Sélectionner par le système des cases à cocher un ou plusieurs élèves(2)-Sélectionner une langue au niveau de la liste «Langue étudiée à l’école»(3)-Cliquez sur le bouton «Saisir pour la sélection»

Résultats Possibilité de consulter/modifier le dossier d’un élève en cliquant sur son nom

Dossiers élèves

Après retour des volets 1 des fiches de liaison, le directeur peut renseigner le collège de secteur de ses élèves en fonction de l’adresse de l’élève à la rentrée.

Recherche d’élèves : les critères disponibles sont le nom, le prénom et le collège de secteur

13.Saisie (de masse) du collège de secteur

Affecter un collège de secteur à un ou plusieurs élèves :Ce collège dépend de l’adresse de l’élève à la rentrée(renseignée par les responsables sur le volet1)(1)-Sélectionner par le système de cases à cocher un ou plusieurs élèves(2)-Sélectionner un collège grâce à l’aide à la saisie «?» (3)-Cliquer sur «Saisir pour la sélection» (lors de la validation, un message indique qu’un nouveau collège va être affecté au dossier)

Résultats Possibilité de consulter/modifier le dossier d’un élève en cliquant sur son nom

Une coche rouge dans la colonne adresse indique une adresse incomplète

14. Saisie individuelle du collège de secteur et/ou la langue – dossier élève

Dossiers élèves

Ajouter ou modifier l’information au niveau de ces onglets :-Saisir directement l’information dans les champs de saisieOu -Utiliser l’aide à la saisie (?) : Cliquer sur le point d’interrogation, une fenêtre s’ouvre, une liste de choix apparaît, la sélection se fait par simple clic sur le lien

Résultats

Consultation des données figées de l’élève issu de BE1D=>ouverture d’une fenêtre

Valider l’onglet pour sauvegarder les modifications

2 Onglets disponibles pour visualiser ou renseigner l’élève :-Informations de l’élève-Responsables légaux

Edition du volet 2 de la fiche de liaison

Dossiers élèves

Cet écran permet d’éditer les volets 2 de la fiche de liaison et accéder aux dossiers élèves. Le volet 2 des fiches de liaison est adressé aux responsables et leur permet de renseigner les vœux d’affectation.

Recherche d’élèves : les critères disponibles sont le nom, le prénom et le volet 2 édité ou non

Editer les fiches sélectionnées :cette action ouvre un fichier PDF contenant la fiche de ou des élèves sélectionnés avec le système de cases à cocherEditer une fiche vierge : ouvre une fiche qui n’est pas pré-remplie nécessaire dans certains cas

RésultatsUn lien possible sur le nom de l’élève :-Accès au dossier de l’élève : modification possible

Lorsque la date est renseignée => la fiche a déjà été éditée

Dossiers élèves 15. Edition du Volet 2 de la Fiche de Liaison

Résultats

La Fiche Volet 2 Editée sera envoyée aux responsables de l’élève.Les Responsables légaux renseignent les vœux de l’élèveLa Fiche Volet 2 Editée sera envoyée aux responsables de l’élève.Les Responsables légaux renseignent les vœux de l’élève.

A RENSEIGNER PAR LES RESPONSABLES :

LANGUE VIVANTE :-Langue vivante1/vivante2 pour la 6ème

Formation demandée :-Choix 6EME : correspond au collège de secteur ou un autre collège différent du collège de secteur-Choix SEGPA : ce n’est pas une demande de dérogation-Choix CLASSES A HORAIRES AMENAGEES : c’est une demande de formation à recrutement contingenté relevant d’une procédure spécifique, les responsables doivent compléter le cadre D demande de dérogation-Choix AUTRE FORMATION : c’est une demande de dérogation, les responsables doivent compléter le cadre F demande de dérogation

Choix AUTRE que le collège public de secteur:-au maximun 3 demandes de dérogation-Pour chaque demande de dérogation, les responsables devront saisir un motif

LISTE DES FORMATIONS PROPOSÉES POUR L'ENTRÉE AU COLLÈGE -LISTE DES LANGUES VIVANTES PROPOSÉES POUR L'ENTRÉE AU COLLÈGE

Saisie des dossiers après retour volet 2 de la fiche de liaison

16.Saisie (de masse) des vœux de secteur

Saisie des vœux

Dossiers élèves

Après retour des fiches de liaison - Volet 2 complété par les responsables, le directeur d’école peut saisir et/ou compléter les vœux des élèves : par saisie de masse sur le vœu de secteur ou saisie au niveau du dossier élève.

