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E‐Bidding(Gestion d’appels d’offre, de demandes de prix et de pré‐qualifications)
Lilian CardonneChef de projet Système d’Information et Business Intelligence
ESRF – European Synchrotron Radiation Facility
ESRF
La source de rayonnement synchrotron la plusintense au monde.
100 milliards de fois plus puissant que les rayons X utilisés pour une radiographie.
Une excellence scientifique reconnue à travers le monde.
N◦1 des résultats scientifiques N◦2 du nombre d’utilisateurs. N◦1 sur la fiabilité et la qualité du rayonnement. 4 Prix Nobel parmi les utilisateurs. 25166 articles référencés pour la période 1994‐2014. ~30 articles publié dans « Nature and Science » par an. Presque 2000 publications par an: ~5 par jour.
ESRF – European Synchrotron Radiation Facility
ESRF
13 états membres:France 27,5 %Allemagne 24 %Italie 13,2 %Royaume Uni 10,5 %Russie 6 %Benesync 5,8 %(Belgique, Pays Bas)Nordsync 5 %(Danemark, Finlande, Norvège, Suède)Espagne 4 %Suisse 4 %
8 pays associés:Israël 1,5 %Autriche 1,3 %Centralsync 1,05%(République Tchèque, Hongrie, Slovaquie)Pologne 1 %Portugal 1 %Afrique du Sud 0,3 %
En opération depuis: 1994.Budget annuel: 100 million d’Euros.Nombre d’employés: ~650 (de 40 nationalités différentes).Statut légal: société civile de droit privé.
21 nations partenaires
ESRF
Institut Laue‐Langevin
European Molecular Biology Laboratory Institut de Biologie
Structurale
European Synchrotron
Radiation Facility
Un projet ambitieux et innovant: “ESRF Upgrade Programme” ESRF
‐ Construction de19 stations expérimentales pour explorer le nano‐monde.
‐ Création d’un nouveau hall d’expérience ultra‐stable.
‐ Rénovation et amélioration d’instruments de technologie de pointe et de l’infrastructure de l’accélérateur de particule.
20092015
Upgrade PHASE I – 180 M€Dans les temps et dans le budget
‐ Construction d’un nouvel anneau de stockage, dans la structure existante, ayant des performances accrues par un facteur 100.
‐ Construction de nouvelles stations expérimentales à la pointe de la technologie.
‐ Programme d’instrumentation ambitieux (optique, détecteurs haute performance).
‐ Intensification de la stratégie « big data ».
20152022
EBS Project (Extremely Brilliant Source) – 150 M€Lancée en Juin 2015
E-Bidding: principaux drivers du projet E-B
idding
Être capable de gérer les appels d’offre liés à la forte augmentation des achats
de forte valeur dans le cadre du projet EBS.
Adresser les demandes croissantes des pays membres de l’ESRF:
• Pouvoir identifier facilement quelles sont les opportunités de travailler
avec l’ESRF pour les sociétés de leurs pays.
• Avoir une transparence sur le déroulement des appels d’offre (suivi des
informations clés: processus, réponses des sociétés, …).
Apporter au service Procurement & Contracting un outils informatique intuitif,
performant et collaboratif (réduction des tâches à faible valeur ajoutée).
Utiliser les outils informatiques déjà installés à l’ESRF.
Le système d’information de gestion de l’ESRF
E-B
idding
Finance / Achats / Compta. / Magasin
Oracle E‐Business Suite (R12)
APPayables
ARReceivables
INVStocks
FAAssets
GLAccounting & Budget
POProcurement
SLAAccounting Engine
BD FMIS(sur site)
RessourcesHumaines
BD(SaaS)
Entrepôt de donnéesBD Oracle (sur site)
Business IntelligenceAd Hoc Reporting(40 utilisateurs métier)
Suivi Budgétaire(~150 utilisateurs)
Executive Dashboards(~15 Managers)
Simulation
Wage BillSuivi des frais de personnel
Outils
Gestion de trésorerie
RH & Paye
Temps & Activités
eTemptation
OLAP(SaaS)
?
