100527 gestion électronique des documents
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Jeudi 27 mai 2010
Gestion électronique des documents
INTERVENANTS
David HorassiusCCI Marseille Provence04 91 39 58 53horassius@gmail.com
Fred SastrelEUKLES Solutions06.72.86.80.82fs@eukles.com
La dématérialisation des documents, une
tendance...
La dématérialisation… une tendance générale.
L ’écrit numérique et la Loi
Développement des documents électroniques
Télé déclarations (TVA, URSSAF, ...)
AO dématérialisés
...
La mobilité
Le travail collaboratif
Satisfaction client
La dématérialisation… une opportunité.
Sécurité
Accessibilité des documents
Le travail à distance
Le suivi de l’activité
Principe de la gestion des documents électroniques.
La dématérialisation… une nouvelle gestion.
Les avantages du numériquePlus pratique à :
Échanger, Classer,Rechercher,Conserver.
Information Partagée :Réseau LANInternet ou Intranet
Les limites de la gestion papier :Deux personnes différentes classent différemmentUne même personne “risque” de classer
différemment aujourd’hui et dans 6 mois. Un document “non-classé” est inaccessible.VolumineuxRecherche difficile
Documents gérés et classés séparément.
Selon des critères différents
Sur des supports distincts.
Sur des applications diverses.
Eventuel partage de documents sur un Intranet.
Comment exploiter les opportunités offertes par le document électronique ?
La dématérialisation… une nouvelle gestion.
La GED : Gestion Electronique de Documents
Tirer partie des qualités du document numérique pour rationaliser le traitement des documents de l’entreprise.
GEDGestion Electronique de Documents
GEIDEGestion Electronique de l'Information et des
Documents Existants
La GED : Gestion Electronique de Documents
Centralisation sur un serveur
Saisie manuelle ou automatique
Référencement
Consultation
Classement
& ConsultationPublication Web
Classement
& Consultation
La GED : Gestion Electronique de Documents
Utilisateurs Nomades
Consultation
& classement
La GED : Gestion Electronique de Documents
Clients / partenaires
Consultation
Classement
& Consultation
Utilisateurs Nomades
Consultation
& classement
Les fonctionnalités
CAPTURER : acquérir l’information grâce à des liens automatiques avec les outils de bureautique, de messagerie et les principaux logiciels de gestion.
RECHERCHER / ECHANGER retrouver l’information à travers une organisation structurée qui permet de classer facilement tous les documents (mots-clés ).
SECURISER :Centraliser l’information et la mettre à disposition sur un site sécurisé pour un accès permanent aux informations importantes.
La GED : Gestion Electronique de Documents
L ’usage d’une GED étape par étape.
Principales fonctionnalités
• Le dépôt des document• L’indexation des documents• Le classement des documents• Le stockage de l’information• La recherche de l’information• La distribution de l’information
Les étapes
Le dépôt des documents
WordExcelPDF
Emails ...
Répertoire d’attente
Le dépôt des documents papiers
L’acquisition au fil de l’eau.
Pour les intégrer à la GEDPour les rechercher plus facilement,Pour en assurer la pérennité...
Prestation de dématérialisationNombre de critères d’indexation
Documents agrafésFormat de sortie (PDF, OCR…)
Complexité des documentsQuantité de documents (dégressif)
Support de récupération (GED, CD)
Le dépôt des documents papiers
L’acquisition des archives papier.
Organiser l’accès aux documents du système GED
On doit pouvoir trouver facilement et rapidement
les documents pour les utiliser en fonction des besoins de
l’entreprise.
Il faut indexer les documents.Indexation manuelle ou
automatique.
L’indexation des documents
OCR
Répertoire d’attente
Classer les documents dans une arborescence
Le classement des documents
Répertoire d’attente
Stocker les documents dans des serveurs protégés des virus, des erreurs de manipulation, etc
Le stockage de l’information
Mutualisation : OCR, administration connexions
Sécurité du serveur
Back up dans un DATA Center
Répertoire d’attente
Serveurs interne ou externe ?
Utiliser des documents dans l’organisation
Utiliser les documents dans l’organisation
Les salariés de l’entreprise doivent pouvoir chercher et trouver facilement et
rapidement les différents documents électroniques
en utilisant
des moteurs de recherche.
La recherche de l’information
DOC1Modifié
De la GED à la GEIDE
DOC1
Le document téléchargé ne peut être modifié par les autres utilisateurs.
Utiliser la GED pour travailler ensembles
Utiliser des documents dans l’organisation
De la GED à la GEIDE
Gestion de courrier
Traitement collaboratif de
document Travail
collaboratif
Envoi volumineux
Gestion de contrat
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