Recherche d’élèves : les critères disponibles sont le nom et le prénom

Saisie des vœux : Si le vœu de l’élève est l’OFFRE DE SECTEUR- (1) Le directeur sélectionne un ou plusieurs élèves- (2) Il sélectionne un choix dans la liste déroulante des langue vivante 1- (3) et enfin, clique sur le bouton «Saisir l’offre de secteur pour la sélection»ATTENTION : si une demande existe déjà pour un élève, elle sera supprimée

Résultats

Dans le cas d’une demande différente du vœu de secteur ou si le directeur d’école souhaite modifier le dossier d’un élève, le lien présent sur le nom permet d’ouvrir le dossier de l’élève qui contient un onglet supplémentaire «Choix de la famille»

Saisie des vœux

Dossiers élèves 17.Saisie individuelle des vœux – Dossier élève

Résultats

2 cas possibles pour la Demande:-Choix formation 6ème classique dans le collège de secteur : la saisie est terminée-Choix autre : le directeur doit sélectionner une formation(1) et dans le cas d’une formation autre que SEGPA, celle-ci constitue donc une demande de dérogation et le directeur doit saisir un identifiant collège(2) et un motif de dérogation(3)

ATTENTION :-Les langues et les formations sont issues des offres de formation et des langues proposées au niveau du département

Dans le cas d’une demande de dérogation :- Pour saisir un motif, sélectionner un motif puis cliquer sur le lien Ajouter, si plusieurs motifs sont sélectionnés, l’application prendra en compte le plus prioritaire

Valider toute modification

Si l’affectation demandée est un collège public du département, le gestionnaire doit saisir une langue vivante 1(1) et une demande (2)(secteur ou non), dans le cas contraire l’affectation n’appartient pas au périmètre d’Affelnet6

Dossiers élèves

Résultats

Cet écran permet d’initialiser les décisions de passage des élèves susceptibles d’entrer au collège

18.Saisie (de masse) des décisions de passage

Saisie des décisions de passage: -(1)Sélectionnez le ou les élèves-(2)Sélectionner une décision de passage dans la liste déroulante-(3)Cliquez sur «Saisir pour la sélection»

ATTENTION : Si le directeur choisit pour un élève «maintien dans le cycle», un message avertit l’utilisateur que les demandes de l’élève seront supprimées.

Recherche d’élèves : les critères disponibles sont le nom, le prénom et la décision de passage (Appel/maintien dans le cycle/décision de passage)

Colonne Nom/Prénom + Date de naissanceLes liens dossiers élèves ne sont plus présents dans ce sous menu mais le directeur peut accéder au dossier élève par un autre sous menu (saisie des vœux par ex.)

Validation de la saisie

Dossiers élèves

Résultats

Cette page permet au directeur de signaler qu’il a terminé sa saisie de dossiers et demandes.

19.Validation de la saisie

Affichage des indicateurs de contrôle avant validation :- Lorsque tous les indicateurs sont à 0, le bouton Valider apparaît et le directeur peut soumettre sa validation- Si un indicateur est différent de 0, le bouton Valider n’est pas visible

La validation du directeur est supprimée si la modification d’un dossier est invalide

Période d’Affectation des élèves

De manière transverse au processus de complétude des dossiers élèves, le directeur d’école peut visualiser les demandes de ses élèves et consulter leur dossier.

Cette liste récapitulative est accessible de manière permanente notamment lorsque le menu Dossier élèves est rendu indisponible par le gestionnaire IA(période d’affectation)

Dossiers élèves

Liste récapitulative

Résultats

21.Liste récapitulative

Accès à la fiche récapitulative de l’élève

Résultats

Cette liste permet au directeur d’école de visualiser l’établissement d’accueil de ses élèves.

Dossiers élèves

Bilan de l’entrée en 6ème

Résultats

22.Bilan de l’entrée en 6ème

Accès à la fiche récapitulative de l’élève

Traitement d’un exemple

Actions sur le dossier d’un seul élève- Consultation d’un dossier élève avant édition du volet 1

Déclaration de complétude des dossiers

23.Traitement d’un exemple

Données non modifiables

Déclaration de complétude des dossiers

- Edition du volet 1 pour cet élève

- Accès au dossier de l’élève

- Après Edition du volet 1 pour cet élève

Données modifiables

- Après Retour du volet 1 renseigné par les responsables de l’élève : saisie de la langue

- Après Retour du volet 1 renseigné par les responsables de l’élève : Modification de l’adresse de l’élève

- Saisie du collège de secteur pour cet élève

Edition du volet 2 de la fiche de liaison afin de connaître les vœux des responsables de l’élève

Vœux à renseigner par les familles

Saisie des vœux de cet élève : offre de secteur

Saisie des vœux

Saisie équivalente

Saisie des vœux de cet élève : proposition SEGPA

Saisie des vœux

Saisie des vœux de cet élève : Autre formation 6ème

Saisie des vœux

Saisie des décisions de passage : cas du passage en 6ème

Saisie des décisions de passage : cas du maintien dans le cycle

ATTENTION :- Cas d’un maintien dans le cycle : les demandes sont supprimées

MERCI DE VOTRE ATTENTION

(ATTENTION : Document de travail interne)

formation affelnet 6 ème dsi nancy 1 classe virtuelle - février 2012 ___________________...

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