DéveloppementBusiness
CRM
Gestion desvoyages
Gestion demandesd’achats
Élaboration budgétaire
BMIS
CMIS
Supervision de la trésorerie
E-Bidding: étude et choix de la solution, projet
E-B
idding
Deux familles d’utilisateurs
Internes
• Standard (demandeur, participant)
• Service Procurement & Contracting
Externes
• Purchasing Advisors
• Sociétés (fournisseurs)
Deux familles d’utilisateurs Internes
Standard (demandeur, participant)
Service Procurement & Contracting
Externes
Purchasing Advisors
Sociétés (fournisseurs) Mai2015
• Remise d’une spécification fonctionnelle complète.
• Contractualisation et début du projet.
Décembre2014
• Prise de contact avec ATOL C&D (partenaire ESRF support Alfresco)
Février2015
• Réalisation d’un POC par ATOL C&D (sur la base d’une mini spécification)‐ Compréhension de la problématique fonctionnelle
‐ Connaissance de la solution Alfresco One
‐ Projets similaires (développements spécifiques)
‐ Composants d’interface utilisateurs (pilotage WF)
Le projet en bref
246 h/jFév.2015
Mai2015
E-Bidding: architecture de l’application
E-B
idding
BD Métadonnées
+ Workflow
ESRF ‐ FMIS
UTILISATEURS ESRFInterfaces en ligne dédiées (formulaires WF + dashlet/formulaires/composants spécifiques) Alfresco Share ‐ Alfresco Activiti – Framework J2EE
Gestion Électronique de Documents (GED)
Interfaces en ligne dédiées (HTML 5, J2EE)
UTILISATEURS EXTERNES
ESRF ‐ DWH
E-B
idding
E-Bidding – Workflow Activiti
Design fonctionnel depuis l’éditeur graphique Alfresco Activiti
E-Bidding: socle applicatif
E-B
iddingE‐BIDDING
COMPOSANTS SPÉCIFIQUES PAPage de login
Page principale
Page de détails d’une consultation
Pages de gestion des Bidders
Vérification des adresses e-mail
Verrouillage de la saisie
COMPOSANTS SPÉCIFIQUES BIDDERSPage de login
Page de réponse à l’appel d’offre
Page de dépôt d’une offre
Verrouillage de la saisie
COMPOSANTS SPÉCIFIQUES ESRFDashlet de création d’une consultation
Composant pilotage
Dashlet de pilotage
Formulaire de détail d’une consultation
Recherche avancée
Génération des documents (PDF, modifiables)
Envoi d’e-mails configurables (modèles)
COMPOSANTS TRANSVERSESGestion des comptes (PA, Bidders)
Gestion d’alertes (calendrier)
Gestion de groupe d’appels d’offre
INTERFACES DE DONNÉESInterface avec LDAP ESRFInterfaces avec la BD FMIS ESRF
EXTRA
CTIO
NS D
E DO
NN
ÉESA
limentation de
l’entrepôt de données ES
RF
Le système d’information de gestion de l’ESRF
E-B
idding
Finance / Achats / Compta. / Magasin
Oracle E‐Business Suite (R12)
APPayables
ARReceivables
INVStocks
FAAssets
GLAccounting & Budget
POProcurement
SLAAccounting Engine
BD FMIS(sur site)
RessourcesHumaines
BD(SaaS)
Entrepôt de donnéesBD Oracle (sur site)
Business IntelligenceAd Hoc Reporting(40 utilisateurs métier)
Suivi Budgétaire(~150 utilisateurs)
Executive Dashboards(~15 Managers)
Simulation
Wage BillSuivi des frais de personnel
Outils
Gestion de trésorerie
RH & Paye
Temps & Activités
eTemptation
OLAP(SaaS)
DéveloppementBusiness
CRM
Gestion desvoyages
Gestion demandesd’achats
Élaboration budgétaire
BMIS
CMIS
Supervision de la trésorerie
E‐BiddingGestion desappels d’offre
E‐Bidding(Gestion d’appels d’offre, de demandes de prix et de pré‐qualifications)
Merci de votre attention!
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